WBSを無料のツールで作る手順と、Excelから移るときに確かめたいこと

2026年8月14日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓WBSを無料のツールで作りたい人向けに
✓作業を分解する手順と例
✓表計算・無料のデスクトップソフト・クラウドの無料プラン・Redmineの違いを公式の記載で整理し

WBSを無料のツールで作りたいと考えて検索すると、「おすすめ10選」のような一覧がたくさん出てきます。ただ、一覧を眺めても、自分のプロジェクトにどれが合うのか、今使っているExcelの表から移す価値があるのかは、なかなか判断できません。

WBSの道具選びで大切なのは、道具の名前より先に「どこまでを道具に任せたいか」を決めることです。作業の洗い出しだけなら表計算で十分ですし、日程の管理や進み具合の共有まで任せたいなら、ガントチャートを持つ道具が向いています。

この記事では、WBSの作り方の基本と具体例から始めて、無料で使える道具の種類と違いを2026年10月3日時点の公式ページの記載で整理し、Excelから移るときに確かめておきたい点と、移行の進め方までを順に解説します。

WBSとは何か、なぜ道具選びで迷うのか

WBSとは、Work Breakdown Structureの略で、日本語では「作業分解構成図」と訳されます。プロジェクトで作るもの（成果物）を出発点に、それを作るための作業を大きな単位から小さな単位へと段階的に分けていき、木の枝のような階層の形に整理したものです。

たとえば「会社のWebサイトを作り直す」というプロジェクトなら、最上位にプロジェクト全体があり、その下に「企画」「デザイン」「実装」「公開準備」のような大きな区切りが並び、さらにその下に「競合サイトを調べる」「サイトの構成案を作る」といった具体的な作業がぶら下がります。この、いちばん下の具体的な作業のまとまりを、ワークパッケージと呼びます。担当者を1人決めて、期間と工数を見積もれる大きさの作業のことです。

WBSを作る目的は、大きく3つあります。

・作業の抜け漏れをなくす（全体を分解し切ることで、忘れていた作業が見つかる）
・見積もりの根拠を作る（小さな作業ごとに工数を積み上げると、全体の見積もりが説明しやすくなる）
・担当と責任をはっきりさせる（作業ごとに担当者が決まる）

道具選びで迷う理由

WBSの道具選びで迷いやすいのは、「WBSツール」と呼ばれるものの中身が、実はかなり幅広いからです。作業を階層で書き出すだけの表計算のテンプレートも、ガントチャートで日程を引けるプロジェクト管理の道具も、どちらも「WBSツール」として紹介されています。

ところが、この2つは目的が違います。前者は「作業を洗い出して整理する」道具で、後者は「洗い出した作業を日程に乗せて進める」道具です。洗い出しだけをしたい人が高機能なプロジェクト管理の道具を入れると、設定に時間を取られて肝心の分解が進みません。逆に、進み具合の共有までしたいのに表計算だけで回そうとすると、更新が追いつかず、表がすぐに古くなります。

まずは、自分が道具に任せたい範囲がどこまでかを決めることが、無料の道具を選ぶ最初の一歩です。

WBSを作る基本の手順

道具の話に入る前に、WBSそのものの作り方を整理しておきます。手順が分かっていると、道具に求める機能もはっきりします。

手順1：最終的な成果物を決める

最初に、プロジェクトが終わったときに何ができあがっているのかを書き出します。「Webサイトを公開する」「新しい研修資料を配る」「社内の申請手続きをオンラインに切り替える」など、目に見える形で書くのがポイントです。ここが曖昧だと、分解の途中で範囲が膨らみます。

手順2：大きな区切りに分ける

成果物を作るための大きな区切りを3〜7個程度に分けます。区切り方は、工程（企画、設計、制作、確認）で分ける方法と、成果物の部品（トップページ、会社概要、問い合わせフォーム）で分ける方法があります。チームで仕事を分担するときの単位に近いほうを選ぶと、担当を決めやすくなります。

手順3：作業の単位まで分解する

大きな区切りを、さらに具体的な作業へと分けていきます。どこまで分解するかの目安として、1つの作業が1人で数日から2週間程度で終わる大きさ、と考えるとちょうどよい粒度になりやすいです。「8時間から80時間の範囲に収める」という目安もよく使われますが、チームの仕事の性質に合わせて決めてかまいません。大事なのは、担当者が「何をすれば終わりか」を説明できる大きさにすることです。

手順4：担当者、工数、期間を入れる

分解した作業ごとに、担当者、見積もりの工数（何時間かかるか）、開始日と終了日を入れます。ここで初めて、WBSが日程の計画に変わります。工数の見積もりは、過去に似た作業をしたときの記録があれば、それを根拠にすると精度が上がります。

手順5：作業のつながりを決めて、日程に並べる

最後に、「この作業が終わらないと次に進めない」というつながり（依存関係）を決め、日程の上に並べます。日程を横棒で並べた図がガントチャートです。WBSが「何をやるか」の一覧だとすれば、ガントチャートは「いつやるか」の図、と考えると違いが分かりやすくなります。

Webサイト制作を例にしたWBSの具体例

手順だけでは分かりにくいので、小さなWebサイト制作を例に、WBSの形を示します。

番号	作業	担当	工数の目安
1	企画	ディレクター
1.1	現在のサイトの課題を整理する	ディレクター	8時間
1.2	競合サイトを5社調べる	ディレクター	6時間
1.3	サイトの構成案を作る	ディレクター	10時間
2	デザイン	デザイナー
2.1	トップページのデザイン案を作る	デザイナー	16時間
2.2	下層ページのデザインを作る	デザイナー	24時間
3	実装	エンジニア
3.1	ページを組む	エンジニア	32時間
3.2	問い合わせフォームを作る	エンジニア	8時間
4	公開準備	全員
4.1	表示の確認と修正	全員	12時間
4.2	公開と公開後の確認	エンジニア	4時間

この例では、番号の「1」「2」が大きな区切り、「1.1」「1.2」がワークパッケージにあたります。番号を階層で振っておくと、行の順番が入れ替わっても、どの作業がどの区切りに属するかが分かります。

表にしてみると、工数の合計が見えるだけでなく、デザインが終わらないと実装に入れない、といったつながりも自然に意識されます。この段階では、まだ表計算で十分です。日程を引き、進み具合を毎日更新し、複数人で見る段階になって初めて、専用の道具の出番が来ます。

現場で起きやすい分解の失敗

WBSを初めて作るときによくあるのが、作業を細かく分けすぎてしまうことです。「メールを送る」「ファイルを保存する」まで1行にすると、表が数百行になり、更新する人がいなくなります。逆に、「デザイン一式」のように大きすぎる作業を残すと、進み具合が「やっている途中」としか言えず、遅れに気づけません。迷ったら、週に1回の進捗確認で「終わった、終わっていない」を答えられる大きさを目安にしてください。

WBSの工数を見積もるときの考え方

WBSを作るうえで、多くの人が最も悩むのが工数の見積もりです。分解はできても、「この作業に何時間かかるか」を数字にするのは簡単ではありません。道具の機能とは別に、見積もりの考え方を押さえておくと、どの道具を使っても計画の精度が上がります。

過去の記録から見積もる

いちばん確かなのは、過去に似た作業をしたときの記録を使う方法です。前回のWebサイト制作で、トップページのデザインに何時間かかったかが分かっていれば、それを出発点にできます。記録がない場合は、今回のプロジェクトから実績を残し始めることが、次の見積もりへの投資になります。

3つの見積もりから幅を出す

記録がない作業は、「うまくいった場合」「普通の場合」「手間取った場合」の3つの時間を考え、その幅で見積もる方法があります。たとえば、普通なら8時間、うまくいけば6時間、手間取れば14時間と考えれば、計画には8時間より少し長めの時間を入れておく、といった判断ができます。1つの数字だけで見積もるより、どこに余裕を持たせるべきかが見えやすくなります。

担当者本人に見積もってもらう

工数は、実際に作業する人に見積もってもらうのが基本です。リーダーが代わりに見積もると、作業する人の得意不得意が反映されず、あとで大きくずれることがあります。担当者の見積もりを聞いたうえで、リーダーが全体の余裕を調整する、という役割分担が現実的です。

確認と修正の時間を忘れない

見積もりで見落とされやすいのが、確認と修正にかかる時間です。デザインを作る時間は見積もっても、相手に見せて意見をもらい、直す時間を入れ忘れると、日程は必ず遅れます。相手の確認待ちの日数も、作業として1行に入れておくと、遅れの原因が見えやすくなります。とくに取引先の確認が入る仕事では、相手が確認に使える日を最初にすり合わせておくことが大切です。

無料で使えるWBSの道具は4つの種類に分かれる

無料でWBSを作れる道具は、大きく4つの種類に分けられます。それぞれ得意なことと、苦手なことがはっきりしています。

1. 表計算（ExcelやGoogleスプレッドシート）

最も手軽なのが表計算です。前の節の例のような表は、すぐに作れます。セルの塗りつぶしで簡易的なガントチャートを描く方法も広く使われています。

得意なのは、自由に列を追加できること、取引先にファイルで渡しやすいことです。苦手なのは、日程が1つずれたときに、後ろの作業をすべて手で直さなければならないこと、複数人が同時に更新すると最新版が分からなくなることです。

2. 無料のデスクトップ用ソフト

パソコンにインストールして使う、無料のガントチャートソフトもあります。たとえばGanttProjectは、公式サイトで無料で使えるプロジェクト管理アプリとして案内されており、Windows、macOS、Linuxで動き、データは手元のパソコンに保存されます。Microsoft Projectのファイル形式の一部を読み込めることも公式サイトに書かれています。

得意なのは、ネットにつながなくても使えること、ガントチャートを本格的に引けることです。苦手なのは、チームで同じ画面を共有して同時に更新する使い方です。

3. クラウドのプロジェクト管理の道具（無料プラン）

ブラウザで使うプロジェクト管理の道具の多くは、無料プランを用意しています。チームの全員が同じ画面を見て、作業の担当や進み具合を更新できるのが最大の利点です。

ただし、無料プランでガントチャートやタイムラインを使えるかどうかは、道具によって違います。この点は次の節で詳しく比べます。

4. 自分でサーバーを用意して使うオープンソース

Redmineのように、ソフトウェアそのものが無料で公開されていて、自分でサーバーに入れて使う道具もあります。公式サイトによると、Redmineは自分でサーバーを用意して使える柔軟なプロジェクト管理のWebアプリで、オープンソースとしてGNU General Public License v2のもとで公開されています。主な機能にはガントチャートとカレンダー、作業時間の記録、カスタムフィールドなどが挙げられています。

得意なのは、利用料がかからず、人数の上限もないことです。苦手なのは、サーバーの準備、更新、障害への対応を自分たちで行う必要があることです。2026年9月30日には新しい版が公開されており、こうした更新を取り込む作業も運用の一部になります。

クラウドの無料プランでWBSとガントチャートを使えるか比べる

クラウドの道具は、無料プランの範囲でどこまでWBSと日程の管理ができるかが、選ぶときの決め手になります。主な道具の記載を、公式の料金ページで確かめた内容でまとめます。

道具	無料プランの人数	日程の画面（ガント、タイムライン）
Jira	10ユーザーまで	無料プランにタイムラインの画面あり
Backlog	10ユーザー・1プロジェクトまで（フリープラン）	ガントチャートはスタンダード以上
Asana	2人まで	タイムラインとガントはStarter以上
Trello	ワークスペースあたり10人まで	タイムラインはPremium以上

Jiraの料金ページでは、無料プランについて次のように案内されています。

最大 10 ユーザーが永久に無料バックログ、リスト、ボード、タイムライン、カレンダー、要約の各ビュー出典: atlassian.com

Jiraはもともとソフトウェア開発の課題管理から広がった道具で、用語や設定の項目が多めです。開発チームなら馴染みやすい一方、事務や制作のチームでは、最初の設定に少し時間がかかることがあります。

Backlogは、有料プランの30日間無料の試用とは別に、最大10ユーザー・1プロジェクトまで使えるフリープランがあると料金ページに書かれています。ガントチャートが含まれるのは有料のスタンダードプラン以上で、表示範囲は6か月分と注記されています。また、公式ブログでは、2027年1月1日からプラン体系が新しくなり、2026年12月31日で現在のプランの新規契約が終わると告知されています。

Asanaの無料プランは2人までで、リスト、ボード、カレンダーの画面は使えますが、タイムラインとガントチャートは有料のStarterプラン（1ユーザーあたり月額1,200円、年払い、税抜）からです。Trelloも、タイムラインを含む画面はPremiumプラン（1ユーザーあたり月額10ドル、年払い）からとなっています。

表から分かること

無料のまま、チームでWBSを日程に乗せて共有したい場合、候補はかなり絞られます。人数とガントの両方を無料で満たす道具は多くありません。一方で、「作業の分解と担当の管理は無料プランのボードやリストで行い、日程の図は表計算で別に作る」という組み合わせなら、選べる道具は広がります。

どこまでを1つの道具で済ませたいかによって、答えが変わるということです。

Excelから移るときに確かめたいこと

いまExcelでWBSを管理していて、専用の道具への移行を考えているなら、申し込む前に次の点を確かめておくと、移したあとに困りません。

階層の深さを表せるか

Excelでは、番号を「1.1.1」のように振れば、何段でも階層を作れます。一方、道具によっては、タスクの下にサブタスク（子の作業）を1段だけ作れる、2段まで作れる、といった制限があります。いまのWBSが何段の階層で書かれているかを数え、道具でそのまま表せるかを試しておきましょう。表せない場合は、上の階層をボードやプロジェクトの区切りに、下の階層をタスクにする、といった置き換えを考えます。

独自の列を持てるか

Excelでは、「見積もり工数」「実績工数」「顧客名」「優先度」のように、自由に列を追加できます。道具でも同じ項目を持てるかは、カスタムフィールド（自分で追加できる入力欄）があるかどうかで決まります。無料プランでカスタムフィールドが使えない道具もあるので、料金ページの比較表で確かめてください。

作業のつながりと日程の自動調整

Excelで最も手間がかかるのが、日程が1つずれたときに、後ろの作業の日付を手で直す作業です。道具に移す大きな理由がここにあるなら、依存関係を設定でき、前の作業がずれたら後ろも動く仕組みがあるかを確認しましょう。依存関係は有料プランに限られることが多い機能です。

取り込みの方法

数十行以上のWBSを手で打ち直すのは現実的ではありません。CSV（表計算から書き出せる、カンマ区切りの文字データ）の取り込みに対応しているか、対応していれば、どの列がどの項目に入るのかを確かめます。取り込みの前に、Excel側で列の名前と日付の形をそろえておくと、失敗が減ります。

社外の人にどう見せるか

取引先にWBSを提出する仕事では、「ファイルで渡せること」が意外と大事です。道具から表や図を書き出せるか、印刷やPDFにできるか、閲覧だけの権限で相手を招けるかを確認しておきましょう。相手がその道具のアカウントを持っていない場合の見せ方も、事前に決めておく必要があります。

誰が更新するのか

最後に、道具に移したあと、誰が日々の更新をするのかを決めておきます。Excelではリーダーが1人で更新していたとしても、道具に移したら各担当者が自分の作業を更新する形に変えないと、移した意味が薄れます。

Excelから移す手順と、Excelのままでよいケース

確かめる点が整理できたら、実際の移行は次の順で進めると無理がありません。

移行の手順

いまのWBSから、終わった作業を除き、これから進める作業だけを残す
列の名前と日付の形をそろえ、CSVで書き出す
道具の無料プランか試用期間で、1つのプロジェクトだけを取り込んでみる
担当者に自分の作業を2週間更新してもらい、使い勝手を確かめる
問題がなければ、残りのプロジェクトを移し、Excelの表は「移行前の記録」として保管する

過去の作業まですべて移そうとすると、取り込みの手間が膨らみます。履歴はExcelのファイルとして残し、道具には「これから」の作業だけを入れるのが現実的です。

Excelのままでよいケース

一方で、無理に道具へ移さなくてよい場合もあります。

・1人か2人で進める小さなプロジェクトで、日程の変更が少ない
・WBSを作るのは見積もりの段階だけで、実際の進行は別の方法で管理している
・取引先がExcelでの提出を求めていて、道具から書き出すとかえって手間が増える

こうした場合は、Excelのテンプレートを整えるほうが効果的です。番号の振り方、工数の列、担当者の列を固定したひな形を作っておくだけで、次のプロジェクトの立ち上がりがかなり早くなります。

ひな形に入れておくと便利な列は、番号、作業名、担当者、見積もり工数、実績工数、開始予定日、終了予定日、状態（未着手、作業中、完了）、備考の9つです。状態の列は入力の候補を3つに限定しておくと、人によって書き方がばらつかず、あとで絞り込みや集計がしやすくなります。表計算でも、ファイルの保存場所を1か所に決め、更新した人と日付を備考に残すだけで、最新版がどれか分からなくなる問題はかなり防げます。

業務の流れを道具に置き換える仕事は、手作業の自動化の分野とも重なります。表計算での集計や転記を自動にする仕事の全体像はRPA・業務自動化ツールのお仕事で紹介しています。また、道具の導入費用を抑える方法として、補助金の対象になる場合もあります。IT導入補助金でAIツールを導入する方法2026｜対象ツールと申請のポイントでは、対象となるツールと申請の流れを整理しています。

無料のWBSツールを選ぶ判断の順番

ここまでの内容を踏まえて、無料のWBSツールを選ぶときの判断の順番を整理します。上から順に答えていくと、自分に合う種類が自然に決まります。

質問1：WBSを見る人は何人か

自分1人、または2人で見るだけなら、表計算かデスクトップ用ソフトで十分です。3人以上が同じWBSを見て、それぞれが自分の担当を更新するなら、クラウドの道具が向いています。表計算でも共有はできますが、同時に更新する人が増えるほど、誰がどこを変えたのかが分かりにくくなります。

質問2：日程の図まで道具に任せたいか

作業の洗い出しと担当の管理だけなら、ボードやリストの画面がある道具で足ります。日程を横棒で並べ、遅れを図で見たいなら、ガントチャートやタイムラインの画面が必要です。前の節の表のとおり、この画面を無料プランで使える道具は限られるので、ここで候補が大きく絞られます。

質問3：サーバーを自分たちで管理できるか

社内にサーバーの運用に慣れた人がいて、更新やバックアップを担えるなら、Redmineのようなオープンソースも選択肢に入ります。利用料はかかりませんが、サーバーの費用と、保守にかかる時間は見ておく必要があります。担える人がいなければ、クラウドの道具を選ぶほうが安全です。

質問4：1年後に人数はどうなっていそうか

いまは3人でも、半年後に業務委託のメンバーが加わる予定があるなら、無料プランの人数の上限と、有料に移ったときの単価を先に確かめておきましょう。無料の上限に当たってから慌てて別の道具を探すと、WBSを再び移し替える手間が発生します。

質問5：取引先との受け渡しはどうするか

WBSを取引先に提出する仕事が多いなら、道具から表や図を書き出せるか、閲覧だけの権限で相手を招けるかが決め手になります。社内だけで使うなら、この点はそれほど気にしなくてかまいません。

この5つに答えると、「2人で洗い出しだけなら表計算」「5人でガントまで共有したいならクラウドの無料プランのうちガントを持つもの」「10人以上で人数の上限を気にしたくないならサーバーを用意してオープンソース、または有料プラン」といった具合に、選ぶ種類が決まります。

WBSを作ったあと、運用し続けるためのコツ

WBSは作って終わりではありません。プロジェクトの途中で作業が増えたり、日程がずれたりするたびに更新し、常に「いまの計画」を表している状態を保つことが大切です。どの道具を使う場合でも共通する、運用のコツを整理します。

最初の計画を「基準」として残しておく

プロジェクトが始まる時点のWBSと日程を、変更する前の基準として保存しておきます。この基準があると、途中で「当初の予定より何日遅れているか」「どの作業が増えたか」を説明できます。表計算なら、開始時点のファイルを別名で保存しておくだけでも十分です。

更新の頻度を決める

担当者が自分の作業の状況を更新する頻度を、チームで決めておきます。毎日でなくても、週に1回、決まった曜日に更新する、と決めるだけで、WBSが古くなるのを防げます。更新された内容をもとに、短い打ち合わせで遅れている作業を確認すると、手を打つのが早くなります。

作業が増えたときは、どこに入れるかを決めてから追加する

プロジェクトの途中で新しい作業が見つかることはよくあります。そのとき、とりあえず一覧の最後に追加すると、どの区切りに属する作業なのかが分からなくなります。必ず、既存の階層のどこに入る作業なのかを決めてから追加しましょう。どこにも入らない作業が増えてきたら、最初の分解の仕方を見直す合図です。

実績の工数を記録する

見積もりの工数だけでなく、実際にかかった工数も記録しておくと、次のプロジェクトの見積もりの精度が大きく上がります。とくに、毎回似た作業が発生する仕事では、この記録が貴重な資産になります。見積もりと実績の差が大きかった作業は、分解が足りなかったのか、想定外の作業が入ったのかを振り返っておくと、次の分解に活かせます。

終わった作業は、消さずに完了の印を付ける

完了した作業の行を削除すると、あとから振り返ることができなくなります。完了の印を付けて残し、表示だけを絞り込む形にしておけば、プロジェクトの終わりに全体の流れを確認できます。

ガントチャートまで無料で試したいときの候補

前の節で見たとおり、ガントチャートやタイムラインを無料プランで使える道具は限られます。WBSで分解した作業を、日程の図まで含めて少人数のチームで無料で試したい場合の候補の1つに、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）があります。

公式の料金ページによると、Pinatecaのフリープランは5人まで、ボード10個まで期限なしで無料で、クレジットカードの登録は不要です。カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードと、カスタムフィールド、権限ロール、チャットとコメントが無料プランから使えます。機能一覧のページでは、ガントチャートはカードの期間を横棒で並べ、バーをドラッグして開始日や締切を変えられると説明されており、カードの中にサブタスクのチェックリストを作れることも案内されています。ファイル容量は無料プランで1GBです。6人以上のチームや、ボードを10個より多く使う場合は有料プランが前提になるので、チームの規模と照らし合わせて検討してください。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

WBSを作れる人が評価される理由

最後に、在宅ワークや業務委託の仲介を長く運営してきた立場から、WBSを作る力が仕事の上でどう評価されているかを整理します。

運営者として見てきた限りでは、継続して仕事を任される人ほど、仕事を受けた最初の段階で作業を分解し、「この順番で、この日までに、ここまで出します」と相手に示しています。発注する側にとって、進め方が最初に見える相手は、それだけで安心して任せられる相手です。WBSは大きなプロジェクトのためだけの道具ではなく、1人で受ける仕事でも、信頼を得るための説明の型として役に立ちます。

もう1つ見えているのは、進め方を共有できる関係ほど、仲介の手数料がかからない直接のやり取りに移りやすいということです。中間のマージンが乗らなければ、同じ予算で発注する側はより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。WBSのように作業と日程が見える形で共有されていると、直接のやり取りでも互いに確認しやすく、そうした関係が長続きしやすいのです。

こうした段取りの力は、単価にも表れます。開発の分野では、要件の整理から日程の管理までを担える人ほど、上流の仕事を任されやすくなります。職種ごとの相場はソフトウェア作成者の年収・単価相場で確認できます。文章の仕事でも、構成案と締め切りを最初に示せる人は継続の依頼につながりやすく、編集や執筆の相場は著述家，記者，編集者の年収・単価相場にまとまっています。WBSの作り方を身につけることは、道具を選ぶこと以上に、仕事の進め方そのものを強くしてくれます。

よくある質問

Q. WBSは無料のツールだけで作れますか？

作れます。作業を洗い出して階層に整理するだけなら、ExcelやGoogleスプレッドシートで十分です。日程の図まで作りたい場合は、無料のデスクトップ用ガントチャートソフトや、クラウドのプロジェクト管理の道具の無料プランを使う方法があります。無料プランでガントチャートを使えるかは道具によって違うので、公式の料金ページで確かめてください。