Notionの共有方法を、メンバーの招待とページ単位の公開の違いから整理

2026年2月17日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Notionの共有方法を
✓公式ヘルプの手順に沿って整理します
✓ワークスペースのメンバーの追加

Notionのページを人に見せたいとき、「共有」のボタンを押すと、招待、リンクのコピー、Web公開など、いくつもの選択肢が出てきます。どれを選べばよいか分からないまま操作すると、見せるつもりのなかったページまで見えてしまったり、逆に相手が開けなかったりします。

Notionの共有方法は、大きく分けると「ワークスペースのメンバーとして迎える」方法と、「ページ単位で見せる」方法の2つです。この記事では、Notionの公式ヘルプに書かれている手順をもとに、2つの違いと、相手に合わせた使い分けを整理します。権限レベルの選び方や、見せたくない情報が見えてしまう原因と防ぎ方も説明します。社外の人と一緒にタスクを進める場面では、権限ロールと社外ゲストの招待に対応したPinatecaにも触れます。

Notionの共有方法の全体像

Notionの共有方法は、相手が誰か、どこまで見せたいかで選びます。最初に、全体像を表で整理しておきます。

方法	相手	見える範囲	相手のアカウント
ワークスペースにメンバーとして追加	社内の同僚、長く一緒に働く人	ワークスペース内の共有されたページ	必要
チームスペースに追加	部署やプロジェクトのメンバー	チームスペースの中のページ	必要
ページ単位でメンバーを招待	ワークスペース内の特定の人	招待したページとその下のページ	必要
ゲストとしてページに招待	取引先、業務委託先、顧客	招待したページとその下のページ	必要
リンクを知っている人に公開	アカウントを持っていない人	リンクを知っている人が開けるページ	閲覧だけなら不要
Web公開（Notionサイト）	不特定多数	公開したページとその下のページ	不要

このうち、上の2つが「メンバーとして迎える」方法、下の4つが「ページ単位で見せる」方法です。

民間の解説記事でも、共有の考え方は次のように整理されています。

Notionの共有は、ページの上部にある「共有」から行います。ただ、相手が社内の人か社外の人か、Notionのアカウントを持っているかどうかで選ぶ方法が変わるため、最初は迷いやすい機能です。出典: metoo.co.jp

相手が社内か社外か、アカウントを持っているか、という2つの問いで、使う方法はほぼ決まります。社内の人ならメンバーの招待かチームスペース、社外でアカウントを持っている人ならゲストとしての招待、アカウントを持っていない人ならリンクの公開、という順に考えると迷いません。そのうえで、どこまでの操作を許すかを権限レベルで決めていきます。

メンバーとゲストの違いを先に押さえる

共有の方法を選ぶ前に、Notionでの「メンバー」と「ゲスト」の違いを押さえておく必要があります。

メンバーはワークスペースの一員

公式ヘルプでは、ワークスペースのユーザーを、ワークスペースオーナー、メンバーシップ管理者、メンバー、ゲストに分けて説明しています。ワークスペースオーナーは、メンバーの追加やセキュリティの設定など、ワークスペース全体を管理する立場です。メンバーは、ページを作ったり共有したり編集したりできますが、ワークスペースの設定を変えたり新しいメンバーを加えたりはできません。

公式ヘルプには、有料プランではワークスペース内のメンバーごとに請求が発生すると書かれています。メンバーを1人迎えるたびに料金がかかる、という点は、共有方法を選ぶうえで大切な判断材料です。

ゲストはページ単位の協力者

ゲストは、公式ヘルプで「多くの場合、クライアントや外部ベンダーなど、コラボレーションしたい組織外のユーザー」と説明されています。招待されたページの閲覧や編集はできますが、ワークスペース全体には入れません。ゲストは個々のページに追加するもので、ワークスペース全体に追加することはできません。

ゲストとしてページを開くには、相手が自分のNotionのアカウントを持っている必要があります。一度もNotionを使ったことがない人は、招待のメールに書かれたリンクから登録してからページを開きます。

どちらで迎えるかの目安

相手	迎え方の目安
社内で毎日一緒に働く同僚	メンバー
数か月にわたって一緒に働く業務委託の人	見せるページが多ければメンバー、限られていればゲスト
1つの案件だけで関わる取引先	ゲスト
資料を一度見てもらうだけの相手	リンクの公開

フリーランスとして取引先のワークスペースに関わる場合は、ゲストとして招待されることが多いでしょう。反対に、自分のワークスペースに取引先を招く場合も、まずはゲストとして招待し、必要な範囲だけを見せるのが基本です。

方法1：ワークスペースにメンバーを追加する

社内の同僚など、継続的に一緒に働く人は、ワークスペースのメンバーとして追加します。公式ヘルプのメンバーやゲストの管理のページに書かれている、メールアドレスで追加する手順は次のとおりです。

「設定」から「ユーザー」または「メンバー」を開く（プランによって表示が違う）
「メンバー」のタブに移る
「メンバーを追加する」をクリックし、相手のメールアドレスを入力する
ワークスペースオーナー、メンバーシップ管理者、メンバーのどの役割で追加するかを選ぶ
「招待」をクリックする

招待された人には、ワークスペースに参加するためのリンクが書かれたメールが届きます。設定の画面からリンクをコピーして共有する方法もありますが、そのリンクを受け取った人は有料のメンバーとして自動的に参加すると説明されているため、リンクの扱いには注意が必要です。不要になったら、招待リンクの横のトグルをオフにしておきます。

メンバーを追加しても、すべてのページが見えるわけではない

メンバーとして追加しても、ワークスペース内のすべてのページが自動的に見えるわけではありません。見えるのは、チームスペースに入っているページや、そのメンバーに共有されたページです。サイドバーの「プライベート」の場所に入れたページは、自分だけが見られます。

方法2：チームスペースでまとめて共有する

部署やプロジェクトごとに、決まったメンバーでページを共有したい場合は、チームスペースが便利です。公式ヘルプでは、チームスペースを「組織や会社内の各チームの専用スペース」と説明しています。

チームスペースの3つの公開の範囲

公式ヘルプによると、チームスペースを作るときに、次の3つから公開の範囲を選びます。

範囲	内容
オープン	誰でも自由に参加でき、中のページを見られる
クローズド	チームスペースがあることは全員に見えるが、招待されないと参加できない
プライベート	招待されていない人には、チームスペースがあること自体が見えない（ビジネス・エンタープライズのプランだけ）

チームスペースにページを加える

公式ヘルプに書かれている、チームスペースにページを共有する方法は2つです。1つは、サイドバーでチームスペースの名前にポインターを合わせて表示される「＋」をクリックし、チームスペースの中に新しいページを作る方法。もう1つは、サイドバーで既存のページをチームスペースにドラッグして移す方法です。

注意したいのは、「デフォルトのチームスペース」です。公式ヘルプでは、デフォルトのチームスペースの中のページは、ワークスペース内の全員がアクセスできると書かれています。一部の人だけに見せたいページを、うっかりデフォルトのチームスペースに移さないよう気をつけてください。

方法3：ページ単位でメンバーやゲストを招待する

特定のページだけを特定の人に見せたい場合は、ページの共有のメニューから招待します。公式ヘルプの共有と権限管理のページに書かれている手順は次のとおりです。

共有したいページの上部にある「共有」をクリックする
ワークスペースのメンバーやグループの名前を探して選ぶ（ワークスペースにいない人は、メールアドレスを入力してゲストとして招待する）
招待する人の名前の横のドロップダウンを開き、権限レベルを選ぶ
「招待」を選ぶ

ワークスペースのメンバーにページを共有すると、相手のサイドバーの「共有」の場所にそのページが表示されます。

ゲストとして招待するときの手順

公式ヘルプのメンバーとゲストの管理のページでは、ゲストの招待の手順がさらに具体的に書かれています。ページの「共有」でメールアドレスを入力し、権限レベルを選んで「招待」を押したあと、メンバーではなくゲストとして追加するために「今はスキップ」を選びます。

ゲストを招待できないとき

公式ヘルプでは、ゲストとページを共有できない理由として、次のようなものが挙げられています。

ワークスペースのゲストの数が上限に達している
ワークスペースやチームスペースで、ゲストの追加が無効になっている
相手のメールアドレスのドメインが、ワークスペースで許可されたドメインではない

料金ページの比較表によると、フリーのプランでは外部のゲストは10人までです。取引先が多い人は、ゲストの数が上限に近づいていないかを確かめてください。

方法4：リンクを知っている人に公開する

相手がNotionのアカウントを持っていない場合や、たくさんの人に一度に見てもらいたい場合は、リンクを使った公開が便利です。

公式ヘルプでは、ページの「共有」の「一般的なアクセス」で、ページを見られる範囲を次の3つから選べると説明されています。

設定	見られる人
招待されたユーザーのみ	自分と、招待した人だけ
ワークスペースの全てのメンバー	ワークスペースのメンバーなら、検索やリンクから開ける
ウェブ上の誰でもリンクを持っていれば	リンクさえあれば、Notionのユーザーでなくても開ける

3つ目の設定にすると、アカウントを持っていない人でもページを見られます。ただし、公式ヘルプによると、コメントや編集をするにはNotionへのログインが必要です。

リンクに有効期限を付ける

「ウェブ上の誰でもリンクを持っていれば」の横のドロップダウンから、「リンクの有効期限」を設定できます。見積もりや提案の資料など、一定の期間だけ見てもらえればよいページは、有効期限を付けておくと、あとで公開を止め忘れる心配がなくなります。

方法5：Web公開でNotionサイトとして公開する

ブログやポートフォリオのように、不特定多数の人に見てもらいたいページは、Web公開でNotionサイトとして公開します。公式ヘルプのNotionサイトの公開のページに書かれている手順は次のとおりです。

公開するページを開き、上部の「共有」をクリックする
「Web公開」のタブを開く
「公開」ボタンをクリックする
「サイトを表示」で、公開されていることを確かめる

公開したページの中身を変えると、サイトも自動で更新されます。公開をやめるときは、同じ「Web公開」のタブで「公開停止」をクリックします。

リンクの公開とWeb公開の違い

リンクを知っている人への公開と、Web公開は、似ているようで性格が違います。公式ヘルプのよくある質問では、取引先と提案書を一緒に作る場合は公開共有リンクを、旅行の記録のように広く見てもらいたい場合はNotionサイトとしての公開をすすめています。Notionサイトでは、検索エンジンからの検索を許可したり、見た目を整えたりできます。

仕事の資料をやりとりするならリンクの公開、自分の作品や情報発信を広く見てもらうならWeb公開、と覚えておくと迷いません。

権限レベルの選び方

ページを共有するときには、相手ごとに権限レベルを選びます。公式ヘルプで説明されている権限レベルは、次のとおりです。

権限レベル	できること
フルアクセス権限	すべての中身を編集でき、誰とでもページを共有できる
編集権限	編集はできるが、他の人にページを共有することはできない
コンテンツ編集権限	データベースのページの作成や編集はできるが、データベースの構造や表示の設定は変えられない（データベースだけ）
作成可能	データベースに新しいページを作れるが、許可されていない既存のページは見られない（データベースだけ、ビジネス・エンタープライズのプラン）
コメント権限	コメントだけができる
閲覧可能	見ることだけができる

相手ごとの選び方の目安

取引先に資料を確認してもらうだけなら「コメント権限」、一緒に資料を作るなら「編集権限」が基本です。「フルアクセス権限」を与えると、その人がさらに別の人にページを共有できるようになるため、社外の人には原則として与えないほうが安全です。

データベースで管理している案件の一覧を業務委託の人と共有する場合は、「コンテンツ編集権限」が便利です。案件の中身や状態は更新してもらいつつ、一覧の列や絞り込みの設定は変えられないようにできます。

場面別の共有のしかた

ここまでの方法を、在宅で働く人やフリーランスによくある場面に当てはめて整理します。

場面1：取引先に提案書を確認してもらう

提案書を見てもらい、気になる点にコメントをもらいたい場合は、相手がNotionのアカウントを持っているかで分けます。持っているならゲストとして招待し、権限は「コメント権限」にします。持っていないなら、リンクの公開で「ウェブ上の誰でもリンクを持っていれば」を選び、有効期限を付けます。ただし、リンクの公開ではコメントにログインが必要なので、意見はメールやチャットで受け取ることになります。

場面2：業務委託の人に案件の一覧を更新してもらう

案件の一覧をデータベースで管理していて、業務委託の人に状態や納期を更新してもらいたい場合は、ゲストとして招待し、権限を「コンテンツ編集権限」にします。中身は更新してもらいつつ、一覧の列や絞り込みの設定は変えられないようにできます。複数の業務委託の人がいて、それぞれに自分の担当分だけを見せたい場合は、データベースのページ単位のアクセスの設定（ビジネス・エンタープライズのプラン）を検討します。

場面3：上司との面談の資料を共有する

ワークスペースの中の特定の人とだけ共有したい資料は、ページ単位でその人だけを招待します。公式ヘルプでも、上司との1対1の面談の資料や、プロジェクトのメンバーだけに見せるメモを例に、この方法が紹介されています。このとき、チームスペースの中にページを作ると、チームスペースのメンバー全員に見える場合があるため、自分のプライベートの場所でページを作ってから招待するのが確実です。

場面4：作品の一覧を仕事探しのために公開する

ポートフォリオとして作品の一覧を広く見てもらいたい場合は、Web公開でNotionサイトとして公開します。公開する前に、作品の中に取引先の名前や未公開の情報が含まれていないか、公開してよいと取引先から了解をもらっているかを確かめてください。作った人のメールアドレスなどがページの情報に含まれる点も、後の「見せたくない情報が見えてしまう原因と防ぎ方」で説明するとおり、確認が必要です。

場面5：家族と旅行の計画を共有する

仕事以外でも、家族や友人と予定を共有する場面があります。相手がNotionを使っていれば、ページ単位で招待して「編集権限」にすると、一緒に計画を書き込めます。相手がNotionを使っていなければ、リンクの公開で見てもらうのが手軽です。

アクセスのリクエストに対応する

共有していない人がページを開こうとすると、アクセスのリクエストが届くことがあります。公式ヘルプによると、アクセス権のないページを開いた人は、「アクセス不可」の画面からリクエストを送れます。リクエストはページの作成者や編集者に通知され、承認するか却下するかを選べます。

閲覧やコメントの権限しか持っていない人が、編集の権限を求めることもできます。公式ヘルプでは、ページの「共有」のタブで自分の権限の横のドロップダウンを開き、「編集権限をリクエスト」を選ぶ手順が案内されています。ページの作成者がリクエストを受け取り、承認するか無視するかを決めます。

知らない人からのリクエストは慎重に

公式ヘルプのメンバーとゲストの管理のページによると、ワークスペースの外の人が特定のページへのアクセスをリクエストできる機能は、エンタープライズ以外のすべてのプランで最初からオンになっています。プラスとビジネスのプランではこの機能をオフにできますが、フリーのプランではオフにできないと書かれています。

知らない人からリクエストが届いたら、承認する前に、相手が誰で、なぜそのページを見る必要があるのかを確かめてください。リンクが意図しない形で広まっている可能性もあるため、リンクの公開の設定もあわせて見直すと安心です。

誰がページを見られるかを確かめる

共有の設定を整えたあとは、実際に誰がページを見られる状態になっているかを確かめる習慣をつけると、事故に早く気づけます。

公式ヘルプによると、ページの上部のバーには、そのページにアクセスできる人のプロフィール画像が表示されます。その人がページを見ていないときは薄く、見ているときは濃く表示されます。画像にカーソルを合わせると、名前、メールアドレス、最後にページを訪れた時期を確かめられます。また、ページの右上の「•••」のメニューの一番下で、最後に編集した人と日時を確かめられます。

取引先と共有しているページで、見覚えのない人の画像が表示されていたら、共有の設定を見直す合図です。誰がどの経路でアクセスできるようになったのかを、共有のメニューで確かめてください。

見せたくない情報が見えてしまう原因と防ぎ方

Notionの共有で最も気をつけたいのは、見せるつもりのなかった情報が見えてしまうことです。公式ヘルプには、その原因になりやすい仕組みがいくつも書かれています。

下の階層のページにも権限が引き継がれる

公式ヘルプによると、ページの中にサブページを作ると、そのサブページには親ページの権限の設定が引き継がれます。取引先と共有しているページの中に、社内向けのメモのページを作ると、そのメモも取引先から見える状態になります。社内向けの情報は、共有しているページの外に作るのが原則です。

Web公開でも同じで、公式ヘルプには、ページをWebに公開するとサブページもすべて公開されると書かれています。公開する前に、下の階層のページをすべて公開してよいかを確かめてください。

より広い権限が優先される

公式ヘルプでは、Notionはその人に与えられている最も上位のアクセス権限を尊重すると説明されています。ある人に「閲覧可能」を与えていても、ワークスペースの全員に「フルアクセス権限」を与えれば、その人もワークスペースのメンバーである限りフルアクセスになります。権限を絞ったつもりでも、別の経路でより広い権限が与えられていないかを確かめる必要があります。

リンクの公開では、つながっているページから見つかることがある

公式ヘルプでは、ページの権限を「リンクを知る全ユーザー」にしている場合、そのページがより広く共有された別のページで言及されていたり、そこからリンクされていたりすると、直接リンクを知らない人がページにたどり着く可能性があると書かれています。

作った人の名前やメールアドレスが含まれる

見落としやすいのが、作った人の情報です。公式ヘルプでは、ページをWebに公開したり、共有の設定を「リンクを知るWeb上の全ユーザー」にしたりすると、そのページの情報の中に、作成に関わったすべてのNotionユーザーの名前、プロフィール写真、メールアドレスが含まれると注意しています。個人のメールアドレスを知られたくない場合は、公開するページを作るアカウントを分けるなどの対策を考えておきましょう。

公開前の点検の手順

ページを社外の人に共有する前に、次の点を確かめる習慣をつけると、事故を防げます。

共有するページの下に、社内向けのページが入っていないか
ページの中に、他の取引先の名前や金額、個人の連絡先が書かれていないか
権限レベルが、相手に必要な範囲を超えていないか
リンクの公開にした場合、有効期限を付けたか
共有が終わった相手を、共有のメニューから削除したか

共有をやめるとき

案件が終わった取引先や、契約が終わった業務委託の人とは、共有をやめておく必要があります。公式ヘルプでは、共有を取り消す方法として、ページの「共有」で相手の名前の横のドロップダウンを開き「削除」を選ぶ方法と、サイドバーでページを「プライベート」の場所にドラッグする方法が挙げられています。

ページを「プライベート」に移すと、そのページに対する他の人の権限はすべて削除されます。ただし、公式ヘルプには、この取り消しは親のページにだけ効き、サブページに個別に与えた権限は変わらないと書かれています。サブページに個別に人を招待していた場合は、それぞれのサブページでも共有を確かめてください。

月に1回、共有の相手を見直す

案件が終わるたびに共有を外すのが理想ですが、忙しい時期には忘れがちです。月に1回など日を決めて、共有しているページと相手の一覧を見直すと、外し忘れを防げます。見直すときは、次の順に確かめると効率よく進みます。

ゲストとして招待している相手のうち、いまも取引が続いている人はだれか
リンクの公開にしているページのうち、もう見てもらう必要がないページはどれか
Web公開しているページの中身が、いまも公開してよい内容か

フリーのプランでは外部のゲストが10人までなので、使い終わったゲストを外しておくことは、新しい取引先を招待する枠を空けることにもつながります。

社外の人とタスクを一緒に進めたいときの選択肢

Notionの共有は、ページ単位で細かく権限を設定できる一方で、社外の人と一緒にタスクを進める場合は、ページごとの招待と権限の管理が手間になることがあります。共有しているページの下に社内向けのページを作らないよう気をつけ続けるのも、人数や案件が増えるほど負担になります。

社外のメンバーとタスクを一緒に進める場面で使える選択肢の1つが、プロジェクト管理の道具のPinatecaです。公式サイトによると、ワークスペースごとにメンバーと見える範囲が分かれていて、オーナー・管理者・メンバーに加えて役割を自分で作り、社外ゲストに見せる範囲を絞れます。操作ログとログイン履歴も残ると案内されています。案件ごとにワークスペースを分ければ、取引先Aの人が取引先Bの情報を目にすることはありません。

料金ページでは、5人までのチームならボード10個まで無料で、カンバン・ガント・カレンダーなど8種類のボードとチャットを使えると案内されています。スタンダードプラン（1人あたり月額500円、税抜）では、閲覧だけのゲストは人数に数えないと書かれています。資料や議事録の共有はNotionで、担当と期限のあるタスクの共有はボードで、と使い分けるのも1つの方法です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

在宅やフリーランスの仕事で共有を使うときの心得

在宅で働く人やフリーランスは、取引先のワークスペースにゲストとして招待される立場になることも、自分のワークスペースに取引先を招く立場になることもあります。

招待される側として気をつけること

取引先のワークスペースにゲストとして招待されたら、見えているページの範囲を一度確かめます。もし自分が見るべきでないと思われるページが見えていたら、その中身を開かずに、取引先に伝えます。権限の設定の誤りに気づいて知らせてくれる人は、取引先からの信頼が厚くなります。

情報の扱いの知識を仕事に活かす

共有の設定の誤りによる情報の漏れは、会社にとって大きな問題です。共有のルールづくりや、情報の扱い方の点検を手伝う仕事は、在宅で請け負える仕事の1つです。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、セキュリティを含む仕事の内容を紹介しています。業務に道具を取り入れる手伝いに関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事も参考になります。

テレワークの環境を整える会社は、情報の共有の仕組みも見直しています。テレワークの導入にかかる費用には、国の助成金が使える場合があります。テレワーク助成金 2026では、対象になる取り組みと申請の流れを整理しています。

運営者の視点で見た、共有の作法が信頼を生む理由

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、取引先から長く頼られる人は、情報の扱い方が丁寧です。共有されたページの範囲を勝手に広げない、仕事が終わったら共有を外してもらうよう自分から声をかける、見えてはいけない情報に気づいたら知らせる。こうした小さな作法の積み重ねが、「この人なら社内の情報を預けても大丈夫」という信頼につながっています。

仲介の手数料がかからない直接のやりとりでは、依頼する側と受ける側が、道具の使い方から情報の扱いまでを直接決めていきます。依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなる。その関係を長く続けるうえで、共有の作法をわきまえていることは、作業の品質と同じくらい大切な要素です。

Notionの共有は、相手が社内か社外か、アカウントを持っているかの2つの問いで方法を選び、権限は必要な範囲だけに絞る、というのが基本です。まずは自分のワークスペースで共有しているページを一覧で見直し、もう共有が要らない相手が残っていないかを確かめるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. Notionのアカウントを持っていない人にページを見せられますか？

見せられます。ページの「共有」の一般的なアクセスで「ウェブ上の誰でもリンクを持っていれば」を選ぶと、リンクを知っている人はアカウントがなくてもページを見られます。ただし、コメントや編集をするにはNotionへのログインが必要です。期間を限って見せたい場合は、リンクの有効期限を設定しておくと安心です。