業務マニュアル作成のコツ｜読まれる手順書にする書き方と更新の続け方

2026年9月20日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓業務マニュアル作成のコツを
✓更新を続ける仕組みの順に整理しました
✓読まれる手順書にするための具体的な書き換えの例と

時間をかけて業務マニュアルを作ったのに、誰も開いてくれない。開いても途中で読むのをやめて、結局は担当者に聞きに来る。業務マニュアルを作った経験のある人の多くが、こうした壁にぶつかります。マニュアルが読まれない理由は、内容が足りないことより、読む人が必要な情報にたどり着けないこと、そして内容が古くなって信用されなくなることにあります。

この記事では、業務マニュアル作成のコツを、作る前の準備、書き方、見た目の整え方、作る進め方の順に説明します。そのうえで、作ったマニュアルを古くしないための更新の続け方を整理します。マニュアルの更新や引き継ぎの作業を担当つきで回したい場面ではPinatecaにも触れます。

読まれないマニュアルに共通する4つの理由

コツの話の前に、マニュアルが読まれなくなる理由を整理します。理由が分かれば、何に気をつければよいかが見えてきます。

業務マニュアルの作り方を解説したDBJデジタルソリューションズのコラムでは、作成の現場でよくぶつかる壁を次のように書いています。

しかし、実際に作成を始めてみると「どこから手をつけていいかわからない」「完成しても誰も読んでくれない」といった壁にぶつかることが少なくありません。出典: dbj-digital.jp

「誰も読んでくれない」マニュアルには、おおむね次の4つの理由があります。

1. 必要なところが見つからない

作業の途中で分からないことがあってマニュアルを開いても、どこに書いてあるかが分からなければ、読む人はすぐに諦めて人に聞きます。見出しが分かりにくい、1つの章が長すぎる、同じ話が何か所にも散らばっている、といった状態です。

2. 書いてあることが分からない

専門用語が説明なしで出てくる、手順が飛んでいる、「適宜」「必要に応じて」のような言葉で判断が読む人任せになっている。書いた人には当たり前のことが、読む人には分からないままになっています。

3. 書いてあることが古い

システムの画面が変わったのに手順書が直っていない、取引先の決まりが変わったのに古い決まりのまま。一度でも古い情報で失敗すると、読む人はマニュアルを信用しなくなり、二度と開かなくなります。

4. どこにあるか分からない

マニュアルそのものの保存場所が分からない、複数の版があってどれが最新か分からない、という状態です。マニュアルの中身がどれほどよくても、たどり着けなければ読まれません。

この4つのうち、1と2は書き方で、3と4は運用で解決します。この記事では、両方のコツを順に説明します。

作る前のコツ

書き始める前の準備で、マニュアルの出来の半分が決まります。

目的を1文で書く

まず、このマニュアルが何のためにあるのかを1文で書きます。「新しく入った在宅スタッフが、1人で受注から請求までの作業をできるようにする」のように、誰が、何をできるようになるかを書きます。この1文が、何を書き、何を書かないかを決めるときの物差しになります。

読む人を1人に決める

「誰が読んでも分かるように」と考えると、かえって誰にも分かりにくくなります。具体的に1人を思い浮かべます。「来月から入る、事務の経験はあるがこの業務は初めての人」のように決めると、どこまで説明すればよいかの線が引けます。

作業を実際にやりながら書く

記憶を頼りに手順を書くと、当たり前になっている操作が抜け落ちます。実際に作業をしながら、1つ動かすたびにメモを取ると、抜けのない手順が書けます。慣れた担当者ほど、無意識に行っている確認や、画面の切り替えを書き漏らしがちです。

今ある資料を集める

チャットのやり取り、メールで送った説明、個人のメモなど、すでに書かれた説明があれば集めます。ゼロから書くより早く、過去に何度も聞かれたことも見えてきます。何度も聞かれていることは、マニュアルに必ず入れるべき内容です。

書き方の7つのコツ

ここからは、読まれる手順書にするための書き方のコツを紹介します。書き換えの例とあわせて見ていきます。

コツ1：結論を先に書く

各章や手順書の冒頭に、「この手順で何ができるか」「どのくらい時間がかかるか」を書きます。読む人は、自分が探しているものかどうかを最初の数行で判断します。

書き換え前：請求書の発行には、会計ソフトを使います。会計ソフトにはいくつかの画面があり……
書き換え後：この手順で、前月に納品した取引先への請求書を送れます。作業時間は1社あたり5分ほどです。

コツ2：1つの手順に1つの動作

1つの番号の中に、複数の動作を詰め込まないようにします。

書き換え前：3. 取引先を選んで品目と金額を入れ、プレビューで確認してから送信する
書き換え後：

　3. 取引先を選ぶ　4. 品目と金額を入力する　5. 「プレビュー」を押して、金額と宛名を確かめる　6. 「送信」を押す

番号が増えても、1つずつ確かめながら進められるほうが、間違いは減ります。

コツ3：画面の言葉をそのまま使う

ボタンやメニューの名前は、画面に表示されている文字をそのまま、かぎ括弧で書きます。書いた人が勝手に言い換えると、読む人は画面の中で探せません。

コツ4：あいまいな言葉を数字と条件に変える

「適宜」「必要に応じて」「なるべく早く」は、読む人によって受け取り方が変わります。

書き換え前：必要に応じて上司に確認する
書き換え後：金額が10万円を超える場合は、送信の前に上司に確認する
書き換え前：なるべく早く返信する
書き換え後：受信から1営業日以内に返信する

コツ5：理由を1行添える

手順の中で、理由が分からないと飛ばされそうなところには、理由を1行添えます。

例：送信の前に必ずプレビューで宛名を確かめる（取引先の名前が似ていて、選び間違いが起きやすいため）

理由が書いてあると、読む人は手順を守る意味が分かり、手順にない場面でも正しく判断できるようになります。

コツ6：例外は分けて書く

「ただし〇〇の場合は」がいくつも入ると、ふだんの手順が読めなくなります。手順書にはいつもの流れだけを書き、例外は別の章にまとめて、手順の中には「この場合は〇〇を参照」と案内だけを書きます。

コツ7：用語は出てきたところで説明する

その職場でしか使わない言葉や略語は、初めて出てきたところで1文で説明します。「検収（納品されたものが注文どおりかを確かめること）」のように、かっこ書きで添えるだけでも十分です。

内容に合わせて形を選ぶコツ

業務マニュアルの中身は、すべてを同じ手順書の形で書く必要はありません。内容によって向いている形が違うので、形を選び分けると読みやすくなります。

形	向いている内容	例
手順書	決まった順番で進める作業	請求書の発行、アカウントの作成
チェックリスト	抜け漏れを防ぎたい確認	納品前の確認、月末の締めの確認
判断の手引き	条件によって対応が変わる場面	問い合わせの振り分け、値引きの可否
質問と答えの一覧	何度も聞かれる個別の疑問	「この場合はどうするか」の集まり

手順書

順番どおりに進める作業に使います。番号を付けて、1つの番号に1つの動作を書きます。この記事の書き方のコツは、主にこの形のためのものです。

チェックリスト

作業そのものは慣れているが、確認の漏れが起きやすい場面に使います。「納品の前に確かめる5項目」のように、項目を短く並べ、1つずつ印を付けられる形にします。手順書の最後に、終わりの確認としてチェックリストを付けるのも効果的です。

判断の手引き

「この場合はAの対応、あの場合はBの対応」と、条件で分かれる場面に使います。文章で書くと分かりにくくなるので、「金額が10万円以下か」「取引先が新規か既存か」のような問いを順に並べ、答えによって次に進む先を示す形にします。

質問と答えの一覧

手順書に入れるほどではないが、何度も聞かれる疑問をまとめます。担当者が質問を受けたら、答えをここに1行追加する、という使い方をすると、自然に育っていきます。

公開前に確かめる点検の項目

手順書を公開する前に、次の項目を確かめます。すべてに印が付けば、読む人がつまずきにくい手順書になっています。

冒頭に、この手順で何ができるかと、かかる時間が書いてある
1つの番号に、1つの動作だけが書いてある
ボタンやメニューの名前が、今の画面の表示と一致している
「適宜」「必要に応じて」のような言葉が残っていない
判断が必要なところに、条件が書いてある
初めて出てくる用語に、説明が添えてある
例外は別の章に分けて、案内だけが書いてある
終わったことを確かめる方法が書いてある
最終の更新日と、更新の担当者が書いてある
その業務を知らない人に試してもらい、つまずいたところを直した

この点検の項目自体を、マニュアルの改訂の章に入れておくと、ほかの人が手順書を書くときにも同じ質がそろいます。

見た目を整えるコツ

文章の中身が同じでも、見た目を整えるだけで読みやすさは大きく変わります。

見出しで探せるようにする

見出しは、読む人が探す言葉で付けます。作業の見出しは「請求書を発行する」のように動作で書き、番号を付けます。見出しだけを拾い読みしても、どこに何が書いてあるかが分かる状態を目指します。

強調は1ページに数か所まで

太字や色で強調するのは、間違えると困る注意点だけにします。強調が多すぎると、どれが本当に大事なのかが分からなくなります。

条件ごとの違いは表にする

取引先ごとに支払いの条件が違う、問い合わせの種類ごとに担当が違う、といった情報は、文章で書くより表にしたほうが一目で分かります。

画像は場所が分かりにくい操作だけに使う

画面の写真は分かりやすい反面、システムの画面が変わるたびに撮り直す手間がかかります。ボタンの名前を書けば伝わる操作には使わず、場所が分かりにくい操作だけに絞ると、更新の手間を抑えられます。

1つの手順書は画面の1〜2枚に収める

1つの手順書がスクロールしても終わらないほど長いなら、作業を2つに分けられないかを考えます。作業をしながら読む手順書は、短いほど使われます。

作る進め方のコツ：小さく始める

業務マニュアルを一度に全部作ろうとすると、完成までに何か月もかかり、その間に最初に書いた部分が古くなります。小さく始めて、少しずつ広げるのが続けるコツです。

よく聞かれる3つの作業から始める

最初に作るのは、いちばんよく聞かれる作業、いちばん間違いが多い作業、担当者が休むと止まってしまう作業の3つです。この3つの手順書があるだけで、担当者が受ける質問の数は目に見えて減ります。

下書き、試す、直す、の順で進める

下書き：作業をしながら手順を書く
試す：その業務を知らない人に、手順書だけを見て作業してもらう
直す：つまずいたところ、聞かれたところを書き直す
公開：決めた保存場所に入れて、関係者に知らせる

いちばん大切なのは2の「試す」です。書いた人が読み返しても、抜けや分かりにくさには気づけません。手順書だけで作業してもらい、手が止まったところに印を付けてもらうと、直すべき場所がはっきり分かります。

公開の日を先に決める

作り始めるときに、公開する日を先に決めておくのも効果的です。「来月の1日に、よく聞かれる3つの作業の手順書を公開する」と決めて関係者に伝えておくと、書く作業が後回しになりにくくなります。期限があると、どこまで書けば十分かの判断もしやすくなり、作り込みすぎを防げます。公開の日までに間に合わなかった部分は、次の更新の予定に回します。

完璧を目指さない

最初から完璧なマニュアルはありません。7割の出来で公開して、使われながら直していくほうが、早く役に立ち、内容も現実に合ったものになります。

読まれるための運用のコツ

書き方を整えても、読む人がマニュアルにたどり着けなければ意味がありません。

保存場所を1か所に決める

マニュアルの保存場所は1か所だけにします。共有のフォルダやドキュメントの中に決め、個人のパソコンやメールの添付に最新版がある状態をなくします。古い版を残す必要があるときは、「旧版」のように名前を変えて別のフォルダに分けます。

作業の場所から案内する

マニュアルを見るきっかけを作ることも大切です。作業で使う表計算ソフトの先頭にマニュアルへのリンクを入れる、チャットの固定のメッセージに案内を入れる、といった工夫で、作業のたびに目に入るようにします。

質問にはマニュアルで答える

担当者が質問を受けたときは、口頭で答えるだけでなく、マニュアルの該当する箇所を案内します。マニュアルに書いていないことを聞かれたら、それはマニュアルに足りない部分なので、答えたあとに追記します。この習慣が、マニュアルを育てる一番の近道です。

更新を続けるコツ

マニュアルが読まれなくなる最大の理由は、内容が古くなることです。更新を続けるには、気合いではなく仕組みが必要です。

更新の担当と期限を決める

「気づいた人が直す」では、誰も直しません。章ごとに更新の担当者を決め、システムの変更があったときは1週間以内に直す、のように期限も決めます。半年に1回は、担当者が全体を読み直して古い記述を探す日を設けます。

更新日を目に見える場所に書く

マニュアルの冒頭に最終の更新日を書きます。読む人は更新日を見て、内容をどこまで信用してよいかを判断できます。更新日が1年以上前のままなら、それ自体が見直しの合図になります。

版を管理する

誰がいつ何を変えたかが分かるようにしておくと、間違った更新があっても元に戻せます。Googleドキュメントでは、変更の履歴から以前の版を見たり、元に戻したりできます。Googleドキュメントのヘルプによると、右上の最終編集のアイコンから以前の版を表示でき、「この版を復元」で元に戻せます。大きな改訂の前後には「この版に名前を付ける」で名前付きの版を作っておくと、あとから探しやすくなります。ヘルプでは、1つのドキュメントに名前付きの版を最大40個まで追加できると書かれています。

変更点を知らせる

マニュアルを更新したら、関係者に「何が変わったか」を短く知らせます。全員が全文を読み直すことはないので、変わった箇所だけを伝えるのが現実的です。改訂の記録に、日付、変えた章、変えた内容を書いておけば、知らせる文面もそこから作れます。

離れた場所のチームで作るときのコツ

在宅で働くメンバーが多いチームでは、マニュアルを1人で書き上げるより、複数の人で少しずつ書き足すほうが早く進みます。離れた場所で一緒に作るときは、次の点に気をつけます。

書く人と確かめる人を分ける

同じ人が書いて確かめると、思い込みに気づけません。章ごとに書く人と確かめる人を分け、確かめる人はその作業をふだん担当していない人にします。

直接書き換えず、コメントで提案する

複数の人が同じ文書を直接書き換えると、誰が何を変えたかが分からなくなり、意図しない変更が残ることがあります。確かめる人は本文を直接直さず、コメントで「ここが分からなかった」「この手順が抜けている」と伝え、書いた人が直す、という流れにすると、内容に責任を持つ人がはっきりします。

用語と書き方の決まりを先にそろえる

人によって「得意先」「取引先」「クライアント」と呼び方が違うと、同じものを指しているのかどうか、読む人が迷います。書き始める前に、よく使う用語と、ボタン名の書き方（かぎ括弧で囲む、など）の決まりを1ページにまとめて共有しておきます。

動画と組み合わせるコツ

画面の操作が多い作業は、文章の手順書に加えて、短い動画を用意すると伝わりやすくなります。ただし、動画だけにするのはおすすめしません。動画は探して見るのが難しく、画面が変わったときに撮り直す手間も大きいからです。

組み合わせるときは、文章の手順書を本体にして、分かりにくい操作の部分だけに1分から2分の短い動画を添えます。動画には、手順書の何番の操作かを冒頭で示し、手順書の該当する箇所から動画へリンクで案内します。こうすると、動画が古くなっても、文章の手順書だけで作業を続けられます。

マニュアルの効果を確かめる

マニュアルを作ったら、役に立っているかを確かめます。確かめ方は難しくありません。作る前と作ったあとで、次の数を比べます。

担当者が受ける質問の数（1週間あたり）
新しい人が1人で作業できるようになるまでの日数
作業の間違いの数（1か月あたり）

質問の数が減っていれば、マニュアルが読まれている証拠です。減っていなければ、どんな質問が来ているかを確かめ、その答えをマニュアルに追記します。数を記録しておくと、マニュアルの作成や更新に時間を使うことの意味を、周りの人にも説明しやすくなります。

生成AIを下書きに使うときの注意

最近は、生成AIに手順のメモを渡して、マニュアルの下書きを作ってもらう方法も使われています。箇条書きのメモを読みやすい文章に整える、表の形に直す、といった作業では、作る時間を短くできます。

ただし、生成AIが作った下書きは、必ず人が作業をしながら確かめます。画面の名前やボタンの名前、社内の決まり、数字は、生成AIが知らないことや、もっともらしく作ってしまうことがあるからです。下書きの手順で実際に作業をしてみて、画面と一致しているか、抜けている手順がないかを確かめてから公開します。社外秘の情報や個人情報を含むメモを生成AIに渡すかどうかは、会社の決まりに従います。

引き継ぎでマニュアルを生かすコツ

担当者が替わるときは、マニュアルがいちばん試される場面です。引き継ぎをマニュアルの点検の機会として使うと、内容が一気に現実に近づきます。

前の担当者がいるうちに、新しい担当者が手順書で作業する

引き継ぎの期間に、前の担当者が作業を見せるのではなく、新しい担当者が手順書を見ながら作業し、前の担当者は横で見守ります。新しい担当者が迷ったところは、手順書に足りない部分です。その場で前の担当者が説明し、説明した内容を手順書に追記します。

頭の中にしかない例外を書き出す

前の担当者は、取引先ごとの事情や、過去のトラブルの対応を頭の中で覚えていることがよくあります。「この取引先は月末が休みなので、請求書は25日までに送る」といった情報です。引き継ぎの期間に、前の担当者に「いつもと違う対応をしたことがある取引先や作業」を思い出してもらい、例外の章に書き出します。

引き継ぎのあとの1か月で質問を記録する

引き継ぎが終わったあとも、新しい担当者は1か月ほど、作業中に迷ったことを記録しておきます。月末にその記録を見て、手順書に追記すべきものを反映します。

読む人の声を集める窓口を作る

マニュアルを読んだ人が「ここが分からない」「ここが古い」と気づいても、伝える先がなければ、そのまま放置されます。マニュアルの冒頭か末尾に、気づいたことを伝える窓口を書いておきます。チャットのチャンネル、フォーム、担当者のメールアドレスなど、伝える手間が小さい方法を選びます。

届いた声には、必ず返事をして、直したかどうかを知らせます。伝えた声が反映されると分かれば、読む人は次も気づいたことを伝えてくれるようになり、マニュアルを育てる仲間が増えていきます。

よくある失敗と直し方

業務マニュアルの作成でよく起きる失敗と、直し方を紹介します。

作り込みすぎて完成しない

すべての作業を網羅しようとして、いつまでも公開できない失敗です。よく聞かれる3つの作業から公開し、残りは少しずつ追加します。

書いた人にしか分からない

書いた人が読み返して「分かりやすい」と感じても、ほかの人には分からないことがあります。その業務を知らない人に試してもらう工程を必ず入れます。

作った人が異動して更新が止まる

マニュアルを1人で作り、1人で守っていると、その人がいなくなったとたんに更新が止まります。章ごとに担当を分け、改訂の決まりを文書に残しておきます。

現場の決まりと食い違う

看護や医療事務、介護の現場のマニュアルは、施設の規程や所属先の決まりを優先して作ります。安全に関わる手順や、患者さんや利用者の情報の扱いは、施設で定められた手順と食い違わないよう、作成の段階で責任者の確認を受けます。

更新と引き継ぎをタスクとして回す

マニュアルの更新や引き継ぎは、「時間があるときにやること」にしておくと、いつまでも後回しになります。作業の1つとして、担当者と期限を決めて管理するのが確実です。

システムの画面が変わった：該当する手順書を直す（担当：作業の担当者、期限：1週間以内）
半年に1回の読み直し：全体を読み、古い記述に印を付ける（担当：章ごとの担当者）
担当の交代：引き継ぎで分かりにくかった点を例外の章に追記する（担当：前と新しい担当者）

こうしたタスクを担当つきで回したい場面では、Pinatecaのようなプロジェクト管理の道具を使う方法があります。Pinatecaの公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを、5人まで無料で使えます。カードごとに担当と期限を決め、カードのコメントで相談した内容もそのカードに残ります。マニュアルの章ごとにカードを作り、「直す必要あり」「直している」「確認待ち」「反映済み」の列で動かせば、どの章の更新が止まっているかがひと目で分かります。自分宛ての担当の割り当てや締め切りは受信箱にまとまるので、更新の担当者が自分の担当を見落としにくくなります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

マニュアルが仕事を続けやすくする

在宅ワークやフリーランスの仲介に長く携わってきた運営者として見てきた限りでは、取引先と長く仕事を続けている人ほど、自分が担当している作業を手順書として残し、取引先と共有しています。急に体調を崩したときも、手順書があれば取引先はほかの人に作業を頼めますし、戻ったときもすぐに再開できます。手順書は、自分のためだけでなく、取引先が安心して仕事を任せるための材料にもなります。

仲介手数料のかからない直接取引では、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなり、依頼する側は同じ予算でより多くを頼めます。業務を手順書の形で整理して渡せる人は、作業そのものに加えて「業務を整える」という価値も提供でき、継続の依頼につながりやすくなります。

業務を整理して仕組みにする力は、それ自体が仕事にもなります。手順が決まった作業を自動で動かす仕組みを作る仕事は、RPA・業務自動化ツールのお仕事で紹介されています。業務の流れに合わせたシステムを作る仕事は、Web・業務システム開発のお仕事で確かめられます。どちらの仕事も、まず今の業務の手順を書き出すところから始まるので、マニュアル作成のコツがそのまま役立ちます。システムを作る仕事の収入の目安は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場が参考になります。経営の立場から業務の改善を学びたい人には、国家資格の中小企業診断士もあります。

まずは、いちばんよく聞かれる作業を1つ選び、実際に作業をしながら手順書を1枚書いてみてください。