Confluenceの使い方｜チームの情報共有と議事録をまとめる手順

2026年3月3日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Confluence（コンフルエンス）の使い方を
✓ページの書き方と並べ方
✓権限の決め方まで手順で整理しました

Confluence（コンフルエンス）の使い方を調べている人の多くは、「導入されたが、どこに何を書けばよいのか分からない」「議事録や手順書がばらばらの場所に散らばっている」という悩みを抱えています。Confluenceは、チームの文書をページとして書き、スペースという単位で整理して共有するための道具です。最初に「スペースの分け方」と「ページの並べ方」の決まりを作っておけば、情報が探しやすくなり、議事録や手順書が自然とたまっていく仕組みになります。この記事では、スペースの作り方、ページの書き方、議事録の残し方、権限の決め方を手順で整理し、料金プランの違いと、情報共有が続くための決まりを説明します。文書の共有とは別に、タスクと担当と期限を見える形で回したい場合の選択肢として、プロジェクト管理ツールのPinatecaにも触れます。

Confluenceとはどんな道具か

Confluenceは、オーストラリアのアトラシアン社が提供する、チームで文書を作って共有するための道具です。アトラシアン社の製品を扱う会社は、Confluenceを次のように説明しています。

Confluence（コンフルエンス）は、豪州アトラシアン社が開発したソフトウェアで、「コラボレーションツール」や「企業向けWikiツール」として分類されます。出典: ricksoft.jp

Wikiとは、複数の人が同じ文書を書き足したり直したりしながら、情報を積み上げていく仕組みのことです。Confluenceでは、文書の1つひとつを「ページ」と呼び、ページをまとめる場所を「スペース」と呼びます。アトラシアン社のヘルプでは、スペースを次のように説明しています。

スペースとは、チーム、共有プロジェクト、イニシアチブなどに関連する作業を作成、保存、コラボレーションするための場所です。これは、チームの共同ワークスペースまたはナレッジベースとして考えてください。出典: support.atlassian.com

ナレッジベースとは、手順書や答えの決まっている質問など、繰り返し参照される情報を集めた場所のことです。Confluenceが向いているのは、次のような文書です。

文書の種類	例
議事録	定例会議、取引先との打ち合わせ
手順書	業務の手順、システムの操作の手引き
仕様書・設計書	作る物の決まりごと、画面の設計
社内のお知らせ	制度の変更、新しいメンバーの紹介
よくある質問	社内でよく聞かれる質問と答え
プロジェクトの資料	目的、計画、決まったことの一覧

メールやチャットでやり取りした情報は、時間がたつと流れて探せなくなります。Confluenceにページとして残しておけば、あとから入ったメンバーも、過去の経緯を自分で調べられるようになります。

料金プランと、導入前に知っておきたいこと

Confluenceには、インターネット上で使うクラウド版の料金プランとして、Free、Standard、Premium、Enterpriseの4つがあります。2026年10月時点の公式の料金ページの記載を整理すると、次のようになります。

プラン	1ユーザーあたりの月額（月払いの表示）	主な特徴
Free	0円	最大10ユーザー、ファイルの保存容量は最大2GB
Standard	850円	ゲストは無料でアクセス可能、詳細な権限の設定、250GBの保存容量
Premium	1,640円	ページとスペースが無制限、ホワイトボードが無制限、保存容量が無制限
Enterprise	問い合わせ	年払い、複数のサイト、詳細な管理とセキュリティ

公式の料金ページでは、年払いにすると最大17%の割引になると案内されています。表示される金額は、チームの人数や支払い方の設定によって変わることがあり、税の扱いも含めて、契約の前に公式の料金ページで今日時点の金額を確かめてください。

Freeプランでも、ページ、スペース、テンプレート、データベース、アプリとの連携は使えます。10人以下の小さなチームが情報共有を試すなら、Freeプランから始めて、人数や機能の必要が出てきた時点で有料のプランに移るのが自然な順番です。

自社のサーバーで使う版の提供終了

Confluenceには、クラウド版のほかに、自社のサーバーに入れて使うData Center版があります。アトラシアン社は、Data Center版の提供を終える予定を公表しています。公式の案内によると、新規の顧客がData Center版の新しい契約を購入できるのは2026年3月30日まで、既存の顧客が新しい契約や拡張を購入できるのは2028年3月30日まで、Data Center版の契約は2029年3月28日に期限が切れて読み取り専用になるとされています（Data Center End of Life）。

これから導入する場合は、クラウド版を前提に考えることになります。すでにData Center版を使っている会社は、クラウド版への移行の計画を立てる時期に来ています。

最初にスペースの分け方を決める

Confluenceを使い始めるときに、最初に決めるのはスペースの分け方です。スペースの分け方があいまいなまま使い始めると、同じような内容のページが別々のスペースに作られ、どこを探せばよいのか分からなくなります。

スペースの分け方には、大きく3つの考え方があります。

分け方	例	向いているチーム
チームごと	営業部、開発部、総務部	部署ごとに仕事がはっきり分かれている
プロジェクトごと	新サービスの立ち上げ、サイトの改修	期間の決まったプロジェクトが多い
目的ごと	社内の手順書、社内のお知らせ	全社で共通の情報が多い

小さなチームなら、最初は「チームのスペース」を1つと、「全社の手順書のスペース」を1つ作るくらいで十分です。プロジェクトが増えてきたら、プロジェクトごとのスペースを追加します。スペースを細かく分けすぎると、どのスペースに書けばよいかを毎回迷うことになるので、迷ったら少ない数から始めます。

スペースを作る手順

アトラシアン社のヘルプによると、スペースは次の流れで作ります。

画面の上部のナビゲーションバーから、スペースを作る項目を選びます。
スペースの名前を入力します。
スペースのアイコンを一覧から選ぶか、画像を登録します。
スペースの目的を、コラボレーション、ナレッジベース、カスタムの中から選びます。
権限の決まりを選びます。プランによっては、選べない決まりもあります。
必要なら、スペースを識別する短い記号（スペースキー）を自分で決めます。
スペースの既定の機能を確かめて作成します。

スペースの名前は、中身がすぐに分かるものにします。「営業部」「新サービスの立ち上げ」「社内の手順書」のように、誰が見ても何のスペースか分かる名前にしておくと、スペースが増えても迷いません。

画面の名前や配置は、サービスの更新で変わることがあります。迷ったときは、アトラシアン社のヘルプの「スペースを作成」の案内で、今日時点の手順を確かめてください。

ページの書き方と並べ方

スペースを作ったら、ページを書いていきます。Confluenceのページは、文字だけでなく、表、画像、ファイル、他のページへのリンクなどを入れられます。

ページの階層を作る

Confluenceのページは、親と子の階層で並べられます。スペースの左側に、ページが木の枝のように並んで表示され、親のページを開くと、その下の子のページが見られます。この階層を最初に決めておくと、ページが増えても迷子になりません。

チームのスペースなら、次のような階層が使いやすい形です。

親のページ	子のページの例
チームの紹介	メンバーと役割、連絡の決まり
議事録	2026年10月、2026年11月（その下に各回の議事録）
手順書	請求書の発行、新しいメンバーの受け入れ
プロジェクト	進行中のプロジェクトごとのページ
よくある質問	分野ごとの質問と答え

階層は深くしすぎないことが大切です。3段から4段までに収めると、目的のページにたどり着きやすくなります。

1つのページに1つの話題

ページを書くときは、1つのページに1つの話題だけを書きます。1つのページに複数の話題を詰め込むと、ページの名前から中身が分からず、探しにくくなります。ページの名前は、「請求書の発行の手順」のように、中身がそのまま分かる名前にします。

読む人のための書き方

ページの最初には、そのページで何が分かるのか、誰に向けたページなのかを1〜2文で書きます。見出しで段落を区切り、手順は番号付きの一覧で書きます。最後に、いつ誰が更新したかが分かるようにしておくと、情報が古くなっていないかを読む人が判断できます。Confluenceにはページの版の管理の機能があり、過去の版と比べたり、元に戻したりできます。

ラベルを付けて探しやすくする

ページにはラベルを付けられます。ラベルとは、ページの内容を表す短い言葉の札のことです。「手順書」「請求」「新人向け」のようなラベルを付けておくと、スペースをまたいで同じラベルのページを探せます。ラベルの言葉は、チームで決めた一覧から選ぶ決まりにしておくと、表記がばらばらになるのを防げます。たとえば「請求」と「請求書」と「せいきゅう」が混ざると、同じ話題のページが別々のラベルに分かれ、絞り込みの役に立たなくなります。

ページに使える主な部品

Confluenceのページには、文字のほかにさまざまな部品を入れられます。アトラシアン社のヘルプでも、リンク、画像や動画やファイル、アクションアイテムと@メンション、表、レイアウトなどの使い方が、それぞれ案内されています。目的に合わせて使い分けると、読みやすいページになります。

部品	使いどころ
見出し	ページの中を話題ごとに区切る
番号付きの一覧	手順や順番のあるもの
表	項目ごとに比べたい情報、担当の一覧
レイアウト	説明と画像を横に並べたいとき
画像・ファイル	画面の説明、資料の添付
他のページへのリンク	関連する手順書や議事録への案内
アクションアイテム	担当つきのやることの一覧

部品を使いすぎると、かえって読みにくくなります。特に、色や装飾を多用すると、どこが大事なのかが分からなくなります。強調は本当に大事な1〜2か所にとどめ、ページ全体は見出しと短い段落と一覧で組み立てるのが基本です。

他のページへのリンクは、積極的に使います。手順書の中で別の手順に触れるときは、その手順書のページにリンクを張っておくと、読む人はすぐにたどれます。同じ説明を複数のページに書くと、片方だけ直して食い違いが生まれるので、説明は1か所に書き、他のページからはリンクで案内します。

議事録を残す手順

Confluenceの使い方として、もっとも効果が分かりやすいのが議事録です。会議のたびに同じ形で議事録を残していくと、過去に何を決めたのかを、誰でもすぐに調べられるようになります。

テンプレートを用意する

Confluenceには、さまざまな用途のテンプレートが用意されています。テンプレートとは、ページの見出しや項目があらかじめ入った雛形のことです。議事録のテンプレートを使うか、チームで項目を決めた独自のテンプレートを作っておくと、毎回同じ形で議事録を残せます。

議事録に入れる項目は、次のとおりです。

項目	書く内容
日時と場所	2026年10月20日 10時から、オンライン
参加者	出席した人の名前
目的	この会議で決めたいこと
議題	話し合う項目の一覧
話し合った内容	議題ごとの要点
決まったこと	結論だけを短く
やること	誰が、何を、いつまでに
次回の予定	日時と議題の候補

議事録の書き方で迷いやすいのが、話し合った内容をどこまで細かく書くかです。発言を一言ずつ書き起こすと、読み返す人にとっては長すぎて、結論にたどり着くまでに時間がかかります。議題ごとに、出た意見の要点と、その意見が出た理由を2〜3行で書き、結論を導いた判断の材料が分かる程度にとどめるのがよいでしょう。

特に大事なのは、「決まったこと」と「やること」です。話し合った内容は長くなりがちですが、あとで読み返す人が知りたいのは、結論と、誰が何をするのかです。この2つを、話し合った内容とは分けて書きます。

会議の前にページを作っておく

議事録のページは、会議が始まる前に作っておきます。目的と議題を先に書いておけば、参加者は会議の前に読んで準備ができます。会議中は、書記の担当がそのページに書き込んでいきます。複数の人が同じページを同時に編集できるので、会議中に参加者が補足を書き足すこともできます。

やることには担当を付ける

議事録の「やること」には、担当者を@メンションで書きます。@メンションとは、@の記号に続けて人の名前を書くと、その人に通知が届く仕組みのことです。アトラシアン社のヘルプにも、アクションアイテムと@メンションを追加する方法の案内があります。担当者に通知が届くので、議事録を読んでいない人にも、自分の担当が伝わります。

議事録を探しやすく並べる

議事録は、「議事録」の親のページの下に、月ごとの子のページを作り、その下に各回の議事録を並べます。ページの名前は「2026-10-20 定例会議」のように、日付を先頭にすると、並べたときに日付の順に並び、探しやすくなります。

手順書のページの書き方の例

議事録と並んでConfluenceでよく作られるのが、業務の手順書です。手順書は、担当者が休んだり替わったりしたときに、別の人が同じ作業を進めるための文書です。読んだ人が迷わずに作業を終えられるよう、次の構成で書くと分かりやすくなります。

見出し	書く内容
この手順の目的	何のための作業か、終わるとどうなるか
対象と頻度	誰が、いつ、どのくらいの頻度で行うか
事前に必要なもの	使う道具、権限、資料の保存場所
手順	番号付きで、1つの手順に1つの操作
よくある間違い	起きやすい失敗と、その直し方
困ったときの連絡先	誰に聞けばよいか
更新の記録	いつ、誰が、何を直したか

手順を書くときは、1つの番号に1つの操作だけを書きます。「請求書を作って送る」と1行で書くと、読んだ人は途中の操作で迷います。「1. 会計の道具を開く」「2. 請求書の画面で取引先を選ぶ」「3. 金額を確かめて保存する」「4. 書き出したファイルをメールに添付して送る」のように分けると、作業の途中でどこまで進んだかも分かります。

画面の操作が多い手順では、画面の画像を添えると伝わりやすくなります。ただし、画面の画像は道具の更新で古くなりやすいので、画像だけに頼らず、ボタンや項目の名前も文字で書いておきます。手順書を書いた人とは別の人に、実際にその手順書だけを見て作業してもらうと、抜けている手順や分かりにくい表現に気づけます。

権限の決め方

Confluenceでは、スペースとページのそれぞれに、誰が見られるか、誰が編集できるかの権限を設定できます。権限を決めておかないと、見せたくない情報が全員に見えてしまったり、逆に必要な人が見られなかったりします。

権限を決めるときの基本の考え方は、次のとおりです。

スペースの単位で、見られる人と編集できる人を決めます。チームのスペースならチームのメンバー全員が編集でき、全社の手順書なら全員が見られて、担当者だけが編集できる、という形が一般的です。
特定のページだけを制限したい場合は、ページの単位で制限をかけます。人事の情報や、取引先との契約の内容など、限られた人だけが見るべき情報が対象です。
社外の人を招く場合は、見せる範囲を最小限にします。公式の料金ページでは、Standard以上のプランでゲストが無料でアクセスできると案内されています。

ページの単位の制限を多用すると、誰が何を見られるのかが分からなくなります。制限が必要な情報は、専用のスペースにまとめて、スペースの単位で権限を決めるほうが管理しやすくなります。

情報共有が続くための決まり

Confluenceを導入しても、しばらくすると誰もページを書かなくなる、という話は珍しくありません。情報共有が続くかどうかは、道具の機能より、チームの決まりで決まります。

どこに何を書くかを決める

「議事録はConfluenceに書く」「決まったことはチャットではなくConfluenceのページに残す」のように、情報の置き場所の決まりを作ります。決まりがないと、ある人はチャットに、ある人はメールに、ある人はConfluenceに書き、結局どこにも全体の情報がない状態になります。

チャットでの話は、決まったらページにまとめ直す

日々のやり取りはチャットのほうが手軽です。チャットで話し合うこと自体は問題ありませんが、何かが決まったら、その結論をConfluenceのページにまとめ直す決まりにします。「決まったことはページへ」が習慣になると、チャットの流れの中に大事な決定が埋もれることを防げます。

ページの持ち主を決める

手順書やよくある質問のように、長く使うページには、更新の担当者を決めます。担当者がいないページは、内容が古くなっても誰も直しません。ページの最初に「このページの担当」を書いておくと、読んだ人が誤りに気づいたときに、誰に伝えればよいかが分かります。

古いページを整理する

使わなくなったページを残したままにすると、検索したときに古い情報が混ざり、正しい情報が見つけにくくなります。Confluenceには、ページをアーカイブする機能があります。アーカイブとは、ページを削除せずに、普段の一覧や検索から外して保管しておくことです。半年に1回など、時期を決めて古いページを整理します。

目的のページを見つける方法

ページが増えてくると、目的のページを見つけるのに時間がかかるようになります。探しやすくするには、書くときの工夫と、探すときの工夫の両方が必要です。

書くときの工夫としては、ページの名前に、探す人が思い浮かべる言葉を入れることです。「経理の手順その3」のような名前では、検索しても見つかりません。「請求書の発行の手順」のように、作業の名前をそのまま入れます。ページの最初の1〜2文に、そのページの内容を短く書いておくことも、検索の結果で中身を判断する助けになります。

探すときは、画面の上部の検索を使います。アトラシアン社のヘルプには、スペースの中でコンテンツを検索する方法の案内もあります。探す範囲をスペースに絞ったり、ラベルで絞り込んだりすると、目的のページにたどり着きやすくなります。

よく見るページは、ブラウザーのブックマークに登録しておくと、毎回探さずに開けます。チーム全員がよく見るページは、スペースの最初のページ（概要のページ）からリンクを張っておくと、新しく入ったメンバーも迷いません。

使い始めてからよくあるつまずき

Confluenceを使い始めたチームで、よく起きるつまずきと対処を整理します。

同じ内容のページがいくつもできる

別々の人が、同じ話題のページをそれぞれ作ってしまうことがあります。ページを作る前に検索で同じ話題のページがないかを確かめる、という決まりを全員で共有します。すでに重複してしまった場合は、内容を1つのページにまとめ、もう一方はアーカイブします。

ページが更新されず、古い情報が残る

手順書の内容が実際の手順と違っていると、読んだ人が間違った作業をしてしまいます。手順を変えたときは、作業をした人がその場でページを直す決まりにします。ページの持ち主を決め、半年に1回は中身を見直す時期を設けます。

権限が複雑になり、誰が見られるのか分からない

ページごとに細かく制限をかけていくと、誰がどのページを見られるのかを、管理者でさえ把握できなくなります。制限の必要な情報は専用のスペースに集め、スペースの単位で権限を決めるように整理します。

書くのが一部の人だけになる

書く人が決まった数人だけになると、その人たちの負担が大きくなり、やがて更新が止まります。議事録の書記を持ち回りにする、手順書は実際に作業する人が書く、と決めて、書く人を広げます。完璧な文章でなくてよいことを伝え、まず書いて、あとから直す文化を作ると、書くことへの抵抗が減ります。

Confluenceと他の道具の役割を分ける

Confluenceは、文書を書いて共有するための道具です。一方で、チームの仕事には、文書のほかに、日々のタスクの管理や、気軽なやり取りもあります。それぞれに向いた道具を使い分けると、情報が整理しやすくなります。

用途	向いている道具の例
長く残す文書（議事録、手順書、仕様書）	Confluenceのような文書の共有の道具
日々のタスクと担当と期限	タスク管理やプロジェクト管理の道具
気軽なやり取り	チャットの道具

アトラシアン社は、同じ会社の課題管理の道具のJiraと、Confluenceを連携させる使い方を案内しています。開発のチームで、すでにJiraを使っているなら、Confluenceの仕様書のページとJiraの課題をつなげると、文書と作業の行き来がしやすくなります。

文書とは別に、タスクを見える形で回したいときの候補

開発以外のチームや、少人数のチームで、議事録で決まったタスクを担当と期限つきで見える形にして回したい場合の選択肢の1つが、プロジェクト管理ツールのPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあり、同じカードを違う見え方で確かめられます。

ディスカッションボードでは、決めごとや確認事項を1件1スレッドで進められ、話した流れがそのまま記録として残ります。カードごとのコメントとチャットも内蔵されていて、チャットからカードをそのまま参照できるので、決まったことがタスクにつながります。5人まで、ボード10個までなら無料で、6人目または11個目のボードから有料のスタンダードプランになり、公式の料金ページでは1人あたり月額500円（税抜）と案内されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

長く残す文書はConfluence、日々のタスクはタスク管理の道具、という分け方にすると、それぞれの道具の良さが生きます。どちらか1つで全部をまかなおうとすると、どちらかの使い方に無理が出ます。

新しいメンバーを迎えるときの使い方

Confluenceの効果が特に大きいのは、新しいメンバーを迎えるときです。チームのやり方を口頭で一から説明するのは、説明する人にも聞く人にも負担が大きく、聞き漏れも起きます。迎え入れのためのページを1つ用意しておくと、新しいメンバーは自分のペースで読み進められます。

迎え入れのページには、次の内容を書いておきます。

チームの目的と、今動いている主なプロジェクト
メンバーの名前と役割、困ったときに誰に聞けばよいか
毎週の会議の予定と、議事録の場所
よく使う道具と、アカウントの申請の方法
最初の1週間で読んでおいてほしい手順書のリンク
用語集（チームの中だけで使う言葉の意味）

用語集は、見落とされがちですが役に立ちます。チームの中で当たり前に使っている略語や呼び名は、新しく入った人には分かりません。用語集のページを作り、新しい言葉が出てくるたびに書き足していくと、新しいメンバーだけでなく、他の部署の人や外部の協力者にも役立ちます。

迎え入れのページは、新しいメンバーが来るたびに見直します。迎えた人に「読んで分かりにくかったところ」を聞き、そのたびに直していくと、ページは少しずつ使いやすくなっていきます。

導入を進める手順

最後に、チームにConfluenceを導入するときの進め方を整理します。

導入の担当者を決めます。スペースの設定や、使い方の質問を受ける人です。
スペースの分け方と、ページの階層の決まりを作ります。
議事録のテンプレートを用意します。
最初の1か月は、議事録だけをConfluenceに書くことにします。対象を絞ることで、全員が使い方に慣れられます。
議事録に慣れたら、手順書やよくある質問をページにしていきます。
1か月ごとに、使いにくい点や決まりの見直しを話し合います。

導入の最初に、既存の文書をすべてConfluenceに移そうとすると、移す作業だけで時間がかかり、使い始める前に疲れてしまいます。新しく作る文書からConfluenceに書き始め、古い文書は必要になったときに移す、という順番にすると、無理なく広げられます。

外部の協力者と情報を共有するときに見てきたこと

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部の協力者と長く仕事が続くチームほど、仕事の前提になる情報を、協力者が自分で調べられる場所にまとめています。表記の決まり、過去の打ち合わせで決まったこと、作業の手順が1つの場所にあれば、協力者は質問を送らずに仕事を進められ、依頼する側も同じ説明を繰り返さずに済みます。

中間の手数料が乗らない直接の取引では、受け手の手取りが厚くなる分、双方が直接やり取りして仕事の進め方を整えていけることも強みになります。情報の置き場所を決めて共有しておくことは、その直接のやり取りを、少ない手間で長く続けるための土台になります。

情報共有の仕組みを整える仕事や、社内の文書の整理を手伝う仕事は、外部の専門家に頼める仕事でもあります。業務の進め方に道具やAIを取り入れる支援はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、社内の仕組みを作る開発の仕事はアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。経営の視点から業務の改善を支える専門家の資格には、中小企業診断士があります。

よくある質問

Q. Confluenceは無料で使えますか？

公式の料金ページでは、Freeプランは最大10ユーザーまで無料で、ページ、スペース、テンプレート、データベース、アプリとの連携が使えると案内されています。ファイルの保存容量は最大2GBです。10人以下の小さなチームなら、Freeプランで試してから、人数や機能の必要が出た時点で有料のプランに移るのが自然な順番です。