やることリストを共有できるアプリはどう選ぶか｜家族やチームで使うときの工夫

2026年1月9日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓やることリストを共有できるアプリの選び方を
✓iPhoneのリマインダー
✓Microsoft To Do

やることリストを誰かと共有したいと考える場面は、大きく2つあります。1つは、家族やパートナーと買い物や家事、子どもの用事を共有したい場面。もう1つは、仕事の仲間と作業を割り振り、進み具合を確かめたい場面です。同じ「共有」でも、2つの場面で必要な機能はかなり違います。家族なら、すぐに書き込めて、追加や完了が相手に伝われば十分なことが多い一方、チームでは、誰が担当か、いつまでか、どこまで進んだかが見えないと、共有の意味が薄れます。

この記事では、やることリストを共有できるアプリを、標準のアプリ、家族やカップル向けの共有アプリ、チーム向けのタスク管理の道具に分けて、公式の記載をもとに整理します。あわせて、家族で使うとき、チームで使うときの工夫も紹介します。チームで担当や期限、進み具合を共有する選択肢の1つとして、Pinatecaにも触れます。

共有のやることリストでよく起きる3つの困りごと

アプリを選ぶ前に、共有のやることリストでよく起きる困りごとを整理しておくと、アプリに何を求めるべきかが見えてきます。

1. 書いたのに相手が見ていない

リストに項目を追加しても、相手がアプリを開かなければ伝わりません。「書いておいたのに」「見ていなかった」というすれ違いは、共有のリストで最も多い困りごとです。追加や完了を相手に知らせる通知の仕組みがあるかどうかが、ここを左右します。

2. 誰がやるのか決まっていない

リストに「プリンターのインクを買う」と書いてあっても、誰が買うのかが決まっていなければ、2人とも買ってしまうか、どちらも買わないかのどちらかになりがちです。家族のリストでも、チームのリストでも、担当を決める仕組みがあると、こうした重なりや抜けを防げます。

3. リストが長くなって何が大事か分からなくなる

共有のリストには、誰もが思いついたことを書き込みます。しばらくすると項目が数十件に増え、どれが急ぎなのか、どれが終わったのかが分からなくなります。リストを用途ごとに分けたり、期限を付けたりする仕組みが必要になります。

困りごと	アプリに求めること
書いたのに相手が見ていない	追加や完了を相手に知らせる通知
誰がやるのか決まっていない	項目ごとに担当を決める機能
リストが長くなる	リストの分け方、期限、並べ替え

アプリを選ぶ前に決める4つのこと

共有のアプリを選ぶ前に、次の4つを決めておきます。

1. 誰と共有するか

家族やパートナーの2人から数人なのか、仕事の仲間の数人から数十人なのかで、選ぶ道具が変わります。人数が増えるほど、担当や期限、権限の管理が必要になります。

2. 相手の端末は何か

iPhoneどうしなのか、iPhoneとAndroidが混ざっているのか、パソコンからも見たいのかを確かめます。片方の端末でしか使えない道具を選ぶと、共有そのものができません。

3. 何を共有するか

買い物リストのような短いメモなのか、期限と手順のある作業なのかで、必要な機能が変わります。買い物リストなら、すぐに書き込めてチェックできれば十分です。作業の共有なら、担当、期限、メモ、添付ファイルが必要になります。

4. お金をかけてよいか

多くの共有アプリは無料で始められますが、人数や機能に上限があり、超えると有料になるものもあります。家族で使うなら無料の範囲で十分なことが多い一方、チームで使うなら、人数が増えたときの料金も確かめておきます。

目的別に見る、共有アプリの4つの種類

やることリストを共有できるアプリは、大きく4つの種類に分けられます。

1. スマートフォンやパソコンに入っている標準のアプリ

iPhoneのリマインダーや、Microsoft To Do、Googleのメモのアプリなど、すでに使っている道具に共有の機能がある場合があります。新しいアプリを入れる必要がないのが最大の利点です。

2. 家族やカップル向けの共有アプリ

家族やパートナーとリストを共有することに特化したアプリです。招待の手軽さ、追加や完了の通知、買い物リストや家事のカテゴリ分けなど、暮らしの中での使いやすさに力を入れています。

3. 個人向けのタスク管理アプリ

個人の仕事や暮らしのタスクを管理するためのアプリで、共有の機能を備えているものがあります。個人で使い慣れたアプリを、そのまま家族や少人数の仲間と共有したいときに向いています。

4. チーム向けのタスク管理やプロジェクト管理の道具

仕事のチームで作業を割り振り、進み具合を管理するための道具です。担当、期限、進み具合の表示、コメント、権限の管理など、共有のリストより多くの機能を持っています。

共有を始める最初の1週間の進め方

共有のリストは、最初の1週間で使い方が定まるかどうかが、続くかどうかを分けます。家族でもチームでも使える、始め方の手順を整理します。

1日目：リストを3つまでに絞って作る

最初から多くのリストを作ると、どこに書けばよいか迷います。家族なら「買い物」「家事」「予定の準備」、チームなら「今週やる」「いつかやる」「確認待ち」のように、3つまでに絞って作ります。

2日目から3日目：全員に1回ずつ書き込んでもらう

共有の相手に、実際に項目を1つ追加し、1つ完了にしてもらいます。操作に迷うところがないか、通知が届くかを、全員で確かめます。ここで操作につまずく人がいたら、道具を替えることも考えます。

4日目から6日目：書き方の決まりを1つ決める

数日使うと、書き方のばらつきが見えてきます。「数量は名前のあとに書く」「期限は必ず付ける」など、いちばん困ったことに対する決まりを1つだけ作ります。

7日目：5分だけ振り返る

1週間たったら、5分だけ振り返ります。使いにくかったこと、通知が多すぎなかったか、リストの分け方は合っていたかを話し、必要なら直します。この振り返りを、家族なら月に1回、チームなら週に1回の習慣にします。

仕事と暮らしのリストは分けるか、まとめるか

在宅で働く人や、副業をしている人は、仕事のやることと暮らしのやることを、同じ道具で管理するか、分けるかで迷います。

分けたほうがよい場合

仕事のリストをチームと共有している場合は、暮らしのリストを同じ場所に入れないのが原則です。家族の予定や買い物の項目がチームのメンバーに見えてしまうと、気まずいだけでなく、個人の情報を不要に共有することになります。

まとめてもよい場合

自分1人で使うリストなら、仕事と暮らしを1つの道具にまとめると、1日のやることを1か所で見渡せる利点があります。その場合も、リストやボードは仕事用と暮らし用に分け、共有するのは必要なリストだけにします。

迷ったときの決め方

迷ったら、「そのリストを誰と共有するか」で分けます。共有する相手が違うリストは、別の場所で管理する、と決めておけば、見せたくないものが見えてしまう失敗を防げます。

標準のアプリで共有する方法

まずは、すでに手元にある道具で共有できるかを確かめます。

iPhoneのリマインダー

iPhoneのリマインダーは、iCloudを使ってリストを共有できます。Appleの公式ガイドには、次のように書かれています。

iCloudを使っている人とリストを共有したり共同作業したりできます。参加依頼を受け入れた人が項目を追加したり、編集したり、実行済みとしてマークしたりできます。すべての参加者は、すべての人の変更内容を確認できます。出典: Apple iPhoneユーザガイド

同じガイドによると、共有したリストの項目は、参加している人（自分を含む）に割り当てることができ、項目が追加されたときや完了したときに通知を受け取る設定もできます。共同作業する相手は、自分のApple Accountにサインインし、iCloudの設定でリマインダーを有効にしている必要があります。家族全員がiPhoneを使っているなら、まずはこれで十分なことが多いはずです。

Microsoft To Do

Microsoft To Doも、リストを共有できます。Microsoftのサポートページによると、リストの右上の共有のアイコンから招待のリンクを作り、メールやメッセージのアプリでそのリンクを送ることで、共同作業する相手を招待できます。共有のリンクをオフにしたり、今のメンバーだけに共有を限ったりすることもできます。仕事でMicrosoftのサービスを使っている人には、なじみやすい選択肢です。

Google Keep

Google Keepは、メモやリストをほかの人と共有できます。Google Keepのヘルプによると、共有した相手はテキストやリスト、画像などを編集できます。買い物リストのような短いチェックリストを、Googleのアカウントを持つ相手と手軽に共有したいときに向いています。一方で、期限や担当を細かく管理する機能はないので、作業の分担には別の道具を考えます。

家族やカップル向けの共有アプリ

標準のアプリでは物足りない、あるいはiPhoneとAndroidが混ざっていて標準のアプリでは共有しにくい場合は、家族やカップル向けの共有アプリを考えます。

minto（ミント）

mintoは、やることリストの共有に特化したアプリです。公式サイトでは、タスクを登録したり完了したりするとリアルタイムにパートナーに反映されること、タスクの追加や完了のときにパートナーに通知が届くこと、予定の日時に通知できること、「お買い物」「行ってみたいところ」「家事分担」などのカテゴリに分けて管理できること、QRコードかLINEでの招待で共有できることが紹介されています。Web版もあると書かれています。

App Storeのアプリのページでは、無料で、アプリ内購入があると表示されていて、毎日、毎週、毎月の繰り返しのリマインダーを登録できること、ウィジェットはプレミアムの機能であることが書かれています。買い物リストや家事の分担を、手軽に家族やパートナーと共有したい場合に向いています。

家族向けのアプリを選ぶときの基準

家族やカップル向けの共有アプリを選ぶときは、次の点を確かめます。

・相手を招待する手順がかんたんか（QRコードやLINEでの招待など）
・iPhoneとAndroidの両方で使えるか
・追加や完了の通知が相手に届くか
・リストをカテゴリやタブで分けられるか
・無料の範囲で、必要な機能が使えるか

家族のリストは、使う人の中にアプリの操作に慣れていない人がいることもあります。機能の多さより、誰でも迷わずに書き込めるかを優先して選びます。

主な選択肢を比べる

ここまでに紹介した道具を、共有の場面ごとに整理します。料金や機能は変わることがあるので、使い始める前に最新の記載を確かめてください。

道具	共有の方法	担当の割り当て	向いている場面
iPhoneのリマインダー	iCloudでリストを共有	できる	家族全員がiPhoneのとき
Microsoft To Do	招待のリンクを送る	公式ヘルプで確認	仕事でMicrosoftを使う人
Google Keep	相手を共同編集者に追加	機能はない	短いチェックリスト
minto	QRコードやLINEで招待	公式ヘルプで確認	家族やパートナーとの共有
チーム向けのボードの道具	ワークスペースに招待	できる	仕事のチームでの分担

家族の買い物や家事の共有なら、標準のアプリか家族向けの共有アプリで十分なことが多くあります。担当や期限、進み具合を仲間と管理したいときは、次の節で紹介するチーム向けの道具を考えます。

チームで共有するときに必要になる機能

仕事のチームでやることリストを共有するときは、家族の共有よりも多くの機能が必要になります。

担当と期限

チームのリストでは、1つの作業に担当を1人決め、期限を付けるのが基本です。担当が2人以上いると、お互いに相手がやると思って作業が止まることがあります。

進み具合の見える化

「これから」「やっている」「確認待ち」「終わった」のように、作業の進み具合を段階で示せると、チームの誰が見ても状況が分かります。リストのチェックだけでは、「やっている途中」の作業が見えません。

作業ごとの会話と記録

作業についての相談や決まったことを、その作業のすぐ近くに残しておけると、あとから経緯を確かめやすくなります。チャットとリストが別の道具に分かれていると、「あの件どこで話したっけ」が起きやすくなります。

通知の届け方

チームの道具では、すべての動きが通知されると、大事な連絡が埋もれます。自分が担当になったとき、自分宛てにコメントが付いたとき、自分の作業の期限が近づいたときなど、自分に関わる通知だけを受け取れる仕組みがあるかを確かめます。通知を1か所に集めて、まとめて確かめられる道具なら、作業の合間に通知に振り回されずに済みます。メールやチャットにも通知を送れる道具なら、普段使っている連絡の手段の中で気づけるようになります。

権限と見える範囲

社外の協力者と作業を共有するときは、見せてよい作業だけを見せる権限の管理が必要です。

チームで使う選択肢としてのボードの道具

担当、期限、進み具合、会話を1か所で管理したいチームには、ボードで作業を管理する道具があります。ボードとは、作業を書いたカードを進み具合ごとの列に並べ、作業が進むたびにカードを動かしていく管理の方法です。

その選択肢の1つが、Pinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaはカンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードとチャットを備えたプロジェクト管理の道具で、5人まで無料で、クレジットカードの登録も要りません。8種類のボードはすべて無料プランから使え、無料プランではボードを10個まで作れます。

チームのやることリストに当てはめると、日々の作業はリストボードやカンバンボードで、締め切りの重なりはガントチャートで、週ごとの定例の作業は時間割ボードで管理できます。ワークスペースごとのチャンネルと、カードごとのコメントがあり、作業の会話をカードのすぐ近くに残せます。自分宛てのメンション、担当の割り当て、締め切りは受信箱に集まると説明されています。公式のよくある質問では、スマートフォンやタブレットのブラウザからそのまま使えると書かれていて、Trelloからの移行や、ChatGPTやClaudeからボードを操作する仕組みにも対応しています。

一方で、Pinatecaは仕事のプロジェクトを管理するための道具で、家族の買い物リストのような短いメモを手軽に共有する用途なら、前の節で紹介した標準のアプリや家族向けの共有アプリのほうが手軽です。チームの作業の分担と進み具合を管理したいときの選択肢として考えてください。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

共有するときの権限と、情報の扱い

やることリストを共有すると、書き込んだ内容は共有の相手全員に見えます。共有を始める前に、権限と情報の扱いを確かめておきます。

誰が誰を招待できるかを決める

共有のリストに、参加している人がさらに別の人を招待できる設定になっていることがあります。Appleの公式ガイドでも、リマインダーの共有で、参加を依頼された人がほかの人を追加できるかどうかを設定できると説明されています。家族のリストなら問題になりにくいですが、仕事のリストでは、招待できる人を限っておくと安心です。

個人の情報を書き込まない

共有のリストに、取引先の個人名や連絡先、パスワードなどを書き込むのは避けます。必要な情報は、権限を管理できる別の場所に保存し、リストには「どこを見ればよいか」だけを書きます。

共有をやめるときの手順を確かめる

メンバーがチームを離れるとき、家族の中で使う道具を替えるときに、共有をどう解除するか、残ったデータをどう扱うかを確かめておきます。共有のリンクを使う道具では、リンクをオフにする手順も確かめておくと安心です。

少人数の職場で共有するとき

介護や福祉の事業所、小さな店舗、少人数の事務所のように、パソコンに向かう時間が限られる職場でも、やることリストの共有は役に立ちます。

申し送りをリストで残す

勤務の交代のときの申し送りを、口頭やホワイトボードだけでなく、共有のリストやボードに残すと、休み明けの人もあとから確かめられます。誰が対応するか、いつまでに対応するかを書いておくと、対応の漏れを防げます。

スマートフォンやタブレットで見られるものを選ぶ

現場で働く人が多い職場では、パソコンを開かなくても、スマートフォンやタブレットで見られる道具を選びます。書き込みの操作が少ないものほど、忙しい現場でも続きます。

記録のデジタル化と合わせて考える

介護や福祉の事業所では、記録のデジタル化を進めるときに、補助金を使える場合があります。介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、記録のデジタル化と補助金の考え方が整理されています。やることの共有も、記録のデジタル化と同じ流れで考えると、道具を選びやすくなります。

家族で使うときの工夫

家族でやることリストを共有するときに、続けやすくするための工夫を整理します。

リストを用途で分ける

1つのリストに何でも書き込むと、すぐに長くなります。「買い物」「家事」「子どもの用事」「行きたいところ」のように、用途でリストを分けます。買い物のリストは、お店で開いたときに見やすいよう、食品と日用品で分けておくと便利です。

書き方の決まりを1つだけ作る

「数量は名前のあとに書く」「急ぐものは頭に『至急』と付ける」など、書き方の決まりを1つだけ作ります。決まりが多すぎると守られなくなるので、最初は1つで十分です。

通知は大事なリストだけにする

すべてのリストで追加や完了の通知を受け取ると、通知が多すぎて見なくなります。買い物のリストのように、相手が外出中に知ってほしいものだけ通知をオンにします。

子どもと共有するときは、本人に書かせる

子どもの持ち物や宿題のリストを共有する場合は、親が全部書き込むのではなく、子ども自身に書き込ませ、終わったら自分でチェックさせると、自分で管理する習慣が身につきます。

4人家族での使い方の例

共働きの親2人と、小学生と中学生の子ども2人の4人家族を例に、共有のリストの使い方を具体的に示します。

リスト	書き込む人	見る人	通知
買い物	家族全員	買い物に行く人	追加のときにオン
家事の当番	親	家族全員	当番の日の朝だけ
学校の持ち物	子ども本人	本人と親	前日の夜だけ
家族の予定の準備	親	親2人	オフ（週末に見る）

買い物のリストは、家族全員が思いついたときに書き込み、帰りに買い物ができる人が見て買います。追加のときに通知が届くようにしておくと、外出中の親が気づきやすくなります。

学校の持ち物のリストは、子ども本人に書き込ませ、前日の夜にだけ通知が届くようにします。親は見るだけにして、書き忘れがあっても前日の夜に声をかける程度にとどめると、子どもが自分で管理する力が育ちます。

家族の予定の準備（旅行の手配、親戚への連絡など）は、親2人だけで共有し、通知はオフにして週末にまとめて見ます。すべてのリストを家族全員と共有する必要はありません。誰が書き、誰が見るかをリストごとに決めることで、通知も情報も必要な人にだけ届きます。

チームで使うときの工夫

チームでやることリストを共有するときに、混乱を防ぐための工夫を整理します。

「終わった」の定義を決める

「資料を作る」という作業でも、下書きが終われば完了なのか、上司の確認が済んで完了なのかで、意味が変わります。作業の種類ごとに、どこまでやれば「終わった」にするかをチームで決めておきます。

作業は担当1人、期限つきで登録する

前の節で書いたとおり、担当が2人以上いると作業が止まりやすくなります。作業はできるだけ小さく分け、担当1人と期限を付けて登録します。期限の決まっていない作業は、「いつか」のリストに分けておきます。

週に1回、リストを見直す

チームのリストは、放っておくと終わった作業と止まった作業が混ざって長くなります。週に1回、15分ほどでリストを見直し、終わった作業を片付け、止まっている作業の担当と期限を決め直します。

会話はリストの近くに残す

作業について話し合ったことは、チャットだけでなく、その作業の項目やカードのコメントに残します。あとから入ったメンバーも、経緯を確かめやすくなります。

共有のリストのBefore/After

同じ道具を使っても、使い方しだいで結果が変わります。在宅で働く5人の小さなチームを例に比べます。

うまくいかなかった使い方（Before）

・チャットの中で「これお願いします」と頼み、やることはそれぞれが自分のメモに書いていた
・共有のリストは作ったが、担当と期限を書く欄を使わなかった
・終わった項目を消すかどうか、決めていなかった

作業がチャットと個人のメモに散らばり、誰が何をしているかが分からなくなりました。共有のリストには担当がないため、同じ作業を2人がやってしまったり、誰もやらずに期限を過ぎたりすることが続きました。

うまくいった使い方（After）

・やることは必ず共有のボードにカードとして登録し、チャットで頼んだことも、その場でカードにする
・カードには担当1人と期限を必ず付ける
・「これから」「やっている」「確認待ち」「終わった」の4列で進み具合を示す
・毎週月曜日の朝に15分、ボードを見直す

作業の全体が1か所に集まり、誰が何をしているか、どこで止まっているかがひと目で分かるようになりました。「確認待ち」の列を作ったことで、確認する側の作業も見えるようになり、確認の遅れで作業が止まることが減りました。

共有のリストが続かないときの見直し方

共有のリストが使われなくなったときは、次の点を見直します。

書き込む手間が大きすぎないか

項目を追加するのに何度も画面を切り替える必要があると、書き込むこと自体が面倒になります。スマートフォンのウィジェットや、音声での入力など、書き込みの手間を減らす方法を探します。

道具が目的に合っているか

家族の買い物リストに、チーム向けの多機能な道具を使っていると、操作が多すぎて続きません。逆に、チームの作業の分担に、担当や期限のない共有メモを使っていると、作業が漏れます。共有の目的が変わったら、道具を替えることをためらわないようにします。

誰かが1人で管理していないか

共有のリストを、誰か1人が整理し続けている状態は長続きしません。リストの整理や見直しを当番制にするなど、全員で手入れする仕組みを作ります。

共有の道具を作る側から見る

最後に、やることリストを共有する道具を、作る側の視点から見てみます。

共有のやることリストのアプリが数多く出ているのは、家族や仕事の仲間と「やること」を共有したいという需要が、暮らしにも仕事にも広くあるためです。家族向けのアプリは、招待の手軽さや通知の分かりやすさで工夫し、チーム向けの道具は、担当や進み具合、会話のつながりで工夫しています。こうした道具を作る仕事には、使う人の場面を具体的に想像できる力が求められます。毎日開く道具だからこそ、画面の見た目や操作の気持ちよさも、使い続けてもらえるかどうかを左右します。デザインの仕事の単価の幅は、デザイナーの年収・単価相場で職種ごとに比べられます。アプリを作る仕事の中身はアプリケーション開発のお仕事で、画面の使いやすさを設計する仕事はUI/UX・アプリデザインのお仕事で確かめられます。

在宅で働くチームが増えたことも、共有の道具の需要を押し上げています。テレワークを導入する企業向けの支援については、テレワーク助成金 2026で助成金の情報が整理されています。また、話しかけるだけでタスクを作ったり探したりできる仕組みは、共有の道具にも広がっています。AIを組み込んだアプリの開発の仕事については、AIチャットボット・アプリ開発のお仕事で、求められる力と仕事の流れを確かめられます。

よくある質問

Q. 家族でやることリストを共有するなら、どのアプリがよいですか？

家族全員がiPhoneなら、標準のリマインダーでiCloudを使ってリストを共有でき、項目の割り当てや追加・完了の通知も設定できます。iPhoneとAndroidが混ざっている場合は、両方で使える家族向けの共有アプリを選びます。誰でも迷わずに書き込めるかを優先して選ぶと続きやすくなります。

Q. 無料でやることリストを共有できますか？

できます。iPhoneのリマインダー、Microsoft To Do、Google Keepは、手元のアカウントで共有の機能を使えます。mintoはApp Storeで無料、アプリ内購入ありと表示されていて、ウィジェットはプレミアムの機能と書かれています。人数や機能に上限があるアプリもあるので、公式の記載で確かめます。