共有ドライブとは｜マイドライブとの違いと使い方

共有ドライブとは、Googleドライブの中にある「ファイルの持ち主が個人ではなくチームになる場所」のことです。結論から言うと、メンバーの出入りがある仕事のファイルは共有ドライブに入れ、自分だけの下書きや個人の資料はマイドライブに入れる、という分け方がいちばん失敗が少なくなります。この記事では、マイドライブや「共有アイテム」との違い、使える人の条件、作り方と権限の選び方、マイドライブから移すときの注意、上限の数字、運用のコツまでを順番に説明します。Macで共有ドライブのファイルを扱う人向けに、ファイル管理アプリのAtriensにも後半で触れます。

共有ドライブが必要とされるようになった背景

在宅勤務や業務委託が広がり、同じ資料を社内の人と社外の人が一緒に扱う場面が当たり前になりました。以前はファイルをメールに添付して送り合うのが普通でしたが、最新版がどれか分からなくなる、容量の大きいファイルが送れない、といった問題が起きやすい方法です。そこでクラウドのドライブにファイルを保存し、リンクで共有する方法が広まりました。

ただ、個人のドライブで共有すると、別の問題が出てきます。ファイルの持ち主が作った本人のままなので、その人が退職したり契約を終えたりしてアカウントが削除されると、ファイルも一緒に使えなくなるおそれがあるのです。引き継ぎのたびに持ち主を1つずつ変える作業が必要になり、作業に漏れがあると大事な資料が失われます。

共有ドライブは、この問題を解決するために用意された仕組みです。Googleの公式の案内では、共有ドライブについて次のように説明されています。

共有ドライブは Google ドライブの特別なフォルダであり、これを使用してチームでファイルを保存、検索、アクセスできます。共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームが所有します。メンバーがチームを去ってもファイルは共有ドライブ内に残るため、チームで引き続き情報を共有してどこにいてもどのデバイスからでも仕事を進めることができます。 出典: support.google.com

人の入れ替わりがあっても資料が組織に残る。これが共有ドライブの一番の価値です。小さな会社や数人のチームでも、外注のスタッフが出入りする仕事なら、最初から共有ドライブで始めておくと後の引き継ぎが格段に楽になります。

マイドライブとの違いを表で整理する

Googleドライブを開くと、左側に「マイドライブ」と「共有ドライブ」が並んでいます。見た目はどちらもフォルダの集まりですが、ファイルの持ち主、移動や削除ができる人、ゴミ箱の扱いが違います。Googleの公式の比較表をもとに、主な違いを整理すると次のとおりです。

項目	マイドライブ	共有ドライブ
ファイルの持ち主	ファイルを作った個人	チーム（組織）
ファイルを追加できる人	マイドライブを持っている本人	投稿者以上の権限があるメンバー
中身の見え方	共有された相手ごとに見えるファイルが違う	原則としてメンバー全員に同じ中身が見える
ゴミ箱	本人のゴミ箱	共有ドライブごとに1つ
削除したファイルの復元	持ち主が復元できる	投稿者以上の権限があれば復元できる
パソコンとの同期	パソコン版Googleドライブで可能	パソコン版Googleドライブで可能

いちばん大きな違いは1行目の「持ち主」です。マイドライブでは、作った人が持ち主のままなので、その人のアカウントが削除されるとファイルの行き場がなくなります。共有ドライブでは持ち主がチームなので、誰が抜けてもファイルは残ります。

3行目の「中身の見え方」も、実務では大きな差になります。マイドライブの共有フォルダは、ファイルごとに共有の設定が違うことがあり、同じフォルダを開いても人によって見えるファイルが違う、ということが起こります。共有ドライブは、メンバーになった人には原則として同じ中身が見えるので、「自分の画面にはそのファイルがない」というやり取りが減ります。

ゴミ箱は、どちらも30日たつと完全に削除されます。共有ドライブでは、管理者の権限があれば30日を待たずに完全に削除することもできます。間違えて消したときに戻せる期限は同じなので、気づいたらすぐに共有ドライブのゴミ箱を開くのが基本です。

「共有アイテム」や社内の共有フォルダとの違い

共有ドライブという言葉は、似た名前の別の物と混同されやすい言葉です。調べ始めた段階でつまずく人の多くは、ここで取り違えています。

1つ目は、Googleドライブの左側にある「共有アイテム」です。これは、他の人から共有されたファイルの一覧で、共有ドライブとは別物です。東京大学の情報基盤の利用案内でも、この違いがはっきり書かれています。

また，Googleドライブの画面には「共有アイテム」という項目もあります．この項目を選択すると，自分が他の人から共有してもらったファイルが一覧表示されます（共有ドライブを使わずに共有されたファイルも含まれます）．これも「共有ドライブ」とは別物ですので注意してください． 出典: utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp

共有アイテムに出てくるファイルは、持ち主が別の個人のマイドライブにあるファイルです。自分の画面に見えていても、持ち主がファイルを削除したり共有をやめたりすると、見えなくなります。

2つ目は、マイドライブの中で作った「共有フォルダ」です。フォルダを他の人と共有すると、中のファイルを一緒に編集できるので、使い勝手は共有ドライブに似ています。それでも持ち主はフォルダを作った個人のままです。小さな仕事を一時的に一緒に進めるだけなら共有フォルダで足りますが、長く続く仕事や人が入れ替わる仕事には向きません。

3つ目は、会社の中で使われている「共有ドライブ」という呼び方です。社内のファイルサーバーや NAS（ネットワークにつないで使う保存用の機器）を、パソコンから Z ドライブなどの名前で開けるようにして、「共有ドライブに保存しておいて」と言う職場はよくあります。こちらは Google のサービスとは関係がなく、社内の機器の話です。職場で「共有ドライブ」と言われたら、どちらの意味かを最初に確かめると、後の手戻りがなくなります。

共有ドライブを使える人と使えない人

共有ドライブは、Googleアカウントを持っていれば誰でも作れるわけではありません。ここを知らずに探し回る人が多いので、条件を先に整理します。

まず、個人の Gmail のアカウント（末尾が gmail.com のもの）では、共有ドライブを作れません。Googleドライブのヘルプには、共有ドライブを使うには職場や学校のアカウントでログインしている必要がある、と書かれています。職場や学校のアカウントとは、会社や学校が契約している Google Workspace（Googleの仕事向けの有料サービス）のアカウントのことです。

次に、Google Workspace のアカウントでも、作れない場合があります。公式の案内では、共有ドライブを作成できるのは、使っているプランで共有ドライブが使えて、管理者から作成を許可されている場合だけとされています。会社のアカウントで左側に「共有ドライブ」が出てこない、または「新規」が押せないときは、社内のシステムの担当者に確かめるのが早道です。

Google Workspace の料金ページでは、いちばん下の Business Starter プランにも「チームで利用できる共有ドライブ」が含まれていて、表示は「基本」、上のプランは「高度」となっています。保存容量はユーザー1人あたりで決まり、組織全体で分け合う仕組みです。Business Starter はユーザー1人あたり30GB、Business Standard は2TB、Business Plus は5TBと案内されています。料金はキャンペーンや契約の形で変わるので、契約の前に Google Workspace の料金ページ で今日時点の金額を確かめてください。

個人の Gmail を使っている人が、取引先の共有ドライブに招かれることはあります。組織が外部の人の参加を許可していれば、Googleアカウントに結び付いたメールアドレスを持つ人をメンバーに追加できます。このとき、外部の人が共有ドライブの中で作ったファイルや編集した内容は、組織の持ち物になります。業務委託で参加する人は、自分が作った資料でも、相手の組織に帰属するという前提で扱うのが安全です。

共有ドライブの作り方とメンバーの追加の手順

条件を満たしていれば、作り方はとても簡単です。Google Workspace のラーニングセンターに書かれている手順は次のとおりです。

1. パソコンで drive.google.com を開く
2. 左側の「共有ドライブ」をクリックする
3. 左上の「新規」をクリックする
4. 共有ドライブの名前を入力する
5. 「作成」をクリックする

名前は、後から見て中身が分かるものにします。「営業部」のように部署名にする方法もありますが、メンバーが部署をまたぐ仕事なら「2026年度_展示会」「A社_Webサイト制作」のように、案件や目的で名付けたほうが迷いません。

作ったら、続けてメンバーを追加します。左側の一覧で共有ドライブの名前を右クリックし、「メンバーを管理」を選ぶと、メールアドレスを入力する画面が開きます。ここで相手のアドレスと権限を選び、送信すれば追加は完了です。

注意したいのは、共有ドライブそのもののリンクを相手に送って招く、という方法は取れないことです。メンバーに追加された人は、自分のGoogleドライブの左側の「共有ドライブ」を開くと、一覧にその共有ドライブが表示されるようになります。追加した後は「左側の共有ドライブから開いてください」と一言添えて連絡すると、相手が迷いません。

部署やチームの人数が多いときは、個人を1人ずつ追加するより、Google グループ（メールアドレスの束）をメンバーに追加する方法が便利です。グループに人を加えると、その人はグループが参加している共有ドライブにも自動で加わります。入社や異動のたびに共有ドライブを1つずつ開いて追加する手間がなくなります。

5つの権限と、誰にどれを渡すか

共有ドライブのメンバーには、5段階の権限（アクセスレベル）のどれかを割り当てます。Googleドライブのヘルプの説明を、できることの順に並べると次のとおりです。

権限	できること
管理者	メンバーの管理と、すべてのファイルのアップロード、編集、移動、削除
コンテンツ管理者	すべてのファイルのアップロード、編集、移動、削除
投稿者	すべてのファイルの編集と新しいファイルのアップロード（移動と削除はできない）
コメント投稿者	すべてのファイルへのコメントだけ
閲覧者	すべてのファイルの閲覧だけ

迷いやすいのは、マイドライブの「編集者」と、共有ドライブの「投稿者」と「コンテンツ管理者」の関係です。マイドライブの編集者に近いのは投稿者ですが、投稿者はファイルの移動と削除ができません。フォルダの整理や不要なファイルの片付けまで任せたい人には、コンテンツ管理者を渡します。

権限を決めるときの考え方は、次の3つに整理できます。

• 管理者は2人以上にする。1人だけだと、その人が休んだり抜けたりしたときに、メンバーの追加も設定の変更もできなくなる
• 毎日一緒に作業するメンバーはコンテンツ管理者にする。パソコン版Googleドライブで直接ファイルを編集する人も、公式の案内ではコンテンツ管理者以上が勧められている
• 削除されると困る資料を扱う外部の協力者には、投稿者、コメント投稿者、閲覧者のどれかを渡す。この3つの権限では、ファイルを削除できない

東京大学の利用案内でも、共有ドライブには最低1人の管理者が必要で、誰も持ち主がいない状態にならないよう注意が要る、と書かれています。管理者がいなくなった共有ドライブは、組織の管理者に頼まないと設定を変えられなくなります。作った直後に、信頼できるもう1人を管理者に加えておくのが基本です。

一部のメンバーにだけ見せたい資料があるときは、「アクセスが制限されたフォルダ」を使います。管理者の権限があれば、共有ドライブの中のフォルダを開ける人を限定できます。他のメンバーにはフォルダの名前は見えますが、権限がなければ開けません。人事や見積もりの資料を同じ共有ドライブで扱いたいときに役立ちます。

マイドライブから共有ドライブに移すときの手順と注意

すでにマイドライブで仕事のファイルを共有している人は、共有ドライブに移すことになります。移し方そのものは、ファイルやフォルダを選んで右クリックし、「整理」から「移動」を選び、移動先の共有ドライブを指定するだけです。ドラッグして移すこともできます。

ただし、移す前に確かめておきたい点がいくつかあります。

1つ目は権限です。公式の比較表では、投稿者以上の権限があればマイドライブから共有ドライブにファイルを移動でき、フォルダごと移動するには管理者の権限が必要とされています。フォルダが移せないときは、移す先の共有ドライブで自分が管理者になっているかを確かめます。

2つ目は持ち主です。共有ドライブに移したファイルは、持ち主がチームに変わります。マイドライブで他の人が持ち主になっているファイルは、その人でないと移せないことがあります。移したいファイルの中に、他の人が作ったものが混ざっていないかを先に見ておきます。

3つ目は、パソコン版Googleドライブを使っているときの制限です。公式の上限の案内には、パソコン版ドライブを使っているときは、マイドライブから共有ドライブにフォルダを移動できない、と書かれています。フォルダごと移したいときは、ブラウザで drive.google.com を開いて操作します。

4つ目は、共有の設定が変わることです。共有ドライブに移すと、メンバーは自動でファイルを見られるようになります。マイドライブでは一部の人だけに見せていたファイルを、メンバーが多い共有ドライブに移すと、見せたくない人にまで見えてしまうことがあります。移す前に、移す先のメンバーの顔ぶれを確かめ、必要ならアクセスが制限されたフォルダを先に作っておきます。

移す作業は、一度に全部を動かすより、案件ごと、フォルダごとに分けて進めるほうが安全です。移した後に、取引先から「リンクが開けない」と言われたら、そのファイルの共有の設定を開き、相手が見られる状態になっているかを確かめます。

共有ドライブの上限の数字を知っておく

共有ドライブには、保存できる数や参加できる人数に上限があります。小さなチームで当たることはほとんどありませんが、長く使い続けると気づかないうちに近づいていることがあります。Google Workspace の公式の案内に書かれている主な数字は次のとおりです。

項目	上限
1つの共有ドライブに保存できるアイテムの数	50万個（ファイル、フォルダ、ショートカット、ゴミ箱の中のものを含む）
フォルダの階層の深さ	100段まで
1つの共有ドライブのメンバーの数	600（個人とグループの合計）
メンバーとして追加できるグループの数	100
1人が24時間にアップロードまたはコピーできる量	750GB
アップロードできる1ファイルの大きさ	5TB
左側の一覧に表示される共有ドライブの数	1,000個まで

アイテムの数は、保存容量ではなく「数」で数えます。小さな画像やメモを大量に保存していると、容量にはまだ余裕があるのに、数の上限に近づくことがあります。残りが上限の20%を切ると、共有ドライブを開いたときに警告のバナーが表示されることがあると案内されています。

Googleは公式の案内で、アイテムの数はこの上限よりかなり少なめに保つことを勧めています。数が多すぎると整理や検索がしにくくなり、必要な資料を見落とすからです。1つの共有ドライブに何でも入れるより、目的ごとに共有ドライブを分けるほうが、上限の面でも使い勝手の面でも有利です。

保存容量そのものの上限は、組織の管理者が共有ドライブごとに設定している場合があります。設定されているかどうかは、共有ドライブを開いて「詳細」のタブで確かめられます。

うまく回すための運用のコツ

共有ドライブは、作るのは簡単でも、ルールを決めずに使い始めると、数か月で「どこに何があるか分からない場所」になります。小さなチームでも決めておきたい点を並べます。

共有ドライブの分け方を先に決める

部署ごとに1つ作る方法と、案件や目的ごとに作る方法があります。メンバーが固定している部署の仕事なら部署ごと、社外の人が出入りする仕事なら案件ごとが向いています。案件ごとに分けておくと、取引先の担当者を、その案件の共有ドライブだけに招けるので、他の案件の資料が見えてしまう心配がありません。

フォルダの名前の付け方をそろえる

フォルダとファイルの名前に、日付や番号の付け方のルールを作ります。たとえば「01_企画」「02_制作」「03_納品」のように先頭に番号を付けると、並び順が作業の順番と一致します。日付は「20261023」のように年月日を8桁で書くと、名前の順に並べたときに古い順や新しい順にそろいます。

最終版の扱いを決める

「最終」「最終2」「本当の最終」のようなファイルが増えるのは、共有の場でよく起きる失敗です。Google ドキュメントやスプレッドシートは変更の履歴が自動で残るので、版ごとにファイルを分ける必要はありません。Word や PDF のように履歴が残りにくいファイルは、「納品」のフォルダに入れたものを最終版とする、と決めておくと迷いません。

個人の作業場所と分ける

下書きや個人のメモまで共有ドライブに入れると、メンバー全員の画面に散らかったファイルが並びます。書きかけの資料はマイドライブで作り、人に見せられる段階になったら共有ドライブに移す、という順番にすると、共有ドライブの中が整った状態を保てます。

定期的に見直す

半年に1回程度、メンバーの一覧と、使われていないフォルダを見直します。契約が終わった外部の人がメンバーに残っていると、情報が漏れる原因になります。終わった案件の共有ドライブは、メンバーを閲覧者だけにしてから保管する、といった扱いも決めておくと安心です。

共有ドライブを使うメリットと、向かない場面

ここまでの内容を、使うかどうかを決める材料として整理します。共有ドライブのメリットは、大きく4つあります。

• 人が抜けても資料が残る。持ち主がチームなので、退職や契約の終了のたびに持ち主を変える作業が要らない
• メンバー全員に同じ中身が見える。「自分の画面にはない」という行き違いが減る
• 権限を5段階で分けられる。編集は任せても削除はさせない、といった細かい分け方ができる
• 消したファイルを、持ち主でなくても戻せる。投稿者以上の権限があれば、共有ドライブのゴミ箱から復元できる

一方で、共有ドライブが向かない場面もあります。1人で完結する作業の下書きや、個人の評価や面談の記録のように、本人と限られた人しか見てはいけない資料は、メンバー全員に見えるのが原則の共有ドライブより、マイドライブで個別に共有するほうが扱いやすくなります。アクセスが制限されたフォルダを使えば同じ共有ドライブの中でも分けられますが、設定を間違えたときの影響が大きいので、慣れないうちは場所そのものを分けるほうが安全です。

もう1つは、相手が Google のサービスを使っていない場合です。取引先が社内のファイルサーバーや別のクラウドのサービスを使っているなら、無理に共有ドライブに合わせてもらうより、相手の仕組みに合わせたほうが早く進むことがあります。共有ドライブは便利な道具ですが、目的は「資料を迷わず受け渡せること」です。相手と自分が一番迷わない方法を選ぶ、という考え方を持っておくと、道具に振り回されません。

費用の面では、共有ドライブだけのために別の料金がかかるわけではなく、Google Workspace の契約に含まれています。すでに会社で Google Workspace を契約しているなら、追加の費用なしで今日から使い始められます。個人事業で新しく契約するかどうかを考えるときは、メールアドレスを独自のドメインで持てることなど、他の機能と合わせて判断すると、無駄な出費を抑えられます。

つまずきやすい場面と確かめること

共有ドライブを使い始めた人がよく困る場面と、そのときに確かめることを整理します。

1. 左側に「共有ドライブ」が出てこない。個人の Gmail のアカウントでログインしていないかを確かめる。会社のアカウントでも出ないときは、使っているプランや管理者の設定で使えない状態になっている可能性があるので、社内のシステムの担当者に確かめる
2. 招かれたはずの共有ドライブが見つからない。招かれたアドレスと、いまログインしているアカウントが同じかを確かめる。複数のGoogleアカウントを使い分けている人に多い失敗です
3. ファイルを削除できない、移動できない。自分の権限が投稿者以下になっていないかを確かめる。整理まで任されているなら、管理者にコンテンツ管理者への変更を頼む
4. 外部の人を追加できない。組織の設定で外部の人の参加が許可されていない可能性がある。管理者に確かめるか、必要なファイルだけを個別に共有する
5. 間違えてファイルを消した。共有ドライブを開き、その共有ドライブのゴミ箱から戻す。30日を過ぎると完全に削除されるので、気づいたらすぐに操作する

どの場面でも、最初に確かめるのは「どのアカウントでログインしているか」と「自分の権限は何か」の2つです。画面の右上のアイコンでアカウントを、共有ドライブの「メンバーを管理」で自分の権限を確かめられます。

パソコンで共有ドライブのファイルを扱う方法

ブラウザで開くだけでなく、パソコンのフォルダのように共有ドライブを扱いたい人もいます。そのときに使うのが、Google が配布しているパソコン版Googleドライブです。インストールすると、Windows のエクスプローラーや Mac の Finder に Google ドライブが表示され、マイドライブと共有ドライブの中身を、ふだんのフォルダと同じ操作で開けるようになります。

パソコン版ドライブで共有ドライブのファイルを直接編集するメンバーには、公式の案内のとおり、コンテンツ管理者以上の権限を渡しておきます。権限が足りないと、パソコンの側で保存しようとしたときにうまく反映されないことがあります。

Macで仕事をしていて、共有ドライブのフォルダと、手元の書類フォルダや外付けのディスクを行き来する時間が長い人は、ファイル管理アプリを使う方法もあります。候補の1つが Atriens です。公式サイトの機能の説明では、iCloudやGoogleドライブ、外付けディスクを同じサイドバーに表示でき、別々の場所にあるフォルダを、ファイルを動かさずにサイドバーの上で1つの案件の下にまとめて並べられると案内されています。サイドバーに出す名前はフォルダ名と別に付けられ、Enterでその場で名前を変える機能もあります。動作環境は macOS 14 以降の Apple シリコンを搭載した Mac で、Mac の中でできることは期限なく無料と案内されています。Windows のパソコンやスマホだけで作業している人には当てはまらないので、Macを使っている人の選択肢の1つとして考えてください。

Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

業務委託で取引先の共有ドライブに招かれたとき

在宅で仕事を受ける人にとって、共有ドライブは「自分が作る場所」より「取引先から招かれる場所」であることが多いはずです。招かれた側が気をつけたい点をまとめておきます。

まず、どのアカウントで参加するかを決めます。個人の Gmail のアカウントで招かれることが多いですが、個人のファイルと取引先の資料が同じアカウントの画面に並ぶと、うっかり自分のマイドライブに資料をコピーしてしまうことがあります。仕事用のGoogleアカウントを1つ作り、取引先の招待はそちらで受けると、資料の扱いを分けやすくなります。

次に、作った資料の持ち主を意識します。前の節で説明したとおり、組織の共有ドライブの中で外部の人が作ったファイルは、組織の持ち物になります。契約が終わった後に自分の作業の記録として残したい資料があるなら、契約の内容に反しない範囲で、取引先の了解を取ってから控えを取ります。勝手にダウンロードして手元に残すと、秘密保持の約束に触れるおそれがあります。

最後に、契約が終わったら、自分から「共有ドライブのメンバーから外していただいて大丈夫です」と伝えます。招いた側が外し忘れることはよくあり、終わった案件の資料にいつまでも入れる状態は、受けた側にとっても望ましくありません。こうした一言が、次の依頼につながる信頼になります。

在宅の仕事の現場から見た、共有ドライブの使い方の差

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く続く取引ほど、ファイルの受け渡しのルールが最初に決まっています。依頼する側が共有ドライブを用意し、「この中の『素材』のフォルダから取り、『納品』のフォルダに入れてください」と最初に伝えてくれる取引は、やり取りの回数が少なく、行き違いも起きにくい傾向があります。反対に、メールの添付とチャットのリンクと個人のドライブが混ざった取引は、最新版の確認だけで時間が取られます。

デザインや開発の仕事では、扱うファイルが大きく、数も多くなります。デザイナーの年収・単価相場のページでは、デザインの仕事の報酬の目安を職種別に確かめられますが、単価が同じでも、受け渡しの手間が少ない取引のほうが、1時間あたりの実入りは厚くなります。アプリケーション開発のお仕事のように、設計書やテストの記録を複数の人で更新し続ける仕事では、共有ドライブの権限の決め方そのものが、作業の進み方を左右します。

業務の仕組みを整える側の仕事も増えています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、生成AIの導入の手伝いと一緒に、社内の資料の置き場所や権限の整理を任されることがあります。共有ドライブの分け方や権限の考え方を説明できることは、こうした仕事で頼りにされる力の1つです。

もう1つ見えてきたのは、直接取引の良さです。仲介の中間マージンが乗らない取引では、依頼する側は同じ予算で頼める範囲が広がり、受ける側は手取りが厚くなります。その分、ファイルの受け渡しや権限の管理のような段取りを、当事者どうしで決める必要があります。共有ドライブの使い方を最初の打ち合わせで決めておくことは、直接取引をうまく回すための、地味でも効き目のある準備です。テレワークの環境を整える費用の考え方は、テレワーク 助成金 2026の記事で国の助成の仕組みと一緒に確かめられます。

よくある質問

Q. 個人のGmailのアカウントでも共有ドライブは使えますか？

個人のGmailのアカウントでは、共有ドライブを作ることはできません。Googleのヘルプでは、共有ドライブを使うには職場や学校のアカウント（Google Workspace）でのログインが必要と案内されています。ただし、組織が外部の人の参加を許可していれば、個人のGmailのアカウントでも他の組織の共有ドライブにメンバーとして招かれ、中のファイルを扱うことはできます。

Q. 共有ドライブとマイドライブの共有フォルダは何が違いますか？

いちばん大きな違いはファイルの持ち主です。マイドライブの共有フォルダは作った個人が持ち主のままなので、その人のアカウントが削除されるとファイルが使えなくなるおそれがあります。共有ドライブは持ち主がチームなので、メンバーが抜けてもファイルは残ります。人が入れ替わる仕事や長く続く仕事には共有ドライブが向いています。

Q. 共有ドライブで間違えて消したファイルは戻せますか？

戻せます。共有ドライブごとにゴミ箱があり、投稿者以上の権限があれば、そこからファイルを復元できます。ゴミ箱に入ったファイルは30日たつと完全に削除され、管理者の権限があれば30日より前に完全に削除することもできます。消したことに気づいたら、できるだけ早く共有ドライブのゴミ箱を開いて確かめてください。

Q. 外部の協力者にはどの権限を渡せばよいですか？

扱う資料と任せる作業で決めます。編集と新しいファイルの追加だけを任せるなら投稿者、確認とコメントだけなら閲覧者（コメント可）にあたるコメント投稿者、見るだけなら閲覧者が向いています。この3つの権限ではファイルを削除できないので、消されると困る資料がある共有ドライブでも安心です。フォルダの整理まで任せる相手にだけ、コンテンツ管理者を渡します。