発送の遅れのお詫びメール｜状況と見通しを伝える例文

注文を受けた商品の発送が遅れると分かったとき、お詫びのメールに何を書けばよいかで手が止まる人は多くいます。発送の遅れのお詫びメールで一番大切なのは、遅れることを早く知らせ、新しい発送の見通しを具体的に伝え、お客様が選べる道（待つか、取り消すか）を示すことです。お詫びの言葉を重ねるより、状況と見通しが分かることのほうが、お客様の不安を減らします。この記事では、メールに入れる項目、件名の付け方、理由と見通しの書き方、場面別の例文、送付状を添える場合の書き方、遅れを繰り返さない仕組みまでを順に説明します。遅れに関する問い合わせを複数の担当者で受け持つ場合は、受付から返信までを1つの画面で扱えるフォームのサービスのHalictを使う方法もあり、使いどころを後半で取り上げます。

発送の遅れが分かったらすぐに連絡する理由

発送の遅れは、お客様が気づく前に、店の側から知らせるのが基本です。お客様が「まだ届かない」と気づいてから問い合わせてくる形になると、同じ遅れでも受け止め方が大きく変わります。先に知らせてくれた店には「きちんと見てくれている」と感じ、問い合わせてやっと事情が分かった店には「放っておかれた」と感じるからです。

連絡が遅れると、店の側の負担も増えます。お客様からの問い合わせに1件ずつ返事をする手間がかかり、問い合わせのたびに状況を調べ直すことになります。遅れが分かった時点で、対象のお客様全員に同じ内容を知らせておけば、問い合わせそのものが減ります。

発送の遅れを知らせる目安は、遅れが分かった当日か、遅くとも翌営業日です。新しい発送日がまだ決まっていない段階でも、「遅れること」「理由」「次にいつ連絡するか」を先に伝えておけば、お客様は待つことができます。見通しが固まるまで連絡を控えるより、分かっていることを先に知らせるほうが、信頼を保てます。

会計ソフトの開発会社による解説でも、理由を正直に伝えることの大切さが説明されています。

商品の発送が遅れる場合、遅延の理由をお客様にわかりやすい言葉で簡潔に伝えましょう。理由を正直に伝えることで、誠実な対応だと感じてもらえるだけでなく、信頼関係の維持にもつながります。 出典: biz.moneyforward.com

お詫びメールに入れる項目

発送の遅れのお詫びメールには、次の7つの項目を入れます。

1. お詫びと、発送が遅れること
2. 対象の注文（注文番号、注文日、商品名）
3. 遅れの理由（短く、分かる言葉で）
4. 新しい発送の予定日（または、次に連絡する日）
5. お客様が選べる道（そのまま待つ、注文を取り消す、ほかの商品に変える）と、その手続き
6. 遅れに伴う店の対応（送料の負担、お詫びの品など、ある場合だけ）
7. 問い合わせ先と、担当者の名前

この中で、お客様が一番知りたいのは4の新しい発送の予定日です。「近日中に」「準備ができ次第」のような書き方では、お客様は予定を立てられません。日付が決まっているなら日付を、決まっていないなら「〇月〇日までに改めてご連絡いたします」と、次の連絡の日を書きます。

5の選べる道も大切です。贈り物として買った商品や、使う日が決まっている商品は、遅れると意味がなくなることがあります。そのお客様にとっては、待つより取り消して別の店で買い直すほうがよい場合もあります。取り消しの方法と返金の流れを書いておくと、お客様は自分で判断できます。

件名の付け方

発送の遅れのお詫びメールは、件名で中身が分かるようにします。注文の確認メールや発送の通知メールに混ざると、開かれないまま読まれないことがあるからです。

場面	件名の例
遅れを初めて知らせる	【発送遅延のお詫び】ご注文番号12345について
新しい発送日が決まった	【発送予定日のご案内】ご注文番号12345
発送日が再び遅れる	【重ねてのお詫び】発送予定日の変更について
発送したことを知らせる	【発送完了のお知らせ】ご注文番号12345
取引先への納期遅延	納期遅延のお詫びと今後の予定について（〇〇の件）

件名の先頭に「発送遅延」や「お詫び」を入れ、注文番号を付けます。店の名前が差出人の欄に出ないメールの仕組みを使っている場合は、件名にも店の名前を入れておくと、お客様が見分けやすくなります。

遅れの理由の書き方

遅れの理由は、正直に、短く、お客様に分かる言葉で書きます。社内の事情を細かく書く必要はありませんが、理由をまったく書かないと、お客様は「何か隠しているのでは」と感じます。

理由の書き方の例と、避けたい書き方をまとめます。

場面	避けたい書き方	書き方の例
入荷の遅れ	諸般の事情により	仕入れ先からの入荷が予定より遅れているため
注文の集中	想定外の事態により	ご注文が予想を大きく上回り、出荷の作業が追いついていないため
天候や災害	やむを得ない事情により	台風の影響で、配送会社の集荷が止まっているため
店の手違い	システムの都合により	当店の確認の漏れにより、発送の手続きができていなかったため
受注生産	製作に時間を要しており	製作の工程で仕上がりの確認に時間がかかっているため

店の手違いが原因のときは、それをはっきり認めます。「システムの都合」のように主語をぼかした書き方は、責任を避けているように受け取られます。「当店の確認の漏れにより」と書けば、お客様は原因が店にあると分かり、そのうえで対応を受け入れやすくなります。

天候や配送会社の事情のように店に原因がない場合も、お詫びの言葉は入れます。お客様にとっては、理由が何であれ、届く日が遅れることに変わりはないからです。

見通しの伝え方

新しい発送の予定日は、確実に守れる日を書きます。早めの日を書いて再び遅れると、最初の遅れよりも信頼を失います。予定が読みにくいときは、余裕を持った日を書き、早まった場合は「予定より早く発送できました」と知らせるほうが、お客様の受け止め方はよくなります。

見通しの立ち方によって、書き方を変えます。

• 発送日が決まっている：「〇月〇日に発送いたします。お届けは〇月〇日ごろの予定です」
• 発送日が幅で分かる：「〇月中旬から下旬の発送を予定しております。日付が決まりましたら改めてお知らせいたします」
• 発送日が分からない：「現時点では発送の予定日をお知らせできません。〇月〇日までに、改めて状況をご連絡いたします」

発送日が分からない場合は、次に連絡する日を必ず書きます。そして、その日には、状況が変わっていなくても連絡します。「まだ見通しが立っていませんが、〇月〇日に改めてご連絡いたします」という短い連絡でも、約束どおりに届けば、お客様は店が状況を見ていると分かります。

お届けの日を書く場合は、配送の地域によって日数が変わることを添えておきます。離島や一部の地域では、通常より日数がかかる場合があります。

お客様が選べる道を示す

発送が遅れる場合、お客様に「待つ」「取り消す」の選べる道を示します。選べる道を示さずに「お待ちください」とだけ書くと、取り消したいお客様は、どうすればよいかを問い合わせてくることになります。

選べる道の書き方の例は次のとおりです。

お手数をおかけしますが、次のいずれかをお選びください。

1. 新しい発送予定日まで待つ（ご連絡は不要です）
2. ご注文を取り消す（このメールにご返信いただくか、下記のフォームからお申し出ください。代金は全額ご返金いたします）
3. 在庫のある別の色に変更する（このメールにご返信ください）

待つことを選ぶお客様には連絡を求めないようにすると、お客様の手間が減ります。取り消しを選ぶ場合の返金の方法と時期も、ここで書いておきます。

場面別の発送の遅れのお詫びメールの例文

ここからは、場面別の例文を紹介します。〇〇や△△の部分は、実際の情報に置き換えて使ってください。

例文1：仕入れ先からの入荷が遅れる

件名：【発送遅延のお詫び】ご注文番号12345について

〇〇様

このたびはご注文いただき、ありがとうございます。ご注文の△△について、仕入れ先からの入荷が予定より遅れているため、発送が遅れることになりました。お待たせして申し訳ございません。

当初の発送予定日：〇月〇日 新しい発送予定日：〇月〇日

新しい予定日でのお届けが難しい場合は、このメールにご返信いただければ、ご注文を取り消し、代金を全額ご返金いたします。そのままお待ちいただける場合は、ご連絡は不要です。

発送の際には、改めてお知らせいたします。

ショップ□□ 担当：△△

例文2：注文が集中して出荷が追いつかない

件名：【発送遅延のお詫び】ご注文番号12345について

〇〇様

ご注文いただき、ありがとうございます。〇月〇日からの販売開始以降、ご注文が予想を大きく上回り、出荷の作業が追いつかない状況となっております。ご注文の商品の発送は、当初の予定より5日ほど遅れる見込みです。

新しい発送予定日：〇月〇日まで

ご注文いただいた順に発送しております。発送の際には、お荷物の追跡番号をお知らせいたします。お急ぎの場合や、ご注文の取り消しをご希望の場合は、このメールにご返信ください。

ショップ□□ 担当：△△

例文3：天候や災害で配送が止まっている

件名：【配送遅延のお知らせ】台風の影響による発送の遅れについて

〇〇様

ご注文いただいた商品について、台風の影響で配送会社の集荷が止まっているため、発送が遅れております。ご不便をおかけして申し訳ございません。

配送会社の集荷が再開しましたら、ご注文の順に発送いたします。現時点では再開の時期が分からないため、〇月〇日までに改めて状況をご連絡いたします。

配送会社の運行の状況によっては、発送後もお届けに日数がかかる場合がございます。

ショップ□□ 担当：△△

天候や災害による遅れは、店の努力で早められないことが多く、見通しも立ちにくくなります。その場合は、次に連絡する日を決めて知らせ、配送会社の運行の情報が出ていれば、その状況もあわせて伝えます。

例文4：店の手違いで発送が漏れていた

件名：【お詫び】ご注文番号12345の発送について

〇〇様

ご注文いただいた△△について、当店の確認の漏れにより、発送の手続きができておりませんでした。お待たせしてしまい、大変申し訳ございません。

本日〇月〇日に発送いたしました。お届けは〇月〇日の予定です。 お荷物の追跡番号：1234-5678-9012

お詫びとして、今回の送料500円をご返金いたします。ご購入時のクレジットカードの一部取り消しで処理いたしましたので、明細への反映の時期はカード会社によって異なります。

今後は、出荷の前に注文と発送の記録を毎日照らし合わせる手順を加え、同じことが起きないよう努めます。

ショップ□□ 担当：△△

発送漏れは、店に原因がある遅れです。気づいたら、まず発送してから連絡すると、お客様に「いつ届くのか」を具体的に伝えられます。再発を防ぐために何を変えたのかを1文で書いておくと、お客様の受け止め方が変わります。

例文5：受注生産や予約の商品の完成が遅れる

件名：【お届け時期の変更のお知らせ】ご予約の△△について

〇〇様

ご予約いただいている△△について、製作の工程で仕上がりの確認に時間がかかっており、お届けの時期が遅れることになりました。楽しみにお待ちいただいているところ、申し訳ございません。

当初のお届け予定：〇月上旬 新しいお届け予定：〇月下旬

お届けの時期の変更に伴い、ご予約の取り消しをご希望の場合は、〇月〇日までにこのメールにご返信ください。お支払いいただいた代金は全額ご返金いたします。

ショップ□□ 担当：△△

予約の商品は、お客様が長く待っている分、遅れへの受け止め方が厳しくなりがちです。取り消しの受付に期限を設ける場合は、その期限を過ぎるとどうなるのかも書いておきます。

例文6：取引先への納期の遅れを知らせる

件名：納期遅延のお詫びと今後の予定について（〇〇の件）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。 〇月〇日に納品をお約束していた〇〇について、部品の調達が遅れたため、期日までの納品が難しくなりました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

新しい納品予定日：〇月〇日 一部を先にお届けする場合：〇月〇日に100個、残りの200個を〇月〇日

御社の工程への影響を少なくするため、分けての納品も承ります。ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。改めてお電話でもご相談させていただきます。

株式会社△△ □□

取引先への連絡は、メールだけで済ませず、電話でも伝えるのが一般的です。相手の仕事の予定に影響するため、分けての納品や代わりの品など、相手の損を小さくする提案を一緒に示します。

例文7：発送後に配送の途中で遅れている

件名：お荷物のお届けの遅れについて

〇〇様

〇月〇日に発送したお荷物について、配送会社に確認したところ、配送の途中で遅れが出ていることが分かりました。お待たせして申し訳ございません。

配送会社からは、〇月〇日ごろのお届けになると聞いております。お荷物の追跡番号：1234-5678-9012

お届けの日時の変更は、配送会社の受付で承っております。〇月〇日を過ぎても届かない場合は、このメールにご返信ください。こちらで配送会社に調査を依頼いたします。

ショップ□□ 担当：△△

発送後の遅れは、配送会社の事情によることが多いですが、お客様にとっての窓口は店です。配送会社に確かめた内容を伝え、届かない場合に店が何をするのかを書いておきます。

2回目の連絡と、重ねて遅れるときの書き方

最初のお詫びのメールを送ったあとも、連絡は終わりではありません。新しい発送日が決まったとき、約束した連絡の日が来たとき、そして実際に発送したときに、それぞれ短いメールを送ります。お客様は最初のメールで「次はいつ連絡が来るか」を知っているので、その日に連絡が届くことで、店が状況を追っていると分かります。

2回目のメールは、1回目より短くて構いません。前回のメールの日付に触れ、変わったことだけを書きます。

件名：【発送予定日のご案内】ご注文番号12345

〇〇様

〇月〇日にお知らせした発送の遅れについて、発送の予定日が決まりましたのでご連絡いたします。

発送予定日：〇月〇日 お届け予定：〇月〇日ごろ

長らくお待たせしており、申し訳ございません。発送の際には、お荷物の追跡番号をお知らせいたします。

ショップ□□ 担当：△△

難しいのは、一度知らせた発送日が再び遅れる場合です。2回目の遅れは、1回目よりも厳しく受け止められます。このときは、件名に「重ねてのお詫び」と入れ、前回の予定を守れなかったことをはっきり詫びたうえで、なぜ再び遅れたのかを書きます。そして、2回目の予定日は1回目よりも余裕を持たせます。同じ幅で書いてまた遅れると、3回目の連絡ではお客様の多くが取り消しを選びます。

重ねて遅れるときは、取り消しの案内をもう一度はっきり書きます。1回目に「待つ」を選んだお客様も、2回目の遅れで事情が変わっていることがあるからです。「前回お待ちいただくとお返事をいただいた方も、取り消しをご希望の場合は承ります」と書いておくと、お客様は遠慮せずに申し出られます。店の手違いが重なった場合は、送料の返金などの対応を1回目より手厚くするかどうかも、このとき決めます。

お詫びメールで避けたい書き方

発送の遅れのお詫びメールでは、丁寧に書いたつもりでも、お客様の不安や不満を強めてしまう書き方があります。よく見かけるものを挙げます。

1つ目は、お詫びの言葉ばかりが続き、肝心の見通しが書かれていないメールです。「大変申し訳ございません」「深くお詫び申し上げます」を何度も重ねても、お客様が知りたいのは「いつ届くのか」です。お詫びは冒頭と結びに1回ずつで足り、本文の中心は発送の予定日と選べる道に置きます。

2つ目は、お客様に責任があるように読める書き方です。「ご注文が多かったため」は事実でも、「お客様のご注文が集中したため」と書くと、お客様のせいにしているように受け取られます。「当店の出荷の準備が追いつかず」のように、店の側の事情として書きます。

3つ目は、約束できないことを書くことです。「必ず〇日までにお届けします」と書いても、配送会社の事情で守れないことがあります。店が決められるのは発送の日までで、お届けの日は「予定」「ごろ」と書きます。

4つ目は、定型文をそのまま使い、注文の中身が分からないメールです。注文番号も商品名も入っていないと、複数の注文をしたお客様は、どの注文の話なのか分かりません。一斉に送る場合でも、注文番号と商品名は1件ずつ差し込みます。

5つ目は、返信の受け皿がないメールです。差出人が返信を受け付けないアドレスになっていると、取り消しや問い合わせをしたいお客様は困ります。お詫びのメールは、返信がそのまま担当者に届くアドレスから送り、問い合わせ先の電話番号やフォームも書いておきます。

送付状やお詫び状を添えるとき

遅れて届いた商品に、お詫びの送付状を同封することがあります。メールで知らせたうえで、商品に紙の送付状を添えると、お客様に丁寧な印象を与えます。

お客様や取引先に商品をお届けする際、発送が遅れた場合にはお詫びの気持ちを丁寧に伝えましょう。特に、信頼関係を築くうえで、適切な送付状や添え状を添えることはビジネスマナーの基本です。発送遅延の理由や今後の対応について具体的に記載することで、誠意を伝えることができます。 出典: biz.moneyforward.com

送付状は、メールより短くて構いません。お詫び、遅れの理由を1文、同封した商品の一覧、問い合わせ先を書きます。メールで詳しく説明しているなら、送付状では同じ説明を繰り返さず、「先日メールでお知らせしたとおり」と書いて、お詫びの言葉と今後のお願いにとどめます。

取引先への送付状は、頭語と結語を使った手紙の形で書くことが多くなります。「拝啓」で始めて「敬具」で終え、時候のあいさつを入れる形です。急ぎのお詫びの場合は、時候のあいさつを省き、「前略」で始めて「草々」で終える形もありますが、目上の相手には「拝啓」の形のほうが無難です。

発送の時期の表示と特定商取引法

ネット通販など通信販売の場合、特定商取引法で、広告に商品の引き渡しの時期を表示することが求められています。条文はe-Govの特定商取引法のページの第11条で確かめられます。商品のページに「ご注文から3営業日以内に発送」のように書いている場合、その表示が、お客様にとっての約束の目安になります。

このため、発送が遅れる可能性が分かった時点で、商品のページの表示も直します。表示を直さないまま注文を受け続けると、新しく注文したお客様にも遅れが広がり、お詫びの連絡の数が増えます。「現在、ご注文の集中により、発送までに10日ほどいただいております」と、商品のページと注文の確認の画面に書いておけば、それを承知で注文するお客様からは、遅れへの不満は出にくくなります。

通信販売の決まりの全体は、消費者庁の特定商取引法のページから確かめられます。遅れが大きく、契約を解除するかどうかでお客様ともめた場合のような個別の判断は、事情によって変わるため、専門家に相談してください。

遅れそうな時期を先に知らせる案内の例文

発送の遅れは、起きてから詫びるより、起きそうな時期を先に知らせておくほうが、お客様の不満は小さくなります。年末年始、大型連休、セールの期間、店の休業日、新商品の発売日のように、注文が集中する時期や発送が止まる時期は、前もって分かることが多いからです。

先に知らせる場所は、商品のページ、注文の確認の画面、注文を受けたときに自動で送るメール、店のお知らせの欄の4か所です。お客様は注文の前に商品のページを、注文の後に確認のメールを読むので、両方に同じ内容を書いておくと見落としが減ります。

件名：年末年始の発送についてのお知らせ

いつもご利用いただき、ありがとうございます。 12月28日から1月4日まで、発送の作業をお休みいたします。 12月27日正午までのご注文は、12月27日中に発送いたします。それ以降のご注文は、1月5日から順に発送いたします。 休業の明けはご注文が集中するため、発送までに3営業日ほどいただく場合がございます。 お届けの日が決まっている贈り物などは、早めのご注文をお願いいたします。

先に知らせた範囲の遅れであれば、お客様はそれを承知で注文しているため、改めてのお詫びのメールは要りません。ただし、知らせた日数をさらに超える場合は、通常の遅れと同じように、お詫びと新しい予定を連絡します。休業の案内と遅れのお詫びを1通にまとめると、お客様にはどちらの話なのか分かりにくくなるので、分けて送ります。

遅れを繰り返さない仕組み

お詫びのメールを上手に書くことより大切なのは、同じ遅れを繰り返さないことです。発送の遅れを減らすための仕組みを挙げます。

1つ目は、在庫の数をこまめに合わせることです。帳簿の在庫と実際の在庫がずれていると、売れたあとで「在庫がなかった」と分かります。週に1回でも、売れ筋の商品だけでも、実際の数を数えて帳簿と合わせると、在庫切れによる遅れが減ります。

2つ目は、注文と発送の記録を毎日照らし合わせることです。その日に受けた注文と、発送した荷物の数を突き合わせれば、発送漏れにその日のうちに気づけます。

3つ目は、発送までの日数に余裕を持たせることです。普段は2日で発送できる店でも、商品のページに「3営業日以内」と書いておけば、少しの遅れは約束の範囲に収まります。

4つ目は、繁忙期と休業日を前もって知らせることです。年末年始やセールの時期、店の休業日は、注文の確認のメールや商品のページで先に知らせておきます。

5つ目は、遅れが起きた理由を記録することです。遅れのたびに理由を1行で記録しておくと、同じ理由が何度も出ていることに気づけます。仕入れ先の遅れが多いなら仕入れ先を見直す、梱包の作業が遅れるなら手順を見直す、といった対策が立てられます。

遅れの問い合わせを複数人で回すとき

発送の遅れが起きると、短い期間に多くの問い合わせが届きます。「いつ届くのか」「取り消したい」「別の色に変えたい」と、内容もさまざまです。1人で対応しているなら、メールソフトのラベルと表計算ソフトの一覧で管理できますが、複数の担当者で受け持つと、誰がどのお客様に返事をしたのか、取り消しの手続きは済んだのかが分かりにくくなります。

こうした場面では、問い合わせをフォームで受け付け、届いた一件ごとに担当と状況を残せるサービスを使う方法があります。その選択肢の1つがHalictです。公式サイトによると、Halictは届いた一件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、送ったメールの開封まで記録されると案内されています。「未対応」「対応中」「返信済み」のような状況を作れば、遅れの問い合わせのうち、まだ返事をしていないものを一覧で確かめられます。チームプラン以上では、届いたときにSlack・Teams・Chatworkへ通知することもでき、担当者が別の作業をしていても気づきやすくなります。料金ページでは、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えると紹介されています。3人まで使えるスタータープランは月額2,980円、10人まで使えるチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）で、チームプランではメールのひな形も使えます。なお、Halictは問い合わせの受付と返信を管理する道具で、在庫の管理や出荷の指示、配送の追跡を行う機能はありません。注文と出荷は、ネットショップの管理画面や出荷の仕組みで扱います。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

発送の遅れの対応から見える仕事の力

発送の遅れのお詫びは、ネットショップの運営の中で、一番気の重い仕事の1つです。けれども、遅れたときの連絡の早さと中身で、お客様がまた買ってくれるかどうかが決まることも多く、店の信用を左右する仕事でもあります。

ネットショップの運営では、お詫びの連絡のほかに、商品のページの表示の見直し、注文の集中に合わせた集客の調整、広告の出し方の見直しなど、販売の全体を見る力が求められます。マーケティングの仕事の種類と始め方は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で紹介しています。

在庫と出荷の記録を自動で照らし合わせる仕組みや、遅れを自動で知らせる仕組みを作るには、システムの開発の力が役立ちます。ネットショップの仕組みづくりを含むアプリの開発の仕事は、アプリケーション開発のお仕事で紹介しています。

遅れて届いた商品に添える送付状やお詫びのカードは、デザインで印象が変わります。販促物や案内のデザインを仕事として受ける人の単価の相場は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。店の仕組み全体を経営の観点から見直したい場合は、中小企業診断士のような専門家に相談する方法もあります。

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、取引が長く続く人ほど、遅れそうだと分かった時点で、相手が気づく前に連絡しています。納期の遅れそのものより、知らせるのが遅れることのほうが、信頼を大きく損ねます。直接の取引では、仲介の手数料がかからない分、同じ予算で多くを頼める関係を作れますが、その関係を支えるのは、こうした小さな連絡の積み重ねです。

よくある質問

Q. 発送の遅れはいつ知らせればよいですか？

遅れが分かった当日か、遅くとも翌営業日に知らせるのが目安です。新しい発送日がまだ決まっていなくても、遅れることと理由、次にいつ連絡するかを先に伝えれば、お客様は待つことができます。お客様が気づいて問い合わせてくる前に店の側から知らせると、同じ遅れでも受け止め方が大きく変わります。

Q. 新しい発送日が分からないときはどう書けばよいですか？

現時点では予定日を知らせられないことを正直に書き、次に連絡する日を必ず示します。その日には、状況が変わっていなくても約束どおりに連絡します。早めの日を書いて再び遅れると最初の遅れより信頼を失うため、予定日を書く場合は、確実に守れる余裕を持った日にします。

Q. お詫びとして送料を返金したほうがよいですか？

店の手違いによる遅れなら、送料の返金やお詫びの品を添えると、お詫びの気持ちが伝わりやすくなります。ただし、必ず行わなければならないものではなく、店の方針で決めます。行う場合は、何をいつどの方法で返金するのかを具体的に書き、天候のように店に原因がない場合との扱いの違いも社内で決めておきます。

Q. 取引先への納期の遅れはメールだけで伝えてよいですか？

取引先への納期の遅れは、メールに加えて電話でも伝えるのが一般的です。相手の仕事の予定に影響するため、メールには新しい納品日を書き、分けての納品や代わりの品など、相手の損を小さくする提案を添えます。電話で話した内容は、その日のうちにメールで送り直しておくと、行き違いを防げます。