Slackでプロジェクト管理をする工夫と、会話に埋もれるタスクの拾い方

Slackでプロジェクト管理をしようとすると、最初のうちは手軽で便利に感じます。ところが、案件やメンバーが増えるにつれて、「あの依頼はどこで話したか」「誰が担当することになったのか」が分からなくなり、会話の流れの中にタスクが埋もれていきます。

この記事では、Slackでプロジェクト管理をしたい人に向けて、会話にタスクが埋もれる原因、チャンネルとスレッドの決まり、自分宛のタスクを拾う「後で」とリマインダー、タスクを一覧にするリスト、決定事項を残すcanvasの使い方、依頼の書き方の型、フリープランで気をつけること、専用の管理ツールと組み合わせる考え方までを順に整理します。結論を先に書くと、Slackでのプロジェクト管理は「会話はSlack、タスクの一覧は1か所」と役割を分けたときにもっともうまく回ります。小さなチームならSlackの機能だけで足りますが、規模が大きくなったら、Slackを連絡の中心に残したまま、タスクの管理を別の場所に移すのが現実的です。

Slackでプロジェクト管理をする人が増えている理由

Slackは、チームの連絡に使うチャットの道具です。チャンネルと呼ばれる話題ごとの部屋をつくり、その中でメッセージをやり取りします。もともとは連絡のための道具ですが、プロジェクトの進め方そのものをSlackの中で完結させたいと考える人が増えています。

理由の1つは、メンバーが毎日開いている場所だからです。専用のプロジェクト管理ツールを入れても、メンバーが開かなければ情報は更新されません。一方、Slackは連絡のために誰もが毎日開くので、ここでタスクも管理できれば、見落としが減ると考えるのは自然なことです。

もう1つの理由は、Slackにタスク管理に使える機能が増えていることです。メッセージを自分用にブックマークしてリマインダーを設定できる「後で」、タスクを表やボードの形で一覧にできる「リスト」、チャンネルに資料のページを添えられる「canvas」など、プロジェクト管理を支える機能が用意されています。

Slackだけで管理が成り立つ規模

では、Slackだけでプロジェクト管理はどこまでできるのでしょうか。プロジェクト管理ツールを提供する会社は、Slackだけで管理が成り立ちやすい規模について、次のように書いています。

Slackの特性を踏まえると、単体で管理が成立しやすいのは5〜6名程度の少人数チームです。案件数も1〜2件程度の小規模プロジェクトに限られます。この規模であれば、メンバー全員がチャンネル内の投稿を把握でき、重要なステータス変化を見逃しにくいためです。 出典: lychee-redmine.jp

この目安は、管理ツールを提供する会社の見方である点を差し引いて読む必要がありますが、実感としても納得できる線です。メンバー全員がすべての投稿に目を通せる規模なら、会話の中のタスクも見落としにくくなります。反対に、メンバーが10人を超えたり、並行する案件が3つ、4つと増えたりすると、自分に関係のある投稿だけを追うことすら難しくなります。

自分のチームがどちらに近いかを知ることが、Slackでのプロジェクト管理の出発点です。小さなチームなら、この記事で紹介する工夫だけで十分に回せます。規模が大きいなら、後半の「Slackで限界を感じたとき」の節もあわせて読んでください。

会話にタスクが埋もれる3つの原因

Slackでのプロジェクト管理がうまくいかなくなる原因は、おおむね次の3つです。

1. 依頼が会話の途中に紛れる

「そういえば、明日までにこれをお願いできますか」という依頼が、雑談や別の話題の途中に書き込まれると、あとから探しても見つかりません。依頼された本人も、会話の流れに押し流されて忘れてしまいます。

2. 誰が担当するのかが決まらない

チャンネルに「誰か対応できますか」と書き込むと、全員が「誰かがやるだろう」と思い、結局誰も手をつけないことがあります。担当が決まらないまま、タスクが宙に浮いてしまいます。

3. 終わったかどうかが分からない

依頼に対して「了解です」と返事をしたあと、作業が終わったことを誰も書き込まないと、そのタスクが終わったのかどうかが分かりません。依頼した側は、確かめるためにもう一度聞かなければなりません。

この3つの原因に共通しているのは、タスクの「始まり」「担当」「終わり」が、会話の中であいまいになっていることです。これから紹介する工夫は、すべてこの3つをはっきりさせるためのものです。

工夫1：チャンネルを案件ごとに分ける

最初の工夫は、チャンネルを案件ごと、またはプロジェクトごとに分けることです。1つのチャンネルで複数の案件の話をすると、依頼が混ざって追いにくくなります。

チャンネルの名前には、決まった形を設けると探しやすくなります。たとえば、案件のチャンネルは「pj-」、取引先との共有のチャンネルは「ext-」、雑談は「random-」のように、頭に付ける言葉を決めておくと、サイドバーで並べたときに種類が一目で分かります。

また、案件が終わったチャンネルはアーカイブしておきましょう。アーカイブしたチャンネルはサイドバーから消え、いま動いている案件だけが並ぶようになります。

工夫2：返事はスレッドで返す決まりにする

スレッドとは、1つのメッセージに対する返事を、そのメッセージの下にまとめて表示する機能のことです。依頼や相談への返事をスレッドで返す決まりにすると、1つの話題のやり取りが1か所にまとまり、チャンネルの流れが整理されます。

スレッドの決まりを守ると、次のような効果があります。

・依頼と、その返事と、完了の報告が1か所にそろう
・チャンネルの流れが、新しい話題だけで構成される
・あとから、依頼が終わったかどうかを確かめやすい

決まりをつくるだけでは定着しないので、チャンネルの説明欄や、チームの決まりをまとめたページに書いておき、守られていないときはやわらかく声をかけましょう。

工夫3：「後で」とリマインダーで自分のタスクを拾う

自分宛の依頼を見落とさないために役立つのが、Slackの「後で」の機能です。Slackの公式ヘルプによると、メッセージやファイルをブックマークに登録しておくと、後で簡単に参照したり、都合のよいときに戻れるよう自分用のリマインダーを設定したりできます。ブックマークしたアイテムやリマインダーは自分だけが確認できます。

公式ヘルプに書かれている手順は次のとおりです。

1. ブックマークに登録するメッセージにマウスポインターを重ねる
2. 「ブックマーク」アイコンをクリックする
3. サイドバーの「後で」をクリックして、登録したアイテムを表示する

公式ヘルプによると、ブックマークしたアイテムは「後で」の中の「進行中」「アーカイブ済み」「完了済み」の3つのタブに整理されます。「進行中」のタブでは、アイテムごとにリマインダーを受け取る日時を設定でき、使い終わったアイテムには完了のマークを付けられます。

つまり、自分宛の依頼を見つけたらすぐにブックマークし、期日に合わせてリマインダーを設定し、終わったら完了のマークを付ける。この流れを習慣にすれば、「後で」が自分専用のタスクの一覧になります。チーム全体のタスクを管理する機能ではありませんが、個人の見落としを防ぐにはもっとも手軽な方法です。

工夫4：リストでタスクを一覧にする

チームのタスクを一覧にしたい場合は、Slackの「リスト」の機能が使えます。Slackの公式ヘルプでは、リストを次のように説明しています。

リストを使用すると、Slack で行われている仕事を整理し、コラボレーションできるようになります。リストは、タスクの管理、プロジェクトの進捗の追跡などに使用できます。 出典: Slack ヘルプセンター Slack でリストを使う

公式ヘルプによると、リストには最初から「完了」「名前」「担当者」「期限日」の4つのタスク追跡のフィールドが含まれており、優先度やステータスなどのフィールドを追加できます。表示の形は、行と列で並べるテーブルと、カードを並べるボードから選べます。

会話の中のタスクを拾ううえで便利なのが、メッセージから直接リストに追加する操作です。公式ヘルプに書かれている手順は次のとおりです。

1. リストに追加したいメッセージにマウスポインターを重ねる
2. 3つのドットアイコンをクリックし、「リストに追加する」を選ぶ
3. リストを検索して選び、「追加」をクリックする

この操作を使えば、チャンネルで依頼が書き込まれたその場で、依頼をタスクとしてリストに移せます。担当者と期限日をその場で入れれば、「始まり」「担当」「期日」が一度にはっきりします。

なお、公式ヘルプによると、プロプランとビジネスプラスプランでは、1つのリストに最大1,000個のアイテムとサブタスクを含められます。リストの機能の中には有料プランが対象のものもあるので、フリープランで使える範囲は、使い始める前に公式ヘルプで確かめておきましょう。

工夫5：canvasに決定事項を残す

canvasとは、チャンネルやダイレクトメッセージに添えられる、文書のようなページのことです。Slackの公式ヘルプによると、チャンネルやDMの会話のヘッダーにあるプラス記号から「canvas」を選ぶと、canvasをタブとして追加でき、会議の議事録、プロジェクトの概要、チームの概要などを載せられます。

プロジェクト管理では、案件のチャンネルにcanvasを1つ用意し、次のような情報をまとめておくと便利です。

・プロジェクトの目的と、最終の期日
・メンバーと、それぞれの役割
・決まったこと（日付と一緒に書く）
・よく使う資料へのリンク
・チャンネルでの決まり（スレッドで返す、依頼の書き方など）

会話の中で何かが決まったら、その場でcanvasの「決まったこと」に一行書き加える習慣をつけると、後から「あれはどう決まったんだっけ」と会話をさかのぼる手間がなくなります。

決まったことを書くときは、「いつ」「誰が決めたか」「何が決まったか」の3つをそろえるのがコツです。たとえば「10月8日、〇〇さんの判断で、公開日を1週間遅らせることに決定」のように書いておくと、後で経緯を確かめたい人がすぐに理解できます。元の会話へのリンクを添えておけば、詳しいやり取りもたどれます。

canvasは、書く人を決めておかないと、誰も更新しなくなります。会議の進行役や、案件のリーダーが更新する、と決めておきましょう。週の棚卸しのときに、canvasの内容が古くなっていないかもあわせて確かめると、情報の鮮度を保てます。

工夫6：依頼の書き方の型を決める

会話にタスクが埋もれる原因の多くは、依頼の書き方があいまいなことにあります。依頼を書くときの型を決めておくと、担当と期日がはっきりします。

依頼の型の例は次のとおりです。

・宛先：【依頼】〇〇さん（メンションで指定）
・内容：△△の資料を見直してほしい
・期日：10月14日（水）の17時まで
・完了したら：このスレッドに「完了」と返信

型の要点は、「誰に」「何を」「いつまでに」「終わったらどうするか」の4つを必ず書くことです。宛先はメンションで指定し、「誰か」ではなく特定の人に頼みます。期日は曜日と時刻まで書くと、受け取った側が予定を立てやすくなります。

この型は、Slackのワークフロービルダーを使ってフォームにすることもできます。ワークフロービルダーとは、決まった手順を自動化する機能のことで、依頼のフォームを用意しておくと、入力の漏れを防げます。

工夫7：絵文字のリアクションで状況を示す

Slackでは、メッセージに絵文字でリアクションを付けられます。このリアクションに意味を決めておくと、依頼の状況が一目で分かるようになります。

たとえば、次のように決めておきます。

・目の絵文字：見ました、確認中です
・作業中を表す絵文字：対応を始めました
・チェックマークの絵文字：完了しました

依頼のメッセージにチェックマークが付いていれば、完了したことが分かります。チェックマークが付いていない依頼をチャンネルで探せば、残っているタスクを見つけられます。決まりは、canvasや、チャンネルの説明欄に書いておきましょう。

リアクションの良いところは、返事を書く手間がかからないことです。「了解です」「確認しました」といった短い返事のメッセージが減り、チャンネルの流れがすっきりします。ただし、リアクションは通知されにくいことがあるので、期日の変更や、作業が遅れそうだという大事な連絡は、リアクションではなく言葉で書き込むようにしましょう。

週に1回の棚卸しをする

どれだけ工夫をしても、会話の中に拾い漏れたタスクは残ります。週に1回、チャンネルの1週間分のやり取りを見直し、拾い漏れたタスクがないかを確かめる時間をとりましょう。

棚卸しでは、次のことを確かめます。

1. 完了のリアクションが付いていない依頼がないか
2. リストのタスクのうち、期限日を過ぎたものがないか
3. canvasの「決まったこと」に書き漏れがないか
4. 来週の期日のタスクに、担当者が決まっているか

棚卸しは、チームのリーダーが1人で行ってもよいですし、週の定例の打ち合わせの最初の数分で全員で行ってもよいでしょう。大切なのは、決まった曜日に必ず行うことです。

進み具合の報告をSlackで行う

プロジェクト管理では、タスクの一つひとつだけでなく、プロジェクト全体の進み具合をメンバーで共有することも大切です。週に1回、または決まった曜日に、各メンバーが進み具合を短く報告する決まりを設けると、全体の状況がつかみやすくなります。

報告は、次のような型で書くと読みやすくなります。

・今週終わったこと
・来週やること
・困っていること、手助けがほしいこと

報告は、案件のチャンネルに1つの親メッセージを立て、各メンバーがそのスレッドに書き込む形にすると、1か所にまとまります。毎週同じ曜日の同じ時刻に親メッセージを立てるのが面倒なら、Slackのワークフロービルダーで決まった時刻にメッセージを送る仕組みをつくる方法もあります。

「困っていること」の欄は、特に大切です。会話の中では言い出しにくい遅れや悩みも、決まった欄があれば書きやすくなります。リーダーは、この欄に書かれたことに優先して手を貸すようにしましょう。

DMで依頼をしない決まりをつくる

Slackでタスクが見えなくなる原因の1つに、ダイレクトメッセージ（DM）での依頼があります。DMとは、特定の相手とだけやり取りするメッセージのことです。DMで依頼をすると、依頼した人と受けた人以外には、そのタスクの存在が見えません。担当者が休んだときや、別のメンバーに引き継ぐときに、タスクが行方不明になります。

プロジェクトに関する依頼は、案件のチャンネルで行う決まりにしましょう。チャンネルで依頼すれば、ほかのメンバーもタスクの存在を知ることができ、担当者が不在のときに代わりに対応できます。DMは、個人的な相談や、ほかのメンバーに見せる必要のない連絡にとどめるのが基本です。

取引先や外部のメンバーとやり取りするとき

プロジェクトには、社外の取引先や、外部のフリーランスが加わることもあります。Slackでは、Slackコネクトという仕組みで、社外の人とやり取りできます。公式の料金ページによると、フリープランでは1対1のダイレクトメッセージで社外の人とやり取りでき、有料のプロプランでは、DMやグループチャット、専用のチャンネルを通じて外部のパートナーと連携できます。

社外の人とやり取りするときは、次のことに気をつけましょう。

・社外の人が参加するチャンネルと、社内だけのチャンネルをはっきり分ける
・チャンネルの名前に、社外の人が参加していることが分かる言葉を入れる
・社外の人が参加するチャンネルに、社内の事情や他の取引先の情報を書き込まない
・タスクの依頼の型や、完了の合図の決まりを、社外の人にも最初に伝えておく

社外の人は、チームの決まりを知らないまま参加することが多いので、最初にcanvasで決まりを共有しておくと、行き違いを防げます。

新しいメンバーが加わったとき

プロジェクトの途中で新しいメンバーが加わると、それまでの経緯を伝えるのに時間がかかります。Slackでの会話の履歴をすべて読んでもらうのは現実的ではありません。

案件のチャンネルにcanvasを用意し、目的、メンバーの役割、決まったこと、よく使う資料をまとめておけば、新しいメンバーはまずcanvasを読むだけで全体をつかめます。Slackの公式ヘルプによると、チャンネルに追加したcanvasのタブを右クリックして「デフォルトで canvas を表示する」を選ぶと、誰かがチャンネルに初めてアクセスしたときなどにcanvasが自動的に開きます。新しいメンバーに最初に読んでほしい情報を、確実に目に入れられます。

よくある失敗と立て直し方

Slackでのプロジェクト管理で、チームがつまずきやすい失敗と、その立て直し方を整理しておきます。

チャンネルが増えすぎる

案件ごとにチャンネルを分けると、気づけばチャンネルが数十個に増え、どこで何を話すべきか分からなくなることがあります。チャンネルを新しくつくる前に、既存のチャンネルで済まないかを確かめる決まりを設け、終わった案件のチャンネルはこまめにアーカイブしましょう。

決まりが守られなくなる

スレッドで返す、依頼の型を使うといった決まりは、最初は守られていても、忙しくなると崩れていきます。崩れたときに強く注意すると、メンバーが萎縮して書き込みが減ってしまいます。週の棚卸しのときに、決まりが守られていなかった例を一緒に見直し、なぜ守れなかったのかを話し合うほうが、決まりは長続きします。

通知が多すぎて大事な連絡を見落とす

チャンネルが増えると、通知の数も増え、大事な連絡が埋もれてしまいます。自分が担当している案件のチャンネルだけ通知を受け取り、それ以外のチャンネルは自分のペースで読むように、チャンネルごとの通知の設定を見直しましょう。メンションを付けて依頼する決まりがあれば、自分宛の依頼は通知で確実に届きます。

複数の取引先のSlackに参加するフリーランスの場合

フリーランスとして働いていると、取引先ごとに別々のSlackのワークスペースに招待されることがあります。ワークスペースが3つ、4つと増えると、それぞれの中の依頼を追いかけるだけで大変です。

この場合に役立つのが、取引先のSlackとは別に、自分用のタスクの一覧を1か所に持つことです。各ワークスペースで受けた依頼は、その場で自分のタスクの一覧に書き写し、取引先の名前と期日を添えておきます。取引先のSlackの「後で」は、そのワークスペースの中でしか使えないため、複数の取引先をまたいで全体を見渡すには、自分用の一覧が欠かせません。

また、取引先ごとに、連絡のつく時間帯や、返事を期待される速さが違うことがあります。最初に「平日の何時から何時まで対応できるか」を伝えておくと、夜間や休日の連絡に追われずに済みます。

Slackのフリープランで気をつけること

Slackのフリープランでプロジェクト管理をする場合は、プランの上限を知っておく必要があります。Slackの公式の料金ページによると、フリープランはメッセージの履歴が90日間で、メッセージは90日間保存されて検索できます。過去12か月分のメッセージにアクセスするにはアップグレードが必要とされています。また、使えるアプリは最大で10個までです。

この上限は、プロジェクト管理に大きく影響します。3か月以上続くプロジェクトでは、最初のころの決定事項を検索できなくなるおそれがあるからです。フリープランで使う場合は、決まったことをcanvasや別の文書に書き残しておくことが欠かせません。

有料のプロプランは、公式の料金ページの表示で、ユーザー1人あたりの月額1,050円（月払い）、年払いならユーザー1人あたり月額925円とされています。メッセージの履歴が無制限になり、アプリの連携も無制限になります。料金や割引の条件は変わることがあるので、契約する前に公式の料金ページで最新の内容を確かめてください。

Slackで限界を感じたとき

チームの人数や案件の数が増えて、Slackだけでの管理に限界を感じたら、Slackをやめる必要はありません。「Slackだけで管理が成り立つ規模」の節で紹介した会社は、次のように書いています。

Slackですべてを管理するのは難しいと感じた場合、次に考えるべきは「Slackを捨てる」ことではありません。重要なのは、Slackの役割をどう再定義するかという視点です。Slackをプロジェクト管理の中心的な接点、すなわち「ハブ」として捉え直すことで、即時性と管理精度の両立が現実的になります。 出典: lychee-redmine.jp

つまり、Slackは「連絡と相談の場所」として残し、タスクの一覧や進み具合の管理は専用のプロジェクト管理ツールに任せる、という役割の分け方です。Slackの得意なことは、素早いやり取りと、気軽な相談です。一方、苦手なことは、たくさんのタスクを期日順に並べること、複数のプロジェクトの進み具合を見比べること、長い期間の情報を整理しておくことです。

管理ツールと組み合わせるときの決まり

Slackとプロジェクト管理ツールを組み合わせるときは、次のような決まりを設けておくと、情報が二重になりません。

・タスクの一覧と期日は、プロジェクト管理ツールだけに書く
・Slackで依頼を受けたら、その場でプロジェクト管理ツールにタスクとして登録する
・タスクの詳しいやり取りは、プロジェクト管理ツールのコメントに書く
・Slackには、タスクのリンクと要点だけを書く

決まりのいちばんの目的は、「タスクの正しい状態がどこにあるか」を1か所に決めることです。Slackとプロジェクト管理ツールの両方にタスクの状態を書くと、どちらが正しいのか分からなくなります。

管理ツールを選ぶときに見ておきたい点

Slackと組み合わせるプロジェクト管理ツールを選ぶときは、次のような点を確かめましょう。

・タスクを期日順やボードの形で一覧にできるか
・ガントチャートやカレンダーで期日の重なりを見られるか
・タスクごとにコメントでやり取りできるか
・無料の範囲で、チームの人数とプロジェクトの数が足りるか
・Slackとの連携や、ほかの道具との連携の仕組みがあるか

特に大切なのが、メンバーが毎日開けるかどうかです。Slackでのやり取りに慣れたメンバーにとって、別の道具を開くことは負担になります。チャットの機能を内蔵したプロジェクト管理ツールなら、タスクとそのやり取りを同じ場所で扱え、行き来の手間を減らせます。

無料から試せる選択肢

会話とタスクを同じ場所で扱いたい人にとって、チャットを内蔵したプロジェクト管理ツールは選択肢の1つになります。

国産のプロジェクト管理の道具であるPinatecaは、公式の案内によると、ワークスペースごとのチャンネルと、カード単位のコメントを内蔵しており、チャットからカードをそのまま参照できます。公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料のフリープランがあり、クレジットカードの登録は要りません。フリープランでも、カンバン、ガントチャート、カレンダーなど8種類のボードとチャットを使えます。フリープランの上限は、5人まで、ボード10個まで、ファイル容量1GBです。Slackでの会話からタスクがこぼれ落ちることに悩んでいる人は、Pinatecaの紹介ページで中身を確かめてみてください。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの道具を選ぶにしても、いきなりチーム全体で切り替えるのではなく、1つのプロジェクトで試してから広げると、メンバーの負担を抑えられます。

連絡の道具とタスクの道具を分けて考える

フリーランスや在宅ワークの市場を20年運営してきた立場から見ると、リモートで仕事を回すチームほど、連絡の道具とタスクの道具の役割を最初に決めています。役割があいまいなチームでは、「言った」「聞いていない」のすれ違いが繰り返され、そのたびに信頼が削られていきます。反対に、依頼の型と完了の合図を決めているチームでは、初めて一緒に働く外部のフリーランスともすぐに歩調が合います。

外部のフリーランスに仕事を頼む場合も、取引先と直接やり取りする形なら、仲介の手数料がかからない分、同じ予算でより多くを頼め、受ける側も手元に残る額が厚くなります。運営者として見てきた限りでも、手数料0%で直接取引できる場所でつながったチームほど、こうした連絡の決まりを早くから共有し、関係を長く続けています。

使う道具が増えると、月々の利用料も積み重なります。サブスクリプションの費用を見直す考え方は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法が参考になります。また、Slackの使い方を含めた業務の進め方そのものを見直したい場合は、外部の専門家に相談する方法もあります。業務へのAIの活用や仕組みづくりを支援する仕事の中身は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。まずは、チャンネルの分け方とスレッドの決まり、依頼の型の3つから始めてみてください。

よくある質問

Q. Slackだけでプロジェクト管理はできますか？

メンバーが数人で、並行する案件が1つか2つの小さなチームなら、Slackの機能だけでも管理できます。チャンネルを案件ごとに分け、返事をスレッドで返し、依頼の書き方の型を決めておくと、タスクが会話に埋もれにくくなります。規模が大きくなったら、タスクの管理を専用の道具に移すのが現実的です。

Q. Slackで自分宛のタスクを見落とさない方法はありますか？

Slackの「後で」の機能を使い、自分宛の依頼をブックマークしておく方法があります。ブックマークしたメッセージにはリマインダーを設定でき、終わったら完了のマークを付けられます。ブックマークやリマインダーは自分だけが確認できるので、個人のタスクの一覧として使えます。

Q. Slackのフリープランでプロジェクト管理をするときの注意点は何ですか？

公式の料金ページによると、フリープランはメッセージの履歴が90日間で、それより前のメッセージにアクセスするにはアップグレードが必要です。長く続くプロジェクトでは、最初のころの決定事項を検索できなくなるおそれがあるので、決まったことはcanvasや別の文書に書き残しておきましょう。

Q. Slackとプロジェクト管理ツールを併用するときのコツは何ですか？

タスクの一覧と期日は管理ツールだけに書き、Slackにはタスクのリンクと要点だけを書く、と役割を分けることです。Slackで依頼を受けたらその場で管理ツールに登録する決まりにすると、情報が二重になりません。タスクの正しい状態がどこにあるかを1か所に決めておくことが大切です。