業務の手順書の作り方と、誰が読んでも同じ作業ができる書き方の工夫

2026年6月5日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓業務の手順書の作り方を
✓対象の作業の選び方から書き方
✓更新の仕組みまで6つのステップで整理します

業務の手順書を作るよう頼まれたものの、何から書けばよいのか分からない。作ってはみたけれど、結局みんな詳しい人に聞きに行って、手順書は開かれない。手順書の作り方で悩む人の多くが、こうした経験をしています。

手順書の目的は、誰が作業しても同じ結果になるようにすることです。そのためには、詳しい人の頭の中にある手順を、その作業を初めてする人が読んでも迷わない形に書き直す必要があります。この記事では、業務の手順書の作り方を6つのステップに分けて整理し、誰が読んでも同じ作業ができる書き方の工夫、悪い例と良い例の書き換え、作ったあとに古くしない更新の仕組みまで説明します。手順書の作成や更新の作業を担当と期限つきで回す方法として、カンバンやガントのボードを使えるPinatecaにも触れます。

業務の手順書とは

業務の手順書は、1つの作業を、誰がやっても同じ品質で終えられるように、手順を順番に書いた文書です。請求書の発行、新しい取引先の登録、問い合わせへの返信、商品の発送など、作業ごとに1つずつ作ります。

現場の作業の手順書について、現場の業務改善の道具を提供する会社の解説では、次のように説明されています。

手順書は従業員が誰でも同じ方法で作業を進め、安定した品質の製品やサービスを顧客に提供するための重要な文書です。マニュアルと違って特定の作業に焦点を当てた内容が記載されるため、新人や現場経験が少ない従業員でも迷わず業務に取り組めます。出典: kaminashi.jp

マニュアルとの違い

手順書とよく似た言葉に、マニュアルがあります。マニュアルは、部署や仕事全体の決まりや考え方、全体の流れを広くまとめた文書です。手順書は、その中の1つの作業に絞って、手順を細かく書いた文書です。

文書	扱う範囲	例
業務マニュアル	部署や仕事の全体	経理の仕事の全体像、月の締めの流れ、使う道具の一覧
手順書	1つの作業	請求書の発行の手順、経費の精算の手順

マニュアルを地図だとすると、手順書は目的地までの道順です。マニュアルの中に手順書の一覧と保存場所を載せ、詳しい手順はそれぞれの手順書を見てもらう形にすると、全体が分厚くなりすぎず、探しやすくなります。

手順書があると何が変わるか

手順書を作るには時間がかかります。その時間に見合う効果があるかを、先に整理しておきます。

人によるばらつきがなくなる

同じ作業でも、人によってやり方が少しずつ違うと、結果も少しずつ違ってきます。請求書の書式が担当者ごとに違う、発送のときの梱包の仕方が人によって違う、といったばらつきは、取引先からの信頼に関わります。手順書があれば、誰が担当しても同じ形で仕事が仕上がります。

詳しい人に質問が集中しなくなる

手順書がない職場では、作業に詳しい人のところに質問が集中します。詳しい人は自分の仕事の手を止めて同じ説明を何度も繰り返し、質問する側も相手の忙しさに気を使います。手順書があれば、まず手順書を読み、それでも分からない点だけを質問する流れになり、双方の負担が減ります。

休みや退職で仕事が止まらなくなる

ある作業を1人しかできない状態は、その人が休んだり辞めたりしたときに仕事が止まる危うさを抱えています。この状態は「属人化」と呼ばれます。属人化とは、仕事のやり方が特定の人の頭の中にしかなく、他の人が代われない状態のことです。手順書は、属人化を解消するための最も基本的な道具です。

改善の出発点になる

手順を書き出すと、無駄な手順や、人によって判断がばらつく箇所が見えてきます。手順書は、作業を改善するための出発点にもなります。手順が文字になっていれば、「この手順は本当に必要か」「この確認は自動化できないか」を話し合えるようになります。

手順書に入れる項目

手順書は、決まった項目で書くと、読む人がどこに何が書いてあるかを迷わずに済みます。どの手順書も同じ項目にそろえておくと、初めて読む手順書でも読み方が分かります。

項目	書く内容
題名	作業の名前（例：請求書の発行）
目的	この作業を何のために行うのか
対象と範囲	どの場面に当てはまり、どこからどこまでを扱うのか
担当者	誰が行うのか、誰の確認が必要か
準備する物	必要な道具、ファイル、権限、ログインの情報の場所
手順	作業の順番と、それぞれの注意点
例外の対応	手順どおりにいかないときの対応と、相談先
完了の確かめ方	作業が正しく終わったことをどう確かめるか
作成日・更新日・責任者	最後に見直した日と、内容に責任を持つ人

見落とされやすい「完了の確かめ方」

項目の中で見落とされやすいのが、完了の確かめ方です。手順を最後まで進めても、本当に正しく終わったのかが分からないと、作業した人は不安なまま次の仕事に移ることになります。「請求書の金額が見積書と一致している」「発送の伝票の番号を一覧に記録した」など、完了の状態を具体的に書いておくと、作業した人が自分で確かめられます。

「更新日」と「責任者」を必ず入れる

もう1つ大切なのが、更新日と責任者です。手順は、使う道具の画面が変わったり、社内の決まりが変わったりして、少しずつ古くなります。いつ見直した手順なのかが分からないと、読む人は書いてある内容を信じてよいか判断できません。

手順書の作り方：6つのステップ

ここからは、手順書の作り方を6つのステップで説明します。

ステップ1：手順書にする作業を選ぶ

最初に、手順書にする作業を選びます。すべての作業を一度に手順書にしようとすると、必ず途中で止まります。次のような作業から優先して選ぶと、効果が早く出ます。

間違えると、取引先やお客様に迷惑がかかる作業
1人しかできない作業
月に1回や年に1回など、頻度が低く手順を忘れやすい作業
新しく入った人が早い時期に担当する作業
人によってやり方がばらついている作業

ステップ2：作業を実際に見て、手順を書き出す

次に、その作業に詳しい人が実際に作業するところを見ながら、手順を書き出します。詳しい人に「手順を書いてください」と頼むと、本人にとって当たり前の動作が抜け落ちがちです。横で見ながら、画面のどこを押したか、何を確かめたかを1つずつメモしていくと、抜けのない手順が書き出せます。

在宅で働いている人どうしなら、画面の共有をしながら作業してもらい、録画しておくと、あとで見返しながら手順を書けます。

ステップ3：手順を区切り、順番を整える

書き出した手順を、1つの番号に1つの動作が入るように区切ります。そのうえで、作業の大きなまとまりごとに見出しを付けます。たとえば請求書の発行なら、「準備」「作成」「確認」「送付」「記録」の5つのまとまりに分けると、読む人が全体のどのあたりにいるのかが分かりやすくなります。

ステップ4：画面の写真や図を加える

画面の操作が入る作業は、文章だけで説明するより、画面の写真に印を付けて示すほうが早く伝わります。ボタンの位置や入力する欄を赤い枠で囲み、手順の番号と写真の番号をそろえておくと、読む人が迷いません。

ステップ5：その作業に慣れていない人に試してもらう

書き上げた手順書は、その作業をしたことがない人に、手順書だけを見て実際に作業してもらいます。途中で手が止まった箇所、質問が出た箇所が、手順書の分かりにくい箇所です。この試しの工程について、現場の業務改善の解説では次のようにすすめられています。

また経験豊富な従業員が作成した手順書は専門用語が多く、詳細な説明を飛ばしている可能性があります。そこで業務に詳しくない人（新人など）にも内容をチェックしてもらい、指示が曖昧だったり、説明がわかりにくかったりする部分の指摘を受けると、より具体的で読みやすい手順書を作れます。出典: kaminashi.jp

ステップ6：承認して、置き場所を決めて知らせる

試しで出た指摘を直したら、責任者に内容を確かめてもらい、完成とします。完成した手順書は、決まった場所に保存し、どこにあるかを関係する人に知らせます。保存場所がばらばらだと、せっかく作った手順書が見つからず、使われません。完成を知らせるときは、保存場所のリンクに加えて「どんな場面でこの手順書を開けばよいか」を一言添えると、読む人が自分に関係のある手順書だと気づきやすくなります。

誰が読んでも同じ作業ができる書き方の工夫

手順書の良し悪しは、書き方で大きく変わります。誰が読んでも同じ作業ができるようにするための工夫を7つ紹介します。

工夫1：1つの番号に1つの動作を書く

「ファイルを開いて、金額を確かめて、保存する」のように、1つの番号に複数の動作を詰め込むと、途中の動作を飛ばしやすくなります。1つの番号には1つの動作だけを書き、番号を順にたどれば作業が終わるようにします。

工夫2：主語と動詞を省かない

「確認」「送付」のように、名詞だけで手順を書くと、誰が何をするのかがあいまいになります。「担当者が、請求書の金額と見積書の金額が一致しているかを確かめる」のように、誰が、何を、どうするのかを書きます。

工夫3：あいまいな言葉を数字や具体的な言葉に置き換える

「適宜」「なるべく早く」「きちんと」といった言葉は、人によって受け取り方が違います。「受け取った日のうちに」「3営業日以内に」「金額と宛名と日付の3点を確かめる」のように、数字や具体的な言葉に置き換えます。

工夫4：判断が入るところは条件で分ける

作業の途中で判断が必要になるところは、「もし〜なら、〜する。そうでなければ、〜する」と条件で分けて書きます。条件が多い場合は、表にすると見やすくなります。判断の基準が書かれていないと、人によって判断がばらつき、手順書を作った意味が薄れます。

工夫5：動作の理由を一言添える

手順だけを並べると、読む人は「なぜそうするのか」が分からないまま作業することになります。手順の横に理由を一言添えておくと、想定と違う場面に出会ったときにも判断の手がかりになります。

工夫6：社内でしか通じない言葉を避ける

略語や、社内だけで使われている呼び方は、新しく入った人には通じません。使う場合は、初めて出てくるところで説明します。道具の画面の名前は、実際の画面に表示されている名前をそのまま書きます。

工夫7：注意点は手順と分けて目立たせる

取り返しのつかない操作（送信、削除、支払いなど）の前には、手順とは別の枠で注意を書きます。手順の文章に注意を混ぜると、読み流されやすくなります。

悪い例と良い例の書き換え

工夫を当てはめた書き換えの例を示します。

悪い例	良い例
請求書を作成し、確認後に送付する	1. 会計ソフトで請求書を作成する　2. 金額、宛名、支払い期限の3点が見積書と一致しているかを確かめる　3. 一致していれば、PDFに書き出してメールで送る
入金を適宜確認する	毎月5日と20日に、銀行の入出金の明細で、請求書の一覧にある入金を確かめる
問題があれば上長に相談	金額が見積書と違う場合は、送る前に経理の責任者にチャットで相談する。相談の文面には請求書のPDFを添える
きちんと記録しておく	送付した日、送付先のメールアドレス、請求書の番号を、請求の一覧の表に記録する

良い例は、悪い例より長くなります。手順書は短いことより、読んだ人が迷わないことのほうが大切です。

手順書の記入例：経費の精算

ここまでの項目と書き方を、1本の手順書の形にまとめた例を示します。社内の決まりや使う道具に合わせて書き換えてください。

項目	記入例
題名	経費の精算（立て替えた交通費と備品の購入）
目的	立て替えた費用を、月末の締めまでに漏れなく精算する
対象と範囲	1回あたりの金額が社内の決まりの上限以下の立て替え。上限を超えるものは別の手順書
担当者	立て替えた本人。承認は所属の責任者
準備する物	領収書、経費精算の申請の画面へのログイン情報（保存場所は別の一覧を参照）
例外の対応	領収書をなくした場合は、精算の前に経理の担当に相談する
完了の確かめ方	申請の状態が「承認済み」になっていることを確かめる
作成日・更新日・責任者	作成日、最終の更新日、経理の責任者名

手順の部分は、次のように書きます。

番号	動作	理由・注意
1	領収書の日付、金額、支払い先が読み取れるかを確かめる	読み取れない領収書は差し戻しになるため
2	経費精算の申請の画面を開き、「新規申請」を選ぶ	画面の名前は実際の表示に合わせて書く
3	日付、金額、用途を入力し、領収書の画像を添える	用途は「誰と、何のために」まで書く
4	入力した金額と領収書の金額が一致しているかを確かめる	入力の誤りによる差し戻しを防ぐため
5	「申請」を押す	押したあとは取り消せないため、4を必ず済ませてから押す
6	翌営業日に申請の状態を確かめ、差し戻しがあれば直して再申請する	月末の締めに間に合わせるため

手順書を新しく入った人の教育に使う

手順書は、新しく入った人の教育にもそのまま使えます。教育の場面で使うと、手順書の分かりにくい箇所も見つかるため、手順書の改善にもつながります。

教える順番を手順書の一覧で決める

新しく入った人に教える作業を、手順書の一覧から選び、教える順番を決めます。最初の1週間で覚える作業、1か月で覚える作業、3か月で覚える作業のように分けておくと、新しく入った人は何をいつまでに覚えればよいかが分かり、教える側も教える内容がそろいます。

最初は横で見ながら、手順書だけでやってもらう

教えるときは、最初に教える人が手順書を見ながら作業してみせ、次に新しく入った人に手順書だけを見て作業してもらいます。教える人は横で見守り、手が止まった箇所や質問が出た箇所を記録しておきます。その記録が、手順書を直すいちばん確かな材料になります。

覚えたら、手順書の直しに参加してもらう

作業を覚えた人に、手順書の分かりにくかった箇所を直してもらうのも効果的です。覚えたばかりの人は、どこでつまずいたかをはっきり覚えています。教わる側だった人が手順書を直す側に回ると、次に入ってくる人にとってさらに分かりやすい手順書になっていきます。

1本の手順書の長さの目安

手順書を書いていると、どこまで細かく書けばよいか迷うことがあります。目安は、「その作業を初めてする人が、手順書だけで最後まで進められるか」です。慣れた人には当たり前の動作でも、初めての人がつまずきそうなら書きます。

一方で、1本の手順書に手順が30も40も並ぶと、読む人は途中で全体を見失います。手順が多くなりすぎた場合は、「準備」「作成」「確認」のようなまとまりごとに手順書を分け、全体の流れを示す1枚の目次を用意すると読みやすくなります。

手順書を作る道具の選び方

手順書は、特別な道具がなくても作れます。職場で使い慣れた道具から選ぶのが、いちばん長続きします。

道具	向いている場面
文書作成ソフト	文章が中心で、印刷して使うことも多い手順書
表計算ソフト	手順を表で並べたい、項目が多い手順書
オンラインの共同編集の文書	複数の人で書き、すぐに更新を反映したい手順書
画面の録画	画面の操作が中心で、文章では伝えにくい手順

録画は分かりやすい一方で、画面が少し変わっただけで撮り直しが必要になり、更新の手間がかかります。文章と画面の写真を基本にし、特に分かりにくい操作だけを短い動画で補う形にすると、更新の負担を抑えられます。

手順書を古くしない更新の仕組み

手順書は、作った時点から古くなり始めます。使われ続ける手順書にするには、更新の仕組みを最初から決めておくことが欠かせません。手順書の更新について、システム導入の支援をする会社の解説では次のように書かれています。

手順書はSTEP4でいったん完成です。その後は実際に使ってみて、ユーザから改善要望が出たり、業務ルールの変更、システムのバージョンアップ、機器の交換等によって手順が変わったりしたら、手順書も手直しして常に最新の情報にアップデートしていきます。出典: crest-con.co.jp

見直しのきっかけを決めておく

見直しには、決まった時期に行う定期の見直しと、何かが起きたときに行うきっかけの見直しがあります。

種類	きっかけの例
定期の見直し	半年に1回、年度の初めなど、時期を決めて全体を点検する
きっかけの見直し	道具の画面の変更、社内の決まりの変更、作業での間違い、同じ質問が繰り返し出たとき

特に「同じ質問が繰り返し出た」ときは、手順書の書き方が分かりにくいか、手順書に書かれていない例外が起きている合図です。質問に答えたら、その答えを手順書に書き足すところまでを1つの流れにしておきます。

作業する人が直しを提案できるようにする

手順書の不備に最初に気づくのは、実際に作業する人です。作業する人が「ここが分かりにくい」「画面が変わっている」と気軽に伝えられる仕組みを作っておくと、手順書が自然に新しく保たれます。手順書の末尾に、直しの提案を受け付ける連絡先を書いておくだけでも効果があります。

手順書の書き方をそろえる「書き方の決まり」

手順書が増えてくると、書く人によって書き方がばらばらになってきます。ある手順書は「です・ます」で、別の手順書は「である」で書かれている。同じボタンが手順書によって違う名前で呼ばれている。こうしたばらつきは、読む人を迷わせます。手順書を何本も作る場合は、最初に短い「書き方の決まり」を作っておくと、全体がそろいます。

決めておくこと	例
文体	手順は「〜する」で終える。説明の文は「です・ます」
道具の画面の名前	実際の画面の表示どおりに書き、かぎかっこで囲む
数字と日付	数字は半角、日付は「毎月5日」のように書く
用語	社内でよく使う言葉の一覧を作り、言い換えずに使う
注意の書き方	取り返しのつかない操作の前に、枠で囲んで書く

用語の一覧を作っておく

特に効果が大きいのが、用語の一覧です。「得意先」「取引先」「顧客」のように、同じものを指す言葉が混ざっていると、読む人は別のものだと受け取ってしまうことがあります。社内で使う言葉を1つに決めて一覧にし、手順書を書く人全員がそれに合わせるようにすると、読み違いが減ります。用語の一覧そのものも、手順書と同じ場所に保存しておきます。

手順書づくりでよくある失敗と立て直し方

手順書づくりでよく起きる失敗と、その立て直し方を整理しておきます。

よくある失敗	立て直し方
詳しい人に書いてもらったら、当たり前の手順が抜けていた	作業を横で見ながら書き出し、慣れていない人に試してもらう
細かく書きすぎて、読むのに時間がかかる	手順の本文は動作だけにし、補足は別の欄やリンク先に分ける
道具の画面が変わって、手順が合わなくなった	画面の写真に撮った日を書き、見直しのきっかけに画面の変更を入れる
手順書がどこにあるか分からない	保存場所を1か所に決め、マニュアルの中に一覧を載せる
作ったきり誰も直さない	更新日と責任者を書き、直しの提案を受け付ける連絡先を書く

失敗の多くは、「書くこと」に力を使い切り、「使い続けること」を後回しにしたことから起きています。最初の1本を作る段階から、保存場所と更新の仕組みまで決めておくことが、長く使われる手順書への近道です。

在宅やリモートのチームで手順書を使うときの工夫

在宅で働くメンバーが多いチームでは、隣の席の人に聞くことができません。その分、手順書の役割が大きくなりますが、使い方にも工夫が必要です。

書き出しは画面の共有で行う

在宅のチームで手順を書き出すときは、作業に詳しい人に画面を共有してもらい、実際に作業しながら説明してもらうのが効率的です。録画しておけば、書き出すときに何度でも見返せます。録画には取引先の名前や個人の情報が写ることがあるため、保存する場所と保存する期間を決め、手順書が完成したら不要な録画は削除します。

権限とログイン情報の扱いを分ける

手順書には「この画面にログインする」という手順が出てきますが、パスワードそのものを手順書に書いてはいけません。手順書には「ログイン情報は管理表を参照」とだけ書き、ログイン情報は別の安全な場所で管理します。在宅のメンバーが自分の端末で手順書を開くことを考えると、手順書と秘密の情報を分けておくことは特に大切です。

質問を受ける窓口を決めておく

手順書を読んでも分からないとき、在宅のメンバーは誰に聞けばよいか迷いがちです。手順書ごとに質問を受ける人やチャットの場所を書いておくと、質問が届きやすくなります。届いた質問は、手順書を直すきっかけとして記録しておきます。

業種によっては手順に沿った管理が求められる

業種によっては、手順を決めて、それに沿って作業し、記録を残すことが制度として求められている場合があります。

たとえば食品を扱う事業者は、厚生労働省のHACCP（ハサップ）のページによると、令和3年6月1日から、原則としてすべての食品等事業者がHACCPに沿った衛生管理に取り組むことになっています。HACCPとは、食品の製造や調理の工程で起こりうる危険をあらかじめ考え、特に重要な工程を決めて管理し、記録する衛生管理の方法のことです。決めた手順に沿って作業し、記録を残す流れは、業務の手順書の考え方と重なります。食品製造業でHACCPに対応するための設備投資と補助金については、食品製造業のHACCP義務化対応2026｜設備投資に使える補助金と対応手順で整理しています。

対象になるかどうかや、求められる内容は、扱う食品や事業の規模で変わるため、保健所や厚生労働省の案内で確かめてください。

作成と更新の作業を担当つきで回す

手順書づくりで最もよく起きるのは、作業が途中で止まることです。担当者が忙しくなる、誰がどこまで進めたか分からなくなる、更新の時期を忘れる。こうした停滞を防ぐには、作成や更新の作業そのものを、担当と期限つきの仕事として見える形にしておくことが効果的です。

表計算ソフトの一覧で管理する

手順書の題名、担当者、期限、状態（未着手・作成中・試し中・確認待ち・完了）、最終の更新日を列にした一覧を表計算ソフトで作るのが、最も手軽な方法です。ただ、複数の人が同時に書き込むと行き違いが起きたり、誰かが更新しないと情報が古いまま残ったりします。期限が近づいても通知はされないため、会議の場で初めて遅れに気づくことも少なくありません。

ボードで管理する

作成と更新の作業を担当と期限つきで回す方法の1つが、プロジェクト管理の道具のPinatecaです。公式サイトによると、カンバン・ガント・カレンダー・リスト・ディスカッション・グリッド・時間割・リソースの8種類のボードがあり、チャットも内蔵されています。

たとえばカンバンボードに「未着手」「作成中」「試し中」「確認待ち」「完了」の列を作り、手順書1本ごとにカードを作って担当者と期限を設定すれば、どの手順書が誰のところで止まっているかが一目で分かります。カードの中にはチェックリストを作れるので、6つのステップを並べて進み具合を確かめることもできます。半年ごとの定期の見直しは、ガントボードで期間を横に並べると、ほかの仕事と重なっていないかを確かめやすくなります。料金ページでは、5人までのチームならボード10個まで無料で使えると案内されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

手順書づくりの力が活きる仕事

業務の手順を整理して文書にする力は、在宅で請け負える仕事にもつながります。

手順書の作成を請け負う

小さな会社では、手順書を作る時間を取れる人がいないことがよくあります。業務の聞き取りから手順書の作成、更新の仕組みづくりまでを外部に頼む会社もあり、在宅で請け負える仕事の1つです。この記事で説明した6つのステップは、そのまま仕事の進め方として使えます。

手順書から自動化や仕組みづくりへ

手順が文字になっていると、どの手順を道具で自動化できるかが見えてきます。決まった手順をパソコンに自動でさせる仕事は、RPA・業務自動化ツールのお仕事で紹介しています。生成AIを業務に取り入れる手伝いに関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事も参考になります。手順書をもとに業務のための仕組みそのものを作る仕事は、Web・業務システム開発のお仕事で紹介しています。

業務の改善を体系的に学びたい人には、経営の診断と助言の国家資格である中小企業診断士の資格ガイドも参考になります。

運営者の視点で見た、手順を言葉にできる人が頼られる理由

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、自分の仕事の手順を言葉にしています。依頼を受けたときに確かめる項目、作業の進め方、納品のときの確かめ方が決まっていて、どの依頼でも同じ品質で返せる。手順書は、その人の仕事の質を支える土台です。

また、依頼する側の業務の手順を聞き取り、分かりやすい手順書に整えられる人は、依頼する側から「この人に任せると社内が回るようになる」と感じてもらえます。手順書づくりは、作業そのものだけでなく、依頼する側の困りごとを解く仕事だからです。

仲介の手数料がかからない直接のやりとりでは、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手順を整える仕事は、一度任されると、更新や別の業務の手順書づくりへと継続しやすい分野です。まずは自分が毎月繰り返している作業を1つ選び、この記事の項目と6つのステップに沿って手順書にしてみてください。