ドキュメント管理のやり方｜資料を探せる形で保存するルール

ドキュメント管理とは、仕事で作る資料や受け取った書類を、必要なときにすぐ探し出せて、正しい版を使えて、見てよい人だけが見られる状態に保つための決まりと仕組みのことです。資料が見つからない、どれが最新か分からない、同じ資料が何個もある、という悩みの多くは、高価なツールを入れなくても、保存のルールを決めるだけでかなり減らせます。この記事では、ドキュメント管理のやり方を、フォルダの分け方、ファイル名の付け方、版の管理、見られる人の範囲、保存期間の5つに分けて説明し、小さなチームが今日から始める手順と、ツールを選ぶときの比べ方までを紹介します。資料そのものの保存とは別に、誰がどの資料をいつまでに作るかという作業の管理には、ボードで仕事を進めるPinatecaのような道具を組み合わせる方法もあわせて取り上げます。

ドキュメント管理で起きている困りごと

最初に、ドキュメント管理がうまくいっていない職場で、どんなことが起きているかを整理します。自分の職場に当てはまるものがいくつあるかを数えてみると、どこから手を付けるべきかが見えてきます。

探す時間がかかる

資料が個人のパソコン、メールの添付、チャットのファイル、共有のフォルダに散らばっていると、目的の資料を探すだけで時間がかかります。探しても見つからず、詳しい人に聞いて、その人の手を止めてしまうこともあります。1回あたりの時間は数分でも、チーム全体で毎日繰り返されると、大きな時間の無駄になります。

どれが最新か分からない

「見積書_最新.xlsx」「見積書_最新_修正.xlsx」「見積書_最新_修正2.xlsx」のように、似た名前のファイルが並んでいると、どれが本当の最新なのかが分かりません。古い版を取引先に送ってしまうと、訂正の連絡が必要になり、信頼にも関わります。

見てはいけない人が見られる

人事の評価や給与、取引先の契約の条件のように、限られた人だけが見るべき資料が、誰でも見られる共有のフォルダに保存されていることがあります。逆に、見る必要がある人が見られず、毎回メールで送り直している職場もあります。

消してよいかが分からない

古い資料を消してよいのかどうか分からないまま、すべてを残し続けている職場も多くあります。保存の容量が増えるだけでなく、古い資料が検索の結果に混ざって、探しにくさの原因にもなります。一方で、税の書類のように、法律で一定の期間の保存が求められている物もあるため、何でも消せばよいわけではありません。

ドキュメント管理の5つの決まり

ドキュメント管理は、次の5つの決まりで成り立っています。この5つを順に決めていけば、ツールを使うかどうかに関係なく、資料を探せる状態に近づけます。

決まり	決めること
保存場所	どの資料をどこに保存するか。フォルダの分け方
ファイル名	ファイルにどんな名前を付けるか
版の管理	更新したときに古い版をどう扱うか
見られる人の範囲	誰が見られて、誰が書き換えられるか
保存期間と削除	いつまで残し、いつ消すか

決まりは文書にして共有する

決めた内容は、1枚の資料にまとめて、チームの全員が見られる場所に保存します。決まりが口頭で伝わっているだけだと、新しく入った人や、たまにしか資料を保存しない人が、別のやり方で保存してしまいます。決まりの資料そのものも、ドキュメント管理の対象として、作った人と更新日を書いておきます。

決まり1。保存場所とフォルダの分け方

最初に決めるのは、資料をどこに保存するかです。

保存場所を1つに決める

資料の保存場所は、チームで1つに決めます。共有のドライブを使うなら、仕事の資料はすべてそこに保存し、個人のパソコンのデスクトップやダウンロードのフォルダに保存したままにしないことを決まりにします。メールで受け取った資料も、必要なものは共有のドライブに保存し直します。保存場所が1つなら、探す場所も1つで済みます。

フォルダは3階層までにする

フォルダの階層が深くなりすぎると、どこに何があるかが分からなくなります。フォルダの階層は、3階層までを目安にします。よく使われる分け方には、次のようなものがあります。

• 取引先や案件で分ける：1階層目に取引先、2階層目に案件、3階層目に資料の種類
• 業務の種類で分ける：1階層目に「経理」「営業」「人事」、2階層目に年度、3階層目に月
• 年度で分ける：1階層目に年度、2階層目に部署、3階層目に資料の種類

どの分け方がよいかは、資料をどう探すことが多いかで決めます。「A社の資料はどこ」と探すことが多いなら取引先で分け、「去年の決算の資料はどこ」と探すことが多いなら年度で分けます。

「その他」のフォルダを作らない

迷った資料を入れる「その他」や「未分類」のフォルダを作ると、時間がたつにつれて、そこにあらゆる資料が集まります。どこに入れるか迷う資料が出てきたら、それはフォルダの分け方を見直すきっかけだと考えます。どうしても一時的な保存場所が必要なら、「受け取り箱」のような名前のフォルダを作り、週に1回は中を空にして、正しい場所に移す決まりにします。

フォルダの説明を書いておく

各フォルダの一番上に、そのフォルダに何を入れるかを書いた短い説明のファイルを保存しておくと、迷う人が減ります。「このフォルダには、A社との契約書と、その付属の資料を入れる。見積書は営業のフォルダへ」のように、入れない物も一緒に書いておくと、さらに迷いにくくなります。

決まり2。ファイル名の付け方

ファイル名は、ファイルを開かなくても中身が分かるように付けます。

日付、内容、相手、版の順に並べる

ファイル名の付け方の例として、次のような並べ方があります。

20261023_見積書_A社_v2.xlsx

先頭に日付を付けると、ファイルを名前の順に並べたときに日付の順に並ぶため、新しい物と古い物を見分けやすくなります。日付は、年、月、日を8けたの数字でそろえて書きます。「10月23日」「2026.10.23」のように書き方がばらばらだと、並べたときに順番がそろいません。

使わない文字を決める

ファイル名に空白や記号を使うと、使う道具によってはファイルを開けなかったり、リンクが切れたりすることがあります。区切りには「_」（アンダーバー）を使い、空白や「/」「\」のような記号は使わない、と決めておきます。

「最新」「修正」を付けない

ファイル名に「最新」「修正」「確定」を付けるのはやめます。今日の最新は明日には古くなり、「最新」の名前のファイルが何個も生まれる原因になるからです。版の違いは、次に説明する版の番号で表します。

決まり3。版の管理

資料は、作ってから何度も更新されます。更新したときに、古い版をどう扱うかを決めておきます。

版の番号を付ける

ファイル名の末尾に、「v1」「v2」のように版の番号を付けます。大きな変更のときに番号を1つ上げるだけの簡単な決まりで十分です。取引先に送った版は、どの版を送ったかを記録しておくと、後から問い合わせがあったときに、相手が見ている版を確かめられます。

古い版は別のフォルダに移す

最新の版と古い版が同じフォルダに並んでいると、間違えて古い版を開いてしまいます。新しい版を作ったら、古い版は「過去の版」のような名前のフォルダに移し、作業のフォルダには最新の版だけが残るようにします。

版の履歴を自動で残せる保存場所を使う

クラウドの共有のドライブには、ファイルを上書きしても、以前の版を自動で残し、必要なときに戻せる機能を持つものが多くあります。この機能がある保存場所なら、ファイル名に版の番号を付けなくても、1つのファイルを更新し続ける運用ができます。どちらの運用にするかは、チームで決めて統一します。ファイル名で版を分ける人と、1つのファイルを上書きする人が混ざると、かえって分かりにくくなります。

決まり4。見られる人の範囲

資料には、誰でも見てよい物と、限られた人だけが見るべき物があります。

資料を3つの段階に分ける

資料を、見られる人の範囲で3つの段階に分けます。

• 全員が見てよい資料：業務のマニュアル、社内の案内、テンプレート
• 担当の部署や案件の人だけが見る資料：取引先との契約書、案件の見積書
• 限られた人だけが見る資料：人事の評価、給与、個人の情報を含む名簿

この段階ごとにフォルダを分け、フォルダ単位で見られる人を設定します。ファイルごとに設定すると、設定の漏れが起きやすくなります。

書き換えられる人を絞る

見られる人とは別に、書き換えられる人も決めます。業務のマニュアルやテンプレートは、全員が見られても、書き換えられるのは担当者だけにしておくと、うっかりの書き換えを防げます。

社外の人と共有するとき

社外の人と資料を共有するときは、共有のリンクの設定に注意します。「リンクを知っている人は誰でも見られる」設定にすると、リンクが転送されたときに、意図しない人にも見られてしまいます。社外との共有は、相手のアカウントを指定して共有するか、共有の期限を設定できる機能を使います。案件が終わったら、共有を解除することも忘れないようにします。共有している資料の一覧を、案件ごとに記録しておくと、解除の漏れに気づけます。

退職や異動のときに見直す

見られる人の範囲は、一度設定したら終わりではありません。社員が退職したり、別の部署に異動したりしたときは、その人が見られるフォルダの範囲を見直します。退職した人のアカウントがそのまま残っていると、会社の資料を外から見られる状態が続いてしまいます。人の出入りがあったときに確かめることを、人事の手続きの手順に組み込んでおくと、見直しの漏れを防げます。半年に1回ほど、フォルダごとに見られる人の一覧を確かめる日を作るのも有効です。

個人の情報を含む資料

氏名や連絡先などの個人の情報を含む資料は、とくに慎重に扱います。個人の情報の取り扱いについては、個人情報保護委員会が事業者向けのガイドラインや、漏えいが起きたときの対応の案内を公表しています。名簿のような資料は、見られる人を必要な人だけに限り、印刷やダウンロードを最小限にし、使い終わった物は決まりに沿って削除します。個人の情報を含む資料を社外の人に送るときは、宛先を確かめたうえで、ファイルにパスワードをかけるか、見られる人を指定した共有のリンクを使うなど、取り違えたときの被害を小さくする方法を選びます。

決まり5。保存期間と削除

最後に、資料をいつまで残し、いつ消すかを決めます。

法律で保存が求められている書類

税の書類には、法律で保存の期間が決められている物があります。国税庁の帳簿書類等の保存期間の案内によると、法人は、帳簿と、取引に関して作成または受け取った書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。青色申告書を提出した事業年度で欠損金が生じた事業年度などでは、10年間となります。個人で事業をしている人は、保存の期間が法人と違う部分があるため、国税庁の案内で自分に当てはまる期間を確かめます。

電子でやり取りした書類の保存

メールで受け取った請求書のPDFや、インターネットで取引したときの領収書のデータのように、電子でやり取りした取引の情報にも、保存の決まりがあります。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトでは、取引の情報を含む電子データをやり取りした場合の保存の義務と保存の方法が案内され、所得税法や法人税法で保存の義務がある人は、とくに「電子取引」について確かめるよう呼びかけられています。電子の取引の書類を紙に印刷して保存すれば済むと考えず、自分の会社に当てはまる保存の方法を、特設サイトや税理士に確かめてください。

法律の決まりがない資料の期間

法律で保存の期間が決まっていない資料は、チームで期間を決めます。例えば、「案件の資料は、案件の終了から3年」「会議の資料は1年」のように、資料の種類ごとに決めます。期間を決めたら、年に1回、期間を過ぎた資料を確かめて削除する日を作ります。削除の前には、本当に消してよいかを担当者に確かめ、消した物の一覧を記録に残します。

検索で見つけやすくするこつ

フォルダとファイル名を整えても、資料の数が増えると、最後は検索に頼ることになります。検索で見つけやすい資料にするための工夫を紹介します。

中身の言葉を意識する

多くの共有のドライブは、ファイル名だけでなく、資料の中に書かれた文字も検索の対象にしています。資料の1ページ目に、取引先の名前、案件の名前、資料の目的を書いておくと、ファイル名を忘れていても、中身の言葉で探し当てられます。とくに、略称と正式な名前の両方が使われている取引先は、両方を1ページ目に書いておくと、どちらで検索しても見つかります。

画像の資料は文字を残す

スキャンしたPDFや画面の写真は、そのままでは中の文字が検索の対象にならないことがあります。スキャンの道具によっては、画像の中の文字を読み取って、検索できる形で保存する機能があります。検索で探す必要がある書類は、この機能を使うか、ファイル名に内容を詳しく書いておきます。

呼び方をそろえる

同じ物を、人によって「見積書」「御見積」「見積もり」と呼んでいると、検索の言葉が合わずに見つからないことがあります。チームでよく使う資料の呼び方を、決まりの資料の中で1つに決めておくと、ファイル名も検索の言葉もそろいます。

小さなチームが今日から始める手順

ここまでの5つの決まりを、5人から10人ほどの小さなチームが、共有のドライブを使って始める手順として整理します。

1. 今の資料の保存場所を書き出す：個人のパソコン、メール、チャット、共有のフォルダのどこに何があるかを一覧にする
2. フォルダの分け方を決める：資料をどう探すことが多いかから、3階層までの分け方を決める
3. ファイル名の決まりを決める：日付、内容、相手、版の順に並べる決まりを1枚にまとめる
4. 見られる人の範囲を決める：3つの段階に分け、段階ごとにフォルダを作る
5. 新しい資料から決まりで保存する：過去の資料の整理は後回しにし、今日からの資料を決まりどおりに保存する
6. 過去の資料を少しずつ移す：よく使う物から順に、新しいフォルダに移す
7. 3か月後に見直す：使いにくい所がないかをチームで話し合い、決まりを直す

過去の資料の整理を最初にやらない

ドキュメント管理を始めるときにありがちなのが、過去の資料をすべて整理してから始めようとして、整理が終わらずに挫折することです。過去の資料は量が多く、整理には時間がかかります。まずは今日からの資料を決まりどおりに保存し、過去の資料は、必要になったときに新しい場所に移すくらいの気持ちで進めると、続けやすくなります。過去の資料を移すときは、移す前のフォルダを一定の期間そのまま残しておき、移し忘れがないことを確かめてから片付けると、資料をなくす心配がありません。

決まりを守る人を1人決める

決まりを作っても、守られているかを見る人がいないと、少しずつ崩れていきます。チームの中に、ドキュメント管理の担当を1人決め、月に1回ほど、決まりから外れた保存がないかを確かめてもらいます。担当といっても、注意する役ではなく、迷った人の相談に乗る役と考えると、チームの中で受け入れられやすくなります。

例。10人の会社のフォルダの構成

ここまでの決まりを、10人ほどの会社の共有のドライブに当てはめた例を示します。取引先と案件の資料が多い会社を想定しています。

• 01_全社
  • 規程と決まり（就業規則、ドキュメント管理の決まり）
  • テンプレート（見積書、請求書、議事録のひな形）
  • マニュアル
• 02_取引先
  • A社
    • 2026_ホームページ改修
    • 2026_保守契約
  • B社
• 03_経理
  • 2026年度
    • 01_請求書
    • 02_領収書
• 04_人事（担当者のみ）
• 99_過去の版と保管

番号を付けて並び順を固定する

フォルダの名前の先頭に「01」「02」のような番号を付けると、フォルダが名前の順ではなく、決めた順番で並びます。よく使うフォルダを上に、たまにしか使わないフォルダを下に並べられます。過去の版や、使い終わった案件のフォルダは、最後の「99」のフォルダにまとめると、普段の作業の画面に古い物が混ざりません。

見られる人の範囲もフォルダで分ける

この例では、人事のフォルダを担当者だけが見られる設定にしています。取引先のフォルダは、その取引先を担当する人だけが書き換えられるようにし、ほかの人は見るだけにする、といった設定もできます。フォルダの名前に「（担当者のみ）」のように書いておくと、誰でも見られるフォルダと間違えて資料を保存することを防げます。

紙の書類をどう扱うか

ドキュメント管理は、パソコンの中の資料だけの話ではありません。紙で受け取った契約書や請求書、手書きの記録も、管理の対象です。

紙の原本の保管場所も決める

紙の書類は、どこに、どの順番で保管するかを決めます。ファイルの背に、年度と書類の種類を書き、棚の場所を一覧にしておくと、探す時間が減ります。共有のドライブの決まりと、紙の書類の保管の決まりで、分け方をそろえておくと、パソコンの中の資料と紙の書類を行き来しやすくなります。

スキャンして保存するときの注意

紙の書類をスキャンしてパソコンに保存すると、探しやすくなり、場所も取りません。ただし、税の書類をスキャンしたデータで保存し、紙の原本を処分したい場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の決まりに沿う必要があります。決まりに沿わずに原本を捨ててしまうと、後から困ることがあります。スキャンしたデータを探しやすくするための写しとして使い、原本は保管し続けるのか、決まりに沿って原本を処分するのかを、国税庁の特設サイトや税理士に確かめてから決めます。

離れて働くチームの資料の扱い

在宅勤務や、外部のフリーランスと一緒に仕事をするチームでは、資料の扱いにもう一段の注意が要ります。

個人のパソコンに資料を残さない

在宅で働くと、自宅のパソコンに資料をダウンロードして作業することが増えます。作業が終わったら、資料を共有のドライブに戻し、個人のパソコンの中には残さない決まりにします。家族と共用しているパソコンや、個人で買ったパソコンで仕事の資料を扱ってよいかも、会社の決まりで確かめておきます。

外部の人と共有する範囲を絞る

外部のフリーランスに仕事を頼むときは、その仕事に必要な資料だけを入れたフォルダを作り、そのフォルダだけを共有します。会社の共有のドライブ全体を見られる設定にすると、関係のない資料まで見えてしまいます。契約が終わったら、すぐに共有を解除し、相手に渡した資料の扱いも契約の取り決めに沿って確かめます。

資料のやり取りの経路を決める

チャット、メール、共有のドライブと、資料を送る経路がいくつもあると、どこに最新の版があるかが分からなくなります。資料は共有のドライブに保存し、チャットやメールでは保存場所のリンクだけを送る、という経路の決まりを作ります。

決まりの文書に書いておく項目

最後に、チームのドキュメント管理の決まりを1枚の資料にまとめるときに、書いておく項目を整理します。

1. 保存場所：使う共有のドライブの名前と、そこ以外に保存しないこと
2. フォルダの構成：1階層目のフォルダの一覧と、それぞれに入れる物
3. ファイル名の付け方：並べる順番と例、使わない文字
4. 版の管理：版の番号の付け方か、上書きして履歴を残すかのどちらか
5. 見られる人の範囲：3つの段階と、段階ごとのフォルダ
6. 社外との共有：共有の方法と、共有を解除する時期
7. 保存期間：資料の種類ごとの期間と、削除する日
8. 相談先：迷ったときに聞く担当者の名前

この8項目が1枚にまとまっていれば、新しく入った人も、その資料を読むだけで保存の決まりを理解できます。決まりの資料の更新日も、表紙に書いておきます。

資料と作業を結び付けて探しやすくする

資料が見つからない原因は、保存の決まりだけではありません。「その資料が、どの仕事のために作られたのか」が分からないことも、探しにくさの原因になります。

資料は仕事の文脈と一緒に探される

人が資料を探すとき、多くの場合は「先月のA社の見積もりの件で使った資料」「去年の展示会の準備で作った一覧」のように、仕事の文脈で思い出しています。フォルダとファイル名の決まりを整えるのに加えて、その資料が使われた仕事の記録と資料を結び付けておくと、文脈から資料にたどり着けるようになります。

作業の管理の道具と組み合わせる

複数人で仕事を進めるチームでは、誰がどの資料をいつまでに作り、今どこまで進んでいるかを共有する必要があります。この作業の管理を、メールやチャットのやり取りだけで行っていると、資料の最新の版がどのやり取りに添付されたのかが分からなくなりがちです。

作業の担当と期限と進み具合を、資料と一緒に共有したい場合の選択肢の1つが、ボードで仕事を進めるプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、Pinatecaでは、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードを無料のプランから使えます。資料を作る仕事を1枚のカードにして、担当者と締切を付け、カードに資料のファイルを添付し、カードごとのコメントで修正の相談をその隣に残せます。カード、コメント、添付をまたいで探せる横断検索があり、「あの見積もりの件で話した内容」を、仕事の文脈から引き出せます。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、ファイル容量は1GBと案内されています。社外のメンバーを交えた案件では、ワークスペースごとに見られる人の範囲を分けられ、操作のログやログインの履歴も残ると案内されています。資料の正式な保管場所は共有のドライブのまま、作業の進み具合と相談の記録をボードで管理する、という分担にすると、今の保存の決まりを変えずに始められます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ドキュメント管理のツールを選ぶときの比べ方

共有のドライブの決まりだけでは足りなくなってきたら、ドキュメント管理の専用のツールを検討します。ツールを比べるときは、次の点を確かめます。

自分たちの困りごとを解決できるか

ツールを選ぶときに最も大切なのは、今の困りごとを解決できる機能があるかどうかです。比較の記事でも、次のように指摘されています。

最も重要なポイントは、自社に必要な機能が備わっているかどうかです。今感じている課題を解決できる機能が備わっていないと、ドキュメント管理のあり方を改善することが難しいからですね。 出典: optim.co.jp

探す時間が問題なら検索の機能、最新の版が分からないことが問題なら版の管理の機能、見られる人の範囲が問題なら権限の設定の機能、と、困りごとから必要な機能を決めます。機能の多さで選ぶと、使わない機能に費用を払うことになります。

料金の数え方

ドキュメント管理のツールの多くは、使う人の数で料金が決まります。1人あたりの月額が安く見えても、使う人が増えると合計の費用は大きくなります。今の人数だけでなく、1年後、2年後の人数で計算し、閲覧だけの人も料金の対象になるかを確かめます。SaaSと呼ばれるインターネットで使うツールが増えて、費用の管理に困っている場合は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で、契約しているツールを見直す考え方が紹介されています。

安全の対策

資料を社外のサービスに預けることになるため、安全の対策も確かめます。ログインの方法、操作の記録が残るか、データがどの国に保存されるか、退職した人のアカウントをすぐに止められるか、といった点を、ツールの公式の案内で確かめます。社内の情報の安全を守る仕事については、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、仕事の内容と求められる知識がまとめられています。

試してから決める

ツールの多くは、無料のプランや試用の期間を用意しています。導入を決める前に、実際の資料を使って、チームの数人で2週間ほど試します。試すときは、「A社の先月の見積書を探す」「契約書を担当者だけが見られるようにする」のように、普段の困りごとを課題として決め、ツールで解決できるかを確かめます。

ドキュメント管理の仕事に見る、頼まれる人の共通点

ドキュメント管理の見直しは、社内で行うだけでなく、外部の人に手伝いを頼むこともある仕事です。資料の棚卸し、フォルダの設計、決まりの文書づくり、ツールの導入の支援などが、業務の効率化の支援として依頼されています。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、ドキュメント管理の仕事で続けて頼まれる人は、ツールの設定よりも先に「この職場の人は、資料をどう探しているか」を聞き取ることに時間を使っています。立派なフォルダの構成を作っても、使う人の探し方に合っていなければ、すぐに崩れてしまいます。使う人の言葉で決まりを作り、3か月後の見直しまで付き合う人ほど、次の仕事を任されやすい傾向があります。

仲介の手数料が間に入らない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くの支援を頼め、受ける側の手取りも厚くなります。手数料0%で直接取引できる場なら、資料の整理のような地道な仕事も、継続の形で頼みやすくなります。業務の効率化を支える仕事に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、ドキュメント管理の経験を生かせる仕事の広がりも確かめておくとよいでしょう。ドキュメント管理は、保存場所を1つに決めることから始められます。まずは今日作る資料から、日付と内容を入れたファイル名で保存してみてください。

よくある質問

Q. ドキュメント管理は何から始めればよいですか？

最初に、資料の保存場所をチームで1つに決めます。次に、フォルダの分け方とファイル名の付け方を決め、今日からの資料をその決まりで保存します。過去の資料の整理を最初にやろうとすると終わらずに挫折しやすいので、過去の資料は、よく使う物から少しずつ新しい場所に移すくらいの進め方がおすすめです。

Q. ファイル名に「最新」と付けるのはなぜよくないのですか？

今日の最新は、次に更新した時点で古くなるため、「最新」の名前のファイルが何個も生まれ、どれが本当の最新か分からなくなるからです。版の違いは、ファイル名の末尾に「v1」「v2」のような版の番号を付けて表すか、以前の版を自動で残せる保存場所で1つのファイルを更新し続ける運用にして、チームで統一します。

Q. 古い資料はいつ削除してよいですか？

税の書類のように法律で保存の期間が決まっている物は、その期間を守ります。国税庁の案内では、法人の帳簿と取引の書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が必要です。法律の決まりがない資料は、資料の種類ごとにチームで期間を決め、年に1回、期間を過ぎた物を確かめてから削除します。

Q. ドキュメント管理のツールは入れたほうがよいですか？

小さなチームなら、共有のドライブと保存の決まりだけで十分に回ることが多くあります。人数が増えて検索や権限の設定が追い付かなくなったら、専用のツールを検討します。選ぶときは、機能の多さではなく今の困りごとを解決できるかで比べ、人数が増えたときの料金も計算したうえで、実際の資料で試してから決めます。