Notionのカレンダーでタスク管理をする手順と、予定が増えたときの限界

2026年2月17日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Notionのカレンダーでタスク管理をする手順を
✓データベースの作り方からカレンダービューの設定
✓Notionカレンダーとの連携まで順に解説します

Notionのカレンダーでタスク管理をしたいと考える人の多くは、やることのリストと予定表が別々の場所にあり、「この作業はいつやるのか」がどこにも書かれていない状態に困っています。結論から言うと、Notionではタスクを1つのデータベースに集め、そこにカレンダーの見え方を付けるのが基本の形です。この形にしておけば、締切の並びは月のマス目で一目で分かり、細かい中身はタスクのページを開けば読めます。

ただし、Notionのカレンダーは「締切を並べる」ことは得意でも、「1日の時間をどう割り振るか」や「複数の作業が何日間重なっているか」を見るのは得意ではありません。この記事では、2026年10月7日時点でNotionの公式ヘルプと料金ページを確かめた内容をもとに、作り方の手順、使いやすくする設定、無料で使える範囲、そして予定が増えたときに出てくる限界と手当ての方法を順に説明します。

結論：締切の見える化はNotion、時間の割り振りは別の道具と組む

先に全体像を示します。

やりたいこと	Notionのカレンダーで足りるか	補う方法
タスクの締切を月の単位で並べて見る	十分に足りる	なし
締切の近いものから順に片付ける	足りる	表のビューで並べ替える
会議などの予定とタスクを同じ画面で見る	Notionカレンダーと組めば足りる	Googleカレンダーをつなぐ
1つの作業が何日間続くかを横棒で見る	やや苦手	タイムラインのビューを使う
チームで担当と進み具合を細かく追う	設計次第で足りるが手間がかかる	専用のタスク管理ツールを検討する

ポイントは、Notionのカレンダーが「データベースの見え方の1つ」だということです。データベースとは、同じ形の項目を行として並べた表のことで、タスク1件が1行になります。カレンダーは、その表を日付の欄を基準に月のマス目へ並べ替えて見せているだけです。つまり、カレンダーを使いこなす前に、表のほうをきちんと作っておくことが大切です。

ここを飛ばしてカレンダーから作り始めると、あとから「担当者の欄がない」「完了したものが消えない」といった手直しが必ず出てきます。順番としては、表を作り、日付の欄を決め、それからカレンダーの見え方を付ける、という流れで進めます。

Notionで「カレンダー」と呼ばれるものは2つある

調べ始めた人が最初に混乱しやすいのが、Notionには「カレンダー」と呼ばれるものが2つあることです。

1つ目は、Notionの中にあるデータベースのカレンダービューです。ページの中にタスクの表を作り、その見え方を月のマス目に切り替えたものを指します。Notionの公式ヘルプでは、次のように説明されています。

カレンダーを使えば、データベース上のアイテムを日付に照らし合わせて可視化することができます。カレンダーを使用するには、データベースに日付形式のプロパティが少なくとも1つは設定されている必要があります。出典: notion.com

プロパティとは、表の列のことです。「締切日」「担当」「状態」のような欄を指します。日付の欄が1つもない表には、カレンダーの見え方を付けられません。

2つ目は、Notionカレンダーという独立したアプリです。こちらはGoogleカレンダーなどの予定表をつないで、会議や予定を表示するためのカレンダーアプリで、Macや Windows、iPhone、Androidで使えます。Notionの公式ページによると、Notionカレンダーは無料で入手でき、Googleカレンダーのアカウントと、AppleのiCloudで同期しているカレンダーをつなげられます。Outlookなどほかの予定表への対応は「予定」とされています。

整理すると、タスクの締切を並べるのはデータベースのカレンダービュー、会議などの予定とタスクを同じ画面で見るのはNotionカレンダーのアプリ、という役割分担です。どちらか一方だけでもタスク管理はできますが、予定が多い人ほど2つを組み合わせたほうが全体を見渡しやすくなります。

タスク管理用のデータベースを作る手順

ここからは、実際にタスクの表を作る手順です。最初の30分ほどで形を決めておくと、あとから困りません。

手順1：タスクを集めるページを1つ作る

まず、サイドバーから新しいページを作り、「タスク」のような分かりやすい名前を付けます。プロジェクトや案件ごとにページを分けたくなりますが、最初は1つのページにすべてのタスクを集めるのがおすすめです。案件ごとに表を分けると、カレンダーも案件の数だけでき、全体の締切を1枚で見られなくなるからです。案件の区別は、次の手順で作る「案件」の欄で付けます。

手順2：データベースを作り、列を決める

ページの中でデータベースを作り、次の列を用意します。

列の名前	種類	使い道
タスク名	タイトル	やることを一言で書く
締切	日付	カレンダーに並べる基準にする
作業日	日付	実際に手を付ける日を書く（後述）
状態	ステータス	未着手・進行中・完了を切り替える
案件	セレクト	どの仕事のタスクかを区別する
見積もり時間	数値	かかりそうな時間を書いておく

最初から列を増やしすぎると、入力が面倒になって続きません。上の6列で始め、足りないと感じたものだけをあとから追加するのが長続きのコツです。

手順3：最初の10件を入力する

列ができたら、今抱えているタスクを10件ほど入れてみます。この段階で「締切が決まっていないタスク」が意外と多いことに気づくはずです。締切がないものは、仮でもよいので日付を入れておきます。日付が空のタスクはカレンダーに表示されないため、存在を忘れやすくなるからです。

手順4：カレンダーの見え方を付ける

データベース名の横にある「+」を押し、表示の種類からカレンダーを選びます。これで、締切の日付に合わせてタスクが月のマス目に並びます。日付の列が2つ以上ある場合は、どちらを基準にするかを設定で選べます。この記事の作り方では、まず「締切」を基準にしておきます。

手順5：表とカレンダーを行き来して使う

カレンダーのビューを作ったあとも、表のビューは残しておきます。新しいタスクをまとめて入れるときは表、週の締切を見渡すときはカレンダー、というように使い分けます。同じデータを別の見え方で見ているだけなので、どちらで書き換えても両方に反映されます。

カレンダービューを使いやすくする4つの設定

作ったばかりのカレンダーは、完了したタスクもまだのタスクも同じように並んでいて、見づらく感じるはずです。次の4つを設定すると、毎日開く画面として使える状態になります。

完了したタスクを隠す

フィルター機能で「状態が完了ではないもの」だけを表示するように設定します。完了したタスクがマス目に残っていると、まだ終わっていないものが埋もれてしまいます。終わったタスクの記録は表のビューで見られるので、カレンダーからは消してかまいません。

週の表示に切り替える

公式ヘルプによると、カレンダーは月単位のほか、週単位の表示にも切り替えられます。設定メニューのレイアウトから、表示方法を週に変えます。月の表示では1日のマス目が小さく、件数が多い日は中身を開かないと見えないため、タスクの多い人は週の表示のほうが実用的です。

マス目に出す項目を選ぶ

カレンダーのカードに表示する項目は、設定の「プロパティの可視性」で選べます。案件名と見積もり時間を表示しておくと、その日の負担がマス目を見ただけで分かります。逆に、細かいメモの欄まで表示すると、カードが大きくなって全体が見えなくなります。

基準にする日付を切り替える

締切と作業日の2つの日付を持たせた場合は、どちらの日付で並べるかを設定で切り替えられます。締切で並べたカレンダーと、作業日で並べたカレンダーを、別々のビューとして2つ作っておくと便利です。前者は「いつまでに終わらせるか」、後者は「いつ手を付けるか」を見るための画面になります。

Notionカレンダーとつなぐ手順

会議や打ち合わせの予定が多い人は、Notionカレンダーのアプリを組み合わせると、タスクと予定を同じ画面で見られるようになります。

手順は次のとおりです。

Notionの公式サイトからNotionカレンダーのアプリを入手する
Googleアカウント、またはiCloudのカレンダーをつなぐ
Notionのワークスペースをつなぎ、タスクのデータベースを表示する対象に選ぶ
予定とタスクが同じ週の画面に並んでいるかを確かめる

公式ヘルプによると、Notionカレンダーからデータベースの日付を直接書き換えることもできます。たとえば、水曜に入れていた作業を木曜に動かしたいとき、カレンダーアプリの上でつまんで動かせば、Notionの表の日付もその場で変わります。

一方で、限界もあります。Notionカレンダーの公式ページのよくある質問には、Googleカレンダーの予定をNotionのデータベースに直接取り込むことは「まだできません」と書かれています。つまり、Googleカレンダーの会議とNotionのタスクは、同じ画面に並べて見ることはできても、1つの表にまとまるわけではありません。予定の記録をNotionに残したい人は、この点を知ったうえで使い方を決める必要があります。

また、つなげられる予定表はGoogleカレンダーとiCloudのカレンダーに限られています（2026年10月7日時点）。会社の予定がOutlookで管理されている場合は、現時点ではNotionカレンダーに直接つなげられません。

予定とタスクを分けて考えるコツ

Notionのカレンダーでタスク管理がうまくいかない理由で多いのが、「締切」と「作業する日」を同じ1つの日付で管理してしまうことです。

締切が金曜のタスクを、金曜のマス目に置いておくだけでは、木曜の夜に慌てて始めることになりがちです。よくある例として、副業のライティング案件で締切だけを入れていた人が、同じ週に締切が3件重なっていることに前日まで気づかなかった、という話があります。カレンダーには3件とも金曜に並んでいたのに、それぞれに何時間かかるかを考えていなかったため、重なりの重さが見えていなかったのです。

これを防ぐには、手順2で用意した「作業日」の欄を使います。

欄	書く内容	見るタイミング
締切	相手と約束した日	週の初めに全体を確認するとき
作業日	実際に手を付ける日	毎朝、今日やることを決めるとき
見積もり時間	かかりそうな時間	作業日を決めるとき

作業日で並べたカレンダーを毎朝開き、その日のマス目にあるものだけを片付けます。見積もり時間を合計して、1日に使える時間を超えていないかも確かめます。副業で平日に使える時間が2時間なら、見積もりの合計が2時間を超えた日は、どれかを別の日に動かします。

この「締切から逆算して作業日を決める」という考え方は、ツールが何であっても役に立ちます。Notionの場合は、日付の欄を2つ持たせるだけで実現できるので、最初の設計に入れておくのがおすすめです。

繰り返しのタスクと、締切のないタスクの扱い

もう1つつまずきやすいのが、毎週の定例作業や、締切のない「いつかやること」の扱いです。

繰り返しのタスク

毎週月曜の報告書、毎月末の請求書の作成のような繰り返しの作業は、タスクの表に毎回手で入れていると、入れ忘れが起きます。Notionには「繰り返しデータベーステンプレート」という仕組みがあります。公式ヘルプによると、テンプレートを毎日・毎週・毎月・毎年のいずれかで繰り返すように設定でき、何週間おき、何か月おきといった間隔と、ページを作る開始日と時刻も指定できます。

使い方の例を挙げます。データベースの「新規」の横からテンプレートを作り、タスク名を「週次の報告書」、案件を「定例」にしておきます。そのテンプレートの繰り返しを「毎週・月曜日」に設定すれば、毎週月曜にタスクのページが自動で1件作られます。作られたページの締切や作業日はその都度入れる必要があるので、月曜の朝に作業日を決める流れと組み合わせると漏れがなくなります。

繰り返しの設定を使わない場合は、月初に1か月分の定例作業をまとめて表に入れる、という運用でも十分に回ります。大切なのは、定例作業もカレンダーに表示しておくことです。カレンダーに出ていない作業は、その日の時間の見積もりから漏れてしまいます。

締切のないタスク

「いつか読む資料」「時間ができたら整理するフォルダ」のような締切のないタスクは、カレンダーには並べず、表のビューで「締切が空のもの」だけを集めたビューを作っておきます。週に1回このビューを見て、今週手を付けるものにだけ作業日を入れます。こうすると、カレンダーは「日付の決まったものだけ」に保たれ、毎日の判断がしやすくなります。

締切の前に通知を受け取る設定

カレンダーに並べただけでは、画面を開かない日に締切を見落とします。そこで使いたいのが、日付の欄に付けられるリマインダーです。リマインダーとは、決めた日時にNotionから届く知らせのことです。

公式ヘルプによると、データベースに日付の欄がある場合は、その日付に対してリマインダーを設定できます。ページの本文の中でも、「@リマインド明日」「@リマインド水曜日午後1時」のように入力すると、その日時に通知が届く印が作られます。印は設定した日時になったとき、そして期日を過ぎたときに赤く変わるので、遅れているものがページの上でも分かります。

設定の目安は、締切の当日ではなく、作業を始めるべき日に知らせが来るようにすることです。たとえば見積もり時間が4時間で、平日に使える時間が2時間なら、締切の2日前に通知を受ければ間に合います。締切当日の朝に通知を受けても、そこから4時間の作業を確保するのは難しいからです。

通知が多すぎると、今度は知らせそのものを読まなくなります。リマインダーを付けるのは、相手との約束がある締切と、自分では気づきにくい定例作業に絞るのがおすすめです。ほかのタスクは、毎朝のカレンダーの確認で拾います。

無料プランでどこまで使えるか

Notionは無料のフリープランから使えます。2026年10月7日時点の公式の料金ページで確かめた内容は次のとおりです。

項目	フリー	プラス
料金	無料	年払いで1メンバーあたり月額1,650円（月払いは2,000円）
カレンダーのビュー	使える	使える
Notionカレンダー	使える	使える
ブロック数	1人なら制限なし、複数人だと上限あり	制限なし
ファイルのアップロード	1ファイル5MBまで	制限なし
ページの履歴	7日	30日

ブロックとは、ページに追加するひとつひとつの要素のことです。文章の1段落、チェックボックス1つ、画像1枚がそれぞれ1ブロックに数えられます。公式の料金ページのよくある質問によると、フリープランのワークスペースを自分1人で使っている場合は、ページやブロックを好きなだけ追加できます。一方、複数のメンバーで使っている場合はブロック数に上限があり、上限に達すると既存の内容の閲覧や編集はできても、新しいブロックは追加できなくなります。

つまり、個人のタスク管理であれば、無料のままでもカレンダーを使った管理は十分にできます。気をつけたいのは、家族や仕事仲間をワークスペースのメンバーに招いた時点で、ブロック数の上限が関わってくることです。共有するなら、メンバーとして招くのか、特定のページだけをゲストとして共有するのかを先に決めておきます。

カレンダーを人と共有するときの注意

クライアントや仕事仲間にタスクのカレンダーを見せたい場面もあります。そのときは、共有する前に次の3点を確かめます。

1つ目は、見せる範囲です。タスクの表をまるごと共有すると、ほかのクライアントの案件名や締切まで相手に見えてしまいます。相手ごとに案件の欄で絞り込んだビューを作るか、共有用のページを別に作って必要なタスクだけを載せます。守秘の約束がある仕事では、案件名を社名ではなく記号に置き換えておくのも1つの方法です。

2つ目は、相手の立場です。ワークスペースのメンバーとして招くのか、特定のページだけを見られるゲストとして招くのかで、見える範囲もブロック数の上限の扱いも変わります。社外の相手は、原則としてゲストとして招くと考えておくと安全です。

3つ目は、共有をやめる時期です。案件が終わったあとも共有が残っていると、次の案件の情報まで見える状態が続きます。案件の完了と同時に共有を外す、と手順に組み込んでおきます。

予定が増えたときに出てくる5つの限界

ここまでの作り方で、個人のタスク管理なら多くの場合うまく回ります。ただし、案件の数や関わる人が増えてくると、次のような限界が見えてきます。

限界1：1日のマス目に入りきらない

月の表示では、1日のマス目に表示できる件数に限りがあります。1日に5件、6件とタスクが並ぶ日が増えると、マス目からあふれた分は開かないと見えません。週の表示に切り替えれば多少は改善しますが、タスクが多い人ほど「カレンダーを見ても全体が分からない」状態になりがちです。

限界2：何日も続く作業の重なりが見えにくい

カレンダーのカードは、端をつまんで広げると複数日にわたる表示にできます。ただ、3日がかりの作業と5日がかりの作業が同じ週に重なると、マス目の上ではカードが縦に積み上がるだけで、どの作業がどれだけ重なっているかは読み取りにくくなります。作業の期間と重なりを見るには、横軸に日付を並べたガントチャートのほうが向いています。ガントチャートとは、作業を縦に並べ、それぞれの期間を横棒で表した表のことです。

限界3：表の設計を自分で決める手間

Notionは自由に組み立てられる道具です。裏を返せば、列の種類、ビューの数、フィルターの条件をすべて自分で決める必要があります。最初は快適でも、案件が増えるたびに列を追加し、ビューを追加しているうちに、どのビューを見ればよいのか分からなくなることがあります。

限界4：複数人での進み具合の共有

チームで使う場合、誰がどこまで進めたかを追うには、担当者の欄や状態の欄の書き方をメンバー全員でそろえる必要があります。ルールが共有されていないと、同じ「進行中」でも人によって意味が違い、カレンダーを見ても実際の進み具合が分かりません。

限界5：会話とタスクが別の場所になる

Notionのページにはコメントを付けられますが、チームの日常的なやりとりは別のチャットツールで行っている場合がほとんどです。チャットで決まったことをNotionのタスクに書き写す手間が生まれ、書き写し忘れが起きると、カレンダーの情報が古くなります。

限界が来たときの3つの手当て

限界を感じたからといって、すぐにNotionをやめる必要はありません。まずは次の3つを順に試します。

手当て1：ビューを用途ごとに分け直す

ビューが増えすぎたときは、「今日やること（作業日が今日のもの）」「今週の締切」「締切のないもの」「完了した記録」の4つ程度に絞り直します。それ以外のビューは、思い切って削除します。毎日開くのは1つ目のビューだけ、と決めておくと迷いがなくなります。

手当て2：タイムラインのビューを足す

何日も続く作業の重なりを見たいときは、同じデータベースにタイムラインのビューを追加します。タイムラインは、日付を横軸に、タスクを横棒で並べる見え方で、Notionにおけるガントチャートに近いものです。公式の料金ページでは、フリープランのデータベースでもサブタスクや依存関係を扱えると案内されています。依存関係とは、「Aが終わらないとBに取りかかれない」という作業どうしのつながりのことです。

手当て3：タスク管理の専用ツールと組み合わせる

表の設計や運用ルールづくりに時間がかかりすぎていると感じたら、タスク管理の専用ツールに移る、または組み合わせることを検討します。資料やメモはNotionに残し、日々の進み具合と締切の管理は専用ツールに任せる、という分け方は珍しくありません。専用ツールは、カンバンやガントチャート、カレンダーの見え方が最初から用意されているため、設計の手間がかかりません。

使い始めの1週間でつまずきやすい点と直し方

形を作ったあとの最初の1週間は、使い方の癖が固まる時期です。ここでつまずきやすい点を先に知っておくと、途中でやめずに済みます。

つまずき	起きる理由	直し方
入力が面倒で続かない	列が多く、1件に何項目も書いている	タスク名と締切だけで保存し、残りは週末にまとめて埋める
同じタスクが2件ある	思いついた場所で別々に入れている	入力はいつも表のビューから行うと決める
開くのを忘れる	毎日見る画面が決まっていない	ブラウザやアプリの起動時に開くページを「今日やること」にする
締切が古いまま	相手との調整で日付が変わったのに直していない	日付が変わった連絡を受けたら、返信より先に表を直す
ビューがどれか分からない	似た名前のビューが増えた	ビューの名前に「毎日」「週1」など見るタイミングを入れる

とくに多いのが、最初の数日で入力をきっちりやりすぎて疲れてしまう例です。タスク管理の目的は表をきれいに保つことではなく、締切を落とさないことです。最初の1週間は、タスク名と締切の2つだけが入っていれば合格と考え、ほかの欄は空のままでもかまいません。

1週間使ってみて、見積もり時間の欄をほとんど使わなかったなら、その列は外してもよいでしょう。逆に、「この案件にどれだけ時間を使ったか」を知りたくなったら、実績時間の列を追加します。使いながら列を整えていくほうが、最初に完璧な形を考えるより長続きします。

副業やフリーランスの案件管理で使う例

ここでは、平日の夜と週末に副業の仕事をしている人を例に、1週間の使い方を紹介します。

曜日	やること	使うビュー
日曜の夜	翌週の締切を確認し、作業日を割り振る	今週の締切
月曜から金曜の朝	今日の作業を確認する	今日やること
作業のあと	状態を進行中や完了に変える	今日やること
金曜の夜	終わらなかったタスクの作業日を動かす	今週の締切

日曜の夜の割り振りでは、平日に使える時間と、タスクの見積もり時間を照らし合わせます。たとえば平日の夜に1日2時間使えるなら、1週間で10時間です。今週の締切があるタスクの見積もり合計が12時間なら、2時間分は週末に回すか、締切を相談する必要があります。この判断を日曜のうちにできるかどうかで、週の後半の慌ただしさが大きく変わります。

在宅で受ける仕事は、クライアントとのやりとりの中で締切が前後することも多いものです。締切が変わったら、その場でNotionの日付を書き換え、作業日も合わせて動かします。カレンダーの情報が古いまま放置されると、ツールを開く意味がなくなってしまいます。

無料から試せる別の選択肢

Notionで表を設計する時間が負担になってきた人や、カレンダーとガントチャートを最初から両方使いたい人の候補の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaです。

公式の料金ページによると、Pinatecaのフリープランは5人まで・ボード10個まで無料で、カンバン・ガント・カレンダー・リストを含む8種類のボードをすべて使えます。カレンダーボードでは、締切のあるカードが月のマス目に並び、カードをつまんで別の日に動かすと締切もそのまま変わると案内されています。日本の祝日もあらかじめ入っています。ガントのボードでは、カードの開始日と締切が横棒で並び、今日の位置に線が引かれます。クレジットカードの登録は不要で、6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円、年払いなら1人あたり月額400円、いずれも税抜）になります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Notionのように列やビューを自分で組み立てる道具ではなく、ボードの種類を選ぶと見え方が決まる作りです。資料やメモはNotionに残しつつ、締切と進み具合の管理だけを移す、という組み合わせ方もできます。

長く続く人のタスク管理に共通すること

在宅ワークやフリーランスの市場を長く見てきた立場から言えば、仕事が長く続く人ほど、タスク管理の道具そのものより「締切を守れる段取り」に時間を使っています。依頼する側にとって、約束の日に確実に納品してくれることは、単価以上に大きな安心材料です。そうした信頼が積み重なると、「この人に任せると楽」という関係ができ、継続の依頼につながっていきます。

もう1つの観察として、中間の手数料がかからない直接のやりとりでは、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手元に残る金額が厚くなります。手数料0%で直接取引できる環境では、このお互いに得をする関係が続きやすく、その土台になるのが、締切を落とさない日々の段取りです。

Notionのようなツールを使う仕事は、事務の代行やコンテンツの制作にとどまりません。業務の進め方そのものを整える仕事も増えています。たとえば、生成AIを使った業務の効率化を企業に提案する仕事は、ツールの設計力がそのまま強みになる分野です。仕事の内容や必要なスキルはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。また、Notionのような業務ツールそのものを作る側に回る道もあり、開発の仕事の種類はアプリケーション開発のお仕事で確かめられます。

収入の目安を知りたい人は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場で開発職の相場を、著述家，記者，編集者の年収・単価相場で文章を書く仕事の相場を見られます。ツールの費用を見直したい事業者の方は、サブスクリプションの費用を整理する考え方をまとめた中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法も参考になります。

よくある質問

Q. Notionのカレンダーは無料で使えますか？

はい。データベースのカレンダービューも、独立したアプリのNotionカレンダーも、無料のフリープランで使えます。フリープランを自分1人で使う場合はブロック数の制限もありません。ただし、複数のメンバーでワークスペースを使うとブロック数に上限がかかり、ファイルは1つ5MBまで、ページの履歴は7日間までになります。

Q. GoogleカレンダーとNotionのタスクを一緒に見る方法はありますか？

Notionカレンダーのアプリを使い、GoogleアカウントとNotionのワークスペースの両方をつなぐと、会議の予定とタスクの日付を同じ画面で見られます。ただし公式のよくある質問によると、Googleカレンダーの予定をNotionのデータベースに直接取り込むことはまだできないため、並べて見る使い方になります。