Trelloの使い方｜ボードとカードで仕事を進める基本の手順

Trello（トレロ）は、仕事を「カード」にして、進み具合に合わせて横に動かしていく道具です。付箋をホワイトボードに貼り、終わったら隣の列へ貼り替える。その動きを画面の上で再現したもので、説明書を読まなくても何となく使い始められる手軽さが人気の理由です。ただ、何となく使い始めたボードは、カードが増えるにつれて誰が何をしているのか分からなくなり、いつの間にか開かれなくなることがよくあります。

この記事では、Trelloの使い方を、公式ガイドに書かれている基本の考え方から順に整理します。ボードの作り方、カードに書いておくべきこと、メンバーの招待と権限、料金プランとFreeプランでできる範囲までを押さえたうえで、仕事別のボードの例と、チームで使うときにつまずきやすい点の補い方を説明します。Trelloの上限に当たったときの候補の1つとして、Pinatecaにも後半で触れます。

Trelloとはどんな道具か

Trelloは、ソフトウェア会社のアトラシアンが提供している作業管理の道具です。公式ガイドは、Trelloを次のように紹介しています。

Trello は視覚的な作業管理ツールです。協力し合い、生産的で整理された方法で、チームが共同で作業をアイデア化、計画、管理、お祝いできるよう支援します。 出典: trello.com

「視覚的な」という言葉がTrelloの性格をよく表しています。仕事の一覧を文字の表で管理するのではなく、カードの位置で状態を表すので、画面を開いた瞬間に「いま何が止まっているか」が目に入ります。この見せ方は、カンバン方式と呼ばれる仕事の進め方がもとになっています。カンバン方式とは、仕事を札にして「これから」「作業中」「完了」といった列に並べ、札を動かすことで進み具合を共有するやり方のことです。

Trelloは、パソコンのブラウザのほか、iOSとAndroidのアプリでも使えます。外出先でスマートフォンからカードを動かし、事務所に戻ってパソコンで詳細を書き込む、といった使い分けができます。1人で自分のやることを管理するのにも、数人のチームで案件を回すのにも使える懐の深さがあります。

一方で、何でもできる道具は、決まりを作らずに使うと散らかります。Trelloの使い方を覚えるときは、ボタンの位置よりも先に、ボード、リスト、カードという3つの部品をどう使い分けるかを理解することが近道です。

ボード、リスト、カードの3つを理解する

公式ガイドによると、Trelloのボードの主な部品は、ボード、リスト、カード、そしてボードメニューの4つです。それぞれの役割を、仕事に置き換えて説明します。

ボードは「1つの仕事の置き場所」

ボードは、1つのプロジェクトやチーム、仕事の流れについての情報を集める場所です。公式ガイドでは、新しいWebサイトの立ち上げ、売上の追跡、職場のパーティーの計画などが例に挙がっています。考え方としては、「この画面を開けば、この仕事のことは全部分かる」という単位で1枚作ります。

ボードを細かく分けすぎると、どこに何があるか分からなくなります。反対に、1枚にすべてを詰め込むと、関係のないカードが目に入って見通しが悪くなります。最初は「案件ごとに1枚」か「チームごとに1枚」のどちらかに決めておくと迷いません。

リストは「仕事の段階」

リストは、ボードの中に縦に並ぶ列です。カードを進み具合ごとに分けるために使います。公式ガイドでは、リストの名前を「やること」「作業中」「完了」のような段階にできるだけシンプルにするか、作業の内容に合わせて詳しくできると説明されています。ボードに追加できるリストの数に上限はありません。

リストの作り方で迷ったら、その仕事が実際にたどる段階を、左から右へ時間の順に並べます。たとえば記事の制作なら「企画」「執筆中」「確認待ち」「修正中」「公開済み」です。段階の名前が決まると、カードを見ただけで次に何をすべきかが分かるようになります。

カードは「1つの作業」

カードは、ボードの中でいちばん小さく、いちばん詳しい単位です。やるべき作業や、覚えておくべき情報を1枚ずつカードにします。カードはリストの間をドラッグして動かせ、ボードに追加できるカードの数にも上限はありません。

カードのタイトルは、短く、動詞で終わる形にすると分かりやすくなります。「バナー」ではなく「バナーの初稿を作る」と書けば、誰が見ても何をするカードかが伝わります。公式ガイドも、カードのタイトルは簡潔にしておくと、ボードで各カードの状況を把握しやすくなると案内しています。

ボードメニューは「管理の窓口」

ボードの右側にあるメニューは、メンバーの権限の管理、設定の変更、カードの検索などを行う場所です。メニューのアクティビティの欄では、ボード上で誰が何をしたかの履歴を確かめられます。「このカードを動かしたのは誰か」「いつ期限が変わったか」を後から確かめたいときに役立ちます。

Trelloを使い始める前の準備

Trelloを使い始めるには、アカウントを作り、ワークスペースを用意します。ワークスペースとは、ボードとメンバーをまとめておく大きな入れ物のことです。会社やチームごとに1つ作り、その中に案件ごとのボードを作っていく形が基本になります。

準備の段階で決めておきたいのは、誰がワークスペースの管理を担当するかです。メンバーの追加や削除、ボードの公開範囲の確認を誰が行うのかが決まっていないと、退職した人がいつまでもボードを見られる状態になったり、外部の人に見せてはいけないボードが共有されたりします。小さなチームでも、管理の担当を1人決めておくと安心です。

もう1つ決めておきたいのが、ボードの作り方の決まりです。ボードの名前の付け方（「顧客名_案件名」など）、リストの段階の名前、ラベルの色の意味を、最初に短く決めておきます。決まりは細かくなくてかまいません。メンバーごとにボードの作り方がばらばらだと、他の人のボードを開いたときに読み方が分からず、共有の効果が薄れてしまいます。

手順1：ボードを作り、公開範囲を決める

ボードを作るときは、取り組んでいる仕事を表す名前を付けます。公式ガイドのプロジェクト作成の章が強調しているのが、公開範囲の設定です。ボードには次の3つの公開範囲があります。

公開範囲	見られる人	向いている使い方
ワークスペースに公開	ワークスペースのメンバー全員	チーム内で共有する案件のボード
非公開	そのボードに追加されたメンバーだけ	1対1のボード、個人のやること、顧客と共有するボード
公開	リンクを知っている誰でも	広く意見を集めたい製品の予定表など

公式ガイドによると、ボードを作ったときの初期設定は「ワークスペースに公開」で、ワークスペースのメンバーなら誰でもカードを見たり編集したりできます。顧客の名前や見積の金額が入るボードは、作った時点で「非公開」に切り替えておくのが安全です。

特に注意したいのが「公開」です。公式ガイドには、公開のボードは Google などの検索エンジンに表示され、ボード上の情報にインターネット上の誰でもアクセスできると書かれています。仕事のボードを誤って公開にすると、顧客の情報や社内のやり取りが外から見える状態になります。ボードを作ったら、まず公開範囲を確かめる習慣を付けてください。

ボードの背景の色や写真も変えられます。案件ごとに背景を変えておくと、複数のボードを行き来するときに、いまどのボードを見ているかがひと目で分かります。

手順2：リストで仕事の流れを作る

ボードを作ったら、リストを追加して仕事の流れを作ります。最初のリストを追加し、段階を表す名前を付け、必要な数だけ右へ並べていきます。

リストを作るときのコツは3つあります。

1つ目は、段階を多くしすぎないことです。5つから6つ程度に収めると、カードがどこにあるかを探す手間がかかりません。段階が多すぎると、カードを動かすこと自体が面倒になり、実際の進み具合とボードがずれていきます。

2つ目は、「待ち」の段階を独立させることです。「確認待ち」「返事待ち」のように、自分ではなく相手の対応を待っている段階を1つのリストにしておくと、止まっている仕事がひと目で分かります。仕事が遅れる原因の多くは、作業そのものより、誰かの返事を待ったまま忘れられていることにあります。

3つ目は、「完了」のリストを放置しないことです。終わったカードを完了のリストに並べたままにすると、リストが長くなり、ボード全体が重く見えます。週に1回など時期を決めて、完了したカードをアーカイブ（一覧から片付けて保管すること）しておくと、ボードがすっきり保てます。

公式ガイドには、表計算ソフトなどの一覧をコピーしてカードに貼り付けると、1行ずつ別のカードとしてまとめて追加できる、という小技も紹介されています。すでに作業の一覧を表で持っている場合は、この方法で一気にボードへ移せます。

手順3：カードを作り、裏面に必要な情報を書く

リストができたら、作業ごとにカードを追加します。最初のリストの下にある追加の操作でカードを作り、タイトルを付けます。

カードをクリックすると、詳しい情報を書き込む画面が開きます。公式ガイドでは、これを「カードの裏面」と呼んでいます。裏面に書ける主な情報は次のとおりです。

・説明：作業の目的、手順、関係する資料へのリンクなど
・メンバー：その作業を担当する人
・チェックリスト：作業の中の小さな手順
・期限：開始日と期日。期限の24時間前にカードのメンバーへ通知が届く
・ラベル：色と名前で分類するしるし
・カバー：カードの表面に表示する画像や色
・コメント：メンバー同士のやり取り。@メンションで相手に通知が届く

この中で、チームで使うときに特に大切なのが、説明、メンバー、期限の3つです。公式ガイドは、カードにメンバーを追加して担当を決めると、誰が何をしているのか、これからするべきことは何かが把握しやすくなると説明しています。担当のいないカードは、誰も手を付けないまま残りがちです。カードを作ったら、必ず担当と期限を入れる、という決まりを作っておくと、ボードが仕事の実態と合い続けます。

チェックリストは、カードを細かく分けすぎないための道具です。「納品する」というカードの中に、「データを書き出す」「ファイル名を整える」「送付のメールを送る」といった手順をチェックリストで並べておけば、カードの数を増やさずに抜けを防げます。チェックリストは他のカードからコピーもできるので、毎回同じ手順をくり返す仕事では、ひな型のカードを1枚作っておくと便利です。

コメントは、カードについてのやり取りを、カードの中に残すために使います。メールやチャットで話した内容は、後から探すのに時間がかかります。カードのコメントで話しておけば、その作業についての経緯がすべてカードの中に残り、担当が替わったときの引き継ぎにもそのまま使えます。

手順4：メンバーを招待し、権限を決める

ボードの準備ができたら、一緒に仕事をするメンバーを招待します。公式ガイドによると、ボードの上部にある招待の操作から、追加したいメンバーを選ぶか、メールアドレスや名前で招待します。招待用のリンクを作って、チャットやメールで送ることもできます。

招待するときに決めておきたいのが、メンバーの権限です。公式ガイドでは、主に次のような役割が説明されています。

・標準メンバー：カードを表示し、編集できる。プロジェクトに積極的に取り組むメンバー向け
・管理者：カードの表示と編集に加え、メンバーの削除やボードの設定の変更ができる。プロジェクトのリーダー向け
・閲覧者：ボードの内容を見て、コメントや絵文字の反応はできるが、カードの編集はできない

閲覧者は、クライアントや上司のように、進み具合を見てもらいたいが、カードを動かしてほしくない人に向いています。料金ページの説明では、閲覧者はPremiumプランのセキュリティ設定の1つとされているので、Freeプランで使う場合は、見せる相手と見せる情報を絞ったボードを別に作るなどの工夫が要ります。社外の人をボードに招く場合は、その人に見せてよい情報だけのボードにしたうえで、必要以上の権限を渡さないように気をつけてください。

招待のリンクは便利ですが、リンクを受け取った人が誰でも参加できる状態になります。リンクを送った後は、意図した人だけが参加しているかを、ボードのメンバーの一覧で確かめる習慣を付けると安全です。

手順5：カードを動かし、ボードを育てる

準備ができたら、いよいよ仕事を進めながらカードを動かしていきます。作業を始めたら「作業中」へ、相手の確認を待つ段階になったら「確認待ち」へ、終わったら「完了」へと、カードを右へ動かします。

ボードを仕事の実態と合わせ続けるには、動かすタイミングを決めておくことが大切です。おすすめは、朝の始業時と終業時の1日2回、自分の担当のカードを確かめて動かすことです。動かすのを後回しにすると、ボードが実際の進み具合から遅れていき、「ボードを見ても分からないから、結局チャットで聞く」状態になります。そうなると、ボードは開かれなくなります。

週に1回、ボード全体を見直す時間を取るのも効果的です。期限を過ぎたカード、担当のいないカード、長い間動いていないカードを洗い出し、必要なら期限を見直したり、担当を決め直したりします。この見直しを続けると、ボードが単なる一覧から、チームの判断を助ける道具に変わっていきます。

仕事別のボードの作り方の例

Trelloのボードは、仕事の種類によって作り方が変わります。代表的な4つの例を紹介します。

受託案件の進行管理

外部から仕事を受けて納品する仕事では、案件ごとに1枚のボードを作るか、1枚のボードで案件をカードにするかのどちらかになります。案件の数が少ないうちは、1枚のボードに「相談中」「見積提出」「制作中」「確認待ち」「納品済み」「請求済み」のリストを並べ、案件をカードにする形が見通しがよくなります。請求までをリストに入れておくと、請求の漏れを防げます。

ブログや記事の編集

記事の制作では、「企画」「執筆中」「編集中」「公開待ち」「公開済み」のリストを並べ、1本の記事を1枚のカードにします。カードの説明に狙う読者と記事の要点を書き、チェックリストに「見出しの確認」「画像の用意」「リンクの確認」といった公開前の点検項目を入れておくと、公開のたびに同じ点検をくり返せます。

採用の進行

採用では、「応募」「書類選考」「面接」「内定」「入社準備」のリストを並べ、応募者を1枚のカードにします。応募者の個人情報を扱うため、このボードは必ず「非公開」にし、関わる人だけをメンバーに加えます。

問い合わせの対応

問い合わせの対応では、「受付」「対応中」「回答済み」のリストを並べ、問い合わせを1件ずつカードにします。担当を決め、期限に回答の目安を入れておくと、返事の漏れを防げます。

1人で使うときのTrelloの使い方

Trelloはチームの道具という印象が強いですが、1人で自分のやることを管理するのにも向いています。在宅で複数の仕事を並行して受けている人や、副業と本業を両立している人にとっては、頭の中にある仕事を全部書き出して並べるだけで、気持ちがずいぶん軽くなります。

1人で使う場合のおすすめのリストは、「いつかやる」「今週やる」「今日やる」「作業中」「完了」の5つです。思いついたことは、まず「いつかやる」に入れておきます。週の始めに、その中から今週やるものを選んで「今週やる」へ、朝にその中から今日やるものを選んで「今日やる」へ動かします。こうすると、目の前の作業に集中しながら、思いついたことを忘れる心配もなくなります。

複数の依頼主から仕事を受けている場合は、ラベルを依頼主ごとの色に分けると、どの依頼主の仕事がどれだけ残っているかが、色の量でひと目で分かります。1つの依頼主の仕事が集中している週は、他の依頼主への連絡を早めに入れておく、といった判断にもつながります。

外出先では、スマートフォンのアプリが役立ちます。移動中にカードを確かめたり、思いついたことをカードにしたりできます。料金ページによると、メールやSlack、Teamsからやることを取り込む受信箱の機能もFreeプランに含まれているので、メールで届いた依頼をそのままカードにする使い方もできます。

1人で使う場合でも、完了したカードの片付けは大切です。終わった仕事が「完了」に並んでいくのを見るのは達成感がありますが、溜めすぎるとボードが見にくくなります。週の終わりに見返してからアーカイブする、という流れにすると、1週間の振り返りにもなります。

Trelloの料金プランとFreeプランでできること

Trelloには、Free、Standard、Premium、Enterpriseの4つのプランがあります。公式の料金ページに載っている内容は次のとおりです（料金はドル建てで、年払いの場合のユーザーあたりの月額です）。

プラン	料金	主な内容
Free	0ドル	ワークスペースあたり10コラボレーターまで、ワークスペースあたり最大10枚のボード、無制限のカード、1ファイル10MBまで
Standard	5ドル（月払いは6ドル）	ボード無制限、カスタムフィールド、詳細チェックリスト、1ファイル250MBまで
Premium	10ドル（月払いは12.50ドル）	カレンダー、タイムライン、テーブル、ダッシュボード、マップの各ビュー、AI、管理者とセキュリティの機能
Enterprise	17.50ドル（年払い）	組織全体の権限、SSO など大きな組織向けの管理機能

Freeプランでも、カードの数、Power-Up（他のアプリとつなぐ追加機能）の数、アクティビティの記録には制限がなく、担当者と期限も使えます。1人や少人数で、ボードの数が多くない使い方なら、Freeプランで十分に回せます。

一方で、上限に当たりやすいのが、ワークスペースあたり10コラボレーターと10枚のボードという2つの数字です。コラボレーターとは、ワークスペースのボードに参加している人のことです。社外の協力者を何人か招くと、すぐに10人に届きます。また、カレンダーやタイムライン（期間を横棒で並べる表示）といった、カード以外の見え方はPremiumプランの機能です。

料金はドル建てで、年払いか月払いかで月あたりの金額が変わります。導入を検討するときは、公式の料金ページで最新の金額を確かめてください。

チームで使うときにつまずきやすい点

Trelloをチームで使い始めると、次のような点でつまずくことがよくあります。

1つ目は、人数とボードの上限です。先に書いたとおり、Freeプランはワークスペースあたり10コラボレーター、10枚のボードまでです。案件ごとにボードを作る使い方では、ボードの数が先に上限に届きます。有料プランに切り替えると、料金は使う人数に比例して増えていきます。

2つ目は、締切の重なりが見えにくいことです。カンバンのボードは、いまの状態を見るのには向いていますが、「来週に締切が3つ重なっている」といった時間の流れは見えにくくなります。期間を横に並べるタイムラインやカレンダーの表示は、Premiumプランの機能です。

3つ目は、会話がボードの外に出ていくことです。カードのコメントはありますが、チームの日常の連絡は別のチャットの道具で行っているチームが多く、決まったことがボードに反映されないまま進むことがあります。

4つ目は、カードが増えすぎることです。完了したカードを片付けないまま使い続けると、ボードが重くなり、必要なカードを探すのに時間がかかります。

これらは、Trelloが劣っているという話ではありません。Trelloは、少人数で、カンバンを中心に仕事を進めるのに向いた道具です。チームの人数や、見たい情報の種類が変わってきたときに、プランを上げるか、別の道具と組み合わせるかを考える、という順番で検討すれば十分です。

ボードを長く使い続けるための運用の決まり

Trelloを導入したチームが、半年後にもボードを使い続けているかどうかは、最初に決めた運用の決まりで決まると言っても過言ではありません。次の5つを決めておくことをおすすめします。

1. カードには必ず担当と期限を入れる
2. カードを動かすのは、作業の状態が変わったその日のうちに行う
3. 作業についてのやり取りは、カードのコメントで行う
4. 完了したカードは、週に1回アーカイブする
5. ボードの公開範囲とメンバーは、月に1回確かめる

決まりは、紙に書いて終わりにせず、ボードの最初のリストに「このボードの使い方」というカードを1枚作り、説明に書いておくと、新しく入った人もすぐに読めます。

Trelloの上限に当たったときの候補：Pinateca

Freeプランの人数やボードの上限に当たったとき、あるいは締切の重なりやチームの会話まで1か所で扱いたくなったときの候補の1つが、Pinatecaです。

公式サイトによると、Pinatecaは、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードと、チャットを備えたプロジェクト管理の道具です。ガントチャートとは、作業の期間を横棒で並べて、締切の重なりや前後の関係を見る表のことです。料金ページでは、5人まで、ボード10個までのフリープランで、この8種類のボード、チャット、カスタムフィールド、権限のロールを使えると案内されています。Trelloのように、カンバン以外の見え方のためにプランを上げる必要はありません。

Trelloから移るときの手間が小さいことも特徴です。公式サイトには、Trelloのエクスポートファイルを読み込むと、ボードの構成、カード、ラベル、添付ファイルまでそのまま移せると書かれています。また、ChatGPT や Claude から話しかけてボードを読んだり、カードを作ったり動かしたりできる連携も用意されています。

一方で、Trelloの方が合う場面もあります。Power-Upで多くの外部のアプリとつなぎたい場合や、すでにアトラシアンの他の製品を使っている場合は、Trelloの方が導入しやすいでしょう。6人以上のチームでは、Pinatecaも有料のプランが必要になるので、両方の料金ページを見比べて判断してください。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

別の道具へ移るときの手順と注意点

Trelloから別の道具へ移る場合は、次の手順で進めると、作業の途中で情報が抜け落ちるのを防げます。

1. 移す対象のボードを決める。使っていないボードまで移す必要はない
2. 完了したカードをアーカイブし、移すカードの数を減らす
3. ボードをエクスポートし、移行先で読み込む
4. 移行先で、リスト、カード、ラベル、添付が揃っているかを確かめる
5. しばらくは両方を見られる状態にし、問題がなければ元のボードを閉じる

移行で見落としやすいのが、メンバーの権限と通知の設定です。データは移っても、誰がどのボードを見られるか、誰に通知が届くかは、移行先で改めて設定する必要があります。移行の前に、いまのボードのメンバーと権限を書き出しておくと、設定し直すときに迷いません。

もう1つの注意点は、移行の時期です。大きな締切の直前に道具を替えると、慣れない画面で作業が遅れる原因になります。仕事の区切りのよい時期を選び、まず1つのボードで試してから、残りを移していくと安全です。

移行の目的を、チームで先に言葉にしておくことも大切です。「人数の上限を外したい」「締切の重なりを見たい」「会話とタスクを1か所にしたい」など、何を解決したくて移るのかがはっきりしていれば、移行先で最初に設定すべきことが決まり、移った後に「前の方が使いやすかった」という声が出るのを防げます。

道具を使いこなす力は、在宅の仕事の土台になる

最後に、在宅ワークの市場を長く見てきた運営者の視点から、Trelloのような道具を使いこなすことの意味を書いておきます。

運営者として見てきた限りでは、在宅で仕事を受ける人のうち、長く頼まれ続ける人には「進み具合を聞かれる前に伝えられる」という共通点があります。依頼する側にとって、いちばん不安なのは、作業が見えないことです。Trelloのボードを依頼主と共有し、カードの動きで進み具合を伝えられる人は、それだけで安心して任せてもらえます。道具の使い方そのものが、信頼を生む技術になっているのです。

業務の進め方を整える経験は、そのまま仕事にもなります。企業の業務の効率化や道具の導入を支援する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。業務の道具そのものを作る側に興味があるなら、アプリケーション開発のお仕事が入り口になります。中小企業の経営と業務改善を体系立てて学びたい人には、中小企業診断士の資格も選択肢です。

在宅で働く環境を整える費用については、国の助成金が使える場合があります。テレワーク 助成金 2026では、テレワークの導入に使える助成金の種類と申請の流れを説明しています。

また、仕事を受ける場を選ぶときは、中間の手数料がどれだけかかるかも、手元に残る額を左右します。仲介の取り分が小さいほど、依頼する側は同じ予算で頼みやすく、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接やり取りできる場では、ボードを共有しながら進め方そのものを相談でき、関係が長く続きやすくなります。

よくある質問

Q. Trelloは無料でどこまで使えますか？

公式の料金ページによると、Freeプランはワークスペースあたり10コラボレーターまで、ボードは最大10枚までで、カードの数やPower-Upの数には制限がありません。担当者と期限、モバイルアプリ、2要素認証も使えます。カレンダーやタイムラインの表示はPremiumプランの機能です。

Q. Trelloのボードの公開範囲はどれを選べばよいですか？

チーム内で共有するならワークスペースに公開、顧客の情報や個人的なやることを扱うなら非公開を選びます。公開に設定したボードは、リンクを知っている誰でも見られ、検索エンジンにも表示されると公式ガイドに書かれているため、仕事のボードでは使わないのが安全です。

Q. Trelloのリストはどのように作ればよいですか？

仕事が実際にたどる段階を、左から右へ時間の順に並べます。「やること」「作業中」「確認待ち」「完了」のように5つから6つ程度に収めると、カードを探しやすくなります。相手の返事を待つ段階を独立したリストにしておくと、止まっている仕事がひと目で分かります。

Q. Trelloのカードには何を書いておくべきですか？

チームで使う場合は、説明、担当のメンバー、期限の3つを必ず入れます。作業の中の細かな手順はチェックリストに、やり取りはカードのコメントに残すと、経緯がカードの中にそろい、担当が替わったときの引き継ぎにもそのまま使えます。期限を入れると、24時間前にカードのメンバーへ通知が届きます。