個人事業主が従業員を社会保険に入れる方法

初めて人を雇うとき、一番ややこしいのが社会保険まわりです。「個人事業主 従業員 社会保険」と調べ始めた人の多くが、最初の3分でブラウザを閉じます。労災、雇用保険、健康保険、厚生年金、任意適用、強制適用。似た言葉が並びすぎて、自分の店や事務所がどれに当たるのかが分からないからです。

結論から書きます。判断は2段階です。第1段階は労働保険で、人を1人でも雇った時点で労災保険は必ず義務、雇用保険は働く時間の条件を満たせば義務になります。ここに迷う余地はありません。第2段階が健康保険と厚生年金で、こちらは業種と従業員数で強制か任意かが変わります。この2段階に分けて考えるだけで、必要な手続きは自動的に決まります。順に整理していきます。

社会保険は4つある。まずここを分けて考える

混乱の原因は、「社会保険」という言葉が2つの意味で使われていることです。広い意味では労災保険、雇用保険、健康保険、厚生年金保険の4つ全部を指します。狭い意味では健康保険と厚生年金保険の2つだけを指し、労災保険と雇用保険は「労働保険」と呼んで区別します。役所の窓口も、この区別のまま分かれています。

労働保険の窓口は、労災保険が労働基準監督署、雇用保険がハローワークです。健康保険と厚生年金の窓口は年金事務所です。つまり、人を雇って一式を整えようとすると、最大で3か所を回ることになります。この構造を知らずに年金事務所だけに行くと、「労働保険は別です」と言われて出直すことになります。

それぞれが何を守る保険なのかも、ここで整理しておきましょう。労災保険は、仕事中と通勤中のけがや病気に対する治療費と休業中の補償です。雇用保険は、退職したあとの失業給付のほか、育児休業給付や介護休業給付、教育訓練給付も含みます。健康保険は、業務外の病気やけがの医療費に加えて、働けない間の傷病手当金と出産手当金が出ます。厚生年金は、国民年金に上乗せされる老後の年金と、障害厚生年金や遺族厚生年金です。

保険料の負担の仕方も違います。労災保険は全額が事業主負担で、従業員の給与から引くことはできません。雇用保険は事業主と従業員の両方が負担しますが、比率は同じではなく事業主のほうが重くなっています。健康保険と厚生年金は、原則として労使で半分ずつです。この負担の形が、あとで出てくるコスト計算にそのまま効いてきます。

私はアパレルのEC運営を請け負う中で、小さなブランドが初めて撮影アシスタントを雇う場面に何度も立ち会ってきました。そこで毎回出てくるのが「週に2日だけ来てもらうのに、そこまで必要なんですか」という質問です。答えは、必要なものと必要でないものがきれいに分かれている、です。次から具体的に見ていきます。

人を1人雇った瞬間に義務になるもの

まず労災保険です。これは例外がほぼありません。アルバイトでも、パートでも、日雇いでも、外国籍でも、週に1日だけでも、人を雇って賃金を払うなら加入義務が生じます。「うちは1人だけだから」「短期のヘルプだから」という理由で免除されることはありません。保険料は全額が事業主負担で、従業員の同意も不要です。

ここを軽く見ていると、事故が起きたときに一気に苦しくなります。未加入の状態で労災が起きた場合、被災した従業員には給付が行われますが、そのあとで事業主に費用徴収が行われます。加入手続きを怠っていた期間が長いと、支給された給付額の一定割合を国から請求されることになります。さらに、遡って保険料と追徴金も課されます。数千円の保険料を惜しんだ結果が数百万円の請求になる、という構図です。

次に雇用保険です。こちらには条件があります。1週間の所定労働時間が20時間以上で、かつ31日以上の雇用見込みがあること。この両方を満たすと加入義務が発生します。逆に言えば、週15時間のアルバイトだけなら雇用保険の対象にはなりません。ここが労災保険との大きな違いです。

注意したいのは「31日以上の雇用見込み」の解釈です。契約期間が30日以内でも、更新する可能性がある、あるいは過去に同様の人を更新した実績があるなら、見込みありと判断されます。短期契約を繰り返して回避しようとする形は、実態で判断されるので通りません。

そして、事業主本人と同居の親族は、この労働保険の枠には入りません。

前述の通り、労働保険（労災保険・雇用保険）は労働者のための保険であることから、原則として個人事業主自身の加入は認められていません。ただし、実際の業務の状況や労災発生状況等から、個人事業主についても労働者同様の保護が妥当とされる場合、労災保険については特別加入ができるようになっています。労災保険の特別加入に関わる詳細は、以下よりご確認いただけます。 出典: hrmos.co

つまり、従業員の保険を整えても、自分自身は守られないということです。ここは後半でもう一度触れます。

健康保険と厚生年金は業種と人数で決まる

第2段階に進みます。ここが個人事業主にとって一番分かりにくいところです。

法人であれば、社長1人の会社でも健康保険と厚生年金は強制加入です。ところが個人事業所は扱いが違い、「法定の業種に当たるか」と「常時5人以上を使用しているか」の2つで決まります。

法定業種には、製造業、土木建築業、鉱業、電気ガス業、運送業、物品販売業、金融保険業、保管賃貸業、媒介周旋業、集金案内広告業、清掃業、教育研究調査業、医療保健業、通信報道業などが並びます。そして2022年10月から、弁護士、税理士、公認会計士、社会保険労務士、司法書士といった士業がここに加わりました。

一方で、法定業種に含まれない業種もあります。飲食店、旅館などの宿泊業、理容業と美容業、クリーニング業、農業、林業、漁業、映画演劇などの娯楽業、神社や寺などの宗教業です。これらは何人雇っていても強制適用にはなりません。小さな飲食店で社会保険がない求人が多いのは、法律上こうなっているからです。

「常時5人以上」の数え方にも決まりがあります。数えるのは従業員であって、事業主本人は含みません。また、正社員だけでなく、週の労働時間と月の労働日数が正社員のおおむね4分の3以上あるパートも人数に入ります。季節的に2か月以内で雇う人や、日雇いで1か月を超えない人は原則として数えません。ここを自己流で数えると判定を誤るので、境界にいる場合は年金事務所に確認してください。

整理すると、法定業種で常時5人以上なら強制適用、それ以外は任意適用の対象という形になります。自分の事業がどちらかを確かめるのが、この段階の作業です。

5人未満でも入れる。任意適用という選択肢

強制適用に当たらない事業所でも、申請して認可を受ければ健康保険と厚生年金に加入できます。これが任意適用（任意適用事業所）です。

条件は、そこで働く従業員のうち、被保険者となるべき人の2分の1以上の同意を得ること。そのうえで事業主が年金事務所に申請し、認可を受けます。同意が半数を超えれば成立しますが、ここに重要な落とし穴があります。認可されると、同意しなかった人も含めて全員が被保険者になります。「私は入りたくない」という人だけ外す、ということはできません。

なぜ反対する人が出るのか。保険料が給与から天引きされて、手取りが減るからです。国民健康保険と国民年金を自分で払っている人にとっては、トータルの負担が下がることも多いのですが、目先の手取りが減る点だけを見ると抵抗が生まれます。ここは説明の仕方が効きます。厚生年金に入ると将来の年金が国民年金に上乗せされること、健康保険には傷病手当金と出産手当金があって国民健康保険にはないこと、保険料の半分は事業主が払うこと。この3点を並べて説明すると、納得してもらいやすくなります。

制度を所管する厚生労働省も、個人事業所向けに任意加入の案内とシミュレーションの資料を公開しています。手取りがどう変わるかを数字で見せられると、話が早く進みます。感覚ではなく試算を出す。これはEC運営の現場でも同じで、施策の可否を感覚で議論している間は結論が出ませんが、数字を1枚出した瞬間に決まります。

逆方向の手続きもあります。任意適用をやめる場合は、従業員の4分の3以上の同意を得て脱退の認可を申請します。加入より脱退のほうが同意のハードルが高い設計になっているので、入るときは「あとで簡単にやめられる」と考えないほうがいいでしょう。

手続きの順番と期限を一枚に整理する

ここからは実務です。やることを順番に並べます。

最初は労働基準監督署です。労災保険の保険関係成立届を、保険関係が成立した日、つまり最初の従業員を雇った日の翌日から10日以内に出します。同時に、その年度分の概算保険料申告書を提出し、保険料を納めます。こちらは50日以内です。

次にハローワークです。雇用保険適用事業所設置届を、設置の日の翌日から10日以内に提出します。あわせて、対象となる従業員ごとに雇用保険被保険者資格取得届を出します。こちらは雇った日の属する月の翌月10日までです。労基署の手続きが先で、そこで発行される労働保険番号を使うので、順番を間違えると二度手間になります。

最後に年金事務所です。強制適用に該当した場合は新規適用届を、該当した事実が発生してから5日以内に提出します。任意適用の場合は任意適用申請書と同意書を提出し、認可を待ちます。いずれの場合も、被保険者資格取得届を従業員ごとに出し、扶養家族がいる人は健康保険被扶養者（異動）届を添えます。

準備しておく書類は、事業主の確認書類、事業所の所在地が分かるもの、賃金台帳、労働者名簿、出勤簿またはタイムカード、労働条件通知書の控えなどです。従業員からは、基礎年金番号が分かるもの、雇用保険被保険者証（前職がある人）、マイナンバーを集めます。扶養を入れるなら続柄と収入の確認書類も要ります。

これらは電子申請にも対応しています。紙で郵送するより進捗が追いやすいので、慣れてきたら移行を検討してください。制度の詳細や様式は日本年金機構の案内で確認できます。私自身、最初に代理で手続きを手伝ったときは賃金台帳の様式でつまずきました。給与計算ソフトを先に入れておけば、この書類はそのまま出力できます。順番としては、人を雇う前にソフトを決めるのが正解です。

保険料はいくら増えるのか

判断するには、金額を具体的に見る必要があります。ざっくりした目安を置きます。

健康保険と厚生年金の事業主負担は、合計でおおむね給与額の15%前後です。厚生年金保険料率が18.3%で労使折半なので事業主分が9.15%、健康保険料率が都道府県によって違いますがおおよそ10%前後で折半なので約5%。これに子ども・子育て拠出金が加わります。月給25万円の従業員なら、事業主の追加負担は月に3万7千円前後、年間で45万円ほどという計算です。

労働保険はこれより小さい負担です。雇用保険は一般の事業で合計1%台、そのうち事業主分が半分強。労災保険は業種によって差が大きく、事務や小売なら1000分の3程度、建設業なら1000分の10を超えます。月給25万円なら、労働保険の事業主負担は月に数千円の範囲に収まります。

つまり、コストのインパクトはほぼ健康保険と厚生年金で決まります。パート1人を週3日で雇う程度なら負担は限定的ですが、正社員を複数抱える段階になると、人件費に対して1割以上が上乗せされると考えておいてください。採用計画を立てるとき、額面の給与だけで予算を組むと必ずずれます。

払った保険料の税務上の扱いも押さえましょう。従業員分の事業主負担額は、法定福利費として全額が必要経費になります。事業主本人が払う国民健康保険料と国民年金保険料は経費ではなく社会保険料控除です。この線引きを取り違えると申告でつまずきます。仕訳の具体例は個人事業主の保険料は経費にできる？仕訳と確定申告の方法に整理されているので、記帳の前に一度目を通しておくと安全です。

パートを社会保険に入れる基準はどこにあるか

人数の数え方とは別に、個々のパートやアルバイトを被保険者にするかどうかの基準があります。ここを混同している事業主がとても多い。

原則の基準は、1週間の所定労働時間と1か月の所定労働日数が、同じ仕事をしている正社員のおおむね4分の3以上であることです。週40時間が通常なら、週30時間以上働くパートは対象になります。この4分の3基準を満たせば、本人が望むかどうかに関係なく被保険者です。

そして、これに加えて短時間労働者への適用拡大が段階的に進んでいます。週の所定労働時間が20時間以上、所定内賃金が月額8万8千円以上、2か月を超えて雇用される見込み、学生でないこと。この4つを満たす人は、4分の3に届かなくても被保険者になります。ただしこれは、厚生年金の被保険者数が一定規模を超える事業所に適用される仕組みで、対象となる規模は段階的に引き下げられてきました。小さな個人事業所ではまだ対象外のことが多いのですが、今後さらに広がる方向にあるので、最新の適用範囲は日本年金機構で確かめてください。

実務で問題になるのは「月額8万8千円」の数え方です。ここに含めないものが決まっていて、残業代、賞与、通勤手当、家族手当、精皆勤手当などは除きます。つまり、通勤手当を足して8万8千円を超えても、基本給が届かなければ対象外です。逆に、基本給を8万7千円に抑えて回避しようとすると、シフトの実態で判断されて指摘を受けることがあります。

いわゆる年収の壁も、働く側がこの基準を強く意識する理由になっています。扶養から外れたくないという希望と、シフトを増やしたいという事業側の都合がぶつかる場面は日常的に起きます。私は撮影の現場で、繁忙期に入る直前にシフトの組み直しを頼まれて混乱したことがあります。あとで分かったのは、スタッフ側が壁を越えないように自分で調整していたということでした。採用時に働ける時間の上限を確認しておけば防げた話です。シフトを組む前に聞いてください。

届出が遅れたときに何が起きるか

期限を過ぎてしまった、あるいは何年も未加入だった、という相談は珍しくありません。正直に言うと、これはかなり厄介です。ただ、放置するより遥かにましなので、気づいた時点で動いてください。

健康保険と厚生年金については、原則として2年前まで遡って加入手続きが行われます。この場合、遡った期間の保険料を事業主分と従業員分の両方まとめて納めることになります。従業員分は本来なら毎月の給与から天引きしていたはずのものですが、すでに退職した人から回収するのは現実的に困難です。結果として、事業主が丸ごとかぶる形になりがちです。月給25万円の従業員1人につき2年分を遡ると、100万円を超える金額になります。

労災保険の未加入は、さらに重い結果を招きます。未加入の期間に労災が起きていた場合、事故の状況によっては、支給された保険給付の一定割合が事業主に費用徴収されます。加えて、遡って保険料が徴収され、追徴金も課されます。

雇用保険については、資格取得の届出が遅れると、従業員が失業給付を受けるときの算定に影響が出ます。過去に遡って加入できる余地はありますが、賃金台帳などで実態を証明する必要があります。

こうした事態を避ける方法は一つで、人を雇うと決めた時点で手続きのスケジュールを確定させることです。労基署が10日、ハローワークが10日、年金事務所が5日。初出勤日を起点にしてカレンダーに入れる。私が見てきた限り、遅れる事業所の共通点は「落ち着いたらやろう」と考えていたことでした。人を雇った直後は落ち着きません。だから先に入れておくのです。

加入したあとに毎年やること

手続きは一度で終わりません。年に一度、決まった作業が発生します。

労働保険は年度更新です。毎年6月から7月にかけて、前年度に支払った賃金総額をもとに確定保険料を計算し、同時に新年度の概算保険料を申告して納めます。賃金総額には、基本給だけでなく賞与や通勤手当も含みます。ここを間違えると、翌年に差額をまとめて求められることになります。賃金台帳を毎月きちんとつけていれば、集計するだけの作業です。

健康保険と厚生年金は算定基礎届です。毎年7月に、4月から6月に支払った報酬の平均をもとに標準報酬月額を見直し、9月分から新しい等級が適用されます。加えて、昇給などで報酬が大きく変わったときは月額変更届を出します。2等級以上の差が3か月続いた場合が対象です。

従業員の入退社があるたびの手続きもあります。入社時は資格取得届、退社時は資格喪失届と離職証明書。扶養家族の増減、住所変更、氏名変更もそれぞれ届出が要ります。件数が増えてくると手作業では追いきれなくなるので、給与計算と労務手続きが連動するソフトを入れたほうが結果的に安上がりです。マネーフォワードやfreeeのようなサービスは、この連動を前提に作られています。

入れるべきか、入れないべきか

強制適用に該当するなら選択の余地はありません。問題は、任意適用にするかどうかです。私は、次の3点で判断するのが合理的だと考えています。

1つ目は、採用競争力です。求人を出すとき、社会保険完備と書けるかどうかで応募の質が変わります。特に、20代から30代で長く働きたい人は、ここを見て応募先を絞ります。同じ時給でも保険の有無で比較されるので、時給を50円上げるより効果が出ることがあります。年間の追加負担と、採用にかかる広告費や採用できない機会損失を並べて比べてみてください。

2つ目は、定着です。傷病手当金と出産手当金があるかないかは、働く側にとって決定的な差になります。病気で1か月休んだときに収入がゼロになる職場と、給与の3分の2が出る職場では、長期で働く気になるかが変わります。小規模な事業ほど1人の離職が痛いので、ここは軽視できません。

3つ目は、事業の見通しです。近いうちに5人を超えそうなら、早めに任意適用しておくほうが移行は楽です。逆に、繁閑の差が激しくて人数が増減するなら、いったん見送るという判断も成り立ちます。ただし、労災保険と雇用保険は任意ではないので、こちらの手続きだけは必ず済ませてください。

正直なところ、負担額だけを見て「やめておこう」と即断する事業主が多すぎると感じています。人を雇うということは、その人の生活に責任を持つということです。保険料は、そのための原資だと考えたほうが筋が通ります。

判断を数字に落とすなら、次の表を作ってみてください。縦に「任意適用する場合」と「しない場合」、横に「年間の社会保険料の事業主負担」「求人広告費」「採用にかかった期間」「想定する離職率」を並べます。社会保険なしで募集して3か月採用できなかった場合の機会損失は、店を回すために既存スタッフに払った残業代と、取りこぼした売上の合計です。これを見積もると、年間45万円の追加負担が決して大きくないケースは普通に出てきます。逆に、季節限定で2か月だけ人を増やすようなケースでは、任意適用の必要性は低いという結論になります。大事なのは、どちらが正しいかではなく、自分の事業の数字で答えを出すことです。

もう一つ付け加えるなら、決めたことを求人票と労働条件通知書にきちんと書くことです。社会保険の有無、加入の条件となる労働時間、試用期間中の扱い。ここを曖昧にしたまま採用すると、入社後に「聞いていた話と違う」という食い違いが起きます。制度の設計より、伝え方のほうで揉めることのほうが実は多い。

事業主本人の保障をどうするか

ここまでは従業員の話でした。最後に事業主自身の話をします。

個人事業主は、従業員を社会保険に入れても自分は入れません。健康保険は国民健康保険、年金は国民年金のままです。国民健康保険には傷病手当金がなく、国民年金には厚生年金の上乗せがありません。つまり、従業員より事業主のほうが保障が薄いという逆転が起きます。

この穴を埋める手段はいくつかあります。労災保険の特別加入は、中小事業主等の枠で申し込めます。これは従業員分の労働保険を成立させたうえで、労働保険事務組合に事務を委託していることが条件になるので、人を雇ったタイミングは実は加入の好機です。老後の資金は小規模企業共済やiDeCoで積む。業務外の長期離脱は就業不能保険で備える。この3つで、会社員に近い水準まで近づけられます。

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市場を長く見てきた立場からの観察

在宅ワークと業務委託の市場を20年運営してきた立場から、雇用と外注の境目について触れておきます。

人手が足りないとき、選択肢は2つあります。雇うか、外注するか。社会保険の負担を避けたいという理由だけで業務委託を選ぶ事業主がいますが、これは危険です。指揮命令をして、時間を拘束して、仕事の進め方まで指示しているなら、契約書の題名が業務委託でも実態は雇用と判断されます。あとから遡って保険料を求められる事例は現実に起きています。

運営者として見てきた限りでは、うまく回っている事業所は、この2つを目的で使い分けています。日常的に手を動かし続ける役割は雇う。専門性が必要で、期間や成果が区切れる役割は外に出す。撮影、翻訳、設計、システムの改修といった仕事は後者に向いています。

そしてもう一つ。仲介手数料が差し引かれない直接取引では、同じ予算でも依頼する側はより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。抽象的な話に聞こえるかもしれませんが、現場では単価交渉の空気がはっきり変わります。中間で削られる前提だと、受け手は最初から高めの見積もりを出さざるを得ない。削られない前提だと、素直な金額が出てきます。長く同じ人に頼み続けている事業所ほど、この構造を理解して使っています。

外注を検討する場合、どの分野にどんな業務があるかはAI・マーケティング・セキュリティのお仕事やアプリケーション開発のお仕事で整理されています。報酬の相場感をつかみたいときはソフトウェア作成者の年収・単価相場を見ると、雇った場合の人件費と比べやすくなります。書類のやり取りに不安があるならビジネス文書検定の出題範囲が、契約書や通知文の基礎を確かめる手がかりになります。

手続きの話に戻ります。やるべきことは、労基署、ハローワーク、年金事務所の順に回る。これだけです。期限は最短で5日、多くが10日以内なので、人を雇うと決めた時点でカレンダーに入れてしまってください。後回しにすると、必ず忘れます。

よくある質問

Q. アルバイトを1人だけ雇う場合も社会保険の手続きは必要ですか？

労災保険は必要です。週1日でも、短期でも、人を雇って賃金を払うなら例外なく加入義務があり、保険料は全額が事業主負担になります。雇用保険は週の所定労働時間が20時間以上かつ31日以上の雇用見込みがある場合に必要です。健康保険と厚生年金は、業種と従業員数によって強制か任意かが変わります。

Q. 従業員が5人未満でも健康保険と厚生年金に入れますか？

入れます。任意適用といい、被保険者となるべき従業員の2分の1以上の同意を得て年金事務所に申請し、認可を受ける形です。認可されると同意しなかった人も含めて全員が被保険者になるため、事前の説明が重要です。脱退には4分の3以上の同意が必要で、加入より条件が厳しくなっています。

Q. 事業主の負担は給与のどれくらい増えますか？

健康保険と厚生年金の事業主負担は、合計でおおむね給与額の15%前後が目安です。月給25万円なら月に3万7千円前後、年間で45万円ほどの追加になります。これに雇用保険と労災保険の事業主負担が加わりますが、こちらは月に数千円の範囲です。従業員分の負担額は法定福利費として全額が必要経費になります。

Q. 従業員を社会保険に入れると事業主本人も入れますか？

入れません。個人事業主本人は健康保険と厚生年金の被保険者になれず、国民健康保険と国民年金のままです。ただし、従業員分の労働保険を成立させて労働保険事務組合に事務を委託すれば、労災保険に中小事業主等として特別加入できます。老後資金は小規模企業共済やiDeCoで補うのが一般的です。