ファイル整理のコツ｜探す時間を減らす決めごと

「確か保存したはずの見積書が見つからない」「同じ名前のファイルがいくつもあって、どれが最新かわからない」。ファイル整理のコツを探している人の悩みは、たいていこの2つに集まります。結論から言うと、ファイル整理で大事なのは、きれいに並べることではなく、「どこに保存するか」「どんな名前を付けるか」「いつ片付けるか」の3つを先に決めておくことです。決めごとさえあれば、ファイルが増えても探す時間は増えません。この記事では、フォルダの作り方、ファイル名の付け方、最新版の見分け方、デスクトップとダウンロードフォルダの片付け方、チームで共有するときの決めごとを順に説明し、Mac と Windows の標準機能でできる整理の手順も紹介します。Mac で複数の場所に散らばったフォルダを扱う道具として、Mac 用のファイル管理アプリ Atriens にも途中で触れます。

ファイルが散らかる理由と、探すことにかかる時間

ファイルが散らかるのは、整理が苦手だからではありません。多くの場合、保存する瞬間に「どこに、どんな名前で」を考える余裕がないことが原因です。メールの添付ファイルを開いて、そのままダウンロードフォルダに保存する。急いで作った資料を、とりあえずデスクトップに保存する。こうした「とりあえず」が積み重なると、数か月後には何百ものファイルが、意味のない名前のまま並ぶことになります。

散らかったファイルは、探す時間という形で毎日少しずつ仕事を削ります。1回の検索に3分かかるとして、1日に5回探せば15分、月に20日働けば5時間になります。探す時間そのものに加えて、「どれが最新版かわからない」ために古い版を取引先に送ってしまう、同じ資料を作り直してしまう、といった手戻りも起こります。

ファイルが散らかる原因を分解すると、だいたい次の4つに分けられます。

• 保存する場所が決まっていない。人によって、日によって保存先が変わる
• ファイル名の付け方が決まっていない。「資料」「新規ドキュメント」「最終」のような名前が並ぶ
• 古いファイルを片付ける時期が決まっていない。終わった案件のファイルが、進行中のものと同じ場所に残り続ける
• 同じファイルの複製が何か所にもある。メールの添付、共有フォルダ、自分のパソコンにそれぞれ別の版がある

逆に言えば、この4つに対して決めごとを作れば、整理は続きます。次の節から、それぞれの決めごとの作り方を説明します。

一度きりの大掃除で全部を片付けようとしないことも大切です。何年分もたまったファイルを一度に整理しようとすると、途中で疲れて投げ出しがちです。まずは「今日からの保存の仕方」を決め、過去のファイルは「古いもの」というフォルダにまとめて移し、必要になったときに少しずつ整理する。この順番のほうが、確実に探す時間は減ります。

整理を始める前に決める3つのこと

フォルダを作り始める前に、次の3つを紙に書き出しておくと、途中で迷いません。

1つ目：ファイルの入口を1つにする

新しく届いたファイルや、作りかけのファイルを最初に保存する場所を1か所に決めます。たとえば「書類」の中に「00_受け取り」というフォルダを作り、メールの添付もダウンロードしたファイルもいったんここに保存します。入口が1つなら、「どこに保存したっけ」と迷う範囲が限られます。入口のフォルダは、週に1回など決まった時期に空にして、それぞれの保存先に振り分けます。

2つ目：分ける軸を1つに決める

フォルダを分ける軸は、「仕事の種類」「取引先」「案件」「年度」などいくつも考えられますが、いちばん上の段では1つの軸に絞ります。軸が混ざると、同じファイルをどちらのフォルダに保存するか迷い、人によって保存先がばらばらになります。フリーランスなら「取引先」、社内の事務なら「業務の種類」、経理なら「年度」を最上段にするのが、多くの場合で使いやすい形です。

3つ目：捨てる基準と時期を決める

ファイルは増える一方なので、片付ける基準も先に決めます。「案件が終わったら『完了』のフォルダに移す」「完了から1年たったら外付けのディスクに移す」「下書きや途中の版は、納品が終わったら削除する」といった具合です。ただし、契約書や請求書のように法律で保存期間が決まっている書類は、勝手に削除せず、保存期間を確かめてから扱います。

決めごとは、細かく作りすぎないことも大切です。最初から十数個の決まりを作ると、覚えきれずに守られなくなります。まずは「入口を1つ」「最上段の軸を1つ」「片付けの時期を1つ」の3つだけで始め、1か月ほど使ってみて困った場面が出てから決まりを追加するほうが、結果として長く続きます。整理の仕組みは、使う人が無理なく守れる量に抑えることが、何より効きます。

この3つは、自分1人で使うパソコンでも、チームで使う共有フォルダでも同じです。決めた内容は、フォルダの中に「はじめに読む」というテキストファイルを作って書いておくと、あとから加わった人にも伝わります。

フォルダの作り方のコツ

フォルダの作り方で最も大切なのは、階層を深くしすぎないことです。フォルダの中にフォルダ、その中にまたフォルダ、と5段も6段も重ねると、目的のファイルにたどり着くまでのクリックが増え、どこに保存したかも思い出しにくくなります。目安は3段までです。

• 1段目：分ける軸（取引先、業務の種類、年度など）
• 2段目：案件や月
• 3段目：必要なときだけ、素材や納品物などの種類

フォルダ名の先頭に2けたの番号を付けると、並び順を自分で決められます。パソコンはフォルダを名前順に並べるので、「01_進行中」「02_完了」「99_古いもの」のように番号を付けておくと、よく使うフォルダがいつも上に来ます。番号は「1」「2」ではなく「01」「02」のように2けたにそろえます。1けたのままだと、「10」が「2」より上に並んでしまうからです。

進行中のものと終わったものを分けることも、効果の大きいコツです。終わった案件のフォルダが進行中のフォルダと同じ段に並んでいると、毎日の作業で目に入るフォルダが増え、探す手間が増えます。案件が終わったら「完了」のフォルダに移すだけで、普段見るフォルダの数は大きく減ります。

「その他」「未分類」のフォルダは、作るとしても1つだけにします。分け方に迷ったファイルを何でも入れられるフォルダは便利ですが、気づくと一番大きなフォルダになり、そこから探すことになります。「その他」に入れたファイルは、月に1回見直して、正しい場所に移すか削除します。

ファイル名の付け方のコツ

フォルダが整っていても、ファイル名がばらばらでは探せません。ファイル名は、開かなくても中身がわかるように付けます。多くの場面で使いやすいのは、「日付_相手や案件_内容_版」の順に並べる型です。

• 20261015_山田商店_見積書_v01.xlsx
• 20261020_A社サイト改修_提案書_v03.pptx
• 20261101_社内研修_参加者名簿.xlsx

日付は先頭に「20261015」のような8けたの数字で書きます。名前順に並べたときに日付の順に並び、月や日が1けたのときも0を付けてそろえれば、順番が崩れません。

使わないほうがよい文字もあります。Microsoft の開発者向けの資料「ファイル、パス、名前空間の名前付け」では、Windows のファイル名に使えない予約文字として、山括弧、コロン、二重引用符、スラッシュ、円記号（バックスラッシュ）、縦棒、疑問符、アスタリスクが挙げられています。Mac でもコロンは使えません。空白も、全角と半角が混ざると検索でうまく引っかからないことがあるので、区切りにはアンダースコアかハイフンを使うと安全です。

ファイル名の長さにも気をつけます。Microsoft の同じ資料によると、Windows 10 のバージョン1607より前のエディションでは、フォルダの名前を含めたパスの長さの上限が260文字と定められています。新しい Windows でも、設定を変えない限り古い上限のまま動くアプリがあります。フォルダの階層を深くし、それぞれに長い名前を付けると、この上限に近づいてファイルを開けなくなることがあります。ここでも、階層を浅く、名前を簡潔にすることが効きます。

名前に含める言葉は、検索するときに自分が打ち込む言葉にそろえます。取引先を「山田商店」と呼んでいるなら、ファイル名でも「ヤマダ」や「yamada」ではなく「山田商店」と書きます。略し方を人によって変えないよう、チームでは取引先の呼び方の一覧を作っておくと、検索の漏れが減ります。

最新版がどれかを迷わない版の付け方

ファイル整理の悩みで特に多いのが、「どれが最新版かわからない」という問題です。「企画書_最終.docx」「企画書_最終_修正.docx」「企画書_最終_修正2_本当に最終.docx」のような名前が並ぶのは、版の付け方が決まっていないからです。

版を見分けるには、ファイル名の末尾に「v01」「v02」のような番号を付ける方法が確実です。「最終」という言葉は使いません。最終のつもりでも、修正の依頼が来れば次の版ができるからです。番号なら、何度修正しても数字を1つ進めるだけで済みます。

版の番号と合わせて、次の決めごとを作っておくと、さらに迷いが減ります。

• 作業中のフォルダには、最新の版だけを残す。古い版は「旧版」という名前のフォルダに移す
• 取引先に送った版は、送った日付をファイル名に入れるか、「送付済み」のフォルダに複製を残す
• 他の人が直した版は、直した人の名前の頭文字をファイル名の末尾に付ける（例：v03_yamada）

クラウドの保存先や共有のサービスには、ファイルの変更の履歴を自動で残す機能を持つものも多くあります。履歴が残る場所で作業するなら、ファイルを複製して版を増やす必要はありません。1つのファイルを直し続け、必要なときに履歴から前の状態を確かめられます。この場合は、「複製を作らない」こと自体を決めごとにしておきます。

版の管理は、自分の整理のためだけでなく、取引先との信頼のためにも大切です。古い版の見積書や、修正前の原稿を送ってしまうと、相手に確認の手間をかけるうえ、仕事の進め方そのものを疑われかねません。送る前にファイル名の版の番号を声に出して確かめるくらいの慎重さが、結果として時間の節約になります。

デスクトップとダウンロードフォルダを空にする習慣

散らかりやすい場所の代表が、デスクトップとダウンロードフォルダです。どちらも「とりあえず」の保存先になりやすく、気づくと画面がアイコンで埋まります。

デスクトップは、作業台と考えます。いま作業している数個のファイルだけを保存する場所で、作業が終わったら本来のフォルダに移します。デスクトップにファイルがたくさんあると、目的のファイルを目で探すことになり、整理されたフォルダの意味がなくなります。1日の終わりに、デスクトップのファイルを本来の保存先に移すか削除するのを習慣にすると、翌朝すぐに仕事に入れます。

ダウンロードフォルダは、いったん受け取る場所と割り切ります。メールの添付やウェブからダウンロードしたファイルは、ここに自動で保存されることが多いので、週に1回は中身を確かめ、残すものは本来のフォルダへ移し、残りは削除します。インストール用のファイルや、一度見れば済むPDFは、削除してかまいません。

この片付けを続けるコツは、時間を決めることです。「金曜日の最後の15分」のように曜日と時間を決め、予定表に入れておくと、忘れずに続けられます。片付ける量が少ないうちに習慣にすれば、1回の作業は数分で終わります。

チームの共有フォルダで決めておくこと

チームでフォルダを共有すると、1人で使うとき以上に散らかりやすくなります。人によって保存の仕方が違ううえ、「ほかの人のファイルを勝手に動かしてよいかわからない」ために、誰も片付けなくなるからです。共有フォルダでは、次のことを最初に決めて、全員に伝えます。

• 最上段のフォルダの分け方と、フォルダを新しく作ってよい人
• ファイル名の付け方（日付の書き方、取引先の呼び方、版の番号）
• 個人の作業中のファイルを共有フォルダに保存してよいか
• 完了した案件のフォルダを移す時期と、移す担当
• ファイルを削除してよい人と、削除する前に確かめること

決めごとは、共有フォルダのいちばん上に「はじめに読む」というファイルを作って書いておきます。新しく加わった人は、まずこのファイルを読めば保存の仕方がわかります。口頭で伝えただけの決めごとは、半年もすると守られなくなるので、文字で残すことが大切です。

担当者を決めることも効果があります。月に1回、共有フォルダ全体を見直す人を決め、「その他」に入ったファイルを振り分けたり、命名の決まりから外れたファイルを直したりします。担当を交代制にすると、全員が決めごとを意識するようになります。

アクセスの権限にも気を配ります。取引先の個人情報や、給与のような社内でも限られた人しか見てはいけない情報は、共有フォルダの中でも見られる人を絞ったフォルダに保存します。誰でも見られる場所に保存したまま「見ないでください」と頼むのは、整理の問題である前に、情報の管理の問題です。

Mac の標準機能でできる整理

Mac では、Finder の標準機能だけでもかなりの整理ができます。特に役立つのが、タグとファイル名の一括変更です。

タグとは、ファイルやフォルダに色や名前の目印を付ける機能です。フォルダが1つの場所しか表せないのに対し、タグは1つのファイルに複数付けられるので、「A社」「請求関係」「要確認」のように、別々の観点で同時に目印を付けられます。Apple のサポートページでは、タグの働きが次のように説明されています。

ファイルおよびフォルダにタグ付けして、簡単に探せるようにすることができます。 出典: Apple サポート「Macでタグを使ってファイルを整理する」

同じページによると、Finder で項目を選んでから Control キーを押しながらクリックし、タグのカラーを選ぶとタグを付けられます。Control キーと1から7の数字キーを押すと、よく使うタグをすばやく付けたり外したりでき、Finder のサイドバーでタグをクリックすると、そのタグが付いた項目をすべて表示できます。フォルダの分け方を変えずに、「今週中に返信が要るもの」のような一時的な目印を付けたいときに便利です。

ファイル名の一括変更も、整理の手間を大きく減らします。Apple のサポートページ「Macでファイル、フォルダ、およびディスクの名前を変更する」によると、複数の項目を選んで Control キーを押しながらクリックし、「名称変更」を選ぶと、名前の一部の置き換え、文字の追加、連番や日付を付けたフォーマットへの変更をまとめて行えます。写真やスキャンしたPDFのように、意味のない連番の名前が並んだファイルを、日付と内容の入った名前にそろえるときに使えます。同じページでは、システムに付属する「アプリケーション」や「ライブラリ」のフォルダ、自分の名前のホームフォルダの名前は変更しないよう注意されています。

Windows で整理するときに気をつけること

Windows でも、整理の考え方は同じです。そのうえで、Windows ならではの注意点がいくつかあります。

まず、前の節で触れたファイル名に使えない文字とパスの長さです。Mac で作ったファイルを Windows の人と共有する場合、Mac では使える記号が Windows では使えず、受け取った側でファイルが開けなかったり、名前が変わったりすることがあります。取引先に Windows を使う人がいるなら、ファイル名には日本語、英数字、アンダースコア、ハイフンだけを使うと決めておくと安全です。

次に、ファイル名の予約名です。Microsoft の資料では、CON、PRN、AUX、NUL、COM1からCOM9、LPT1からLPT9といった名前は、デバイス名として予約されているため、ファイル名に使わないよう書かれています。日本語の名前で整理していれば当たることはまずありませんが、英語の略語で名前を付ける人は覚えておくとよい注意点です。

もう1つは、ネットワーク上の共有フォルダの扱いです。社内のサーバーやクラウドの共有フォルダは、パソコンの中のフォルダと同じように見えても、通信の状態によって開くのが遅くなったり、同時に同じファイルを開いた人どうしで変更がぶつかったりします。共有フォルダの中のファイルを直接直すのか、手元に複製してから直すのかも、チームで決めておくと、変更が失われる事故を防げます。

メールの添付ファイルを整理するときの決めごと

ファイルが散らかる入口として、メールの添付ファイルは見落とされがちです。取引先から届いた資料を、メールの中に残したまま必要なときに受信箱を検索して探す、という人は少なくありません。この方法でも探せないことはありませんが、同じ資料が何通ものメールに別の版で添付されていると、どれが最新かを見分けるのに時間がかかります。

添付ファイルは、受け取ったその日に入口のフォルダへ保存し、ファイル名を自分の決まりに付け直すのが基本です。取引先が付けた「資料.pdf」や「見積.xlsx」のような名前のままでは、ほかの取引先のファイルと区別できません。保存するときに「20261015_山田商店_見積書_受領.pdf」のように日付と相手と内容を入れておけば、メールを探さなくてもフォルダの中で見つかります。

自分から送る添付ファイルも同じです。送る前にファイル名を決まりどおりに直し、版の番号が入っていることを確かめます。相手のパソコンでは、受け取ったファイルが名前順に並ぶので、日付と内容の入った名前なら相手も整理しやすくなります。相手の時間を減らす名前の付け方は、そのまま仕事の丁寧さとして伝わります。

容量の大きいファイルは、メールに添付せず、クラウドの保存先の共有リンクで送る方法もあります。この場合は、共有の範囲を相手に限り、仕事が終わったら共有を解除するところまでを決めごとにしておくと、情報の管理の面でも安心です。

写真と動画のファイルを整理するときのコツ

写真や動画は、書類とは別の考え方で整理したほうがうまくいきます。数が多く、1つひとつに名前を付けるのが現実的でないからです。スマホやカメラで撮った写真には、撮影した日時の情報がファイルに記録されていることが多く、写真の管理アプリは、その情報をもとに日付の順に並べてくれます。

写真を整理するときは、1枚ずつ名前を付けるのではなく、フォルダの単位で意味を持たせます。「2026-10_A社撮影」「2026-11_店舗の外観」のように、年月と内容をフォルダ名にして、その中に写真をまとめて保存します。仕事で使う写真なら、撮影した素材、選んだ写真、加工した写真をそれぞれ別のフォルダに分けると、どれを納品したかが後からでもわかります。

動画は容量が大きいので、パソコンの内蔵ディスクをすぐに圧迫します。編集が終わった動画の素材は外付けのディスクに移し、パソコンには書き出した完成品だけを残す、という決めごとを作っておくと、空き容量が足りなくなる事態を防げます。外付けのディスクに移した素材は、それだけが唯一の保存先にならないよう、別のディスクかクラウドにも複製しておくと安全です。

不要な写真の削除は、撮った直後に行うのが一番楽です。似た写真が何枚もある場合は、その日のうちに使う1枚を選び、残りを削除します。数か月後にまとめて選ぼうとすると、どれを残すべきか判断する材料を忘れていて、結局すべて残すことになりがちです。

整理のときに触らないほうがよいファイル

整理に熱が入ると、見覚えのないファイルやフォルダまで片付けたくなります。しかし、パソコンの中には、名前を変えたり移したり削除したりすると、アプリや OS が正しく動かなくなるものがあります。

Mac では、Apple のサポートページで、「アプリケーション」や「ライブラリ」のフォルダなどシステムに付属する項目と、自分の名前のホームフォルダの名前は変更しないよう注意されています。Windows でも、「Windows」や「Program Files」のフォルダの中身は、自分で作ったファイルではないので、整理の対象から外します。

ファイルの拡張子にも気をつけます。拡張子とは、ファイル名の末尾にある「.pdf」「.xlsx」のような、ピリオドに続く文字のことで、そのファイルをどのアプリで開くかを表しています。名前を一括で変えるときに拡張子まで書き換えてしまうと、ファイルが開けなくなることがあります。名前を変えるのは拡張子より前の部分だけ、と覚えておきます。

用途のわからないファイルは、すぐに削除せず、いったん「確認待ち」のフォルダに移して1か月ほど様子を見ます。その間に困ることがなければ削除する、という手順にすると、必要なファイルを誤って削除する事故を防げます。

散らばったフォルダを1つの画面で扱いたいとき

整理の決めごとを作っても、ファイルの保存先が1か所にそろうとは限りません。動画や写真の素材は容量が大きいので外付けのディスクに、書類は書類フォルダに、取引先と共有するものはクラウドの保存先に、と場所が分かれるのはよくあることです。Finder のフォルダは、そのフォルダの中にあるものしか下に並べられないため、1つの案件のファイルが3か所に分かれていると、毎回3つの場所を開いて行き来することになります。

こうした場面の選択肢の1つが、Mac 用のファイル管理アプリ Atriens です。公式サイトの案内では、ディスク上では別々の場所にあるフォルダを、ファイルを1つも動かさずに、サイドバーの1つの案件の下にまとめて並べられます。外付けディスクの素材、書類フォルダの企画書、クラウドの共有フォルダを「A社サイト改修」という項目の下に並べ、サイドバーに出す名前をフォルダ名と別に付けたり、登録した場所ごとに色と記号を付けたりできます。あちこちから集めたファイルを一時的にためてまとめて別の場所へ移すシェルフ、決まった条件で何度でも探し直せる保存した検索、複数の場所をタブで開いたまま行き来する機能もあり、iCloud や Google ドライブ、外付けディスクも同じサイドバーに表示されます。対応するのは macOS 14 以降で、アカウントの登録は要らず、公式サイトによると Mac の中でできることは無料で使えます。Atriens は、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ファイルの実体を動かさずに見え方だけを整えられるので、すでにチームで決まっている共有フォルダの構成を崩さずに、自分の作業のしやすい並びを作れるのが、この方法の利点です。

整理を続けるための月1回の見直し

整理は、一度やって終わりではありません。決めごとを作っても、忙しい時期には「とりあえず」の保存が増えます。月に1回、30分程度の見直しの時間を取ると、散らかりが大きくなる前に戻せます。

見直しでは、次の順に確かめます。

1. 入口のフォルダ（受け取り用）とデスクトップ、ダウンロードフォルダを空にする
2. 「その他」のフォルダの中身を、正しい場所に移すか削除する
3. 終わった案件を「完了」のフォルダに移す
4. 命名の決まりから外れたファイルの名前を直す
5. 外付けのディスクやクラウドに、大事なファイルの複製があるかを確かめる

最後の複製の確認は、整理とは別の話に見えますが、とても大切です。整理の作業中に誤って削除したり、移した先を間違えたりすることがあるからです。大事なファイルは、パソコンの中だけでなく、外付けのディスクやクラウドにも保存しておけば、万一のときに取り戻せます。

見直しを続けると、自分の決めごとの弱いところも見えてきます。毎月同じ種類のファイルが「その他」に入るなら、その種類のためのフォルダを作る時期です。逆に、ほとんど使っていないフォルダがあれば、上のフォルダにまとめて数を減らします。決めごとは、使いながら直していくものと考えると、無理なく続きます。

ファイル整理の力が生きる仕事

ファイル整理は、自分の作業を楽にするだけでなく、仕事の評価にも直結します。在宅ワークや業務委託では、依頼者と顔を合わせる機会が少ない分、納品物のフォルダの構成やファイル名の付け方が、そのまま仕事の丁寧さとして伝わります。

デザインの仕事では、素材、作業中のデータ、書き出した画像、納品物と、1つの案件で扱うファイルの数が多くなります。デザイナーの報酬の相場はデザイナーの年収・単価相場でまとめていますが、同じ技術の人でも、依頼者が受け取ったファイルをすぐに使える形で渡せる人ほど、継続の依頼につながりやすい傾向があります。研究や調査の仕事でも、データと文献の整理の仕方が作業の速さを左右します。研究職の報酬の目安は研究者の年収・単価相場で確かめられます。

アプリの開発の仕事でも、ファイルとフォルダの決めごとは欠かせません。開発ではソースコードの保存先や名前の付け方をチームで細かく決め、変更の履歴を道具で管理するのが当たり前です。開発の仕事の中身と求められる力は、アプリケーション開発のお仕事で紹介しています。

在宅ワークの仲介を20年あまり続けてきた運営者の立場から見ると、長く仕事が続く人ほど、納品の前に「受け取った人が迷わないか」を確かめる時間を取っています。ファイル名に日付と版の番号が入っている、フォルダの中に何が入っているかを書いた短いメモが添えてある、といった小さな気配りは、仕事の技術そのものとは別の評価として積み重なります。ファイル整理のコツは、自分が探す時間を減らすためのものであると同時に、相手の時間を減らすためのものでもあります。

よくある質問

Q. ファイル整理は何から始めればよいですか？

最初に、新しいファイルを保存する入口のフォルダを1つ決めることから始めます。メールの添付やダウンロードしたファイルをいったんそこに保存し、週に1回、本来の場所へ振り分けます。過去のファイルを一度に片付けようとすると続かないので、古いものは1つのフォルダにまとめて移し、必要になったときに少しずつ整理するのが現実的です。

Q. フォルダの階層はどれくらいが適切ですか？

目安は3段までです。1段目に取引先や業務の種類などの分ける軸、2段目に案件や月、3段目は必要なときだけ素材や納品物の種類で分けます。階層を深くしすぎると、目的のファイルまでのクリックが増え、どこに保存したかも思い出しにくくなります。Windows ではパスが長くなりすぎると開けないファイルが出ることもあります。

Q. 最新版のファイルを見分けるよい方法はありますか？

ファイル名の末尾に「v01」「v02」のような版の番号を付け、「最終」という言葉は使わない方法が確実です。作業中のフォルダには最新の版だけを残し、古い版は「旧版」のフォルダに移します。変更の履歴を自動で残すクラウドの保存先を使う場合は、複製を作らずに1つのファイルを直し続け、必要なときに履歴から前の状態を確かめます。

Q. ファイル名に使わないほうがよい文字はありますか？

Windows では、山括弧、コロン、二重引用符、スラッシュ、円記号、縦棒、疑問符、アスタリスクがファイル名に使えません。Mac でもコロンは使えません。全角と半角の空白が混ざると検索で見つけにくくなることもあるので、区切りにはアンダースコアかハイフンを使うと安全です。取引先と共有するファイルは、日本語と英数字と区切りの記号だけで名前を付けると安心です。