Teamsでフォームを使う方法と、Microsoft Formsの回答の集め方

部署の勉強会の日程を決めたい。会議のあとに感想を集めたい。チームのメンバーに、来週の出社の予定を聞きたい。Microsoft Teamsを使っている職場では、こうした場面で、Teamsの中からそのままアンケートや投票を取れると便利です。そのために使うのが、Microsoft Formsです。

ただ、TeamsでFormsを使う方法は1つではありません。チャネルにフォームのタブを追加する方法、チャットで投票を作る方法、Formsで作ったフォームのリンクを投稿する方法があり、それぞれ向いている場面が違います。どれを選ぶかを誤ると、回答の編集ができなかったり、社外の人が答えられなかったりします。

この記事では、TeamsでMicrosoft Formsを使う方法を4つに分けて、Microsoftの公式ヘルプに沿って説明します。そのうえで、回答者の範囲や締め切りの設定、Teamsで作ったフォームの注意点、回答の確認と通知の受け取り方、回答率を上げる工夫まで順に整理します。社外の人からの申し込みを受け付けて、回答ごとに担当を決めて返信する場面では、Teamsへの通知にも対応したフォームの道具のHalictにも触れます。

TeamsとMicrosoft Formsの関係

Microsoft Formsは、アンケート、クイズ、投票を作れるMicrosoftのサービスです。職場や学校のMicrosoft 365のアカウントで使え、ブラウザで forms.office.com を開いて作れます。

Teamsは、チャットやチャネル、会議でチームのやり取りをするためのサービスです。Formsは、Teamsのアプリとして追加でき、チャネルのタブとして並べたり、チャットの中で投票を作ったりできます。Microsoftの公式ヘルプには、次のように書かれています。

Microsoft Teams では、[フォーム] タブを簡単に設定し、回答を収集する新しいフォームを作成したり、既存のフォームを追加して回答を収集したりアンケート結果を表示したり、フォームでチームと共同作業したり、フォームの通知を作成したり、チーム専用の簡単な投票を実施したりできます。 出典: support.microsoft.com

つまり、Teamsの中でFormsを使うと、フォームを作る、回答を集める、結果をチームで見る、という一連の作業を、Teamsの画面から離れずに進められます。

TeamsでFormsを使う4つの方法

方法	向いている場面
チャネルにフォームタブを追加して新しいフォームを作る	チームで一緒にアンケートを作りたいとき
既存のフォームをチャネルのタブに追加する	すでに作ったフォームの回答を集めたり、結果をチームで見たりしたいとき
チャットやチャネルで投票を作る	1問だけをその場ですぐに聞きたいとき
Formsで作ったフォームのリンクを投稿する	細かい設定をしたフォームを配りたいとき。社外の人にも答えてもらいたいとき

次の節から、それぞれの手順を説明します。

使い始める前に確かめること

職場や学校のアカウントでサインインしている

Teamsの中でFormsのタブや投票を使うのは、職場や学校のMicrosoft 365のアカウントでの利用が前提です。個人のアカウントで使っている場合は、使える機能が違うことがあります。

Formsのアプリが使えるか

Teamsのアプリの一覧で「Forms」を検索しても見つからない場合は、組織の管理者に、Formsのアプリを使えるかを確かめます。

誰に答えてもらうか

チームのメンバーだけに答えてもらうのか、組織内の別の部署の人にも答えてもらうのか、社外の人にも答えてもらうのかで、選ぶ方法と設定が変わります。社外の人に答えてもらう場合は、後の節で説明する「誰でも回答可能」の設定が必要です。

回答者に回答の編集を許可したいか

送った回答をあとから直せるようにしたい場合は、Teamsのフォームタブで新しく作る方法は向きません。理由は、後の節で説明します。

方法1：チャネルにフォームタブを追加して新しいフォームを作る

チームで一緒にアンケートを作りたいときの方法です。公式ヘルプの手順は次のとおりです。

Formsのアプリを追加する

1. Teamsの左側にある［アプリ］を選ぶ
2. ［アプリなどを検索］の欄に「Forms」と入力して、Enterキーを押す
3. ［フォーム］の横にある［追加］を選び、確認の画面で、Formsを追加するチャネルの名前を選ぶ

すでにFormsがアプリとして入っている場合は、この手順は飛ばしてかまいません。

タブを追加して新しいフォームを作る

1. Teamsで目的のチャネルに移動し、［タブの追加］をクリックする
2. チームのタブの一覧から［フォーム］を選ぶ
3. 開いた設定のページで、［チームが編集できる共有フォームを作成する］を選び、新しいフォームの名前を入れる
4. ［保存］を選ぶ

このタブに関する［チャネルに投稿］は自動的にオンになり、新しいフォームがすぐにチームと共有されます。すぐに共有しない場合は、このチェックボックスをオフにします。

保存すると、チャネルにフォームのタブができ、チームのメンバーが一緒に質問を作れる状態になります。タブのフォームの題名の前には、作成中であることを示す［編集］が表示されます。

チームで質問を作るときの進め方

複数の人が同じフォームを編集できると便利な一方で、誰がどの質問を直したのかが分かりにくくなります。作り始める前に、質問の案を出す人、最終的に整える人を決めておくと、完成までが早くなります。チャネルの右上の会話のアイコンを選ぶと、フォームのタブの右側に会話の欄が開き、質問について相談できます。

方法2：既存のフォームをチャネルのタブに追加する

すでにFormsで作ったフォームを、チャネルのタブとして並べる方法です。

1. Teamsで目的のチャネルに移動し、［タブの追加］を選ぶ
2. ［フォーム］を選ぶ
3. 開いた設定のページで、［既存のフォームの追加］を選ぶ
4. 追加するフォームの名前を検索するか、一覧から選ぶ
5. ドロップダウンの一覧から、［回答の収集］［結果の表示］［共同作業］のどれにするかを選ぶ
6. ［保存］を選ぶ

3つのモードの違い

モード	タブの題名の前の表示	できること
回答の収集	塗りつぶし	チームのメンバーがタブから回答できる
結果の表示	結果	集まった回答の結果をチームと共有できる
共同作業	編集	自分とチームがフォームを編集できる

たとえば、勉強会の感想のフォームなら、勉強会の直後は［回答の収集］のタブにして回答を集め、締め切ったあとに［結果の表示］のタブを追加して、チームで結果を見る、といった使い方ができます。

方法3：チャットやチャネルで投票を作る

1問だけを、その場ですぐに聞きたいときは、投票が手軽です。公式ヘルプのMicrosoft Teams で投票を作成するによると、パソコンのTeamsでは次の手順で作ります。

1. メッセージを入力する欄の右側にある［アクションとアプリ］を選ぶ。［投票］がメニューにない場合は、［その他のアプリを検索］を選ぶか、Teamsの左側の［アプリ］から探す
2. 質問を入力し、少なくとも2つの回答の選択肢を入力する
3. 必要に応じて、［複数選択］をオンにして、複数の回答を選べるようにする
4. 必要に応じて、［回答者の名前を記録する］を選ぶ
5. 必要に応じて、［集計結果を回答者と共有する］を選ぶ
6. ［プレビュー］で確かめ、［送信］で投稿する

スマートフォンのTeamsでは、投票に最大10個の選択肢を追加でき、投票の期限も設定できると、同じヘルプに書かれています。

投票の結果の見方

投票を作った人は、投票のカードで［詳細］を選ぶと結果を確かめられます。結果の画面では、回答の数、回答にかかった平均の時間、選択肢ごとの回答の数などが表示されます。名前を記録する設定にしていれば、参加者ごとの名前と回答も見られます。［Excel で結果を開く］を選ぶと、表計算ソフトのExcelで結果を確かめられます。

投票が向いている場面と、向いていない場面

投票は、「来週の勉強会は火曜と木曜のどちらがよいか」「ランチの店はAとBのどちらにするか」のように、1問で答えが出る質問に向いています。質問が2つ以上ある場合や、理由を文章で書いてもらいたい場合は、フォームを作る方法を選びます。

方法4：Formsで作ったフォームのリンクを投稿する

細かい設定をしたいフォームや、社外の人にも答えてもらいたいフォームは、forms.office.com で作り、そのリンクをTeamsのチャネルやチャットに投稿する方法が向いています。Formsの作り方は、Microsoft Forms を使用してフォームを作成するの公式ヘルプに沿って進めます。

1. forms.office.com にサインインし、［新しいフォーム］を選ぶ
2. フォームのタイトルと、必要に応じて説明を入れる
3. ［新規追加］で質問を追加し、選択肢、文字列、評価、日付などから質問の種類を選ぶ
4. ［プレビュー］で回答者からの見え方を確かめる
5. 回答を集めるためのリンクをコピーし、Teamsに投稿する

公式ヘルプによると、フォームのタイトルは90文字まで、説明文は1,000文字まで設定でき、フォームは作成中に自動で保存されます。リンクで配る方法なら、Teamsを使っていない人にも、メールなどで同じフォームを送れます。

回答者の範囲と、回答の受け付けの設定

Formsでは、フォームの［設定］から、誰が答えられるか、いつまで受け付けるかなどを決められます。公式ヘルプのMicrosoft Forms でフォームまたはテストの設定を調整するをもとに、主な設定を整理します。

誰が答えられるか

設定	答えられる人
誰でも回答可能	組織の内外のすべてのユーザー
組織内のユーザーのみが回答可能	組織に所属するユーザー
組織内の特定のユーザーが回答可能	組織内で指定したユーザーやグループ

「組織内のユーザーのみ」と「組織内の特定のユーザー」は、職場や学校のアカウントで使える設定です。特定のユーザーは、個人の名前とグループの名前を合わせて100件まで指定でき、そのうちグループは20まで指定できると書かれています。

組織内のユーザーのみが答えられる設定では、さらに［名前を記録］で回答した人を記録したり、［1人1つの回答］で同じ人が何度も答えるのを防いだりできます。

いつまで受け付けるか

［開始日］と［終了日］を設定すると、回答の受け付けを始める日時と終える日時を決められます。［回答を受け入れる］をオフにすると、回答の受け付けを止められ、そのあとに回答しようとした人に表示するメッセージも変えられます。

回答のあとに表示する内容と通知

［お礼のメッセージをカスタマイズする］で、回答のあとに表示するメッセージを変えられます。［各回答のメール通知を受け取る］をオンにすると、回答が送られるたびにメールで知らせを受け取れます。

質問の順番をシャッフルする

［質問をシャッフルする］をオンにすると、回答者ごとに質問の順番が変わります。ただし、フォームに複数のセクションやページがある場合は、質問をシャッフルできないと書かれています。

回答に応じて質問を変える分岐の使い方

アンケートの回答者全員に同じ質問を出すと、関係のない質問に答える手間が生まれます。Formsでは、特定の質問の回答に応じて、次に表示する質問を変える分岐を設定できます。公式ヘルプのMicrosoft Forms で分岐ロジックを使用するによると、手順は次のとおりです。

1. 分岐を加えたい質問に移動する
2. 質問のその他の設定を選び、［分岐の追加］を選ぶ
3. 分岐のオプションのページで、選択肢ごとの横にあるドロップダウンの一覧から、分岐先の質問を選ぶ

公式ヘルプでは、分岐を加える前に、質問をすべて作っておくことが勧められています。分岐先に選べるのは、その質問より後の質問か、フォームの最後だけです。前の質問に戻るような分岐を設定すると、回答者の操作が途中で飛ばされ、送信のボタンのあるフォームの最後に移動してしまうと書かれています。

分岐の例

たとえば、勉強会の感想のアンケートで「今回の勉強会に参加しましたか」と聞き、「はい」と答えた人には満足度と感想の質問へ、「いいえ」と答えた人には「参加できなかった理由」の質問へ進むように分岐します。参加しなかった人に満足度を聞く、というちぐはぐな作りを避けられます。

分岐を設定したら必ずプレビューで確かめる

分岐は、設定を1つ誤ると、回答者が答えるべき質問を飛ばしてしまいます。設定が終わったら、［プレビュー］で選択肢ごとに回答してみて、意図した質問に進むかを確かめます。

Teamsでクイズを使う

Formsでは、アンケートだけでなく、正解と点数を設定したクイズも作れます。社内の研修のあとの理解度の確認などで、Teamsのチャネルにクイズのリンクを投稿する使い方があります。

公式ヘルプによると、クイズの設定には、クイズを作ったときだけ表示される項目があります。既定の設定の［結果を自動的に表示］では、回答者はクイズを送信したときに質問ごとの結果を確かめられます。正解した質問には緑のチェックマーク、間違えた質問には赤いメッセージが表示されます。正解か不正解かを見せたくない場合は、この設定をオフにします。

また、［練習モード］では、回答者が自分のペースで練習し、送信する前に各質問の正解を確かめられると説明されています。研修の復習として何度も解いてもらうクイズなら、練習モードが向いています。

クイズの点数を人事の評価などに使う場合は、事前にその使い道を受講者に伝えておきます。使い道を伝えずに点数を集めると、受講者はクイズに身構え、研修そのものへの参加の意欲が下がることがあります。

Teamsで作ったフォームの注意点

Teamsのフォームタブで［チームが編集できる共有フォームを作成する］を選んで作ったフォームには、使えない設定があります。公式ヘルプには、フォームの設定の「回答者に回答の編集を許可する」は、Teams経由で作成されたフォームでは使用できず、このオプションはグループのフォームを作成することで有効にできると書かれています。

送ったあとで回答を直してもらう可能性があるアンケート（たとえば、出欠の予定のように変わりうるもの）を作る場合は、Teamsのタブで新しく作るのではなく、グループのフォームとして作る方法を検討します。

チームのメンバーが変わったときの扱い

チームで共有しているフォームは、チームのメンバーが編集できます。異動や退職でメンバーが変わると、フォームを編集できる人も変わります。回答に個人的な内容が含まれるアンケートは、チーム全員が編集できる形で作るのが適切かどうかを、作る前に考えます。

回答を確かめて、チームで共有する

Formsの結果の画面で確かめる

フォームの回答は、Formsの［回答］の画面で、質問ごとの集計や、回答者ごとの回答として確かめられます。詳しく分析したいときは、Excelで開いて集計します。

結果の表示のタブでチームと共有する

方法2で説明した［結果の表示］のモードでタブを追加すると、チームのメンバーがTeamsの中で結果を確かめられます。会議の前に結果のタブを作っておけば、会議の場で同じ画面を見ながら話し合えます。

結果の共有の範囲に気をつける

結果をチームで共有すると、チームのメンバー全員が回答を見られる状態になります。名前を記録しているフォームや、自由記述に個人的な内容が書かれやすいフォームでは、共有してよいかを先に考えます。個人が分かる回答をそのまま共有せず、集計の結果だけを投稿する方法もあります。

使い終わったフォームを片づける

アンケートが終わったあとも、チャネルにフォームのタブが残り続けると、どのフォームがいま受け付け中なのかが分かりにくくなります。締め切ったフォームは、［回答を受け入れる］をオフにしたうえで、必要がなくなったタブはチャネルから外します。タブを外すことと、フォームや回答を削除することは別の操作です。回答を残しておきたい場合は、フォームそのものは削除せず、タブだけを外します。

回答に個人の情報が含まれる場合は、保管する期間を決め、期間が過ぎたら回答を削除します。Excelに書き出した結果のファイルが、チームのファイルの場所や個人のパソコンに残っていないかも確かめます。

回答の通知をチャネルで受け取る

公式ヘルプでは、Microsoft Formsのコネクタを使うと、購読するフォームの回答の概要が、毎日チャネルに通知されると案内されています。手順は次のとおりです。

1. 通知を設定するチャネルの横にある［その他のオプション］から［コネクタ］をクリックする
2. ［フォーム］のアイコンの右側にある［構成］ボタンをクリックする
3. ［通知を受け取るフォームの選択］で、フォームを選ぶ

コネクタの項目が見当たらない場合は、組織の管理者に確かめます。回答が届くたびにすぐ知りたい場合は、前の節で説明した［各回答のメール通知を受け取る］の設定も使えます。

Teamsで回答率を上げる工夫

目的と締め切りを投稿に書く

フォームのリンクやタブを投稿するときは、何のためのアンケートか、所要時間、締め切りを一緒に書きます。「来月の勉強会のテーマを決めるためのアンケートです。3問で1分ほどです。金曜の17時までにご回答ください」のように書くと、後回しにされにくくなります。

会議の中で答えてもらう

会議の感想や、会議で決めたいことのアンケートは、会議の終わりの数分を回答の時間にすると、ほとんどの人が答えてくれます。会議のチャットに投票を投稿し、その場で答えてもらう方法も手軽です。

締め切りの前日に一度だけ声をかける

締め切りの前日に、同じチャネルの投稿に返信する形で一度だけ声をかけます。何度も声をかけると、かえって負担に感じられます。

結果と、決めたことを伝える

アンケートの結果をもとに決めたことを、同じチャネルで伝えます。「アンケートの結果、来月の勉強会のテーマは表計算の関数に決まりました」のように伝えると、メンバーは次のアンケートにも答えようと思えます。

TeamsでFormsを使うときによくある失敗

社外の人が回答できない

社外の取引先にもアンケートを送ったのに、「開けない」と連絡が来る例はよくあります。多くの場合、フォームの設定が「組織内のユーザーのみが回答可能」のままになっています。社外の人に答えてもらう場合は、送る前に［設定］で「誰でも回答可能」になっているかを確かめます。

匿名のつもりが名前を記録していた

「匿名のアンケートです」と案内したのに、設定で［名前を記録］がオンになっている例もあります。回答者から見ると、匿名を約束されたのに名前が記録されていたことになり、信頼を損ないます。匿名と案内する場合は、名前を記録する設定がオフになっているかを、公開の前に必ず確かめます。投票でも、［回答者の名前を記録する］を選んだかどうかを確かめます。

締め切りを決めていない

締め切りを設定しないまま投稿すると、回答がいつまでも少しずつ届き、集計のタイミングを逃します。［終了日］を設定するか、投稿に締め切りを書いて、締め切ったら［回答を受け入れる］をオフにします。

チャネルへの投稿を意図せずに出してしまう

フォームのタブを追加するとき、［チャネルに投稿］は自動的にオンになります。まだ作成中のフォームなのに、タブを追加した時点でチャネルに投稿され、メンバーが未完成のフォームを開いてしまうことがあります。作成中のフォームは、このチェックボックスをオフにしてからタブを追加し、完成したあとに改めて案内を投稿します。

結果をチーム全員に見せてしまう

［結果の表示］のタブを追加すると、チームのメンバー全員が結果を見られます。自由記述に特定の人への意見が書かれていたり、名前を記録していたりするアンケートでは、結果のタブを追加する前に、見せてよい内容かを確かめます。

具体例：部署の勉強会の日程と感想を集める

ここまでの内容を、20人の部署で月に1回の勉強会を開く例で通してみます。

日程を決める

勉強会の候補日が2つあるので、部署のチャネルで投票を作ります。質問は「来月の勉強会、参加しやすいのはどちらですか」、選択肢は「15日（火）16時」「17日（木）16時」「どちらも参加できない」の3つにし、［回答者の名前を記録する］を選びます。2日後に結果を確かめ、参加できる人が多い日に決めます。

感想を集める

勉強会の感想は、質問が3つあるため、Formsでフォームを作ります。設定は［組織内のユーザーのみが回答可能］にし、名前は記録しません。満足度を5段階で聞き、「次回取り上げてほしいテーマ」と「分かりにくかったところ」を文字列の質問で聞きます。勉強会の最後の3分で、チャネルに投稿したリンクから答えてもらいます。

結果を共有する

締め切ったあとに、チャネルに［結果の表示］のタブを追加し、次回のテーマを決める打ち合わせで結果を見ながら話し合います。決まったテーマは、同じチャネルに投稿します。

社外の人の申し込みや、回答ごとの対応が必要なとき

Teamsの中でFormsを使う方法は、社内のアンケートや投票にはとても便利です。一方で、社外のお客様からの申し込みや問い合わせを受け付け、回答1件ごとに担当を決めて返信し、対応が終わるまで追いかける用途では、Formsの結果の画面とExcel、メールソフトを行き来する作業が増えがちです。誰が返信したのか、どこまで対応したのかを、Teamsのチャットで確かめ合うことにもなります。

Teamsに通知しながら、受付から返信までを1つの画面で扱える選択肢

こうした場面で選択肢になるのが、フォームの道具のHalictです。公式サイトによると、フォームで届いた回答1件ごとに担当者とステージ（未対応・対応中など）を割り当てて管理でき、回答者への返信も同じ画面から送れます。送ったメールの開封とクリックも記録されます。新しい回答が届いたことを、Teams、Slack、Discord、Chatworkに通知する機能があり、Teamsで新着に気づき、対応はHalictの画面で進める、という使い方ができます。回答者はログインせずに答えられると、公式サイトのよくある質問に書かれています。

料金は、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限と公式の料金ページに書かれています。Teamsなどのチャットへの通知は、有料のチームプラン（税抜で1か月あたり7,800円）から使えます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Halictの公式サイトでも、Microsoft 365を使っていて社内向けのアンケートを取る用途や、回答をExcelで集計して終わる用途、Teamsの中で完結させたい場合はMicrosoft Formsで足りると案内されています。社内のアンケートや投票はTeamsとFormsで、社外の人からの受付で回答ごとの対応が必要なものは対応まで扱える道具で、と分けて考えるのが確実です。

チームの仕組みを整える力を仕事に生かす

TeamsとFormsを組み合わせて、アンケートや投票の仕組みをチームに定着させる力は、社内の業務改善を進める仕事で求められています。

業務改善やツールの定着を支援する仕事

Microsoft 365のような道具を導入したものの、使い方が定着しないという会社は少なくありません。使い方の決まりを作り、チームに広める仕事の内容は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。社内のアンケートの設計や、顧客の声の集め方を工夫するマーケティングの仕事については、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で整理しています。アンケートの結果を分析する仕事の年収と単価の相場は、研究者の年収・単価相場で確かめられます。

運営者として見てきたこと

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、リモートでチームの仕事を手伝う人ほど、アンケートや投票で関係者の意見をすばやく集め、決めたことをすぐに共有する習慣を持っています。意見を聞いてから決めるまでが早いチームは、外部の協力者にとっても仕事を進めやすい相手です。

また、中間の手数料が乗らない直接のやり取りでは、同じ予算で依頼する側は使い方の定着の支援まで頼みやすくなり、受ける側は手取りが厚くなります。アンケートを1つ作る手伝いから始まった関係が、チームの仕組みづくり全体の相談に広がっていくのは、こうした双方が得をする取引が続いたときです。

TeamsでFormsを使うときは、1問だけなら投票、チームで作るならフォームタブ、細かい設定や社外の人への配布ならリンクの投稿、と使い分けるのが近道です。回答の編集の可否や回答者の範囲などの設定を作る前に確かめて、チームの意見を集めてみてください。

よくある質問

Q. TeamsでFormsのアンケートを作るにはどうすればよいですか？

チャネルで［タブの追加］から［フォーム］を選び、［チームが編集できる共有フォームを作成する］を選んで名前を入れ、［保存］します。Formsのアプリが入っていない場合は、Teamsの左側の［アプリ］で「Forms」を検索して追加します。チームのメンバーと一緒に質問を作れます。

Q. Teamsの投票とフォームはどう使い分ければよいですか？

1問だけをその場ですぐに聞きたいときは、チャットやチャネルの投票が手軽です。質問が2つ以上ある場合や、理由を文章で書いてもらいたい場合、締め切りや回答者の範囲を細かく設定したい場合は、Formsでフォームを作り、タブやリンクでTeamsに投稿します。

Q. Teamsで作ったフォームで回答の編集を許可できないのはなぜですか？

Microsoftの公式ヘルプには、「回答者に回答の編集を許可する」の設定はTeams経由で作成されたフォームでは使用できないと書かれています。回答をあとから直してもらう可能性がある場合は、グループのフォームとして作成すると、この設定を有効にできると案内されています。

Q. 社外の人にもFormsのアンケートに答えてもらえますか？

フォームの［設定］で「誰でも回答可能」を選ぶと、組織の外のユーザーも回答を送れます。「組織内のユーザーのみが回答可能」のままだと社外の人は答えられません。社外の人に配るときは、forms.office.com で作ったフォームのリンクを、メールなどで送る方法が向いています。