Teamsの使い方の基本と、チャットや会議をほかの仕事の道具と並べて使う工夫

2026年1月14日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓チャット・チームとチャネル・会議・ファイル共有の4つに絞って手順で解説
✓無料版と法人向けプランの違い
✓複数の組織とやり取りするときの注意

取引先から「打ち合わせはTeamsでお願いします」と言われて、慌ててアプリを入れた。そんな経験のある人は多いはずです。Teamsは機能が多く、最初は画面のどこを触ればよいのか迷いますが、仕事で使う基本はチャット、チームとチャネル、会議、ファイル共有の4つだけです。

この記事では、Teamsの使い方をこの4つに絞って、料理のレシピのように手順で整理します。無料版と法人向けプランの違い、スマホでの使い方、通知の整え方、そして複数の取引先とやり取りする人がつまずきやすい点と、その対処の工夫まで順に見ていきます。

Teamsとは何か、何ができるのか

Microsoft Teams（チームズ）は、Microsoftが提供しているコミュニケーションの道具です。チャット、ビデオ会議、通話、ファイルの共有を1つのアプリでまとめて扱えます。社内の連絡に使う会社はもちろん、外部の協力者や取引先との打ち合わせに使う会社も多く、フリーランスや副業で仕事を受ける人にとっても、避けて通れない道具になっています。

4つの基本機能

Teamsでできることは多岐にわたりますが、仕事で使う場面のほとんどは次の4つでまかなえます。

機能	使う場面
チャット	1対1や少人数での連絡、ちょっとした相談
チームとチャネル	プロジェクトや部署ごとの話題をまとめて残す
会議	ビデオ会議、画面の共有、打ち合わせの録画
ファイル共有	資料の受け渡し、共同での編集

最初からすべてを使いこなそうとする必要はありません。まずはチャットと会議の2つを覚えれば、取引先とのやり取りは問題なくこなせます。チームとチャネル、ファイル共有は、使う場面が来たときに覚えれば十分です。

メールとの違い

Teamsのチャットはメールよりも気軽で、返信も早くなりがちです。件名や「お世話になっております」といった定型のあいさつを省いて、要件だけを短く送るのが一般的です。一方で、正式な見積もりや契約に関わる連絡は、記録として残しやすいメールで送るよう求める会社もあります。取引先ごとに、どの連絡をどちらで送るかを最初に確かめておくと、行き違いが防げます。

Teamsのチャットは、送ったあとに内容を編集したり削除したりできることがあります。メールのように送った内容がそのまま相手の手元に残る道具とは性格が違うので、金額や期限のように後で確かめたい内容は、会議のあとにメールでも送っておくと安心です。

Teamsが広く使われている背景

在宅勤務やオンラインでの打ち合わせが当たり前になり、会社の外にいる人とも同じ道具で連絡を取り合う働き方が広がりました。とくに、すでにWordやExcel、Outlookを使っている会社では、同じMicrosoftの道具であるTeamsを選ぶことが多くあります。動画編集やデザインのように外部の人に仕事を頼むことが多い分野でも、発注する会社の環境に合わせてTeamsで連絡を取る場面はよく見られます。

Teamsの種類と料金を確かめる

Teamsには、無料で使える版と、法人向けの有料プランがあります。自分が使うのはどちらなのかを知っておくと、できることとできないことの区別がつきます。

無料版のTeams

Microsoftの公式ページでは、Teams無料版でチャットやファイル共有、会議ができると案内されています。会議は参加者に招待リンクを送る形で開くことができ、無料で60分まで利用できるとされています。個人で使う場合や、家族やサークルとの連絡に使う場合は、無料版で足りることが多いでしょう。

法人向けのプラン

会社で使う場合は、法人向けのプランを契約していることがほとんどです。Microsoftの公式ページで2026年10月時点に確認できる主な価格（ユーザー1人あたり、年払いの場合の月額相当、税抜）は次のとおりです。

プラン	価格	主な内容
Microsoft Teams Essentials	599円	チャット、通話、ビデオ会議、1人あたり10GBのクラウドストレージ
Microsoft 365 Business Basic	1,049円	Teamsに加え、Web版とモバイル版のWord・Excelなど、1人あたり1TBのストレージ
Microsoft 365 Business Standard と Microsoft 365 Copilot Business	3,523円	デスクトップ版のアプリとAIの機能を組み合わせたプラン

Teams Essentialsは、Teamsの会議やチャットだけを使いたい小さな会社向けのプランです。Business Basic以上のプランは、メールや文書作成のアプリまで含めたまとまった契約になります。価格は改定されることがあるので、契約を考えるときは公式ページで最新の金額を確かめてください。

外部の協力者として参加する場合

フリーランスや副業で仕事を受ける人は、自分で有料プランを契約しなくても、取引先の会社のTeamsに「ゲスト」として招待されて参加することがあります。この場合、使える機能は招待した会社の設定によって決まります。ファイルの編集ができない、チャネルが見えない、といったときは、自分の操作の問題ではなく、相手の会社の設定によることがあるので、担当者に確かめてみてください。

はじめる準備：インストールとサインイン

Teamsを使い始めるには、アプリを入れてサインインします。ここでのつまずきを減らしておくと、初めての打ち合わせで慌てずに済みます。

手順1：使う場所を決める

Teamsは、パソコンのアプリ、ブラウザ、スマホのアプリのどれでも使えます。パソコンでは、アプリを入れるとブラウザよりも通知が届きやすく、会議の画質や操作も安定しやすい傾向があります。一時的な打ち合わせだけなら、アプリを入れずにブラウザから会議に参加することもできます。

手順2：サインインするアカウントを確かめる

Teamsでつまずく原因の多くは、アカウントの取り違えです。会社から渡された仕事用のアカウント、個人で作ったMicrosoftアカウント、取引先からゲストとして招待されたアカウントは、それぞれ別物です。招待のメールがどのメールアドレスに届いたかを確かめ、そのアドレスでサインインします。

手順3：プロフィールと状態を整える

サインインしたら、プロフィールの写真と表示名を確認します。取引先とやり取りするなら、本名か仕事で使っている名前にしておくと、相手が誰か分かりやすくなります。

画面上部の自分のアイコンからは、「連絡可能」「取り込み中」「退席中」といった状態を切り替えられます。作業に集中したい時間に「取り込み中」にしておくと、相手に今は返信が遅れることが伝わります。

手順4：カメラとマイクを試す

初めての会議の前に、カメラとマイク、スピーカーが正しく動くかを確かめておきます。設定の画面から、使う機器を選んでテストできます。本番の数分前に試すのではなく、前日までに一度確かめておくと安心です。

公式の手順を紹介している記事でも、準備が整ったら実際に操作して感覚をつかむことが勧められています。

環境が整ったら、実際に操作して感覚をつかみます。チャットは左側メニューから開始でき、相手の名前を入力するだけで送信できます。ファイルを送りたい場合は、メッセージ入力欄の添付アイコンを使いましょう。出典: freee.co.jp

とりあえず覚えたい基本操作1：チャット

チャットは、Teamsでいちばんよく使う機能です。1対1でも、数人のグループでも使えます。

チャットを始める手順

画面の左側にあるメニューから「チャット」を開き、新しいチャットのボタンを押します。宛先の欄に相手の名前やメールアドレスを入れ、メッセージを書いて送信します。グループでのチャットにしたい場合は、宛先に複数の人を入れます。グループのチャットには名前を付けられるので、「〇〇案件の連絡」のように分かりやすい名前にしておくと、あとから探しやすくなります。

返信と反応の使い分け

メッセージにはそれぞれ返信ができるほか、いいねなどの反応を付けることもできます。「確認しました」と書くほどではない連絡には、反応を付けるだけで、読んだことが相手に伝わります。やり取りが増えて会話が流れやすいときは、相手のメッセージを引用して返信すると、どの話への返事なのかが分かりやすくなります。

書式を整えて読みやすくする

長めの連絡を送るときは、入力欄の書式のボタンから、箇条書きや太字を使えます。修正の依頼を3つまとめて送る、といった場面では、番号付きの箇条書きにするだけで相手の読みやすさが大きく変わります。

送る前に気をつけたいこと

チャットは手軽な分、つい思いついたことを細切れに送ってしまいがちです。相手にとっては、通知が何度も鳴ることになります。要件はできるだけ1つのメッセージにまとめ、急ぎでない連絡は相手の勤務時間に合わせて送ると、やり取りがなめらかになります。

基本操作2：チームとチャネル

チームとチャネルは、話題ごとに会話や資料を整理するための仕組みです。最初は分かりにくいところですが、仕組みが分かれば難しくありません。

チームとチャネルの関係

「チーム」は、一緒に仕事をする人の集まりです。部署やプロジェクトごとに作られます。「チャネル」は、チームの中の話題ごとの部屋です。たとえば「動画制作チーム」の中に、「全体連絡」「編集の進み具合」「素材の受け渡し」といったチャネルがある、という形です。

チャットが個人どうしの会話なのに対して、チャネルでの会話はチームのメンバー全員が見られる場所に残ります。あとから参加した人も過去のやり取りを読めるので、プロジェクトの経緯を共有するのに向いています。

チャネルで投稿する手順

チームの一覧から参加しているチームを選び、話題に合ったチャネルを開きます。投稿の欄に内容を書いて送信します。特定の人に読んでほしいときは、半角の「@」に続けて名前を入れると、その人に通知が届きます。

返信は「スレッド」でつなげる

チャネルでは、ある投稿への返信は、その投稿の下につながる形で表示されます。新しい投稿として書いてしまうと、話題がばらばらに並んで追いにくくなります。返信するときは、元の投稿の「返信」から書くのが基本です。

動画編集の案件でよくあるのが、修正の指示が別々の投稿に散らばり、どれが最新の指示なのか分からなくなるケースです。1本の動画につき1つの投稿を立て、修正のやり取りはすべてその下に返信としてつなげる、と最初に決めておくと、取り違えが起きにくくなります。

基本操作3：会議の開き方と参加の仕方

会議は、Teamsでチャットの次によく使う機能です。参加するだけなら、操作はとても簡単です。

招待された会議に参加する

会議に招待されると、メールやTeamsのカレンダーに会議の予定が届きます。開始時刻になったら、予定の中の「参加」を押します。参加の前の画面で、カメラとマイクのオン・オフや、背景のぼかしを選べます。準備ができたら「今すぐ参加」を押して会議に入ります。

自分で会議を開く

自分で会議を開くときは、Teamsのカレンダーから新しい会議を作成し、件名、日時、参加者を入れて保存します。参加者には招待が届きます。今すぐ打ち合わせをしたいときは、チャットの画面から通話や会議を始めることもできます。

画面の共有

会議中に資料や作業中の画面を見せたいときは、会議の画面にある共有のボタンを押し、共有する画面やウィンドウを選びます。画面全体を共有すると、届いた通知や別の資料まで相手に見えてしまうことがあります。見せたいウィンドウだけを選んで共有するほうが安全です。

動画の確認を会議で行うときは、音声も一緒に共有する設定にしないと、相手に音が届きません。共有の前に、コンピューターの音声を含めるかどうかの設定を確かめておくと、会議の途中で慌てずに済みます。

会議の録画と文字起こし

プランや会社の設定によっては、会議を録画したり、話した内容を文字に起こしたりできます。録画を始める前には、参加者に録画することを伝えるのがマナーです。録画や文字起こしが使えるかどうかは、契約しているプランと会社の設定で変わります。

基本操作4：ファイルの共有

Teamsでは、チャットやチャネルにファイルを添付して共有できます。

ファイルを送る手順

メッセージの入力欄にある添付のアイコンを押し、パソコンからファイルを選びます。送ったファイルは、チャットやチャネルの「ファイル」の一覧からも探せます。

大きなファイルの扱い

動画の素材や完成データのように容量の大きいファイルは、Teamsに直接添付するのではなく、共有のクラウドストレージに保存してリンクを送る方法をとる会社もあります。プランによって使えるクラウドストレージの容量が違うので、大きなファイルをやり取りする場合は、取引先とどの方法で受け渡すかを最初に決めておくと安心です。

共同で編集する

WordやExcel、PowerPointのファイルは、Teamsの中で開いて、複数の人が同時に編集できることがあります。メールで添付ファイルを送り合うと「どれが最新版か分からない」状態になりがちですが、1つのファイルを共同で編集すれば、その心配がありません。

スマホでTeamsを使うときのポイント

外出先でもTeamsの連絡を確認したいときは、スマホのアプリが便利です。iPhoneならApp Store、AndroidならGoogle Playからアプリを入れ、パソコンと同じアカウントでサインインします。

スマホでできること

スマホのアプリでも、チャット、チャネルへの投稿、会議への参加、ファイルの確認ができます。移動中に会議の音声だけを聞く、急ぎのチャットに短く返信する、といった使い方に向いています。

スマホで気をつけたいこと

スマホは画面が小さいため、長い資料を読んだり、画面を共有したりする作業には向きません。会議で資料を見せる役割があるときは、パソコンから参加するほうが確実です。

また、スマホのアプリは、仕事以外の時間にも通知が届きます。休日や夜に通知が鳴り続けると、気が休まりません。アプリの設定で、通知を受け取る時間を決めておくと、仕事と生活の区切りがつけやすくなります。

通知を整えて、見落としと疲れを減らす

Teamsの通知は、初期設定のままだと多すぎると感じる人が少なくありません。一方で、通知を切りすぎると大事な連絡を見落とします。ちょうどよい設定を探すことが、Teamsを快適に使うコツです。

通知の優先順位を決める

おすすめは、「自分宛て」の通知だけは確実に受け取り、それ以外は控えめにする設定です。チャットで直接届いたメッセージや、「@」で自分の名前を呼ばれた投稿は、すぐに知りたい連絡です。一方、参加しているチャネルのすべての投稿に通知が来ると、それだけで集中が途切れます。

設定の画面にある通知の項目で、チャットや自分宛ての投稿の通知はオンのまま、チャネルの一般的な投稿は通知を控える形に整えると、見落としと疲れのバランスがとれます。

チャネルごとに通知を変える

チャネルごとに通知の設定を変えることもできます。自分が担当している案件のチャネルはすべての投稿を通知し、あまり関わらないチャネルは通知を切る、といった使い分けができます。

集中する時間をつくる

作業に集中したい時間は、状態を「応答不可」にすると、通知の表示が抑えられます。動画の編集のように長い時間集中が必要な作業では、1時間ごとにTeamsを確認する、と決めてしまうのも1つの方法です。

Teamsでよくあるトラブルと直し方

Teamsを使い始めたばかりのころは、思わぬところでつまずきます。よくある困りごとと、まず試したい直し方を整理しておきます。

相手の声が聞こえない、自分の声が届かない

会議でいちばん多いのが音のトラブルです。まず、会議の画面でマイクがオフになっていないかを確かめます。オンになっているのに声が届かない場合は、設定の「デバイス」で、使っているマイクとスピーカーが正しく選ばれているかを確認します。イヤホンを抜き差ししたあとや、外部のマイクをつないだあとは、Teamsが別の機器を選んだままになっていることがあります。

パソコンの設定でTeamsにマイクやカメラの使用が許可されていないと、Teamsの中でいくら設定しても動きません。初めて使うときは、パソコンのプライバシーの設定も確かめてみてください。

会議に参加できない

招待のリンクを開いても会議に入れないときは、サインインしているアカウントを確かめます。会社の会議は、招待されたメールアドレスでサインインしていないと参加できない設定になっていることがあります。主催者が「ロビー」で参加を待たせる設定にしている場合は、主催者が許可するまで待つ必要があります。

通知が届かない

チャットの通知が届かない場合は、Teamsの通知の設定と、パソコンやスマホ本体の通知の設定の両方を確かめます。どちらか一方でもオフになっていると通知は表示されません。状態が「応答不可」のままになっていないかも確認しましょう。

画面の共有で相手に見えない

画面を共有しているのに相手に見えない場合、パソコンの設定で画面の収録が許可されていないことがあります。とくにMacでは、システムの設定でTeamsに画面の収録を許可する必要があります。許可したあとは、Teamsを一度終了してから開き直すと反映されます。

どのトラブルでも、まずアプリを最新の版に更新し、それでも直らなければ一度サインアウトしてからサインインし直す。この2つを試すだけで解決することは少なくありません。

打ち合わせの前後でやっておくと信頼されること

Teamsの操作を覚えたら、次は使い方の質です。会議の前後のちょっとした準備で、相手の印象は大きく変わります。

会議の前に議題を送る

会議の前日までに、チャットで「明日の打ち合わせで確認したいこと」を箇条書きで送っておきます。相手も準備ができるので、会議の時間が短く済み、決めるべきことが確実に決まります。

会議の冒頭で終わりの時刻を確かめる

「今日は30分の予定でよろしいでしょうか」と最初に確かめるだけで、話が長引くのを防げます。無料版のように会議の時間に上限がある場合は、とくに大切です。

会議のあとに要点を送る

会議が終わったら、決まったこと、次にやること、期限をチャットで送ります。たとえば動画の修正の打ち合わせなら、「テロップの色を変更」「BGMを差し替え」「金曜の正午までに再提出」のように短く並べます。言った言わないのすれ違いを防げるうえ、相手が社内で共有するときにもそのまま使えます。

この3つは、どれも数分でできることです。けれど、続けている人とそうでない人では、取引先からの信頼に大きな差がつきます。

外部の人と情報をやり取りするときの注意

Teamsは便利な分、情報が広がるのも速い道具です。とくに会社の外の人とやり取りするときは、何をどこまで共有してよいかを意識しておく必要があります。

共有する範囲を確かめる

チャネルに投稿した内容や添付したファイルは、そのチームのメンバー全員が見られます。外部の協力者がゲストとして参加しているチームでは、社内向けの情報を誤って投稿しないよう気をつけます。迷ったときは、特定の人とのチャットで送るほうが安全です。

個人情報や未公開の情報の扱い

顧客の名前や連絡先、発売前の商品の情報などは、取引先との約束で扱いが決まっていることがあります。秘密保持の契約を交わしている場合は、その内容に沿って、Teamsで送ってよい情報と、別の方法で受け渡す情報を分けます。

会議の録画と画面の共有

会議を録画すると、画面に映ったものや話した内容がすべて記録に残ります。録画の前には参加者の了承を得て、録画したファイルを誰が見られるかも確かめておきます。画面を共有するときは、デスクトップに並んだほかの取引先のファイル名や、通知の内容が映り込まないよう、見せたいウィンドウだけを選びます。

仕事が終わったあと

案件が終わったら、取引先のチームから外れる、手元に保存したファイルを契約に沿って削除する、といった後始末も大切です。相手の会社が外部の人のアクセスを整理してくれることもありますが、自分の側でも確認しておくと、のちのトラブルを防げます。

複数の組織とTeamsでやり取りするときの注意

フリーランスや副業で働く人は、複数の取引先とTeamsでつながることがあります。ここで多いのが、組織の切り替えにまつわる困りごとです。

組織ごとに画面が分かれる

ゲストとして複数の会社のTeamsに招待されると、会社ごとに画面が分かれます。A社のチャットを見ている間は、B社の新しい連絡に気づきにくいことがあります。アプリの中で組織やアカウントを切り替えて確認する必要があるため、取引先が増えるほど確認の手間も増えていきます。

確認の時間を決める

取引先が3社、4社と増えてきたら、「朝と昼と夕方に、すべての組織を確認する」と決めておくと、返信の遅れを防げます。切り替えを忘れやすい人は、紙やメモアプリに確認のチェックリストを用意するだけでも効果があります。

連絡の道具がTeams以外にも広がる

実際には、取引先によって連絡の道具はTeams、Slack、Chatwork、メールとばらばらです。仕事を始めたばかりの人は、ある取引先はTeams、別の取引先はSlack、というように道具が増えるたびに、通知を見落としたり、ブラウザのタブを探し回ったりしがちです。道具の数が増えたときこそ、確認の仕組みを整えておくことが、信頼される仕事の土台になります。

Teamsをほかの仕事の道具と並べて使う工夫

複数の連絡の道具を使い分ける人がとれる工夫は、大きく分けて3つあります。

工夫1：パソコンのアプリとブラウザを使い分ける

よく使う取引先のTeamsはパソコンのアプリで開き、ほかの道具はブラウザのタブで開く、という使い分けです。手軽に始められますが、タブが増えるとどれがどれか分からなくなり、通知も見落としやすくなります。

工夫2：ブラウザのプロファイルで分ける

ブラウザの「プロファイル」の機能を使うと、取引先ごとにログイン状態を分けて保存できます。A社用、B社用とプロファイルを分ければ、アカウントの取り違えを防げます。ただし、プロファイルごとに窓が分かれるので、行き来の手間は残ります。

工夫3：複数のウェブアプリを1つの窓に集めるアプリを使う

もう1つの方法は、Teams、Gmail、Slackのようなウェブアプリを1つの窓に集めて扱うアプリを使うことです。サービスごとにログイン状態を分けて保存でき、通知を1か所に集められるものが多くあります。

Macで無料から試せる選択肢

Macを使っている人の候補の1つに、SpaceDeckがあります。公式サイトによると、SpaceDeckは毎日使うウェブアプリを1つの窓に集めて使うmacOS用のアプリで、アプリごとに独立した領域でログイン状態を別々に保存し、キー操作で切り替えられます。ブラウザで開けるアプリであれば追加でき、全アプリの通知を1つのベルに集める機能もあります。仕事用のアプリのまとまりを「本業」と「副業」、「会社A」と「会社B」のように分けて使える作りです。

インストールから14日間はすべての機能を使え、カードの登録は不要です。14日を過ぎると無料版になり、ワークスペース1つ、1つのワークスペースあたりアプリ3つまで使えます。同じサービスに複数のアカウントで同時に入る機能はPro向けで、Proは月額980円、年額8,800円、買い切り19,800円と案内されています。詳しくはSpaceDeckの公式サイトで確認できます。SpaceDeckは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Windowsを使っている人や、取引先が1社か2社でTeamsだけで足りている人は、Teamsのアプリとブラウザのプロファイルで十分なことも多いはずです。自分がいくつの道具を、いくつのアカウントで使っているかを数えてから選ぶのが確実です。

在宅で働く人にとって、Teamsは仕事の入り口になる

Teamsの使い方を身につけることは、在宅で仕事を受ける人にとって、取引先との信頼を築く第一歩です。連絡が早く、会議の準備が整っていて、ファイルの受け渡しで迷わない。それだけで「この人に任せると楽だ」と感じてもらえます。

Teamsのような道具を使いこなす力は、さまざまな仕事で求められています。会社の業務にTeamsやAIの道具を取り入れる手伝いは、AIコンサル・業務活用支援のお仕事として募集されています。Teamsと社内のシステムをつなぐような開発はアプリケーション開発のお仕事の領域で、収入の目安はソフトウェア作成者の年収・単価相場で確認できます。会議の内容をもとに記事や報告書を作る仕事に関心があれば、著述家，記者，編集者の年収・単価相場も参考になります。

会社の側から見ると、在宅勤務の環境を整えるときに使える支援もあります。テレワークの導入に関わる支援はテレワーク助成金 2026で、未経験の人を試行的に雇い入れる場合の助成はトライアル雇用助成金 2026で整理されています。

20年この市場を見てきた立場から言えば、在宅の仕事で長く続く人ほど、連絡の道具の使い方を相手に合わせ、「この人とのやり取りは楽だ」という関係づくりに時間を使っています。依頼する側と受ける側が仲介の手数料0%で直接やり取りできれば、同じ予算でより多くの仕事を頼めて、受ける側の手取りも厚くなります。道具を使いこなすことは、その関係を支える土台です。

よくある質問

Q. Teamsは無料で使えますか？

個人向けの無料版があり、チャットやファイル共有、会議ができます。Microsoftの公式ページでは、無料版の会議は60分まで利用できると案内されています。会社で使う場合は、Teams Essentialsや Microsoft 365 のプランなど法人向けの有料契約が一般的です。取引先からゲストとして招待される場合は、自分で有料プランを契約しなくても参加できます。