Teamsが使いにくいと感じる場面と、チャットを見落とさないための工夫

2026年6月27日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Teamsが使いにくいと感じる場面を
✓チャットとチャネルの混在
✓複数の組織の切り替えといった観点で整理

Teamsが使いにくいと感じている人は少なくありません。結論から書くと、その使いにくさの多くは、Teamsの機能が足りないことではなく、通知の初期設定と、チャット、チャネル、会議が1つの画面に詰め込まれている作りから生まれています。設定を自分の働き方に合わせて調整するだけで、かなりの部分は軽くできます。

一方で、設定ではどうにもならない使いにくさもあります。複数の取引先のTeamsに参加している、Teams以外にもSlackやメールを並行して使っている、といった働き方では、Teamsの中だけで工夫しても限界があります。この記事では、Microsoftの公式サポートの説明をもとに、Teamsが使いにくいと感じる典型的な場面を整理し、チャットを見落とさないための設定と運用の工夫を、Teamsの中でできることと外でできることに分けて紹介します。

Teamsが使いにくいと感じる主な場面

まず、どんな場面で使いにくさが生まれているのかを整理します。同じ「使いにくい」でも、原因によって打てる手が違うからです。

「Teams がどうも使いにくい」と感じたことありませんか？通知が多すぎたり、情報が埋もれて探せなかったり、業務の効率化どころか逆にストレスになってしまうこともあります。出典: ez-office.jp

実際に寄せられる不満を分類すると、だいたい次の5つに収まります。

・通知が多すぎて、大事な連絡がどれか分からない
・チャットとチャネルの違いが分からず、どこに書けばよいか迷う
・過去のやり取りを探そうとしても見つからない
・複数の組織のTeamsを行き来するのが面倒
・会議、ファイル、予定表など機能が多く、画面が複雑に見える

このうち、1つ目から3つ目はTeamsの設定と、チームでの使い方の決め事で改善できます。4つ目と5つ目は、Teamsの作りそのものに由来する部分が大きく、Teamsの外での工夫も必要になります。

正直なところ、Teamsへの不満の多くは、道具の問題というより、導入したときに使い方の決め事を作らなかったことの問題です。メールの代わりに何でもチャットで送る人、チャネルにすべてを書く人、個別のチャットで重要なことを決める人が混在していると、どれだけ設定を工夫しても情報は散らばります。設定の前に、まずチームの中で書く場所の決め事を共有することが、遠回りに見えて一番の近道です。

使いにくさの正体1：通知の多さと優先度の分かりにくさ

Teamsの初期設定では、さまざまな種類の通知が届きます。チャットの新しいメッセージ、チャネルへの投稿、自分へのメンション、会議の開始、参加しているチームの活動など、全部が同じように知らされると、本当に返事が必要な連絡が埋もれてしまいます。

Microsoftのサポートページによると、Teamsでは、通知の方法とタイミング、アクティビティの表示場所、表示する会話を制御できます。設定の「通知とアクティビティ」から、全般の通知、チャットとチャネルの通知、会議の通知などを細かく変えられます。

特に効果が大きいのは、チャットとチャネルの通知の種類ごとの設定です。サポートページでは、各通知の種類の横にある選択肢で通知を表示する場所を選ぶか、「オフ」を選んでその種類の通知を止められると説明されています。自分へのメンションや個別のチャットはデスクトップに表示し、参加しているチャネルの新しい投稿はアクティビティのフィード（通知と更新が時系列に並ぶ一覧）にだけ表示する、というように分けると、画面に飛び出してくる通知の数が大きく減ります。

会議の通知も見直す価値があります。サポートページには、承諾した会議のチャットの通知の扱いを選べることや、仮承諾や未回答の会議のチャットは、参加するかメッセージを送るまで既定でミュートになっていることが書かれています。会議のチャットで交わされた発言の通知が延々と続く、という悩みは、ここを調整すると落ち着きます。

もう1つ知っておきたいのが、不在時のアクティビティのメールです。Teamsを開いていない間に見逃したアクティビティの概要を、メールで受け取る頻度を選べます。完全にオフにすることもできます。Teamsを開いている時間が短い人は、このメールを受け取るようにしておくと、見落としの保険になります。

使いにくさの正体2：チャットとチャネルの混在

Teamsには、個人やグループでやり取りする「チャット」と、チームの中でテーマごとに会話を分ける「チャネル」の2つの場所があります。どちらにも書けるため、同じ案件の連絡がチャットとチャネルに分かれて散らばりがちです。

チャットは、相手が決まっている短い連絡に向いています。チャネルは、チームのメンバー全員が見られる場所で、後から参加した人も経緯をたどれます。案件の決定事項や共有すべき資料はチャネルに、ちょっとした確認や雑談はチャットに、という使い分けをチームで決めておくと、後から探す場所が1つに絞れます。

チャネルの中では、1つの話題に対する返信を、その投稿のスレッドにまとめる使い方が基本です。新しい投稿として書き込むと話題が分断され、どの発言が何への返事なのか分からなくなります。サポートページには、フォローしているスレッドの通知を管理する項目もあり、関わっている話題の動きだけを追うことができます。

「使いにくい」と感じていた理由が言語化されたので、次回は「じゃあどうやってこの先生きのこるか」を考えていきます。出典: qiita.com

使いにくさの理由を言葉にしてチームで共有すると、決め事を作る話し合いがしやすくなります。不満を個人で抱えたまま我慢するより、どこで困っているかを具体的に書き出してみるのが第一歩です。

使いにくさの正体3：過去のやり取りが探しにくい

「あの資料、どこで共有されたんだっけ」という場面は、Teamsを使っている人なら一度は経験しているはずです。チャット、チャネル、会議のチャットと、やり取りの場所が多いほど、探す範囲も広がります。

ここで役に立つのが、サポートページで紹介されているクイックビューです。チャットやチームの一覧の上部で、未読のメッセージがある会話、自分がメンションされた会話、フォローしているスレッドなどに絞って表示できます。サポートページには、クイックビューは通知の設定を変えず、一覧に表示する会話を切り替えるだけだと書かれています。通知を減らしすぎて不安な人も、クイックビューで「未読」を開けば取りこぼしを確かめられます。

よく使うチャットを一覧の上部に固定する機能や、あとで見返したいメッセージを保存しておく機能も、探す手間を減らします。重要な取引先とのチャット、定例の会議のチャットのように、毎日開く会話は上に固定しておくと、一覧をスクロールして探す時間がなくなります。

ファイルについては、チャットに直接ファイルを送るより、チャネルのファイルの場所にまとめて保存する決め事にしておくと、後から探しやすくなります。チャットに送ったファイルは送った人の保存場所に入るため、その人がいなくなったときに見られなくなる可能性もあります。

使いにくさの正体4：複数の組織のTeamsの行き来

在宅で複数の会社の仕事を受けているフリーランスにとって、最も悩ましいのがこの点です。取引先ごとに別の組織のTeamsに招かれていると、組織を切り替えるたびに画面が読み込み直され、切り替えた先の新着にしか気づけません。

編集の仕事で、3社のTeamsに同時に参加していた時期がありました。そのうち1社の連絡は、ほかの2社に比べて頻度が低く、組織を切り替える習慣がつかないまま、確認の依頼に半日気づかなかったことがあります。相手からすれば「既読にならないまま」の状態が続いたわけで、信頼を損ねかねない場面でした。それ以来、毎朝と昼休みの後にすべての組織を順番に開く、と時間を決めて確認するようにしています。

公式のサポートページを見る限り、Teamsの通知の設定は、それぞれの組織の中での通知の扱いを細かく決めるためのものです。組織をまたいだ見落としを防ぐには、Teamsの中の設定だけでなく、確認の時間を決める、ほかの道具と組み合わせる、といった外側の工夫が必要になります。

Teamsの中でできる、見落としを防ぐ設定

ここまでの内容を、すぐに試せる設定の手順として整理します。どれもTeamsの設定画面から行えます。

設定1：通知の種類ごとに表示する場所を決める

設定の「通知とアクティビティ」から「チャットとチャネル」を開き、メンションと個別のチャットは画面に表示、それ以外はアクティビティのフィードだけ、というように振り分けます。調整した後は、サポートページで案内されている「通知のテスト」で、実際にどう見えるかを確かめておくと安心です。

設定2：チャネルごとに通知を変える

参加しているチャネルのうち、自分に関係が深いものだけ通知を有効にし、情報を眺めるだけのチャネルは通知を絞ります。全部のチャネルから同じように通知が来る状態をやめるだけで、通知の数は目に見えて減ります。

設定3：会議中の通知を止める

サポートページによると、通話や会議の最中に通知を表示するかどうかを切り替えられます。打ち合わせ中に通知が画面に出て、画面共有をしている相手にまで見えてしまうのを防げます。

設定4：クイックビューで1日の始まりと終わりを確かめる

朝と夕方に、クイックビューの「未読」と「メンション」を開く習慣をつけます。通知を減らした分の取りこぼしを、決まった時間にまとめて拾う形です。

設定5：状態とステータスメッセージを活用する

集中して作業したい時間は、状態を「取り込み中」にしておくと、相手にも返事が遅れることが伝わります。ステータスメッセージに「14時以降に確認します」と書いておけば、急ぎの連絡はほかの手段で来るようになり、通知に追われる感覚が和らぎます。

設定6：不在時のアクティビティのメールを受け取る

サポートページによると、「通知とアクティビティ」の中で、不在時のアクティビティのメールを受け取る頻度を選べます。Teamsを閉じている時間が長い人や、複数の組織に参加している人は、このメールを受け取るようにしておくと、ふだん使っているメールの受信トレイで見逃しに気づけます。届きすぎて煩わしい場合は頻度を下げ、Teamsを常に開いている人はオフにする、というように自分の働き方に合わせて選んでください。

ここまでの6つの設定は、どれも数分で終わります。一度に全部を変えるより、まず設定1と設定4から始め、1週間ほど使ってみてから残りを調整すると、自分に合った形が見つけやすくなります。

チームで決めておきたい使い方の決め事

設定だけでは解決しないのが、チームの書き方の問題です。次のような決め事を作っておくと、使いにくさの多くが解消します。

・決定事項と資料の共有はチャネルに書き、チャットでは決めない
・チャネルへの返信は、必ず元の投稿のスレッドに書く
・返事が必要な相手には、名前を付けてメンションする
・急ぎの連絡は、件名のように冒頭に「急ぎ」と書く
・ファイルはチャネルのファイルの場所に保存する

特に効果が大きいのは、メンションの使い方をそろえることです。全員へのメンションを乱用すると、通知の価値が下がり、結局誰も読まなくなります。「本当に返事が欲しい人だけを名指しする」という決め事を守るだけで、メンションの通知が届いたときに確実に目を通す習慣が生まれます。

こうした決め事は、作っただけでは定着しません。最初の1か月ほどは、決め事から外れた書き込みを見つけたら、責めずに「こちらに書いてもらえると助かります」と案内することを繰り返します。新しく入ったメンバーに向けて、決め事を1枚にまとめた案内を用意しておくと、説明の手間も省けます。

使いにくさの正体5：画面の機能が多すぎる

Teamsは、チャット、チーム、会議、予定表、ファイル、通話など、仕事に必要な機能を1つのアプリにまとめた作りになっています。便利な反面、初めて使う人には、どこを押せば何ができるのかが分かりにくく見えます。使いにくいと感じる人の多くは、全部の機能を把握しようとして疲れてしまっています。

ここでのコツは、自分が毎日使う機能を3つ程度に絞ることです。多くの人にとっては、チャット、チーム（チャネル）、予定表の3つで仕事の大半が回ります。それ以外の機能は、必要になったときに覚えれば十分です。左の並びにある機能のうち、使わないものは目に入れないようにし、よく使うものを上にそろえておくだけでも、画面を開いたときに迷う時間が減ります。

文字の小ささが使いにくさの原因になっていることもあります。Microsoftのサポートの関連記事の一覧には、表示を拡大・縮小する方法や、メッセージのフォントの大きさを変える方法も並んでいます。長時間チャットを読む人は、読みやすい大きさに調整しておくと目の疲れが違います。

キーボードのショートカットを覚えるのも効果的です。サポートの関連記事には、キーボードで会話の間を移動する方法も紹介されています。マウスで画面をあちこち押す回数が減ると、機能の多さがそれほど気にならなくなります。最初は、検索と新しいチャットの2つのショートカットだけ覚えておけば十分です。

Teamsとメールの使い分け

Teamsを導入したのに、結局メールも同じくらい届く。この状態も、使いにくさを感じる大きな原因です。連絡の入口が2つあると、どちらを先に確かめればよいか迷い、片方の見落としが起きやすくなります。

使い分けの目安は、相手と内容です。社内のメンバーや、Teamsに参加している取引先との日々のやり取りはTeamsで、契約や請求のように正式な記録として残すべきもの、Teamsを使っていない相手とのやり取りはメールで、と決めておくと迷いが減ります。

注意したいのは、Teamsのチャットで決めたことを、メールでしか連絡を取らない関係者に伝え忘れることです。決定事項をチャネルに書いたら、必要な相手には要点をメールで送る、という一手間を決め事に入れておくと、情報の行き違いを防げます。

逆に、メールで届いた依頼をTeamsのチャネルに転記して共有する運用も考えられます。依頼の入口がばらばらでも、作業の管理はチャネルに集める、と決めておけば、チームの全員が同じ場所で進み具合を確かめられます。

取引先のTeamsに招かれたときに最初に確かめること

フリーランスとして仕事を受けると、取引先の組織のTeamsにゲストとして招かれることがあります。最初の数日で次の点を確かめておくと、その後の見落としを防げます。

1つ目は、どのチャネルとチャットで連絡が来るのかです。取引先の担当者に「連絡はどこに書いてもらえますか」と一度聞いておくだけで、確かめる場所が決まります。

2つ目は、通知の設定です。招かれた組織ごとに通知の扱いを確かめ、自分に関係するチャネルの通知が有効になっているかを見ておきます。初めの数日はテストの意味も込めて、担当者からのメッセージが自分の画面に通知として出るかを確かめておくと安心です。

3つ目は、確認する時間を相手に伝えることです。「毎日10時と15時に確認します。急ぎの場合はお電話ください」と最初に伝えておけば、返事が少し遅れても相手は不安になりません。

4つ目は、契約が終わったときの扱いです。仕事が終わった後もゲストとして残っていると、関係のない通知が届き続けたり、取引先の情報が見える状態が続いたりします。契約の終わりには、ゲストの扱いをどうするかを担当者と確かめておくのが丁寧です。

スマートフォンでTeamsを使うときの注意

外出先でもTeamsの連絡を確かめたい人は、スマートフォンのアプリを入れているはずです。ただ、パソコンとスマートフォンの両方で同じ通知を受け取ると、通知の数が倍に感じられ、かえって疲れてしまいます。

Microsoftのサポートページは、Windows、Mac、iOS、Androidのそれぞれについて通知の管理の方法を案内しています。スマートフォンの側では、本当に急ぎの連絡だけを受け取り、それ以外はパソコンで確かめる、という役割分担を決めておくと楽になります。たとえば、スマートフォンではメンションと個別のチャットだけ通知を有効にし、チャネルの投稿の通知は止める、といった設定です。

仕事の時間外に通知が届くことに疲れている人は、スマートフォンの通知を止める時間帯を決めておくのも有効です。Teamsのアプリの設定に加え、スマートフォン本体の集中のための機能を使えば、夜や休日はTeamsの通知を鳴らさないようにできます。取引先にも「夜間と休日は翌営業日に確認します」と伝えておけば、通知を止めても不安はありません。

スマートフォンで返事をするときは、短い返事で済ませようとして、言葉が足りなくなりがちな点にも注意が必要です。「了解です」だけでは、何を了解したのかが相手に伝わらないことがあります。込み入った内容は「パソコンに戻ってから詳しくお返事します」と一言返しておき、落ち着いて書くほうが、結果としてやり取りの回数が減ります。

導入したばかりのチームが最初の1か月でやること

これからTeamsを導入する、あるいは導入したばかりのチームなら、最初の1か月の過ごし方で、その後の使いやすさが大きく変わります。

最初の週には、チャネルの数を絞って作ります。思いつく話題ごとにチャネルを作ると、どこに書けばよいか分からなくなり、使われないチャネルが残ります。最初は「全体の連絡」「案件ごと」「雑談」程度から始め、必要になったら増やす、という順番が無理のない進め方です。

2週目には、書く場所と通知の決め事を共有します。この記事で紹介した、決定事項はチャネルに書く、返信はスレッドにまとめる、返事が欲しい人をメンションする、といった決め事を、短い案内にして全員に配ります。

3週目には、メンバーそれぞれが通知の設定を見直す時間を取ります。決め事に合わせて、自分にとって大事な通知だけが届く状態に調整してもらいます。

4週目には、使ってみて困ったことを集めます。「このチャネルは使われていない」「この連絡はメールのほうがよかった」といった声をもとに、決め事を手直しします。最初から完璧な決め事を作る必要はありません。1か月使ってから見直す前提で始めれば、使いにくさが固まってしまう前に手を打てます。

Teamsとほかのツールを行き来する人の工夫

Teamsだけを使っている人なら、ここまでの設定と決め事でかなり快適になるはずです。ただ、在宅で複数の取引先と仕事をしている人は、Teamsに加えてSlack、Gmail、Chatworkなどを並行して使っていることが多いでしょう。この場合、使いにくさの原因はTeamsの中ではなく、道具の数そのものにあります。

ありがちなのは、ブラウザのタブにすべてのサービスを開いておき、タブの数が増えすぎてどこに何があるか分からなくなる状態です。サービスごとに通知の出し方が違うため、どの通知に先に対応すべきかの判断も難しくなります。

対策としては、次のような方法があります。

・確認する時間を決め、その時間にすべてのサービスを順番に開く
・取引先ごとにブラウザのプロフィールを分け、ログインの状態を切り分ける
・よく使うサービスを、ブラウザのタブではなく独立したウインドウで開く
・複数のWebサービスをまとめて扱うための専用のアプリを使う

どの方法が合うかは、扱うサービスの数と、取引先の数によって変わります。2つ、3つのサービスなら、確認の時間を決めるだけで十分に回ります。サービスの数や同じサービスのアカウントの数が増えてきたら、道具の側で整理する方法を検討する頃合いです。

それでもTeamsが合わないと感じたときの考え方

設定と決め事を見直しても、どうしてもTeamsが合わないと感じることはあります。そのときは、何が合わないのかをもう一度切り分けてみてください。

会社や取引先がTeamsを指定している場合、自分だけ別のツールに移ることはできません。この場合に考えるべきは、Teamsを変えることではなく、Teamsとの付き合い方を変えることです。確認する時間を決める、通知を絞る、ほかのサービスとまとめて扱える道具を使う、といった工夫で、負担を減らす方向を探ります。

一方、チームで使うツールを自分たちで選べる立場なら、Teamsを使い続けるかどうかを考え直す余地があります。比べるときは、月額の料金だけでなく、すでに使っているメールや予定表、ファイルの保存場所とのつながり、取引先が使っているツールとの相性、メンバーが慣れるまでの手間を合わせて考えます。Microsoft 365でメールや予定表、ファイルの共有をまとめて使っている組織なら、Teamsはそれらと自然につながるという強みがあります。乗り換えた結果、その強みを失って別の手間が増える、ということも起こりえます。

正直なところ、ツールを乗り換えても、書く場所の決め事が無いままなら、同じ使いにくさが別のツールで再現されるだけです。乗り換えを考える前に、この記事で紹介した設定と決め事を1か月試してみる価値は十分にあります。

複数のサービスの通知を1か所で確かめたいときの候補

Teamsを含め、毎日使うWebサービスが多くて通知やアカウントの切り替えに困っている場合の候補の1つが、Mac用のアプリ集約ブラウザSpaceDeckです。

公式サイトの記載によると、GmailやSlackなどのWebサービスを左のサイドバーにアプリとして登録し、アイコンで切り替えて使う仕組みです。各アプリは専用のCookieの保存場所で動くため、同じサービスに複数のアカウントでログインしたまま使い分けられます。全アプリの通知を1つのベルにまとめる通知センターがあり、未読の数と履歴を確かめられます。アプリごとに通知を受け取るか、ミュートにするかも選べ、おやすみモードのスケジュールも一度設定すれば済みます。

料金は、無料版とProの2つです。インストールから14日間はすべての機能を試せ、カードの登録は要りません。14日間が過ぎると無料版になり、ワークスペース1つ、1つのワークスペースあたりアプリ3つまで使えます。Proは1か月あたり980円、年額8,800円、買い切り19,800円の3つの払い方があり、ワークスペースとアプリの数の上限がなくなるほか、同じサービスへの複数アカウントでのログインや、自分のiCloudやGoogle Driveを使ったMac間の同期が使えるようになります。動作の条件はmacOS 12以降で、Apple siliconとIntelのMacに対応しています。Windows版は案内されていません。

使いたいサービスが思いどおりに動くかは、使い方によって変わります。14日間の体験の期間に、Teamsを含めふだん使うサービスを登録して確かめてから判断するのが確実です。Teamsのデスクトップのアプリで困っていないなら、新しいアプリを入れる必要はありません。

SpaceDeckは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

チャットのツールを使いこなす力と在宅の仕事

最後に、Teamsのようなチャットのツールを使いこなす力が、在宅の仕事でどう評価されるかを整理します。リモートでの仕事では、成果物の質と同じくらい、連絡の速さと確実さが信頼を左右します。確認の依頼に半日気づかないことが続けば、どれだけ仕事の質が高くても、次の依頼にはつながりにくくなります。

Teamsの設定や運用の決め事づくりを、ほかの会社に向けて手伝う仕事もあります。こうした業務改善の仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介されている領域と重なります。社内のツールの使い方を整え、手順書を作り、定着まで伴走できる人は、小さな会社にとって心強い存在です。Teamsと社内のシステムをつなぐ仕組みづくりまで担うなら、アプリケーション開発のお仕事で求められる技術に近づき、報酬の目安としてはソフトウェア作成者の年収・単価相場が参考になります。ネットワークの基礎から社内の環境を整えたい人には、CCNA（シスコ技術者認定）のような資格が知識の裏付けになります。

チャットでの連絡の書き方も、立派な技術です。相手が一読で用件を理解でき、返事の必要があるかどうかが分かる文章を書ける人は、どの職場でも重宝されます。こうした力を形にしたいならビジネス文書検定が目安になります。社内向けのマニュアルやツールの使い方の案内を書く仕事は文章の仕事でもあり、報酬の水準は著述家，記者，編集者の年収・単価相場で確かめられます。Teamsを打ち合わせの道具として使う場面については、Zoom・Teams・Google Meetを比較｜フリーランスの打ち合わせに最適なのは？【2026年版】で、ほかのWeb会議のツールとの違いが整理されています。

フリーランス・在宅ワーク市場を20年見てきた運営者の視点から言えば、長く続く人ほど、連絡の受け取り方を自分で設計しています。通知に振り回されるのではなく、いつ、どこで、何を確かめるかを決め、相手にもそれを伝えている。その結果として「この人に頼めば確実に返ってくる」という信頼が生まれます。中間の手数料が乗らない直接の取引であれば、依頼者は同じ予算でより多くを任せられ、受け手の手取りも厚くなります。そうした関係を支えているのは、案外こうした地味な連絡の作法です。

よくある質問

Q. Teamsの通知が多すぎるときは、まず何を変えればよいですか？

設定の「通知とアクティビティ」から「チャットとチャネル」を開き、メンションと個別のチャットは画面に表示、それ以外はアクティビティのフィードだけに表示するよう振り分けるのが効果的です。調整後は「通知のテスト」で見え方を確かめます。通知を減らした分は、クイックビューの未読を決まった時間に確かめて補います。