チケットの申し込みフォームを作成する手順と、申込者への自動返信の設定

2026年1月5日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓チケットの申し込みフォームを作成する手順を
✓Googleフォームでの作り方から
✓受付数の上限と締め切りの設定

演奏会、発表会、講演会、地域の上映会。チケットの申し込みを電話やメールで受けていると、公演が近づくほど「誰が何枚申し込んだのか」「入金は済んでいるか」「返信したかどうか」が分からなくなっていきます。チケットの申し込みフォームを作成すれば、申し込みの内容が同じ形で届き、申込者にはその場で受付の控えを返せます。

この記事では、チケットの申し込みフォームを作成する前に決めておくこと、Googleフォームでの具体的な作り方、申込者への自動返信の設定、受付数の上限と締め切りの設定、支払いの案内の書き方、個人情報の扱いまでを順番に整理します。後半では、届いた申し込みに担当と対応状況をつけ、確認のメールまで同じ画面から送れるフォームのHalictにも触れます。

チケットの申し込みをフォームで受ける利点

小さな催しのチケットは、いまも電話、メール、SNSのメッセージで受け付けられていることが少なくありません。どの方法でも申し込みは受けられますが、件数が増えると決まって次のような困りごとが出てきます。

・申込者ごとに書き方が違い、公演日や枚数の読み取りに時間がかかる
・メッセージがいくつもの場所に散らばり、申し込みの見落としが起きる
・受け付けたことを1件ずつ返信する手間が、公演前の準備を圧迫する
・残りの席数を数え直すたびに、メールをさかのぼることになる

申し込みフォームを作成すると、こうした手間の多くが減ります。入力の項目をそろえておけば、氏名、連絡先、公演日、枚数が同じ形で届きます。届いた内容は表の形で一覧になるので、残りの席数も数えやすくなります。そして、送信した直後に受付の控えを申込者へ自動で送る設定にしておけば、「ちゃんと届いているでしょうか」という問い合わせも減ります。

一方で、フォームにも向かない点はあります。座席を1つずつ選ばせる指定席の販売や、クレジットカードでの決済をその場で済ませる仕組みは、無料のフォームだけでは作れません。何百枚、何千枚と売る公演なら、チケット販売の専門のサービスを使うほうが確実です。この記事が主に想定しているのは、自由席で数十枚から数百枚程度を受け付ける催しです。

作成する前に決めておく6つのこと

フォームの作成に取りかかる前に、次の6つを紙に書き出しておくと、作りながら迷うことがなくなります。

公演の日時と会場、回ごとの定員
チケットの種類と料金（一般、学生、小学生以下など）
1回の申し込みで受け付ける枚数の上限
支払いの方法と期限（当日払い、事前の振り込みなど）
受付の締め切りの日時
キャンセルや変更を受け付けるかどうかと、その連絡先

とくに大事なのは、3の枚数の上限と、4の支払いの方法です。枚数の上限を決めておかないと、1人で大量に申し込まれたときに断る理由を示せません。支払いの方法が決まっていないと、確認のメールに何を書けばよいかが決まらず、後から全員に案内し直すことになります。

チケットの種類が複数あるときは、料金の表を先に作っておきます。

種類	料金の例	確認が要ること
一般	2,000円	特になし
学生	1,000円	当日に学生証を見せてもらうか
小学生以下	無料	席が要るか、膝の上で鑑賞できるか
招待	無料	招待の名簿と照らし合わせるか

この表の右の列が、フォームに書く注意書きのもとになります。

Googleフォームでチケットの申し込みフォームを作成する手順

無料で始めやすく、多くの人が使い慣れているのがGoogleフォームです。Googleアカウントがあれば、すぐに作り始められます。Google の公式ヘルプでは、フォームの作り方を次のように案内しています。

Google フォームを使用すると、オンラインアンケートやテスト、フォームを作成して他のユーザーに送信し、回答をリアルタイムで分析できます。出典: support.google.com

ステップ1：新しいフォームを作る

forms.google.com を開き、「空白のフォーム」を選びます。無題のフォームに、催しの名前を付けます。たとえば「秋の定期演奏会チケット申し込み」のように、何の申し込みなのかが一目で分かる名前にします。

フォームの説明欄には、日時、会場、料金、支払いの方法、締め切りを書きます。申込者がフォームを開いて最初に読む場所なので、決めておいた6つの項目をここで伝えておきましょう。

ステップ2：質問の項目を作る

チケットの申し込みでよく使う項目と、その形式は次のとおりです。

項目	形式	必須にするか
氏名	記述式	必須
ふりがな	記述式	必須（受付で名前を探しやすくなる）
メールアドレス	設定の「メールアドレスを収集する」で集める	必須
電話番号	記述式	当日の連絡に使うなら必須
公演日	ラジオボタン	必須
チケットの種類と枚数	プルダウンを種類ごとに用意	必須
支払いの方法	ラジオボタン	支払いを選ばせる場合だけ
連絡事項	段落	任意
注意事項への同意	チェックボックス	必須

枚数は、記述式にして自由に数字を入れさせるより、「0枚」「1枚」「2枚」「3枚」「4枚」のプルダウンにするほうが、入力の間違いが減ります。「1枚」を「１まい」と書かれたり、「2〜3枚」と書かれたりすることがなくなるからです。上限の枚数は、選択肢の最後の数字で示せます。

ステップ3：公演日ごとに分けたいときはセクションを使う

公演が複数の日にまたがり、日ごとに聞きたいことが違う場合は、セクションを分けて分岐させます。Googleフォームでは、ラジオボタンかプルダウンの質問で「回答に応じてセクションに移動」を設定すると、選んだ答えによって次に表示するセクションを変えられます。たとえば昼の部を選んだ人にだけ託児の希望を聞く、という作り方ができます。

ステップ4：注意事項への同意を入れる

最後に、注意事項を読んだことを確かめるチェックボックスを入れます。キャンセルの扱い、録音や撮影の可否、開場と開演の時刻、未就学児の入場の可否など、当日のトラブルになりやすい点を短く書き、「上記の注意事項を確認しました」に印を付けてもらいます。必須にしておけば、読まずに送信されることを防げます。

申込者への自動返信を設定する

チケットの申し込みでいちばん喜ばれるのが、送信してすぐに届く受付の控えです。申込者は控えを見て安心でき、主催者は「届いていますか」という問い合わせに答える手間が減ります。

Googleフォームの「回答のコピー」を使う

Googleフォームには、送信された回答の写しを申込者のメールアドレスへ送る設定があります。公式ヘルプには、手順が次のように書かれています。

フォームの上部にある「設定」をクリックします。
「メールアドレスを収集する」で「確認済み」か「回答者からの入力」を選びます。
「回答」の横にある下矢印をクリックします。
「回答のコピーを回答者に送信」の横で「リクエストされた場合」か「常に表示」を選びます。

「確認済み」は、申込者のGoogleアカウントのメールアドレスを集める設定です。Googleアカウントを持っていない人も申し込む催しなら、「回答者からの入力」を選び、メールアドレスを手で入力してもらいます。チケットの申し込みでは、控えを必ず届けたいので「常に表示」を選んでおくのが確実です。

ただし、この方法で届くのは、入力した内容の写しです。「お申し込みありがとうございます。お支払いの期限は○日です」のような案内の文章を自由に書いて送る機能ではありません。公式ヘルプにも、迷惑メールのフィルタなどによって回答のコピーが届かない場合があると書かれています。控えが届かなかった人のために、フォームの説明欄に問い合わせ先を書いておきましょう。

送信後の画面に案内を出す

控えのメールとは別に、送信した直後の画面に表示する文章も変えられます。公式ヘルプでは「確認メッセージを変更する」という名前で案内されていて、「設定」から「プレゼンテーション」を開き、「確認メッセージ」の横の「編集」を選んで文章を入れます。

ここには、受付が完了したこと、支払いの方法と期限、当日の受付の流れ、問い合わせ先を書きます。画面の文章は申込者が保存しないかぎり残らないので、大事な情報は控えのメールでも届くように、フォームの説明欄にも同じことを書いておくと安心です。

文面の言葉選び

確認の文章は短いほど読まれます。「お申し込みを受け付けました」と最初に結論を書き、そのあとに支払いと当日の案内を続けます。海外からの来場者がいる催しで英語を併記するなら、"Your application has been received." のように受付の完了を最初に伝えると誤解がありません。"We have accepted your application" と書くと、文脈によっては「申し込みを承認した（席が確定した）」とも読めます。支払いの確認が済むまで席を確定させない運用なら、received と accepted の違いは小さくありません。翻訳の道具で下訳を作るのは便利ですが、こうした一語の違いが申込者の受け取り方を変えるので、確定の前に人の目で読み直すことをすすめます。

受付数の上限と締め切りを設定する

定員のある催しでは、申し込みが定員に届いたところで受付を止める必要があります。以前のGoogleフォームでは、このためにアドオンという追加の機能を入れる必要がありましたが、現在は標準の設定で締め切りと回答数の上限を決められます。

公式ヘルプによると、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンを選び、「回答を受付中」の中にある「終了日または回答数の上限を設定」から、次の2つを決められます。

・特定の日付で受付を終える（日時を選ぶ）
・回答数で受付を終える（受け付ける回答の数を入れる）

締め切ったあとにフォームを開いた人には、「回答を受け付けていません」という趣旨のメッセージが表示され、文章を自分で書き換えることもできます。「定員に達したため受付を終了しました。キャンセル待ちは〇〇までご連絡ください」のように、次の行動を示しておくと親切です。

ここで気をつけたいのが、上限の数え方です。Googleフォームの上限は「回答の数」で数えます。1回の申し込みで2枚、3枚と申し込めるフォームでは、回答の数とチケットの枚数が一致しません。定員100席で、1人あたり最大4枚まで申し込めるなら、回答数の上限を100にすると最大400枚の申し込みが届くおそれがあります。

対処の方法は2つあります。1つは、回答数の上限を控えめに決め、残りの席数は届いた申し込みの枚数の合計で見張る方法です。もう1つは、1回の申し込みを1枚に限り、回答の数と枚数を一致させる方法です。家族で来る人が多い催しでは後者は不便なので、前者を選び、申し込みの合計枚数が定員に近づいたら手動で受付を止める運用が現実的です。

また、公式ヘルプには、複数の人が同時に回答した場合は、上限に関係なく回答が受け付けられると書かれています。人気の公演で受付開始と同時に申し込みが集中すると、上限を少し超える申し込みが届くことがあります。超えた分を断るのか、補助席で受け入れるのか、あらかじめ決めておきましょう。

なお、Googleフォームには2026年9月から、1つのフォームにつき回答は最大50万件、保存容量は合計1GBまでという上限が適用されています。小さな催しのチケットで届く数ではありませんが、毎年同じフォームを使い回して回答を消さずにいると、記録が積み重なっていきます。公演ごとにフォームを複製して作り直すほうが、集計もしやすくなります。

支払いの方法と案内の書き方

無料のフォームには、決済の機能がありません。料金を事前に受け取る場合は、フォームとは別の方法で支払ってもらうことになります。

支払いの方法	向いている催し	注意すること
当日に受付で支払う	小規模で、顔見知りの来場者が多い	無断のキャンセルで空席が出やすい
事前の銀行振り込み	定員が厳しく、前払いにしたい	振込名義と申込者の照合に手間がかかる
外部の決済サービスのリンク	来場者が広く、カード払いを望む声が多い	手数料の確認と、返金の手順を決めておく

事前の振り込みにするなら、振込名義の書き方を指定しておくと照合が楽になります。たとえば「振込名義の前に申込番号を付けてください」と案内すると、同じ名字の人が何人いても取り違えません。申込番号は、フォームの回答が並ぶスプレッドシートで、届いた順に番号を振っておくと作れます。

支払いの期限を過ぎても入金がない申し込みの扱いも、最初に決めて説明欄に書いておきます。「期限までにお振り込みが確認できない場合は、お申し込みを取り消します」と書いておけば、空席をキャンセル待ちの人に回せます。

個人情報と販売の表示の注意点

チケットの申し込みフォームでは、氏名、メールアドレス、電話番号といった個人情報を集めます。集めた情報は、その催しの運営に必要な範囲でだけ使い、目的を申込者に示しておくのが基本です。フォームの説明欄に「ご記入いただいた情報は、本公演のご案内と当日の受付にのみ使用します」と書いておきましょう。個人情報の扱いの考え方は、個人情報保護委員会のサイトで確かめられます。

集めた回答のスプレッドシートを共同編集者と共有するときも注意が要ります。Googleの公式ヘルプには、フォームを共同編集者と共有していると、共同編集者はフォームにつながったスプレッドシートにもアクセスできると書かれています。運営の手伝いが終わった人を共同編集者から外すときは、フォームとスプレッドシートの両方から外す必要があります。

また、事業としてチケットを販売する場合、インターネットで申し込みを受ける販売の形によっては、特定商取引法という法律の表示が必要になることがあります。特定商取引法とは、通信販売などで消費者とのトラブルを防ぐために、事業者の名前や連絡先、返品の条件などの表示を求める法律です。団体の性格や販売の形で扱いが変わるので、消費者庁の特定商取引法のページで確かめ、判断に迷う場合は消費生活の窓口や専門家に相談してください。

よくある失敗と、その防ぎ方

チケットの申し込みフォームで起きやすい失敗を、原因と防ぎ方の組で整理します。

公演日の選び間違い

複数の公演日がある催しで、申込者が日付を選び間違えることがあります。選択肢に曜日と時刻まで書いておくと、間違いが減ります。「11月8日」より「11月8日（土）14時開演」のほうが、手帳と照らし合わせやすいからです。

メールアドレスの打ち間違い

控えのメールが届かない原因の多くは、メールアドレスの打ち間違いです。Googleアカウントで申し込む人が多い催しなら「確認済み」で集めると、打ち間違いが起きません。手で入力してもらう場合は、説明欄に「控えのメールが届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認のうえ、〇〇までご連絡ください」と書いておきます。

同じ人の二重の申し込み

控えが届かなかった人が、心配になって同じ内容でもう一度申し込むことがあります。Googleフォームの「回答を1回に制限する」を使うと、1つのGoogleアカウントから1回だけ送信できるように制限できます。ただし、この設定にすると申込者はGoogleアカウントへのログインが必要になります。ログインを求めたくない場合は、届いた回答を電話番号やメールアドレスで並べ替え、重複を目で探すのが確実です。

変更とキャンセルの連絡が散らばる

申し込んだあとの変更やキャンセルを、メール、電話、SNSでばらばらに受けると、記録が追えなくなります。変更とキャンセルの連絡先を1つに決め、説明欄と控えの文章の両方に書いておきます。Googleフォームの「回答の編集を許可する」をオンにすると、申込者が送信後に自分で内容を直せるようになりますが、枚数を後から増やされると定員の計算が狂うので、チケットの申し込みでは使い方に注意が要ります。

キャンセル待ちを受け付ける方法

定員に達したあとも申し込みたいという声が続く催しでは、キャンセル待ちを受け付けておくと、直前の空席を埋められます。作り方は単純で、本申し込みのフォームとは別に、キャンセル待ちのフォームをもう1つ用意します。

本申し込みのフォームを締め切ったときに表示するメッセージに、キャンセル待ちのフォームの案内を書いておきます。キャンセル待ちのフォームでは、氏名、連絡先、希望の公演日、希望の枚数だけを聞けば十分です。回答は届いた順に並ぶので、空席が出たら上から順に連絡していきます。

連絡のときに決めておきたいのが、返事を待つ期限です。「このメールの送信から24時間以内にお返事がない場合は、次の方にご案内します」と書いておけば、返事のない人で空席が止まることを防げます。キャンセル待ちの人に連絡したこと、返事が来たかどうかは、スプレッドシートに列を設けて記録しておきましょう。誰に連絡済みかが分からなくなると、同じ席を2人に案内してしまう事故が起きます。

キャンセル待ちを受け付けるときは、必ず席が回ってくるわけではないことを、フォームの説明欄にはっきり書いておくことも大切です。「キャンセル待ちのお申し込みは、席をお約束するものではありません」の一文があるだけで、席が回ってこなかった人とのやり取りがずっと穏やかになります。

当日の受付で申し込みの一覧を使う

申し込みフォームの本当の効き目が出るのは、公演の当日です。届いた申し込みの一覧を、そのまま受付の名簿として使えるからです。

Googleフォームの回答は、スプレッドシートに1行ずつ並びます。当日までに、次の順で名簿を整えておくと受付が速く進みます。

ふりがなの列で並べ替え、五十音順にする
キャンセルになった申し込みの行を、別のシートへ移す
「入金」「受付済み」の列を設け、事前に入金を確認した人に印を付ける
公演日ごとにシートを分け、その日の名簿だけを印刷する

紙に印刷する場合は、メールアドレスや電話番号の列を外し、氏名、ふりがな、枚数、入金の有無だけを並べます。受付の机に置いた名簿は来場者の目にも入るので、必要のない個人情報まで載せないようにします。印刷した名簿は、公演が終わったら確実に処分しましょう。

スマートフォンやタブレットで名簿を見ながら受け付ける場合は、スプレッドシートの検索の機能で名前を探せます。受付を複数の人で担当するなら、同じスプレッドシートを開いて「受付済み」に印を付けていくと、二重の受付を防げます。ただし、会場の電波が弱いと表示が遅れることがあるので、念のため紙の名簿も用意しておくと安心です。

申し込みフォームを告知に載せる

フォームを作ったら、申し込んでほしい人に届けなければ意味がありません。告知の方法ごとに、フォームへの導き方を変えます。

チラシやポスターでは、フォームのURLをそのまま印刷しても、読んだ人が手で打ち込むのは大変です。URLを読み取れる二次元コードにして載せておくと、スマートフォンのカメラをかざすだけでフォームを開けます。二次元コードの近くには、「お申し込みはこちらから」と何のコードなのかを書いておきます。

SNSやメールで告知するときは、フォームのURLをそのまま貼れます。ただし、URLだけを貼るより、日時、会場、料金、締め切りを本文に書き、そのあとにフォームのURLを載せるほうが、読んだ人が申し込むかどうかを決めやすくなります。

ホームページを持っている団体なら、Googleフォームをページに埋め込むこともできます。公式ヘルプにも、フォームはメールやソーシャルメディアで共有したり、ウェブサイトやブログに埋め込んだりできると書かれています。どの方法で告知した場合も、公開する前に一度自分のスマートフォンからフォームを開き、文字の大きさや選択肢の表示が読みやすいかを確かめてください。チケットの申し込みは、スマートフォンから送られることがほとんどです。

海外からの申込者がいるときの作り方

国際交流の催しや、留学生が多い地域の演奏会では、日本語を読むのが難しい申込者も申し込みます。この場合、質問の文章に英語を併記するだけで、申し込みの取りこぼしがずいぶん減ります。

併記するときは、「氏名 / Name」のように、日本語と英語を同じ行に並べるのが読みやすい形です。説明欄の長い文章をすべて訳す必要はなく、日時、会場、料金、支払いの方法、締め切りの5つだけを英語で添えれば、申し込みに必要な判断はできます。

気をつけたいのが、氏名の書き方です。英語圏の申込者は、名前と名字を逆の順で書くことがあります。受付で名前を探しやすくするには、「名字 / Family name」「名前 / Given name」と2つの欄に分けておくと取り違えがありません。ふりがなの欄は、日本語を使わない申込者には書けないので、必須にせず「日本語を使う方のみ」と添えておきます。

料金の表記も、"2,000 yen" のように通貨を言葉で書いておくと誤解がありません。支払いの方法が日本の銀行振り込みだけの場合、海外の口座から送金するのは手間と手数料がかかるので、当日払いを選べるようにしておくと親切です。

届いた申し込みの確認と返信まで一か所で回したいとき

Googleフォームは、申し込みを集めて一覧にするところまでを無料で手軽にこなせます。数十件の申し込みを1人で管理するなら、フォームとスプレッドシートで十分に回ります。

困りやすいのは、運営の人数が増え、申し込みが数百件に届いたあとです。誰が入金を確認したのか、どの申込者に支払いの案内を送ったのか、キャンセルの連絡は誰が受けたのか。スプレッドシートに「入金」「案内済み」「担当」の列を加え、メールソフトから1通ずつ案内を送り、送ったことを列に書き込む作業が増えていきます。

こうした「届いたあと」をまとめて扱いたい場面で選べるのが Halict です。公式サイトによると、Halictでは届いた申し込みが1件ずつ担当者・ステージ（対応の段階）・タグつきで記録され、同じ画面から申込者へメールを送れます。ステージには「申込受付」などのひな形が用意されていて、「受付」「入金確認」「案内済み」のように自分で増減できます。送信の直後には回答内容の控えを添えた自動返信を送れて、自動返信は無料のプランから使えます。一覧から選んだ申込者にまとめて送る一斉送信と、送ったメールの開封とクリックの計測は、チームのプラン以上の機能です。料金は、1人で使うフリーが0円で、有料のプランは税抜で月額2,980円からです。どのプランでもフォームの数と回答の数は無制限とされています。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

一方で、Halictの公式サイトの機能一覧には、座席の指定やクレジットカードの決済の機能は記載されていません。指定席の販売やカード決済が欠かせない公演は、チケット販売の専門のサービスを使い、自由席の申し込みを受けて確認と案内を丁寧に回したい催しでHalictを使う、という使い分けになります。

申し込みフォームの道具の選び方

チケットの申し込みに使える道具は、大きく3つに分けられます。どれを選ぶかは、枚数の規模と、届いたあとの作業の量で決めると迷いません。

道具の種類	合いやすい規模	得意なこと	苦手なこと
無料のフォーム（Googleフォームなど）	数十枚程度	無料で始められ、すぐに作れる	決済、座席の指定、申し込みごとの対応の記録
受付と対応の管理を兼ねたフォーム	数十枚から数百枚	申し込みごとの担当と状況、確認のメール	決済や座席の指定は道具による
チケット販売の専門のサービス	数百枚以上	決済、座席の指定、電子チケット	手数料がかかり、設定に手間がかかる

最初から大きな仕組みを入れる必要はありません。初めての催しなら無料のフォームで始め、運営の手間が重くなってきたら道具を見直す、という順番で十分です。何を選ぶ場合も、作り終えたら自分で一度申し込んでみて、控えのメールの届き方と、届いた内容の並び方を確かめてから公開してください。

申し込みの受付を仕事にする人が増えている

チケットの申し込みフォームの作成や、申込者への案内の対応は、小さな団体や個人の主催者から外部へ頼まれることが増えている仕事です。演奏会や講座を開く人は、本番の準備で手一杯になりがちで、受付の仕組みづくりと問い合わせの対応を任せたいと考えます。

集まった申し込みのデータを読み、どの告知から申し込みが多かったか、どの公演日に人気が集まったかを分析する仕事もあります。マーケ戦略・分析・レポート作成のお仕事では、集客の数字を読み解き、次の企画につなげる仕事の内容と求められる力が紹介されています。

告知のチラシや案内の資料を作り、申し込みを集める側に回る仕事もあります。営業代行・アポ・販促資料作成のお仕事では、販促の資料づくりや問い合わせへの対応を外部から支える仕事がまとめられています。フォームの仕組みを自分で組み、さらに業務の道具を作る方向へ進みたい人は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場で、開発の仕事の収入の目安を確かめておくと進路を考えやすくなります。

20年にわたって在宅ワークの市場を見てきた運営者の立場から言えば、受付の仕事を長く任される人は、申し込みを処理する速さよりも、主催者が当日まで安心していられる仕組みを残していきます。締め切りと定員を最初に決め、控えのメールの文面を整え、キャンセルの連絡先を1つにまとめておく。そうした小さな配慮の積み重ねが、次の公演の依頼につながります。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、主催者は同じ予算でより丁寧な対応を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。双方に利点のある形で、受付の仕事を引き受けてみてください。