Microsoft Formsのアンケートを集計する方法と、結果の取り出し方

Microsoft Forms（フォームズ）でアンケートを作り、回答が集まってきた。画面には円グラフや棒グラフが自動で並んでいるけれど、報告書にまとめるにはどうすればいいのか。年代別に分けて見たい、自由記述を一覧にしたい、と思った瞬間に、Formsの画面だけでは手が止まってしまう人は多いはずです。

この記事では、Microsoft Formsのアンケートを集計する方法を、Formsの画面で見られること、Excelに取り出して集計する方法、結果を共有する方法の3つに分けて説明します。手順はMicrosoftの公式ヘルプの記載に沿って、今の画面の名前で書いています。後半では、回答のあとに担当を決めて返信する必要がある場面の選択肢として、届いた回答を担当や状況つきで管理し、同じ画面から返信まで送れるフォームのHalictにも触れます。

Microsoft Formsの集計でできることの全体像

最初に、Microsoft Formsの集計でできることを整理しておきます。Microsoftの公式ヘルプは、Formsの集計の機能を次のように説明しています。

Microsoft Forms には、アンケートやその他の種類のフォームの回答の概要情報と個々の結果を提供する豊富なリアルタイム分析が含まれています。 結果を Microsoft Excel にエクスポートし、さらに詳しく分析することや、回答の概要を削除または印刷することもできます。 出典: support.microsoft.com

集計の作業は、場所ごとに次の3つに分かれます。

場所	できること	向いている場面
Formsの「回答の表示」	回答数、平均の回答時間、質問ごとのグラフ、個々の回答の確認	回答の集まり具合をすぐに確かめたいとき
Excel	属性ごとの集計（クロス集計）、自由記述の分類、報告用のグラフ	報告書を作るとき、詳しく分析したいとき
概要リンク	回答の概要を、リンクを知っている人に見せる	関係者に途中経過を共有したいとき

Formsの画面だけで済むのは、「全体で何人が何を選んだか」を見るところまでです。年代別に分ける、2つの質問を掛け合わせる、といった集計は、Excelに取り出してから行います。

デザインの仕事でクライアントのアンケートの結果をまとめるときも、この3つの使い分けが基本になります。途中経過はFormsの画面で見てもらい、最終の報告はExcelで集計したうえで、読みやすいグラフと表に作り直す。グラフは、余白と並び順を整えるだけで伝わり方が大きく変わります。デザインはセンスではなく、読み手が迷わない順番を作るスキルです。

手順1：回答の概要を確かめる

Formsの画面で集計結果を見るには、Microsoft Formsで結果を確かめたいフォームを開き、「回答の表示」を選びます。公式ヘルプによると、「回答の概要」の画面には、回答数や、回答者がフォームに記入するのにかかった平均の時間などの概要の情報が表示され、各質問の欄には回答の数が表示されます（フォームの結果を確認して共有する）。

選択式の質問は、回答が自動でグラフになって表示されます。評価の質問なら平均の値、自由記述の質問なら最新の回答のいくつかが表示されます。

質問ごとの詳細を見る

個々の質問で「詳細」を選ぶと、その質問の詳細が表示されます。列の見出しを選ぶと、回答を並べ替えられます。自由記述の質問なら、ここで全部の回答を一覧で読めます。

概要の画面で確かめておきたいこと

回答の概要の画面は、集計の前の点検にも使えます。

・回答数が、配った人数に対して少なすぎないか
・平均の回答時間が、想定より極端に短くないか（読まずに答えている人が多い可能性）
・特定の質問だけ回答の数が少なくないか（質問が分かりにくい可能性）

平均の回答時間が極端に短い場合や、特定の質問だけ回答が少ない場合は、集計の前に質問の作り方を見直す材料になります。

手順2：個々の回答を確かめる

「個々の結果をチェック」を選ぶと、回答者ごとに回答の詳細が表示されます。左右の矢印のキーで前後の回答に移動でき、回答者の名前を選んで別の回答者の結果に移ることもできます。

公式ヘルプには、回答者が50人を超える場合は、ドロップダウンのリストの一番下までスクロールして「他の回答者を表示」を選ぶと、残りの回答を表示できると書かれています。

回答者IDで探す

個々の回答には、回答者IDという番号が付いています。回答者IDは各回答に固有の番号で、Excelで開いたときにブックの最初の列に表示されます。公式ヘルプによると、回答者IDで個々の回答を探す方法は、回答を匿名で集めている場合に特に役立ちます。

Excelで集計していて気になる回答を見つけたときに、その回答者IDでFormsの画面の個々の回答に戻れば、回答の全体を確かめられます。集計の途中で「この回答は本当にこう書かれていたのか」と確かめたくなったときに使える方法です。

回答のその他のオプション

「回答のその他のオプション」からは、すべての回答の削除、回答の印刷、概要リンクの共有ができます。すべての回答の削除は元に戻せないので、テストの回答を消すつもりで本番の回答まで消してしまわないよう、実行する前に必ずExcelでコピーをダウンロードしておきます。

手順3：回答をExcelに取り出す

詳しい集計は、Excelに取り出してから行います。公式ヘルプによると、「回答の概要」から、Excelで結果を開き、ブック内の現在の回答データを取り込めます。「Excel で結果を開く」の横にあるドロップダウンの矢印から、開き方を選びます。

開き方は3つあり、それぞれ性質が違います。

開き方	保存される場所	新しい回答の反映
Excel で結果を開く	職場用または学校用のOneDrive（グループのフォームはSharePoint）	反映される。Excel for the webで開く
Excel デスクトップで開く	職場用または学校用のOneDrive（グループのフォームはSharePoint）	反映される。デスクトップのExcelで開く
コピーをダウンロード	自分のパソコン	反映されない。フォームとのつながりのないブック

つながりのあるブックと、ないブック

「Excel で結果を開く」と「Excel デスクトップで開く」を選ぶと、フォームとの接続を持ったブックがOneDriveに保存され、新しい回答がブックに反映されます。公式ヘルプによると、Excelデスクトップで開く方法は、バージョン2410（ビルド16.0.18227.20000）以降を実行している最新チャネルのExcelで使えます。Mac版のExcelについては、今後のアップデートで使えるようになると書かれています。

また、データの更新をExcelから行えるのは、フォームの所有者と、ブックの編集の権限を持つ組織内のほかのユーザーだけで、組織の外のユーザーは更新できません。

「コピーをダウンロード」を選ぶと、フォームとのつながりのない、オフラインのブックが開きます。その時点の回答を固定して集計したい場合や、手元で自由に加工したい場合は、こちらが向いています。

どちらを使うかの目安

回答の受付が続いている途中で、毎日の集計を自動で更新したいなら、つながりのあるブックを使います。回答の受付を締め切ったあとに報告書を作るなら、コピーをダウンロードして、その時点の回答で集計します。報告書の数字は、あとから回答が増えて変わってしまうと困るからです。

Excelのブックの列の構成を知っておく

Excelに取り出したブックは、1行に1つの回答、1列に1つの質問という形になっています。公式ヘルプによると、最初の5つの列には、回答者ID、各回答の開始時刻と完了時刻、各回答者の名前とメールアドレスが表示され、続く列にその回答者の選択が表示されます。

列	中身
1列目	回答者ID
2列目と3列目	回答の開始時刻と完了時刻
4列目と5列目	回答者の名前とメールアドレス
6列目以降	質問ごとの回答

フォームで匿名の回答を受け付けるように設定した場合は、名前とメールアドレスは表示されません。

公式ヘルプには、ブックを変更してもフォームの内容は変更されない、とも書かれています。Excel側で列を加えたり並べ替えたりしても、Forms側の質問や回答が変わることはありません。

つながりのあるブックで作業するときの注意

つながりのあるブックで集計するときは、回答が入る元のシートに直接手を加えないのが安全です。集計用のシートを別に作り、元のシートを参照する形で数式を入れます。元のシートの列を並べ替えたり、行を削除したりすると、新しい回答が反映されたときに、集計の範囲がずれることがあります。

Excelで質問の種類ごとに集計する

ブックに取り出したら、質問の種類ごとに集計していきます。

選択肢の質問（1つだけ選ぶ）

選択肢ごとの人数は、COUNTIF関数で数えます。回答がF列に入っていて、選択肢の名前がK2のセルにあるなら、「=COUNTIF(F:F,K2)」です（Microsoft Excel で COUNTIF 関数を使用する）。選択肢の名前を縦に並べ、数式を下にコピーすれば、選択肢ごとの人数の表ができます。割合は、人数を回答者の数で割って出します。

複数の回答を選べる質問

複数の回答を選べる質問は、1人の回答が1つのセルに、区切りの記号でつながって入ります。区切りの記号が何かは、実際のセルを見て確かめてください。数えるときは、ワイルドカードを使って「=COUNTIF(F:F,""&K2&"")」のように、選択肢の名前を含むセルの数を数えます。

ただし、選択肢の名前が別の選択肢の名前の一部になっている場合（「メール」と「メールマガジン」など）は、数え間違いが起こります。その場合は、TEXTSPLIT関数で回答を区切りの記号ごとに分けてから、完全に一致するものだけを数える方法を使います。複数回答の割合は、回答者の数で割ると合計が100%を超えますが、これは正しい結果です。

評価やリッカートの質問

星の数や数値で答えてもらう評価の質問は、AVERAGE関数で平均を出します。平均だけでなく、評価ごとの人数も数えておくと、「平均は3.5だが、5と1に分かれている」のような偏りが見えます。

リッカートの質問（「とてもそう思う」から「まったくそう思わない」までの段階で答える質問）は、Excelでは段階ごとの言葉が入るので、COUNTIF関数で段階ごとの人数を数えます。

自由記述の質問

自由記述は、そのままでは数えられません。回答を読んで、似た意見ごとに分類の列を作り、分類ごとにCOUNTIF関数で数えます。分類の数は7個から12個程度が扱いやすい目安です。

自由記述の回答を分類する進め方

Formsのアンケートで一番手間がかかるのが、自由記述の回答のまとめです。Formsの画面の「詳細」で全部の回答を一覧で読めますが、件数を数えるにはExcelで分類の作業が必要になります。

進め方は次のとおりです。

1. Excelのブックで、自由記述の列の右に「分類」の列を作る
2. まず30件ほどを読み、出てきた意見を書き出して、似たものをまとめた仮の分類を作る
3. 分類ごとに「判断の目安」を1行で書いた表を、別のシートに作る
4. 分類の列に、データの入力規則で分類の名前を選べるリストを設定する
5. 残りの回答を読みながら、分類を選んでいく
6. 「特になし」のような回答には「対象外」を選び、分類の対象から外す
7. 分類ごとにCOUNTIF関数で件数を数える

1つの回答に複数の意見が入っている場合は、分類の列を2つ用意し、両方に分類を入れます。この場合、分類ごとの件数を合計すると回答者の数より多くなりますが、割合は有効な回答者の数で割ります。

報告では、分類ごとの件数に加えて、その分類を代表する回答の文章を1つずつ添えます。件数だけでは中身が伝わらず、文章だけでは重みが伝わりません。両方を並べることで、読み手は「どんな意見が、どのくらいあったか」を一度に理解できます。

分類を付けるときは、件数が少なくても重い意見に印を付けておきます。研修のアンケートなら、「説明の中に事実と違う内容があった」のような指摘は、1件でも講師や担当者に伝える必要があります。分類の列とは別に「要対応」の列を作り、読みながら印を付けていくと、報告のときに漏れません。

属性と掛け合わせる（クロス集計）

年代や部署などの属性と、満足度などの質問を掛け合わせて集計するには、ピボットテーブルが便利です。ピボットテーブルとは、表のデータを、行と列に項目を選ぶだけで自動で集計してくれる機能のことです（ピボットテーブルを作成してワークシート データを分析する）。

たとえば、行に「部署」、列に「満足度」、値に「回答者IDの個数」を選ぶと、部署ごと・満足度ごとの人数の表ができます。値の表示方法を「行集計に対する比率」に変えると、部署ごとの割合の表になります。

掛け合わせるときは、属性ごとの人数を表に必ず添えます。回答者が3人しかいない部署の割合は、1人の違いで30%以上も動きます。割合だけを並べると、人数の少ないグループの結果が大きく見えてしまいます。

社内アンケートで部署ごとに集計するときは、人数の少ない部署の結果を示すことで、誰が答えたかが推測できてしまうことにも気をつけます。匿名で集めたアンケートでも、3人の部署の結果を出せば、ほぼ個人の回答が分かってしまいます。人数の少ないグループは、近いグループとまとめて示すのが配慮のある方法です。

Formsの画面とExcelの数字が合わないとき

Formsの「回答の概要」に表示される人数と、Excelで数えた人数が合わないことがあります。よくある原因は次のとおりです。

原因	確かめ方
コピーをダウンロードしたあとに新しい回答が届いた	ダウンロードした時刻と、Formsの画面を見た時刻を比べる
Excel側で行を削除したり、フィルターで隠したりしている	フィルターを解除し、行の数を数え直す
数式の範囲が途中の行で止まっている	数式の範囲が列全体か、最後の行まで入っているかを確かめる
選択肢の名前の書き方が数式と違う	選択肢の名前を、回答のセルからコピーして貼り付け直す
未回答の質問がある	その質問の空欄の数を数え、回答者の数と合わせて確かめる

数字が合わないまま報告すると、あとで説明に困ります。報告の前に、Formsの画面の回答数と、Excelの行の数が一致していることを必ず確かめます。一致しない場合は、上の表の上から順に確かめていきます。

結果を共有する方法

集計の途中経過や結果を関係者と共有するには、Formsの概要リンクを使う方法と、Excelのブックを共有する方法があります。

概要リンクで共有する

公式ヘルプによると、「回答の概要」を選び、「回答のその他のオプション」から「概要リンクを共有する」を選んで「コピー」を選ぶと、リンクをコピーできます。このリンクを貼り付けると、リンクを持っているすべてのユーザーが、フォームの回答の概要を表示できます。

概要リンクを使うときは、次の点に注意が必要です。

・リンクを持っている人は誰でも概要を見られるので、転送されると想定外の人にも見られる
・公式ヘルプによると、概要リンクを削除すると、そのリンクは完全に削除され、再び有効にはできない
・新しい概要リンクを作ることはできるが、その新しいリンクも、入手したすべてのユーザーがアクセスできる

自由記述に個人的な内容が含まれるアンケートでは、概要リンクでの共有は避け、必要な部分だけを集計した表を共有するほうが安全です。

Excelのブックを共有する

報告用に集計したExcelのブックを共有する場合は、元の回答のシートを含めるかどうかを考えます。元の回答には、名前やメールアドレス、自由記述の内容が含まれます。報告を受ける人に必要なのは、たいていは集計した表とグラフだけです。報告用のブックには集計の結果だけを残し、元の回答のシートは含めないようにします。

研修のアンケート80件を集計する流れの例

ここまでの手順を、社内研修のアンケートに当てはめた例で整理します。回答は80件、質問は「部署」「満足度（5段階）」「役に立った内容（複数選択）」「分かりにくかった点（自由記述）」の4つです。

段階	作業	使う機能
点検	回答数と平均の回答時間を確かめ、テストの回答が残っていないかを見る	Formsの回答の概要
取り出し	受付を締め切ったあと、コピーをダウンロードする	Excel
単純集計	満足度の段階ごとの人数と平均、役に立った内容の選択肢ごとの人数を数える	COUNTIF、AVERAGE
掛け合わせ	部署ごとの満足度の表を作る	ピボットテーブル
自由記述	分かりにくかった点を読み、7つ程度の分類に分けて数える	分類の列とCOUNTIF
報告	伝えたいことを1つに絞ったグラフを3枚と、自由記述の代表的な声の表を作る	Excelのグラフ

80件程度なら、点検から報告まで半日ほどで終えられます。時間が一番かかるのは自由記述の分類です。2回目以降は、前回の分類をそのまま使えるので、作業はさらに短くなります。前回と同じ分類と同じグラフの形で報告すると、研修の改善の効果を数字で比べられます。

共有する前に確かめること

概要リンクでもExcelのブックでも、共有する前に次の3つを確かめておくと、思わぬ情報の漏れを防げます。

・自由記述の中に、個人の名前や連絡先、健康や家族のことなど、特定の人が分かる内容が書かれていないか
・人数の少ないグループの結果から、誰の回答かが推測できないか
・共有する相手が、回答者に約束した範囲の中の人か（「回答は人事部だけが見ます」と案内していたなら、その範囲を守る）

アンケートの案内の文章で、回答を誰が見るのか、何に使うのかを書いておくことも大事です。案内と違う範囲に結果を共有すると、次のアンケートに正直に答えてもらえなくなります。

報告用のグラフを作るときのコツ

Formsの画面のグラフは、集計の途中で全体を見るには便利ですが、報告書にそのまま貼ると、伝えたいことが埋もれがちです。報告用のグラフは、Excelで作り直すと読みやすくなります。

伝えたいことを1つに絞る

1つのグラフで伝えることは1つに絞ります。「満足度は全体で高いが、新しい部署では低い」と伝えたいなら、部署ごとの満足度の棒グラフを、満足度の低い順に並べます。グラフのタイトルにも、「新しい部署ほど満足度が低い」のように、読み取ってほしいことを文章で書きます。

並び順を整える

選択肢のグラフは、回答の多い順に並べ替えると、どれが多く選ばれたかが一目で分かります。ただし、「とてもそう思う」から「まったくそう思わない」までのような段階のある選択肢は、段階の順番のまま並べます。順番を崩すと、読み手が混乱します。

色を使いすぎない

すべての棒に違う色を付けると、どこを見ればよいかが分からなくなります。基本は1色にして、伝えたい棒だけ色を変えます。余白は音楽でいう休符のようなもので、詰め込みすぎないことが、読み手に呼吸の間を与えます。

人数と分母を書き添える

グラフの下に「回答者120人」「複数回答・回答者に対する割合」のように、分母を書き添えます。割合だけのグラフは、何人の回答なのかが分からず、数字の重みが伝わりません。

集計しやすいアンケートにするための作り方のコツ

集計の手間は、フォームを作る段階でかなり減らせます。次にアンケートを作るときに気をつけたい点を整理します。

属性の質問は選択肢にする

年代や部署を自由記述で聞くと、「30代」「30歳」「三十代」のように書き方がばらばらになり、集計の前に手で直す必要があります。属性の質問は、必ず選択肢で聞きます。年代なら「20代以下」「30代」「40代」のように、集計で使う区切りのまま選択肢にしておくと、Excelでそのまま掛け合わせに使えます。

選択肢の名前を短く、重ならないようにする

選択肢の名前は短くし、ほかの選択肢の名前の一部にならないようにします。複数の回答を選べる質問で、「メール」と「メールマガジン」のような選択肢が並ぶと、Excelで数えるときに数え間違いの原因になります。選択肢の中にセミコロンやカンマなどの記号を使わないことも、区切りの記号と混ざらないために大事です。

自由記述は聞くことを絞る

「ご意見をお書きください」のように広く聞くと、回答がさまざまな方向に散らばり、分類に時間がかかります。「研修の内容で分かりにくかった点」のように、何について書いてほしいかを絞ると、回答がまとまりやすくなります。

テストの回答は本番の前に削除する

フォームを作ったあとに自分で試しに回答した分は、本番の回答を集め始める前に削除しておきます。テストの回答が残ったまま集計すると、人数も割合もずれます。本番の回答が集まり始めてからすべての回答を削除すると、本番の分まで消えてしまうので、順番に気をつけます。

回答のあとに対応が必要なとき

アンケートには、集計して終わりではなく、回答者への対応が必要なものもあります。社外のお客様へのアンケートで「担当者から連絡がほしい」を選んだ人がいる、研修のアンケートで質問が書かれている、といった場合です。

Formsで集めた回答に対応する場合は、Excelのブックに担当者と対応の状況の列を加え、メールで連絡する流れになります。件数が少ないうちはこれで回りますが、件数が増えると、誰がどの回答に連絡したかが分からなくなります。つながりのあるブックで作業していると、新しい回答の反映で行の位置が変わり、状況の列とずれてしまうこともあります。

こうした場面で使える選択肢の1つが、フォームを作り、届いた回答を担当・ステージ・タグつきで管理し、同じ画面から返信まで送れるHalictです。公式サイトによると、集まった回答は一覧で確認でき、CSVに書き出して集計にそのまま使えます。届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。料金ページによると、1人で使うフリープランでもフォームの数と回答の数は無制限で、ステージ管理と自動返信、CSVの書き出しが含まれています。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）でGoogleスプレッドシートとの連携が使え、メンバー10人までのチームプランは月額7,800円（税抜）で、Teams、Slack、Chatworkへの通知や、一斉メールと開封・クリックの計測が使えます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

社内の簡単なアンケートや投票ならMicrosoft Formsで十分です。回答のあとに担当を決めて返信する流れがある受付の用途では、回答の管理と返信が一体になった道具のほうが、対応の漏れを防ぎやすくなります。

アンケートを読み解き、伝える力が仕事になる

最後に、運営者の立場から見えていることを書いておきます。

フリーランスや在宅の仕事の市場を20年見てきた立場から言えば、アンケートの集計と報告書の作成は、会社や団体から外部に頼まれることの多い仕事です。集計そのものは関数で済みますが、結果を読み手に伝わる表とグラフに整え、何を読み取るべきかを文章で添えられる人は多くありません。依頼する側と受ける側が直接やり取りし、仲介の手数料が乗らない取引では、依頼者は同じ予算で報告の質まで頼め、受ける側の手取りは厚くなります。手数料0%で直接取引できる関係では、毎回のアンケートの報告を同じ人に頼む流れも生まれやすくなります。

報告用のグラフや資料を作る仕事は、デザインの仕事とも重なります。デザインの仕事の単価の傾向はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。AIを業務に取り入れる支援の仕事では、Formsの回答の集計や報告を自動化する仕組みづくりの依頼も増えています。この分野の仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。

美容室やサロンでも、お客様アンケートを取って、設備やサービスの改善につなげる動きがあります。設備の改善に使える制度は美容室・サロン向け補助金2026年版｜設備投資・内装リフォームに使える制度で整理しています。お客様の声を経営の改善につなげる考え方を体系的に学びたい人には、国家資格の中小企業診断士もあります。

Microsoft Formsの集計は、Formsの画面で全体を確かめ、Excelに取り出して詳しく集計し、伝えたいことを1つに絞ったグラフで報告する、という流れで進めると迷いません。まずは手元のフォームで「回答の表示」を開き、回答数と平均の回答時間を確かめるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. Microsoft Formsの集計結果をExcelで見るにはどうすればよいですか？

フォームを開いて「回答の表示」を選び、「回答の概要」から「Excel で結果を開く」の横の矢印で開き方を選びます。Excel for the webやデスクトップのExcelで開くと、OneDriveに保存されたブックに新しい回答が反映されます。「コピーをダウンロード」を選ぶと、フォームとつながりのない手元のブックになり、その時点の回答で集計できます。

Q. Excelで開いたブックを編集すると、フォームの回答も変わってしまいますか？

変わりません。Microsoftの公式ヘルプにも、ブックを変更してもフォームの内容は変更されないと書かれています。ただし、新しい回答が反映されるブックで、回答が入る元のシートの列を並べ替えたり行を削除したりすると、集計の範囲がずれることがあります。集計用のシートを別に作り、元のシートを参照して作業するのが安全です。

Q. 集計結果を社外の人に共有しても大丈夫ですか？

概要リンクを使うと、リンクを持っている人は誰でも回答の概要を見られるので、転送されると想定外の人にも見られます。自由記述に個人的な内容が含まれる場合は、概要リンクではなく、必要な部分だけを集計した表やグラフを共有するほうが安全です。概要リンクを削除すると、そのリンクは再び有効にできない点にも注意してください。

Q. 匿名のアンケートでも、個々の回答を確かめられますか？

確かめられます。各回答には回答者IDという固有の番号が付いていて、「個々の結果をチェック」の画面で番号を入力すると、その回答を表示できます。回答者IDはExcelのブックの最初の列にも表示されるので、Excelで気になる回答を見つけたら、その番号でFormsの画面に戻り、回答の全体を確かめられます。