Excelでアンケートを集計する手順と、手間を減らす表の作り方

アンケートの回答が集まって、いざExcelで集計しようとしたら、どこから手を付ければよいか分からない。選択肢を数えるだけなのに、複数選べる質問や自由記述が混ざっていて、思ったより時間がかかる。Excelでのアンケートの集計が面倒になる原因は、関数の難しさより、回答の表の形にあります。表の形さえ整っていれば、使う関数は数えるものが2つと、ピボットテーブルだけで足ります。

この記事では、Excelでアンケートを簡単に集計する手順を、回答の表の作り方から順に説明します。単一回答、複数回答、5段階の評価、クロス集計、自由記述と、質問の形式ごとに集計の仕方を分け、最後に次回からの手間を減らす表の作り方をまとめます。集めた回答をCSVで書き出せて、回答者への返信まで同じ画面で扱えるフォームの道具 Halict にも後半で触れます。

集計を始める前に、回答の表の形をそろえる

Excelでの集計を簡単にするために、最初にやることは関数を覚えることではなく、回答の表の形をそろえることです。アンケートの集計について解説している会社も、次のように書いています。

アンケート結果を効率よく集計・分析するには、データの「入力形式」を整えることが非常に重要です。実際、エクセルでの集計作業がうまくいかない原因の多くは、「データの入力ルールがバラバラ」なことによるものです。 出典: mugen-corp.jp

そろえる形は、次の3つの決まりだけです。

1. 1行に1人の回答を入れる
2. 1列に1つの質問を入れる
3. 1行目は質問の見出しにし、2行目から回答を入れる

たとえば、講座の満足度のアンケートなら、A列に回答番号、B列に参加した回、C列に満足度、D列に良かった点、E列に感想、という形です。1人の回答が横に1行で並び、下に回答した人の数と同じだけ行が続きます。

この形を崩してしまう例として多いのが、次のようなものです。

・質問ごとに別のシートに回答を分けてしまう
・見出しの行を2行にして、セルを結合している
・途中に空白の行や、小計の行を入れている
・1つのセルに複数の情報（「30代・会社員」など）を入れている

Excelの関数やピボットテーブルは、表が「1行1件・1列1項目」で、途中に空白の行がない前提で動きます。Microsoftのピボットテーブルの公式ヘルプにも、データは1つのヘッダー行がある列にまとめる必要がある、と書かれています。表の形がそろっていれば、関数は範囲を指定するだけで正しく数えてくれます。

回答をExcelに取り込む方法

回答をExcelに入れる方法は、集め方によって3つあります。

Webのフォームから書き出す

Googleフォームやほかのフォームの作成サービスで集めた場合は、回答をCSVファイルで書き出してExcelで開きます。この場合は、最初から1行1回答・1列1質問の形になっているので、そのまま使えます。

注意したいのは文字コードです。CSVファイルをExcelで開いたときに日本語が読めない記号になる場合は、文字コードが合っていません。書き出すときにShift_JISを選べる道具ならそれを選ぶか、Excelの［データ］タブから取り込む方法で開くと、文字コードを指定して読み込めます。

Googleフォームの回答は、Googleスプレッドシートに保存しておき、そこからExcelの形式でダウンロードする方法もあります。

紙の回答を入力する

紙で集めた回答は、手で入力します。入力の段階で表記がばらばらになると集計で困るので、選択式の質問の列には、入力できる値を選択肢に限る設定をしておきます。Excelでは［データ］タブの［データの入力規則］で、入力値の種類を［リスト］にし、選択肢を指定すると、セルで選択肢から選んで入力できるようになります。

選択肢を番号で入力する方法もあります。「1：とても満足、2：満足、3：どちらとも言えない…」と決めておき、セルには番号だけを入れる形です。入力は速くなりますが、番号と選択肢の対応表を必ず別のシートに残しておきます。

紙の回答を複数の人で手分けして入力する場合は、入力する人ごとに別のファイルを作らず、1つの表に行を追加していく形にします。ファイルが分かれると、後でつなぎ合わせるときに列の順番がずれたり、同じ用紙を二重に入力したりする原因になります。用紙に通し番号を振り、表の最初の列にその番号を入れておけば、入力の漏れや重なりを番号で確かめられます。

元の表を必ず残す

どの方法で取り込んだ場合も、最初に回答の表をコピーし、元の表は「元データ」として手を付けずに残しておきます。集計の途中で行を消したり、表記を直したりしているうちに、元の回答が分からなくなることがあるからです。

回答の表をテーブルに変換しておく

回答の表ができたら、Excelのテーブルの機能に変換しておくと、その後の集計が楽になります。テーブルとは、表の範囲をExcelに「1つのまとまったデータ」として認識させる機能です。

表の中のどこかのセルを選び、［挿入］タブの［テーブル］を選ぶと、表がテーブルに変わります。見出しの行に絞り込みの矢印が付き、行ごとに色が交互に付きます。

テーブルにしておくと、次のような利点があります。

・回答の行を追加すると、テーブルの範囲が自動で広がる。関数の範囲を直す必要がない
・見出しの矢印から、特定の選択肢の回答だけを絞り込んで確かめられる
・ピボットテーブルを作るときに、範囲を指定し直さなくてよい

回答の受付が続いていて、後から行が増える場合は特に便利です。集計の数式を一度作れば、追加した回答も自動で数えられます。

単一回答の質問をCOUNTIF関数で集計する

ここから、質問の形式ごとの集計の仕方に入ります。いちばん基本になるのは、選択肢から1つだけ選ぶ単一回答の質問です。

単一回答の集計に使うのは、COUNTIF関数です。COUNTIF関数とは、指定した範囲の中で、条件に合うセルの数を数える関数のことです。Microsoftの公式ヘルプでは、書き方を次のように説明しています。

=COUNTIF(範囲, 検索条件)

たとえば、C列の満足度の回答のうち「満足」と答えた人の数を数えるには、集計用のシートに次のような表を作ります。

選択肢	人数	割合
とても満足	=COUNTIF(元データ!C:C,A2)	=B2/B$7
満足	=COUNTIF(元データ!C:C,A3)	=B3/B$7
どちらとも言えない	=COUNTIF(元データ!C:C,A4)	=B4/B$7
不満	=COUNTIF(元データ!C:C,A5)	=B5/B$7
とても不満	=COUNTIF(元データ!C:C,A6)	=B6/B$7
合計	=SUM(B2:B6)

ポイントは、検索条件に「"満足"」のような文字を直接書かず、A列の選択肢のセルを指定することです。こうしておくと、1行目の数式を下にコピーするだけで、全部の選択肢を数えられます。数式の詳しい使い方は、MicrosoftのCOUNTIF関数のヘルプ で確かめられます。

割合の列は、各選択肢の人数を合計で割り、セルの表示形式をパーセントにします。合計のセルを「B$7」のように行だけ固定しておくと、下にコピーしても合計のセルがずれません。

合計の人数と、回答の件数が一致しているかも確かめます。一致しない場合は、選択肢の表記の揺れ（「満足 」のように後ろに空白が付いている、など）で数えられていない回答があるか、未回答の人がいるかのどちらかです。

複数回答の質問を集計する

当てはまるものをすべて選ぶ複数回答の質問は、Excelでの集計でつまずきやすい形式です。Googleフォームなどで集めると、選ばれた選択肢がカンマで区切られて、1つのセルにまとめて入るからです。たとえば「講師の説明, 資料の分かりやすさ」のような形です。

集計の方法は2つあります。

方法1：ワイルドカードで数える

もっとも簡単なのは、COUNTIF関数の検索条件に、任意の文字列を表す「*」を付けて数える方法です。

=COUNTIF(元データ!D:D,""&A2&"")

こうすると、セルの中のどこかに選択肢の文字が含まれている回答の数を数えられます。Microsoftの公式ヘルプでも、ワイルドカードの「*」は任意の文字列を表す、と説明されています。

この方法の注意点は、選択肢の言葉がほかの選択肢の一部に含まれていると、多く数えてしまうことです。たとえば「資料」と「資料の分かりやすさ」という選択肢があると、「資料」の数に両方が含まれます。選択肢の言葉が重ならないように作っておくか、方法2を使います。

方法2：選択肢ごとの列に分ける

より正確なのは、選択肢ごとに列を作り、選んだかどうかを1と0で表す方法です。D列の回答の右に、選択肢の数だけ列を追加し、見出しに選択肢の名前を入れます。各セルには、次のような数式を入れます。

=IF(ISNUMBER(SEARCH(F$1,$D2)),1,0)

SEARCH関数は、セルの中で指定した文字が見つかった位置を返す関数で、見つからなければエラーになります。ISNUMBER関数でそれを1と0に変えています。列ごとに合計すれば、選択肢ごとの人数が出ます。

Microsoft 365のExcelや、Excel 2024では、TEXTSPLIT関数で区切り文字ごとにセルを分けることもできます。Microsoftの公式ヘルプでは、TEXTSPLIT関数はテキスト列変換ウィザード（［データ］タブの［区切り位置］）と同じように動くが、数式の形で使える、と説明されています。使っているExcelの版によっては使えないため、方法1か方法2で集計しておくと、ほかの人にファイルを渡したときにも同じ結果になります。

複数回答の割合を出すときは、分母に気をつけます。選択肢ごとの人数を合計すると、回答者の数より多くなります。割合は「回答者の数」を分母にし、「回答者のうち何%がこの選択肢を選んだか」として示すのが一般的です。

5段階の評価を集計する

「とても満足」から「とても不満」までの5段階で聞いた質問は、単一回答と同じようにCOUNTIF関数で人数と割合を出せます。そのうえで、評価の質問ならではのまとめ方が2つあります。

平均点で示す

選択肢に点数を割り振り、平均を出す方法です。「とても満足」を5点、「満足」を4点、…「とても不満」を1点とし、回答の表に点数の列を追加します。

=IFERROR(MATCH(C2,{"とても不満","不満","どちらとも言えない","満足","とても満足"},0),"")

MATCH関数は、指定した値が並びの中で何番目にあるかを返す関数です。並びを「とても不満」から順に書いておけば、その順番がそのまま1〜5の点数になります。点数の列ができたら、AVERAGE関数で平均を出します。

平均点は、前回のアンケートと比べるときや、講座ごとに比べるときに便利です。

上位2つの割合で示す

もう1つは、「とても満足」と「満足」を合わせた割合で示す方法です。調査の分野では「トップ2」と呼ばれることがあります。平均点より意味が伝わりやすく、「満足と答えた人は82%」のように、報告の文章にそのまま使えます。

どちらで示すかは、報告を読む相手で決めます。数字に慣れた相手には平均点、そうでない相手にはトップ2の割合が伝わりやすい傾向があります。

クロス集計をCOUNTIFS関数とピボットテーブルで作る

クロス集計とは、2つの質問を掛け合わせて数える集計のことです。「参加した回ごとの満足度」「年代ごとの要望」のように、属性によって答えがどう違うかを見るときに使います。

COUNTIFS関数で作る

COUNTIFS関数は、複数の条件にすべて合うセルの数を数える関数です。Microsoftの公式ヘルプでも、COUNTIF関数で指定できる条件は1つだけで、複数の条件を指定する場合はCOUNTIFS関数を使う、と説明されています。

縦に参加した回、横に満足度の選択肢を並べた表を作り、交わるセルに次のような数式を入れます。

=COUNTIFS(元データ!$B:$B,$A2,元データ!$C:$C,B$1)

B列（参加した回）がA列の値と一致し、かつC列（満足度）が1行目の値と一致する回答の数を数えます。「$」の付け方で、行と列のどちらを固定するかを決めているので、右と下にコピーするだけで表全体が埋まります。

ピボットテーブルで作る

関数を書かずにクロス集計をするなら、ピボットテーブルが簡単です。Microsoftの公式ヘルプの手順は次のとおりです。

1. 回答の表の中のセルを選ぶ
2. ［挿入］から［ピボットテーブル］を選ぶ
3. ピボットテーブルを作る場所として［新しいワークシート］を選び、［OK］を押す
4. ［ピボットテーブル フィールド］の画面で、行に「参加した回」、列に「満足度」、値に「回答番号」を入れる

値に入れた項目が数字の場合、初期の設定では合計が表示されます。人数を数えたいときは、値の項目の右の矢印から［値フィールドの設定］を開き、集計方法を［個数］に変えます。公式ヘルプにも、値の領域の項目は初期の設定ではSUM（合計）として表示され、テキストとして解釈されたデータはCOUNT（個数）として表示される、と書かれています。手順の詳細は Microsoftのピボットテーブルのヘルプ で確かめられます。

回答が追加されたときは、ピボットテーブルの中で右クリックして［更新］を選ぶと、新しい回答が反映されます。

COUNTIFS関数とピボットテーブルの使い分けは、作った表を毎回同じ形で使い回すなら関数、その場でいろいろな組み合わせを試したいならピボットテーブル、と考えると選びやすくなります。

未回答と「その他」の扱いを決めておく

集計を始める前に、未回答と「その他」の扱いを決めておくと、報告の段階で迷わずに済みます。

未回答とは、その質問に何も答えていない回答のことです。必須にしていない質問では、必ず未回答が出ます。割合を出すときに、分母を「回答者全員」にするか「その質問に答えた人」にするかで、数字が変わります。たとえば回答者50人のうち、ある質問に答えたのが40人で、「満足」が30人だった場合、分母を50人にすると60%、40人にすると75%です。

どちらが正しいということはありませんが、同じ報告の中ではどちらかにそろえ、どちらで計算したかを表の下に書いておきます。前回のアンケートと比べる場合は、前回と同じ分母の取り方にします。未回答の数は、COUNTBLANK関数で空白のセルを数えれば出せます。

「その他」を選んで内容を書いてもらう形式の質問では、書かれた内容を読み、既存の選択肢に当てはまるものがあれば、そちらに数え直すかどうかを決めます。「その他：講師の話し方」と書かれていて、選択肢に「講師の説明」があるなら、同じ意味として数え直すほうが実態に近くなります。数え直した場合は、元の回答は残したまま、集計用の列で数え直し、数え直したことを報告に書いておきます。

「その他」に同じ内容が何件も書かれていた場合は、次のアンケートで選択肢に追加する候補になります。選択肢の見直しのメモとして、別のシートに残しておくと、次回の準備が楽になります。

自由記述の回答を整理する

自由記述の回答は、関数で数えられないため、整理の仕方を決めておかないと読み流して終わりになります。手間を抑えながら傾向をつかむには、次の手順が向いています。

1. 自由記述の列だけを別のシートにコピーし、空欄と「特になし」の行を外す
2. 全部を一度読み、出てきた話題を5〜8個の分類として書き出す（「時間の長さ」「資料」「会場」など）
3. 回答の右に分類の列を作り、1件ずつ分類を入れる
4. 分類の列をCOUNTIF関数で数え、どの話題が多かったかを出す
5. 分類ごとに、代表的な回答を1〜2件選んでおく

2つ目の分類は、最初から細かくしすぎないことが大切です。分類が多すぎると、1件ずつどれに入れるか迷い、時間がかかります。1つの回答に複数の話題が含まれている場合は、分類の列を2つ用意し、主なものと従のものを入れます。

5つ目の代表的な回答は、報告のときに役立ちます。「時間の長さについての意見が12件」と数字だけ示すより、実際の声を1つ添えたほうが、読む人に状況が伝わります。

回答の件数が多く、読むだけで時間がかかる場合は、生成AIに分類の下書きを作らせる方法もあります。ただし、分類の結果は必ず人が読んで確かめます。数を数える作業は、AIの答えではなく、Excelの関数で行います。

集計でつまずきやすい点と直し方

Excelでのアンケートの集計で、数が合わない、数式が動かない、という場面でよく当たる原因を挙げます。

・選択肢の後ろに空白が入っている：見た目は同じでも、COUNTIF関数では別の文字として扱われる。TRIM関数で空白を取り除いた列を作って数える
・全角と半角が混ざっている：「１」と「1」は別の文字として扱われる。入力の段階で入力規則を使ってそろえる
・数字が文字として入っている：セルの左上に緑の三角が出ている場合は、数字が文字として扱われている。合計や平均が正しく出ないので、数値に変換する
・見出しの行が2行になっている：ピボットテーブルが正しく作れない。見出しは1行にまとめる
・範囲の指定がずれている：回答を追加した後に、数式の範囲に新しい行が入っていない。列全体を指定するか、テーブルに変換しておく

集計の結果を報告する前に、必ず「回答の件数」と「集計の合計」が合っているかを確かめます。単一回答の質問であれば、選択肢ごとの人数の合計に未回答の数を加えた数が、回答の件数と一致するはずです。一致しなければ、上のどれかが原因です。

翻訳の仕事でも、原文と訳文の行数がずれていないかを最初に確かめるのと同じで、集計も最初に数が合っているかを見る習慣を付けると、後で報告をやり直すことがなくなります。

集計の結果を報告にまとめる型

集計が終わったら、結果を報告にまとめます。集計の表をそのまま渡すと、読む人はどこを見ればよいか分からず、数字の羅列で終わってしまいます。報告は、次の型で組み立てると短くまとまります。

1. アンケートの概要：目的、対象、実施した期間、回答の件数と回答率
2. 結論：アンケートから分かったことを3つ以内で
3. 根拠：結論ごとに、元になった集計の数字と表
4. 自由記述の主な声：分類ごとの件数と、代表的な回答
5. 次に行うこと：結果を受けて変えること、続けること

いちばん大事なのは2つ目の結論です。読む人の多くは、最初の数行しか読みません。「満足と答えた人は82%で、前回より5ポイント上がった」「不満の理由は会場の遠さが最も多かった」のように、数字と一緒に一文で書きます。

3つ目の根拠の表は、集計のシートからコピーして貼り付けます。全部の質問の表を載せる必要はなく、結論に関係するものだけで足ります。残りの表は、付録として後ろにまとめるか、ファイルのまま添付します。

報告の中で割合を書くときは、必ず分母を添えます。「82%」だけでは、10人中8人なのか、500人中410人なのかが分かりません。「回答者50人のうち41人（82%）」のように書くと、読む人が数字の重みを判断できます。

回答の件数が少ないときは、割合の差を大きく扱わないことも大切です。回答者が20人なら、1人の答えが変わるだけで割合は5ポイント動きます。前回との差が数ポイントであれば、「大きな変化はなかった」と書くほうが正確です。

Googleスプレッドシートで集計する場合

アンケートをGoogleフォームで集めた場合は、Excelに移さずに、回答が保存されたGoogleスプレッドシートのまま集計することもできます。考え方はExcelと同じで、使う関数もほとんど共通しています。

COUNTIF関数とCOUNTIFS関数は、Googleスプレッドシートでも同じ書き方で使えます。ピボットテーブルも、メニューの［挿入］から作れます。Excelに慣れている人であれば、操作の名前が少し違うだけで、手順はほぼそのまま使えます。

Googleスプレッドシートのまま集計する利点は、回答が届くたびに表が自動で更新されることです。受付の途中で途中経過を見たいときや、複数の人で集計の表を共有したいときに向いています。

一方で、回答が保存されるシートに直接手を加えるのは避けます。フォームの回答が書き込まれるシートで行を並べ替えたり、列を追加したりすると、新しい回答の書き込みとずれることがあります。集計は別のシートで行い、回答のシートは参照するだけにしておくと安全です。

最終的な報告をExcelの形で渡す必要がある場合は、集計が終わってからExcelの形式でダウンロードします。関数の多くはそのまま引き継がれますが、ダウンロードした後に数式が正しく計算されているかを、件数の確認の欄で確かめておきます。

次回からの手間を減らす表の作り方

一度集計の仕組みを作ったら、次のアンケートでも使い回せるようにしておくと、集計にかかる時間は大きく減ります。手間を減らす表の作り方のポイントは次のとおりです。

1. 回答を入れるシートと、集計するシートを分ける
2. 回答のシートはテーブルにしておき、集計の数式はテーブルを参照する
3. 選択肢の一覧を別のシートにまとめ、集計の表はその一覧を参照する
4. 集計のシートには、件数の確認の欄（回答の件数と集計の合計）を必ず入れる
5. ファイルを「ひな形」として保存し、次回は回答のシートだけを差し替える

1と5を組み合わせると、次のアンケートでは、新しい回答を回答のシートに貼り付けるだけで、集計のシートが自動で更新されます。

アンケートを作る段階から、集計を考えておくことも大切です。選択肢の言葉を毎回同じにしておけば、前回と比べるのも簡単になります。複数回答の質問は、選択肢の言葉が重ならないように作ります。自由記述は1〜2問に絞り、選択式で聞けることは選択式にします。

アンケートを作る道具を選ぶときにも、集計を考えておきます。回答をCSVで書き出せるか、Googleスプレッドシートに自動で書き出せるか、選択肢ごとの件数をその場でグラフで見られるか。この3点がそろっていれば、Excelでの集計の手間はかなり小さくなります。

回答の書き出しと、回答者への返信を1つの画面で扱える道具を無料から試す

アンケートの中には、集計だけで終わらないものがあります。自由記述に問い合わせが書かれていた、不満と答えた人に事情を聞きたい、参加すると答えた人に案内を送りたい。こうした場面では、Excelで集計しながら、別のメールソフトで返事を送ることになり、誰に返したかの記録が分かれていきます。

回答をExcelに書き出して集計しつつ、一件ごとの対応も記録したいなら、受付から返信までを1つの画面で扱える道具を選ぶ方法があります。

その1つが Halict です。公式サイトによると、Halict はフォームを作って受け付けた回答を一件ごとに担当と状況つきで管理し、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録される、受付から対応までのフォームの道具です。公式サイトに挙げられている主な機能は次のとおりです。

・作りたいフォームを一言で伝えると、AIが質問や選択肢、必須の設定まで下書きを作る
・回答する人には目の前の1問だけを表示する、1画面1問の形式
・テキスト、選択肢、評価、日付、メールなど12種類の項目
・集まった回答はリアルタイムに一覧で確認でき、ワンクリックでCSVに書き出せる
・届いた一件ごとに担当と状況が残り、同じ画面から返信を送れる
・有料のプランでは、Googleスプレッドシートとの連携、Teams・Slack・Chatwork への通知、一斉メールと開封・クリックの計測、メールのひな形

この記事の流れに当てはめると、回答のCSVをExcelに取り込んで集計し、個別の対応が必要な回答は Halict の画面で担当を決めて返信する、という分け方ができます。

料金はメンバーの人数で決まり、公式の料金ページでは、フリーのプランは0円でメンバー1人まで、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限、CSVの書き出しはフリーのプランから使えると書かれています。Googleスプレッドシートとの連携は、3人まで使うスターター（月額2,980円・税抜）からの機能です。10人まで使うチームは月額7,800円（税抜）で、年払いは2か月分が無料になります。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

アンケートの集計を、仕事として受ける側から見る

アンケートの集計や報告書の作成は、在宅で受けられる仕事としても依頼が出ています。Excelの基本の関数とピボットテーブルを使いこなせれば、小さな会社や団体のアンケートの集計は十分に引き受けられます。

集計の結果を分析し、意味を読み取って報告する仕事は、調べて考える力が求められます。こうした仕事の相場の目安は、研究者の年収・単価相場で確かめられます。集計の作業を生成AIや自動化の仕組みで効率化する提案は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で業務の内容が紹介されています。結果を見やすいグラフや資料に整える仕事は、デザイナーの年収・単価相場の中で扱われる仕事と重なります。

フリーランス・在宅ワークの市場を20年運営してきた立場から見ると、集計の仕事で次の依頼につながる人は、表を納めるときに「次回はこのひな形に貼り付けるだけで集計できます」と仕組みごと渡しています。依頼主の手間が減ることが、そのまま信頼になります。中間の仲介料がかからない直接の取引であれば、同じ予算で依頼主はより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。仕組みまで渡せる人ほど、次の相談が届きます。

よくある質問

Q. Excelでアンケートを集計するのにいちばん簡単な方法は何ですか？

回答の表を1行に1人、1列に1質問の形にそろえ、COUNTIF関数で選択肢ごとの人数を数える方法がいちばん簡単です。集計用の表に選択肢を縦に並べ、検索条件にそのセルを指定すれば、数式を下にコピーするだけで全部の選択肢を数えられます。2つの質問を掛け合わせるクロス集計は、ピボットテーブルを使えば関数を書かずに作れます。

Q. 複数回答のアンケートはExcelでどう集計すればよいですか？

Googleフォームなどで集めた複数回答は、選んだ選択肢がカンマで区切られて1つのセルに入ります。簡単に数えるなら、COUNTIF関数の検索条件の前後に任意の文字列を表す「*」を付けて数えます。選択肢の言葉が重なっている場合は、選択肢ごとの列を作り、選んだかどうかを1と0で表して合計する方法が正確です。割合は回答者の数を分母にして示します。

Q. COUNTIF関数で数えた合計が回答の件数と合わないのはなぜですか？

多い原因は、選択肢の表記の揺れです。後ろに空白が入っている、全角と半角が混ざっているなど、見た目は同じでも別の文字として扱われると数えられません。TRIM関数で空白を取り除く、入力規則で選択肢から選ぶ形にするなどでそろえます。未回答の人がいる場合も合計は件数より少なくなるため、未回答の数を加えて一致するかを確かめます。

Q. アンケートの集計の手間を次回から減らすにはどうすればよいですか？

回答を入れるシートと集計するシートを分け、回答のシートをテーブルに変換しておきます。集計の数式がテーブルを参照していれば、次回は回答を貼り付けるだけで集計が更新されます。ファイルをひな形として保存し、選択肢の言葉を毎回同じにしておくと、前回との比較も簡単になります。回答をCSVで書き出せる道具を使うことも、手間を減らすうえで効果があります。