Jiraのオートメーションの使い方と、小さなチームでの設定の考え方

2026年1月17日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Jiraのオートメーションの使い方を
✓トリガー・条件・アクションの仕組みから
✓テンプレートでの作り方

Jiraのオートメーションは、「作業項目が作られたら担当者を決める」「ステータスが完了になったら親の作業項目も閉じる」といった繰り返しの操作を、決めた条件で自動に実行する機能です。うまく使えば、毎日の細かな更新の手間が減り、更新漏れもなくなります。一方で、設定の画面に英語の用語が多く、どこから手を付ければよいか分からないまま、テンプレートを眺めて終わってしまう人も少なくありません。

この記事では、Jiraのオートメーションの使い方を、仕組み、作り方、よく使う設定の例、使用量の数え方の順に解説します。内容は、2026年10月時点のアトラシアンの公式ドキュメントに沿っています。結論を先に書くと、小さなチームが最初に自動にすべきなのは「毎回同じ手順で、忘れると困る更新」だけです。凝った設定は、それが回り始めてからで十分です。Jiraの設定や使用量の管理が負担に感じる小さなチームの選択肢として、ボードで進めるプロジェクト管理のPinatecaにも触れます。

Jiraのオートメーションの仕組み

アトラシアンの公式ドキュメントでは、オートメーションの1つ1つの決まりを「フロー（flow）」と呼んでいます。以前は「ルール」と呼ばれていたもので、画面や古い解説記事では今も「ルール」の表記が残っていることがあります。フローは3つの部品でできています。

部品	役割	例
トリガー	フローを動かすきっかけ	作業項目が作成された、ステータスが変わった
条件	続けて動かすかどうかの判断	種類がバグである、優先度が高い
アクション	実際に行う操作	担当者を割り当てる、コメントを追加する

アトラシアンのドキュメントでは、トリガーについて次のように説明されています。

Every flow starts with a trigger. They kick off the execution of your flows. Triggers will listen for events in Jira, such as when a work item is created or when a field value is changed. 出典: Atlassian Support（Jira Automation のトリガー）

訳すと、「すべてのフローはトリガーから始まる。トリガーは、作業項目が作られた、項目の値が変わった、といったJiraの中の出来事を待ち受ける」という意味です。作業項目とは、Jiraで管理する1つ1つの仕事のことで、以前は「課題（issue）」と呼ばれていました。

つまり、フローは「何が起きたら（トリガー）」「どんな場合に（条件）」「何をする（アクション）」の3つを決めれば作れます。この3つを日本語の1文で書けるかどうかが、設定を始める前の確認になります。「バグの作業項目が作られたら、優先度が高い場合に、チームのリーダーを担当者にする」と書ければ、そのまま画面で組み立てられます。

よく使うトリガー

公式ドキュメントに挙がっているトリガーのうち、小さなチームでよく使うものを紹介します。

・作業項目が作成されました：新しい仕事が登録されたときに動く
・Work item transitioned：ステータスが変わったときに動く（「進行中」から「完了」など）
・作業項目が割り当てられました：担当者が変わったときに動く
・作業項目にコメントが追加されました：コメントが付いたときに動く
・変更されたフィールド値：期限や優先度など、特定の項目の値が変わったときに動く
・受信 Webhook：外のサービスから決まったURLに知らせが届いたときに動く

このほか、毎日や毎週の決まった時刻に動かすこともできます。期限の近い作業項目をまとめて知らせる、といった使い方に向いています。

条件とアクション

条件では、作業項目の種類、優先度、ラベル、担当者の有無などを確かめて、合うものだけ先へ進めます。アクションでは、担当者の割り当て、ステータスの変更、コメントの追加、項目の値の書き換え、メールやチャットへの知らせなどができます。

条件で分岐させたり、関連する作業項目（親や子の作業項目など）に対して同じ操作を繰り返したりすることもできます。最初は分岐を使わず、「トリガー1つ、条件1つ、アクション1つ」の単純な形で作るのが、動きを確かめやすく失敗も少ない方法です。

フローを作る手順

公式ドキュメントでは、フローの作り方として、AIのRovoに作らせる方法、テンプレートから作る方法、一から作る方法の3つが案内されています。ここでは、最初に試しやすいテンプレートからの作り方を説明します。

手順1 オートメーションの画面を開く

Jiraで、フローを追加したいスペースをサイドのナビゲーションで探し、「…」（その他のアクション）から「スペース設定」を選びます。スペースとは、チームや案件ごとに作業項目をまとめる単位のことで、以前は「プロジェクト」と呼ばれていました。サイドパネルから「Automation」を選びます。

手順2 テンプレートを選ぶ

右上の「Create flow」を選ぶとメニューが出るので、「テンプレートを使用する」を選びます。並んだテンプレートから、やりたいことに近いものを選びます。必要なら、フローの名前を分かりやすいものに変えます。

手順3 中身を確かめて直す

画面の左に、フローの流れが上から順に表示されます。トリガー、条件、アクションの1つ1つを選ぶと、中身を確かめて直せます。「Add step」で、条件やアクションを追加できます。公式ドキュメントによると、手順は上から順に実行されるので、前の手順の結果を使う手順は、その後ろに並べる必要があります。

手順4 有効にする

できあがったら「Turn it on」を押して保存し、有効にします。フローの一覧に戻ると、有効なフローのスイッチが緑のオンの状態で表示されます。止めたいときは、このスイッチをオフにします。有効にした後に手順を追加したときは、「Update」を押して変更を反映させます。

手順5 動いたことを確かめる

フローを有効にしたら、実際にトリガーになる操作をしてみて、思ったとおりに動くかを確かめます。公式ドキュメントでは、オートメーションの監査ログで実行の結果（Status）を確認するよう案内されています。監査ログとは、フローがいつ動き、成功したか失敗したかの記録のことです。動かなかったときは、ここを見れば、どの手順で止まったかが分かります。

小さなチームでよく使う設定の例

小さなチームで効果が出やすいフローの例を、3つの部品に分けて紹介します。

例1 新しい作業項目に担当者を自動で割り当てる

・トリガー：作業項目が作成されました
・条件：担当者が空である
・アクション：担当者を割り当てる（決まった人、または順番に割り当てる）

問い合わせや不具合の報告を受け付けるスペースで、「誰も拾わないまま放置される」のを防げます。担当を順番に回すかどうかは、チームの決まりに合わせます。

例2 子の作業項目がすべて完了したら、親も完了にする

・トリガー：Work item transitioned（完了になったとき）
・条件：親の作業項目の子が、すべて完了している
・アクション：親の作業項目を完了にする

大きな仕事を小さく分けて進めるチームで、親の作業項目を閉じ忘れるのを防げます。逆に、子の作業項目が1つでも「進行中」になったら、親も「進行中」にする、というフローと組み合わせることもよくあります。

例3 期限が近い作業項目を知らせる

・トリガー：毎朝決まった時刻に動かす
・条件：期限が2日以内で、完了していない
・アクション：担当者にメールかチャットで知らせる

期限の管理を人の記憶に頼らずに済みます。知らせが多すぎると読まれなくなるので、対象を絞り込む条件をしっかり付けます。

例4 コメントが付いたら、ステータスを戻す

・トリガー：作業項目にコメントが追加されました
・条件：ステータスが「回答待ち」である
・アクション：ステータスを「対応中」に戻す

お客様や他のチームに確認を頼んでいる作業項目に、返事のコメントが付いたら自動で「対応中」に戻します。返事が来たことに気づかず、作業項目が止まったままになるのを防げます。

例5 外のサービスから作業項目を作る

・トリガー：受信 Webhook
・条件：なし
・アクション：作業項目を作成する

公式ドキュメントによると、受信Webhookのトリガーを設定すると、固有のURLと秘密の値が発行されます。外のサービスからそのURLに知らせを送ると、フローが動きます。フォームの回答や、監視サービスの警告から、作業項目を自動で作る使い方ができます。URLと秘密の値は、知っている人なら誰でもフローを動かせる鍵なので、人に見せないよう管理します。

スマート値で、知らせの文面に作業項目の情報を入れる

アクションでコメントやメールの文面を書くとき、作業項目の題名や担当者の名前を、その都度差し込めると便利です。Jiraのオートメーションでは、この差し込みに「スマート値」を使います。スマート値とは、二重の波括弧で囲んだ決まった書き方で、フローが動いたときに実際の値に置き換わる文字のことです。

公式ドキュメントのトリガーの説明には、トリガーごとに使えるスマート値が挙がっています。たとえば、作業項目が作成されたときのトリガーでは {{issue}}、担当者が変わったときのトリガーでは {{assignee}}、コメントが付いたときのトリガーでは {{comment}}、受信Webhookのトリガーでは {{webhookData}} が関連するスマート値として示されています。

使い方の例を挙げます。期限が近い作業項目を担当者に知らせるメールの本文に、次のように書いたとします。

「{{issue.key}} {{issue.summary}} の期限が近づいています。進み具合をコメントで共有してください。」

フローが動くと、波括弧の部分が、その作業項目の番号と題名に置き換わって送られます。毎回手で題名を書き写す必要がなく、知らせを受けた人も、どの作業項目の話かがすぐに分かります。

スマート値は、書き方を1文字でも間違えると空のまま送られます。最初は短いものから使い、テストの作業項目で実際の文面を確かめてから本番に使います。どんなスマート値が使えるかは、公式ドキュメントのスマート値の一覧で確かめられます。

SlackやTeamsへの知らせを組み込むとき

オートメーションのアクションでは、Jiraの中の操作だけでなく、外の道具への知らせも送れます。公式ドキュメントには、SlackやMicrosoft Teamsをオートメーションで使う方法の記事が用意されています。作業項目が作られた、期限が近い、ステータスが「レビュー待ち」になった、といった出来事を、チームが普段使っているチャットのチャンネルに流せます。

知らせを組み込むときに気をつけたいのは、量です。作業項目の更新のたびにチャットへ知らせを流すと、チャンネルが知らせで埋まり、誰も読まなくなります。知らせるのは「誰かが動く必要がある出来事」だけに絞ります。たとえば、レビュー待ちになったらレビューの担当者に、期限を過ぎたら担当者とリーダーに、という具合です。

知らせの文面には、先に紹介したスマート値で作業項目の番号と題名を入れ、作業項目へのリンクを添えます。チャットで知らせを見た人が、1回のクリックで作業項目を開けるようにしておくと、対応までの時間が短くなります。

知らせの先のチャンネルは、普段の会話と分けておくのが基本です。「jira-通知」のような専用のチャンネルを作り、知らせを見る必要のある人だけが参加するようにすると、ほかのメンバーの通知も増えません。

テンプレートを選ぶときの見方

テンプレートは、よく使われるフローがあらかじめ組み立てられたものです。一から作るより早く、設定の書き方の手本にもなります。選ぶときは、次の点を見ます。

・トリガーが、自分のやりたいことのきっかけと同じか
・条件が付いているか（付いていなければ、すべての作業項目で動く）
・アクションの対象が、自分のスペースの項目の名前と合っているか

テンプレートをそのまま有効にすると、想定していない作業項目にまで動くことがあります。有効にする前に、条件を自分のスペースに合わせて足し、テストの作業項目で動きを確かめてから使います。

動かないときの確かめ方

フローが思ったとおりに動かないときは、次の順で確かめます。

フローのスイッチがオンになっているか
監査ログに実行の記録があるか（記録がなければトリガーが動いていない）
記録があるなら、どの手順で止まったか（条件に合わなかったのか、アクションでエラーになったのか）
フローを動かす人（アクター）に、その操作をする権限があるか
使用量の上限に達していないか

特に多いのは、条件の書き方の誤りです。たとえば、優先度の名前を画面の表示と違う書き方で指定していると、条件に合わないと判断されて、何も起きません。手順を1つずつ外して試すと、どこに原因があるかを絞り込めます。

公式ドキュメントでは、フローを手動で動かして試せるトリガーも案内されています。本番の作業項目を何度も作り直さずに試せるので、条件やアクションを直しながら確かめたいときに便利です。

使用量の数え方と、プランごとの上限

Jiraのオートメーションには、1か月に使える量の上限があります。2026年10月時点の公式ドキュメントでは、使用量は「ステップ」で数えると説明されています。ステップとは、フローの中で実行された1つ1つの部品のことで、トリガー、条件、アクション、分岐、繰り返しのそれぞれが1ステップに数えられます。

プラン	Jiraの1か月あたりのステップ数
Free	1つの契約あたり150
Standard	1ユーザーあたり400
Premium	1ユーザーあたり750
Enterprise	1ユーザーあたり1,000

ステップの上限は、組織の中のアトラシアンの製品全体で合算され、毎月リセットされます。注意したいのは、トリガーが動いたものの条件に合わずに先へ進まなかった場合でも、トリガーの実行そのものが1ステップに数えられることです。作業項目が更新されるたびに動くフローを作ると、条件で絞り込んでいても、更新の回数だけステップを使います。

公式ドキュメントによると、上限を超えたときの扱いはプランや設定によって違います。追加の使用を有効にしている場合は止まらずに動き続け、超えた分は1,000ステップあたり0.50ドルで請求されます。この追加の請求は2026年12月3日から始まると案内されています。追加の使用を無効にしている場合は、上限に達するとフローが止まり、次の集計日まで動きません。組織の管理者は、アトラシアンの管理画面の「Insights」から「Platform usage」を開くと、使用量を確かめられます。数え方の詳細と最新の上限は、アトラシアンのHow is your automation usage calculatedで確かめられます。管理者には、使用量が上限の80%と100%に達したときに知らせが届くと案内されているので、知らせを受け取る人を決めておくと、月の途中でフローが止まって慌てることを防げます。

Freeプランで使う小さなチームなら、1か月150ステップは、思ったより早く使い切ります。トリガー、条件、アクションの3ステップのフローなら、1か月に50回動けば上限です。毎日動く知らせのフローを2つ作るだけで、上限の半分近くを使います。どのフローに使うかを選ぶことが、Freeプランで使うときのいちばんの工夫になります。

ステップを節約する設定のコツ

使用量に上限がある以上、同じことをするなら、少ないステップで済む作り方を選ぶのが得策です。公式の数え方に沿って、節約のコツを4つ紹介します。

トリガーはできるだけ限られた出来事を選ぶ

「作業項目が更新されました」のように、頻繁に起きる出来事をトリガーにすると、条件で絞り込んでいても、更新のたびにトリガーの分のステップを使います。ステータスが変わったときだけ動けばよいなら、ステータスの変更のトリガーを選び、さらに対象のステータスを指定します。

条件はトリガーの直後に並べる

条件に合わない作業項目は、できるだけ早い段階で止めます。条件をアクションの後ろに並べると、止める前にアクションの分のステップを使ってしまいます。

毎日動くフローは対象を絞る

決まった時刻に動くフローは、対象の作業項目を探す範囲を絞ります。完了した作業項目まで対象に含めると、関係のない作業項目の分まで処理することになります。

似たフローは1つにまとめる

「バグなら担当者Aに」「要望なら担当者Bに」のように、トリガーが同じでアクションだけが違うフローを別々に作ると、同じ出来事で複数のフローが動きます。分岐を使って1つのフローにまとめると、トリガーの実行が1回で済みます。ただし、まとめすぎると何をしているか分かりにくくなるので、1つのフローは1つの目的にとどめます。

月の途中で使用量を確かめる習慣も大切です。組織の管理者に、月の半ばに使用量を見てもらい、想定より多く使っているフローがあれば、トリガーや条件を見直します。

小さなチームが最初に自動にすべき作業の選び方

オートメーションは何でも自動にできますが、何でも自動にすると、どのフローが何をしているのか誰も分からなくなります。小さなチームが最初に自動にする作業は、次の3つの条件で選びます。

毎回同じ手順で行っている

人によって判断が変わる作業は、自動にすると例外の扱いで困ります。誰がやっても同じ手順になる作業から始めます。

忘れると困る

親の作業項目の閉じ忘れ、担当者の割り当て忘れのように、忘れると後で誰かが困る作業は、自動にする効果が大きくなります。

回数が多い

1か月に1回しか行わない作業は、自動にしても節約できる時間は小さく、設定の手間のほうが大きくなりがちです。週に何度も行う作業を優先します。

この3つに当てはまる作業を書き出し、効果が大きそうなものを2つか3つだけ選んで始めます。動き始めたら、1か月後にフローの一覧を見返し、使われていないもの、知らせが読まれていないものを止めます。

フローの管理の決まり

フローが増えてくると、誰がいつ作ったのか分からないものが残ります。次の決まりを作っておくと、後から困りません。

・フローの名前に、何をするかを日本語で書く（「バグの担当者を自動で割り当てる」）
・フローの説明欄に、作った人と目的を書く
・フローの持ち主（Owner）を、辞める予定のない人にする
・フローを止めるときは、削除せずに無効にして、しばらく残す

フローを動かす人（アクター）の設定にも注意します。アクターを個人のアカウントにしていると、その人が退職してアカウントが止まったときに、フローも動かなくなります。

チームで使い始めるときの1か月の進め方

オートメーションを入れるときは、いきなりたくさんのフローを作らず、1か月ほどかけて段階的に広げると、混乱が少なく済みます。

1週目作業を書き出す

チームのメンバーに、毎週行っている更新の作業を挙げてもらいます。「作業項目を作ったら担当者を決める」「レビューが終わったらステータスを変える」のように、具体的な操作で書いてもらいます。挙がった作業を、先に紹介した3つの条件（同じ手順、忘れると困る、回数が多い）で絞り込みます。

2週目 1つ目のフローを作って試す

いちばん効果が大きそうな作業を1つ選び、テンプレートか一から作ります。まずはテスト用のスペースか、影響の小さい作業項目で試し、監査ログで動きを確かめます。

3週目本番で動かし、チームに知らせる

フローを本番のスペースで有効にし、チームに「これからはこの操作が自動になる」と知らせます。知らせておかないと、メンバーが手でも同じ操作をして、二重の更新が起きます。

4週目振り返って次を決める

1か月の使用量、フローが失敗した回数、メンバーの感想を振り返ります。うまく回っていれば、2つ目のフローに進みます。思ったほど効果がなければ、そのフローを止めて、別の作業を試します。

この進め方なら、使用量の上限にいきなり当たることもなく、チームのメンバーも変化に少しずつ慣れていけます。

Jiraの設定が重いと感じたときの選択肢

Jiraは、ソフトウェアの開発のように、作業項目の種類やステータスの流れを細かく決めたいチームに向いた道具です。オートメーションも、細かく作り込めるぶん、設定と管理にそれなりの手間がかかります。使用量の上限の管理も、チームの誰かが見ておく必要があります。

一方で、5人ほどの小さなチームで、案件の進み具合と締切を共有できれば十分、という場合には、Jiraの機能は多すぎると感じることもあります。オートメーションを作ろうとしたのも、本当は「誰が何をしているか」と「締切がいつか」が見えればよかった、ということもあります。

その場合の選択肢の1つが、Pinatecaです。Pinatecaは、カンバン・ガント・カレンダー・リスト・ディスカッション・グリッド・時間割・リソースの8種類のボードと、チャットが最初から使えるプロジェクト管理の道具です。公式の料金ページでは、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで、8種類のボードもチャットも無料プランから使えると案内されています。6人目、または11個目のボードからは、スタンダードプランで1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。

作業の自動化については、Pinatecaは公式の連携のページで、ZapierやPabbly Connectのアプリ一覧への公開と、n8nの公式ノードの公開を案内しています。カードが動いた、担当者が付いた、コメントが付いた、といった出来事をきっかけに、Slackへの知らせやカードの作成を自動にできます。紹介されている例には、カードが「完了」に動いたらSlackに流す、毎週のはじめに定例のカードを並べる、問い合わせフォームの回答をカードにする、といったものがあります。ChatGPTやClaudeから、会話しながらボードを読んでカードを作ったり動かしたりすることもできます。Trelloからボードやカードを移す機能もあります（Pinateca）。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Pinatecaの公式ページには、Jiraのオートメーションのように、道具の中だけでトリガー・条件・アクションを組み立てる機能についての記載はありません。自動化は、Zapierなどの外の道具やAPIと組み合わせて行う形です。作業項目の種類やステータスの流れを細かく作り込みたいチームには、Jiraのほうが合います。どちらが合うかは、チームの人数と、管理したい細かさで判断してください。

自動化の設定を外部の人に頼むとき

Jiraのオートメーションの設定は、社内に詳しい人がいない場合、外部のフリーランスや専門の会社に頼むこともできます。頼むときは、次の3つを先に整理しておくと、話が早く進みます。

・自動にしたい作業を、「何が起きたら」「どんな場合に」「何をする」の1文で書いたもの
・いま使っているJiraのプランと、ユーザーの数
・フローを作った後に、誰が管理するか

最後の点は見落とされがちです。外部の人に作ってもらったフローも、その後の修正や使用量の確認は社内の誰かが行う必要があります。作ってもらうときに、フローの一覧と目的を文書で残してもらうよう頼んでおきます。

在宅ワークの仲介を20年見てきた運営者の立場から言えば、こうした業務の道具の設定の仕事は、一度引き受けると、運用の見直しや新しいフローの追加として続いていくことが多い仕事です。依頼する側にとっては、毎日の更新の手間がなくなることがいちばんの成果で、その成果は導入した週から目に見えるからです。仲介の手数料がかからない直接取引なら、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接取引できる場は、こうした継続の仕事と相性がよい場です。

業務の自動化に関わる仕事と、関連する情報

最後に、オートメーションの設定のような業務の自動化が、在宅で働く人の仕事にどうつながるかを整理します。

チームの仕事の流れを聞き取り、どこを自動にするかを提案し、道具の設定までを引き受ける仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どんな依頼があるかを紹介しています。APIや受信Webhookを使って、ほかのシステムとJiraをつなぐ開発まで手がけたい人は、アプリケーション開発のお仕事が近い分野です。

小さな会社の業務の進め方を経営の面から見直す専門家として、中小企業診断士という資格もあります。経営の課題を整理し、道具の導入を含めて改善を提案する国家資格で、詳しくは中小企業診断士にまとめています。業務の道具を入れて在宅勤務の環境を整える会社が使える支援は、テレワーク助成金 2026で紹介しています。

まずは、チームで毎週行っている更新の作業を3つ書き出し、「何が起きたら」「どんな場合に」「何をする」の1文にしてみてください。1文にできたものが、最初のフローの候補です。

よくある質問

Q. Jiraのオートメーションは無料プランでも使えますか？

使えます。2026年10月時点の公式ドキュメントでは、JiraのFreeプランには、1つの契約あたり1か月150ステップの使用量が含まれると案内されています。ステップはトリガー・条件・アクションなどの部品ごとに数えるため、3ステップのフローなら1か月に50回動けば上限です。どのフローに使うかを絞って設定するのが、無料で使うときの工夫です。

Q. フローが動かないとき、最初に何を確かめればよいですか？

フローのスイッチがオンになっているかを確かめ、次にオートメーションの監査ログを開きます。実行の記録がなければトリガーが動いていない、記録があれば、どの手順で止まったかが分かります。条件の値の書き方の誤りや、フローを動かす人の権限の不足がよくある原因です。手順を1つずつ外して試すと原因を絞り込めます。