サロン向けの予約システムを無料で使うときに、できることとできないこと

サロンの予約システムを無料で始めたいと考えて調べ始めると、「無料プランあり」と書かれたサービスがいくつも見つかります。ところが、実際に使い始めてから「リマインドメールは有料だった」「月の予約件数に上限があった」「無料なのは予約システムだけで、集客サイトの掲載料が別にかかった」と気づく人が少なくありません。よくある勘違いは、「無料プランがある＝必要なことが全部無料でできる」という思い込みです。

結論から書くと、ひとりで営むサロンや自宅サロンなら、無料プランのままでも予約の受付と管理は十分に回せます。ただし、無料の範囲はサービスごとに切り方が違い、予約件数で区切るもの、機能で区切るもの、集客サイトへの掲載を条件にするものがあります。この記事では、主な予約システムの無料プランを公式ページの記載（2026年10月3日時点）で並べ、無料のままでできること、できないこと、有料に切り替える目安を整理します。

サロンの予約システムで「無料」が意味する範囲は3通りある

予約システムの「無料」は、大きく3つの形に分かれます。ここを区別しないまま比べると、あとで費用の見込みが狂います。

1つ目は、期限のない無料プランです。登録すれば、お金を払わずに使い続けられます。代わりに、月の予約件数、登録できるスタッフの数、使える機能のどれかに上限が設けられています。今回取り上げるfreee予約、STORES予約、Airリザーブ、Square予約はこの形です。

2つ目は、予約システム自体は無料でも、別のサービスへの申し込みが前提になっている形です。代表例がリクルートのSALON BOARDで、システムの利用料はかかりませんが、HOT PEPPER Beautyへの掲載が条件になっています。掲載料は公式サイトに金額が出ておらず、問い合わせで確認する仕組みです。つまり、実際の費用は掲載料で決まります。

3つ目は、有料プランを一定期間だけ無料で試せる無料体験（無料トライアル）です。体験期間が終わると、自動で有料に切り替わるものと、手続きをしないと止まるものがあります。「無料で使えると思っていたら、翌月に請求が来た」という相談は、この形で起きやすいものです。

この3つのうち、長く無料で使えるのは1つ目だけです。2つ目は集客の費用を払う代わりに管理の道具が付いてくる形、3つ目はあくまで試用です。検索で「サロン 予約 システム 無料」と調べている人の多くは、1つ目を探しているはずなので、この記事でも1つ目を中心に見ていきます。

もう1つ押さえておきたいのが、無料プランでも費用がかかる場面です。予約のときにお客様にカードで先払いしてもらう事前決済を使うと、決済のたびに手数料が差し引かれます。無料プランのほうが手数料率が高く設定されているサービスもあるため、「月額0円」だけで比べると、売上が増えたときに思ったより手元に残らないことがあります。

主な予約システムの無料プランを公式の記載で並べる

まずは、サロンでよく使われる予約システムの無料の範囲を、各社の公式ページで確かめた内容で並べます。金額は2026年10月3日時点のもので、改定されることがあるため、申し込む前に必ず公式ページを開き直してください。

サービス	無料プランの主な上限	無料でできる主なこと	有料プランの入口
freee予約（旧tol）	予約数の制限なし	予約サイト作成、予約カレンダー、予約受付通知メール、顧客カルテ	Businessプラン 年払いで1か月あたり3,180円、月払い3,980円
STORES予約	月50件、予約ページ2つ	予約受付、現地払いの予約、事前決済（手数料5.2%から）	スモール 年間契約で1か月あたり9,790円（税込）
Airリザーブ	予約件数は無制限	予約管理、顧客管理、予約確認メール、オンライン決済	ベーシック 月額5,500円（税込）
Square予約	1アカウントにつき1店舗	予約管理、メールとSMSの自動リマインダー、ネット予約サイト	プラス 店舗ごとに月額3,000円
SALON BOARD	HOT PEPPER Beautyへの掲載が条件	ネット予約と電話予約の一元管理、顧客管理、メッセージ配信	掲載料は問い合わせ

表を見ると、無料の区切り方がばらばらなことが分かります。freee予約とAirリザーブは予約件数に上限がなく、STORES予約は月50件で区切っています。Square予約は1店舗に限る形です。

SALON BOARDについては、公式のよくある質問に次のように書かれています。

SALON BOARD自体は、無料でご利用できます。ただし、HOT PEPPER Beautyへの掲載が必要となります。 また、自社求人ぺージ作成機能を使用するためには別途費用が掛かります。 出典: salonboard.com

同じページには、HOT PEPPER Beautyに掲載せずにSALON BOARDだけを使うことはできない旨も書かれています。集客をHOT PEPPER Beautyに任せたいサロンにとっては有力な候補ですが、「予約の管理だけを無料でしたい」という目的とは合いません。

freee予約は、2025年2月にtol（トル）から名前が変わったサービスです。公式ページには「tol(トル)は2025年2月に名称を『freee予約』に変更しました。サービス内容に変更はありません」と書かれています。古い比較記事でtolとして紹介されているものは、同じサービスのことです。

無料プランのままでできること

無料プランでも、サロンの予約業務の土台になる部分はたいてい使えます。共通してできることを整理します。

1つ目は、24時間のネット予約の受付です。お客様が専用の予約ページから空いている日時を選んで申し込むと、カレンダーに予約が入ります。営業時間外の予約を電話やDMで受け損ねていたサロンにとって、ここが一番大きな変化になります。予約ページのURLをInstagramのプロフィールやLINE公式アカウント、Googleマップのお店の情報に載せれば、お客様は見たその場で予約できます。

2つ目は、予約カレンダーでの管理です。日ごと、月ごとに予約を一覧でき、紙の台帳やスケジュール帳から書き写す必要がなくなります。電話で受けた予約も同じカレンダーに手で入れておけば、ネット予約と重なる二重予約（ダブルブッキング）を防げます。

3つ目は、予約が入ったときの自動メールです。お客様には予約完了のメールが、お店には予約が入った知らせが届きます。「予約を承りました」と1件ずつ返信していた手間がなくなります。

4つ目は、顧客の記録です。来店履歴や施術のメモをお客様ごとに残しておけるサービスが多く、前回どんな色にしたか、どんな話をしたかを次回の来店前に確かめられます。紙のカルテと違い、スマートフォンからでも見られるのが利点です。

5つ目は、検索やSNSからの予約の入口です。Square予約の公式の比較表では、Instagramとの連携、Googleの予約機能との連携、予約サイト専用のQRコードがフリープランにも含まれています。お店の名前で検索した人が、検索結果やGoogleマップからそのまま予約に進めるようになると、電話をかけるのをためらっていた新しいお客様を取りこぼしにくくなります。どの入口に対応しているかはサービスごとに違うので、自分のお客様がどこからお店を見つけているかに合わせて選んでください。

ここまでで、ひとりで営むサロンの予約業務の大半はまかなえます。自宅サロンのように予約が1日数件までなら、無料プランの上限に当たることもあまりありません。たとえば、1日平均2件の予約を週5日受けると、1か月でおよそ40件です。STORES予約の無料プランの上限である月50件にも収まります。

一方で、「できる」と書かれていても、細かい条件が付いていることがあります。予約ページにサービス提供元の名前やロゴが表示される、予約ページの見た目を変えられる範囲が狭い、スマートフォンのアプリからしか使えない機能がある、といった点です。どれも予約を受けることには影響しませんが、お店の雰囲気を大事にしたいサロンでは気になる部分なので、登録したら自分の予約ページをお客様の目線で一度開いてみてください。

無料プランで止まりやすいところと、有料に切り替える目安

次に、無料プランのままでは足りなくなりやすい点を、実際の公式の記載をもとに見ていきます。

前日のリマインドメールが無料に含まれないことがある

予約の前日に「明日のご予約をお待ちしています」と知らせるリマインドメールは、無断キャンセルを減らすうえで効果が大きい機能です。ところが、すべての無料プランに入っているわけではありません。Airリザーブの公式ページでは、予約リマインドメール配信はベーシックプラン（月額5,500円・税込）の機能として載っており、フリーの機能一覧には予約確認メール配信までしか入っていません。逆にSquare予約は、メールとSMSによる自動リマインダーを無料のフリープランでも使えると書いています。

無断キャンセルに悩んでいるなら、無料プランを選ぶ段階で「リマインドが無料に入っているか」を最初に確かめてください。ここを見落とすと、無料で始めたのに結局すぐ有料に移ることになります。

月の予約件数の上限

STORES予約の無料プランは月50件までです。有料プランでも上限があり、超えた場合は50件ごとに1,078円（税込）で受付数を追加できると書かれています。スタッフが2人以上いるサロンや、短時間のメニューが多いアイラッシュサロン、リラクゼーションサロンでは、月50件は早めに届きます。件数で区切るサービスを選ぶときは、直近3か月の予約数を数えてから決めると安心です。

スタッフが2人以上になったとき

無料プランは、ひとりで営むお店を想定しているものが多くあります。Square予約の公式の比較表では、複数スタッフ対象の予約や対応時間の設定はフリーに含まれず、プラス（店舗ごとに月額3,000円）からの機能です。STORES予約も、スタッフの登録と指名予約はチームプラン（年間契約で1か月あたり19,690円・税込）からの扱いになっています。スタッフを雇う、面貸しの美容師と一緒に営むといった形になったら、有料プランを前提に比べ直す時期です。

事前決済の手数料

事前決済は無料プランでも使えるサービスが多いものの、手数料率は有料プランより高めに設定されていることがあります。公式ページの記載を並べると次のとおりです。

サービス	事前決済の手数料
freee予約	6%（事前決済を使った場合のみ）
STORES予約	フリープランは5.2%から、スタンダードプラン加入時は3.3%から（中小特別料率適用時）
Airリザーブ	3.24%（カード会社の審査あり、全プラン共通）
Square予約	オンライン決済（前払い）3.6%

たとえば、8,000円のカットとカラーを事前決済で受けると、手数料が6%なら480円、3.24%なら約259円です。1か月に30件事前決済を受けると、差は約6,600円になります。月額0円にこだわった結果、手数料で有料プラン以上の金額を払っていた、ということも起こり得ます。事前決済を多く使うつもりなら、月額と手数料を合わせた金額で比べてください。

サロンの形態ごとに、無料で足りるかを見分ける

同じ「サロン」でも、働き方によって無料で足りるかどうかが変わります。代表的な形ごとに目安をまとめます。

ひとりで営む自宅サロン・プライベートサロン

予約は1日数件で、施術も1人で担当する形です。この形なら、無料プランでほぼ足ります。選ぶときに見るべきなのは、リマインドメールが無料に入っているか、予約ページのURLをSNSに載せやすいか、スマートフォンだけで管理できるかの3点です。自宅の住所を予約ページに出したくない場合は、予約が確定したお客様にだけ住所を案内できる設定があるかも確かめておくと安心です。

スタッフが2〜3人の小さな美容室・ネイルサロン

スタッフの指名、スタッフごとの空き時間、シフトの管理が必要になります。この段階では、無料プランで粘るより、有料プランの中で必要な機能が入っている一番下のプランを探すほうが現実的です。予約件数も月100件を超えやすいため、件数の上限と超えたときの扱い（止まるのか、追加料金で受けられるのか）を確かめてください。

HOT PEPPER Beautyで集客しているサロン

すでにHOT PEPPER Beautyに掲載しているなら、SALON BOARDを使えばネット予約と電話予約をまとめて管理できます。この場合、自社の予約ページを別の無料システムで作ると、予約が2か所に分かれて二重予約の原因になります。複数の予約窓口をまとめる機能があるか、どちらか一方に寄せるかを先に決めましょう。

出張・訪問型のサロン

お客様の自宅や施設に出向く形では、移動時間を予約の前後に確保する設定が必要です。freee予約の公式ページには、出張の施術で施術の前後の時間を柔軟に設定できるという利用者の声が載っています。前後の空き時間を設定できるかどうかは、無料プランでも確かめておきたい点です。

形態がはっきりしないうちは、まず予約件数に上限のない無料プランで2〜3か月使い、実際の予約数と困った点を記録してから決めるのが失敗の少ない進め方です。

キャンセル規定と事前の案内は、無料のままでも整えられる

予約システムを入れる目的の1つに、無断キャンセルを減らしたいという悩みがあります。機能だけに頼らなくても、無料のままで整えられることがあります。

まず、キャンセル規定を予約ページに書いておくことです。「前日の20時までは無料で変更できます」「当日のキャンセルは施術料金の50%をいただきます」のように、いつまでなら無料で、いつからいくらかかるのかを、お客様が予約を確定する前に目にする場所に書きます。予約完了メールにも同じ文面を入れておくと、言った言わないの行き違いを防げます。

よくある勘違いは、「規定を作っておけば当日キャンセルの料金は必ず受け取れる」という考えです。実際には、規定をあらかじめ示して同意を得ていたか、金額が実際の損害と比べて妥当かが問われます。高すぎるキャンセル料は、消費者を守るための法律で無効とされることがあります。金額をいくらにするかは、自分のお店の事情で判断が分かれるので、迷ったら消費生活センターや専門家に相談してから決めてください。

次に、予約の変更やキャンセルをお客様自身でできるようにしておくことです。電話でしかキャンセルを受けないと、気まずさから連絡をせずに来ない、という結果になりがちです。予約完了メールに変更・キャンセルの手続きの案内が入るサービスを選ぶと、早めに枠が空き、別のお客様の予約で埋められる可能性が上がります。

最後に、事前決済を使うかどうかです。事前決済を使うと当日の会計がなくなり、無断キャンセルも起きにくくなりますが、前の節で見たとおり手数料がかかります。初回のお客様だけ事前決済にする、高額なメニューだけ事前決済にする、といった使い分けができるかも確かめると、手数料を抑えながらキャンセル対策ができます。

顧客情報を預かる責任は、無料のシステムでも変わらない

予約システムには、お客様の名前、電話番号、メールアドレス、来店履歴、施術のメモが蓄積されます。無料のシステムを使っていても、これらを預かっているのはお店です。

個人情報保護法では、個人情報を検索できるように整理した集まり（個人情報データベース等）を事業に使っている人を「個人情報取扱事業者」と定めています。条文には、お店の規模や扱う人数で対象から外す定めは置かれていません。

この章及び第六章から第八章までにおいて「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。 出典: e-Gov法令検索（個人情報の保護に関する法律 第16条第2項）

つまり、ひとりで営むサロンでも、予約システムで顧客情報を管理していれば、このルールの対象になると考えておくのが安全です。具体的に何をすればよいかは、個人情報保護委員会のページに事業者向けの解説がまとまっています。

予約システムを選ぶ段階で確かめておきたいのは、次の点です。

・管理画面へのログインに、推測されにくいパスワードを設定できるか
・スタッフごとに別のログインを作れるか（1つのパスワードを全員で使い回さない）
・顧客データを書き出せるか（別のシステムへ移るときや、サービスが終了したときに必要）
・利用規約やプライバシーポリシーに、データの扱いが書かれているか

特に3つ目の書き出しは見落とされがちです。無料プランでは顧客データの書き出しができず、有料プランでのみ使える機能になっていることがあります。Airリザーブの公式ページでも、予約情報のCSVダウンロードはスタンダードプランの機能として載っています。移る予定がなくても、いざというときに顧客の記録を持ち出せるかどうかは、選ぶ前に確かめておく価値があります。

無料の予約システムを入れるときのステップ

ここからは、実際に無料の予約システムを入れるときの手順を、つまずきやすい点と合わせて紹介します。

ステップ1：いまの予約の受け方を書き出す

電話、Instagram のDM、LINE、ホットペッパービューティーなど、いまどこから予約が来ているかを書き出します。あわせて、直近1か月の予約件数と、無断キャンセルの件数を数えておきます。この数字が、無料プランで足りるかを判断する材料になります。

ステップ2：メニューと所要時間を整理する

予約システムでは、メニューごとに所要時間と料金を登録します。「カット60分」「カット＋カラー120分」のように、施術時間に片付けや準備の時間を含めた長さで登録すると、予約が詰まりすぎることを防げます。メニューが多すぎると、お客様が選ぶ段階で迷って離れてしまうので、最初は主要なものに絞るのがおすすめです。

ステップ3：営業時間と受付の締め切りを決める

何日先まで予約を受けるか、当日の何時間前まで受けるかを決めます。ひとりで営むサロンでは、当日予約を受けると準備が間に合わないことがあるため、前日までの受付にしておくと落ち着いて対応できます。

ステップ4：キャンセル規定と案内文を書く

前の節で書いたキャンセル規定、駐車場の有無、初回の来店時の注意などを予約ページと予約完了メールに入れます。

ステップ5：SNSやGoogleマップに予約ページのURLを載せる

予約ページのURLを、InstagramのプロフィールやLINE公式アカウントのメニュー、Googleマップのお店の情報に載せます。お客様の目に入る場所すべてから、同じ予約ページに案内するのがポイントです。

ステップ6：電話予約も同じカレンダーに入れる

ネット予約を始めても、電話で予約するお客様は残ります。電話で受けた予約をすぐに予約システムのカレンダーに入れる習慣をつけると、二重予約が起きません。紙の台帳と予約システムを並行して使う期間は、できるだけ短くしてください。

労務や契約の相談を受けていると、トラブルの多くは「どこに何が書いてあるか」がはっきりしていない状態から起きていると感じます。予約の受付も同じで、受付の窓口を1つにまとめ、決まりごとを予約の前に見える場所に書いておくだけで、行き違いはかなり減ります。

電話で予約したいお客様を取りこぼさない工夫

ネット予約を始めると、「常連のお客様が使い方が分からず離れてしまわないか」という心配が出てきます。実際、年配のお客様や、普段からスマートフォンで予約をしない人は、電話での予約を好む傾向があります。予約システムは電話予約をなくすための道具ではなく、電話でもネットでも同じ台帳で管理するための道具だと考えると、運用が落ち着きます。

具体的には、電話で予約を受けたら、その場で予約システムのカレンダーに入れます。お客様のメールアドレスを登録しておけば、電話で受けた予約にも予約確認やリマインドのメールが届くサービスがあります。メールを使わないお客様には、次回の予約日を書いたカードを会計のときに渡すといった、紙の手段を組み合わせても構いません。

また、ネット予約に慣れていないお客様には、初回だけ店頭で一緒に予約ページを開いて操作を見せると、次から自分で予約してくれることが多くなります。予約ページのURLを読み取れるQRコードを、受付や会計の近くに掲示しておくのも効果があります。Square予約のように、予約サイト専用のQRコードを無料で発行できるサービスもあります。

注意したいのは、ネット予約の受付を始めた直後に、電話を受ける時間が減ったと感じて電話の受付をやめてしまうことです。予約の経路を急に1つに絞ると、慣れたお客様ほど戸惑います。ネット予約の割合が十分に増えてから、電話の受付時間を短くするなど、段階を踏んで切り替えてください。

有料に切り替えるかどうかを、数字で決める

無料プランを使い続けるか、有料プランに移るかは、感覚ではなく数字で決めると迷いません。判断に使える数字は次の3つです。

1つ目は、無断キャンセルによる損失です。たとえば、1回6,000円のメニューで、無断キャンセルが月に3件あれば、18,000円の売上が失われています。リマインドメールの付いた有料プランが月額5,500円で、無断キャンセルが半分に減るなら、それだけで費用を上回ります。

2つ目は、予約の管理にかかっている時間です。DMや電話での日程調整、予約の確認の返信、台帳への書き写しに1日20分かかっているなら、1か月で10時間近くになります。この時間を施術や集客に回せるなら、月額費用を払う価値があるかどうかが見えてきます。

3つ目は、事前決済の手数料です。前の節で見たとおり、無料プランは手数料率が高めのことがあります。毎月の事前決済の合計額に、無料プランと有料プランの手数料率の差を掛けると、有料に移ったときに手数料がいくら減るかを計算できます。

この3つを足した金額が有料プランの月額を上回るなら、切り替えの時期です。逆に、予約が月20件程度で無断キャンセルもほとんどないなら、無料プランのまま使い続けて問題ありません。有料プランの無料体験が用意されているサービスなら、体験期間中に同じ3つの数字を記録しておくと、比べやすくなります。

予約のあとまで自動にしたいときの候補

ここまで見てきたように、無料プランは予約を受けることは得意でも、前日のリマインドや来店後の御礼といった「予約のあと」の部分が有料に回されていることがあります。予約の受付から次の来店のきっかけづくりまでを、無料の範囲でまとめて試したい場合の選択肢の1つが、Rizaflowです。

Rizaflowの公式の料金ページによると、フリープランは初期費用・月額とも無料で、予約は月50件、スタッフ1名までです。この範囲で、予約カレンダーと予約フォーム、予約完了・リマインダー・御礼メール、キャンセル用のURL、会員マイページ、顧客管理とメールの開封計測が使えます。予約ページのURLは「rizaflow.com/店名」の形になり、ページの下にサービス名の表示が入ります。期限はなく、クレジットカードの登録も不要と書かれています。

予約が増えてきた場合は、ライトプラン（月額3,300円・税込、予約は月300件まで）でサービス名の表示が外れ、スタンダードプラン（月額7,700円・税込）でスタッフ10名までの指名とシフト管理が加わります。月の予約件数がプランの上限を超えても予約は止まらず、100件ごとに1,100円（税込）の追加で受け付けを続けられる仕組みです。ひとりで営むサロンが、リマインドと御礼メールまで含めて無料で試してみたいときの候補として、Rizaflowの料金と機能の一覧で中身を確かめてみてください。

Rizaflowは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どのサービスを選ぶ場合でも、無料プランで2〜3か月使い、予約件数、無断キャンセルの件数、手間が減った作業を記録しておくと、有料に切り替えるかどうかを数字で決められます。

予約システムを入れたあとに広がる仕事と、サロン運営の数字

予約システムを入れると、予約の取りこぼしが減るだけでなく、どのメニューが多く選ばれているか、どの曜日が混むか、リピートしてくれるお客様が何割いるかといった数字が見えるようになります。この数字を活かして、メニューの組み方や営業日を見直すサロンも増えています。

予約管理、顧客管理、決済をまとめて仕組みにする流れについては、美容・サロン業界のDX2026｜予約管理 × 顧客管理 × 決済のSaaS一括導入で詳しく紹介しています。システムを有料プランに切り替えるときや、予約用のタブレット、内装の見直しに使える制度については、美容室・サロン向け補助金2026年版｜設備投資・内装リフォームに使える制度で整理しています。

運営者として在宅ワークや業務委託の市場を長く見てきた限りでは、予約システムの設定や予約ページの作り込み、SNSとの連携を外部に頼むサロンも少なくありません。こうした仕事は、予約システムの仕組みを理解しているWeb制作やシステム開発の人材が受けています。仕事の中身はWeb・業務システム開発のお仕事で、店舗の業務の流れを設計する専門職の収入の目安はシステムコンサルタント・設計者の年収・単価相場で確かめられます。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、同じ予算でもサロン側はより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。

サロンの経営そのものを数字で見直したい場合は、中小企業の経営の相談に乗る国家資格である中小企業診断士の考え方が参考になります。無料の予約システムは、お金をかけずに予約の数字を集め始められる道具です。まずは無料プランで記録を取り、自分のサロンにとって何が足りないのかを数字で確かめるところから始めてください。

よくある質問

Q. サロンの予約システムは本当にずっと無料で使えますか？

freee予約、STORES予約、Airリザーブ、Square予約には期限のない無料プランがあり、公式ページでも無料で使い続けられると案内されています。ただし、月の予約件数、スタッフの人数、使える機能に上限があり、事前決済を使うと手数料がかかります。SALON BOARDのように、システムは無料でも集客サイトへの掲載が条件になっているものもあるので、申し込む前に条件を確かめてください。

Q. 無料プランで無断キャンセルは防げますか？

前日のリマインドメールが無料プランに入っているかどうかで変わります。Square予約は無料のフリープランでもメールとSMSの自動リマインダーが使えますが、Airリザーブではリマインドメールは有料のベーシックプランの機能です。キャンセル規定を予約ページと予約完了メールに書いておく、お客様自身で変更できるようにしておくといった工夫は、無料のままでもできます。

Q. ひとりで営むサロンなら、どのくらいの予約件数まで無料で足りますか？

1日平均2件の予約を週5日受けると、1か月でおよそ40件です。月50件を上限にしているサービスでもこの範囲なら収まります。短時間のメニューが多いサロンや、繁忙期に予約が集中するサロンは上限に届きやすいため、直近3か月の予約数を数えてから、件数に上限のないサービスと比べるのがおすすめです。

Q. 無料の予約システムで顧客情報を管理しても問題ありませんか？

無料か有料かに関係なく、顧客情報を預かる責任はお店にあります。個人情報保護法では、検索できるように整理した個人情報を事業に使っている人を個人情報取扱事業者と定めており、規模で対象から外す定めはありません。ログインの管理、スタッフごとのアカウント、顧客データを書き出せるかを確かめ、詳しい対応は個人情報保護委員会の事業者向けの解説を確認してください。