議事録のフォーマット｜項目の並べ方と使い分けの例

会議の記録係を任されたものの、議事録をどんな形で書けばよいか分からず、フォーマットを探している人は多いはずです。議事録のフォーマットとは、会議の日時や参加者、話し合った内容、決まったこと、次にやることを、毎回同じ順番で書くための型のことです。型が決まっていると、書く人は迷わずに済み、読む人は必要な情報をすぐに見つけられます。この記事では、議事録に入れる項目と並べ方、会議の種類ごとのフォーマットの使い分け、そのまま使える文例、書き方のこつ、共有と保存の方法までを順に説明します。会議で決まった作業の担当と期限を共有する方法の1つとして、プロジェクト管理ツールのPinatecaにも後半で触れます。

議事録のフォーマットが必要な理由

議事録は、会議に出た人の記憶を補い、出なかった人に内容を伝えるための記録です。会議では多くのことが話し合われますが、人の記憶はすぐに薄れます。翌週になると、誰が何をいつまでにやると決めたのか、参加者の間で覚えていることが食い違うことは珍しくありません。

フォーマットを決めておく利点は、大きく3つあります。

1つ目は、書き漏れを防げることです。日時、参加者、決定事項、次の作業の担当と期限のように、毎回必ず入れる項目が欄として用意されていれば、書く人が忘れても空欄で気づけます。

2つ目は、読む時間を短くできることです。議事録を読む人の多くは、全文を読みたいわけではなく、決まったことと自分の作業だけを知りたいと考えています。いつも同じ場所に決定事項が書かれていれば、読む人はそこだけを見れば済みます。

3つ目は、担当者が変わっても品質がそろうことです。記録係が交代制の職場では、人によって書き方がばらばらになりがちです。フォーマットがあれば、誰が書いても最低限の情報は残ります。

議事録の形は、法律で決まっているものと、会社や団体が自由に決めてよいものがあります。株式会社の取締役会や株主総会の議事録は、会社法と会社法施行規則で作成と記載する事項が決められています。一方で、社内の定例会議や取引先との打ち合わせの議事録には決まった形がなく、目的に合わせて自由に作れます。

議事録に入れる基本の項目

会議の種類にかかわらず、多くの議事録に共通して入れる項目は次のとおりです。この順番で上から並べると、読む人が知りたい情報に早くたどり着けます。

1. 会議名
2. 日時（開始と終了の時刻）
3. 場所（会議室の名前、またはオンラインの会議であること）
4. 参加者（欠席者も分かるとよい）
5. 記録者
6. 議題
7. 決定事項
8. 次にやること（担当者と期限）
9. 話し合いの内容
10. 次回の予定
11. 配布資料

決定事項と次にやることを先に書く

基本の項目の中で特に大切なのが、決定事項と次にやることです。この2つは、話し合いの内容より上に書くことをおすすめします。会議の流れの順に書いていくと、決まったことが議事録の最後に埋もれてしまい、読む人が探さなければなりません。

決定事項は、「〇〇を〇月から始める」「〇〇の予算は〇〇円とする」のように、後から読んでも解釈が分かれない言い方で書きます。次にやることは、作業の内容、担当者、期限の3つをそろえて書きます。担当者が「営業部」のような部署名だけだと、誰が動くのかがはっきりしないので、できるだけ個人の名前で書きます。

話し合いの内容は要点だけ

話し合いの内容は、発言を一言一句書き起こす必要はありません。議題ごとに、どんな意見が出て、なぜその結論になったかが分かる程度にまとめます。反対意見や、決まらなかった論点も書いておくと、次の会議で同じ話をくり返さずに済みます。

保留にしたことも書く

会議では、その場で決めきれず持ち帰りになる論点もよくあります。保留にしたことは、「保留事項」として別の欄に書き、誰がいつまでに何を確かめて、次の会議で決めるのかを書いておきます。保留にした論点が議事録に残っていないと、そのまま忘れられてしまいます。

会議の種類ごとのフォーマットの使い分け

議事録のフォーマットは、1つの型をすべての会議に使うより、会議の目的に合わせて使い分けるほうが書きやすく、読みやすくなります。代表的な会議ごとに、重視する項目を整理します。

社内の定例会議

週に1回や月に1回の定例会議は、前回の会議で決まったことの進み具合を確かめ、新しい課題を話し合う場です。定例会議の議事録では、前回の次にやることの欄を引き継ぎ、それぞれが終わったか、遅れているかを書く欄を設けると便利です。毎回同じ議題が並ぶことも多いので、議題の欄はあらかじめ埋めておき、変わったところだけを書き足す形にすると、記録の手間が減ります。

取引先との打ち合わせ

取引先との打ち合わせの議事録は、合意した内容の証拠にもなる大切な記録です。どちらの会社の誰が出席したかを正確に書き、決まったことと、それぞれの会社が持ち帰る作業を分けて書きます。打ち合わせの後、議事録を相手にも送り、内容に誤りがないか確かめてもらうと、のちの行き違いを防げます。言葉づかいも社内向けより丁寧にし、相手の発言を書くときは敬称を付けます。

プロジェクトの会議

プロジェクトの会議は、作業の進み具合、課題、危ないところを確かめる場です。議事録には、全体の予定と比べて遅れていないか、問題が起きていないか、次の締め切りはいつかを書く欄を設けます。作業の担当と期限が多く出てくるので、表の形で整理すると見やすくなります。

ブレインストーミングやアイデア出しの会議

自由に意見を出し合う会議では、出たアイデアをできるだけ多く残すことが大切です。結論より、どんな案が出たかを一覧にし、その後どの案を検討するかを決めた場合はそれも書きます。誰の案かを書くかどうかは、会議の雰囲気に合わせて決めます。名前を書かないほうが、意見を出しやすくなることもあります。

取締役会や株主総会

株式会社の取締役会の議事録は、会社法で作成が求められています。会社法の第369条には次のように書かれています。

取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。 出典: e-Gov 法令検索（会社法）

記載する事項は、会社法施行規則の第101条で決まっています。開催した日時と場所、議事の経過の要領とその結果、決議について特別の利害関係がある取締役がいればその氏名、出席した会計参与や監査役などの氏名、議長の氏名などです。また会社法の第371条では、取締役会の日から10年間、議事録を本店で保管することが求められています。株主総会の議事録も、第318条で作成と、10年間にわたる本店での保管が求められています。

こうした議事録は、社内の会議の議事録とは別のフォーマットで作り、法律で決められた項目が漏れていないかを確かめます。迷ったときは、司法書士や弁護士などの専門家に相談してください。

そのまま使える議事録のフォーマットの例

ここからは、文書作成ソフトや表計算ソフトに写して使えるフォーマットの例を紹介します。〇〇の部分を、会議に合わせて書き換えてください。

社内の定例会議のフォーマット

会議名：〇〇部 週次定例会議 日時：〇〇年〇月〇日（〇）10時00分から11時00分 場所：第2会議室（オンライン参加あり） 参加者：〇〇、〇〇、〇〇（欠席：〇〇） 記録者：〇〇

決定事項

1. 〇〇の新しい手順を、〇月〇日から試すことにした。
2. 〇〇の資料は、〇〇さんの案で進めることにした。

次にやること

1. 新しい手順の説明資料を作る（担当：〇〇、期限：〇月〇日）
2. 取引先に変更を連絡する（担当：〇〇、期限：〇月〇日）

前回の次にやることの進み具合

1. 〇〇の見積もりの取り寄せ：完了
2. 〇〇の資料の修正：遅れ（〇月〇日に完了の見込み）

話し合いの内容 議題1 〇〇の手順の見直しについて 現在の手順では確認に時間がかかっているという意見が出た。 新しい手順を1か月試し、結果を見て続けるかどうかを決めることになった。

保留事項 〇〇の予算については、〇〇さんが金額を確かめ、次回の会議で決める。

次回：〇月〇日（〇）10時00分から

取引先との打ち合わせのフォーマット

件名：〇〇の件 打ち合わせ議事録 日時：〇〇年〇月〇日（〇）14時00分から15時00分 場所：株式会社〇〇様 会議室 出席者：株式会社〇〇様 〇〇様、〇〇様／当社 〇〇、〇〇 記録者：当社 〇〇

合意した内容

1. 納品の日を〇月〇日とする。
2. 〇〇の仕様は、〇月〇日にお送りした案のとおりとする。

それぞれの持ち帰り事項 株式会社〇〇様：〇〇の資料のご提供（〇月〇日まで） 当社：見積書の修正版の送付（〇月〇日まで）

確認したいこと 〇〇の扱いについては、〇〇様に社内でご確認いただき、〇月〇日までにご連絡いただく。

打ち合わせの議事録を相手に送るときは、「本日の打ち合わせの内容を議事録にまとめました。内容に相違がございましたら、〇月〇日までにお知らせいただけますと幸いです」のような一言を添えます。

1対1の面談の記録のフォーマット

上司と部下が定期的に話す1対1の面談でも、短い記録を残しておくと、次の面談で前回の話の続きから始められます。面談の記録は、会議の議事録より個人的な内容を含むため、見られる人を本人と上司に限ります。

日時：〇〇年〇月〇日（〇）15時00分から15時30分 参加者：〇〇（上司）、〇〇（本人）

前回から取り組んだこと 〇〇の作業の手順を見直し、確認にかかる時間が短くなった。

困っていること・相談したいこと 〇〇の作業の優先順位が分かりにくい。

次回までにやること 本人：〇〇の資料を作る（期限：〇月〇日） 上司：〇〇の優先順位を部署で整理して伝える（期限：〇月〇日）

面談の記録では、上司の側がやると約束したことも必ず書きます。部下の作業だけが並ぶ記録になると、面談が評価の場のように感じられ、本音を話しにくくなります。

団体や委員会の会議のフォーマット

町内会の役員会、学校の保護者の会、業界団体の委員会のような会議では、出席者の数と、決議の結果を正確に残すことが大切です。規約で決議に必要な出席者の数が決まっている場合は、出席者の数を書き、決議が成り立ったことを記録します。

会議名：〇〇会 第〇回役員会 日時：〇〇年〇月〇日（〇）19時00分から20時30分 場所：〇〇会館 2階会議室 出席者：役員〇名中〇名出席 議長：〇〇　記録者：〇〇

議事 第1号議案 〇〇の予算について 賛成〇名、反対〇名で、原案のとおり承認された。

報告事項 〇〇の行事の参加者は〇名だった。

団体の議事録は、次の年の役員に引き継ぐ大切な資料にもなります。決議の結果だけでなく、どんな議論があったかを短く残しておくと、後から方針の経緯を確かめられます。

プロジェクトの会議を表で書く例

プロジェクトの会議では、次にやることを表の形で整理すると、担当と期限が一目で分かります。

作業	担当	期限	状況
画面の設計の確認	〇〇	〇月〇日	進行中
テストの計画づくり	〇〇	〇月〇日	未着手
取引先への報告	〇〇	〇月〇日	完了

状況の欄は、「未着手」「進行中」「完了」「遅れ」のように、選べる言葉をあらかじめ決めておくと、人によって書き方がばらつきません。表の行は、期限の近い順に並べ替えておくと、次の会議で確かめる順番もそのまま決まります。

議事録の書き方のレベルを使い分ける

議事録には、細かさの段階がいくつかあります。会議の目的に合わせて、どの段階で書くかを決めておくと、記録係の負担が大きく変わります。

決定事項だけを書く形

最も簡単なのは、決まったことと次にやることだけを書く形です。日々の短い打ち合わせや、5人程度の小さなチームの朝の会議に向いています。A4判の半分ほどで収まり、書くのに5分もかかりません。ただし、なぜその結論になったかが残らないので、後から経緯を確かめたい会議には向きません。

要点を書く形

多くの会議で使われるのが、議題ごとに出た意見の要点と結論を書く形です。決定事項と次にやることに加えて、話し合いの流れが分かる程度の記録が残ります。社内の定例会議や取引先との打ち合わせは、この形で十分なことがほとんどです。

発言を詳しく書く形

発言者の名前を付けて、発言の内容をできるだけ詳しく残す形もあります。規則や方針を決める会議、利害の対立がある話し合い、後から経緯を説明する必要がありそうな会議では、この形が選ばれます。書く負担が大きいので、録音を残して後から書き起こす方法を組み合わせることもあります。録音するときは、会議の始めに参加者に伝えて了解を得ておきます。

どの形を選ぶかは、会議のたびに記録係が決めるのではなく、会議の種類ごとに決めておくと迷いません。「定例会議は要点の形、役員会は詳しい形」のように決めておけば、担当者が変わっても同じ細かさの記録が残ります。

オンライン会議の議事録の工夫

ビデオ会議で行う会議が増え、オンラインならではの議事録の工夫も必要になっています。

1つ目は、参加者の確かめ方です。オンラインの会議では、途中から入る人や途中で抜ける人がいて、誰が最後まで参加していたかが分かりにくくなります。参加者の欄には、途中参加や途中退出を書き添えておくと、決定に誰が加わったかがはっきりします。

2つ目は、画面で共有した資料の扱いです。会議中に画面に映した資料は、会議が終わると参加者の手元に残らないことがあります。議事録に資料の名前と保存先を書いておくと、後から確かめられます。

3つ目は、議事録を会議中に画面で見せる方法です。記録係が書いている議事録を会議の最後に画面で共有し、決定事項と次にやることをその場で全員に確かめてもらうと、会議の後に修正のやり取りをする手間が省けます。

ビデオ会議のサービスには、録画や文字起こしの機能を持つものもあります。文字起こしは便利ですが、聞き取りの誤りや、話し言葉のままの文が多く含まれます。そのまま議事録として配るのではなく、決定事項と次にやることを人が確かめて書き直したうえで共有します。

議事録を書くときのこつ

フォーマットを用意しても、書き方が分かりにくいと読まれない議事録になります。次のこつを押さえておくと、読む人に伝わる議事録になります。

会議の前に枠を作っておく

議事録は、会議が始まってから書き始めるのではなく、会議の前にフォーマットに日時、参加者、議題を入れておきます。会議中は、決定事項と次にやることを中心に書き込み、話し合いの内容は要点だけを短くメモします。こうすると、会議の後に清書する時間を大きく減らせます。

1文を短くする

議事録の1文は、長くても60字程度に収めると読みやすくなります。「〇〇という意見があり、それに対して〇〇という指摘があったが、最終的には〇〇ということで」のように1文に詰め込むと、何が決まったのかが分かりにくくなります。意見、指摘、結論を、それぞれ別の文に分けて書きます。

事実と意見を分ける

議事録には、決まったことという事実と、参加者が述べた意見を区別して書きます。記録者自身の感想や評価は書きません。「〇〇の提案は良い案だった」ではなく、「〇〇の提案に、賛成の意見が多く出た」のように、起きたことを書きます。

数字と日付は正確に

金額、数量、日付、時刻は、聞き間違いがないように会議の中で確かめます。あいまいなまま書くと、議事録そのものが誤解のもとになります。日付には曜日も添えておくと、確かめやすくなります。

その日のうちに送る

議事録は、会議の当日か、遅くとも翌日までに参加者へ送ります。時間がたつほど、記録者も参加者も内容を忘れ、誤りに気づきにくくなります。完璧な文章を目指すより、早く送って誤りを直してもらうほうが、結果として正確な記録になります。

議事録の確認と承認の流れ

議事録は、記録係が1人で書いて配るだけでなく、内容を確かめてもらう流れを決めておくと、記録としての信頼が高まります。

一般的な流れは、記録係が下書きを作り、会議の司会者や責任者が内容を確かめ、問題がなければ参加者全員に配る、というものです。取引先との打ち合わせなら、自社の確認が済んだ後に相手にも送り、相違がないかを確かめてもらいます。

確認を頼むときは、期限を決めて伝えます。「〇月〇日までにご指摘がなければ、この内容で確定とさせていただきます」と書いておけば、返事がないまま確定しない状態を避けられます。修正の指摘があった場合は、どこを直したかが分かるように、直した版を改めて送ります。

修正の履歴を残しておくことも大切です。最初の版と直した版のどちらが最新か分からなくなると、古い版をもとに作業が進んでしまうことがあります。ファイル名の最後に「確定」と付ける、または保存先に最新の版だけを残すなどの決まりを作っておきます。

議事録を書く力を伸ばす練習

議事録を書くのが苦手な人は、次の練習を取り入れると、書く速さと分かりやすさが少しずつ上がります。

1つ目は、会議の前に議題と資料に目を通しておくことです。何が話し合われるかを先に知っておけば、会議中に要点を聞き分けやすくなります。初めて聞く専門用語があれば、事前に意味を調べておきます。

2つ目は、会議中に自分なりの略語を使うことです。「決」は決定、「次」は次にやること、「保」は保留のように、メモの頭に印を付けながら書くと、清書のときに必要な部分をすぐ拾えます。

3つ目は、ほかの人が書いた議事録を読むことです。読みやすいと感じる議事録には、決定事項の書き方や、1文の長さに共通した特徴があります。良い議事録を真似ることが、上達の近道です。

4つ目は、書いた議事録を読み返して、会議に出ていない人が読んでも分かるかを確かめることです。参加者の間だけで通じる言葉や、「例の件」のような書き方が残っていないかを確かめます。

議事録の言葉づかいと文末のそろえ方

議事録は、読む人によって受け取り方が変わらないよう、言葉づかいをそろえて書きます。

文末は、「である調」か「です・ます調」のどちらかにそろえます。社内の議事録では、短く書ける「である調」や、「〇〇とする」「〇〇を確認した」のような言い切りの形がよく使われます。取引先に送る議事録では、相手への敬意を示すために「です・ます調」にする会社もあります。1つの議事録の中で両方が混ざると読みにくくなるので、フォーマットを作る段階でどちらにするかを決めておきます。

発言を書くときは、話し言葉をそのまま書かず、書き言葉に直します。「それってちょっと難しくないですか」という発言なら、「実現は難しいのではないかという意見が出た」のように整えます。発言者の気持ちや口調まで写す必要はありません。

社内だけで使う略語や、特定の部署でしか通じない言葉は、初めて出てくるところで正式な名前を書くか、短い説明を添えます。議事録は、会議に出ていない人や、何年も後に読み返す人も読むことを前提にします。

数字は、算用数字でそろえます。「三件」と「3件」が混ざると、目で拾いにくくなります。金額には単位を必ず付け、税込か税抜かも書いておくと、後の行き違いを防げます。

議事録の共有と保存の方法

議事録は、書いて終わりではなく、必要な人がいつでも読める場所に保存しておくことが大切です。

保存先を1か所に決める

議事録をメールに添付して送るだけだと、後から探すときに受信箱を検索しなければなりません。共有のフォルダやクラウドのストレージなど、保存先を1か所に決め、そこに保存したうえで、保存先の場所を参加者に知らせる形にすると、後から探しやすくなります。

ファイル名の付け方をそろえる

ファイル名は、日付、会議名の順にそろえると、並べたときに日付の順になります。たとえば「20261023_週次定例会議」のように、年月日を8桁の数字で先頭に入れる方法がよく使われます。

表計算ソフトで足りる場面

少人数の会議で、議事録を読むのも書くのも同じ顔ぶれなら、文書作成ソフトや表計算ソフトのフォーマットで十分に回ります。次にやることの一覧を、1つの表計算ソフトの表にまとめ、会議のたびに状況の欄を更新していく方法は、費用もかからず手軽です。

表計算ソフトでフォーマットを作る手順

議事録のフォーマットを表計算ソフトで作ると、次にやることの一覧を会議ごとに積み上げていけるので、進み具合を追いやすくなります。作り方の手順は次のとおりです。

1. 1枚目のシートを「会議の記録」にし、日付、会議名、参加者、決定事項、話し合いの要点の列を作る
2. 2枚目のシートを「次にやること」にし、会議の日付、作業、担当、期限、状況の列を作る
3. 状況の列は、入力できる言葉を「未着手」「進行中」「完了」「遅れ」に限る設定にする
4. 期限の列に、今日の日付より前で状況が「完了」でない行の色が変わる設定を入れる
5. 会議のたびに、2枚目のシートの状況の列だけを更新する

この形にすると、会議の冒頭で2枚目のシートを画面に映し、遅れている作業だけを確かめる、という進め方ができます。前回の議事録をいちいち開き直す必要がありません。

ただし、表計算ソフトの表は、複数の人が同時に書き込むと、誰がいつどこを変えたのかが分かりにくくなります。共有の設定で変更の履歴を残せるようにし、書き込む人を記録係と各担当者に限っておくと、混乱を防げます。

決まった作業の担当と期限を共有する方法

議事録の中で最も大切な「次にやること」は、会議の後に実際に進まなければ意味がありません。ところが、議事録の中に書いただけでは、担当者が自分の作業を忘れてしまったり、期限が過ぎても誰も気づかなかったりすることがあります。

会議の参加者が多い場合や、複数のプロジェクトの会議を並行して進めている場合は、次にやることを議事録とは別に、作業の管理の道具に移しておくと、進み具合を追いやすくなります。選択肢の1つが、Pinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaはカンバン、ガントチャート、カレンダー、議論を進めるディスカッションボードなど8種類のボードとチャットを備えたプロジェクト管理ツールで、カードに担当者と期限を付けて管理できます。会議で決まった作業をカードにして担当と期限を入れれば、締め切りが近い作業を受信箱で知らせてもらえ、遅れている作業もガントチャートで見つけやすくなります。チャットからカードをそのまま参照できるので、話し合いと作業が離れずにつながります。

料金は、5人までのチームなら無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。会議の録画をカードに載せて、話した内容から探せるようにするビジネスプランもあります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。議事録そのものは文書作成ソフトで書き、次にやることだけを管理の道具に移すという組み合わせでも、十分に効果があります。

議事録でよくある失敗と防ぎ方

最後に、議事録でよく起きる失敗と、その防ぎ方を整理します。

決まったことが分からない

話し合いの経過を順番に書いただけで、結局何が決まったのかが読み取れない議事録はよくあります。決定事項の欄を必ず設け、会議の最後に司会者が「今日決まったことは〇〇と〇〇ですね」と読み上げて確かめると防げます。

担当者があいまい

「検討する」「対応する」とだけ書かれ、誰がやるのかが書かれていない議事録も、作業が進まない原因になります。次にやることには、必ず担当者の名前と期限を入れます。会議の中で決まらなかった場合は、「担当者は〇〇さんが決めて〇日までに連絡する」と書いておきます。

長すぎる

発言をすべて書き起こした長い議事録は、読まれません。録音や録画を残している場合は、全文はそちらに任せ、議事録は要点に絞ります。

送るのが遅い

会議から何日もたってから議事録が届くと、参加者はもう内容を覚えていません。誤りがあっても気づかれず、そのまま記録として残ってしまいます。その日のうちに送る習慣をつけます。

会議の記録が仕事の信頼につながる理由

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた範囲では、離れた場所で働く人と仕事を進める会社ほど、打ち合わせの記録を丁寧に残しています。顔を合わせる機会が少ない分、何を決めたかを文字で残しておかないと、依頼する側と受ける側の認識がずれ、手戻りが起きやすいからです。打ち合わせの後に短い議事録を送ってくれるフリーランスは、それだけで依頼する側から信頼され、次の仕事にもつながりやすい傾向があります。

依頼する側と受ける側が直接やり取りできる環境では、間に入る人がいない分、記録を残す役目は当事者が担います。仲介の手数料がかからない分、受ける側の手取りは厚くなりますが、その分、合意した内容を正確に残す力が求められます。議事録のフォーマットを1つ持っておくことは、どんな働き方でも役に立つ準備です。まずは次の会議で、決定事項と次にやることの2つの欄だけを先に書く形を試し、参加者の反応を見ながら項目を加えていくと、職場に合ったフォーマットが自然にできあがります。

会議の記録や資料の作成を仕事にしたい人もいます。企業の業務に生成AIを取り入れて、議事録の作成のような作業を効率よくする手伝いをする仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で内容と求められる力を紹介しています。会議の記録や資料をもとに業務の仕組みを見直す専門家の資格として、中小企業診断士のような資格もあります。

よくある質問

Q. 議事録のフォーマットには何を必ず入れればよいですか？

会議名、日時、場所、参加者、記録者、議題、決定事項、次にやること（担当者と期限）、話し合いの内容、次回の予定が基本です。中でも決定事項と次にやることは、話し合いの内容より上に書くと、読む人がすぐに見つけられます。会議の目的に合わせて、前回の作業の進み具合や保留事項の欄を加えると使いやすくなります。

Q. 議事録は会議の発言をすべて書く必要がありますか？

すべてを書き起こす必要はありません。議題ごとに、どんな意見が出て、なぜその結論になったかが分かる程度にまとめます。長すぎる議事録は読まれにくくなります。発言を正確に残したい場合は録音や録画を別に保存し、議事録は決まったことと次にやることを中心に要点に絞ってください。

Q. 議事録はいつまでに参加者へ送ればよいですか？

会議の当日か、遅くとも翌日までに送るのが目安です。時間がたつほど参加者の記憶が薄れ、誤りに気づいてもらいにくくなります。会議の前にフォーマットに日時や参加者を入れておき、会議中に決定事項と次にやることを書き込んでおくと、会議の後すぐに送れます。

Q. 取締役会の議事録も社内会議と同じフォーマットでよいですか？

取締役会の議事録は会社法で作成が求められ、記載する事項も会社法施行規則で決まっているため、社内会議とは別のフォーマットで作ります。開催した日時と場所、議事の経過の要領と結果、議長の氏名などが必要です。10年間の本店での保管も求められます。迷ったときは司法書士などの専門家に確かめてください。