Google KeepをToDoリストとして使う方法と、タスクが増えたときの限界

結論から言うと、Google Keepは、思いついたことをすぐに書き留めてチェックしていく軽いToDoリストとしては、とても使いやすい道具です。リストの作成、項目の並べ替え、チェック済みの項目の整理、ラベルや色での分類、リマインダー、ほかの人との共有まで、無料で一通りそろっています。一方で、タスクごとに期限や担当を決めたい、進み具合を段階で管理したい、チームで同じ分類を使いたい、という段階になると、Keepだけでは手が届かない場面が増えます。

この記事では、Google KeepをToDoリストとして使う方法を、Googleの公式ヘルプで確かめた手順で整理します。そのうえで、2025年後半から始まったKeepのリマインダーのGoogle ToDo リストへの移行、タスクが増えたときの限界、次に選ぶ道具の考え方を解説します。チームで担当や期限を管理したくなったときの選択肢の1つとして、Pinatecaにも触れます。

Google KeepがToDoリストに向いている理由

Google Keepは、メモを書き留めるための道具です。ToDoリストとして使う人が多いのは、次のような理由があります。

すぐに書ける

Keepは、開いてすぐに書き始められます。思いついたやることを、分類や期限を考えずにまず書き留められるのが、ほかのタスク管理の道具との大きな違いです。書き留めることへの心理的な負担が小さいため、「やることを忘れない」という最初の目的を手軽に満たせます。

メモとリストを行き来できる

Keepでは、文章のメモを、あとからチェックボックス付きのリストに変えられます。会議のメモを書いている途中で、やることが出てきたらリストにする、という使い方ができます。

どの端末からでも見られる

Keepは、パソコンのブラウザ、Androidのスマートフォンやタブレット、iPhoneやiPadから使えます。Googleのアカウントで同期されるので、パソコンで書いたリストを外出先のスマートフォンで確かめられます。

無料で使える

Googleのアカウントがあれば、追加の料金なしで使えます。新しい道具を導入するための手続きや費用を考えずに、今日から始められます。

向いている使い方	理由
思いついたやることの書き留め	開いてすぐに書ける
買い物リストや持ち物リスト	チェックボックスで完了を確かめられる
会議のメモから出たやること	メモをリストに変えられる
家族との短いリストの共有	共有した相手と一緒に編集できる

Google KeepでToDoリストを作る方法

ここからは、Google KeepでToDoリストを作る手順を、Googleの公式ヘルプの説明に沿って整理します。画面の名前は、パソコンのブラウザ版の表記です。

新しいリストを作る

Google Keepのヘルプでは、リストについて次のように説明しています。

Google Keep でリストを作成すると、各項目の完了、未完了を確認することができます。 出典: Google Keep ヘルプ リストを作成する

パソコンでは、次の手順で作ります。

1. パソコンでGoogle Keepにアクセスする
2. [メモを入力] の横にある新しいリストのアイコンをクリックする
3. リストにタイトルと項目を追加する
4. [完了] をクリックする

書いたメモをリストに変える

すでに書いたメモをリストに変えるには、メモをクリックし、その他のアイコンから [チェックボックスを表示] をクリックします。箇条書きで書いたメモが、そのままチェックボックス付きのリストになります。

項目を並べ替える、インデントする

リストの項目は、項目にカーソルを合わせ、左側の移動のアイコンを押したままドラッグすると並べ替えられます。同じ操作で項目を右にドラッグすると、インデント（字下げ）でき、大きなやることの下に細かな手順をぶら下げられます。ヘルプによると、リストの最初の項目はインデントできません。

新しい項目とチェック済みの項目の位置を決める

Keepの設定では、リストの動作として、新しい項目をリストの先頭と末尾のどちらに追加するか、チェックを付けた項目をリストの末尾に移すかを変えられます。パソコンでは、設定のアイコンから [設定] を開き、[メモとリスト] などの項目で変更します。ToDoリストとして使うなら、チェックを付けた項目を末尾に移す設定にしておくと、まだ終わっていない項目が常に上に並び、見やすくなります。

リストを整理する：ラベル、色、固定、アーカイブ

ToDoリストが増えてきたら、整理の機能を使います。

ラベルで分類する

Keepでは、メモにラベルを付けて分類できます。ヘルプによると、ラベルは50個まで作成できます。「仕事」「家」「買い物」「今週」のようなラベルを付けておくと、左のメニューからラベルを選ぶだけで、そのラベルのリストだけを表示できます。

色と固定で目立たせる

メモの色を変えたり、メモを固定したりすると、大事なリストを目立たせられます。毎日見るリストは固定して一番上に表示し、急ぎのリストは赤などの目立つ色にする、といった使い方ができます。

終わったリストはアーカイブする

すべての項目が終わったリストは、アーカイブすると一覧から外れ、画面がすっきりします。削除と違って、あとからアーカイブの一覧で見返せます。

ラベルや色は自分の表示だけに反映される

ここで1つ注意があります。ヘルプには、ラベルや色、メモの固定は自分の表示だけに反映され、メモを共有している相手には表示されないと書かれています。

追加したラベルや色、メモの固定は自分の表示だけに反映され、メモを共有している相手には表示されません。ラベルは 50 個まで作成できます。 出典: Google Keep ヘルプ メモを整理する

自分1人で使う分には問題ありませんが、チームで「この色は急ぎ」と決めても、相手の画面には反映されません。チームで同じ分類を共有したい場合は、この点が後で説明する限界の1つになります。

リマインダーを設定する

ToDoリストで期限のあるやることを忘れないようにするには、リマインダーを使います。

リマインダーの設定方法

Keepでは、メモに時間に基づくリマインダーを設定できます。ヘルプによると、パソコンでは次の手順です。

1. パソコンでGoogle Keepにアクセスする
2. 既存のメモか新しいメモをクリックする
3. 左下にあるリマインダーの設定のアイコンをクリックする
4. [日時を選択] で時間、日付、繰り返しを選ぶ
5. [保存] をクリックする

ヘルプには、リマインダーは設定した日時とその24時間後に通知を送ると書かれています。繰り返しを設定すれば、毎週のゴミ出しや毎月の支払いの確認のような、決まった間隔のやることにも使えます。

2025年後半から、リマインダーはGoogle ToDo リストへ移行

KeepをToDoリストとして使う人が知っておきたいのが、リマインダーの移行です。Google カレンダーのヘルプには、次のように書かれています。

2025 年後半より、Google Keep のリマインダーが Google ToDo リストに移行されます。新しいリマインダーはタスクとして保存されます。 出典: Google カレンダー ヘルプ

同じヘルプによると、移行後のリマインダーは、カレンダー、Gemini、Keep、ToDo リストで確かめたり、編集したり、完了にしたりできます。注意したい点は次のとおりです。

・Keepからリマインダーの通知が届かなくなり、スマートフォンで通知を受け取るには、カレンダーかToDo リストのアプリを入れて通知を許可する必要がある
・場所に基づくリマインダーは、作成も受け取りもできなくなる
・リマインダーのタイトルを編集するには、ToDo リストかカレンダーを使う（Keepのメモのタイトルだけを変えても、リマインダーのタイトルは変わらない）

つまり、Keepで期限を管理しようとすると、実際の通知や期限の管理はGoogle ToDo リストの側で行われることになります。Keepを中心にToDoを管理している人は、ToDo リストかカレンダーのアプリを入れて通知を許可しておかないと、リマインダーに気づけなくなります。

リストを共有する

Keepのリストは、ほかの人と共有して一緒に編集できます。

共有の手順

ヘルプによると、パソコンでは、メモをクリックし、共同編集者のアイコンをクリックして、名前、メールアドレス、Googleグループのいずれかを入力し、[保存] をクリックします。共有した相手は、テキスト、リスト、画像、図形描画、録音した音声を編集できます。

家族の買い物リストや、旅行の持ち物リストのように、2人から数人で同じリストにチェックを付けていく使い方なら、これで十分です。

共有するときの注意

前の節で書いたとおり、ラベルや色、固定は共有の相手には表示されません。また、自分がオーナーになっている共有メモを削除すると、ほかのユーザーからも削除されると、ヘルプに書かれています。共有しているリストを片付けるときは、削除ではなくアーカイブを使うか、相手に一言伝えてから削除します。

書き換えられた内容を確かめる

共有のリストは、複数の人が書き換えるので、「前は何と書いてあったか」を確かめたくなることがあります。Google Keepのヘルプによると、パソコンでは、メモの下部にあるその他のアイコンから [変更履歴] を選び、以前のバージョンのテキストファイルをダウンロードして確かめられます。変更履歴に画像は表示されません。誰がいつ書き換えたかを細かく追う仕組みではないので、チームで経緯を残したい作業には向きません。

目的別に見る、ToDoリストの作り方の例

Keepのリストは、目的に合わせて作り方を変えると使いやすくなります。よくある4つの目的について、作り方の例を示します。

1日の仕事のリスト

朝に、その日にやる仕事を5件から7件ほど書き出します。全部を書き出すのではなく、今日終わらせるものだけに絞るのがコツです。大きな仕事は、インデントで細かな手順をぶら下げておくと、どこまで進んだかが分かります。終わらなかった項目は、夕方に翌日のリストへ移します。

買い物のリスト

買い物のリストは、店の売り場の順に並べておくと、店の中で行き来せずに済みます。家族と共有しておけば、気づいた人が追加でき、買った人がチェックを付けられます。チェックを付けた項目を末尾に移す設定にしておくと、まだ買っていないものだけが上に並びます。

旅行や出張の持ち物リスト

持ち物のリストは、一度作ったら毎回使い回せます。旅行のたびにリストのコピーを作り、荷造りしながらチェックを付けます。季節や行き先で変わるものは、リストの下のほうにまとめておくと、見直しやすくなります。

会議のメモから出たやること

会議のメモをKeepに書き、途中で出てきたやることを、メモの最後に箇条書きで書いておきます。会議が終わったら、そのメモをリストに変えて、やることにチェックを付けていきます。期限のあるものは、後の節で説明する使い分けのとおり、ToDo リストに移します。

スマートフォンでKeepを使うときの工夫

ToDoリストは、思いついた瞬間に書き留められるかどうかで、使い続けられるかが決まります。スマートフォンでの使い方を工夫しておきます。

Androidのホーム画面にウィジェットを追加する

Google Keepのヘルプによると、Androidの端末では、ホーム画面にKeepのメモをウィジェットとして固定できます。1つのメモを固定する [単一メモ]、複数のメモを並べる [メモ コレクション]、すぐに新しいメモを作れる [クイック キャプチャ] のウィジェットがあります。今日のリストを [単一メモ] で固定しておけば、アプリを開かずにホーム画面でやることを確かめられます。この機能はAndroidの端末だけで使えると書かれています。

書き留める場所を1つに決める

スマートフォンには、メモのアプリ、メッセージのアプリ、カレンダーなど、書き留められる場所がたくさんあります。やることを書く場所をKeepに決めておかないと、あとで「どこに書いたか」を探すことになります。思いついたやることは必ずKeepの「思いつき」のリストに書く、と決めておきます。

あとで整理する時間を決める

外出先で書き留めた項目は、そのままでは分類も期限もありません。1日の終わりや週末に、書き留めた項目を見直し、仕事のリストや買い物のリストに振り分け、期限のあるものをToDo リストに移します。書き留めることと、整理することを分けると、外出先でも迷わずに書けます。

Google KeepとGoogle ToDo リストの違い

Googleには、Keepのほかに、タスク管理のための「Google ToDo リスト」があります。2つの違いを知っておくと、使い分けがしやすくなります。

Google ToDo リストでできること

Google ToDo リストのヘルプによると、タスクを作るときに、詳細情報の追加、日時の設定、期限の追加、指定した日数の間隔での繰り返し、サブタスクの追加ができます。リスト全体で10万件まで、各リストに未完了のタスクを2万件まで作れると書かれています。GmailやGoogle カレンダーの横のパネルからも使えます。

2つの使い分け

項目	Google Keep	Google ToDo リスト
得意なこと	思いつきの書き留め、メモとリストの行き来	期限のあるタスクの管理
期限と繰り返し	メモ単位のリマインダー（ToDo リストへ移行）	タスクごとに期限と繰り返し
細かな手順	項目のインデント	サブタスク
分類	ラベル（50個まで）と色	リストで分ける
共有	共同編集者を追加	ヘルプで個別に確認

使い分けの目安は、「いつかやる」「思いついた」はKeep、「この日までにやる」はToDo リスト、です。Keepで書き留めたやることのうち、期限が決まったものだけをToDo リストに移す、という流れにすると、2つの良さを生かせます。

タスクが増えたときに見えてくる5つの限界

Keepは軽いToDoリストとしては優秀ですが、タスクが増え、関わる人が増えると、次のような限界が見えてきます。

1. 項目ごとの期限を持てない

Keepのリマインダーはメモ単位で設定します。1つのリストの中に、期限の違う項目が10個あっても、項目ごとに期限を付けることはできません。期限ごとにメモを分けるか、ToDo リストに移す必要があります。

2. 担当を決められない

共有したリストの項目に、誰が担当するかを割り当てる機能はありません。チームで使うと、誰がやるのかを項目の文章に書き込むしかなく、担当ごとに絞り込むこともできません。

3. 進み具合を段階で示せない

Keepの項目は、チェックが付いているか、付いていないかの2つの状態しかありません。「これから」「やっている」「確認待ち」のように、作業の途中の状態を示せないため、チームでは誰がどこまで進めているかが見えません。

4. 分類を共有できない

ラベルや色は自分の表示だけに反映されるので、チームで同じ分類のルールを使えません。メンバーごとに見え方が違い、「急ぎの色」のような約束事が成り立ちません。

5. 全体を見渡す表示がない

Keepには、カレンダーやガントチャートのように、期限の重なりや作業の全体を見渡す表示がありません。タスクが数十件を超えると、どれが今週の締め切りか、どの作業が遅れているかを、一覧から読み取るのが難しくなります。

限界	困る場面	次の選択肢
項目ごとの期限がない	期限の違う作業が混ざる	Google ToDo リスト
担当を決められない	チームで分担する	ボードやプロジェクト管理の道具
途中の状態を示せない	進み具合を共有する	ボードやプロジェクト管理の道具
分類を共有できない	チームで同じルールを使う	ボードやプロジェクト管理の道具
全体を見渡せない	締め切りの重なりを見る	カレンダーやガントチャートのある道具

チームで使う前に確かめる3つの問い

Keepのリストをチームで共有しようと考えたら、始める前に次の3つを確かめます。どれか1つでも「はい」なら、最初から担当や期限を管理できる道具を選んだほうが、あとで移す手間が省けます。

作業に担当を決める必要があるか

複数の人で作業を分け合うなら、誰がどの作業をするかを決める必要があります。Keepでは項目に担当を割り当てられないため、担当がはっきりしないまま作業が止まることがあります。

作業の途中の状態を共有する必要があるか

「着手した」「確認を待っている」のように、作業の途中の状態をチームで知る必要があるなら、チェックの有無だけでは足りません。

1か月以上続く作業か

数日で終わる作業なら、Keepの共有リストでも十分に回ります。1か月以上続き、作業が増えていくことが見込まれるなら、最初から作業の全体を見渡せる道具を選ぶほうが、途中で混乱しにくくなります。

次に選ぶ道具の考え方

限界にぶつかったときに、どの道具に移るかは、困っていることの種類で決めます。

自分1人で、期限の管理に困っている

自分1人で使っていて、期限の管理だけに困っているなら、Google ToDo リストに移るのが最も手軽です。Keepと同じGoogleのアカウントで使え、Keepのリマインダーもすでにそこに移ってきています。

チームで、担当と進み具合の管理に困っている

チームで作業を分担していて、担当や進み具合、締め切りの重なりの管理に困っているなら、ボードやプロジェクト管理の道具を考えます。ボードとは、作業を書いたカードを「これから」「やっている」「終わった」のような列に並べ、作業が進むたびにカードを動かしていく管理の方法です。

その選択肢の1つが、Pinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaはカンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードとチャットを備えたプロジェクト管理の道具で、5人まで無料で、クレジットカードの登録も要りません。8種類のボードはすべて無料プランから使え、無料プランではボードを10個まで作れます。

先に挙げた5つの限界に当てはめると、カードごとに担当と期限を決められ、カンバンボードで進み具合を列で示し、ガントチャートやカレンダーボードで締め切りの重なりを見渡せます。見積もりの工数や優先度などの項目をカードに追加するカスタムフィールドもあり、チームで同じ分類のルールを使えます。公式のよくある質問では、スマートフォンやタブレットのブラウザからそのまま使えると説明されていて、ChatGPTやClaudeから話しかけてボードを読んだり動かしたりする仕組みにも対応しています。

一方で、思いついたことをすぐに書き留める軽さは、Keepのほうが上です。Keepを書き留めの場所として使い続け、チームで分担する作業になったものだけをボードに移す、という組み合わせが現実的です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Keepから別の道具へ移すときの手順

Keepの限界にぶつかって、チームで使う道具に移ることを決めたら、次の手順で進めます。いきなりすべてを移そうとすると、移す作業そのものが大きな負担になります。

1. 移すリストと、残すリストを分ける

まず、Keepにあるリストを、チームで分担する作業のリストと、自分の書き留めのリストに分けます。移すのは、担当や期限の管理が必要な、チームの作業のリストだけです。買い物のリストや思いつきのリストは、Keepに残します。

2. 移す作業を書き出し、担当と期限を決める

移すリストの項目を書き出し、新しい道具に登録するときに、担当と期限を決めます。Keepでは項目の文章に書いていた担当の名前や期限を、新しい道具の担当や期限の欄に入れ直します。この作業の途中で、終わっている項目や、もうやらない項目を見つけたら、移さずに片付けます。

3. 2週間は両方を見る

移したあとの2週間ほどは、Keepの古いリストを消さずに残し、移し漏れがないかを確かめます。チームのメンバー全員が新しい道具を使い始めたことを確かめてから、Keepの古いリストをアーカイブします。

4. Keepのデータを書き出しておく

Keepのデータは書き出して保存できます。Google Keepのヘルプによると、書き出しにはメモの内容（テキストやリストの項目）、音声の録音や図形描画、画像、メモの色、固定やアーカイブの状態、共同編集者、ラベルの一覧が含まれます。ダウンロードできるのは削除されていないデータです。古いリストを片付ける前に書き出しておくと、あとで経緯を確かめたくなったときに困りません。

Keepを長く使うための運用のコツ

Keepを使い続けるなら、次のような運用を決めておくと、限界にぶつかるまでの時間を延ばせます。

リストは1つの目的に1つ

1つのリストに仕事と買い物と家族の予定を混ぜると、すぐに長くなります。「今週の仕事」「買い物」「旅行の準備」のように、目的ごとにリストを分けます。

週に1回、終わったリストを片付ける

週に1回、すべての項目が終わったリストをアーカイブし、残っている項目は新しい週のリストに移します。リストの数が増えすぎるのを防げます。

期限が決まったら、ToDo リストかカレンダーへ

Keepのリストの中で期限が決まった項目は、ToDo リストやカレンダーに移します。Keepは書き留めの場所、期限の管理は別の道具、と役割を分けると、Keepの軽さを保てます。

ラベルは少なく保つ

ラベルは50個まで作れますが、多すぎると付けること自体が負担になります。最初は5個程度にし、必要になったら増やします。

使い方のBefore/After

Keepの使い方しだいで、ToDoリストの役に立ち方は大きく変わります。在宅で仕事をしながら家のこともこなす人を例に比べます。

うまくいかなかった使い方（Before）

・「やること」という1つのリストに、仕事も買い物も家族の予定もすべて書き込んだ
・期限のある項目も、Keepのリスト1つにまとめていた
・チームの作業もKeepのリストで共有し、担当は項目の後ろに名前を書いていた

リストは数十件に膨らみ、毎朝どれから手をつけるかを決めるだけで時間がかかりました。期限のある項目が埋もれて締め切りを過ぎることがあり、チームの作業は誰が何をしているかが見えず、同じ作業を2人がやってしまうこともありました。

うまくいった使い方（After）

・Keepには「思いつき」「買い物」「今週の自分の作業」の3つのリストだけを残した
・期限の決まった項目は、Google ToDo リストに移して期限と繰り返しを付けた
・チームで分担する作業は、担当と期限を決められるボードの道具に移した
・毎週金曜日に、Keepのリストを片付ける時間を10分取った

Keepは書き留めの場所として軽さを取り戻し、期限の管理とチームの分担はそれぞれに合った道具で行えるようになりました。道具を増やしたように見えますが、それぞれの役割がはっきりしたことで、毎朝の迷いが減りました。

在宅で働く人のタスク管理という見方

最後に、ToDoリストの道具選びを、在宅で働く人の仕事の進め方から見てみます。

在宅で働く人は、仕事のやることと暮らしのやることが同じ場所で混ざりやすく、ToDoリストの使い分けが仕事の効率を左右します。会社でテレワークの導入を考えている場合は、テレワーク 助成金 2026で、導入の費用に使える助成金の情報が整理されています。

また、業務の道具をどう選び、どう組み合わせるかを考える仕事そのものも広がっています。会社の業務にAIや新しい道具を取り入れる支援の仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の流れと求められる力を確かめられます。毎日使う道具の「ここが足りない」に気づける人は、道具を作る側や、導入を支援する側に回ったときにも、使う人の目線を生かした仕事ができます。アプリを作る仕事の中身は、アプリケーション開発のお仕事で確かめられます。道具の使い方を発信したり、業務の効率化の情報を届けたりする仕事の広がりは、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で分野ごとに一覧できます。

よくある質問

Q. Google KeepでToDoリストを作るにはどうすればよいですか？

パソコンでは、Google Keepを開き、[メモを入力] の横にある新しいリストのアイコンをクリックして、タイトルと項目を追加し、[完了] をクリックします。すでに書いたメモは、その他のアイコンから [チェックボックスを表示] をクリックするとリストに変えられます。設定でチェック済みの項目を末尾に移すと見やすくなります。

Q. Google Keepのリマインダーが通知されなくなりました。なぜですか？

Googleのヘルプによると、2025年後半からKeepのリマインダーはGoogle ToDo リストに移行され、Keepからは通知が届かなくなります。スマートフォンで通知を受け取るには、Google カレンダーかGoogle ToDo リストのアプリを入れて、通知を許可します。場所に基づくリマインダーは使えなくなっています。

Q. Google Keepのリストをチームで共有して使えますか？

共同編集者を追加すれば、同じリストを一緒に編集できます。ただし、項目ごとに担当や期限を決める機能はなく、ラベルや色は自分の表示だけに反映されて相手には見えません。数人で短いリストを共有するなら十分ですが、作業の分担や進み具合の管理が必要なら、ボードやプロジェクト管理の道具を考えます。

Q. Google KeepとGoogle ToDo リストはどう使い分ければよいですか？

思いついたことの書き留めや、買い物リストのような短いチェックリストはKeep、期限のあるタスクはGoogle ToDo リスト、と分けるのが目安です。ToDo リストでは、タスクごとに期限や繰り返し、サブタスクを設定できます。Keepで書き留めた項目のうち、期限が決まったものだけをToDo リストに移すと、2つの良さを生かせます。