フォームで画像をアップロードしてもらう方法と、受け取ったファイルの管理

フォームで画像をアップロードしてもらいたい。作品の応募、商品の不具合の写真、本人確認の書類、イベントの参加者のプロフィール写真など、文字だけでなく画像を集めたい場面は少なくありません。メールで送ってもらう方法もありますが、件数が増えると、どのメールに誰の画像が付いていたかを追うだけで大変になります。

この記事では、フォームで画像をアップロードしてもらう方法を、Googleフォームの「ファイルのアップロード」の質問を例に、公式のヘルプの記載に沿って整理します。そのうえで、受け取った画像を整理して管理する方法、回答者が迷わない案内の書き方、写真や個人情報の扱いで気をつけることを説明します。画像の受け取りから、届いた回答の担当決めや返信までを1か所で回したい場合は、Halictのような道具もあります。

フォームで画像を受け取る方法は大きく2つ

フォームで画像を受け取る方法は、大きく2つに分けられます。

1つ目は、フォームの中に画像のアップロードの欄を設け、回答と一緒にファイルを送ってもらう方法です。回答の内容と画像がひもづいて届くため、誰がどの画像を送ったかを取り違えにくいのが利点です。Googleフォームのファイルのアップロードの質問や、ファイルの提出に対応したフォームの道具がこれにあたります。

2つ目は、フォームでは文字の回答だけを受け付け、画像は別の方法（クラウドのストレージの共有のリンク、メールの添付など）で送ってもらう方法です。フォームの道具がファイルの受け取りに対応していない場合や、動画のように容量の大きいファイルを受け取る場合に使われます。ただし、回答と画像を後から手で結び付ける手間がかかり、取り違えも起きやすくなります。

件数が多い、取り違えが許されない、という場面ほど、1つ目の方法が向いています。この記事では主に1つ目の方法を扱います。

どちらの方法を選ぶ場合も、最初に決めておきたいのは「受け取った画像を何に使うのか」です。審査に使うのか、不具合の原因を調べるのか、名札に印刷するのか。使い道によって、必要な画像の大きさ、枚数、保存の期間、見てよい人の範囲が変わります。使い道を先に決めておけば、フォームの設定も、案内の文章も、受け取ったあとの整理の決まりも、その使い道から自然に決まります。反対に、使い道があいまいなまま画像を集めると、必要以上に大きな画像や、使わない画像まで抱えることになります。

メールの添付で受け取る方法との比べ方

画像を受け取るとき、フォームを作らずに「メールに添付して送ってください」とお願いする方法もあります。どちらが向いているかは、件数と、受け取ったあとの手間で決まります。

メールの添付で受け取る方法の良さは、準備が要らないことです。回答者もふだん使っているメールのアプリから送れるので、操作に迷いにくくなります。数件だけ受け取るなら、メールで十分なことが多いでしょう。

一方、件数が増えると、次のような手間が目立ってきます。

• 画像と一緒に必要な情報（名前、作品の題、注文の番号など）が、人によって書かれていたり書かれていなかったりする
• 受信箱の中で、画像付きのメールを探して1通ずつ保存する手間がかかる
• 誰の画像をまだ確かめていないかが、受信箱だけでは分かりにくい
• メールの容量の制限で、大きな画像が送れないことがある

フォームで受け取ると、必要な情報を項目として必ず入力してもらえ、画像と回答がひもづいた形で届きます。受け取る側は、回答の一覧で状況を確かめられます。目安として、同じ種類の画像を10件以上受け取る見込みがあるなら、フォームを作る手間をかける価値があります。

Googleフォームで画像をアップロードしてもらう設定

Googleフォームでは、「ファイルのアップロード」という質問の形式を使うと、回答者に画像などのファイルを送ってもらえます。Googleの公式ヘルプでは、この質問の形式について次のように説明しています。

フォームからファイルをアップロードするように回答者に依頼できます。 出典: Google ドキュメント エディタ ヘルプ

設定の流れは、おおむね次のとおりです。

1. Googleフォームでフォームを開き、質問を追加する
2. 質問の形式の一覧から「ファイルのアップロード」を選ぶ
3. 回答者がGoogleドライブにファイルをアップロードすることについての説明が表示されるので、内容を確かめて進む
4. アップロードできるファイルの形式、最大の数、最大のサイズを設定する

公式ヘルプによると、ファイルのアップロードの質問では、次の3つを設定できます。

• 回答者がアップロードできるファイルの形式
• 回答者がアップロードできるファイルの最大数
• 回答者がアップロードできる最大のファイルサイズ

画像だけを受け取りたい場合は、ファイルの形式で画像を指定しておきます。こうしておくと、誤って文書や動画が送られてくるのを防げます。最大数は、1人に何枚の画像を送ってもらうかに合わせて決めます。

設定が終わったら、フォームのプレビューを開いて、回答者と同じ画面で実際に画像をアップロードしてみます。形式やサイズの制限が思ったとおりに働いているかを、公開する前に確かめておくと安心です。

Googleフォームでアップロードを使うときの条件

Googleフォームのファイルのアップロードは便利ですが、使うための条件があります。公式ヘルプに書かれている主な条件を整理します。

回答者はGoogleアカウントへのログインが必要

公式ヘルプには、この質問に回答するには、回答者がGoogleアカウントにログインする必要があると書かれています。Googleのアカウントを持っていない人や、仕事の端末でGoogleにログインできない人は、画像をアップロードできません。

不特定多数の人から画像を集める場合、この条件が大きな壁になることがあります。回答者の多くがGoogleのアカウントを持っているかどうかを考えて、Googleフォームで受け取るかを判断します。アカウントを持たない人がいる可能性があるなら、フォームの説明に「Googleアカウントへのログインが必要です」と書いておき、ログインできない人向けの別の送り方を案内しておきます。

使えない場合がある

公式ヘルプによると、フォームが共有ドライブに保存されている場合や、管理者がデータ損失防止（情報の持ち出しを防ぐ仕組み）をオンにしている場合は、この質問の形式を使えません。会社のGoogle Workspaceでフォームを作る場合、管理者の設定によっては選べないことがあるので、使えないときは社内の管理者に確かめます。

ファイルはフォームのオーナーのドライブに保存される

公式ヘルプには、アップロードされたファイルは、Googleドライブの新しいフォルダに保存されると書かれています。保存先はフォームのオーナーのGoogleドライブです。そのため、受け取る画像の数や大きさによっては、オーナーのドライブの容量を圧迫することがあります。画像を大量に集めるフォームでは、ドライブの空き容量を事前に確かめておきます。

回答者が迷わない案内の書き方

画像のアップロードの欄は、文字を入力する欄より、回答者が迷いやすい項目です。何の画像を、どんな形で送ればよいかを、質問の説明にはっきり書いておきます。

案内に書いておきたいのは、次の点です。

1. 何の画像を送ってほしいか（例：「不具合が起きている部分の写真」「作品の全体が写った写真」）
2. 何枚まで送れるか、何枚必要か
3. 受け付けるファイルの形式（例：「JPEG・PNGの画像」）
4. 1枚あたりの大きさの上限
5. 撮影のこつ（例：「明るい場所で、全体が写るように撮影してください」）
6. 送れないときの連絡先

特に5の撮影のこつは、受け取る側の手間を大きく減らします。暗くて見えない写真、一部しか写っていない写真が届くと、撮り直しをお願いするやり取りが発生します。どんな写真が欲しいかを具体的に書いておけば、1回で必要な写真が届きやすくなります。

例として、商品の不具合の写真を受け付けるフォームなら、次のような案内が考えられます。

「不具合が起きている部分の写真を、1〜3枚お送りください。商品の全体が分かる写真と、不具合の部分を近づけて撮った写真があると、状況を早く確かめられます。JPEGまたはPNGの画像で、1枚あたり10MBまでです。アップロードできない場合は、お手数ですがお問い合わせの窓口までご連絡ください。」

画像の大きさで困らないための工夫

スマホで撮った写真は、そのままだと1枚の容量が大きいことがあります。容量の上限を小さく設定しすぎると、回答者がアップロードできずに困ります。反対に、上限を大きくしすぎると、受け取る側の保存の容量を圧迫します。

上限を決めるときは、次の点を考えます。

• 画像で何を確かめたいか。細かい文字や傷まで見たいなら、ある程度の大きさが必要
• 1人に何枚送ってもらうか。枚数が多いなら、1枚あたりの上限を抑える
• 何人から受け取るか。人数が多いなら、合計の容量を見積もる

回答者に「画像が大きすぎてアップロードできない」と言われたときに案内できるよう、スマホで画像を小さくする方法を説明できるようにしておくと親切です。多くのスマホでは、写真を送るときや共有するときに、大きさを選べる場合があります。ただし、操作は機種やアプリによって違うため、案内は一般的な内容にとどめ、細かな操作は回答者の端末のヘルプを見てもらうのが無難です。

受け取る側としては、確かめたい内容が分かる範囲で、できるだけ小さな画像で受け取るのが理想です。必要以上に大きな画像を集めると、保存の容量も、画像を開く時間も無駄にかかります。

「画像を送れない」と言われたときの確かめ方

画像を受け付けるフォームでは、回答者から「アップロードできない」という連絡がよく来ます。原因は限られているので、次の順番で確かめると、多くの場合はすぐに解決します。

1. Googleのアカウントにログインしているか：Googleフォームのファイルのアップロードは、ログインしていないと使えません。ログインの画面が出ているのに気づいていないこともあります
2. ファイルの形式が合っているか：画像だけを受け付ける設定にしている場合、スマホ独自の画像の形式が受け付けられないことがあります
3. ファイルの大きさが上限を超えていないか：スマホの写真は思ったより大きいことがあります
4. 枚数が上限を超えていないか：複数枚を一度に選んで、上限を超えていることがあります
5. 通信の状態がよいか：大きな画像は、通信が不安定だと途中で止まることがあります

2の形式の問題は、特にスマホで起こりやすいものです。スマホの機種や設定によっては、写真が一般的なJPEGとは違う形式で保存されていることがあります。受け付ける形式を絞りすぎると、こうした写真が送れなくなるので、案内に「送れない場合は、写真をスクリーンショットで撮り直して送ってください」のような代わりの方法を書いておくと、回答者が自分で解決しやすくなります。

それでも解決しない場合に備えて、フォームの外で画像を受け取る方法（問い合わせの窓口のメールアドレスなど）を1つ用意しておきます。その場合は、フォームの回答と後から照らし合わせられるよう、メールの件名に名前や受付の番号を入れてもらうよう案内します。

受け取った画像の確かめ方

Googleフォームで受け取った画像は、フォームの「回答」の画面から確かめられます。回答ごとにアップロードされたファイルが表示され、そこからGoogleドライブに保存されたファイルを開けます。

回答をスプレッドシートに保存している場合は、スプレッドシートの画像の列に、Googleドライブのファイルへのリンクが入ります。回答の一覧を見ながら、リンクを開いて画像を確かめる、という流れになります。

回答の一覧で画像を確かめるときは、上から順に1件ずつ開き、確かめた回答に印を付けていくと、どこまで見たかが分からなくなるのを防げます。途中で別の作業に移るときも、印があれば続きからすぐに再開できます。

画像が多い場合は、Googleドライブのフォルダを直接開いて、一覧で見るほうが早いこともあります。ただし、フォルダの中のファイル名だけでは、誰が送った画像かが分かりにくい場合があります。スプレッドシートの回答の行とファイルのリンクを照らし合わせて、送った人を確かめます。

受け取った画像を整理する方法

画像を受け付けるフォームを長く運用すると、ドライブのフォルダに画像がどんどん溜まっていきます。あとから探せるように、整理の決まりを作っておきます。

保存の場所を決める

フォームから届いた画像は、フォームのオーナーのドライブの決まったフォルダに保存されます。この場所を、チームで画像を確かめる人が共有して見られるようにしておきます。ただし、共有の範囲を広げすぎると、関係のない人まで画像を見られるようになるので、見る必要のある人だけに絞ります。

回答と画像の対応を記録する

画像のファイル名だけでは、どの回答の画像かが分からなくなることがあります。回答を保存したスプレッドシートに、回答の番号や受付の日付、担当者、対応の状況の列を設け、画像のリンクと一緒に管理します。

対応が終わった画像の扱いを決める

対応が終わった画像を、いつまで保存するのかを決めておきます。応募の作品なら選考の終了まで、不具合の写真なら対応の完了から一定の期間まで、というように、用途ごとに保存の期間を決め、期間を過ぎたら削除します。保存の期間を決めずにいると、不要な画像が溜まり続け、個人情報を含む画像を必要以上に持ち続けることにもなります。削除の作業は忘れやすいので、月に1回など決まった日に、期間を過ぎた画像をまとめて削除する予定をカレンダーに入れておくと確実です。

用途別の画像の受け付け方の例

画像を受け取るフォームは、用途によって聞くべき項目や案内の書き方が変わります。よくある用途ごとに、作り方の例を紹介します。

作品の応募

作品の応募では、作品の画像に加えて、作品の題、作者の名前（掲載するときの名前）、作品の説明、応募の条件への同意の欄を設けます。画像は審査に必要な大きさで受け取り、枚数は「1人1点まで」「1作品につき3枚まで」のように明確にします。入選作を掲載する可能性があるなら、掲載の範囲と名前の扱いを、応募の前に読める場所に書いておきます。

商品の不具合の報告

不具合の報告では、注文の番号、商品の名前、不具合の内容、写真を受け付けます。写真は「商品の全体」と「不具合の部分」の2種類を求めると、状況が伝わりやすくなります。対応の担当を決めて、写真を確かめたら回答者に返事をする流れまで、あらかじめ決めておきます。

イベントの参加者のプロフィール

イベントの名札や紹介の資料に使うプロフィールの写真を集める場合は、写真の使い道（会場での表示、資料への掲載など）と、使う期間を書いておきます。顔の写真は特に扱いに気をつける情報なので、イベントが終わったら削除する、と明記しておくと、回答者は安心して送れます。

書類の写し

本人確認の書類や資格の証明書のように、重要な書類の写しを受け取る場合は、本当にフォームで受け取る必要があるかを、まず考えます。書類の写しは、悪用されると大きな被害につながる情報です。受け取る場合は、見る人を最小限に限り、確認が終わったら早めに削除するなど、文字の回答より厳しい管理の決まりを作ります。

受け取った画像のファイル名を整える

フォームから届いた画像のファイル名は、回答者がスマホで撮ったときのままの名前になっていることが多く、そのままでは何の画像か分かりません。あとで探しやすくするために、ファイル名を整える決まりを作っておくと便利です。

ファイル名には、次の情報を入れるのが一般的です。

• 受付の日付（例：20261015）
• 受付の番号や回答者の名前
• 画像の種類（例：全体、部分、作品1）

たとえば「20261015_受付012_全体.jpg」のように付けておくと、ファイル名だけで、いつ、誰から、何の画像が届いたかが分かります。件数が多い場合は、手で名前を変えるのは大変なので、受付の番号と回答の一覧を照らし合わせられるようにしておくだけでも、探す手間は減らせます。

写真や画像の扱いで気をつけること

画像には、文字の回答とは違う気をつけるべき点があります。

写っているものに個人情報が含まれることがある

本人確認の書類の写真はもちろん、何気ない写真にも、人の顔、名前の入った郵便物、車のナンバー、住所の分かる景色などが写り込んでいることがあります。受け取った画像は、個人情報として扱うのが安全です。見る人を限り、決めた目的の範囲でだけ使います。

撮影した場所の情報が記録されている場合がある

スマホで撮った写真には、設定によって、撮影した日時や場所の情報が記録されている場合があります。受け取った画像をそのまま外部に公開すると、写真を撮った人の居場所が分かってしまうおそれがあります。受け取った画像をウェブサイトなどに掲載する場合は、こうした情報を取り除いてから使います。

利用目的を回答者に示す

画像を何に使うのかは、フォームの中で回答者に示しておきます。個人情報の保護に関する法律の第21条第2項では、本人から直接書面（電子的な記録を含む）で個人情報を取得する場合、あらかじめ利用目的を明示しなければならないと定められています（e-Gov 法令検索）。応募の作品を審査に使うだけなのか、選ばれた作品をサイトに掲載するのかで、回答者の受け止め方は大きく変わります。掲載する可能性があるなら、その旨と、掲載のときの名前の扱いも書いておきます。法律の当てはめは状況によって変わるため、詳しくは個人情報保護委員会の案内や専門家に確かめてください。

著作権と肖像権にも気を配る

応募の作品や、ほかの人が写った写真を受け取る場合は、著作権（作品を作った人の権利）や肖像権（自分の顔などを勝手に使われない権利）にも気を配ります。回答者自身が撮った写真か、写っている人の了解を得ているかを、応募の条件として確かめておくと、後のトラブルを防げます。

動画や大きなファイルを受け取るとき

画像より大きな動画や、高画質の写真をまとめて受け取りたい場合は、フォームのアップロードの欄では容量が足りないことがあります。その場合は、フォームでは回答者の情報と、ファイルを保存した場所のリンクだけを受け付ける方法が使えます。

流れは次のとおりです。

1. 回答者に、自分のクラウドのストレージ（Googleドライブ、Dropbox、OneDriveなど）にファイルを保存してもらう
2. ファイルを見られる共有のリンクを作ってもらう
3. フォームの文字の欄に、そのリンクを貼り付けて送ってもらう

この方法なら、フォームの道具の容量の上限を気にせずに済みます。一方で、共有のリンクの設定を誤ると、受け取る側が開けなかったり、反対に誰でも見られる状態になったりします。案内には、「リンクを知っている人が閲覧できる設定にしてください」のように、共有の設定を具体的に書いておきます。受け取ったら、ファイルを自分たちの保存場所にコピーし、回答者にはリンクの共有を止めてよいと伝えると、ファイルが長く公開されたままになるのを防げます。

受け取る側の共有のフォルダに、回答者が直接ファイルを保存できるようにする方法もありますが、ほかの回答者のファイルまで見えてしまう設定になりやすいので、不特定多数から受け取る場合には向きません。

チームで画像を確かめるときの分担

届いた画像を複数の人で確かめる場合は、分担の決まりを作っておかないと、同じ画像を2人が確かめたり、誰も確かめていない画像が残ったりします。

分担を決めるときは、次の3つを決めておきます。

• 誰がどの回答を担当するか（受付の番号の偶数と奇数で分ける、曜日で分けるなど）
• 確かめた結果をどこに記録するか（回答の一覧の「状況」の列など）
• 判断に迷った画像をどう扱うか（誰に相談するか）

記録の列には、「未確認」「確認済み」「撮り直しを依頼」「対応済み」のような状況を入れます。撮り直しを依頼した回答は、新しい画像が届いたかを追う必要があるので、状況の列で絞り込めるようにしておくと便利です。

Googleフォームで受け取るのが向いている場面と向かない場面

ここまでの内容をもとに、Googleフォームのファイルのアップロードが向いている場面と、向いていない場面を整理します。

向いている場面は、次のとおりです。

• 社内や学校など、回答者の多くがGoogleのアカウントを持っている
• 受け取る件数がそれほど多くない
• 画像を確かめる人が少なく、担当を細かく分ける必要がない

向いていない場面は、次のとおりです。

• 不特定多数の人から画像を受け取り、Googleのアカウントを持たない人も多い
• フォームを共有ドライブで管理している、または会社の設定で使えない
• 届いた画像ごとに担当を決め、対応の状況を追い、回答者に返信する必要がある

向いていない場面にあたる場合は、ファイルの提出に対応したほかのフォームの道具を検討します。

画像の受け取りから対応までを1か所で回したいとき

画像を受け取ったあとに、担当を決めて確かめ、回答者に返事をする、という流れが必要なら、フォームの受付から対応までを扱う道具が向いています。その選択肢の1つがHalictです。

公式サイトによると、Halictではテキスト、選択肢、評価、日付、メール、電話、住所、ファイル提出など12種類の項目でフォームを作れます。届いた回答には、1件ごとに担当者、ステージ（対応の段階）、タグを付けて管理でき、回答を開くと、回答の中身、対応の履歴、メモ、メールの送信が1つの画面にまとまります。そこから回答者に返信を送れ、開封の記録も残ります。データは日本国内のサーバーに保存され、提出されたファイルも同じだとよくある質問のページに書かれています。

料金のページによると、ファイル提出はメンバー10人までのチームのプラン（税抜の月額7,800円、容量10GB）からの機能で、メンバー30人までのビジネスのプランでは容量が100GBになります。フォームの作成と回答の管理だけなら、メンバー1人までのフリーのプランから使えます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

画像を受け取るだけならGoogleフォームで足りる場面も多くあります。受け取ったあとの対応の手間が大きくなってきたら、こうした道具も比べてみるとよいでしょう。

画像を受け取るフォームを公開する前の確認

画像を受け取るフォームは、文字だけのフォームより確かめることが多くなります。公開する前に、次の点を確かめます。

1. パソコンとスマホの両方で、実際に画像をアップロードできるか
2. 受け付けない形式のファイルや、大きすぎるファイルを送ったときに、分かりやすく断られるか
3. アップロードした画像が、受け取る側の決めた場所に保存されるか
4. 回答と画像の対応が、受け取る側の画面や表で分かるか
5. 案内の文章に、何の画像を、何枚、どんな形式で送るかが書かれているか
6. 利用目的と、画像の保存の期間が書かれているか

特にスマホでの確認は欠かせません。回答者の多くはスマホで撮った写真を、そのままスマホから送ります。スマホの写真のアプリから画像を選ぶ操作が、思ったとおりにできるかを確かめておきます。

確認は、作った本人だけで済ませず、ほかの人にも頼みます。iPhoneとAndroidのスマホを両方用意できると、端末による違いにも気づけます。身近な人に数人頼み、「どこで迷ったか」「送るまでに何分かかったか」を聞いておくと、案内の文章をどこまで丁寧にすべきかの目安になります。

公開したあとも、最初の数日は、届いた画像を早めに確かめます。ピントが合っていない、必要な部分が写っていない、といった画像が多く届くようなら、案内の文章が足りていない合図です。撮影のこつの説明を足したり、見本の画像をフォームの説明に載せたりして、案内を直します。最初の数日で案内を整えておけば、その後の撮り直しの依頼は大きく減らせます。

画像を扱う仕事と、フォームの設計

画像を集めて整理する作業は、さまざまな仕事の中で発生します。ネットショップの商品の写真の管理、AIの学習に使う画像の収集と分類、デザインの素材の受け渡しなどです。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で、画像を扱う仕事を長く任される人ほど、受け取り方と整理の決まりを最初に整えていると感じます。ファイル名の付け方、フォルダの分け方、保存の期間を決めておくだけで、依頼主とのやり取りの手間は大きく減ります。

ネットショップの商品の画像を作ったり管理したりする仕事はECサイト制作・運用・画像制作のお仕事で紹介しています。AIの学習のために画像に情報を付けていく仕事はAIアノテーション・教師データ作成のお仕事で確かめられます。

フォームで画像を受け取る仕組みは、設定そのものは数分で作れます。大事なのは、回答者が迷わない案内と、受け取ったあとの整理の決まりを一緒に作っておくことです。まずは受け取りたい画像の条件を書き出し、案内の文章を整えるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. Googleフォームで画像をアップロードしてもらうにはどうすればよいですか？

質問を追加し、質問の形式で「ファイルのアップロード」を選びます。回答者がアップロードできるファイルの形式、最大の数、最大のサイズを設定できます。公開する前に、プレビューで実際に画像をアップロードして、制限が思ったとおりに働くかを確かめます。

Q. Googleフォームの画像のアップロードに回答者のログインは必要ですか？

Googleの公式ヘルプによると、ファイルのアップロードの質問に回答するには、回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。アカウントを持たない人がいる可能性がある場合は、フォームの説明にその旨を書き、別の送り方を案内しておきます。

Q. フォームでアップロードされた画像はどこに保存されますか？

Googleフォームの場合、アップロードされたファイルは、フォームのオーナーのGoogleドライブの新しいフォルダに保存されます。画像を大量に受け取るフォームでは、オーナーのドライブの容量を圧迫することがあるため、事前に空き容量を確かめておきます。

Q. 受け取った画像を扱うときに気をつけることはありますか？

画像には、人の顔や名前、住所の分かるものが写り込んでいることがあるため、個人情報として扱います。見る人を限り、利用目的の範囲でだけ使い、保存の期間を決めて期間を過ぎたら削除します。外部に掲載する場合は、撮影した場所などの情報を取り除いてから使います。