チケット予約フォームを無料で作る方法と、申込の管理のしかた

2026年9月13日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓チケット予約フォームを無料で作る方法を
✓Googleフォームで作る手順
✓定員で受付を締め切る設定

演奏会、発表会、勉強会、ワークショップ。小さな催しのチケットの予約を、電話やSNSのメッセージで受けていると、誰が何枚申し込んだのかを把握するだけで手間がかかります。無料で作れる予約フォームを使えば、申込を1か所に集められますが、定員で締め切る、申込の確定を連絡する、当日の受付で名前を確かめる、といった申込の後の管理まで考えておかないと、かえって混乱することもあります。

この記事では、チケット予約フォームを無料で作る方法と、申込を管理するしかたを解説します。内容は、2026年10月時点の各サービスの公式のヘルプの記載に沿っています。結論を先に書くと、選び方の分かれ目は「チケット代をネットで先に受け取るかどうか」です。当日払いや無料の催しなら無料のフォームで十分に回り、事前にネットで決済するならチケット販売サービスの手数料を見込んで選びます。申込の確定の連絡や担当の分担まで1つの画面で管理したい場合の選択肢として、受付から返信までを扱えるフォームのHalictにも触れます。

チケット予約フォームに必要なこと

予約フォームを作る前に、チケットの予約で何が必要かを整理しておきます。必要なことが分かれば、どの道具で足りるかを判断できます。

・申込を受け付ける（名前、連絡先、枚数、券種）
・定員になったら受付を締め切る
・申込者に、申込を受け付けたことを知らせる
・申込の確定や、入金の確認を記録する
・申込者に、当日の案内を送る
・当日の受付で、名前と枚数を確かめる
・キャンセルを受け付けて、空いた席を戻す

このうち、無料のフォームで標準でできるのは、最初の3つまでが中心です。残りの4つは、フォームの回答の一覧を使って、手作業や運用で補うことになります。小さな催しなら、手作業でも十分に回ります。申込が多い、関わる人が多い、という場合に、道具の選び方が効いてきます。

チケット予約の受け方は3つに分かれる

チケットの予約の受け方は、大きく3つに分かれます。

受け方	道具の例	代金の受け取り	費用
フォームで申込、当日払い	Googleフォームなど	当日に会場で	無料
フォームで申込、事前に振込	Googleフォームなど	銀行振込を確認	無料（振込手数料は別）
チケット販売サービスで決済	Peatixなど	ネットで決済	販売実績に応じた手数料

フォームで申込を受け、当日に払ってもらう

いちばん手軽な形です。申込はフォームで受け、代金は当日に受付で受け取ります。無料の催しも、この形で受けられます。費用はかかりませんが、申込だけして来ない人が出ることがあります。

フォームで申込を受け、事前に振り込んでもらう

申込を受けた後に振込先を案内し、入金を確かめてから申込を確定させる形です。来ない人を減らせますが、入金の確認と、確定の連絡を手作業で行う必要があります。

チケット販売サービスで決済まで行う

申込と同時にネットで決済まで済ませる形です。入金の確認の手間がなく、電子チケットで当日の受付もしやすくなります。代わりに、チケットが売れるたびに手数料がかかります。

催しの種類ごとに合う形

同じチケットの予約でも、催しの種類によって合う形は変わります。よくある催しごとに、合いやすい受け方を整理します。

演奏会や発表会

出演者の家族や知人が多く申し込む催しです。代金は当日払いで十分なことが多く、無料のフォームで申込を受ける形が合います。全席自由なら枚数だけを聞けば足りますが、指定席にする場合は、席を選んでもらう仕組みが必要になり、フォームだけで回すのは難しくなります。指定席の催しは、座席を選べるチケット販売サービスを検討します。

勉強会やセミナー

知らない人が申し込むことの多い催しです。当日来ない人が一定数出ることを見込んでおく必要があります。参加費がかかるなら、事前の決済か振込にすると、来ない人を減らせます。無料の勉強会なら、前日に案内を送るだけでも、来ない人はかなり減ります。

ワークショップや体験会

材料や道具を人数分用意する催しです。定員を厳密に守る必要があり、キャンセルの期限も、材料を準備する日に合わせて決めます。材料費を先に受け取りたい場合は、事前の振込か決済にします。

地域の催しやお祭りの一部の企画

運営のメンバーが多く、申込の確認や連絡を何人かで分担する催しです。誰がどの申込に対応したかが分からなくなりやすいので、状況と担当の記録が大切になります。

オンラインの催し

会場の定員がないぶん、申込の数に上限を設けないこともあります。代わりに、参加用のURLを確実に届けることが大切です。申込者に参加用のURLを送る連絡を、いつ、誰が送るかを決めておきます。

Googleフォームでチケット予約フォームを作る

無料で始めるなら、Googleフォームがいちばん手軽です。Googleアカウントがあれば無料で使え、回答はスプレッドシートにつないで一覧にできます。

手順1 質問を並べる

チケットの予約に必要な質問の例です。

質問	形式	必須
お名前	記述式	必須
フリガナ	記述式	必須
メールアドレス	記述式（メールの形式）	必須
電話番号	記述式	任意
券種	ラジオボタン（一般、学生など）	必須
枚数	プルダウン（1枚、2枚、3枚など）	必須
支払い方法	ラジオボタン（当日払い、事前振込）	必須
連絡事項	段落	任意

フリガナは、当日の受付で名前を探すときに役立ちます。枚数は自由に書いてもらうより、プルダウンで上限を決めておくと、1人で大量に申し込まれるのを防げます。

手順2 回答をスプレッドシートにつなぐ

フォームの「回答」の画面から、回答の保存先をスプレッドシートにします。届いた申込が1行ずつ並ぶので、申込の管理はこの表で行います。

手順3 申込者に控えを送る設定にする

フォームの設定で、回答のコピーを回答者に送るようにしておくと、申込者は自分が何を申し込んだかを確かめられます。申込の後に「本当に申し込めたか」という問い合わせが来るのを減らせます。

手順4 定員で締め切る設定をする

Googleのヘルプの「フォームの回答を表示、管理する」によると、フォームには、回答の受け付けを終える日時や、回答数の上限を設定できます。手順は次のとおりです。

公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンをクリックする
「回答を受付中」で、「終了日または回答数の上限を設定」をクリックする
日付で締め切るなら「特定の日付」で日時を選び、件数で締め切るなら「回答数で終了」を選んで上限を入力する

ここで注意が必要なのは、数えられるのは「回答の件数」であって、「チケットの枚数」ではないことです。1件の申込で2枚、3枚と申し込める形にしている場合、回答数の上限を定員の数にすると、枚数の合計が定員を超えてしまいます。また、Googleのヘルプでは、次のようにも書かれています。

複数のユーザーが同時に回答した場合、回答数の上限に関係なく回答が受け付けられます。出典: Google ドキュメントエディタヘルプ（フォームの回答を表示、管理する）

つまり、締め切りの直前に申込が重なると、上限を少し超えて受け付けることがあるということです。定員を厳密に守りたい催しでは、回答数の上限を定員より少し少なめにしておき、残りは個別に案内するか、スプレッドシートで枚数の合計を数えながら、近づいたら手動で受付を止める運用にします。受付を止めると、回答者には受付を終了したことを知らせるメッセージが表示されます。このメッセージは編集できるので、「満席になりました。キャンセル待ちはこちらへ」のように、次の行動を書いておくと親切です。

チケット販売サービスで事前に決済する場合

チケット代をネットで先に受け取りたいなら、チケット販売サービスを使います。代表的なサービスの1つであるPeatixの主催者向けヘルプのピーティックスの利用料金・手数料についてによると、料金の決まりは次のとおりです。

・無料チケットや、当日に会場で代金を払うチケットを発行する場合は、料金はかからない
・有料チケットを販売する場合は、決済処理費用として「販売実績の4.9%＋売れたチケット1枚につき99円」がかかる
・初期の登録費用や月額の費用はかからない
・販売代金の振り込みのときに、振込手数料として210円を主催者が負担する（イベントのページごと）

同じヘルプには、2,000円のチケットが10枚売れた場合の計算例が載っています。販売金額の20,000円から、決済処理費用の1,970円と振込手数料の210円を引いて、受け取る金額は17,820円です。チケット代の1割ほどが手数料になる計算なので、価格を決めるときに見込んでおきます。

手数料はかかりますが、入金の確認や、確定の連絡、当日の受付の名簿づくりの手間が減ります。申込が数十件を超える催しや、知らない人が多く申し込む催しでは、手数料を払っても使う価値があることが多いはずです。料金や決まりは変わることがあるので、使う前に各サービスの公式のヘルプで最新の記載を確かめます。

無料のフォームで事前振込を受ける形と比べるときは、手数料だけでなく、運営の手間も金額に置き換えて考えます。たとえば、振込の確認と確定の連絡に1件あたり数分かかるとして、申込が50件あれば、それだけで数時間になります。その時間を別の準備に回せるなら、手数料を払う価値があると判断できます。逆に、申込が10件ほどで、顔見知りが多い催しなら、無料のフォームで十分です。

フォームの説明文に書いておくこと

チケット予約フォームの冒頭には、申込の前に知っておいてほしいことを書いておきます。説明が足りないと、申込の後に問い合わせが増え、運営の手間になります。最低限、次の項目を書いておきます。

・催しの名前、日時、会場
・券種ごとの料金と、支払いの方法（当日払いか、事前振込か）
・1回の申込で申し込める枚数の上限
・申込の受付の締め切り
・申込の後に届く連絡（控えのメール、確定の連絡）と、届かない場合の問い合わせ先
・キャンセルの期限と方法、返金の扱い
・受け取った個人情報の使いみち

説明文が長くなりすぎると読まれないので、項目ごとに1行か2行で短く書きます。詳しい案内がほかのページにある場合は、そのURLを添えておきます。

申込の後の管理の流れ

フォームで申込を受ける場合、申込の後の管理は、回答のスプレッドシートで行います。回答の列の右に、管理用の列を追加します。

追加する列	中身
状況	申込、入金待ち、確定、キャンセル
入金日	振込を確かめた日
確定連絡	確定の連絡を送った日
担当	対応した人
当日	来場済みの印

状況の列は、プルダウンで選ぶ形にしておくと、書き方がそろい、絞り込みもしやすくなります。

申込を受けたら

申込が届いたら、状況を「申込」にします。事前振込の場合は、振込先と期限を書いたメールを送り、状況を「入金待ち」にします。振込の期限は、申込から1週間などと決めておき、期限を過ぎた申込は、一度連絡をしてからキャンセルの扱いにします。

入金を確かめたら

入金を確かめたら、入金日を書き、状況を「確定」にして、確定の連絡を送ります。確定の連絡には、日時、会場、枚数、当日の受付の方法を書いておきます。

当日の前に

催しの数日前に、確定している申込者全員に、当日の案内を送ります。会場までの道順、受付の時間、持ち物、雨のときの扱いなどを書きます。このとき、スプレッドシートを状況が「確定」のものだけに絞り込み、名前の50音順に並べ替えて印刷しておくと、当日の受付の名簿になります。

当日の受付で

名簿で名前を探し、枚数を確かめて、来場の印を付けます。当日払いの場合は、代金の受け取りもここで記録します。

連絡の文面の例

申込の後に送る連絡は、毎回同じ形で送れるよう、文面のひな形を用意しておきます。ひな形があれば、運営のメンバーが替わっても同じ品質で連絡できます。

申込を受け付けたとき（事前振込の場合）

「〇〇様。〇〇演奏会のチケットのお申し込みをいただき、ありがとうございます。お申し込みの内容は、一般2枚です。下記の口座に、〇月〇日までにお振り込みください。お振り込みを確認しましたら、確定のご連絡をお送りします。期限までにお振り込みが確認できない場合は、お申し込みを取り消させていただきます。」

入金を確かめたとき

「〇〇様。お振り込みを確認いたしました。下記の内容で、お申し込みが確定しました。日時：〇月〇日〇時開演（〇時開場）。会場：〇〇ホール。枚数：一般2枚。当日は受付で、お名前をお伝えください。」

催しの前日

「〇〇様。明日の〇〇演奏会のご案内です。開場は〇時、開演は〇時です。会場の最寄り駅は〇〇駅で、徒歩5分です。お車でのご来場はご遠慮ください。ご都合が悪くなった場合は、このメールにご返信ください。」

文面には、申込の内容（日時、枚数）を必ず入れます。申込者が自分の申込を確かめられるだけでなく、運営の側も、送り間違いに気づきやすくなります。

入金の確認を楽にする工夫

事前に振り込んでもらう形では、入金の確認がいちばん手間のかかる作業です。次の工夫で、確認の手間と間違いを減らせます。

振込の名義に申込の番号を付けてもらう

振込の名前だけでは、同じ名字の人を見分けにくく、家族の名義で振り込まれることもあります。申込のときに番号を知らせ、「振込の名義の前に番号を付けてください」と頼んでおくと、照合が楽になります。番号は、回答のスプレッドシートの行の番号などを使います。

確認の日を決める

入金の確認は、毎日少しずつ行うより、「月曜と木曜」のように日を決めてまとめて行うほうが、漏れが出にくくなります。確認したら、すぐに入金日の列に書き込み、確定の連絡を送ります。

期限を過ぎた申込を整理する

振込の期限を過ぎた申込は、一度だけ「お振り込みの確認ができておりません」と連絡し、それでも返事がなければキャンセルの扱いにします。空いた席は、キャンセル待ちの人に案内します。

同じ人の重複した申込を防ぐ

フォームで申込を受けていると、同じ人が2回申し込んでしまうことがあります。送信できたか分からずにもう一度送った、家族がそれぞれ申し込んだ、といった理由です。

回答のスプレッドシートを、メールアドレスで並べ替えると、重複した申込を見つけやすくなります。見つけたら、申込者に連絡して、どちらの申込を残すかを確かめます。勝手に片方を消すと、本当に2回分を申し込んでいた場合に困ります。

申込の控えを自動で送る設定にしておくと、「送信できたか分からない」という理由での重複は減ります。フォームの送信後の画面にも、「控えのメールをお送りしました。届かない場合は迷惑メールのフォルダをご確認ください」と書いておくと安心です。

当日の受付で起きやすいことへの備え

当日の受付では、名簿どおりにいかない場面がよく起きます。あらかじめ対応を決めておくと、受付に列ができるのを防げます。

名簿に名前がない

申込の名前と、来た人の名前が違うことがあります。家族の名前で申し込んだ、旧姓で申し込んだ、などの理由です。申込のときのメールアドレスや電話番号を聞いて、名簿で探します。名簿に連絡先も載せておくと、照合がしやすくなります。

枚数が違う

2枚で申し込んだのに3人で来た、という場合です。空席があれば当日券として受け付け、空席がなければお断りする、という決まりを先に決めておきます。決まりがないと、受付の担当がその場で判断に迷います。

申込していない人が来る

当日券を出すかどうかを、事前に決めておきます。出す場合は、当日券の料金と、受付で書いてもらう用紙を用意しておきます。当日券の分も、終わった後の集計に入れられるよう、名簿の最後に書き加えます。

受付の担当が複数いる場合は、名簿を印刷して分けて持つより、1つの名簿を共有して印を付けるほうが、重複の受付を防げます。スマートフォンで回答のスプレッドシートを開き、来場の列に印を付ける形にすると、複数の担当が同時に受付をしても、全員が同じ名簿を見られます。

無料の催しで当日来ない人を減らす

無料の催しは、気軽に申し込める反面、当日来ない人が出やすくなります。会場の広さや資料の部数を申込の数に合わせて用意していると、来ない人の分が無駄になり、本当に来たかった人が申し込めなかったことにもなります。

来ない人を減らすには、前日の案内がいちばん効きます。前日に、日時と会場を書いた案内を送り、「ご都合が悪くなった場合はご返信ください」と添えるだけで、来られなくなった人から連絡が来るようになります。連絡が来れば、キャンセル待ちの人に席を回せます。

申込の時点で、「参加できなくなった場合は、前日までにご連絡ください」とフォームに書いておくことも大切です。

キャンセルとキャンセル待ちの扱い

小さな催しでは、キャンセルの扱いを決めておかないと、当日に空席が出たり、問い合わせへの対応に追われたりします。

キャンセルの決まりを先に示す

フォームの冒頭か、申込の控えのメールに、キャンセルの期限と方法を書いておきます。事前に振り込んでもらう場合は、返金するかどうか、返金するなら振込手数料をどちらが負担するかも書いておきます。決まりを申込の前に示しておけば、後からのやり取りで揉めることが減ります。

キャンセル待ちを受ける

満席になった後も、キャンセル待ちの受付用に、別のフォームを用意しておくと、キャンセルが出たときにすぐに声をかけられます。受付を締め切ったフォームのメッセージに、キャンセル待ちのフォームのURLを書いておきます。キャンセル待ちには、申込の順番に連絡し、返事の期限を決めておきます。

電話やSNSの予約からフォームに切り替えるとき

これまで電話やSNSのメッセージで予約を受けてきた催しを、フォームでの予約に切り替えるときは、申込者が戸惑わないよう段階を踏みます。

しばらくは両方で受ける

フォームを始めても、最初の1回か2回の催しでは、電話やメッセージでの予約も受けます。年配の方や、毎回来てくれる常連の方ほど、慣れた方法を変えるのに時間がかかります。電話で予約を受けたときは、運営の側でフォームに代わりに入力し、申込の記録を1か所に集めます。記録が2か所に分かれると、定員を数え間違える原因になります。

フォームの利点を伝える

「フォームなら24時間いつでも申し込めます」「申し込むと控えのメールが届きます」のように、申込者にとっての利点を案内に書きます。運営の都合だけを伝えるより、使ってもらいやすくなります。

使いにくかった点を聞く

切り替えた後の催しで、来場した人に「申込のフォームは分かりにくくなかったですか」と一言聞いてみます。文字が小さい、選択肢が分かりにくい、控えのメールが届かない、といった声は、運営の側からは気づきにくいものです。聞いた声をもとに、次の催しのフォームを直していきます。

申込者の個人情報を扱うときに守ること

チケットの予約では、名前やメールアドレス、電話番号といった個人情報を受け取ります。個人情報保護法の第21条では、取得の際の利用目的について次のように定めています。

個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。出典: e-Gov法令検索（個人情報の保護に関する法律第21条）

言い換えると、「受け取った情報を何に使うかを、申込者に知らせるか公表しておく」ということです。フォームの冒頭に、「いただいた情報は、チケットの予約の確認と当日のご案内のためにのみ使用します」のような一文を入れておきます。次の催しの案内も送りたい場合は、その目的も書き、案内を希望するかを選べる質問を設けておきます。

運営に関わる人が複数いる場合は、回答のスプレッドシートを見られる人を必要な人に限ります。印刷した当日の名簿は、催しが終わったら処分します。

申込の確定の連絡と分担を1つの画面で管理したいとき

Googleフォームとスプレッドシートで回す形は、申込が数十件までなら十分に機能します。ただ、運営のメンバーが2人以上になると、手間が目立ってきます。表で状況の列を手で更新し、確定の連絡はメールソフトから送る。誰が入金を確かめ、誰が確定の連絡を送ったのかが、表とメールの両方を見ないと分かりません。確定の連絡を2人が送ってしまう、逆に誰も送っていなかった、ということも起きます。

この場面で選択肢になるのが、Halictです。Halictは、フォームで受け付けた回答を1件ごとに担当と状況（ステージ）で管理し、同じ画面から返信まで送れるフォームの道具です。申込を「申込」「入金待ち」「確定」「キャンセル」のようなステージに並べ、確定の連絡を同じ画面から送れば、誰がいつ連絡したかが記録として残ります。自動返信で申込の控えを送ることもでき、回答の一覧はCSVに書き出せます。

公式の料金ページでは、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限と案内されています。3人までで使うスタータープランは月額2,980円（税抜）で、Googleスプレッドシートへの回答の追記が加わります。確定した申込者全員に当日の案内を送る一斉メールと開封の計測、メールのひな形、Slack・Teams・Chatworkへの通知は、10人までのチームプラン（月額7,800円、税抜）から含まれます（Halict）。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Halictの公式ページには、チケット代の決済や、座席の在庫を管理する機能についての記載はありません。チケット代をネットで先に受け取りたい場合は、先に紹介したチケット販売サービスが向いています。当日払いや振込で受ける催しで、申込の後の連絡と分担をまとめて管理したいときに、比べる候補の1つにしてください。

催しが終わった後の振り返り

催しが終わったら、次の催しのために、申込の記録を振り返ります。

・申込の数と、実際に来た人の数（来ない人の割合）
・キャンセルの数と、キャンセル待ちから繰り上がった数
・申込がいつ多く入ったか（告知の直後、締め切りの直前など）
・問い合わせが多かった内容

来ない人の割合が分かれば、次は定員より少し多めに申込を受けるかどうかを判断できます。申込が多く入った時期が分かれば、次の告知の時期を決めやすくなります。問い合わせが多かった内容は、次のフォームの説明文や、確定の連絡の文面に書き加えます。

振り返りが終わったら、個人情報の扱いの決まりに従って、回答の記録と名簿を整理します。次の催しの案内を希望した人の連絡先だけを残し、それ以外は削除する、といった形で、残す範囲を決めておきます。

申込を増やすための案内の工夫

予約フォームを作っても、知られなければ申込は増えません。小さな催しで取り入れやすい案内の工夫を紹介します。

案内の文面にフォームのURLを入れる

SNSの投稿、チラシ、メールの案内に、フォームのURLを入れます。チラシには、スマートフォンで読み取れるQRコードを載せておくと、その場で申し込んでもらえます。

申込の締め切りを書く

締め切りがないと、申込は先延ばしにされがちです。「残り10席」「10月31日締め切り」のように、具体的に書くと、申込のきっかけになります。ただし、実際と違う残席数を書くのはやめます。

申込の手間を減らす

質問が多いフォームは、途中でやめる人が増えます。名前、連絡先、枚数のように、本当に必要な質問だけを必須にします。スマートフォンで開いて、入力しやすいかを自分で確かめておきます。

催しの運営と、関連する仕事

最後に、チケットの予約の仕組みづくりが、在宅で働く人の仕事にどうつながるかを整理します。

小さな教室や店、地域の団体が催しを開くとき、予約フォームの作成、案内の文面づくり、申込の管理の仕組みづくりを、外部の人に頼むことが増えています。集客の文面や案内の設計に関わる仕事は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、どんな依頼があるかを紹介しています。業務の道具を入れ、運営の流れを整える仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事が近い分野です。

美容室やサロンのように、予約、顧客の管理、決済をまとめて仕組みにしたい場合の考え方は、美容・サロン業界のDX2026｜予約管理 × 顧客管理 × 決済のSaaS一括導入で紹介しています。小さな事業者の運営を経営の面から見直す専門家として、中小企業診断士という資格もあります。

在宅ワークの仲介を20年見てきた運営者の立場から言えば、催しの運営を手伝う人ほど、当日だけでなく、申込から当日までの連絡の流れを丁寧に設計しています。申込者が迷わず、運営の側も漏れなく対応できる流れができていれば、催しは毎回同じ品質で開けます。仲介の手数料がかからない直接取引なら、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接取引できる場は、こうした運営の仕組みづくりの仕事と相性がよい場です。

まずは、次の催しの定員と、代金を受け取る方法を決めてください。その2つが決まれば、無料のフォームで受けるか、チケット販売サービスを使うかは、この記事の表で判断できます。

よくある質問

Q. Googleフォームで定員になったら自動で締め切れますか？

回答数の上限を設定できます。公開済みのフォームの公開のアイコンから、「回答を受付中」の「終了日または回答数の上限を設定」で「回答数で終了」を選び、上限を入力します。ただし、数えるのは回答の件数で、チケットの枚数ではありません。また、同時に回答が重なると上限を超えて受け付けることがあるので、定員より少し少なめに設定します。

Q. チケット販売サービスの手数料はどのくらいかかりますか？

サービスによって違います。Peatixの主催者向けヘルプでは、無料チケットや当日払いのチケットは料金がかからず、有料チケットは販売実績の4.9%と1枚につき99円の決済処理費用、振込のときに210円の振込手数料がかかると案内されています。料金は変わることがあるので、使う前に各サービスの公式のヘルプで確かめます。

Q. 無料のフォームで事前に振り込んでもらう場合、何に気をつければよいですか？

申込の後に振込先と期限を案内し、入金を確かめてから確定の連絡を送る流れにします。回答のスプレッドシートに、状況、入金日、確定連絡の列を追加して記録します。振込の期限を過ぎた申込の扱いと、キャンセルしたときの返金の決まりを、申込の前にフォームや控えのメールで示しておくと、後のやり取りで揉めることが減ります。