無料で使えるフォーム作成ツールの比べ方と、有料に移る目安

2026年8月10日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓フォーム作成ツールを無料で使うときの比べ方を
✓Googleフォーム・formrun・フォームズ・フォームメーラー・Halictの無料プランの範囲から整理します
✓回答数や保存期間の上限

問い合わせ、申込、アンケート。どれもフォームを1つ作れば受け付けられます。フォーム作成ツールには無料で使えるものが多く、Googleフォームのように完全に無料のものから、有料プランの入口として無料プランを用意しているものまであります。ただ、無料の範囲はツールごとにまったく違い、作ってから「回答が30件で止まった」「広告が出る」「半年で回答が消える」と気づくことも少なくありません。

この記事では、無料で使える主なフォーム作成ツールの無料の範囲を、2026年10月時点の公式の料金ページで確かめて比べます。そのうえで、用途ごとの選び方と、有料プランに移る目安を整理します。結論を先に書くと、比べるべきなのは「作れる質問の種類」ではなく「回答の上限」「保存期間」「表記」「届いた後の対応のしやすさ」の4つです。届いた回答を担当と状況で管理し、同じ画面から返信まで送りたい場合の選択肢として、Halictにも触れます。

フォーム作成ツールの無料版は「作る」より「届いた後」で差がつく

フォーム作成ツールとは、プログラムを書かずに、画面の操作だけで入力フォームを作って公開できる道具のことです。質問を並べ、URLを配るか自分のサイトに埋め込めば、すぐに回答を受け付けられます。

ぶっちゃけ、フォームを「作る」部分の差は小さくなっています。どのツールでも、名前・メールアドレス・選択肢・自由記述・日付といった基本の質問は作れますし、スマートフォンでの表示にも対応しています。テンプレートから始めれば、10分もあれば公開まで進みます。

差がつくのは、回答が届いた後です。

・回答が何件まで受け付けられるか
・回答がいつまで保存されるか
・回答が届いたことを、誰に、どこへ知らせられるか
・回答者に自動で返信できるか
・届いた1件ごとに、誰が対応したか、どこまで進んだかを記録できるか
・返信をどこから送るか

無料プランの制限は、ほとんどがこの「届いた後」の部分にかかっています。そのため、ツールを比べるときは、フォームの見た目より先に、届いた後の流れを考える必要があります。

フォームが使われる場面も広がっています。会社の問い合わせ窓口だけでなく、個人のフリーランスが見積もりの依頼を受けるフォーム、教室の体験の申込、イベントの参加受付、社内の備品の申請まで、紙やメールで受けていた受付がフォームに置き換わっています。受付の件数が少ないうちは無料で十分でも、件数や関わる人数が増えると、無料プランの上限に当たる時期が来ます。どの時点で何が足りなくなるかを先に知っておけば、ツールを選び直す手間を減らせます。

無料で使える主なフォーム作成ツールの無料の範囲

小さな事業者や個人がよく使う6つのツールについて、無料で使える範囲を整理しました。料金と上限は、2026年10月時点の各社の公式ページで確かめたものです。

ツール	無料で使える範囲の主な内容	有料プランの入口
Googleフォーム	Googleアカウントで無料。回答はスプレッドシートに保存できる	なし（組織向けはGoogle Workspace）
Microsoft Forms	Microsoftアカウントで使える。アンケート・テスト・投票	組織向けはMicrosoft 365
formrun	FREE：フォーム1個、1フォームあたり月30件、メンバー1人	BEGINNER 年間契約で1か月あたり2,980円（税抜）
フォームズ	フリー：1フォームあたり保存100件、項目12、広告表示あり	パーソナル 1年7,900円（税込）
フォームメーラー	Free：フォーム5個、項目7、回答保存期間6か月、表記あり	Lite 1か月あたり1,485円（税込）
Halict	フリー：メンバー1人、フォーム数と回答数は無制限	スターター月額2,980円（税抜）

Googleフォーム

Googleフォームは、Googleアカウントがあれば無料で使えるフォーム作成ツールです。Googleのヘルプでは、次のように説明されています。

Google フォームを使用すると、オンラインアンケートやテスト、フォームを作成して他のユーザーに送信し、回答をリアルタイムで分析できます。出典: Google ドキュメントエディタヘルプ（Google フォームの使い方）

回答はフォームの「回答」の画面で集計を見られるほか、Googleスプレッドシートにつないで1行ずつ保存できます。保存先の選び方は、Googleのヘルプのフォームの回答の保存先を選択するに手順があります。フォームの数にも回答の数にも、個人で使う範囲で困るような制限はほとんどありません。

弱いのは、届いた後の対応です。回答者への自動返信は、回答のコピーを送る設定はあるものの、文面を自由に作り込むことはできません。届いた回答に「対応済み」の印を付ける場所もないため、スプレッドシートに列を作って手で管理することになります。

Microsoft Forms

Microsoft Formsは、Microsoftのフォーム作成ツールです。Microsoftのサポートページでは、職場や学校のMicrosoft 365のアカウント、または個人のMicrosoftアカウント（Outlook.comなど）でサインインして、アンケート・テスト・投票を作れると案内されています。フォームのタイトルは90文字まで、説明文は1,000文字までという上限も示されています。職場でMicrosoft 365を使っているなら、社内のアンケートや申請は、まずこちらで足りるか試すのが自然です。

formrun

formrunは、問い合わせの対応状況の管理まで含めたフォーム作成ツールです。公式の料金ページでは、FREEプランは0円で、フォーム作成数が1個、月間の回答数が1フォームあたり30件、チームメンバーが1人と案内されています。自動返信メール、重複回答の防止、チャット通知は、有料のBEGINNERプラン（年間契約で1か月あたり2,980円、税抜）からです。1か月の問い合わせが30件を超えるかどうかが、無料で続けられるかの分かれ目になります。

フォームズ

フォームズは、長く使われているメールフォームの作成サービスです。公式の有料サービスのページでは、フリープランは0円で、ログの保存件数が1フォームあたり100件、項目数が1フォームあたり12項目、条件分岐が2条件までで、広告が表示されると案内されています。投稿のないフォームは365日で削除される決まりもあります。広告を消して保存件数を500件にしたい場合は、パーソナルプラン（1年7,900円、税込）が入口です。

フォームメーラー

フォームメーラーは、注文フォームや決済にも対応したフォーム作成ツールです。公式の料金プランのページでは、Freeプランは無料で、フォーム作成数5個、設置できる項目は7項目、受付は1時間あたり50件、回答の保存期間は6か月間で、フォームメーラーの表記が出ると案内されています。有料のLiteプランは1か月あたり1,485円（税込）で、項目が50に広がり、回答の保存期間は無期限になります。

Halict

Halictは、フォームで受け付けた回答を1件ごとに担当と状況で管理し、同じ画面から返信まで送れるフォームの道具です。公式の料金ページでは、フリープランは0円でメンバー1人まで、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限と案内されています。詳しくは後の節で紹介します。

無料のフォーム作成ツールを選ぶ5つのポイント

表を見ただけでは、どれが自分に合うか決めにくいはずです。比べるときに見るポイントを5つに絞ります。

ポイント1 1か月に届く回答の件数

最初に、1か月に何件の回答が届くかを数えます。問い合わせなら過去のメールの件数、申込なら前回の参加者数が目安になります。formrunのFREEは1フォームあたり月30件、フォームズのフリーは保存100件です。普段は20件でも、キャンペーンの月に50件届くなら上限に当たります。数えるのは平均ではなく、いちばん多い月の件数です。

ポイント2 回答が保存される期間

回答がいつまで残るかは、見落としやすい項目です。フォームメーラーのFreeは保存期間が6か月間です。問い合わせの履歴を1年後に見返す、前年の申込者に案内を送る、といった使い方をするなら、保存期間が無期限のツールを選ぶか、定期的に書き出しておく必要があります。

ポイント3 ツールの表記や広告

無料プランでは、フォームの下にツールの名前や広告が表示されることがあります。社内のアンケートなら気になりませんが、お客様が見る問い合わせフォームでは、店や会社の印象に関わります。表記を消すには有料プランが必要なツールが多いので、消したいなら最初から料金を確かめておきます。

ポイント4 届いたことを知る方法

回答が届いたことに気づくのが遅れると、返事が遅れます。メールで通知が来るだけで足りるのか、SlackやChatworkなどのチャットに流したいのかを決めます。チャットへの通知は、多くのツールで有料プランの機能です。

ポイント5 返信と対応の記録

問い合わせや申込では、届いた後に返事をします。自動返信で受付のお礼を送れるか、個別の返信をどこから送るか、誰が対応したかを記録できるかを確かめます。1人で受けるならメールソフトから返信しても回りますが、2人以上で受けると、返事の重なりや漏れが出やすくなります。

この5つを紙に書き出し、候補のツールの料金ページと見比べると、短い時間で候補を2つほどに絞れます。

用途別に見る、合いやすい無料ツール

同じフォームでも、用途によって必要な機能は変わります。よくある5つの用途ごとに、合いやすい形を整理します。

社内のアンケートや申請

回答者が社内の人で、返事が要らない用途です。Googleフォームか、社内でMicrosoft 365を使っているならMicrosoft Formsで十分です。集計の画面がそのまま使え、表記や広告を気にする必要もありません。回答の閲覧を社内の人に限る設定があるかも確かめておきます。

お客様向けのアンケート

回答を集めて集計するのが目的で、個別の返事は基本的に要りません。Googleフォームで十分ですが、回答の途中でやめる人を減らしたい場合は、1画面に1問ずつ表示するツールも候補になります。質問が多いアンケートほど、見た目の負担の差が出ます。

問い合わせの窓口

届いた1件ごとに返事をする用途です。自動返信、通知、対応状況の記録が欠かせません。件数が少ないうちはGoogleフォームとメールソフトの組み合わせでも回りますが、月に数十件を超える、2人以上で受ける、のどちらかに当てはまると、対応状況を管理できるツールのほうが楽になります。

イベントや講座の申込

申込を受け、参加の確定の連絡を送る用途です。定員で受付を止める、申込の確認メールを自動で送る、当日の前に一斉に案内を送る、といった機能が役立ちます。参加費を事前に受け取るなら、決済に対応したツールを選びます。

注文や見積もりの依頼

商品の注文や、仕事の見積もりの依頼を受ける用途です。注文なら決済や商品の選択に対応したツール、見積もりの依頼なら資料や写真を添付してもらえるファイルの受付ができるツールが合います。ファイルの受付は、無料プランでは容量が小さいことが多いので、受け取るファイルの大きさを確かめておきます。

用途	返事の要否	重視する機能
社内のアンケート・申請	不要	集計、閲覧の制限
お客様向けアンケート	原則不要	回答のしやすさ、集計
問い合わせの窓口	必要	自動返信、通知、対応状況
イベント・講座の申込	必要	確認メール、受付の停止、一斉送信
注文・見積もりの依頼	必要	決済、ファイルの受付

1つの事業で複数の用途が混ざることもよくあります。たとえば、教室を運営している人なら、体験の申込、在籍している生徒へのアンケート、保護者からの問い合わせの3つのフォームが必要になります。このとき、3つを別々のツールで作ると、回答の確認先が3か所に分かれ、通知の設定も3回することになります。返事が要る用途が1つでもあるなら、その用途に合うツールに寄せて、ほかのフォームも同じツールで作るほうが、確認の手間は少なく済みます。反対に、返事が要らない用途しかないなら、無料の範囲が広いGoogleフォームにまとめるのが合理的です。用途を書き出したら、「返事が要るか」の列に印を付け、印が付いた用途を基準にツールを選んでください。

同じフォームを無料プランで作ったときに出る差

違いが分かりやすいように、同じ内容の問い合わせフォーム（名前・メールアドレス・問い合わせの種類・本文の4項目）を、いくつかのツールの無料プランで作る場面を考えてみます。4項目程度のフォームなら、どのツールでも作る手間に大きな差はなく、テンプレートを使えば短い時間で公開まで進みます。

差が出るのは、回答が届き始めてからです。Googleフォームで受ける場合、スプレッドシートに「担当」「状況」「返信日」の列を足し、返信はGmailから送る形になります。月に10件程度なら回りますが、返信したかどうかを確かめるために、スプレッドシートとメールの送信済みフォルダを行き来する回数が増えます。2人で分担すると、どちらが返信したかを口頭で確認する場面も出てきます。回答の件数に上限があるツールなら、件数が増えた月に上限が近づいていないかも気にする必要があります。

もう1つ押さえておきたいのは、無料プランの上限が「作る段階」ではほとんど見えないことです。項目の数の上限はフォームを作るときに気づけますが、回答の件数や保存期間の上限は、回答が増えてから初めて当たります。公開する前に料金ページの注記まで読んでおくのが、いちばん確実な対策です。注記には「1フォームあたり」「1時間あたり」「月間」のように、上限の数え方の単位が書かれています。同じ100件でも、1フォームあたりの保存件数なのか、1か月あたりの受付件数なのかで、意味はまったく変わります。

無料プランでつまずきやすい4つの場面

無料で始めたフォームが、運用の途中で困った状態になる場面を4つ紹介します。

回答の上限に当たって受付が止まる

月間の回答数や保存件数に上限があるツールでは、上限に達すると新しい回答を受け付けなくなったり、古い回答が見られなくなったりします。キャンペーンやイベントの告知の直後に止まると、取りこぼした申込は戻りません。告知の前に、上限まであと何件かを確かめておきます。

回答の保存期間が過ぎて履歴が消える

保存期間が決まっているツールでは、期間を過ぎた回答は削除されます。問い合わせの履歴を後から見返す必要があるなら、月に1回はCSVで書き出して保存しておきます。書き出しの機能自体が有料のツールもあるので、確かめておきます。

通知を見落として返事が遅れる

無料プランの通知がメールだけの場合、ほかのメールに埋もれて気づくのが遅れます。通知用のメールアドレスを分ける、メールソフトで振り分けの設定をする、といった工夫で補います。

担当者が辞めてフォームが宙に浮く

個人のアカウントで作ったフォームは、作った人が辞めたり異動したりすると、編集も回答の確認もできなくなることがあります。業務で使うフォームは、共有のアカウントか、複数のメンバーで管理できる形にしておきます。

有料プランに移る目安

無料で続けるか、有料プランに移るかは、次の6つのどれかに当てはまったときが目安です。

いちばん多い月の回答数が、無料の上限の8割を超えた
回答の履歴を、保存期間より長く残す必要が出てきた
お客様が見るフォームで、ツールの表記や広告を消したい
回答を2人以上で受けるようになった
回答が届いたことを、チャットに流したい
自動返信の文面を、自分たちの言葉で作り込みたい

有料プランの料金は、formrunのBEGINNERが年間契約で1か月あたり2,980円（税抜）、単月契約で3,880円（税抜）、フォームメーラーのLiteが1か月あたり1,485円（税込）、フォームズのパーソナルが1年7,900円（税込）です。税込か税抜か、年払いか月払いかがツールによって違うので、比べるときは同じ条件にそろえて計算します。

有料に移るときに見落としやすいのは、料金の決まり方です。回答の件数で決まるツール、フォームの数で決まるツール、使う人数で決まるツールがあります。問い合わせの件数は増えるが受ける人は2人のまま、という使い方なら、人数で料金が決まるツールのほうが割安になることがあります。逆に、フォームをたくさん作るが1人で使う、という使い方なら、フォームの数で決まるツールは向きません。自分の使い方で、1年後に何が増えるかを考えて選びます。

別のツールへ乗り換えるときの進め方

無料のツールで始めたフォームを、別のツールへ移すこともあります。移すときに困るのは、フォームそのものより、これまでに届いた回答と、フォームのURLを載せている場所です。順番を決めて進めると、取りこぼしを防げます。

回答の履歴を書き出す

最初に、これまでの回答をCSVなどで書き出して保存します。新しいツールに取り込めない場合でも、過去の問い合わせを見返せるようにしておくためです。保存期間に上限があるツールでは、乗り換えを決めた時点ですぐに書き出します。

新しいフォームを作り、並行して動かす

新しいツールで同じ質問のフォームを作り、テストの回答を送って、通知と自動返信が届くことを確かめます。確かめ終わるまでは、古いフォームも受付を続けます。いきなり古いフォームを止めると、確認の漏れがあったときに回答を受け取れない期間ができます。

URLを載せている場所を洗い出す

フォームのURLは、思った以上に多くの場所に載っています。自分のサイトの問い合わせページ、SNSのプロフィール、メールの署名、配った資料やチラシのQRコード、過去のブログ記事などです。一覧にして、1つずつ新しいURLに差し替えます。印刷物のQRコードは差し替えられないので、古いフォームの受付終了の画面に、新しいフォームへの案内を表示しておきます。

古いフォームの受付を止める

差し替えが終わって2週間ほどたち、古いフォームに回答が来なくなったことを確かめてから、受付を止めます。止めた後も、すぐにフォームを削除せず、終了の案内を表示したまま残しておくと、古いURLから来た人を新しいフォームへ案内できます。

乗り換えの手間を考えると、最初のツール選びで1年後の件数と人数まで見込んでおくことが、結局はいちばん時間の節約になります。

届いた回答の対応まで1つの画面で管理したいときの候補

問い合わせや申込を2人以上で受けるようになると、無料のフォームと表計算とメールソフトの組み合わせでは、手間が目立ってきます。届いた回答を表で管理し、担当と状況の列を手で埋め、返信はメールソフトから送る。この3つの道具を行き来する作業が、件数に比例して増えるからです。

この場面で候補になるのが、Halictです。Halictは、フォームで受け付けた回答を1件ごとに担当と状況（ステージ）で管理し、同じ画面から返信を送れるフォームの道具です。返信は開封まで記録されます。公式ページで案内されている主な機能は次のとおりです。

・作りたいフォームをひと言伝えると、AIが質問の構成まで下書きを作る
・回答者に1画面1問ずつ見せる表示で、最後まで答えてもらいやすくする
・テキスト・選択肢・評価・日付・メールなど12種類の項目
・回答の一覧とCSVの書き出し、自動返信
・ChatGPTやClaudeから、会話しながらフォームを作り、届いた回答を読む（MCP）

料金は、公式の料金ページで、メンバー1人までのフリープランが0円、3人までのスタータープランが月額2,980円（税抜）、10人までのチームプランが月額7,800円（税抜）と案内されています。フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、料金は使う人数だけで決まります。フリープランにはステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが含まれます。Halictの表記を消す、Googleスプレッドシートに回答を追記する、といった機能はスタータープランから、Slack・Teams・Chatworkへの通知や一斉メールはチームプランからです（Halict）。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

社内のアンケートのように返事が要らない用途なら、GoogleフォームやMicrosoft Formsで十分です。届いた後に返事をする用途で、表計算とメールソフトの行き来が負担になってきたときに、比べる候補の1つにしてください。

フォームで個人情報を受け取るときに守ること

フォームでは、名前やメールアドレス、電話番号といった個人情報を受け取ります。個人情報を扱う事業者は、個人情報保護法の決まりを守る必要があります。第21条では、取得の際の利用目的について次のように定めています。

個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。出典: e-Gov法令検索（個人情報の保護に関する法律第21条）

言い換えると、「受け取った情報を何に使うかを、回答する人に知らせるか、公表しておく」ということです。フォームの冒頭か送信ボタンの近くに、「いただいた情報は、お問い合わせへの回答のためにのみ使用します」のような一文を入れておきます。サイトにプライバシーポリシーがあるなら、そのページへのリンクを添えます。

そのほか、運用では次の点に気をつけます。

・フォームと回答を見られる人を、必要なメンバーに限る
・回答の一覧を、個人のメールやチャットに転送しない
・書き出したCSVを、共有フォルダに保存したまま放置しない
・メンバーが辞めたときは、アカウントの権限を外す

無料のツールでも、個人情報を扱う責任は変わりません。どのツールを選ぶ場合も、閲覧の権限と保存の場所を最初に決めておきます。

フォームを作って公開するまでの手順

どのツールで作る場合にも共通する手順を7つに分けて紹介します。

手順1 目的と受け取る人を決める

何のためのフォームか、届いた回答を誰が見て、誰が返事をするかを決めます。ここが曖昧だと、通知の送り先も質問の中身も決まりません。

手順2 質問を書き出す

必要な質問を紙に書き出し、本当に必要なものだけを必須にします。質問が多いほど、途中でやめる人が増えます。問い合わせなら、名前・メールアドレス・問い合わせの種類・本文の4つから始めると十分です。

手順3 ツールを選んで作る

5つのポイントに照らしてツールを選び、フォームを作ります。問い合わせの種類を選択肢にしておくと、後で振り分けや集計がしやすくなります。

手順4 自動返信の文面を作る

受付のお礼、返事までの目安の日数、急ぎのときの連絡先を入れた文面を用意します。自動返信が無料プランで使えないツールなら、フォームの送信完了の画面に同じ内容を表示します。

手順5 通知の送り先を決める

回答が届いたことを、誰のメールアドレスやどのチャットに知らせるかを設定します。個人のアドレスではなく、担当者全員が見られる送り先にしておくと、休みの日の見落としを防げます。

手順6 自分で送ってみる

公開する前に、自分のメールアドレスでテストの回答を送り、通知が届くか、自動返信が届くか、回答が正しく保存されるかを確かめます。スマートフォンでも開いて、文字の大きさと入力のしやすさを見ておきます。

手順7 公開して1か月後に見直す

フォームのURLをサイトやSNSに載せて公開します。1か月たったら、回答の件数、返事までにかかった日数、途中でやめた人がいないかを振り返り、質問や通知の設定を直します。回答の件数が無料の上限に近づいていれば、有料プランに移るかを考える時期です。

フォームの仕組みづくりを仕事にする人が増えている

最後に、フォーム作成ツールの普及が、在宅で働く人の仕事にどうつながっているかを整理します。

フォームの作成は、画面の操作だけでできるようになった一方で、「どの質問を並べるか」「届いた後に誰が何をするか」を設計する仕事は残っています。小さな会社や店では、問い合わせフォームの作成、自動返信の文面づくり、通知の設定、スプレッドシートとの連携までをまとめて外部の人に頼むことが増えています。業務の手順を見直し、繰り返しの作業を道具に任せる仕事は、RPA・業務自動化ツールのお仕事で、どんな依頼があるかを紹介しています。フォームの文面や規約、申込書の作成のように文書を整える仕事は、ビジネス文書・契約書作成のお仕事が近い分野です。

フォームの仕組みを自分で作り込める人、たとえばAPIでほかのシステムとつなぐ開発ができる人の単価の水準は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場で確かめられます。会社としてフォームや業務の道具を入れる場合は、補助金が使えることもあります。対象のツールや申請の流れは、IT導入補助金でAIツールを導入する方法2026｜対象ツールと申請のポイントで紹介しています。

在宅ワークの仲介を20年見てきた運営者の立場から言えば、長く続く人ほど「フォームを作って終わり」にせず、届いた後の流れまで一緒に設計しています。依頼した側にとっては、問い合わせの返事が早くなり、漏れがなくなることがいちばんの成果だからです。仲介の手数料がかからない直接取引なら、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接取引できる場は、こうした小さな仕組みづくりの仕事と相性がよい場です。

まずは、いま使っているフォーム、またはこれから作るフォームについて、1か月の回答の件数と、届いた後に誰が何をするかを書き出してみてください。その2つが決まれば、無料のまま続けるか、どのツールのどのプランに移るかは、料金ページを見比べるだけで決められます。

よくある質問

Q. 完全に無料で使い続けられるフォーム作成ツールはありますか？

Googleフォームは、Googleアカウントがあれば無料で使い続けられ、有料プランへの切り替えもありません。Microsoft FormsもMicrosoftアカウントで使えます。ほかの多くのツールにも無料プランがありますが、回答の件数、フォームの数、保存期間、ツールの表記などに上限があります。使い始める前に、料金ページの注記まで確かめておくと安心です。

Q. 無料プランの回答数の上限を超えるとどうなりますか？

ツールによって扱いが違い、新しい回答を受け付けなくなるもの、古い回答が見られなくなるものがあります。告知の直後に受付が止まると、取りこぼした回答は戻りません。いちばん多い月の件数が上限の8割を超えたら、有料プランに移るか、別のツールを検討する目安です。上限の扱いは各ツールの料金ページで確認してください。

Q. Googleフォームで問い合わせを受けるときの注意点は何ですか？

届いた回答に「対応済み」の印を付ける場所がないため、スプレッドシートに担当と状況の列を作って管理する必要があります。返信はGmailなど別のメールソフトから送ることになります。1人で月に数件を受けるなら十分回りますが、2人以上で受けると返事の重なりや漏れが起きやすいので、分担の決まりを先に作っておきます。