Microsoft Formsの作り方と、回答を集めたあとの管理の進め方

Microsoft Formsでアンケートや申し込みのフォームを作るのは、それほど難しくありません。新しいフォームを開き、質問を並べ、リンクを送るだけなら、慣れれば10分ほどで終わります。難しいのは、その前と後です。何を聞くかを決める前に作り始めると、質問が増え、回答が集まった後に「結局どう使うのか」が決まっていないまま、Excelの表だけが残ります。

この記事では、Microsoft Formsの作り方を、Microsoftの公式サポートの手順に沿って5つのステップで説明します。そのうえで、回答の確認とExcelでの集計の方法、質問を作るときに編集の目で見ているポイント、そして回答を集めたあとに担当や返信をどう管理するかまでを整理します。後半では、届いた回答を担当とステージつきで管理し、返信まで同じ画面から送れるフォームのHalictにも触れます。本質を先に書くと、フォームは「作る」より「集めた後に何をするか」から逆算して作ると、質問も設定も迷わなくなります。

Microsoft Formsでできることと、向いている用途

Microsoft Formsは、アンケート、クイズ（テスト）、投票を作り、集まった結果を表示できるMicrosoftのサービスです。Microsoft 365の職場や学校のアカウント、または個人のMicrosoftアカウント（Outlook.comなど）で使えます。

公式サポートでは、次のようなことができると説明されています。

・選択肢、文字列、評価、日付などの質問を並べる
・ランク付け、リッカート（「とてもそう思う」から「まったくそう思わない」までの段階で答える形式）、ファイルのアップロード、ネットプロモータースコアの質問を使う
・セクションで質問をまとめ、回答に応じて次の質問を変える（分岐）
・回答の概要をリアルタイムで見て、Excelに書き出す

向いているのは、次のような用途です。

・社内のアンケートや研修の満足度調査
・イベントやセミナーの出欠確認
・学校の小テストや課題の提出
・Teamsのチャネルでの簡単な投票

Microsoft 365を職場で使っているなら、追加の契約なしで始められ、社内のアカウントで回答者を確かめられるのが大きな長所です。

作り始める前に決めておく4つのこと

編集の仕事では、原稿を書く前に「誰に、何を伝え、読んだ後に何をしてもらうか」を決めます。フォームも同じで、作り始める前に次の4つを決めておくと、質問が自然に絞られます。

1. 目的：集めた答えで何を決めるのか

「研修の満足度を知りたい」ではなく、「次回の研修の時間帯と内容を決めるために、参加者の希望を知りたい」のように、答えを何の判断に使うかまで書きます。判断に使わない質問は、聞く必要がありません。

2. 回答者：誰に答えてもらうのか

社内の人だけか、社外の人も含むかで、後のステップ3の設定が変わります。社外の人に答えてもらうなら、サインインなしで回答できる設定が必要です。

3. 項目：何を聞くのか

目的から逆算して、必要な質問だけを書き出します。目安として、回答に5分以上かかる量になったら、質問を見直します。

4. 集めた後：誰が、何をするのか

集計して報告するだけか、回答者に個別に連絡するのか。誰がその作業をするのか。ここを決めておかないと、回答が集まった後に作業が止まります。この点は後半で詳しく扱います。

本質はこれだけです。4つが決まっていれば、Formsの操作そのものは迷いません。

ステップ1：新しいフォームを作る

ここからは、Microsoftの公式サポート「Microsoft Forms を使用してフォームを作成する」の手順に沿って説明します。

1. 職場や学校のMicrosoft 365のアカウント、または個人のMicrosoftアカウントでMicrosoft Formsを開く（Office.comにサインインし、Microsoft 365のアイコンから「フォーム」を選んでも開けます）
2. 「新しいフォーム」を選ぶ
3. フォームのタイトルと、必要に応じて説明を入れる

公式サポートによると、タイトルは最大90文字、説明は最大1,000文字まで設定できます。フォームは作成中に自動で保存されるので、途中で画面を閉じても入力した内容は残ります。

編集者が見ているポイント：タイトルと説明

タイトルは、受け取った人が「何のフォームか」を一目で分かる言葉にします。「アンケート」だけでは、メールの中で埋もれます。「10月研修の振り返りアンケート（3分）」のように、対象と所要時間を入れると、開いてもらいやすくなります。

説明には、目的、締め切り、回答にかかる時間、回答の使い道を書きます。個人の情報を聞く場合は、何に使うかを必ず書きます。

ステップ2：質問を追加する

1. 「新規追加」を選ぶ
2. 選択肢、文字列、評価、日付など、追加する質問の種類を選ぶ
3. ランク付けやファイルのアップロードなど、ほかの種類は「その他の質問の種類」から選ぶ
4. 質問をまとまりごとに分けたいときは「セクション」を選ぶ

公式サポートでは、タイトルや質問の文字を選んで、太字、斜体、下線、文字の色や大きさ、番号付きの箇条書きなどの書式を付けられると説明されています。

質問を削除するときの注意

公式サポートには、質問を削除すると、その質問について集めた回答のデータも一緒に完全に削除される、という重要な注意が書かれています。回答が集まり始めた後に質問を整理するときは、先にExcelに書き出してから削除するなど、データを守る手順を踏みます。

分岐で、答えに合わせて質問を変える

「参加した」と答えた人には満足度を、「参加しなかった」と答えた人には理由を聞く、といった形にしたいときは、分岐の機能を使います。回答者は自分に関係のある質問だけに答えればよくなり、途中でやめられにくくなります。

質問の種類の使い分け

質問の種類を選ぶときは、集めた後の集計を思い浮かべて決めます。

・選択肢：答えが決まっているものに使う。集計がいちばん楽で、グラフにもしやすい。「その他」を加えると、想定外の答えも拾える
・文字列：名前や意見など、自由に書いてもらうものに使う。集計には手間がかかるので、本当に自由記述が必要な質問に絞る
・評価：満足度などを星や数字で答えてもらう。前回との比べやすさが長所
・日付：希望日や生年月日など。文字列で聞くと書き方がばらばらになるので、日付の種類を使う
・リッカート：複数の項目について、同じ段階で答えてもらう。研修の項目ごとの評価などに向く
・ファイルのアップロード：書類や画像を受け取る。使える条件があるので、使う前に公式サポートで確かめる

編集の仕事でも、読者アンケートの自由記述は読むのに時間がかかる一方で、いちばん役に立つ声が入っていることがあります。自由記述は1つか2つに絞り、「今回の研修で、明日から使えると思ったことを1つ教えてください」のように、答えやすい問いにすると、中身の濃い回答が集まります。

ステップ3：回答できる人と受付の設定を決める

フォームの「設定」から、回答できる人や締め切りなどを決めます。公式サポート「Microsoft Forms でフォームまたはテストの設定を調整する」で説明されている主な設定は、次のとおりです。

回答できる人

・誰でも回答可能：組織の内外のすべての人が回答できる
・組織内のユーザーのみが回答可能：組織に所属する人だけが回答できる
・組織内の特定のユーザーが回答可能：指定した人やグループだけが回答できる

組織内に限る2つの設定は、職場や学校のアカウントで使える機能とされています。組織内に限る場合は、「名前を記録」で誰が答えたかを残したり、「1人1つの回答」で同じ人が何度も答えるのを防いだりできます。

回答の受付

・回答を受け入れる：オフにすると、新しい回答を受け付けなくなる。受け付けていないときに表示するメッセージも変えられる
・開始日と終了日：回答の受付を始める日時と終える日時を指定できる
・お礼のメッセージ：回答の完了時に表示する文章を変えられる

通知と控え

・各回答のメール通知を受け取る：回答が送信されるたびに、作った人にメールで知らせる
・送信後に回答の受信を許可する：回答者が、完了の画面で自分の回答をPDFで保存したり印刷したりできる

締め切りがあるフォームでは、終了日を必ず設定しておきます。「締め切った後も回答が届いていた」という混乱を防げます。

ステップ4：プレビューで確かめる

フォームを送る前に、必ずプレビューで確かめます。

1. パソコンでは「プレビュー」を選び、フォームの表示を確かめる。スマートフォンでの表示も切り替えて確かめる
2. プレビューの画面で実際に質問に答え、「送信」を選んでテストする
3. 編集を続けるときは「戻る」を選ぶ

編集者が見ているポイント：校正の観点

原稿の校正と同じように、次の点を見ます。

・質問の文が、1つの質問で1つのことだけを聞いているか（「内容と時間は適切でしたか」は2つのことを聞いている）
・選択肢に漏れや重なりがないか（「1年未満」「1年以上3年未満」「3年以上」のように境目をそろえる）
・必須にした質問が、本当に必須か
・スマートフォンで、長い選択肢や表が読みにくくなっていないか

テストで送信した回答は、本番の前に削除しておくと、集計に混ざりません。

見た目を整えて、最後まで答えてもらう

公式サポートでは、基本の作り方を覚えた後に、フォームのテーマを変えたり、質問に画像を加えたり、セクションを作ったり、分岐を使ったりできると案内されています。見た目を整えるときの考え方は、次のとおりです。

色や画像は、目的を伝えるために使う

テーマの色や見出しの画像は、フォームの印象を決めます。社内の行事なら行事の写真、セミナーならセミナーの名前が入った画像というように、何のフォームかが一目で伝わるものを選びます。飾りのための画像を質問ごとに入れると、スマートフォンでは画面が長くなり、かえって答えにくくなります。

セクションで区切り、先の見通しを示す

質問が10問を超えるなら、「参加について」「内容について」「次回について」のようにセクションで区切ります。設定で進行状況のバーを表示できるので、複数のセクションがあるフォームでは、あとどれくらいで終わるかを回答者に示せます。デザインの余白と同じで、区切りがあると、同じ量の質問でも読みやすく感じられます。

複数人でフォームを作るとき

フォームを1人で作らず、同僚と分担して作ったり、確認してもらったりすることもよくあります。公式サポートの「フォームの結果を確認する」では、組織内の特定のユーザーとフォームで共同作業している場合の、概要リンクの作り方の違いにも触れています。

複数人で作るときは、次の点を決めておくと混乱しません。

・フォームの持ち主（所有者）は誰か。異動や退職のときに引き継げるよう、チームで共有できる形にしておく
・誰が質問を編集し、誰が確認するか
・回答の受付が始まった後は、質問を変えないこと。変えるなら、変える前の回答を書き出しておく

受付が始まった後に別々の人が質問を直すと、回答の途中で質問が変わり、集計が合わなくなります。編集の現場で、校了の後に原稿を触らない決まりがあるのと同じ考え方です。

ステップ5：フォームを送って回答を集める

公式サポート「フォームを送信して回答を集める」の手順は次のとおりです。

1. 共有したいフォームを開き、「回答の収集」を選ぶ
2. 「回答の送信と収集」の画面で、回答できる人を選ぶ
3. 送る方法を選ぶ

送る方法は、Outlookのメール、Teamsのグループやチャネルのメッセージ、QRコードのほか、URLや埋め込みのコードをコピーして、ほかのメッセージやWebページで使う方法があります。

公式サポートでは、「誰でも回答可能」にした場合、回答者はサインインせずに回答できると説明されています。社外の人に送るときは、この設定になっているかを送る前に確かめます。

回答率を上げる送り方

フォームを送るメッセージには、次の3つを書きます。

・なぜ答えてほしいのか（答えが何に使われるのか）
・回答にかかる時間
・締め切りの日時

締め切りの前日に1回だけ、まだ答えていない人に向けて案内を送ると、回答が集まりやすくなります。

送るメッセージの例を挙げます。

「10月の研修にご参加いただき、ありがとうございました。次回の研修の内容と時間帯を決めるため、3分ほどのアンケートにご協力ください。回答の締め切りは10月23日（金）17時です。いただいた回答は、研修の改善のためだけに使います。」

1行目で感謝を伝え、2行目で目的と所要時間、3行目で締め切り、4行目で回答の使い道を書いています。この4つがそろっていれば、長い文章は要りません。リンクは文章の最後に、案内の文とは行を分けて載せると、メールの中で見つけやすくなります。

回答を確認して、Excelで集計する

公式サポート「フォームの結果を確認する」によると、回答は次の手順で確かめられます。

回答の概要を見る

フォームを開いて「回答の表示」を選ぶと、回答の数や、回答者がフォームに記入するのにかかった平均の時間などの概要が表示されます。質問ごとの「詳細」を選ぶと、その質問の回答を並べ替えて見られます。

回答者ごとに見る

「個々の結果をチェック」を選ぶと、回答者ごとの回答を順に見られます。匿名で集めた場合も、回答ごとの番号（回答者ID）で探せます。

Excelで開く

回答の概要から「Excelで結果を開く」を選ぶと、Excelのブックが職場や学校のOneDriveに保存され、フォームとつながった状態になります。

[Excel で結果を開く] を選択すると、Excel ブックは職場用または学校用 OneDrive に自動的に保存され、フォームへのライブ データ接続が含まれます。 グループ フォームの場合、Excel ブックは SharePoint に保存されます。 フォームの新しい回答データは、ブックに反映されます。 出典: Microsoftサポート「フォームの結果を確認する」

ブックでは、各質問が列に、各回答が行に並びます。最初の列には、回答者ID、回答の開始と完了の時刻、回答者の名前とメールアドレスが並びます。匿名で集めた場合は、名前とメールアドレスは表示されません。ブックを変更しても、フォームの内容は変わらないとされています。

一方、「コピーをダウンロード」を選ぶと、フォームとのつながりのない、その時点の回答だけを含むブックになります。集計の作業用にはコピーを使い、元のブックはそのままにしておくと、データを壊す心配がありません。

結果を共有する

回答の概要の「回答のその他のオプション」から「概要リンクを共有する」を選ぶと、回答の概要を見られるリンクを作れます。このリンクを知っている人は誰でも概要を見られるので、共有する相手には注意します。

目的別のフォームの組み立て例

同じMicrosoft Formsでも、目的によって質問と設定の組み立てが変わります。よくある3つの例を挙げます。

研修の振り返りアンケート（社内）

・回答できる人：組織内のユーザーのみ。名前を記録するかは目的で決める（率直な意見がほしいなら記録しない）
・質問：全体の満足度（評価）、項目ごとの評価（リッカート）、明日から使えること（文字列）、次回の希望の時間帯（選択肢）
・設定：終了日を研修の1週間後に設定する
・集めた後：概要を研修の担当者に共有し、次回の企画に使う

セミナーの申し込み（社外）

・回答できる人：誰でも回答可能
・質問：名前、会社名、メールアドレス、参加の方法（選択肢）、事前に聞きたいこと（文字列）
・設定：送信後に回答の控えを保存できるようにする。各回答のメール通知をオンにする
・集めた後：参加の案内とリマインドを送る。申し込み一件ごとに、案内を送ったかを記録する

社内の申請（備品の購入など）

・回答できる人：組織内のユーザーのみ。名前を記録し、1人1つの回答の制限は付けない
・質問：申請の種類（選択肢）、品名と金額（文字列）、必要な日（日付）、理由（文字列）
・設定：各回答のメール通知をオンにして、承認する人がすぐ気づけるようにする
・集めた後：承認、差し戻し、処理済みの段階を管理する

3つ目と2つ目は、集めた後に一件ずつ対応が必要な用途です。後の節で説明する管理の進め方が必要になるのは、こうしたフォームです。

個人の情報を集めるときの注意

申し込みや申請のフォームでは、名前、メールアドレス、電話番号などの個人の情報を集めます。次の点に注意します。

・フォームの説明に、集める目的と使い道を書く
・目的に必要な項目だけを聞く。後で必要になったら、そのときに聞く
・Excelのブックや概要リンクの共有範囲を、必要な人だけに絞る
・使い終わった回答は、決めた期間の後に削除する

公式サポートでは、回答の概要の「回答のその他のオプション」から、すべての回答を削除できると説明されています。イベントが終わった後など、使い道がなくなった回答をいつ削除するかを、フォームを作る段階で決めておきます。

受付を終えた後の片付け

回答の受付を終えたら、次の片付けをしておくと、後で困りません。

1. 「回答を受け入れる」をオフにするか、終了日が過ぎたことを確かめる
2. 回答をExcelに書き出し、決まった保存場所に保存する
3. 共有した概要リンクが不要になったら削除する
4. 次回も同じ形で使うなら、質問と設定を記録しておく
5. 決めた期間が過ぎたら、回答を削除する

同じアンケートを毎回作り直していると、質問の言い回しが少しずつ変わり、前回の結果と比べられなくなります。質問と設定の記録を残しておくことは、続けて使うフォームほど効いてきます。

Microsoft Formsのメリットとデメリット

メリット

・Microsoft 365を使っている職場なら、追加の契約なしで使える
・社内のアカウントで、回答者の確認や1人1回の制限ができる
・Outlook、Teams、Excelとつながっていて、送る・集める・集計するが同じ環境で完結する
・分岐やクイズの採点など、学校や研修で使いやすい機能がそろっている

デメリット

見た目の自由度については、フォームの作り方を解説する記事でも次のような指摘があります。

・デザインカスタマイズの制限：コーポレートカラーに合わせたり、フォントやレイアウトを細かくカスタマイズしたりすることができません。そのため、ブランドイメージを重視する企業フォームとしては物足りなさを感じる場合があります。 出典: tayori.com

もう1つ、集めた後の対応を管理する機能は、Formsそのものには用意されていません。回答ごとに担当を決める、対応の状況を記録する、回答者に個別に返信する、といった作業は、Excelやメールソフトなど別の道具で行うことになります。社内のアンケートを集計して終わる用途なら困りませんが、申し込みや問い合わせのように、一件ずつ対応が必要な用途では、ここで手間がかかります。

回答を集めたあとの管理の進め方

フォームの仕事の本番は、回答が集まった後です。特に、申し込み、問い合わせ、応募のように、一件ずつ対応が必要な回答では、次の手順で管理します。

1. 対応の段階を決める

「未対応」「確認中」「返信済み」「完了」のように、一件の回答が通る段階を決めます。段階が決まると、どこで止まっているかが見えるようになります。

2. 担当を決める

回答一件ごとに、担当者を1人決めます。担当が決まっていない回答は、誰も触らないまま残ります。

3. 期限を決める

「届いてから2営業日以内に返信する」のように、段階ごとの期限を決めます。期限を過ぎた回答が分かれば、対応の漏れに気づけます。

4. Excelで管理するなら、列を追加する

コピーをダウンロードしたブックに、「段階」「担当」「期限」「返信日」の列を追加し、段階の列はプルダウンで選べるようにします。並べ替えで未対応だけを表示できます。

ただし、この形には限界があります。返信はメールソフトで送るので、送った文面はブックには残りません。新しい回答が届くたびにブックを更新し、担当者に知らせる作業も必要です。回答の数が増え、担当が2人以上になると、表とメールを行き来する手間が目立ってきます。

回答の管理と返信を一つの画面で行う選択肢

回答の管理と返信の手間が目立ってきたら、フォームと受付後の管理が一体になった道具を使う方法があります。その選択肢の1つが、フォームを作り、届いた回答を担当・ステージ・タグつきで管理し、同じ画面から返信まで送れるHalictです。

Halictの公式ページには、Microsoft Formsとの違いを比べたページがあり、Microsoft 365を使っていて社内向けのアンケートを取る用途、回答をExcelで集計して終わる用途、Teamsの中で完結させたい場合は「乗り換える理由はありません」と書かれています。そのうえで、回答者ごとに担当と状況を追いたい、回答者へ個別に返信して記録を残したい、という場合を検討の合図として挙げています。

公式ページに書かれている主な機能は次のとおりです。

・作りたいフォームをひと言で伝えると、AIが質問と選択肢の下書きを作る
・回答する人には1画面に1問だけを表示する形にできる
・届いた回答を一件ずつステージ（対応の段階）と担当者に割り当て、ボードと表を切り替えて見られる
・回答の画面から個別にメールを送れ、送信の履歴が残る
・送信直後に回答内容の控えを添えた自動返信
・CSVでの書き出しと、他社のサービスから書き出したCSVの取り込み

料金ページによると、フリープランは0円でメンバー1人まで、フォームの数と回答の数は無制限で、ステージ管理・自動返信・CSVの書き出しが使えます。3人までで共有するスタータープランは1か月あたり2,980円（税抜）、一斉メールと開封の計測、メールのひな形、ファイル提出、Teams・Slack・Chatworkへの通知はチームプラン（1か月あたり7,800円、税抜）からです。社内のアンケートはFormsのまま、社外からの申し込みや問い合わせだけを別の道具で受ける、という使い分けもできます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Microsoft Formsでよくあるつまずき

社外の人が回答できない

回答できる人が「組織内のユーザーのみ」になっていると、社外の人は回答できません。社外に送るときは、ステップ3の設定で「誰でも回答可能」になっているかを確かめます。

回答が届いていることに気づかない

メールの通知をオンにしていないと、回答が届いても知らせが来ません。「各回答のメール通知を受け取る」をオンにするか、決まった時間に回答の概要を見る習慣をつけます。

Excelのブックが更新されない

公式サポートでは、「Excelで開く」のボタンがまだ表示される場合は、ブックとのつながりが切れていると説明されています。その場合は、ブックを開いて案内に従い、つながりを設定し直します。

質問を削除したら回答のデータも削除された

ステップ2で書いたとおり、質問を削除すると、その質問の回答のデータも完全に削除されます。回答が集まった後に質問を整理するときは、先にExcelに書き出しておきます。

フォームの運用を整える仕事という視点

Microsoft Formsのような道具を使って、社内のアンケートや申し込みの受付を整える作業は、それ自体が仕事として頼まれることがあります。特に、介護・福祉の事業所や小さな会社では、紙の申請や電話の受付をフォームに置き換えたいという相談が増えています。事業所の記録や手続きのデジタル化に使える制度は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で整理されています。在宅勤務の仕組みと合わせて整えるなら、テレワーク 助成金 2026の制度も確かめておく価値があります。

業務の流れを見直し、どの道具で何をするかを提案する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で扱われている領域です。経営の課題から業務の改善を提案する専門家として、中小企業診断士のような資格の道もあります。

フリーランス・在宅ワークの市場を長く見てきた運営者の立場から言うと、こうしたフォームの仕組みづくりの仕事で信頼される人は、フォームを作る速さより、「集めた後に誰が何をするか」を依頼主と一緒に決められる人です。フォームは入口にすぎず、依頼主が本当に困っているのは、その後ろの手間だからです。依頼主と直接つながり、間に余計な手数料が挟まらない取引であれば、依頼する側は同じ予算で運用の相談まで頼みやすく、受ける側も手元に残る報酬が厚くなります。フォームの作り方を覚えたら、次は集めた後の流れを設計する力を磨くことが、仕事の幅を広げる近道です。

よくある質問

Q. Microsoft Formsは無料で使えますか？

個人のMicrosoftアカウント（Outlook.comなど）でも使え、職場や学校のMicrosoft 365のアカウントでも使えます。ただし、回答できる人を組織内に限る設定など、一部の機能は職場や学校のアカウントで使える機能とされています。使いたい機能が自分のアカウントで使えるかは、Microsoftの公式サポートで確かめてください。

Q. Microsoft Formsで社外の人に回答してもらう方法は？

フォームの「回答の収集」で、回答できる人を「誰でも回答可能」にします。公式サポートでは、この設定の場合、回答者はサインインせずに回答できると説明されています。そのうえで、URLやQRコード、メールなどでフォームを送ります。

Q. Microsoft Formsの回答はExcelでどう集計しますか？

回答の概要から「Excelで結果を開く」を選ぶと、職場や学校のOneDriveにフォームとつながったブックが保存され、新しい回答も反映されます。集計の作業をするときは「コピーをダウンロード」でつながりのないブックを作ると、元のデータを壊さずに作業できます。

Q. Microsoft Formsで回答の受付を締め切るには？

フォームの設定で「回答を受け入れる」をオフにすると、新しい回答を受け付けなくなります。あらかじめ締め切りを決めているなら、「開始日」と「終了日」で受付の期間を指定しておくと、締め切りの時刻に自動で受付が止まります。