請求書を誤って送ったときのお詫びメール｜対応の手順と例文

請求書を別の取引先に送ってしまった、金額を間違えたまま送ってしまった。気づいた瞬間は焦りますが、請求書の誤送付は、対応の順番を間違えなければ、取引先との信頼を大きく損なわずに収められることが多いミスです。大切なのは、すぐに上司へ報告し、誤って届いた先と本来の送付先の両方へ、事実と今後の対応を短く正確に伝えることです。

この記事では、請求書の誤送付に気づいた直後にやること、誤送付の種類ごとの対応、件名から署名まで1通の形にした請求書誤送付お詫びメールの例文、インボイスの修正と個人情報の扱い、再発防止策までを順に整理します。請求書についての取引先からの問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで管理したい場合は、フォームのサービスのHalict（ハリクト）を使う方法にも触れます。

誤送付に気づいたら最初にやること

請求書の誤送付に気づいたら、メールを書き始める前に、次の順番で動きます。

1. 何を、誰に、いつ送ったのかを確かめる
2. 上司や経理の責任者に報告する
3. 誤って届いた先に連絡し、削除または返送をお願いする
4. 本来の送付先に連絡し、お詫びと正しい請求書の送付を伝える
5. 社内で経緯と対応を記録する

まず事実を確かめる

最初にやるのは、送信済みのメールや発送の記録を開いて、事実を確かめることです。送った相手、送った日時、添付したファイル名、請求書の中身（宛名、金額、振込先、取引の内容）を確かめます。ここがあいまいなまま連絡すると、「何が届いたのか」を相手に説明できず、二度目の連絡が必要になります。

あわせて、誤送付の種類を見極めます。別の取引先の請求書を送ったのか、自社の請求書の金額や日付を誤ったのか、同じ請求書を2回送ったのかで、連絡する相手もお願いする内容も変わります。

自分だけで判断せずに報告する

誤送付に気づいたら、自分だけで片付けようとせず、すぐに上司や経理の責任者に報告します。他社の請求書が別の会社に届いた場合、それは取引の情報が社外に漏れたということです。会社として誰がどこへ連絡するのか、取引先の窓口が営業担当なのか経理担当なのかを決めてから動くほうが、結果として早く収まります。

報告は、確かめた事実をそのまま伝えます。「いつ、誰に、何を送ったか」「いつ気づいたか」「今の時点で分かっていないこと」を分けて伝えると、上司も判断しやすくなります。

誤送付の種類と対応の違い

請求書の誤送付には、大きく4つの種類があります。種類ごとに、連絡する相手とお願いする内容を整理しておきます。

種類	よくある原因	連絡する相手	お願いすること
宛先違い（別の取引先へ送った）	宛先の自動入力、ファイルの取り違え	誤って届いた先と本来の送付先	削除・破棄・返送
内容の誤り（金額・日付・品目）	入力ミス、古い単価のまま	本来の送付先	誤った請求書の破棄、差し替え
二重送付	送信済みの確認漏れ	本来の送付先	2通目の破棄、二重払いの防止
添付違い（別のファイルを添付）	似たファイル名の取り違え	受け取った相手と、ファイルの持ち主	削除、正しいファイルの送付

いちばん重いのは宛先違いです。本来の送付先の取引の内容や金額、担当者の名前が、関係のない別の会社に知られてしまったことになるからです。この場合は、誤って届いた先へのお願いと、本来の送付先へのお詫びの両方が必要になります。

内容の誤りや二重送付は、相手が誤った請求書のまま支払いの手続きを進めてしまうのを止めることが最優先です。相手の会社の締め日や支払日が近い場合は、メールだけでなく電話でも伝えます。

個人情報が含まれている場合の扱い

請求書には、取引先の担当者の氏名や部署、メールアドレスが書かれていることがよくあります。相手が個人事業主であれば、氏名、住所、振込先の口座まで請求書に載っていることもあります。こうした情報が別の相手に届いた場合、個人情報の漏えいにあたる可能性があります。

個人情報保護法では、一定の場合に、事業者が個人情報保護委員会への報告と本人への通知をしなければならないと決められています。個人情報保護委員会は、報告の期限について次のように案内しています。

発覚したら、まずは速やかに報告してください。 不正な目的で行われたおそれがある場合は、発覚日から、60日以内 出典: 個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」

報告が義務になるのは、病歴などの配慮が必要な情報が含まれる場合、クレジットカード番号のように不正に使われるとお金の被害が出るおそれがある情報が含まれる場合、不正な目的によるおそれがある場合、本人の数が1,000人を超える場合などです。1通の請求書の宛先違いがすぐにこれに当たるとは限りませんが、該当するかどうかの判断は個人で行わず、社内の個人情報の担当者や上司に任せます。会社としての判断が出る前に、取引先に「問題はありません」と言い切らないことも大切です。

誤って届いた先へのお詫びメール

ここからは、件名から署名まで1通の形で例文を紹介します。まずは、別の取引先の請求書が誤って届いてしまった相手へのメールです。このメールの目的は、届いた請求書を削除または破棄してもらうことです。長い説明は要りません。

例文1：誤って届いた先に削除をお願いする

件名：【お詫び】請求書の誤送付につきまして（株式会社〇〇）

株式会社△△ 経理部 □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

本日10時ごろ、弊社より「11月分ご請求書」の件名でお送りしたメールにつきまして、貴社とは異なる取引先様宛ての請求書を誤って添付し、送信してしまいました。 大変申し訳ございません。

お手数をおかけし恐縮ですが、該当のメールと添付ファイルを開かずに削除していただけますでしょうか。 すでにお開きになっている場合も、削除していただければ幸いです。 削除が済みましたら、本メールへのご返信にてお知らせいただけますと助かります。

貴社宛ての正しい請求書は、確認のうえ、本日中に改めてお送りいたします。

今後は送信前の確認を徹底し、同様のことがないよう努めてまいります。 このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

株式会社〇〇 経理部 〇〇 〇〇 電話：00-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.co.jp

書くときのポイント

誤って届いた先には、他社の取引の中身（どの会社の請求書か、金額はいくらか）を書かないのが原則です。メールの中で他社の名前を出すと、漏れた情報をさらに広げることになります。「異なる取引先様宛ての請求書」とだけ書けば十分です。

削除をお願いしたら、削除したことを返信で知らせてもらうようにお願いします。返信がない場合は、翌営業日に電話で確かめます。郵送で誤送付した場合は、返送をお願いし、切手を貼った返信用の封筒を送るか、着払いでの返送をお願いするのが一般的です。

本来の送付先へのお詫びメール

次は、自社の取引先の請求書を、別の会社に誤って送ってしまったときに、本来の送付先へ送るお詫びのメールです。相手から見れば、自分たちの取引の情報が他社に知られてしまったことになります。誤って届いた先へのメールより、丁寧にお詫びする必要があります。

例文2：本来の送付先にお詫びする

件名：【お詫び】貴社宛て請求書の誤送付につきまして（株式会社〇〇）

株式会社△△ 経理部 □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

本日、貴社宛ての11月分の請求書を、弊社の手違いにより、別の取引先様へ誤ってメールで送信してしまいました。 貴社にご迷惑とご心配をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

誤送付した請求書に記載されていた内容は、貴社名、ご担当者様のお名前、ご請求金額、お取引の品目です。 誤って届いた先の取引先様には、本日中にメールと添付ファイルの削除をお願いし、削除済みとのご連絡をいただいております。

原因は、メールの宛先を選ぶ際の確認が不十分だったことです。 今後は、請求書の送信前に担当者以外の者が宛先と添付ファイルを確認する手順を設け、再発の防止に努めてまいります。

本来お送りすべき請求書は、本メールに添付いたしましたので、ご確認いただけますでしょうか。 本件につきましてご不明な点がございましたら、担当の〇〇までご連絡ください。

このたびは誠に申し訳ございませんでした。

株式会社〇〇 経理部 〇〇 〇〇 電話：00-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.co.jp

書くときのポイント

本来の送付先へのメールでは、「何が漏れたのか」を具体的に書きます。宛名だけなのか、金額や振込先まで含まれていたのかによって、相手が社内で報告すべき内容が変わるからです。誤って届いた先の会社名は、原則として書きません。相手から求められた場合は、社内の判断を確かめたうえで電話で伝えます。

すでに削除の連絡をもらっているなら、その事実を書きます。まだなら「削除をお願いしており、確認が取れ次第お知らせいたします」と書き、確認できたら改めて連絡します。取引の規模が大きい相手や、長く付き合いのある相手には、メールだけでなく、上司から電話を入れるか、訪問してお詫びすることも検討します。

金額や日付を誤って送ったときのメール

宛先は正しくても、請求書の中身を誤ったまま送ってしまうこともあります。この場合は、誤った請求書で支払いが進まないように、早めに訂正の連絡を入れます。

例文3：金額の誤りを訂正する

件名：【訂正】11月分ご請求書の金額につきまして（株式会社〇〇）

株式会社△△ 経理部 □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

11月1日にお送りした11月分の請求書につきまして、ご請求金額に誤りがございました。 大変申し訳ございません。

誤）ご請求金額 330,000円（税込） 正）ご請求金額 297,000円（税込）

10月に改定した単価を反映せず、改定前の単価のまま作成したことが原因です。 正しい請求書を本メールに添付いたしましたので、先にお送りした請求書は破棄していただけますでしょうか。 すでにお支払いの手続きを進めていらっしゃる場合は、お手数ですがご一報ください。 対応につきまして、改めてご相談させていただきます。

ご確認のお手間をおかけし、誠に申し訳ございません。 今後は作成後の確認を徹底いたします。

株式会社〇〇 経理部 〇〇 〇〇 電話：00-0000-0000

書くときのポイント

訂正のメールでは、「誤」と「正」を並べて書くと、相手が一目で違いを確かめられます。請求書番号がある場合は、誤った請求書の番号と、差し替える請求書の番号も書いておくと、相手の経理の担当者が帳簿を直すときに迷いません。

相手がすでに支払いを済ませていた場合は、多く受け取った分の返金、または次回の請求との相殺のどちらにするかを相談します。どちらにするかは社内の経理の方針によるため、自分だけで決めずに上司と確かめてから提案します。

インボイスを修正するときの決まり

適格請求書（インボイス。消費税の仕入税額控除に必要な、登録番号などを書いた請求書）を交付している場合、記載事項に誤りがあったときの対応は法律で決まっています。消費税法の第57条の4では、適格請求書を交付した事業者は、記載事項に誤りがあった場合、交付した相手に対して修正した適格請求書を交付しなければならないとされています（e-Gov法令検索「消費税法」）。

誤りを直した請求書を作り直し、どの請求書を差し替えるものかが分かるように請求書番号や訂正の旨を添えて送るのが、相手にとっても分かりやすい対応です。具体的な書き方や、相手の帳簿の直し方にも関わる点は、会社の経理の担当者や税理士に確かめてから送ります。インボイスに書くべき項目は、国税庁のNo.6625 適格請求書等の記載事項にまとめられています。

二重送付・添付違いのときのメール

例文4：同じ請求書を2回送ってしまった

件名：【お詫び】請求書の重複送付につきまして（株式会社〇〇）

株式会社△△ 経理部 □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

11月分の請求書（請求書番号 2026-1105）を、弊社の確認不足により、11月1日と11月4日の2回にわたってお送りしてしまいました。 2通は同じ内容の請求書で、ご請求は1回分のみでございます。

お手数をおかけし恐縮ですが、11月4日にお送りした請求書は破棄していただけますでしょうか。 二重にお支払いいただくことのないよう、念のためご連絡いたしました。

ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

株式会社〇〇 経理部 〇〇 〇〇 電話：00-0000-0000

二重送付で大事なのは、「請求は1回分だけ」とはっきり書くことです。相手の経理の担当者が別々に処理すると、二重に支払われてしまうおそれがあるためです。請求書番号を書いておくと、相手が同じ請求書だと確かめやすくなります。

例文5：添付ファイルを取り違えた

件名：【お詫び】先ほどお送りしたメールの添付ファイルにつきまして

株式会社△△ □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

本日14時ごろにお送りしたメールにつきまして、請求書ではなく、弊社内の別の資料を誤って添付しておりました。 大変申し訳ございません。

お手数ですが、先ほどのメールの添付ファイルは削除していただけますでしょうか。 正しい請求書を本メールに添付いたしましたので、こちらをご確認ください。

今後は送信前に添付ファイルを開いて確認するようにいたします。 このたびは失礼いたしました。

株式会社〇〇 〇〇 〇〇

添付を取り違えたファイルが社内の資料だった場合は、その中に他社の情報や個人情報が含まれていないかを必ず確かめます。含まれていた場合は、宛先違いと同じように扱い、上司に報告してから対応します。

例文7：郵送で誤って届いた先に返送をお願いする

件名：【お詫び】弊社よりお送りした郵便物の返送のお願い（株式会社〇〇）

株式会社△△ 総務部 □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

11月5日に弊社より発送した封筒（差出人：株式会社〇〇 経理部）につきまして、貴社とは異なる取引先様宛ての請求書を誤って封入しておりました。 大変申し訳ございません。

お手数をおかけし恐縮ですが、同封の書類を弊社までご返送いただけますでしょうか。 返送用の封筒（切手貼付済み）を本日発送いたしますので、到着しましたらそちらをお使いください。 お急ぎの場合は、着払いにてご返送いただいてもかまいません。

貴社宛ての書類は、別途改めてお送りいたします。 このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

株式会社〇〇 経理部 〇〇 〇〇 電話：00-0000-0000

郵送の場合は、メールのように「削除してください」で済まないため、返送の手間を相手にかけることになります。返送用の封筒を用意する、着払いを受け付けるなど、相手の負担をできるだけ減らす方法を添えるのが礼儀です。返送された書類が届いたら、受け取ったことを短いメールで伝えます。

例文8：取引先から誤りを指摘されたときの返信

件名：Re: 11月分ご請求書の件

株式会社△△ 経理部 □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

ご請求書の誤りをお知らせいただき、ありがとうございます。 ご指摘のとおり、11月分の請求書に記載した作業日数に誤りがございました。 ご確認のお手間をおかけし、大変申し訳ございません。

訂正した請求書を本日17時までにお送りいたします。 先にお送りした請求書は、お手数ですが破棄していただけますでしょうか。

今後は作成後の確認を徹底いたします。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 経理部 〇〇 〇〇

相手から誤りを指摘された場合は、まず知らせてくれたことへのお礼を書き、次にお詫びと、いつまでに何をするのかを書きます。訂正した請求書をすぐに送れない場合でも、送る時刻や日付をはっきり書いておくと、相手は社内の処理の予定を立てられます。

お詫びメールの件名と言い回しのコツ

件名は用件が一目で分かるように

お詫びのメールの件名には、【お詫び】【訂正】のように内容が分かる言葉を先頭に入れ、続けて何についての連絡かを書きます。自社の名前を件名の最後に入れておくと、相手が受信箱の中で見つけやすくなります。元のメールに返信する形で送ると、どの請求書の話かが相手にすぐ伝わりますが、宛先違いの場合は、誤った宛先が残ったまま返信しないよう、宛先を必ず確かめます。

お詫びの言葉は重ねすぎない

お詫びの言葉は、冒頭と結びの2か所で十分です。本文のあちこちに「申し訳ございません」を重ねると、何が起きて何をしてほしいのかが読み取りにくくなります。言い回しは、相手との関係と影響の大きさで使い分けます。

• 軽い誤り（添付の取り違え、二重送付）：「大変申し訳ございません」「失礼いたしました」
• 相手に迷惑がかかる誤り（金額の誤り）：「ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません」
• 情報が他社に漏れた誤り（宛先違い）：「深くお詫び申し上げます」「ご心配をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます」

言い訳と推測は書かない

「システムの不具合で」「担当者の不在で」のように、原因を自分以外のせいにする書き方は避けます。原因は事実として短く書き、すぐに再発防止策につなげます。また、「おそらく開封されていないと思いますが」のような推測も書きません。分かっていることと分かっていないことを分けて伝えるのが、信頼を保つ基本です。

お詫びの後のフォローも忘れない

お詫びのメールを送ったら終わりではありません。正しい請求書を送ったら、相手に届いたかどうかを確かめ、入金の予定日に入金があったかを確かめるところまでが対応です。宛先違いの場合は、誤って届いた先から削除の連絡をもらえたか、本来の送付先にその結果を伝えたかを、社内の記録と照らし合わせて確かめます。

次に同じ取引先へ請求書を送るときは、普段よりも念入りに確かめます。一度ミスがあった相手には、次の請求書がいつも以上に細かく見られていると考えておくと、確認の手を抜かずに済みます。

電話とメールの使い分け

請求書の誤送付は、メールだけで済ませてよい場合と、先に電話を入れたほうがよい場合があります。

先に電話を入れたほうがよいのは、次のような場合です。

• 宛先違いで、他社の取引の情報が漏れた
• 相手の支払日が近く、誤った金額のまま支払われるおそれがある
• 長く付き合いのある大切な取引先で、メールだけでは誠意が伝わりにくい

電話でお詫びと事実を伝えたうえで、「詳しい内容と正しい請求書は、この後メールでお送りします」と伝え、記録として残るようにメールを送ります。電話で話した内容をメールの冒頭に「先ほどはお電話にて失礼いたしました」と書いておくと、相手の社内でも経緯を共有しやすくなります。

一方、二重送付や添付の取り違えのように影響が小さく、相手の支払いまで時間がある場合は、メールだけで対応しても失礼にはあたりません。

社内向けの報告メール

取引先への連絡と並行して、社内にも報告を残します。後から同じミスが起きたときに経緯をたどれるようにするためです。

例文6：上司への報告

件名：【報告】請求書の誤送付について（11月分・株式会社△△様）

〇〇部長

お疲れさまです。経理部の〇〇です。 請求書の誤送付が発生しましたので、ご報告いたします。

1. 発生日時：11月4日 10時ごろ
2. 内容：株式会社△△様宛ての11月分請求書を、株式会社□□様へ誤ってメールで送信
3. 漏れた情報：△△様の社名、ご担当者名、請求金額、取引品目
4. 対応：□□様に削除を依頼し、11時に削除済みのご連絡をいただきました。△△様には12時にお詫びのメールと正しい請求書を送付済みです
5. 原因：宛先の自動入力で、似た社名を選んだまま確認せずに送信したため
6. 今後の対策：送信前に別の担当者が宛先と添付ファイルを確認する手順を追加します

個人情報の扱いについて、社内の担当部署への確認が必要かご判断いただけますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。

報告は、番号を振って事実を並べると、読む人が必要な箇所をすぐに確かめられます。個人情報の扱いのように自分で判断できないことは、判断をお願いする形で書き添えます。

誤送付を繰り返さないための対策

お詫びのメールに再発防止策を書いたら、実際にそれを続けることが何より大切です。よく使われる対策を挙げます。

送信前のダブルチェック

請求書を作った人とは別の人が、宛先、金額、添付ファイルを確かめる手順を入れます。全件を2人で見るのが難しい場合は、新しい取引先や金額の大きい請求書だけでも2人で確かめると、効果があります。

宛先の自動入力に頼らない

メールソフトの宛先の自動入力は便利ですが、似た社名や同じ苗字の担当者が並ぶと取り違えが起きやすくなります。請求書を送る相手は、取引先ごとの一覧表から宛先を写す、または送信の前に宛先のメールアドレスのドメイン（＠より後ろの部分）が相手の会社のものかを必ず確かめる、と決めておきます。

ファイル名に取引先名と月を入れる

請求書のファイル名を「請求書.pdf」のままにすると、添付の取り違えが起きやすくなります。「202611_株式会社△△様_請求書.pdf」のように、年月と取引先名をファイル名に入れておくと、添付するときに取り違えに気づけます。

送付の記録を残す

いつ、どの取引先に、どの請求書を送ったのかを一覧で記録しておくと、二重送付を防げます。表計算ソフトで、取引先、請求書番号、送付日、送付方法、入金の確認日を並べておくだけでも十分に役立ちます。

送信前に確かめる5つの項目

最後に、請求書を送る直前に確かめる項目を5つに絞っておきます。送信ボタンを押す前に、この順番で目を通す習慣を付けると、ほとんどの誤送付は防げます。

1. 宛先のメールアドレスのドメインが、相手の会社のものか
2. 添付ファイルの名前に、相手の会社名と正しい年月が入っているか
3. 添付ファイルを開き、宛名と金額が本文と合っているか
4. 同じ請求書をすでに送っていないか（送付の記録を見る）
5. CCやBCCに、関係のない人が入っていないか

請求書の問い合わせを担当と状況で管理する方法

誤送付のあとは、取引先からの問い合わせが続くことがよくあります。「正しい請求書はいつ届くのか」「支払った分はどう扱うのか」「どの情報が漏れたのか」といった問い合わせが、経理の担当者、営業の担当者、上司のそれぞれに別々に届くと、誰がどれに返事をしたのかが分からなくなり、返事の漏れがさらにお詫びを重ねる原因になります。

こうした問い合わせを1か所で受け付け、担当と状況を付けて返信まで回す道具の1つがHalictです。公式サイトによると、Halictは受付から対応までのフォームのサービスで、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手がメールを開いたかどうかまで記録されます。たとえば請求書についての問い合わせの窓口をフォームにしておけば、届いた問い合わせを経理の担当者に割り当て、「対応中」「返信済み」といった状況をチームで同じ画面から確かめられます。

料金は、公式の料金ページによると、メンバー1人までのフリーのプランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。3人まで使えるスターターは月額2,980円、10人まで使えるチームは月額7,800円（いずれも税抜）と案内されています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ただし、Halictは請求書を作ったり送ったりする道具ではありません。請求書の作成と送付には会計ソフトや請求書の作成サービスを使い、取引先からの問い合わせの受付と返信の管理にフォームを使う、という分け方で考えると選びやすくなります。

フリーランスが請求書を送るときの注意

請求書の誤送付は、会社の経理部だけでなく、業務委託やフリーランスで働く人にも起きます。複数の発注者と並行して仕事をしていると、似たファイル名の請求書を取り違えたり、前月の請求書をそのまま送ってしまったりしがちです。発注者の側から見ると、請求書の誤りは「この人は細かい事務を任せて大丈夫か」という評価に直結します。

フリーランスの場合も、対応の基本は会社と同じです。気づいたらすぐに連絡し、誤って届いた相手には削除を、本来の相手にはお詫びと正しい請求書を送ります。発注者の名前や金額が他の発注者に知られた場合は、守秘義務の契約に触れていないかも確かめます。

業務委託の仕事の種類によって、請求の形も変わります。たとえばアプリケーション開発のお仕事では工程ごとの分割請求、AIコンサル・業務活用支援のお仕事では月額の顧問料のような請求が多くなります。経営や事務の改善に関わる仕事を目指すなら、中小企業診断士のように経営全般を学べる資格もあります。

運営者の視点で見た、ミスの後の対応

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、請求書のミスそのものよりも、ミスに気づいた後の連絡の速さと正確さで、その後の取引が続くかどうかが分かれる傾向があります。気づいたその日のうちに、何が起きたのかと次に何をするのかを短く伝えた受注者は、発注者から「ミスがあってもきちんと報告してくれる人」として、むしろ信頼を得ていることがあります。

中間の手数料がかからない直接の取引では、請求と入金のやり取りを双方で直接行います。だからこそ、請求書を正確に送ることと、誤ったときに隠さずに直すことが、取引を長く続けるための土台になります。お詫びのメールは、ミスを取り消すためのものではなく、相手が安心して次の手続きに進めるようにするためのものだと考えると、書くべきことが自然に絞り込めます。

よくある質問

Q. 請求書の誤送付に気づいたら、最初に何をすればよいですか？

送信済みのメールを開き、誰に、いつ、どの請求書を送ったのかを確かめたうえで、すぐに上司や経理の責任者に報告します。そのうえで、誤って届いた先には削除や返送を、本来の送付先にはお詫びと正しい請求書の送付を連絡します。自分だけで判断して連絡を始めないことが大切です。

Q. 誤って届いた先へのメールに、本来の取引先の名前を書いてもよいですか？

書かないのが原則です。誤って届いた先に他社の名前や金額を改めて伝えると、漏れた情報をさらに広げることになります。「異なる取引先様宛ての請求書」とだけ書き、開かずに削除してもらうようお願いし、削除したことを返信で知らせてもらうようにします。

Q. インボイスの金額を間違えて送った場合はどうすればよいですか？

消費税法では、交付した適格請求書の記載事項に誤りがあった場合、修正した適格請求書を相手に交付しなければならないとされています。差し替える請求書が分かるように請求書番号や訂正の旨を添え、具体的な書き方は経理の担当者や税理士に確かめてから対応します。

Q. お詫びはメールだけで済ませてもよいですか？

二重送付や添付の取り違えのように影響が小さい場合は、メールだけでも失礼にはあたりません。一方、他社に取引の情報が漏れた場合や、誤った金額のまま支払われるおそれがある場合は、先に電話でお詫びと事実を伝え、記録としてメールを送るのが一般的です。