Microsoft Formsの回答を確認する方法と、集計結果をExcelで見る手順

Microsoft Formsでアンケートや申し込みのフォームを作ったあと、「集まった回答はどこで見るのか」「Excelで一覧にしたい」「回答した側が自分の回答を見返すにはどうするのか」と迷う人は多いはずです。Microsoft Formsの回答を確認する方法は、フォームを作った人と回答した人で、できることも手順もまったく違います。この記事では、作成者が回答の概要と個々の結果を見る手順、集計結果をExcelで見る3つの方法の違い、結果をほかの人と共有するときの注意、回答者が自分の回答を確かめるための設定までを、公式ヘルプの画面の名前に沿って整理します。

回答を確認する方法は、作成者と回答者で違う

最初に、立場による違いを押さえておきます。ここを取り違えると、「どこを探しても回答が見つからない」という状態になります。

フォームを作った人（作成者）は、Microsoft Formsの画面で、集まったすべての回答を見られます。回答の数、質問ごとの集計、回答者ごとの中身、Excelでの一覧のすべてを、作成者の画面から確かめられます。

一方、フォームに回答した人（回答者）は、基本的にほかの人の回答を見られません。自分の回答をあとから見返せるかどうかも、作成者が設定でそれを許しているかで決まります。作成者が許していなければ、送信したあとに自分の回答を見る手段はありません。

整理すると、次のようになります。

立場	見られるもの	決め手
作成者	すべての回答、集計、Excelでの一覧	フォームの所有者か共同作成者か
回答者	自分の回答の控え（許されている場合のみ）	作成者の設定
結果を共有された人	回答の概要（集計）	作成者が概要リンクを渡したか

この記事の前半では作成者の立場、後半では回答者の立場で、確認の方法を説明します。

フォームで集める回答が増えている背景

Microsoft Formsは、Microsoft 365に含まれるフォーム作成のツールです。会社の社内アンケート、研修の申し込み、学校の授業の小テスト、イベントの出欠確認など、紙や表計算ソフトで集めていた情報を、Webのフォームで集める場面が増えています。

紙の時代には、集まった用紙を1枚ずつ読んで数える作業が必要でした。Webのフォームなら、回答が届いた時点で自動で集計され、グラフで傾向をつかめます。在宅勤務や拠点の分散で、同じ場所に集まって紙を回収することが難しくなったことも、フォームの利用を後押ししています。

その一方で、フォームを作るのは簡単でも、集まった回答を確かめ、整理し、関係者に共有する段階でつまずく人が少なくありません。「集計のグラフは見られたが、1人ずつの回答の見方が分からない」「Excelに出したら、あとから届いた回答が反映されていない」「結果を上司に見せたいが、どう渡せばよいか分からない」といった相談は、フォームを使い始めた職場でよく出てきます。

こうしたつまずきの多くは、回答の画面とExcelの関係、共有のリンクの性質を知っていれば防げます。手順そのものは難しくありませんが、どのボタンが何をするのかを一度整理しておくと、迷う時間が大きく減ります。フォームの作成と回答の整理は、今では事務の仕事の基本の1つになっています。会社の業務の効率化を支援する仕事でも、フォームの使い方を教えることから始まる例は珍しくありません。

回答の概要を確認する手順

ここからは、作成者が回答を確認する手順です。Microsoftの公式ヘルプに沿って説明します。

回答の概要を開く

1. Microsoft Formsで、結果を確認したいフォームを開きます。
2. 「回答の表示」を選びます。
3. 「回答の概要」の画面が表示されます。

公式ヘルプは、この画面について次のように説明しています。

[回答の概要] 画面には、回答数や回答者がフォームに記入するのにかかった平均時間など、フォームに関する概要情報が表示されます。 各質問ボックスには、回答の数が表示されます。 出典: support.microsoft.com

選択式の質問なら、選ばれた割合がグラフで表示されます。記述式の質問なら、届いた回答の一部が並びます。まずはこの画面で、回答がどのくらい集まったか、全体の傾向はどうかをつかみます。

質問ごとの詳細を見る

各質問の欄にある「詳細」を選ぶと、その質問に届いた回答が一覧で表示されます。記述式の質問で、すべての回答を読みたいときに使います。一覧の列の見出しを選ぶと、回答を並べ替えられます。

回答者ごとの結果を見る

1人ずつの回答の中身を見たいときは、「個々の結果をチェック」を選びます。回答者ごとに、すべての質問への回答がまとめて表示されます。

公式ヘルプによると、左右の矢印キーで、前後の回答者の結果に移れます。回答者の名前を選んで、別の回答者の結果に移ることもできます。回答者が50人を超える場合は、一覧のいちばん下までスクロールし、「他の回答者を表示」を選ぶと残りの回答が表示されます。

回答者の番号で探す

特定の回答を探したいときは、「回答者」の欄に番号（たとえば25）を入力します。この番号は回答者IDと呼ばれ、回答ごとに付けられる通し番号のようなものです。公式ヘルプでは、名前を集めずに匿名で回答を受け付けている場合に、この番号で探す方法が特に役立つと説明されています。回答者IDは、回答をExcelに出したときも、表の最初の列に表示されます。

集計結果をExcelで見る3つの方法

回答をまとめて一覧にしたり、自分で集計したりしたいときは、Excelを使います。公式ヘルプでは、「回答の概要」の画面から、次の3つの方法が案内されています。違いを知らずに選ぶと、「あとから届いた回答が反映されない」といった行き違いが起きるので、ここは丁寧に確かめます。

方法1：Excelで結果を開く

「Excelで結果を開く」を選ぶと、Excelのファイル（ブック）が、職場用または学校用のOneDriveに自動で保存され、Web版のExcel（Excel for the web）で開きます。このブックには、フォームとのつながり（ライブデータ接続）が含まれていて、フォームに新しい回答が届くと、ブックにも反映されます。

グループで作ったフォームの場合は、ブックはOneDriveではなくSharePointに保存されます。SharePointとは、組織の中でファイルや情報を共有するための仕組みのことです。

方法2：Excelデスクトップで開く

「Excelで結果を開く」の横のドロップダウンの矢印を選ぶと、「Excelデスクトップで開く」を選べます。こちらも、ブックは職場用または学校用のOneDriveに保存され、フォームとのつながりを持ちます。違いは、パソコンに入っているExcel（デスクトップ版）で開く点です。

公式ヘルプによると、この方法はWindows版のExcelの最新チャネルで、バージョン2410（ビルド16.0.18227.20000）以降で使えます。Mac版のExcelは、今後の更新で対応する予定と案内されています。Macを使っている人は、方法1のWeb版のExcelで開くのが確実です。

方法3：コピーをダウンロード

同じドロップダウンから「コピーをダウンロード」を選ぶと、フォームとのつながりを持たない、その時点の回答だけを含んだExcelのブックが手元に保存されます。あとから届いた回答は反映されません。

締め切ったあとの回答を記録として保存したいとき、取引先など組織の外の人に結果のファイルを渡したいときに向いています。

3つの方法の違い

方法	保存先	新しい回答の反映	向いている場面
Excelで結果を開く	OneDrive（グループならSharePoint）	反映される	回答を集めている途中で一覧を見たい
Excelデスクトップで開く	OneDrive（グループならSharePoint）	反映される	Windowsのデスクトップ版で集計したい
コピーをダウンロード	手元のパソコン	反映されない	締め切った回答を記録として残したい

反映を更新できる人は限られる

フォームとつながったブックで、新しい回答の反映（データの更新）を行えるのは、フォームの所有者と、そのブックの編集権限を持つ組織の中の人だけです。公式ヘルプでは、組織の外の人は、データの更新を行えないと説明されています。外部の人にブックを共有しても、その人の操作で最新の回答を取り込むことはできない、ということです。

Excelのブックの読み方

Excelで開いたブックは、どのように並んでいるのかを知っておくと、集計が速くなります。

公式ヘルプによると、ブックでは、フォームの各質問が列に、各回答が行に並びます。最初の5つの列には、回答者ID、回答の開始時刻と完了時刻、回答者の名前とメールアドレスが入ります。その後ろの列に、各質問への回答が並びます。

匿名の回答を受け付けている場合は、名前とメールアドレスの列は空になります。また、ブックの中身を書き換えても、フォームの内容や回答そのものは変わりません。集計のために列を加えたり、並べ替えたりしても、元の回答は守られます。

集計に使いやすい形に整える

ブックを集計に使うときは、元のシートには手を加えず、別のシートで集計するのが安全です。フォームとつながったブックでは、新しい回答が届くたびに元のシートに行が追加されるので、元のシートに直接計算式を入れたり、行を並べ替えたりすると、反映の際に表が崩れることがあります。

よく使う集計の方法は次のとおりです。

1. ピボットテーブルで、選択肢ごとの回答数を数える
2. 回答の完了時刻の列で並べ替え、締め切り後に届いた回答を見分ける
3. 記述式の回答の列にフィルターをかけ、特定の言葉を含む回答を探す
4. 部署や学年などの列で絞り込み、属性ごとの傾向を見る

ピボットテーブルとは、大きな表のデータを、項目ごとに自動で集計して小さな表にまとめるExcelの機能のことです。「選択肢ごとの回答数」のような集計なら、数回の操作で作れます。

回答の結果をほかの人と共有する

集計の結果を上司や関係者に見せたいときは、回答の概要のリンクを共有する方法があります。

概要リンクを作る手順

公式ヘルプに沿うと、手順は次のとおりです。

1. 「回答の概要」を開きます。
2. 「回答のその他のオプション」を選びます。
3. 「概要リンクを共有する」を選びます。
4. 「コピー」を選び、リンクを貼り付けて相手に送ります。

このリンクを持っている人は誰でも、フォームの回答の概要を見られます。

共有の前に確かめたいこと

概要リンクは便利な一方で、扱いに注意が要ります。公式ヘルプでは、次の点が説明されています。

1. 組織の中の特定の人と共同でフォームを作っている場合、概要リンクがまだ無ければ、作れるのはフォームの所有者だけです。共同作成者は、すでにあるリンクをコピーして共有することはできます。
2. 回答を組織内のすべての人と共有する設定にしていた場合、すでに作られた概要リンクには、組織の内外を問わずアクセスできる状態になっています。
3. 概要リンクを削除すると、リンクは完全に消え、再び有効にすることはできません。

特に2つめは見落としやすい点です。回答に個人の名前や連絡先、社内の評価に関わる内容が含まれる場合、概要リンクを広く配ると、思わぬ相手に見られるおそれがあります。

概要リンクを削除する

共有をやめたいときは、「回答の表示」から「回答の概要」を開き、「その他のオプション」から「概要リンクの共有」を選び、「リンクの削除」を選びます。新しい相手と共有し直したい場合は、新しい概要リンクを作れますが、その新しいリンクも、受け取った人なら誰でも見られる点は同じです。

共有の方法を使い分ける

共有したいもの	方法
集計のグラフを見せたい	概要リンク
1人ずつの回答を一緒に確かめたい	フォームの共同作成者に加える、またはブックを共有
外部の人に結果のファイルを渡したい	コピーをダウンロードして、必要な列だけ残したファイルを渡す

外部の人に渡すときは、名前やメールアドレスなどの列を削ったファイルを別に作るのが基本です。元のブックをそのまま渡すと、回答者の個人の情報まで外に出てしまいます。

回答者が自分の回答を確認する方法

ここからは、回答した側の立場です。「送信した回答をあとから見返したい」「ちゃんと送れたか不安」という声はとても多くあります。

回答の控えを受け取れるのは、作成者が許しているときだけ

Microsoft Formsでは、作成者が設定で許している場合に限って、回答者が自分の回答の控えを受け取れます。公式ヘルプでは、作成者の側の設定として次の手順が案内されています。

1. フォームの上部のバーで「設定」を選びます。
2. 「回答の受信」で、「送信後に回答の受信を許可する」にチェックを入れます。

この設定がされていれば、回答者は送信したあと、画面の右上の「...」を選んで、自分の回答をPDFとして印刷したり保存したりできます。

確認のメールを受け取れる場合もありますが、公式ヘルプによると、メールでの確認は、回答者が作成者と同じ組織に属していて、作成者が名前を記録する設定をオンにしている場合に限られます。

送信の直後にすぐ保存する

回答の控えは、送信した直後の画面から保存するのが基本です。画面を閉じてしまうと、あとから同じ画面に戻る手段が無いことがあります。大切な申し込みや課題の提出では、送信の直後に控えをPDFで保存しておきます。

控えの機能が無いフォームの場合は、送信する前に入力した内容の画面を保存しておく、提出の完了画面を保存しておく、といった自衛の方法をとります。

「回答は既に送信されました」と表示される

フォームを開き直したときに「回答は既に送信されました」という表示が出ることがあります。これは、作成者が1人1回の回答に制限している場合などに、すでに回答を送ったことを知らせる表示です。送信が完了していることを示すものなので、慌てる必要はありません。

一方、「このフォームの回答の収集は終了しました」という表示は、作成者が回答の受け付けを止めたか、締め切りの日時を過ぎたことを示します。両方が表示された場合は、締め切りの前に回答を送り、その後に受け付けが終わった、と読めます。提出できたかどうか不安なときは、作成者（先生や担当者）に、回答が届いているかを直接確かめるのが確実です。

提出できたかを確かめる順番

回答者の立場で、送信できたかどうか不安になったときは、次の順番で確かめます。

1. 送信の直後に表示された完了の画面を保存していないかを確かめる
2. 控えのPDFや確認のメールが届いていないかを、受信箱や迷惑メールのフォルダも含めて確かめる
3. フォームを開き直し、「回答は既に送信されました」と表示されるかを確かめる
4. それでも不安なら、作成者に、回答が届いているかを問い合わせる

作成者に問い合わせるときは、回答した日時と、回答に使ったアカウント（メールアドレス）を伝えると、作成者は回答の一覧から探しやすくなります。名前を記録しないフォームの場合は、作成者の側でも誰の回答かを特定できないことがあるので、回答の内容の一部を伝えると見つけやすくなります。

回答が届いたことに気づく方法

回答を確認するには、まず回答が届いたことに気づく必要があります。毎回フォームを開いて件数を確かめるのは手間なので、通知の設定を使います。

公式ヘルプでは、フォームの設定の「応答の受信」にある「各応答の電子メール通知を受け取る」をオンにすると、回答が届くたびに作成者にメールが届く仕組みが案内されています。申し込みや問い合わせのように、届いたらすぐに対応したいフォームでは、この設定をオンにしておくと、対応の遅れを防げます。

一方、回答が数百件集まるアンケートでこの設定をオンにすると、受信箱が通知のメールで埋まってしまいます。集計して結果を見れば足りるアンケートでは、通知をオフにし、締め切りの後にまとめて回答の概要を確かめるほうが効率的です。用途に合わせて使い分けます。

特定の人に招待を送って回答を集めている場合は、回答していない人に向けた通知の仕組みもあります。出欠の確認のように、全員の回答を集めたい用途では、こうした仕組みも確かめておくと、催促の手間を減らせます。

回答の確認を楽にするフォームの作り方

回答を確かめる手間は、フォームを作る段階でかなり減らせます。集計のしやすさを考えてフォームを作っておくと、あとの作業が大きく変わります。

選択式の質問を増やす

選択式の質問は、回答の概要の画面で自動的にグラフになり、Excelでも数えやすくなります。記述式の質問は、1件ずつ読む必要があるので、本当に自由に書いてほしい項目に絞ります。「その他」の選択肢を付けておくと、選択肢に無い回答も拾えます。

必須の質問を決める

集計に欠かせない項目は、必須の質問に設定します。必須にしておかないと、空欄の回答が混ざり、集計のときに「答えなかったのか、該当しないのか」が分からなくなります。

表記がばらつく項目は選ばせる

部署名や学年のように、人によって書き方がばらつきやすい項目は、記述式ではなく選択式にします。「営業部」「営業」「営業1課」のように表記がばらつくと、Excelで集計するときに1つずつ直す手間がかかります。

締め切りを書いておく

フォームの説明欄に、回答の締め切りの日時をはっきり書いておきます。あわせて、終了日を設定しておけば、締め切り後の回答が混ざりません。回答者にとっても、いつまでに回答すればよいかが分かり、提出できたかどうかの不安が減ります。

回答の控えを許すかを最初に決める

申し込みや課題の提出のように、回答者が「本当に送れたか」を気にするフォームでは、最初から「送信後に回答の受信を許可する」をオンにしておきます。回答者からの「届いていますか」という問い合わせが減り、作成者の手間も減ります。

回答を印刷して紙で残す

会議の資料や記録として、回答を紙で残したい場面もあります。公式ヘルプでは、回答の画面の「回答のその他のオプション」から、回答を印刷できると案内されています。回答の概要のグラフを印刷すれば、会議で全体の傾向を共有する資料になります。

ただし、個人の名前や連絡先を含む回答を印刷すると、紙のまま机に残ったり、持ち出されたりする心配が出てきます。紙に残す必要があるのは集計の結果だけ、という場合は、個人の回答ではなく、回答の概要を印刷します。個人の回答を印刷した紙は、用が済んだら細かく裁断して処分します。

回答の確認でつまずきやすい場面

作成者の側で、回答の確認につまずきやすい場面と、その確かめ方をまとめます。

回答が0件のまま増えない

回答が届いているはずなのに0件のままのときは、まず「回答を受け付ける」の設定がオンになっているかを確かめます。オフになっていると、新しい回答は受け付けられません。開始日と終了日を設定している場合は、その期間の外になっていないかも確かめます。

回答できる人を組織の中の人に限っている場合、組織の外の人はフォームを開けません。外部の人に回答を頼んだのに回答が来ない場合は、回答できる人の範囲を確かめます。

Excelに新しい回答が反映されない

「コピーをダウンロード」で保存したブックには、あとから届いた回答は反映されません。反映させたいなら「Excelで結果を開く」を使います。フォームとつながったブックなのに反映されないときは、公式ヘルプが案内しているとおり、ブックの下に「Excelで開く」のボタンが表示されていれば、つながりが切れている状態です。ブックを開き、表示される案内に従って、つながりを設定し直します。

名前が表示されない

回答者の名前とメールアドレスが空になっているのは、匿名で回答を受け付けている場合です。誰が回答したかを記録したいなら、回答できる人を組織の中の人に限り、名前を記録する設定をオンにします。ただし、匿名だからこそ本音を書ける、というアンケートもあるので、目的に合わせて決めます。

共同作成者が概要リンクを作れない

組織の中の特定の人と共同作業している場合、概要リンクを最初に作れるのは所有者だけです。共同作成者が作ろうとしてもできないのは不具合ではありません。所有者にリンクを作ってもらい、それをコピーして使います。

回答を確認したあとの整理の仕方

回答を集めて確認したら、その後の整理まで決めておくと、フォームの運用が楽になります。

締め切ったら受け付けを止める

回答の期限が過ぎたら、「回答を受け付ける」をオフにします。期限後に届いた回答が混ざると、集計の数字が変わってしまいます。開始日と終了日を設定しておけば、自動で受け付けを止められます。

記録を残してから削除を考える

回答の画面の「回答のその他のオプション」からは、すべての回答の削除や、回答の印刷もできます。削除した回答は元に戻せないので、削除する前に「コピーをダウンロード」でブックを保存し、記録を残しておきます。個人の情報を含む回答は、保存したブックの保管場所と、保管する期間も決めておきます。

返信や対応の記録をどこに残すか

申し込みや問い合わせのフォームでは、回答を確認したあとに、返信や対応が続きます。Microsoft Formsの回答の画面には、「誰が対応したか」「返信済みか」を記録する欄はありません。多くの職場では、Excelのブックに「対応状況」の列を加えて管理しています。ただし、フォームとつながったブックに列を加えると、新しい回答が反映されたときに表がずれることがあるので、別のシートで管理する工夫が要ります。

受付のあとの対応まで管理したいときの候補

Microsoft Formsは、回答を集めて集計するところまでなら、Microsoft 365の中で手軽に使える便利な道具です。一方で、問い合わせや申し込みのように、回答のあとに返信や対応が続く用途では、「どの回答に誰が返信したか」を管理する仕組みを自分で作る必要があります。そうした用途向けに作られたフォーム作成ツールの1つが、Halict（ハリクト）です。

公式サイトの記載によると、Halictの無料のフリープランは0円で、メンバーは1人まで、フォームの数と回答の数はどのプランも無制限です。フリープランでも、届いた1件ごとに対応の段階を付けて管理する機能（ステージ管理）、自動返信、CSVの書き出しが使えます。

有料プランは使う人数で決まり、メンバー3人までのスタータープランが月額2,980円、10人までのチームプランが月額7,800円、30人までのビジネスプランが月額16,800円です（いずれも税抜、年払いは2か月分が無料）。スタータープランからはフォームのHalictの表記を消せ、Googleスプレッドシートとの連携が加わります。チームプランからは、一斉メールと開封・クリックの計測、メールのひな形、Teams・Slack・Chatworkへの通知などが加わります。詳しくはHalictの紹介ページで確認できます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

社内のアンケートや出欠の確認のように、集めて集計すれば終わる用途なら、Microsoft Formsで十分です。受付のあとの返信や対応の管理に時間を取られていると感じたときに、比べてみる候補の1つとして考えてみてください。

フォームの扱いに慣れることが、在宅の仕事で生きる場面

最後に、在宅ワークや業務委託で働く人の立場から、フォームと回答の扱いに慣れておくことの意味を整理します。

フォームで情報を集め、Excelで整理し、関係者に共有する一連の作業は、多くの職場で日常的に発生しています。この作業を正確に、速く、個人の情報に配慮して進められる人は、事務の仕事でも、業務の改善を支援する仕事でも重宝されます。AIの道具が広がった今も、どのデータを誰に見せてよいかを判断する役割は人に残っています。フォームや業務の道具の使い方を企業に教える仕事の内容は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。

運営者として長くフリーランスや在宅ワークの現場を見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、相手の手間を減らす工夫に時間を使っています。集めたデータを、相手がそのまま使える形に整えて渡す、個人の情報の列を外してから共有する、締め切りの時刻を明記する。こうした小さな配慮が「この人に任せると楽だ」という評価につながっています。仲介の手数料がかからない直接取引では、同じ予算で発注者はより多く頼め、受ける側の手取りも厚くなります。その分、データの受け渡しの方法も当事者どうしで決めることになり、フォームとExcelを正しく扱えることがそのまま仕事の質になります。

医療や介護の事業所でも、職員アンケートや研修の申し込みをフォームで集める場面が増えています。事業所の業務のデジタル化については、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、使える補助金の考え方を整理しています。集計の数字を正しく読む力を伸ばしたい人には、日商簿記1級の資格ガイドも、数字を扱う仕事の幅を考える参考になります。

よくある質問

Q. Microsoft Formsの回答は、作成者以外も見られますか？

回答のすべてを見られるのは、フォームの所有者と共同作成者です。回答者は基本的にほかの人の回答を見られません。作成者が概要リンクを共有した場合は、リンクを持っている人が回答の概要（集計）を見られます。組織内のすべての人と共有する設定にしていた場合は、組織の外からもアクセスできる状態になるので注意が要ります。

Q. Excelに出した回答に、あとから届いた回答が反映されないのはなぜですか？

「コピーをダウンロード」で保存したブックは、フォームとのつながりを持たないため、あとから届いた回答は反映されません。反映させたい場合は「Excelで結果を開く」を使います。フォームとつながったブックで反映が止まっているときは、ブックを開き、表示される案内に従ってデータの接続を設定し直します。

Q. 回答した後に、自分の回答を見返すことはできますか？

作成者が「送信後に回答の受信を許可する」を設定している場合に限り、送信後の画面の右上の「...」から、自分の回答をPDFで印刷したり保存したりできます。設定されていないフォームでは、送信後に見返す手段はありません。大切な提出では、送信の直後に控えを保存し、不安なら作成者に届いているかを確かめます。

Q. Mac版のExcelで、フォームとつながったブックを開けますか？

公式ヘルプでは、「Excelデスクトップで開く」はWindows版のExcelの最新チャネルの特定のバージョン以降で使え、Mac版は今後の更新で対応予定と案内されています。Macを使っている場合は、「Excelで結果を開く」でWeb版のExcelを使うのが確実です。Web版でも、新しい回答はブックに反映されます。