申し込みフォームを無料で作れるツールの選び方と、受け付け後の管理の比べ方

セミナーの参加申し込み、講座の受講申し込み、サービスの利用申し込み。申し込みフォームを無料で作れるツールは数多くあり、フォームを作るだけなら、どのツールでも10分ほどで形になります。ところが、ツール選びで本当に差が出るのは、フォームを作る場面ではなく、申し込みが届いた後です。誰が対応するのか、返事はしたのか、定員に達したら締め切れるのか。受け付けた後の管理まで考えずにツールを選ぶと、申し込みが増えたところで回らなくなります。

この記事では、申し込みフォームを無料で作れる代表的なツールについて、無料プランで使える範囲を各社の公式の記載で比べます。申し込みフォームに入れる項目と作り方の手順、受け付けた後の管理の比べ方、個人情報の扱いまで順に説明します。届いた申し込みを1件ずつ担当と対応状況つきで管理し、同じ画面から返信まで送れるHalictのような道具にも触れます。

申し込みフォームを無料で作る3つの方法

申し込みフォームを無料で作る方法は、大きく3つあります。

方法	内容	向いている場面
フォーム作成サービスを使う	Webの画面でフォームを作り、発行されたURLを配る	多くの場面。手軽で、専門の知識がいらない
予約やイベントの管理サービスに付いたフォームを使う	イベントの告知や予約の仕組みの一部として申し込みを受ける	日時と定員のあるイベントや予約
自分のWebサイトにフォームを作る	WordPressのプラグインなどを使い、自分のサイトの中にフォームを設ける	自分のサイトを持ち、見た目をそろえたい場合

この記事では、最も多くの人が使う1つ目の、フォーム作成サービスを中心に説明します。フォーム作成サービスは、登録すれば無料で使い始められるものが多く、フォームのURLをメールやSNSで配るだけで申し込みを受け付けられます。

無料で使える主なフォーム作成サービスの比較

代表的なフォーム作成サービスについて、無料で使える範囲を、2026年10月15日時点の各社の公式の記載で比べます。料金や上限は改定されることがあるので、使い始める前に公式のページで確かめてください。

サービス	無料で使える範囲	有料プランの例
Googleフォーム	Googleアカウントがあれば無料。1つのフォームで回答は最大50万件、合計の保存容量は最大1GB	なし（企業向けのGoogle Workspaceの一部として提供される形もある）
formrun	フリープランは0円。フォーム1個、1フォームあたり月30件まで、メンバー1人	ビギナーは年間契約で1か月あたり2,980円（税抜）
フォームメーラー	Freeプランは0円。フォーム5個、1フォームの項目は7つまで、回答は1時間あたり50件まで、回答の保存期間は6か月	Liteはクレジットカードの月額1,485円（税込）
Halict	フリープランは0円。メンバー1人まで、フォーム数と回答数は無制限	スターターは1か月あたり2,980円（税抜、メンバー3人まで）

同じ「無料」でも、上限のかけ方がサービスによって違います。フォームの数で上限をかけるもの、月の回答の数で上限をかけるもの、使う人の数で上限をかけるものがあります。自分の使い方で、どの上限に先に当たるかを考えて選ぶのが大事です。

Googleフォームでできること

Googleフォームは、Googleアカウントがあれば無料で使えるフォーム作成サービスです。申し込みフォームを無料で作るときに、最初に候補に挙がることが多いサービスです。

回答の上限

Googleのヘルプによると、2026年9月から、Googleフォームにはデータと回答に関する新しい上限が適用されています。

1 つのフォームにつき最大 50 万件の回答を受け取れるようになりました。上限に達した後も回答の受け付けを継続するには、フォームのオーナーが既存の回答をダウンロードして削除する必要があります。 出典: support.google.com

同じページでは、1つのフォームの合計の保存容量は最大1GBで、これにはフォーム自体と回答のデータが含まれ、回答者がアップロードしたファイルは含まれないと説明されています。一般的なセミナーや講座の申し込みで、この上限に達することはまずありません。

自動返信と通知

申し込みフォームでは、申し込んだ人に受け付けの確認を送る機能が欠かせません。Googleフォームでは、回答者のメールアドレスを収集する設定をオンにしたうえで、回答のコピーを回答者に送る設定にできます。Googleのヘルプによると、「回答のコピーを回答者に送信」で「リクエストされた場合」か「常に表示」を選べます。

ただし、送られるのは回答の内容のコピーで、「お申し込みありがとうございます。当日の案内は前日にお送りします」のような自由な文面の確認メールを送る機能ではありません。また、ヘルプには、迷惑メールのフィルタなどによって回答のコピーが届かない場合があるとも書かれています。

フォームを作った側は、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を設定すると、申し込みが届くたびにメールで知らせを受けられます。

Googleフォームが向いている場面

Googleフォームは、無料で上限を気にせず使え、回答をGoogleスプレッドシートにまとめられるのが強みです。社内のイベント、少人数の勉強会、1回きりのセミナーなど、申し込みを集めて一覧にできれば十分な場面に向いています。

formrunでできること

formrunは、無料のプランと有料のプランがあるフォーム作成サービスです。デザインのひな形が多く、ビジネス向けの申し込みフォームを見栄えよく作りたい場合の候補になります。

公式の料金ページによると、無料のFREEプランでは、フォームの作成数は1個、1フォームあたりの月の回答数は30件、チームのメンバーは1人までです。基本の機能として、フォームの作成、ファイルのアップロード、サイトへの埋め込みが使えます。

自動返信メール、重複した回答の防止、チャットへの通知などは、有料のBEGINNERプランから使える機能として紹介されています。BEGINNERプランは、年間契約で1か月あたり2,980円、単月契約で1か月あたり3,880円（いずれも税抜）で、フォームの作成数は5個、1フォームあたりの月の回答数は100件、メンバーは2人までです。

無料のプランは、1つのフォームで、月の申し込みが30件までの使い方なら十分です。申し込みの確認メールを自動で送りたい場合は、有料のプランを検討することになります。

フォームメーラーでできること

フォームメーラーは、無料プランと4つの有料プランがあるフォーム作成サービスです。

公式の料金ページによると、無料のFreeプランでは、フォームの作成数は5個、1つのフォームに入れられる項目は7つまで、受け付けられる回答は1時間あたり50件まで、回答の保存期間は6か月間です。フォームにはフォームメーラーの表記が入ります。回答した人への自動返信メールの文面の編集は、Freeプランでも使える機能として紹介されています。

有料のLiteプランは、クレジットカードの月額で1,485円（税込）で、フォームの作成数は10個、1つのフォームに入れられる項目は50までです。

Freeプランは、自動返信メールの文面を編集できる点が便利です。一方で、1つのフォームの項目が7つまでなので、名前、メールアドレス、電話番号、参加日、参加人数、質問欄と並べると、すぐに上限に近づきます。項目の少ない申し込みフォームに向いています。

申し込みフォームに入れる項目

ツールを選ぶ前に、申し込みフォームに入れる項目を決めておくと、項目の数の上限に当たるかどうかが分かります。申し込みフォームの項目は、必要最低限に絞るのが原則です。formrunのメディアでも、次のように書かれています。

項目数が多いと、「入力が面倒」だと感じてフォームから離脱される可能性が高まります。申し込みフォームにおいては「申し込み者の名前」「連絡先」を必要最低限として、目的に応じた項目を設置するようにしましょう。 出典: form.run

場面ごとの項目の例は次のとおりです。

場面	必ず入れる項目	必要に応じて入れる項目
セミナーの申し込み	名前、メールアドレス、参加する回	会社名、参加の方法（会場かオンラインか）、事前の質問
講座の受講申し込み	名前、メールアドレス、受講するコース	電話番号、受講の目的、これまでの経験
サービスの利用申し込み	名前、メールアドレス、申し込むプラン	会社名、電話番号、利用の開始希望日
イベントの参加申し込み	名前、メールアドレス、参加人数	子どもの年齢、食物アレルギーの有無、駐車場の利用

必要に応じて入れる項目は、申し込みの後で本当に使うかを考えて選びます。「念のため」で増やした項目は、申し込む人の手間を増やすだけで、使われないまま残りがちです。

申し込みフォームの作り方の手順

どのツールでも、申し込みフォームの作り方の流れはほぼ同じです。

1. 受け付ける内容を決める：何の申し込みか、定員、締め切り、料金を決める
2. 項目を決める：前の節の表を参考に、必要最低限の項目を書き出す
3. フォームを作る：ツールで項目を並べ、必須の項目を決める
4. 説明文を書く：フォームの冒頭に、申し込みの内容、締め切り、個人情報の利用目的を書く
5. 確認のメールを設定する：自動返信が使える場合は、受け付けた内容と今後の流れを書いた文面を用意する
6. 試しに申し込む：自分で一度申し込み、確認のメールが届くか、回答が正しく記録されるかを確かめる
7. URLを配る：メール、SNS、Webサイトでフォームのリンクを案内する

6の試しの申し込みは省略しないようにします。確認のメールが迷惑メールのフォルダに入る、スマートフォンで見ると項目が崩れる、といった問題は、自分で申し込んでみないと気づきません。試しの申し込みは、本番の前に削除しておきます。

説明文と確認メールの書き方

申し込みフォームは、項目だけでなく、フォームの冒頭の説明文と、申し込みの後に届く確認メールの文面で、申し込む人の安心感が変わります。

フォームの冒頭の説明文

フォームの冒頭には、次のことを短く書きます。

• 何の申し込みか（イベントや講座の名前）
• 日時、場所、料金
• 締め切りと定員
• 申し込みの後の流れ（確認メールが届く、参加の案内は前日に送る、など）
• 個人情報の利用目的
• 問い合わせ先

例文：〇月〇日（〇）19時から開催する「在宅ワークの始め方セミナー」（オンライン、参加無料）のお申し込みフォームです。定員30名、締め切りは〇月〇日です。お申し込み後、ご入力のメールアドレスに受付確認のメールをお送りします。参加用のURLは開催前日にお送りします。

確認メールの文面

自動返信の文面を自分で書ける場合は、次のことを入れます。

• 申し込みを受け付けたこと
• 申し込んだ内容（日時、コース、参加人数など）
• 今後の流れ（いつ、何が届くか）
• キャンセルや変更の方法
• 問い合わせ先

確認メールが届かないと、申し込んだ人は申し込みが完了したのか不安になり、問い合わせが増えます。フォームの完了画面にも「受付確認のメールが届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認ください」と書いておくと、問い合わせを減らせます。

定員と締め切りを管理する

セミナーやイベントの申し込みでは、定員と締め切りの管理が欠かせません。

締め切りの日時や回答数で受け付けを止める

多くのフォーム作成サービスには、受け付けを止める機能があります。Googleのヘルプによると、Googleフォームでは、公開済みのフォームの公開アイコンから「回答を受付中」をオフにすると、回答の受け付けを止められます。さらに、「回答を受付中」の「終了日または回答数の上限を設定」から、受け付けを終える日時や、受け付ける回答数の上限を設定できます。受け付けを終えたフォームを開いた人には、締め切られたことを知らせるメッセージが表示され、その文面も編集できます。

ただし、同じヘルプには、複数の人が同時に回答した場合は、回答数の上限に関係なく回答が受け付けられると書かれています。定員ちょうどで確実に止めたい場合は、上限の数を定員より少し少なめにするか、定員を超えた場合の扱いをフォームに書いておきます。

締め切りの日時に自動で止める機能がないツールを使う場合は、締め切りの時刻に手動で止める担当と時間を決めておきます。

定員に達したら止める

定員のある申し込みでは、定員に達した時点で受け付けを止める必要があります。回答数で自動的に止める機能がないツールでは、申し込みの数をこまめに確かめ、定員に近づいたら手動で止めます。止めるのが遅れて定員を超えた場合に備えて、「先着順で受け付け、定員を超えた場合はご連絡します」とフォームに書いておくと、トラブルを防げます。

キャンセル待ちを受け付ける

定員に達した後も、キャンセル待ちの申し込みを受け付けたい場合は、別のフォームを用意するか、フォームの中に「キャンセル待ちを希望する」の選択肢を加えます。キャンセルが出たときに、誰に、どの順番で連絡するかを決めておきます。

スマートフォンで入力しやすいフォームにする

申し込みフォームは、スマートフォンから入力されることが多くなっています。スマートフォンで入力しやすいフォームにするために、次の点に気をつけます。

• 項目を少なくし、縦にスクロールするだけで最後まで進めるようにする
• 選べるものは選択肢にして、文字の入力を減らす
• メールアドレスや電話番号の欄は、入力の形式を決められるツールなら、形式を指定する
• 長い説明は、フォームの冒頭に集め、項目の間に長い文章を入れない
• 作った後、自分のスマートフォンで実際に入力して、文字の大きさや選択肢の押しやすさを確かめる

1画面に1問ずつ表示する形のフォームは、スマートフォンでも迷わずに進めやすい形です。Halictの公式サイトでも、回答者に見えるのは目の前の1問だけという1画面1問の表示が紹介されています。

受け付け後の管理の比べ方

申し込みフォームのツールを選ぶとき、多くの人はフォームの作りやすさや見た目を比べます。けれど、実際の運用で手間がかかるのは、申し込みが届いた後です。ツールを比べるときは、次の項目も見ます。

比べる項目	確かめること
通知	申し込みが届いたとき、担当者にメールやチャットで知らせが届くか
自動返信	申し込んだ人に、自由な文面の確認メールを自動で送れるか
定員と締め切り	定員に達したら、または締め切りの日時が来たら、受け付けを止められるか
担当と状況	1件ごとに、担当者と対応の状況（未対応、対応中、完了など）を記録できるか
返信	申し込んだ人への返信を、同じ画面から送れるか。送ったことが記録に残るか
一斉の連絡	申し込んだ人全員に、当日の案内などをまとめて送れるか
書き出し	申し込みの一覧をCSVなどで書き出せるか
権限	複数の人で使うとき、見られる人や編集できる人を分けられるか
保存期間	申し込みのデータが、いつまで保存されるか

1回きりのイベントで申し込みが数十件なら、通知と自動返信と書き出しがあれば十分です。一方で、講座の申し込みを毎月受け付ける、複数の人で問い合わせに対応する、といった使い方では、担当と状況、返信、一斉の連絡の機能があるかどうかで、運用の手間が大きく変わります。

申し込みを表計算とメールで管理する限界

無料のフォームで申し込みを受け付ける場合、多くの人は次のように運用します。

1. フォームの回答を表計算ソフトに集める
2. 表に「担当」「対応状況」「返信日」の列を加え、手で埋める
3. 申し込んだ人への返信は、メールソフトから1件ずつ送る

申し込みが少ないうちは、この運用で十分に回ります。ところが、申し込みが増えたり、対応する人が複数になったりすると、次のようなことが起こりやすくなります。

• 誰が返信したのか、表とメールソフトの両方を見ないと分からない
• 同じ申し込みに2人が返信する、または誰も返信しない
• 表の対応状況の更新を忘れ、すでに対応した申し込みに再び連絡してしまう
• 当日の案内を全員に送るとき、表からメールアドレスを写し間違える

こうした場面で選択肢になるのが、フォームの道具のHalictです。公式サイトによると、フォームで届いた申し込み1件ごとに、担当者とステージ（未対応、対応中などの状況）を割り当てて管理でき、申し込んだ人への返信も同じ画面から送れます。一覧から選んでまとめて送る一斉送信や、宛名と回答の内容の差し込みにも対応し、送ったメールの開封とクリックも記録されます。フォームの送信直後に回答内容の控えを添えて自動返信を送ることもできます。料金は使う人数で決まり、1人で使うフリープランは0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限と案内されています。なお、一斉送信と開封の計測は、公式の料金ページでは月額7,800円（税抜）のチームプランから使える機能とされています。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

申し込みを集めて一覧にするだけで十分な場面では、Googleフォームなどの無料のフォームで足りています。表とメールソフトを行き来する運用が回らなくなってきたときに、受け付けた後の管理まで1つの画面で扱える道具を検討すれば十分です。

表計算ソフトで申し込みの一覧を整理するコツ

無料のフォームで受け付けた申し込みを表計算ソフトで管理する場合は、次の工夫をすると、表での管理でも漏れを減らせます。

• 回答が書き込まれる表と、自分たちが作業する表を分ける。回答の表に直接列を加えると、フォームの項目を変えたときに列がずれることがある
• 「対応状況」の列は、プルダウンで選ぶ形にして、表記をそろえる（未対応、返信済み、完了など）
• 「担当」の列も、名前を選ぶ形にする
• 未対応の行に色がつくように、条件付きの書式を設定する
• 1日の終わりに、未対応の行が残っていないかを確かめる担当を決める

複数の人で同じ表を使う場合は、誰がどの行を対応するかを先に決め、同じ申し込みに2人が返信しないようにします。返信した内容は、表の備考の列に短く書き残しておくと、次に同じ人から連絡があったときに経緯が分かります。

こうした工夫をしても、申し込みが増えると、表とメールソフトを行き来する手間そのものは減りません。表での管理に限界を感じたら、前の節で説明した、受け付けた後の管理まで扱える道具を検討する目安になります。

個人情報の扱いで守ること

申し込みフォームでは、名前やメールアドレスなどの個人情報を集めます。個人情報保護法は、個人情報を取得するときのルールを定めています。

個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

これは個人情報保護法の第21条です。さらに同じ条文の第2項では、本人から書面（フォームのような電子的なものを含む）で直接個人情報を集める場合は、あらかじめ本人に利用目的をはっきり示すよう求めています。申し込みフォームの冒頭か送信ボタンの近くに、次のような一文を書いておきます。

例文：ご入力いただいた個人情報は、本セミナーの運営と、開催に関するご連絡にのみ使用します。

あわせて、次のことも守ります。

• 申し込みの後に使わない項目は聞かない
• 申し込みの一覧を見られる人を、対応する人に限る
• イベントが終わった後など、不要になった個人情報は決めた時期に削除する
• 無料プランの回答の保存期間が決まっているツールでは、必要なデータを期間内に書き出しておく

個別の事情でどこまでの対応が必要かは、扱う情報や事業の内容によって変わります。迷うときは、個人情報保護委員会の相談窓口で確かめます。

無料プランを選ぶときに気をつけること

無料プランで申し込みフォームを作るときは、次の点に気をつけます。

上限に当たったときの動き

回答数の上限に当たったとき、受け付けが止まるのか、届いた回答が見られなくなるのかは、ツールによって違います。申し込みの締め切りの直前に上限に当たると、申し込みたい人が申し込めなくなります。申し込みが多く見込まれる場合は、上限に余裕のあるツールを選ぶか、有料プランを検討します。

ツールの表記

無料プランでは、フォームにツールの名前やロゴが表示されることが多くあります。社外の取引先や顧客から申し込みを受ける場合、表記が気になるかどうかを考えておきます。

データの保存期間

回答の保存期間が決まっているツールでは、期間を過ぎた回答が見られなくなることがあります。毎年同じイベントを開いて、前年の申し込みと比べたい場合などは、保存期間を確かめておきます。

後から移るときの手間

最初は無料のツールで始めて、申し込みが増えてから別のツールに移る、という進め方もあります。その場合に備えて、回答をCSVなどで書き出せるか、移る先のツールが取り込みに対応しているかを確かめておくと、移るときの手間が減ります。

有料のフォームツールを検討する場面と費用の考え方

無料プランで始めても、申し込みの運用が広がると、有料のプランを検討する場面が出てきます。費用を考えるときは、プランの料金だけでなく、今の運用にかかっている時間と比べます。

たとえば、毎月の講座の申し込みが100件あり、1件ごとに表計算ソフトへの記入、確認のメール、当日の案内の送信に合わせて5分かかっているとすると、1か月で500分、8時間を超える作業になります。有料のプランで、自動返信、一斉の連絡、担当と状況の管理が使えるようになり、この作業が半分になれば、1か月に4時間ほどの時間が生まれます。その時間の価値と、プランの料金を比べて判断します。

有料のプランを選ぶときは、次の点も確かめます。

• 料金が税込か税抜か、月払いか年払いか
• 料金が何で決まるか（使う人の数、フォームの数、回答の数）
• 必要な機能が、そのプランに含まれているか（上のプランでしか使えない機能がないか）
• 無料で試せる期間があるか
• 解約したときに、データを書き出せるか

料金の決まり方はツールによって違うので、自分の使い方で、1年間にいくらかかるかを計算して比べると、判断しやすくなります。

場面別のツールの選び方

ここまでの比べ方をもとに、場面ごとの選び方の目安を整理します。

場面	選び方の目安
社内の勉強会や、1回きりの小さなイベント	Googleフォームで十分。回答をスプレッドシートにまとめて管理する
月に数十件までの申し込みで、見た目を整えたい	formrunの無料プランの範囲（1フォーム・月30件）に収まるかを確かめる
項目が少なく、確認メールの文面を自分で書きたい	フォームメーラーの無料プランの範囲（項目7つまで）に収まるかを確かめる
毎月の講座や、複数の人で対応する申し込み	担当と状況の管理、返信、一斉の連絡の機能があるツールを比べる

どのツールでも、まず無料の範囲で1つのフォームを作り、自分で試しに申し込んでから決めるのが確実です。作る画面の使いやすさ、届く確認メールの見え方、回答の一覧の見やすさは、実際に触ってみないと分かりません。

申し込みが集まらないときに見直すこと

フォームを公開しても申し込みが集まらない場合は、フォームそのものと、フォームまでの道筋の両方を見直します。

• フォームのURLが、案内のメールやWebサイトの分かりやすい場所にあるか
• フォームの冒頭で、何の申し込みかがすぐに分かるか
• 項目が多すぎないか。必須でない項目まで必須にしていないか
• スマートフォンで入力しにくくないか
• 申し込みの締め切りや定員が、案内と食い違っていないか

フォームを開いた人の数と、申し込んだ人の数を比べられるツールでは、その割合を見ると、問題がフォームにあるのか、フォームまでの道筋にあるのかを切り分けられます。フォームを開いた人が少ないなら案内の仕方を、開いた人は多いのに申し込みが少ないならフォームの中身を見直します。

在宅の仕事から見た、フォームの仕組みづくり

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた編集部の立場から見ると、申し込みフォームや問い合わせフォームの作成と運用は、在宅で受けやすい事務の仕事の1つです。フォームを作るだけでなく、受け付けた後の確認メールの文面、対応の手順、申し込みの一覧の整理まで一緒に引き受けられると、継続して頼まれやすくなります。

申し込みを集める仕組みは、マーケティングの仕事とも深くつながっています。どの経路からの申し込みが多いか、どの項目で入力をやめる人が多いかを確かめて改善する仕事については、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で紹介しています。フォームと他のツールをつなぎ、受け付けの作業を自動にする支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で確認できます。

申し込みフォームを無料で作るツールは、フォームの作りやすさではなく、無料の範囲の上限と、受け付けた後の管理のしやすさで選ぶと失敗が減ります。まずは自分の申し込みフォームに入れる項目と、月に届く申し込みのおおよその数を書き出してみてください。

よくある質問

Q. 申し込みフォームはGoogleフォームで十分ですか？

申し込みを集めて一覧にできれば十分な場面なら、Googleフォームで十分です。Googleアカウントがあれば無料で使え、1つのフォームで最大50万件まで回答を受け付けられます。一方で、申し込んだ人に自由な文面の確認メールを自動で送ったり、1件ずつ担当と対応状況を管理したりするには工夫が要るため、そうした管理が必要なら他のツールも比べてみましょう。

Q. 無料のフォームで、申し込んだ人に確認メールを自動で送れますか？

ツールによって違います。Googleフォームは、メールアドレスを収集する設定にすると、回答のコピーを回答者に送れます。フォームメーラーの無料プランは、自動返信メールの文面を編集できると案内されています。formrunでは、自動返信メールは有料のプランから使える機能とされています。使う前に、各ツールの公式の料金ページで確かめてください。

Q. 申し込みフォームにはどんな項目を入れればよいですか？

名前と連絡先（メールアドレス）を最低限とし、何の申し込みかによって必要な項目を加えます。セミナーなら参加する回、講座なら受講するコース、イベントなら参加人数などです。申し込みの後で使わない項目は入れないのが原則で、項目が多いほど入力の途中でやめる人が増えます。個人情報の利用目的もフォームに必ず書いておきましょう。

Q. 無料プランから有料プランに切り替える目安は何ですか？

無料プランの上限（フォームの数、月の回答数、項目の数、使う人の数）に近づいてきたとき、確認メールの自動送信など有料のプランの機能が必要になったとき、複数の人で申し込みに対応するようになったときが目安です。上限に当たって申し込みを受け付けられなくなる前に、余裕を持って切り替えを検討しましょう。