結論から話すコツ｜報告と相談で伝わる話し方の型

「結論から話して」と言われても、いざ話し始めると経緯から説明してしまい、途中で相手の表情が曇っていくのが分かる、という経験は多くの人にあります。結論から言うと、結論から話せないのは話す力の問題ではなく、話す前に結論を決めていないことが原因です。話し始める前に「相手に一番伝えたいことは何か」を1文にしておけば、あとはその1文を最初に言うだけで、話はぐっと伝わりやすくなります。この記事では、結論から話すための準備、話の型、報告・相談・連絡など場面ごとの言い方の例、冷たく聞こえないための工夫、毎日できる練習法を順に紹介します。報告の中身を文字で共有して口頭の説明を短くする方法の1つとして、プロジェクト管理ツールのPinatecaの使い方もあわせて取り上げます。

なぜ結論から話すと伝わるのか

結論から話すことがすすめられるのは、聞く人の頭の使い方に合っているからです。

聞く人は「何の話か」が分かるまで落ち着かない

話を聞くとき、人は「この話は何についての話で、自分は何をすればよいのか」を探しながら聞いています。最初に結論が示されないと、聞く人は話の行き先が分からないまま、細かな経緯を覚えておかなければなりません。最初に結論を聞けば、その後の説明を「結論の理由」「結論の具体例」として整理しながら聞けるので、内容が頭に入りやすくなります。

文書の書き方の手引にも同じ考え方がある

文化審議会が国の文書の書き方の手引としてまとめた「公用文作成の考え方」には、次のように書かれています。

結論は早めに示し、続けて理由や詳細を説明する 出典: 文化審議会「公用文作成の考え方」（令和4年1月）

同じ手引では、文書の結論はできれば最初の段落で示し、最後まで読まないと何を言おうとしているか分からないような書き方は避けると説明されています。文書のための考え方ですが、話すときにもそのまま当てはまります。

忙しい相手ほど結論を求めている

上司や取引先は、1日の中で多くの報告や相談を受けています。限られた時間の中で判断をするには、まず結論を知り、詳しい説明が必要かどうかを自分で決めたいと考えます。結論から話すことは、相手の時間を大切にすることでもあります。

結論から話せない3つの原因

結論から話そうと思っていても、実際には経緯から話してしまう人は少なくありません。原因は主に3つあります。

1. 話す前に結論を決めていない

もっとも多い原因は、話しながら考えていることです。頭の中が整理されていないまま話し始めると、思い出した順に話すことになり、自然と時系列の説明になります。結論から話すには、話し始める前に結論を決めておく必要があります。

2. 結論を言うのが怖い

悪い知らせや、相手の期待に沿わない結論ほど、最初に言いにくいものです。言い訳や経緯を先に話して、相手の反応を和らげたい気持ちが働きます。しかし、悪い知らせほど早く伝わったほうが、相手は早く手を打てます。

3. 結論が何かを分かっていない

報告や相談の場面では、「何が結論なのか」自体があいまいなこともあります。報告なら「結果どうなったか」、相談なら「何を決めてほしいか」が結論です。場面ごとに結論の中身を知っておくと、迷わずに話し始められます。

話す前の30秒の準備

結論から話すために、話し始める前に30秒だけ準備の時間を取ります。

1. 相手に一番伝えたいことを1文にする

まず、「この話で相手に一番伝えたいことは何か」を1文にします。報告なら「〇〇の件は、予定どおり金曜日に終わります」、相談なら「〇〇の対応について、A案とB案のどちらで進めるかを決めていただきたいです」のような1文です。この1文が言えれば、話の半分は終わっています。

2. 相手にしてほしいことを決める

次に、話を聞いた相手にしてほしいことを決めます。知っておいてほしいだけなのか、判断してほしいのか、手伝ってほしいのかで、話の締めくくりが変わります。してほしいことが決まっていないと、話を聞いた相手は「それで、どうすればいいの」と困ってしまいます。

3. 理由を3つまでに絞る

結論を支える理由は、多くても3つまでに絞ります。理由が5つも6つもあると、聞く人は覚えきれず、かえって結論がぼやけます。一番強い理由を1つ選び、必要なら2つ目、3つ目を加えます。

4. 聞かれそうな質問を考える

最後に、相手から聞かれそうな質問を1つか2つ考えておきます。「なぜその案なのか」「いつまでにできるのか」「費用はいくらか」といった質問です。答えを用意しておけば、結論のあとの説明を短くでき、質問されたときにも落ち着いて答えられます。

結論から話す型：PREP法

結論から話す型として広く知られているのが、PREP法です。話を4つの部分に分け、決まった順番で話します。

PREP法の4つの部分

• P（Point）：結論。最初に、一番伝えたいことを言う
• R（Reason）：理由。結論の理由を説明する
• E（Example）：具体例。理由を裏付ける事実や例を示す
• P（Point）：結論。最後に、もう一度結論を言う

PREP法で話す例

たとえば、新しい会議室の予約の方法を提案する場面なら、次のようになります。

• 結論：会議室の予約を、紙の予約表から共有のカレンダーに変えたいと考えています。
• 理由：紙の予約表だと、席を離れているときに予約の状況が分からず、同じ時間に2つの予約が入ることがあるからです。
• 具体例：先月だけで、会議室の予約が重なったことが3回ありました。そのうち1回は取引先との打ち合わせで、急いで別の部屋を探すことになりました。
• 結論：こうした重なりを防ぐために、来月から共有のカレンダーで予約するようにしたいと考えています。

最初と最後の両方で結論を言うので、途中の説明で聞く人の注意がそれても、最後に何の話だったかを思い出せます。

結論・理由・理由の詳細の3段階で話す

PREP法と同じ考え方で、もう少し簡単な型もあります。話し方の研修を行う会社のコラムでは、結論から話す練習の方法として、次のような型が紹介されています。

この話し方に慣れるために、実際に「論理的話法フレーム」を使って、話を構成してみましょう。そして、結論から話す練習をしてみてください。 出典: KEE'S「結論から話す練習とは」

同じコラムでは、「結論、理由、理由の詳細」の3段階で話す型が紹介されています。PREP法の最後の結論を省いた形と考えると覚えやすく、短い報告ではこちらのほうが使いやすい場面もあります。

報告を結論から話す

報告は、結論から話すことが最も求められる場面です。報告の結論は、「結果どうなったか」です。

進み具合の報告の例

「〇〇の資料は、予定どおり金曜日に仕上がります。今日の時点で8割まで進んでいて、残りはグラフの作成だけです。木曜日の午後に一度、内容を確認していただけますか。」

1文目で結論、2文目で根拠になる進み具合、3文目で相手にしてほしいことを伝えています。経緯の説明はほとんどありませんが、上司が知りたいことはすべて入っています。

悪い知らせの報告の例

「〇〇社への納品が、2日遅れて10月22日になります。仕入れ先の部品の入荷が遅れたためです。〇〇社の担当者には、今朝電話で伝え、了承をいただいています。今後同じことが起きないよう、別の仕入れ先を探しています。」

悪い知らせほど、最初に結論を言います。「実は、仕入れ先から連絡があって…」と経緯から話し始めると、聞く人は話の途中で不安になり、結論を聞く前に質問を挟みたくなります。結論のあとに、原因、すでに取った対応、今後の対応を続けると、聞く人は状況を一度でつかめます。

報告のタイミングも結論の一部

報告は、話し方だけでなく、いつ話すかも大切です。予定どおり進んでいる仕事は、決めた日にまとめて報告すれば十分ですが、遅れや問題は、分かった時点ですぐに伝えます。報告が遅れるほど、相手が取れる手が少なくなるからです。「遅れそうだと分かったので、ご報告です」と早めに伝えれば、結論がまだ悪い知らせの見込みの段階でも、相手は準備を始められます。

報告で気をつけること

報告では、事実と自分の考えを分けて話します。「遅れます」は事実、「たぶん大丈夫だと思います」は考えです。両方を混ぜて話すと、聞く人はどこまでが確かなことなのか分からなくなります。「事実としては〇〇です。こちらの考えとしては」と区切って話すようにします。

相談を結論から話す

相談の結論は、「相手に何を決めてほしいか」「何を手伝ってほしいか」です。相談の場面でも、最初にそれを伝えます。

判断を求める相談の例

「〇〇の件で、A案とB案のどちらで進めるかを決めていただきたいです。A案は費用が安いのですが、完成が2週間遅れます。B案は費用が10万円高くなりますが、予定どおり月末に完成します。こちらとしてはB案がよいと考えていますが、ご判断をお願いします。」

最初に「何を決めてほしいか」を伝えると、聞く人は判断する前提で話を聞けます。選択肢を示し、それぞれの良い点と悪い点を短く添え、最後に自分の考えを伝えています。自分の考えがあると、相手は判断しやすくなります。

手伝いを頼む相談の例

「〇〇の資料作りで、データの集計を手伝っていただけないでしょうか。金曜日の会議に間に合わせたいのですが、集計に2日ほどかかる見込みで、ほかの作業と重なっています。30分ほどお時間をいただければ、集計の方法をご説明します。」

何を相談したいのか分からないとき

困っていることはあるのに、何を相談したいのかが自分でも分からないこともあります。そのときは、「〇〇の件で困っていて、どう進めればよいか一緒に考えていただけますか」と、整理を手伝ってほしいことを最初に伝えます。何を求めているかが分かれば、相手も話を聞く姿勢を整えられます。

連絡と会議の発言を結論から話す

連絡や会議での発言も、結論から話すと伝わりやすくなります。

連絡の例

「明日の打ち合わせは、10時から11時に変わりました。先方の都合によるものです。場所は同じ第2会議室です。」

連絡は、変わったことを最初に言い、その後に理由と、変わっていないことを伝えます。変わっていないことも伝えておくと、聞く人は「場所も変わったのか」と迷わずに済みます。

会議での発言の例

「この企画には賛成です。理由は2つあります。1つ目は、お客様からの要望が多いことです。2つ目は、今の人数で無理なく進められることです。ただ、予算については、もう少し詳しい見積もりが必要だと思います。」

会議では、最初に賛成か反対か、自分の立場を言います。理由の数を先に言うと、聞く人は「2つの話が来る」と準備して聞けます。

質問に答えるときの例

会議で質問されたときも、まず質問への答えを言います。「完成はいつになりますか」と聞かれたら、「来月の15日です」と答え、そのあとに「そのためには、今週中にデザインを決める必要があります」と条件を添えます。答えの前に「えーと、今の状況としましては」と前置きを長くすると、質問した人は答えを待ちきれなくなります。

電話とオンライン会議で結論から話す

対面と違い、電話やオンライン会議では、相手の表情や手元の資料が見えにくいので、結論から話すことがいっそう大切になります。

電話は最初に用件と所要時間を伝える

電話では、名乗ったあとすぐに「〇〇の件で、5分ほどお時間よろしいでしょうか」と、用件とかかる時間を伝えます。相手は、今話せるかどうかを判断できます。話し始めたら、最初に結論を言い、細かい内容はあとでメールで送ると伝えると、電話を短く済ませられます。数字や日付は聞き間違えやすいので、電話のあとにメールで残します。

オンライン会議は画面に結論を出す

オンライン会議では、話している人の表情が小さく、聞く人の集中が途切れやすくなります。資料を画面に映すなら、最初の1枚に結論を大きく書いておくと、途中から参加した人も話の要点をつかめます。発言するときは、「結論から言うと」と前置きしてから話すと、聞く人が耳を傾けるきっかけになります。

音声が途切れることを考える

オンラインでは、通信の状態で声が途切れることがあります。結論を最初と最後の2回言うPREP法の型は、途中が聞き取れなくても、要点が伝わる話し方として向いています。

メールとチャットで結論から書く例

結論から話す力と、結論から書く力は同じものです。メールやチャットで練習しておくと、話すときにも生かせます。

メールの例

件名：〇〇資料の提出が1日遅れます

〇〇さん

お疲れさまです。〇〇の資料の提出が、予定の木曜日から金曜日の午前中に1日遅れます。申し訳ありません。

理由は、元のデータの一部に誤りが見つかり、集計をやり直しているためです。金曜日の会議には間に合います。

件名にも結論を入れておくと、受け取った人は開く前に用件が分かります。

チャットの例

「〇〇の件、先方からOKが出ました。来週月曜日から作業に入ります。」

チャットは短いやり取りが多いので、1行目で結論を言い切ります。「お疲れさまです。ちょっとご報告なんですが」のような前置きだけを先に送ると、相手は続きを待たされます。前置きと結論は1つのメッセージにまとめて送ります。

面接や自己紹介を結論から話す

採用の面接や、初対面の自己紹介でも、結論から話す型は役に立ちます。

面接での答え方の例

「あなたの強みは何ですか」と聞かれたら、「強みは、仕事の段取りを組み立てる力です」と最初に答えます。続けて、「前の職場では、5人のチームの作業の予定を毎週作り、締め切りに遅れる作業を半分に減らしました」と具体例を話し、「この力を、御社の〇〇の仕事でも生かしたいと考えています」と結論でしめくくります。PREP法の型が、そのまま面接の答え方になります。

自己紹介の例

自己紹介では、最初に「何をしている人か」を1文で伝えます。「〇〇部で、お客様からの問い合わせに答える仕事をしている〇〇です」と言えば、聞く人はその後の話を、その人の仕事と結び付けて聞けます。趣味や出身地の話は、そのあとに短く添える程度にします。

経緯から話す説明を結論からに直す例

上司から「結論から話して」と言われる人の多くは、話の材料は持っています。順番を入れ替えるだけで、同じ内容がぐっと伝わりやすくなります。

直す前の説明

「昨日、〇〇社の担当の方から電話があって、来月の発注の件で話をしたんですが、先方の社内で予算の見直しがあったらしくて、それで数量を少し減らしたいという話になりまして、どのくらい減るのかを聞いたら、今のところ2割ほどだそうで、正式には来週連絡をもらうことになっています。」

起きた順に話しているので、聞く人は最後まで聞かないと、何が起きたのかが分かりません。

直したあとの説明

「〇〇社から、来月の発注の数量を2割ほど減らしたいと連絡がありました。理由は、先方の社内での予算の見直しです。正式な数量は来週連絡をもらう予定です。生産の計画をどうするか、来週の連絡を待ってご相談させてください。」

1文目で何が起きたか、2文目で理由、3文目で今後の予定、4文目で相手にしてほしいことを伝えています。直す前の説明と、伝えている事実はほとんど同じです。違うのは順番だけです。

直すときの手順

1. 話の中から「相手が一番知りたいこと」を探す（この例では、数量が2割減ること）
2. それを1文目に移す
3. 残りの話を、理由、今後の予定、相手にしてほしいことの順に並べ替える
4. 並べ替えたときに要らなくなった言葉（「それで」「らしくて」など）を削る

結論が決まらないときの考え方

準備をしようとしても、結論が決まらないことがあります。そのときは、結論の中身ではなく、今の状況を結論にします。

「まだ決まっていない」も結論になる

たとえば、調べている途中で報告を求められたら、「〇〇の原因は、まだ特定できていません。今は2つの可能性を調べていて、明日の午後には分かる見込みです」と話します。「分からない」ことと「いつ分かるか」をはっきり伝えるのも、立派な結論です。分からないことを隠そうとして経緯を長く話すより、ずっと伝わります。

迷っているなら、迷っていることを伝える

どちらの案がよいか自分でも迷っているときは、「A案とB案で迷っていて、ご意見を伺いたいです」と最初に伝えます。迷っている理由を短く添えれば、相手は判断の材料を一緒に考えてくれます。

結論から話すと冷たく聞こえるときの工夫

結論から話すと、言い方によっては冷たい、きついと受け取られることがあります。とくに、相手の期待に沿わない結論を伝えるときは、少しの工夫で印象が変わります。

結論の前に短いひとことを添える

いきなり「できません」と言うのではなく、「ご相談ありがとうございます。結論から申し上げると、今回はお引き受けが難しい状況です」と、短いひとことを添えます。前置きが長すぎると結論から話す意味がなくなりますが、1文程度の前置きなら、話の印象を和らげられます。

結論のあとに相手への配慮を示す

結論を伝えたあとに、「せっかくお声がけいただいたのに申し訳ありません」「〇〇の点はとても良い案だと思います」と、相手の気持ちや考えを尊重する言葉を添えます。結論は変えずに、伝え方で配慮を示すことができます。

相手の話を最後まで聞いてから話す

自分が話す番になる前に、相手の話を最後まで聞くことも大切です。相手の話をさえぎって結論を言うと、話を聞いていないように受け取られます。相手が話し終わってから、「お話は分かりました。考えを結論から申し上げると」と切り出すと、相手を尊重していることが伝わります。

雑談では結論を急がない

結論から話すのは、仕事の報告や相談、会議のように、伝えることや決めることがはっきりしている場面の話です。雑談や、相手が悩みを聞いてほしいだけの場面で結論を急ぐと、話を早く終わらせたいように聞こえることがあります。場面に合わせて使い分けます。

結論から話すときによくある失敗

結論から話そうとして、かえって伝わりにくくなることもあります。よくある失敗を知っておくと防げます。

結論が長すぎる

最初の1文に、結論と理由と条件を全部詰め込むと、聞く人は結局どこが結論なのか分かりません。「〇〇の件は、先方の都合と部品の入荷の遅れが重なって、金曜日までに終わらせるのは難しいので、来週の火曜日に延ばしたいのですが」と一息に話すより、「〇〇の件を、来週の火曜日に延ばしたいです」と結論だけを先に言い切り、理由はそのあとに分けて話します。

結論だけで終わってしまう

結論を言ったあと、理由や相手にしてほしいことを言わずに終えると、聞く人は判断の材料が足りず、質問を重ねることになります。結論のあとには、少なくとも理由を1つと、相手にしてほしいことを添えます。

話の途中で結論が変わる

話しているうちに考えが変わり、最初に言った結論と最後の結論が違ってしまうこともあります。聞く人は、どちらが本当の結論なのか分からなくなります。話す前の30秒の準備で結論を決めておくことが、この失敗を防ぐ一番の方法です。

相手が知りたいことと結論がずれている

自分が伝えたいことと、相手が知りたいことが違う場合もあります。上司が「いつ終わるのか」を知りたいときに、「作業の方法を変えました」と結論を言っても、答えになっていません。話す前に、相手がこの話で何を知りたいのかを考え、その答えを結論にします。

相手によって結論の中身を変える

同じ出来事でも、話す相手によって、最初に伝えるべき結論は変わります。

上司に話すとき

上司が知りたいのは、仕事の結果と、判断が必要なことです。「予定どおりです」「〇〇について判断をお願いします」と、上司が次に何をすればよいかが分かる結論を最初に伝えます。

チームのメンバーに話すとき

同じチームのメンバーには、自分の作業が相手の作業にどう関わるかを結論にします。「資料の完成が1日遅れるので、〇〇さんの確認の作業も金曜日にずれます」と伝えれば、相手は自分の予定を組み直せます。

お客様に話すとき

お客様に伝えるときは、お客様にとって何が変わるのかを結論にします。「ご注文の商品は、予定どおり来週の水曜日にお届けします」のように、お客様が一番気にしていることに最初に答えます。社内の事情の説明は、聞かれたときに短く伝える程度にします。

部下や後輩に結論から話してもらうには

自分が報告を受ける立場になったら、相手が結論から話しやすいように手助けすることもできます。

最初に質問をする

話が長くなりそうな相手には、「結論から聞いてもいいですか」「一番伝えたいことは何ですか」と、最初に質問をします。責める口調ではなく、話を整理する手伝いとして聞くのがこつです。

報告の型を決めておく

チームで「報告は、結論、理由、次にすることの順で話す」と型を決めておくと、話す人は迷わずに済みます。型が共有されていれば、聞く人も話の流れを予想しながら聞けます。

結論から話す力を伸ばす練習法

結論から話す力は、毎日の小さな練習で伸ばせます。

1. 話す前にメモに1文書く

報告や相談の前に、紙やスマートフォンのメモに結論を1文で書きます。書いた1文を最初に読み上げるだけで、結論から話せます。慣れてくると、メモがなくても頭の中で1文を作れるようになります。

2. メールやチャットで練習する

話すより書くほうが、結論から伝える練習をしやすいものです。メールやチャットの1文目に結論を書くことを習慣にすると、話すときにも自然と結論が先に出るようになります。送る前に1文目だけを読み、それで用件が伝わるかを確かめます。

3. 時間を決めて話す練習をする

「30秒で説明する」と時間を決めて話す練習をします。時間が短いと、結論と一番大事な理由しか話せません。自分の仕事の内容や、最近読んだ本の内容を、30秒で説明する練習をすると、要点を絞る力が付きます。

4. 話したあとに振り返る

報告や相談のあとに、「最初の1文で何を言ったか」を思い出します。最初の1文が結論になっていなかったら、どう言えばよかったかを考え、メモしておきます。この振り返りを続けると、同じつまずきが減っていきます。

5. 録音して聞き直す

一人で練習するときは、スマートフォンで自分の説明を録音して聞き直す方法もあります。聞き手の立場で聞くと、前置きが長い、同じことを繰り返している、といった癖に気づきやすくなります。

6. ニュースや人の話から結論を探す

テレビやインターネットのニュースは、多くの場合、最初の1文で何が起きたかを伝え、そのあとに詳しい内容を続ける形で書かれています。ニュースを見たり読んだりするときに、「最初の1文は何だったか」を意識すると、結論から伝える型が自然と身につきます。会議で人の発言を聞くときも、「この人の結論は何か」を1文でメモする練習をすると、自分が話すときにも結論を探す癖が付きます。

報告の中身を文字で共有して口頭の説明を短くする

口頭の報告が長くなる原因の1つは、聞く人が仕事の状況を知らないため、毎回最初から説明しなければならないことです。進み具合が文字で共有されていれば、口頭では結論と、相手に判断してほしいことだけを話せば済みます。

少人数なら共有の表で十分

数人のチームなら、共有のスプレッドシートに「作業」「担当」「期限」「状況」「メモ」の列を作り、状況を毎日更新するだけで、上司は表を見て進み具合をつかめます。口頭の報告は、「表のとおり、予定どおりです」「〇〇だけ遅れているので、ご相談です」と、表に書いていないことだけに絞れます。

作業ごとのやり取りまで残したい場合

作業の数や関わる人が増えると、表のセルに経緯を書き込むのは難しくなります。作業ごとに、担当、期限、相談のやり取りを1か所にまとめられるプロジェクト管理ツールを使えば、報告の前提になる情報を全員が同じ画面で確かめられます。

候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料のプランから使え、カードごとにコメントを残せて、自分あてのメンションや担当の割り当て、締め切りが受信箱に集まります。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。作業をカードにして「作業中」「確認待ち」「完了」の列に並べておけば、上司はボードを見て進み具合をつかめるので、口頭の報告は結論と相談したいことだけに絞れます。なお、Pinatecaは話し方を良くする道具ではなく、作業の担当と期限と進み具合を共有するための道具です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

結論から話せる人が任されること

在宅ワークとフリーランスの仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事を頼まれ続ける人ほど、報告や相談の最初の1文が明確です。「予定どおり終わります」「この点だけご判断ください」と結論が先に届くので、依頼する側は確認の手間が減り、安心して次の仕事を任せられます。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、こうした信頼がそのまま次の依頼につながり、依頼する側は同じ予算でより多く頼め、受ける側は手取りが厚くなります。

伝える力が生きる仕事

結論から話す力は、相手の課題を整理して提案する仕事で特に生かせます。会社の業務の見直しや、新しい道具の導入を支える仕事に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、在宅で受けられる仕事の種類を確かめられます。経営の助言を行う国家資格の中小企業診断士の資格ガイドでは、試験の内容と、経営者に分かりやすく提案する仕事への生かし方が紹介されています。

よくある質問

Q. 結論から話すにはまず何をすればよいですか？

話し始める前に、相手に一番伝えたいことを1文にしておくことです。報告なら「結果どうなったか」、相談なら「何を決めてほしいか」が結論になります。紙やスマートフォンのメモに1文を書き、それを最初に言うようにすると、経緯から話してしまう癖を直しやすくなります。理由は多くても3つまでに絞ります。

Q. PREP法とはどのような話し方ですか？

結論、理由、具体例、結論の順に話す型です。最初に一番伝えたいことを言い、その理由を説明し、理由を裏付ける事実や例を示して、最後にもう一度結論を言います。最初と最後の両方で結論を伝えるので、途中で聞く人の注意がそれても、何の話だったかを思い出してもらえます。

Q. 結論から話すと冷たいと思われませんか？

言い方によってはきつく聞こえることがあるので、結論の前に「ご相談ありがとうございます」などの短いひとことを添え、結論のあとに相手の気持ちや考えを尊重する言葉を加えます。前置きは1文程度にとどめます。雑談や悩みを聞く場面では結論を急がず、仕事の報告や相談の場面で使い分けます。

Q. 悪い知らせも結論から伝えたほうがよいですか？

悪い知らせほど結論から伝えます。経緯から話すと、聞く人は話の途中で不安になり、結論を聞くまでに時間がかかります。最初に「納品が2日遅れます」と結論を言い、続けて原因、すでに取った対応、今後の対応の順に話すと、聞く人は状況を一度でつかめ、早く次の手を打てます。