出欠確認フォームを作る手順と、返事のない人への連絡まで管理する方法

出欠確認フォームは、飲み会や研修、説明会、保護者会などの参加の有無を、紙やチャットの返信ではなく、決まった形で集めるための仕組みです。作るだけならGoogleフォームで10分もあれば足ります。ただ、実際に幹事や事務局をやってみると、本当に大変なのはフォームを作ることではなく、「まだ返事をくれていない人」を見つけて連絡し、途中で出欠が変わった人に対応することだと分かります。この記事では、出欠確認フォームに入れる項目と案内文の例、Googleフォームでの作り方と設定、返事のない人を見つけて催促する方法、出欠の変更への対応までを順に説明します。届いた回答を一件ずつ管理したい場合の選択肢として、Halict にも触れます。

作る前に決める3つのこと

出欠確認フォームを作り始める前に、決めておきたいことが3つあります。ここが曖昧なまま作ると、あとで質問を追加したり、締め切りを延ばしたりすることになり、集めた回答が使いにくくなります。

1. 誰に聞くのか

出欠を確認する相手が、決まった名簿の人たちなのか、不特定多数なのかで、フォームの作りが変わります。社内の研修や保護者会のように名簿がある場合は、誰が回答していないかを後で確かめる必要があります。説明会やイベントの申し込みのように相手が決まっていない場合は、返事のない人を追う必要はなく、集まった人の数を把握できれば十分です。

2. いつまでに聞くのか

締め切りは、会場や料理の手配に必要な日から逆算して決めます。たとえば、飲食店の人数の確定が開催の3日前なら、出欠の締め切りはその2〜3日前に置き、催促の時間を確保します。締め切りを開催の直前にすると、返事のない人への連絡が間に合いません。

3. 出欠のほかに何を聞くのか

出欠だけでなく、食事の有無やアレルギー、参加する人数、交通手段など、当日の準備に必要な情報があれば、同じフォームで一緒に聞きます。ただし、質問を増やすほど回答の手間が増え、返事が遅れます。本当に準備に使う情報だけに絞ります。

あなたが初めて幹事を任されたなら、この3つをメモに書き出すところから始めてください。それだけで、フォームの形はほとんど決まります。

出欠確認フォームに入れる項目

出欠確認フォームで使うことの多い項目を、必須にするものと任意にするものに分けて整理します。

項目	必須か	質問の形	使い道
名前	必須	記述式（短文）	誰が回答したかを確かめる
所属や学年	名簿があるなら必須	プルダウン	同じ名前の人を区別する、集計する
出欠	必須	ラジオボタン（出席、欠席、未定）	人数を確定する
参加の人数	家族などが同伴する場合	プルダウン	席や料理を手配する
食事やアレルギー	食事がある場合	チェックボックスと記述式	料理を手配する
連絡事項	任意	記述式（段落）	遅刻や早退、質問を受け付ける

出欠の選択肢に「未定」を入れるかどうかは、迷うところです。入れておくと返事は早く集まりますが、締め切りまで未定のままの人が残りやすくなります。入れる場合は、「未定の方は○日までに改めてご回答ください」と説明を添え、締め切りの前に未定の人だけに確認の連絡をする前提にしておきます。

名前は、選択式ではなく記述式にすることが多いのですが、名簿がある場合は、プルダウンで名前を選んでもらう形にすると、表記の揺れ（全角と半角、旧字と新字など）がなくなり、あとで名簿と照らし合わせるのが楽になります。

フォームの説明欄に書くこと

フォームの冒頭の説明欄には、次のことを書いておきます。

○○研修会 出欠確認

日時：11月20日（金）14時から16時

場所：本社3階会議室（オンライン参加も可）

回答の締め切り：11月13日（金）17時

ご回答いただいた内容は、研修会の準備と当日の受付にのみ使います。

出欠が変わった場合は、送信後に表示されるリンクから回答を編集してください。

ご不明な点は、総務部の△△までお知らせください。

日時と場所、締め切り、集めた情報の使い道、変更の方法、問い合わせ先の6つがあれば、回答する人が迷うことはほとんどありません。

Googleフォームで出欠確認フォームを作る手順

ここからは、Googleフォームで出欠確認フォームを作る手順です。Googleのフォームを公開して回答者と共有するヘルプとフォームの回答を表示、管理するヘルプの記載に沿って説明します。

手順1：フォームを作り、質問を並べる

Googleフォームで新しいフォームを作り、前の章の項目を上から順に追加します。必須にする質問は、質問ごとの「必須」をオンにします。

手順2：メールアドレスの集め方を決める

返事のない人を後で追いかけたいときや、回答の控えを送りたいときは、回答する人のメールアドレスを集めます。公式ヘルプによると、フォームの上部の［設定］を開き、［回答］の横の下矢印を押して、［メールアドレスを収集する］で次のどちらかを選べます。

・［確認済み］：回答する人のGoogleアカウントのメールアドレスを集める。回答する人は、メールアドレスが集められることを確認する必要がある
・［回答者からの入力］：回答する人に自分でメールアドレスを入力してもらう

社内のようにみんながGoogleアカウントを持っている場合は［確認済み］、保護者や社外の人のように持っているとは限らない場合は［回答者からの入力］を選ぶのが一般的です。

手順3：回答の控えを送る設定にする

メールアドレスを集める設定にしておくと、回答した内容の控えを回答者に送れます。公式ヘルプによると、同じ［回答］の設定の中で、［回答のコピーを回答者に送信］を［リクエストされた場合］か［常に表示］にします。控えが届けば、回答した人は自分がどう答えたかを後で確かめられます。ただし、公式ヘルプには、迷惑メールの対策などにより控えが届かない場合があると書かれています。

手順4：出欠の変更を受け付ける設定にする

出欠は、あとで変わることがよくあります。回答した人が自分で直せるように、［回答］の設定で［回答の編集を許可する］をオンにします。公式ヘルプによると、この設定で、送信済みの回答を回答者が編集できるようになります。フォームの説明欄に「出欠が変わった場合は回答を編集してください」と書いておけば、幹事に個別に連絡が来る回数が減ります。

手順5：1人1回に制限するかを決める

同じ人が何度も回答するのを防ぎたい場合は、［回答を 1 回に制限する］をオンにする方法があります。ただし、公式ヘルプによると、この設定にすると、回答するにはGoogleアカウントへのログインが必要になります。Googleアカウントを持っていない人がいる場合は、この設定を使わず、名前で重複を確かめるほうが無難です。

手順6：公開して、締め切りを設定する

質問と設定ができたら、右上の［公開］を押してフォームを公開し、回答者に送るリンクをコピーします。公式ヘルプによると、公開したあとは短縮版のリンクもコピーできます。

締め切りは、公開アイコンから［回答を受付中］の設定を開き、終了日を設定しておくことができます。締め切りを過ぎると、フォームを開いた人には受け付けが終わったことを知らせるメッセージが表示されます。手で受け付けを止め忘れる心配がなくなるので、設定しておくと安心です。

出欠確認の案内文の例

フォームのリンクを送るときの案内文の例です。メールでもチャットでも使えます。

件名：【11/13締切】○○研修会の出欠確認のお願い

皆さま

お疲れさまです。総務部の△△です。

11月20日（金）に開催する○○研修会について、出欠を確認させてください。

下記のフォームから、11月13日（金）17時までにご回答をお願いします。

（フォームのリンク）

回答は1分ほどで終わります。

出欠が変わった場合は、送信後に表示されるリンクから回答を編集できます。

よろしくお願いいたします。

件名に締め切りの日付を入れておくと、受け取った人が後回しにしにくくなります。「1分ほどで終わります」のように、回答の手間が小さいことを伝える一文も、返事を早く集めるのに効きます。

場面別の作り方のポイント

出欠確認フォームは、使う場面によって、聞くことも気をつけることも変わります。よくある場面ごとに、作り方のポイントを整理します。

飲み会や懇親会

飲み会の出欠確認で大事なのは、人数とお店の予約の締め切りです。質問は、名前、出欠、食べられないもの、の3つ程度に絞ります。会費を事前に集める場合は、支払いの方法と期限もフォームの説明欄に書いておきます。二次会の出欠も一緒に聞く場合は、「二次会は当日決める」でもよい形にしておくと、回答する人が迷いません。

社内の研修や会議

社内の研修では、名簿が決まっているので、返事のない人を追うことが前提になります。名前は所属と一緒にプルダウンで選んでもらい、会議室とオンラインのどちらで参加するかも聞いておきます。研修の前に資料を読んでおいてほしい場合は、フォームの説明欄に資料の場所を書いておくと、回答のついでに目を通してもらえます。

保護者会や地域の行事

保護者や地域の人が相手の場合は、Googleアカウントを持っていない人や、フォームに慣れていない人もいます。ログインが必要になる設定は使わず、質問は少なく、選択式を中心にします。紙の出欠票とフォームを併用し、紙で受け取った分は担当者がフォームに代わりに入力すると、一覧を1か所にまとめられます。

セミナーや説明会

外部の人を招くセミナーや説明会では、出欠確認というより申し込みの受け付けに近くなります。名前と連絡先に加えて、所属や参加の目的を聞いておくと、当日の内容を調整する材料になります。申し込みの直後に、日時と会場、当日の連絡先を記載した控えが届くようにしておくと、参加する人が安心できます。

オンラインと会場の併用

会場とオンラインの両方で参加できる会では、出欠の選択肢を「会場で出席」「オンラインで出席」「欠席」の3つにします。オンラインで参加する人には、参加用のリンクを別に送る必要があるので、メールアドレスを集める設定にしておきます。会場の人数とオンラインの人数を分けて数えられるので、会場の準備と配信の準備の両方に使えます。

返事が集まりやすくなる工夫

出欠確認で幹事を悩ませるのは、締め切りまでに返事が集まらないことです。返事が集まりやすくなる工夫を4つ挙げます。

1つ目は、締め切りを具体的な日時で書くことです。「来週中に」ではなく「11月13日（金）17時まで」と書くと、回答する人は自分の予定に組み込みやすくなります。

2つ目は、質問を少なくすることです。スマートフォンで開いて、1分以内に終わる量が目安です。回答に時間がかかりそうだと感じると、「あとでやろう」と後回しにされ、そのまま忘れられます。

3つ目は、送るタイミングを選ぶことです。週の始めの朝や、昼休みの前など、相手がメッセージを確かめやすい時間に送ると、すぐに回答してもらえる割合が上がります。

4つ目は、回答した人の数を途中で伝えることです。「現在20人中15人からご回答をいただいています」のように途中の状況を共有すると、まだ回答していない人が自分の番だと気づきやすくなります。ただし、誰が回答していないかを全員の前で名指しするのは避けます。

返事のない人を見つけて連絡する方法

出欠確認でいちばん手間がかかるのが、ここです。Googleフォームは、届いた回答を一覧にしてくれますが、「誰がまだ回答していないか」は自動では教えてくれません。名簿がある場合は、次のどちらかの方法で、回答していない人を見つけます。

方法1：名簿と回答をスプレッドシートで照らし合わせる

フォームの回答をGoogleスプレッドシートにつなぎ、同じスプレッドシートの別のシートに名簿を貼り付けます。名簿の横に、「回答のシートにその名前があるか」を確かめる列を作れば、回答していない人だけを抜き出せます。名前を記述式にしていると、表記の揺れで照らし合わせがうまくいかないことがあるので、前の章で書いたとおり、名簿がある場合は名前をプルダウンで選んでもらう形にしておくと確実です。

方法2：名前を入れたリンクを一人ずつ送る

Googleフォームには、一部の欄にあらかじめ回答を入れた状態のリンクを作る機能があります。公式ヘルプによると、フォームの右上のその他アイコンから［フォームに事前入力する］を選び、事前に入れたい回答欄に入力して［リンクを取得］を押すと、その状態のフォームのリンクが作れます。名前の欄に一人ずつ名前を入れたリンクを作って送れば、名前の表記が揃い、誰から回答が届いたかを確実に照らし合わせられます。人数が多いと手間がかかるので、20人程度までの小さな集まりに向いた方法です。

締め切り前の催促の文例

回答していない人が分かったら、締め切りの2日前と前日を目安に連絡します。全員に送る一斉の連絡より、回答していない人だけに送るほうが、すでに回答した人の手間を増やさずに済みます。

△△です。

○○研修会の出欠確認について、まだご回答をいただいていないようでしたのでご連絡しました。

お手数ですが、11月13日（金）17時までに下記からご回答をお願いします。

（フォームのリンク）

すでにご回答済みでしたら、行き違いですのでご容赦ください。

最後の「行き違いですのでご容赦ください」の一文は、照らし合わせの漏れで回答済みの人に送ってしまったときの保険です。責める調子にならないよう、事務的に短く送るのがコツです。

出欠が変わった人への対応

締め切りのあとに「やっぱり参加できなくなった」「行けるようになった」という連絡が来ることもあります。

回答の編集を許可しておけば、回答した人は自分で回答を直せます。ただ、締め切りを過ぎて受け付けを止めたあとは、フォームから編集できなくなります。締め切り後の変更は、幹事への個別の連絡で受け付けると決め、その方法を案内文に書いておきます。個別に受け付けた変更は、スプレッドシートの回答の一覧に、幹事が書き込んで反映させます。そのとき、元の回答を上書きするのではなく、「変更」の列を作って記録すると、いつ誰の出欠が変わったのかを後から確かめられます。

当日のキャンセルや遅刻の連絡は、フォームではなく電話やチャットで受けることがほとんどです。当日の連絡先を、案内文やフォームの説明欄に書いておきます。

キャンセルの決まりを先に伝えておく

会費を事前に集める会や、お店に人数分の料金を払う会では、出欠が変わったときの扱いを先に決めて伝えておくと、もめごとを防げます。たとえば「○日以降の欠席は、お店のキャンセル料のため会費の返金ができません」のように、いつまでなら変更できるのか、それを過ぎるとどうなるのかを、フォームの説明欄と案内文の両方に書いておきます。お店の側のキャンセルの決まりを予約の時点で確かめ、それに合わせて出欠の締め切りを決めると、幹事が自分で費用をかぶる事態を避けられます。決まりを伝えておけば、欠席の連絡が早めに届きやすくなるという効果もあります。

締め切ったあとの集計と当日の受付

締め切りを過ぎたら、回答を集計して、当日の準備に移ります。

まず、出席、欠席、未定の人数を数えます。Googleフォームの［回答］のタブでは、質問ごとにグラフで回答の割合が表示されるので、出欠の人数はここで確かめられます。食事のアレルギーや参加の人数のように、一人ずつの回答を見る必要がある情報は、スプレッドシートの一覧で確かめます。

次に、当日の受付で使う名簿を作ります。スプレッドシートの回答の一覧を、出席の人だけに絞り込み、名前の順に並べ替えて印刷すれば、そのまま受付表になります。受付表には、出欠の列のほかに「受付済み」のチェック欄を設けておくと、当日の遅刻や欠席がひと目で分かります。

当日来られなかった人には、資料の送付や次回の案内などのフォローが必要になることがあります。受付表のチェックをもとに、欠席した人の一覧を作っておくと、会のあとの連絡がスムーズです。会が終わったら、集めた回答のうち不要になったものを、決めた時期に削除します。

出欠確認フォームで気をつけること

出欠確認フォームは、名前や連絡先、場合によってはアレルギーのような配慮の必要な情報を集めます。気をつけたい点を整理します。

ほかの人の回答が見える設定にしない

Googleフォームには、回答した人にフォームの結果の概要を見せる設定があります。公式ヘルプには、この設定について次のように書かれています。

ユーザーがフォームに入力すると、フォームの結果へのリンクが表示されます。回答の概要には、各質問に対する回答の全文やグラフが表示されます。フォームに回答可能なすべてのユーザーは、これらの概要を閲覧できます。 出典: support.google.com

つまり、［結果の概要を表示する］をオンにすると、回答した人なら誰でも、ほかの人の回答の中身まで見られる状態になります。出欠確認では、ほかの人の名前やアレルギーの情報が見えてしまうので、この設定はオフのままにしておきます。

集めた情報の使い道を書いておく

前の章の説明欄の例のように、集めた情報を何に使うのかをフォームに書いておきます。名前や連絡先は個人情報です。研修会やイベントの準備以外には使わないこと、終わったら不要な回答を削除することを、あらかじめ決めておきます。

回答の共有範囲を絞る

回答の一覧やスプレッドシートを共有するのは、準備を担当する人だけにします。リンクを知っている人なら誰でも見られる設定にしていないかも確かめておきます。

食事のアレルギーや配慮の希望の聞き方

食事のある会では、アレルギーや食べられないものを事前に聞いておく必要があります。聞き方を誤ると、必要な情報が集まらなかったり、答えにくい質問になったりします。

まず、選択肢を用意します。よくある食材を並べたチェックボックスに加えて、「その他」の記述欄を設けると、選択肢にないものも書いてもらえます。「特になし」の選択肢も入れておくと、答え忘れなのか、本当にないのかを区別できます。

次に、使い道を書いておきます。「お店に伝え、料理の内容を調整するためにのみ使います」と一文添えるだけで、答える側の安心感は変わります。体調や宗教上の理由など、詳しい理由までは聞く必要はありません。食べられないものが分かれば、お店への連絡には十分です。

当日の配慮が必要な場合（車いすでの来場、授乳のための部屋など）を聞きたいときは、「当日の配慮についてご希望があればお書きください」という任意の記述欄を設けます。必須にはせず、書きたい人だけが書ける形にしておくのが基本です。こうした情報は、準備に関わる担当者だけが見られるよう、回答の共有の範囲に特に気をつけます。

チャットの返信やスタンプで済ませる場合との違い

少人数の集まりでは、グループのチャットに「参加できる人はスタンプをお願いします」と送って出欠を取ることもよくあります。手軽さではこれに勝るものはありません。ただ、人数が増えてくると、次のような困りごとが出てきます。

・誰がスタンプを押したかを数えるのに時間がかかる
・ほかの話題の投稿に流され、出欠の投稿が埋もれる
・「欠席」の人は反応しないことが多く、未回答と区別できない
・食事やアレルギーのように、出欠以外の情報を集めにくい

目安として、参加する人が10人を超える会や、出欠以外の情報も必要な会は、フォームで集めたほうが幹事の手間は減ります。チャットには、フォームのリンクと締め切りだけを投稿し、回答はフォームに集める、という形にすると、両方の良さを生かせます。

毎回出欠を取る定例の会の場合

月例の会議や毎週の練習のように、同じ顔ぶれで繰り返し出欠を取る場合は、毎回フォームを一から作るのは手間です。やり方は大きく2つあります。

1つは、前回のフォームを複製して、日付だけを直して使う方法です。回ごとに回答が分かれるので、あとで「何月の会に誰が出たか」を確かめやすくなります。リンクは毎回変わるので、案内のたびに新しいリンクを送ります。

もう1つは、同じフォームに「参加する日付」の質問を設けて、使い回す方法です。リンクが変わらないので、チャットの固定の投稿やブックマークに入れておけば、メンバーは毎回同じ場所から回答できます。回答の一覧は日付の列で絞り込んで使います。

どちらの場合も、回答の一覧が長くなってきたら、終わった回の回答を別の場所に保存してから整理し、一覧を見やすい状態に保ちます。

幹事を引き継ぐときに残しておくもの

職場の行事や地域の会では、幹事が年ごとに交代することがよくあります。次の幹事が困らないよう、終わったあとに次のものを残しておくと親切です。

・使ったフォーム（複製して使えるように、共有の場所に保存する）
・案内文と催促の文面
・締め切りから当日までの日程の流れ（いつ何をしたか）
・お店や会場の連絡先と、予約の締め切り
・うまくいかなかったことと、次にこうするとよいという気づき

最後の気づきのメモが、いちばん価値のある引き継ぎになります。「締め切りを開催の1週間前にしたら、催促が間に合った」「アレルギーの質問を入れ忘れて当日慌てた」といった具体的な一言が、次の幹事の失敗を防ぎます。

目的に合わせた道具の選び方

出欠確認の道具は、Googleフォームだけではありません。目的によって合う道具が変わります。

目的	合う道具	理由
候補の日程の中から都合のよい日を集めたい	出欠表の専用ツール	日程ごとの○×を一覧にできる
決まった日程の出欠と、食事などの情報を集めたい	Googleフォームなどのフォーム	質問を自由に組める
回答のあとも、連絡や対応の状況を管理したい	回答の管理まで含むフォームの道具	一件ごとに状況と連絡の記録が残る

日程がまだ決まっていない段階なら、候補の日に○×をつけてもらう出欠表の専用ツールが便利です。たとえば調整さんは、URLをメンバーに送るだけでイベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツールとして案内されています。日程が決まってから、食事やアレルギーまで含めて聞くなら、質問を自由に組めるフォームが向いています。

回答が届いたあとの連絡と管理まで一つにまとめる

研修会や説明会、保護者会の事務局のように、出欠を集めたあとに、参加する人への案内、資料の送付、当日の受付、欠席した人へのフォローと、連絡が続く場合は、回答の一覧をスプレッドシートで管理し、連絡はメールソフトから送る、という運用になりがちです。人数が増えると、誰に何を送ったのか、誰の出欠が変わったのかを追うのが難しくなります。

こうした場面で使える道具の1つが Halict です。フォームを作り、届いた回答を担当・ステージ・タグつきで管理し、同じ画面から返信まで送れます。公式サイトの機能の一覧によると、参加意思、出欠、提出物、面談状況など、回答のあとに事務局が付ける情報を「運営情報の項目」として定義でき、一覧とCSVに列として出せます。フォームの送信直後に回答の控えを送る自動返信、一覧から選んだ人にまとめてメールを送る一斉送信、送ったメールが読まれたかを確かめる開封とクリックの計測もあります。料金ページによると、メンバー1人までのフリーのプランは0円で、フォームの数も回答の数も無制限です。一斉送信と開封の計測、運営情報の項目は、メンバー10人までのチームのプラン（税抜で1か月あたり7,800円）から使えます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

出欠を1回集めて終わりの飲み会なら、Googleフォームで十分です。事務局として参加者とのやりとりが続く場合に、道具を見直すきっかけにしてください。

幹事や事務局の経験を仕事につなげる

出欠確認フォームを作り、締め切りを決め、返事のない人に連絡し、変更に対応する。こうした段取りは、地味ですが、どの職場でも求められる力です。社内のイベントや研修の運営を任された経験は、事務の仕事や、業務の仕組みを整える仕事にそのまま生きます。

フォームや表計算を使った事務の自動化や、生成AIを業務に取り入れる支援は、在宅でも受けられる仕事として広がっています。その中身はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。フォームや予約の仕組みそのものを作る側に興味があれば、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。案内のチラシや画像を作る仕事の報酬の目安は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

在宅ワークの仲介を長く見てきた立場から言えば、こうした段取りの仕事を丁寧にこなす人は、「この人に任せれば抜けがない」と信頼され、次の依頼につながりやすい傾向があります。依頼する側と直接やりとりできる手数料0%の取引なら、その信頼がそのまま手取りの厚さにもつながります。

出欠確認は、フォームを作って終わりではありません。あなたが次に幹事を任されたら、まず名簿と締め切りを決め、返事のない人を見つける方法まで用意してからフォームを送ってみてください。

よくある質問

Q. 出欠確認フォームは無料で作れますか？

Googleフォームなら、Googleアカウントがあれば無料で作れます。名前や出欠、食事の有無などの質問を自由に組み、リンクを送るだけで回答を集められます。回答はスプレッドシートにつないで一覧にでき、締め切りの日時を設定して自動で受け付けを止めることもできます。回答のあとの連絡まで管理したい場合は、無料のプランがあるフォームの道具を使う方法もあります。

Q. Googleフォームで、まだ回答していない人を知る方法はありますか？

Googleフォームには、回答していない人を自動で知らせる機能はありません。名簿がある場合は、回答をスプレッドシートにつなぎ、同じスプレッドシートに名簿を貼り付けて照らし合わせると、回答していない人を抜き出せます。名前をプルダウンで選ぶ形にするか、名前を事前入力したリンクを一人ずつ送ると、表記の揺れがなくなり照らし合わせが確実になります。

Q. 回答したあとに出欠が変わった人はどうすればよいですか？

Googleフォームの設定で「回答の編集を許可する」をオンにしておくと、回答した人が送信済みの回答を自分で直せます。フォームの説明欄に、出欠が変わったら回答を編集するよう書いておきます。締め切りで受け付けを止めたあとは編集できなくなるため、締め切り後の変更は幹事への個別の連絡で受け付け、回答の一覧に変更の記録を残すと分かりやすくなります。

Q. 出欠確認フォームで気をつけることはありますか？

ほかの人の回答が見えないようにすることが大切です。Googleフォームの「結果の概要を表示する」をオンにすると、回答できる人全員が各質問の回答を閲覧できるため、出欠確認ではオフのままにします。名前や連絡先、アレルギーなどの情報を集める場合は、使い道をフォームに書き、回答を共有する範囲を準備の担当者に絞り、終わったら不要な回答を削除します。