Macのフォルダ整理のコツと、仕事のファイルを迷わず探せる分け方

Macのフォルダ整理を始めようとしても、デスクトップに並んだファイルを前に、どこから手を付ければよいか分からなくなる人は多いはずです。何度かフォルダを作り直しても、数週間たつとまたデスクトップとダウンロードがいっぱいになる、という繰り返しもよく聞きます。

整理が続かない原因の多くは、フォルダの作り方ではなく、「どこに保存するか」「どんな名前を付けるか」が決まっていないことにあります。この記事では、Macに標準で備わっているFinderの機能だけで、仕事のファイルを迷わず探せるようにするフォルダの分け方と、タグやスマートフォルダを使った整理のコツを、手順つきで解説します。

Macのファイルが散らかる3つの理由

整理の方法を考える前に、なぜ散らかるのかを整理しておきます。原因が分かると、どの対策から始めればよいかが見えてきます。

1つ目：とりあえずの保存先がデスクトップになっている

アプリで書類を作って保存するとき、保存先を選ぶ画面で毎回フォルダを探すのは手間です。そのため、目に入りやすいデスクトップに保存してしまい、気付くと画面がファイルで埋まっている、という流れになりがちです。デスクトップは「作業中のものを一時的に保存する場所」としては便利ですが、保管庫として使うと探すのが難しくなります。

2つ目：ダウンロードフォルダが片付かない

メールの添付ファイル、Webからダウンロードした資料、チャットで受け取った画像は、ほとんどが「ダウンロード」フォルダに入ります。受け取った直後に開いて用事が済むと、そのまま放置されやすい場所です。半年もたつと、数百件のファイルが並び、同じ名前に「(1)」「(2)」が付いた重複も増えていきます。

3つ目：ファイル名がばらばら

「見積書.pdf」「見積書_最新.pdf」「見積書_最新_修正.pdf」のように、名前の付け方が場当たりだと、どれが最終版か分からなくなります。取引先から受け取ったファイルは相手の付けた名前のままなので、自分の作ったファイルと並べたときに順番もばらばらになります。

この3つは、どれも「決まりがない」ことから起きています。逆に言えば、保存場所と名前の決まりを先に作ってしまえば、フォルダの数が少なくても十分に探しやすくなります。

整理を始める前に決める3つのルール

フォルダを作り始める前に、次の3つを決めておきます。紙に書き出すか、メモアプリに保存しておくと、迷ったときに見返せます。

ルール1：保存する場所を決める

Macには、最初から「書類」「デスクトップ」「ダウンロード」「ピクチャ」などのフォルダがあります。仕事のファイルは「書類」の中に専用のフォルダを1つ作り、すべてそこに保存すると決めるのがいちばん簡単です。

場所	役割
書類の中の「仕事」フォルダ	仕事のファイルの保管先。最終的にはすべてここへ
デスクトップ	いま作業しているものだけ。その日のうちに片付ける
ダウンロード	受け取ったものの一時的な入口。週に1回は空にする
ピクチャ	写真や画像。仕事で使う画像は仕事フォルダへ移す

ルール2：ファイル名の付け方を決める

ファイル名は、先頭に日付を付けるのが基本です。「20261005_見積書_取引先名.pdf」のように、日付を8桁の数字で付けると、名前順に並べたときに自然と日付順になります。版が増える書類は、末尾に「_v1」「_v2」のように番号を付けると、最新がどれかすぐに分かります。

ルール3：残しておく期間を決める

すべてのファイルを無期限に保管しようとすると、整理の手間が増え続けます。「完了した案件は3か月たったら完了フォルダへ移す」「ダウンロードのファイルは1週間たったら仕分ける」のように、期間を決めておくと、片付けのきっかけが生まれます。請求書や契約書のように、法律や取引先との取り決めで一定期間の保存が必要な書類は、別のフォルダにまとめて、削除しないようにしておきます。

この3つのルールは、最初から完璧でなくてかまいません。2週間ほど使ってみて、迷った場面があればそのたびに直していくと、自分の仕事に合った決まりになっていきます。

ファイル名の付け方の具体例と、まとめて名前を変える方法

フォルダの分け方と同じくらい探しやすさを左右するのが、ファイル名です。名前の決まりがあれば、Finderの検索欄やSpotlightに日付や取引先名を入力するだけで、目的のファイルにたどり着けます。

名前に入れる4つの要素

仕事のファイル名には、次の4つを決まった順番で入れると、並べたときにそろいます。

順番	要素	例
1	日付（8桁）	20261005
2	書類の種類	見積書、議事録、原稿
3	取引先や案件の名前	取引先A、ロゴ制作
4	版の番号	v1、v2、確定

組み合わせると「20261005_見積書_取引先A_v2.pdf」のようになります。区切りには半角のアンダースコアを使うと、WindowsのパソコンやWebのサービスに渡したときにも崩れにくくなります。ファイル名に「/」や「:」を使うと、ほかの環境で正しく扱えないことがあるので避けます。

「最新」「修正」「最終」のような言葉は、あとから見ると、どれが本当に最後か分からなくなります。版の番号を数字で増やし、取引先に送ったものだけに「送付済み」と付ける、というように、意味のはっきりした言葉だけを使うのがコツです。

受け取ったファイルの名前も付け直す

取引先から受け取ったファイルは、相手が付けた名前のままだと、自分の決まりと並ばなくなります。ダウンロードフォルダから案件のフォルダに移すときに、日付と書類の種類を先頭に付け直しておきます。元の名前を残したい場合は、末尾に元の名前を残しておけば、相手とのやり取りで名前を言われたときにも探せます。

Finderでまとめて名前を変える

すでにたくさんあるファイルの名前を1つずつ直すのは大変です。Finderでは、複数のファイルを選んでControlキーを押しながらクリックし、「名前を変更」を選ぶと、まとめて名前を変えられます。選べる方法は次の3つです。

1. テキストを置き換える：名前の中の特定の文字を、別の文字に一括で置き換える
2. テキストを追加：名前の前か後ろに、同じ文字を一括で付け加える
3. フォーマット：共通の名前に、連番や日付を付けて付け直す

たとえば、受け取った写真が「IMG_0001.jpg」のような名前で並んでいるときに、「フォーマット」で「20261005_店舗撮影_」に続けて番号を付けると、何の写真か一目で分かるようになります。まとめて名前を変える前に、数件だけで試して結果を確かめてから、全部に適用すると安心です。

仕事のファイルを迷わず探せるフォルダの分け方

フォルダの分け方には正解が1つあるわけではありませんが、仕事のファイルでは「取引先」と「案件」を軸にすると、多くの人が迷わずに済みます。

おすすめの階層の例

書類の中に作った「仕事」フォルダを、次のように分けます。

階層	フォルダ名の例	中に入れるもの
1段目	01_進行中、02_完了、03_共通資料、04_経理	仕事の状態で大きく分ける
2段目	取引先A、取引先B	進行中と完了の中を取引先で分ける
3段目	2026-10_ロゴ制作、2026-11_記事5本	取引先の中を案件で分ける

フォルダ名の先頭に「01_」「02_」のような番号を付けると、名前順に並べたときに好きな順番で表示できます。よく開くフォルダほど小さい番号にしておくと、開いた瞬間に目に入ります。

階層は3段までにする

フォルダを細かく分けすぎると、どこに保存したかを思い出すのに時間がかかります。目安は3段までです。4段目、5段目が必要に思えたら、フォルダを増やすのではなく、ファイル名やタグで区別できないかを考えます。

たとえば、案件のフォルダの中を「資料」「下書き」「納品」の3つに分けるのは便利ですが、さらに「資料」の中を「画像」「文書」「表計算」に分けると、ファイルを探すたびに何度もフォルダを開くことになります。種類で分けたいときは、Finderの「グループ」の機能で、フォルダの中を種類ごとに並べて表示すれば十分です。

個人の副業と勤め先の仕事は分ける

会社員として働きながら副業をしている人は、副業のファイルと勤め先のファイルを同じフォルダに混ぜないようにします。会社から貸与されたMacで副業の作業をしないのが前提ですが、個人のMacで両方を扱う場合も、1段目のフォルダを別にしておくと、取り違えて送る事故を防げます。

ある取引先向けの教材を別の取引先の名前のフォルダに保存してしまい、納品の直前に気付いて冷や汗をかいた、という話は、在宅で教材や記事を作る仕事をしている人からよく聞きます。フォルダの名前に取引先名を入れ、作業を始める前に「どのフォルダで作業しているか」をウインドウの上部で確かめる習慣があるだけで、こうした取り違えはかなり減らせます。

Finderの機能でフォルダ整理を楽にする方法

フォルダの分け方が決まったら、Finderの機能を使って、整理の手間を減らします。Appleのサポートページでは、Finderの役割が次のように説明されています。

Finderは、ファイル、フォルダ、アプリ、接続したデバイスなど、保存したすべてのものを管理するMacのホームベースです。 出典: support.apple.com

複数のファイルを一度に新しいフォルダへ移す

デスクトップに散らばったファイルを片付けるときに便利なのが、「選択項目から新規フォルダ」です。移したいファイルをまとめて選び、Controlキーを押しながらクリックして「選択項目から新規フォルダ」を選ぶと、選んだファイルが入った新しいフォルダが作られます。あとはフォルダに名前を付けて、仕事フォルダの中に移すだけです。

新しい空のフォルダを作るときは、Shift＋Command＋Nキーを押します。

よく使うフォルダをサイドバーに登録する

Finderのウインドウの左側にあるサイドバーには、よく使うフォルダを登録できます。進行中の案件のフォルダや、仕事フォルダそのものをサイドバーにドラッグしておくと、ワンクリックで開けます。Appleの説明によると、サイドバーに項目を追加しても、元の項目は元の場所から移動しません。サイドバーに登録したフォルダは、ファイルを保存するときの画面にも表示されるので、デスクトップにとりあえず保存する癖を直すのにも役立ちます。

フォルダの色や記号で見分ける

Appleのサポートページによると、Finderでは、カラー、記号、絵文字を使ってフォルダのアイコンの見た目を変えられます。進行中の案件は青、請求の書類は緑、のように色を決めておくと、たくさんのフォルダが並んでいても目的のものを見つけやすくなります。取引先ごとに色を変えるより、「急ぎ」「進行中」「保管」のように状態で色を分けるほうが、色の数が増えすぎず覚えやすい分け方です。

表示を切り替えて、目的のファイルを見つける

Finderには、アイコン、リスト、カラム、ギャラリーの4つの表示があります。整理の作業では、変更日やサイズで並べ替えられるリスト表示、フォルダの階層をたどりながら場所を確かめられるカラム表示が便利です。画像や素材が多いフォルダは、大きなプレビューで中身を確かめられるギャラリー表示が向いています。「表示」のメニューから「表示オプションを表示」を開き、「フォルダを常に先頭に表示」をオンにしておくと、名前順で並べたときにフォルダがファイルより上にそろいます。

新しいウインドウで開くフォルダを変える

「Finder」メニューの「設定」の「一般」で、「新規Finderウインドウの表示方法」を仕事フォルダに変えておくと、Finderを開くたびに仕事フォルダから始められます。毎日開く場所を固定すると、保存先を迷う場面が減ります。

同じ名前のフォルダを1つにする

別々の場所に同じ名前のフォルダがある場合、Optionキーを押しながら一方のフォルダをもう一方のある場所にドラッグすると、「結合」を選べます。Appleの説明では、結合が表示されるのは、一方のフォルダにもう一方にない項目が含まれている場合だけです。同じ名前で中身の違うファイルがあると「置き換え」になってしまうので、大事なファイルは先に名前を確かめてから操作します。

タグとスマートフォルダで、フォルダをまたいで探す

フォルダは「1つのファイルは1つの場所にしか保存できない」という性質があります。ところが実際の仕事では、「取引先Aの案件で、しかも請求に関わる書類」のように、1つのファイルが複数の分類にまたがることがよくあります。こうしたときに役立つのが、タグとスマートフォルダです。

タグで分類する

タグは、ファイルやフォルダに付けられる目印です。Appleのサポートページによると、1つのファイルに複数のタグを付けられ、Macに保存されているファイルにもiCloudに保持されているファイルにも使えます。

タグを付けるには、Finderでファイルを選び、Controlキーを押しながらクリックして、メニューの色を選びます。名前の付いたタグを新しく作るときは、「タグ」を選んで名前を入力します。よく使うタグは、ファイルを選んでControl＋1キーからControl＋7キーで付けたり外したりできます。

仕事での使い方の例は次のとおりです。

タグの名前	付けるファイル
請求	請求書、見積書、領収書など、お金に関わる書類
確認待ち	取引先に送って返事を待っているもの
テンプレート	使い回す書式やひな形
重要	契約書など、削除してはいけないもの

タグを付けたファイルは、Finderのサイドバーの「タグ」の欄でタグの名前をクリックすると、どのフォルダに保存されていても一覧で表示されます。

スマートフォルダで自動で集める

スマートフォルダは、決めた条件に合うファイルを自動で集めて表示する仕組みです。Appleのサポートページでは、次のように説明されています。

スマートフォルダは、定義したルールに合致するファイルを自動的に収集します。例えば、過去1か月で編集されたすべてのPDFや、「仕事」というタグを付けたすべてのファイルなどです。ファイル自体は移動しません。 出典: support.apple.com

作り方は、Finderのメニューで「ファイル」から「新規スマートフォルダ」を選び、右上の「+」ボタンで条件を設定して、サイドバーに保存するだけです。

仕事で便利なスマートフォルダの例を挙げます。

1. 「請求」タグが付いたファイル：確定申告の準備のときに、1年分の請求書をすぐに確認できる
2. 最近7日間に変更したファイル：今週触った書類を、フォルダを問わず一覧で見られる
3. 種類がPDFで、名前に「契約」を含むファイル：契約書だけを集めて確認できる

スマートフォルダの中身は常に最新の状態に保たれるので、一度作れば手入れは要りません。フォルダの分け方を細かくしなくても、探す場面ではスマートフォルダが助けてくれるので、フォルダの階層を浅く保てます。

デスクトップとダウンロードを散らかさない工夫

フォルダの決まりを作っても、デスクトップとダウンロードは日々ファイルが増える場所です。ここを散らかさない工夫を入れておくと、整理した状態を長く保てます。

デスクトップのスタックを使う

Macには、デスクトップのファイルを種類ごとに自動でまとめて表示する「スタック」という機能があります。デスクトップをクリックし、メニューの「表示」から「スタックを使用」を選ぶと、画像はまとめて1つ、PDFはまとめて1つ、のように重ねて表示されます。Appleの説明では、スタックは種類のほか、日付やFinderのタグでも分けられます。

スタックはあくまで見た目を整える機能で、ファイルの保存先は変わりません。散らかった状態を一時的に見やすくするには便利ですが、根本的な片付けの代わりにはならない点に注意が必要です。

1日の終わりにデスクトップを空にする

デスクトップは作業中のものだけ、というルールを守るために、1日の終わりに5分だけ片付けの時間をとります。完成したものは案件のフォルダへ、不要になったものはゴミ箱へ移します。毎日続けると、1回あたりの片付けは数件で済みます。

ダウンロードは週に1回仕分ける

ダウンロードフォルダは、リスト表示で「変更日」の新しい順に並べると、最近受け取ったものから確認できます。週に1回、次の3つに仕分けます。

1. 仕事で使うもの：案件のフォルダに移し、ファイル名を自分の決まりに合わせて付け直す
2. もう使わないもの：ゴミ箱へ移す
3. 判断に迷うもの：「保留」フォルダに移し、1か月後に見直す

Finderの設定の「詳細」には、ゴミ箱に移してから30日たった項目を自動で削除する設定があります。この設定をオンにしておけば、ゴミ箱に入れたものは30日間は取り出せ、そのあとは自動で片付きます。

iCloud Driveと外付けディスクの使い分けとバックアップ

整理したファイルを守るために、保存先とバックアップも決めておきます。

iCloud Driveの「デスクトップ」と「書類」の同期

システム設定で、iCloud Driveの「デスクトップ」フォルダと「書類」フォルダの同期をオンにすると、両方のフォルダがiCloud Driveに移され、iPhoneやiPadのファイルアプリからも開けるようになります。外出先でスマートフォンから書類を確認したい人には便利な機能です。

ただし、Appleのサポートページでは、この機能をオンにするとき、同じフォルダを同期するほかのクラウドサービスをオフにしなければならない場合があると注意しています。DropboxやGoogleドライブなどで同じフォルダを同期している人は、両方を同時に使わないように設定を確かめてから切り替えます。また、iCloudの無料の保存容量は限られているので、大きな動画や素材が多い人は、使用容量を確認してから使います。

外付けディスクとTime Machine

動画や画像の素材のように容量の大きいファイルは、外付けディスクに保存するのも1つの方法です。外付けディスクにも、仕事フォルダと同じ分け方のフォルダを作っておくと、どちらに保存したかを迷いません。

バックアップには、Macに標準で備わっているTime Machineが使えます。Appleの説明によると、Time Machineをオンにすると、1時間おき、毎日、毎週のバックアップが自動で作られます。外付けディスクを接続して、Time Machineの設定でバックアップ先に指定するだけで始められます。整理の途中で誤ってファイルを削除しても、バックアップがあれば戻せるので、整理を始める前にバックアップを1回作っておくと安心です。

整理を続けるための1週間の手順

決まりを作っても、続けなければ数週間でもとに戻ります。ここでは、1日5分と週1回15分で回せる手順を紹介します。

毎日の5分

1日の仕事を終える前に、次の3つだけを行います。

1. デスクトップに残ったファイルを、案件のフォルダかゴミ箱に移す
2. 今日送った書類に「送付済み」と付け、版の番号を確かめる
3. 返事を待っているファイルに「確認待ち」のタグを付ける

この3つは、慣れれば5分もかかりません。翌朝Macを開いたときに、デスクトップが空で、確認待ちの一覧がサイドバーのタグから見られる状態になっていると、その日の仕事にすぐ取りかかれます。

週に1回の15分

週の終わりに、少し広く見直します。

1. ダウンロードフォルダを仕分ける（仕事で使うもの、使わないもの、保留の3つ）
2. 「確認待ち」のタグが付いたファイルを見直し、返事が来たものはタグを外す
3. 終わった案件のフォルダを「進行中」から「完了」へ移す

この週1回の見直しを、カレンダーに予定として登録しておくと忘れにくくなります。金曜日の夕方など、仕事の区切りに合わせると習慣にしやすいはずです。

月に1回の見直し

月に1回は、フォルダの決まりそのものを見直します。1か月使ってみて、保存先に迷ったファイルが多かったなら、そのファイルの行き先を決まりに書き加えます。使わなかったタグがあれば削除し、毎回同じ条件で探しているファイルがあれば、スマートフォルダにしておきます。こうして少しずつ直していくと、半年ほどで自分の仕事にぴったり合った整理の形ができあがります。

フォルダ整理のメリットと、やりすぎの注意点

最後に、フォルダ整理で得られるものと、気を付けたい点を整理しておきます。

メリット

1つ目は、探す時間が減ることです。ファイルを探すのに1回1分かかり、それが1日10回あれば、1日で10分、1か月の稼働日を20日とすると200分を探し物に使っている計算になります。保存場所と名前の決まりがあれば、この時間の多くを作業に回せます。

2つ目は、取り違えの事故が減ることです。取引先ごとにフォルダが分かれていれば、別の取引先の資料を誤って送る危険が下がります。

3つ目は、確定申告や契約の更新のときに慌てずに済むことです。請求書や契約書がタグやスマートフォルダですぐに集められれば、年に1度の手続きの準備がぐっと楽になります。

やりすぎの注意点

整理そのものが目的になると、フォルダの作り直しやタグの付け直しに時間を取られます。次のような状態になったら、決まりを簡単にする合図です。

状態	見直し方
フォルダが5段、6段と深くなっている	3段までにして、残りはファイル名とタグで区別する
タグが10個以上ある	よく使う4つから5つに絞る
保存するたびに保存先で迷う	迷ったら進行中のフォルダ、という逃げ道を作る
整理の時間が週に1時間を超える	片付けを1日5分、週1回の仕分けに限る

整理は、仕事を進めるための準備です。完璧を目指すより、「迷ったときに戻れる決まりがある」状態を保つことを優先すると、無理なく続けられます。

離れた場所のフォルダを1つの見取り図にしたいときの候補

Finderの機能だけで、多くの人のフォルダ整理は十分にできます。ただ、仕事の素材が外付けディスクやクラウド、書類フォルダとあちこちに分かれていると、「この案件に関わるフォルダを1か所に並べて見たい」という場面が出てきます。Finderでは、あるフォルダの下に並ぶのは、そのフォルダの中に実際に保存されているものだけです。

こうした場面の候補の1つとして、Atriens（アトリエンス）があります。Mac用のファイル管理アプリで、フォルダの一覧とターミナルを1つの画面で扱えるように作られています。

公式サイトの記載では、サイドバーで外付けディスクの素材を書類フォルダの案件の下に並べるなど、ディスク上の場所とは別の分け方でフォルダを整理でき、その際にファイル自体は移動しません。サイドバーに表示する名前をフォルダの名前と別に付けたり、登録した場所ごとに色や記号を付けたりもできます。スマートフォルダ、カラム表示、iCloudやGoogleドライブ、外付けディスクの表示にも対応しています。

料金は、Mac単体で使う機能が期限なく無料で、アカウントの登録も不要です。iPhoneやiPadから自宅のMacを操作する機能を使う場合だけ有料で、月額780円、年額6,800円、買い切り14,800円（いずれも税込）から選べます。動作環境はmacOS 14以降、Apple Silicon搭載のMacです。ターミナルを使わない人や、Finderの整理で困っていない人は、無理に乗り換える必要はありません。

Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

在宅で仕事をする人にとって、ファイル整理が持つ意味

在宅で仕事を受ける働き方では、ファイルの管理がそのまま仕事の信用に関わります。依頼主から預かった資料を確実に保管し、求められたときにすぐに出せることは、納品物の品質と同じくらい大切です。

文章や制作の仕事での整理

記事の執筆や編集の仕事では、取材メモ、下書き、修正の指示、納品した原稿と、1本の記事に関わるファイルが多くなります。案件ごとのフォルダに「資料」「下書き」「納品」の3つを作り、修正のたびに版の番号を付けておくと、修正の前後を比べるときに迷いません。書き手の働き方や報酬の目安は、著述家，記者，編集者の年収・単価相場で詳しくまとめています。

プログラムを書く仕事では、案件のフォルダの分け方がそのまま作業の効率に関わります。取引先ごとにフォルダを分け、案件の中に設計の資料と作業用のフォルダを分けておくと、複数の案件を並行するときも混乱しません。開発の仕事の単価の目安は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場で確認できます。

在宅の環境を整える支援

在宅勤務の環境を整える費用は、条件によって助成の対象になることがあります。テレワークに関わる助成の仕組みは、テレワーク 助成金 2026で紹介しています。

運営者の視点から見えること

フリーランスや在宅ワークの市場を20年運営してきた立場から見て、長く仕事が続く人ほど、ファイルの受け渡しが丁寧です。「前回の資料をもう一度送ってほしい」と頼まれたときに、すぐに正しい版を送れる人は、依頼主から「この人に任せると楽だ」と思われ、次の依頼につながっています。

仲介の手数料が乗らない直接のやり取りでは、依頼主は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手元に残る報酬が厚くなります。その関係を支えるのは、こうした小さな信頼の積み重ねです。フォルダ整理は地味な作業ですが、在宅で仕事を続けるための土台の1つと考えて、自分に合う決まりを作ってみてください。仕事の種類ごとの単価の目安を確かめたいときは、ソフトウェア作成者の年収・単価相場など、職種別の年収データも参考になります。

よくある質問

Q. Macのフォルダは何段くらいに分けるのがよいですか？

目安は3段までです。たとえば「仕事」の中を「進行中」「完了」に分け、その中を取引先、さらに案件で分けると3段になります。それ以上深くすると、保存した場所を思い出すのに時間がかかります。種類で分けたいときは、Finderのグループの機能やタグを使うと、フォルダを増やさずに済みます。

Q. タグとフォルダはどう使い分ければよいですか？

フォルダは「どこに保存するか」、タグは「どんな性質のファイルか」を表すものとして使い分けます。1つのファイルは1つのフォルダにしか保存できませんが、タグは複数付けられます。請求に関わる書類や確認待ちの書類のように、フォルダをまたいで集めたいものにタグを付けると便利です。

Q. デスクトップのスタックを使えば整理しなくてもよいですか？

スタックは、デスクトップのファイルを種類や日付ごとに重ねて表示する機能で、見た目を整えるものです。ファイルの保存先は変わらないので、デスクトップに保存されたファイルが増え続けることに変わりはありません。一時的に見やすくする道具として使い、完成したファイルは案件のフォルダへ移す習慣と組み合わせるのがおすすめです。

Q. 整理する前にやっておくべきことはありますか？

整理の途中で誤ってファイルを削除したときに備えて、先にバックアップを作っておくと安心です。Macに標準で備わっているTime Machineなら、外付けディスクを接続してバックアップ先に指定するだけで始められます。また、仕事のファイルをすべて保存する場所と、ファイル名の付け方を先に決めておくと、作業が迷わず進みます。