Notionでスケジュール管理をするやり方と、カレンダー表示で困る場面

2026年6月10日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Notionでスケジュール管理をするやり方を
✓データベースとカレンダービュー
✓Notionカレンダーとの連携の3つに分けて手順付きで解説します

結論から言うと、Notionでのスケジュール管理は「予定を1件ずつデータベースに登録し、カレンダーの形で表示する」仕組みです。手帳やカレンダーアプリのように最初から予定表があるわけではなく、自分で入れ物を作り、見せ方を選ぶところから始めます。この自由さがNotionの強みであり、同時に、使い始めた人がつまずく原因にもなっています。

Notionでスケジュール管理を始めたものの、Googleカレンダーとの二重管理になった、チームで使い始めたら無料プランの制限に当たった、カレンダー表示が思ったより見にくい、といった声は少なくありません。どれも、Notionの仕組みを知らないまま始めたことで起きる問題です。

この記事では、Notionの公式の料金ページとNotionカレンダーの公式ページで今日時点の記載を確かめたうえで、Notionでスケジュールを管理する3つのやり方と手順、無料プランでできる範囲、カレンダー表示で困る場面とその対処を順に解説します。自分の使い方にNotionが合っているかを判断できる状態を目指します。

Notionでスケジュールを管理する人が増えている背景

Notionは、文章、表、タスク、予定を1つの場所で扱える道具として、個人にもチームにも広く使われています。議事録の横にその会議の予定を並べる、案件の資料と締切を同じページで管理する、といった使い方ができるため、「予定はカレンダー、タスクは別のアプリ、メモはさらに別のアプリ」と道具が散らばっていた人ほど、Notionにまとめたくなります。

一方で、道具を増やしすぎることへの見直しも進んでいます。会社で使うクラウドの道具の費用が膨らみ、契約の棚卸しをする動きは、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で具体的な手順を整理しています。予定の管理をNotionに寄せるかどうかは、便利さだけでなく、ほかの道具との重複や費用を含めて判断するのが現実的です。

業種ごとの事情もあります。予約と顧客の管理が中心になる美容やサロンの業界では、専用の道具をまとめて入れる動きがあり、その全体像は美容・サロン業界のDX2026｜予約管理 × 顧客管理 × 決済のSaaS一括導入で紹介しています。お客様の予約のように外部の人が入れる予定は専用の道具、社内の段取りや案件の締切はNotion、と役割を分ける会社も少なくありません。

スタートアップの技術組織を見てきた立場から言うと、Notionで予定を管理しようとして失敗する典型は「全部をNotionに寄せようとすること」です。会議の予定はGoogleカレンダーに招待で届き、ビデオ会議のURLもそこに付いてきます。それをNotionに手で写す運用は、2週間もすれば誰もやらなくなります。チームの予定表が誰にも更新されない状態になった、という失敗は、スタートアップの現場でよく聞く話です。Notionで管理するのは「Notionで管理したほうが得をする予定」に絞る、というのが最初の判断になります。

結論：Notionのスケジュール管理は3つの組み立て方がある

Notionで予定を管理する方法は、大きく3つに分けられます。

組み立て方	向いている予定	強み	弱み
データベースとカレンダービュー	締切、作業日、イベント	予定に資料や担当者をひも付けられる	時刻の入った会議の管理は手間がかかる
データベースとタイムラインビュー	期間のある作業、案件の工程	開始と終了を横棒で見渡せる	1日の細かい予定には向かない
Notionカレンダーとの連携	会議を含む1日の予定全体	Googleカレンダーの予定と並べて見られる	Googleの予定をデータベースに取り込むことはできない

ポイントは、どれか1つに決める必要はないことです。案件の締切や作業の予定はデータベースで管理し、会議はGoogleカレンダーのまま、両方をNotionカレンダーで並べて見る、という組み合わせがいちばん破綻しにくい形です。

次の節から、それぞれのやり方を手順付きで解説します。

やり方1：データベースを作り、カレンダービューで表示する

Notionでの予定管理の基本は、データベースです。データベースとは、同じ形の情報を1行ずつ登録する表のことで、予定1件が1行になります。この表を「カレンダー」の形で表示したものが、カレンダービューです。

ステップ1：予定のデータベースを作る

新しいページを作り、データベースを追加します。名前は「予定」「スケジュール」など、何が入っているかがすぐにわかるものにします。最初からカレンダーの形を選んで作ることもできますが、慣れないうちは表の形で作り、項目を整えてからカレンダーの表示を追加すると、仕組みを理解しやすくなります。

ステップ2：日付の項目を用意する

カレンダーに表示するためには、日付の項目が必要です。Notionでは、表の列にあたるものを「プロパティ」と呼びます。日付のプロパティには、1日だけの予定のほか、開始日と終了日のある期間も入れられます。締切だけを管理するなら1日、作業の期間を管理するなら期間を使います。

ステップ3：管理に必要な項目を加える

予定の管理でよく使う項目は次のとおりです。

項目	種類	使い方
予定名	タイトル	「〇〇社提案書の提出」のように、何をするかがわかる名前
日付	日付	締切、または開始日と終了日
種類	セレクト	会議、締切、作業、私用など
担当者	ユーザー	チームで使う場合に設定
状態	ステータス	未着手、進行中、完了
案件	リレーション	案件のデータベースとひも付ける

最初から項目を増やしすぎないことが大切です。項目が多いと、予定を1件入れるたびに埋める手間が増え、入力が続かなくなります。最初は予定名、日付、種類の3つで始め、足りないと感じたら追加します。

ステップ4：カレンダーの表示を追加する

データベースの上にある表示の切り替えから、新しい表示として「カレンダー」を選びます。どの日付のプロパティで並べるかを選ぶと、予定が月のカレンダーの上に並びます。同じデータベースに、表、ボード、カレンダーなど複数の表示を作れるので、入力は表、確認はカレンダー、と使い分けられます。

ステップ5：フィルターで見たい予定だけを表示する

予定が増えてくると、カレンダーが埋まって見にくくなります。表示ごとにフィルターを設定し、「自分が担当の予定だけ」「完了していない予定だけ」「締切だけ」のように絞り込みます。完了した予定を表示から外すだけでも、カレンダーはかなり見やすくなります。

やり方2：タイムラインビューで期間のある作業を管理する

カレンダービューは日付の上に予定を並べる表示なので、1日で終わる予定には向いていますが、数週間にわたる作業は見にくくなります。こうした予定には、タイムラインビューが向いています。

タイムラインビューは、横軸に日付をとり、予定の開始日から終了日までを横棒で表示する形です。いわゆるガントチャートに近い見え方で、案件の工程や、複数の作業が重なる時期を見渡すのに役立ちます。

使い方は、カレンダービューと同じデータベースに、表示の1つとしてタイムラインを追加するだけです。日付のプロパティに開始日と終了日を入れておけば、そのまま横棒で表示されます。工程の間に順番がある場合は、依存関係を設定して「設計が終わってから実装」のような関係を示すこともできます。Notionの料金ページでは、サブタスクや依存関係を含むデータベースが無料プランから使える機能として挙げられています。

外注の管理でもタイムラインは役に立ちます。開発を外部のエンジニアに頼むとき、誰がいつからいつまで何をしているかを1つの画面で見渡せると、作業の空白や重なりにすぐ気付けます。アプリやWebの開発の仕事の進め方はアプリケーション開発のお仕事で紹介しているとおり、工程が多く関わる人も増えがちです。タイムラインで見える化しておくと、発注する側と受ける側で進み具合の認識がずれにくくなります。

やり方3：NotionカレンダーでGoogleカレンダーと並べて見る

会議の予定はGoogleカレンダーで管理している人が多いはずです。その予定をNotionに写すのではなく、並べて見るための道具がNotionカレンダーです。Notionの料金ページでは、Notionカレンダーは無料プランから使える機能として挙げられ、複数のカレンダーを接続して仕事と予定を一緒に管理できると説明されています。

どのカレンダーと連携できるかについて、Notionカレンダーの公式ページには次のように書かれています。

現在Notionカレンダーは、Google カレンダーアカウントおよびAppleのiCloud同期カレンダーと統合、同期します。Outlookなどの他のカレンダープロバイダーも、サポート対象とできるよう対応予定です。出典: notion.com

同じページでは、NotionデータベースのアイテムをGoogleカレンダーのイベントと一緒に表示できる一方で、Googleカレンダーのイベントを Notion のデータベースに直接取り込むことはまだできない、と案内されています。つまり、Notionカレンダーは「並べて見る」ための道具で、2つを1つにまとめる道具ではありません。ここを誤解して導入すると、「Googleの予定がNotionのデータベースに入ってこない」と戸惑うことになります。

Notionカレンダーには、ほかにもスケジュール管理に役立つ機能があります。公式ページでは、空き時間とスケジュールのリンクを送って相手に時間を予約してもらう機能、複数のタイムゾーンで1日の予定を並べて表示する機能、予定がある時間枠をすべてのカレンダーで自動で埋めてダブルブッキングを防ぐ機能が紹介されています。デスクトップ版はmacOSとWindows、モバイル版はiPhoneとAndroidで使えます。Outlookのカレンダーを主に使っている会社では、今日時点では連携の対象外である点に注意が必要です。

Notionでスケジュールを管理するメリットと向いている人

ここまでの3つのやり方を踏まえて、Notionで予定を管理するメリットと、向いている人、向いていない人を整理します。

最大のメリットは、予定と情報を1つの場所でひも付けられることです。たとえば「〇〇社との定例会議」という予定のページに、前回の議事録、今回の議題、関連する資料へのリンクをそのまま書き込めます。カレンダーアプリでは予定の説明欄に書ける量が限られますが、Notionでは予定そのものが1つのページなので、必要な情報をいくらでも書き加えられます。会議の前に資料を探し回る時間が減るのは、地味ですが大きな効果です。

2つ目のメリットは、同じデータを別の形で見られることです。同じ予定のデータベースを、月のカレンダー、工程のタイムライン、状態ごとのボード、一覧の表、と切り替えて表示できます。予定の管理とタスクの管理を別の道具で行う必要がなくなります。

3つ目は、案件や顧客のデータベースとつなげられることです。予定のデータベースに案件のデータベースをリレーションでひも付けると、案件のページを開いたときに、その案件の予定が一覧で表示されます。複数の案件を並行して進める人にとっては、案件ごとの締切を見落とさない仕組みになります。

一方、向いていない人もいます。1日に5件以上の会議があり、予定の大半が招待で届く人は、Notionで管理する予定がほとんど残らず、Googleカレンダーだけで十分です。また、予定を入れるたびに項目を埋める手間を負担に感じる人は、入力が続かず、データベースが途中で止まってしまいます。Notionは「予定に情報をひも付けたい人」に向いた道具であり、「予定を手早く入れたいだけの人」には手間が勝ちます。

個人の仕事でNotionを使うときの組み立て例

フリーランスや副業で複数の案件を受けている人が、Notionで予定を管理する場合の組み立て例を紹介します。

用意するデータベースは2つです。1つは「案件」のデータベースで、取引先の名前、案件の内容、報酬の条件、契約の期間を登録します。もう1つは「予定」のデータベースで、納品日、打ち合わせ、請求日、作業日を登録します。予定のデータベースには「案件」のリレーションを設け、どの予定がどの案件のものかをひも付けます。

この形にすると、次のような使い方ができます。

見たいもの	使う表示	設定
今月の締切の全体	予定のカレンダー	種類が「締切」の予定だけに絞り込み
案件ごとの進み具合	予定のタイムライン	案件ごとにグループ分け
今週やること	予定の表	日付が今週で、状態が完了以外
請求の漏れ	予定の表	種類が「請求」で、状態が未着手

請求日を予定として登録しておくのは、とくに効果があります。納品が終わると安心して請求を忘れる、という失敗は、個人で仕事を受ける人の間でよく起こります。納品日の予定を作るときに、同時に請求日の予定も作る決まりにしておくと、請求漏れを防げます。

士業のように、法律で決まった期限を扱う仕事でも、この組み立ては役に立ちます。たとえば行政書士の仕事では、依頼者ごとに申請の期限や更新の時期を管理する必要があります。依頼者を案件のデータベース、期限を予定のデータベースに分けて登録しておくと、月のカレンダーで期限の集中する時期を早めに把握できます。ただし、法律で決まった期限は、道具の表示だけに頼らず、必ず公的な案内で日付を確かめてから登録します。

チームで使うときの共有と権限の決め方

チームでNotionの予定表を使うときは、誰が何を見られて、誰が何を変えられるかを最初に決めておきます。決めずに始めると、外部の人に社内の予定が見えてしまう、知らない人が締切を変えてしまう、といった問題が起きます。

社内のメンバーは、ワークスペースのメンバーとして招き、チームスペースごとに参加してもらうのが基本です。料金ページでは、追加した人以外には閲覧も発見もできないプライベートのチームスペースが、ビジネスプランで加わる機能として挙げられています。役員の予定や採用の面接日のように、一部の人だけに見せたい予定がある場合は、この違いが判断材料になります。

業務委託の人や取引先など、外部の人はゲストとして、必要なページにだけ招きます。料金ページでは、ゲストは招かれたページにだけアクセスできると説明されています。予定のデータベース全体を共有するのではなく、その人が関わる案件のページだけを共有すると、ほかの取引先の予定が見えてしまう心配がありません。ビジネスプランでは、データベースの行ごとに見られる人を制限する機能もあります。

変更の権限も決めておきます。締切の日付は案件の責任者だけが変える、作業日は担当者が自由に変えてよい、といった決まりを、データベースのページの先頭に書いておくと、迷ったときに全員が同じ判断をできます。

Notionの料金と、無料プランでできる範囲

Notionでスケジュール管理を始めるときに確かめておきたいのが料金です。Notionの公式の料金ページ（2026年10月7日時点）の記載を整理します。料金は1人あたりで、日本の消費税は別に加算される場合があります。

プラン	月払い	年払い（1か月あたり）	スケジュール管理に関わる主な違い
フリー	0円	0円	2人以上で使うとブロック数に制限、ゲスト10人まで、ページの履歴7日
プラス	2,000円	1,650円	ブロック数の制限なし、ゲスト無制限、ページの履歴30日
ビジネス	3,800円	3,150円	ページの履歴90日、プライベートのチームスペース、データベース権限の詳細設定
エンタープライズ	個別見積もり	個別見積もり	高度なセキュリティ設定、監査ログなど

個人で使う限り、フリープランでページやブロックを好きなだけ追加できます。ブロックとは、文章の段落やチェックボックス、画像など、ページを作る1つ1つの部品のことです。問題になるのは、2人以上のメンバーでワークスペースを使う場合です。公式の料金ページによると、フリープランのワークスペースを複数のメンバーで使う場合はブロック数に制限があり、制限に達すると既存の内容は閲覧や編集ができるものの、新しいブロックを追加できなくなります。

チームの予定表をフリープランで運用し始めると、ある日突然、予定を追加できなくなる、ということが起こりえます。チームで使う前提なら、最初からプラスプラン以上の費用を見込んでおくのが安全です。仮に5人のチームでプラスプランを年払いで使うと、1か月あたり8,250円、年間で99,000円になります。この金額を、予定の管理だけのために払うのか、文書やタスクの管理も含めて払うのかで、判断は変わります。

外部の協力者を招く場合のゲストの扱いも確かめておきます。料金ページでは、ゲストを代理店や請負業者など組織外の協力者と説明しており、フリープランでは10人まで、プラス以上では無制限です。業務委託の人を予定表に招くなら、この数も判断材料になります。

カレンダー表示で困る場面と対処

Notionでスケジュール管理を続けていると、困る場面はおおむね決まっています。よくある5つの場面と対処を整理します。

場面1：Googleカレンダーとの二重管理になる

最も多いのがこれです。会議はGoogleカレンダー、作業はNotion、と分けたつもりが、どちらにも同じ予定を入れてしまい、片方だけ変更して食い違う、という問題です。対処は、予定の種類ごとに「正本」を1つに決めることです。招待が届く会議はGoogleカレンダーが正本、締切と作業はNotionが正本、と決め、Notionカレンダーで両方を並べて見るだけにします。同じ予定を2か所に入れない、という決まりを守れば、食い違いは起きません。

場面2：時刻のある予定が見にくい

カレンダービューは月の表示が中心なので、1日に何件も時刻の入った予定がある人には見にくく感じられます。会議が多い人は、1日の予定はNotionカレンダーかGoogleカレンダーで見る、と割り切るほうが使いやすくなります。Notionのカレンダービューは、締切や作業日など「日単位で把握すれば十分な予定」に向いています。

場面3：チームで使うと無料の制限に当たる

前の節で書いたとおり、フリープランを2人以上で使うとブロック数に制限があります。予定を1件入れるたびにブロックが増えるので、チームの予定表は思ったより早く制限に近づきます。チームで本格的に使うと決めた時点で、有料プランの費用を見込んでおきます。

場面4：予定の入力が続かない

項目を増やしすぎると、1件入れるのに時間がかかり、入力が続かなくなります。テンプレート機能を使って、よく入れる予定のひな形を作っておくと、入力の手間が減ります。「定例会議」「納品」「請求」など、繰り返し入れる予定から作ると効果が出やすくなります。

場面5：誰がいつ変えたかわからない

チームで予定を管理していると、知らない間に日付が変わっていることがあります。ページには変更の履歴がありますが、さかのぼれる期間はプランで違い、フリーは7日、プラスは30日、ビジネスは90日です。重要な締切を変えるときは、ページにコメントで理由を残すよう決めておくと、あとから経緯を追えます。

Notionでの予定管理を続けるための運用のコツ

道具の設定より大事なのが、続ける仕組みです。Notionの予定表が続いているチームには共通点があります。

1つ目は、週に1回、予定を見直す時間を決めていることです。月曜の朝に15分、その週の予定と締切を全員で確かめるだけで、入れ忘れや古い予定がその場で直ります。2つ目は、予定の名前の付け方を決めていることです。「〇〇社提案書」「〇〇社定例」のように、先頭に相手の名前を入れると、カレンダー上で一目で区別できます。3つ目は、完了した予定を表示から外していることです。終わった予定が残っていると、これからの予定が埋もれます。4つ目は、締切に余裕を持たせていることです。取引先に伝える締切と、チームの中で目標にする日を分け、中の目標を2日ほど前に設定しておくと、急な修正が入っても外に約束した日を守れます。カレンダーには中の目標の日を表示し、外に約束した日は予定のページに書いておく、という分け方が実務では使いやすくなります。

逆に、続かないチームの共通点は「最初に完璧な仕組みを作ろうとする」ことです。項目を20個用意し、表示を10種類作り、ルールの文書を何ページも書く。そして誰も使わなくなる。技術組織を急いで大きくした会社ほど、この失敗に陥りがちです。最初は3項目、1つの表示から始め、困ったときに足していくほうが、結果として長く続きます。

Notionを入れる前に確かめたい3つの質問

ここまでの内容を、導入を判断するための質問に置き換えます。チームで導入を検討しているなら、次の3つに答えてから決めると、入れたあとに後悔しにくくなります。

1つ目は「予定の正本はどこか」です。会議の招待がGoogleカレンダーに届く会社なら、会議の正本はGoogleカレンダーのままにし、Notionには締切と作業だけを入れる、と最初に決めます。ここが曖昧なまま始めると、二重管理の問題が必ず起きます。

2つ目は「何人で使い、外部の人は何人招くか」です。2人以上で使うならフリープランのブロック数の制限、外部の人を11人以上招くならゲストの上限に当たります。人数がわかれば、必要なプランと年間の費用がその場で計算できます。費用を予定の管理だけで割るのか、文書やタスクの管理も含めて割るのかで、高いか安いかの判断は変わります。

3つ目は「誰が仕組みを作り、誰が直すか」です。Notionは自由に組み立てられる分、最初に作る人の設計がそのまま使い勝手になります。作った人が異動したり辞めたりすると、誰も仕組みを直せなくなることがあります。設計の意図をページの先頭に書き残し、2人以上が仕組みを理解している状態にしておくと、長く使い続けられます。

この3つに答えられないうちは、まず個人の予定で1か月試し、自分の使い方に合うかを確かめてからチームに広げるのが安全です。

カレンダーとガントを無料で使いたいときの候補

ここまで見てきたとおり、Notionは自由度が高い一方、予定の管理を目的に使うと、入れ物を自分で設計する手間と、チームで使うときの費用が課題になります。「予定とタスクをカレンダーとガントチャートで見たいだけで、文書の管理までは要らない」というチームにとっては、最初から形の決まった道具のほうが早く使い始められます。

そうした場合の候補の1つに、プロジェクト管理の道具のPinatecaがあります。公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料で使え、クレジットカードの登録は不要です。無料のプランでもボードは10個まで作れ、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードと、チャット、コメント、受信箱、カスタムフィールド、権限ロールが使えます。ガントのボードでは、カードの期間が横棒で並び、バーをドラッグすると開始日や締切をその場で変えられると説明されています。

6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）で、人数とボードの上限がなくなります。閲覧だけのゲストは人数に数えない決まりです。Trelloからの取り込みにも対応しています。予定の入れ物を一から設計する手間を省きたいチームは、無料の範囲で試してから判断できます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

予定の見える化が、外注を成功させる

フリーランス・在宅ワーク市場を20年運営してきた立場から見ると、外部の人と組む仕事がうまく回っている会社ほど、予定と締切が誰からも見える状態になっています。発注する側が締切を共有し、受ける側が進み具合をそこに書き込む。たったそれだけで、「いまどうなっていますか」という確認の連絡が減り、双方の時間が浮きます。長く続く取引ほど、こうした段取りの仕組みが先にできているものです。

直接取引の形では、とくにこの差が大きく出ます。間に入る会社が進み具合を取り次がない分、予定を共有する仕組みを自分たちで用意する必要があります。その代わり、仲介の手数料が乗らないので、同じ予算でも発注者はより多くの作業を頼め、受ける側の手取りは厚くなります。手数料0%で直接取引できる良さは、こうした予定の見える化と組み合わさって初めて生きてきます。

外部の人に頼む作業の種類によって、管理の仕方も変わります。業務の改善やAIの活用を支援する仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。こうした支援を受ける会社では、Notionのような道具の使い方そのものを整えてもらうことも多くあります。開発を頼む場合の報酬の目安はソフトウェア作成者の年収・単価相場で、公的な統計をもとに整理しています。記事や資料の作成を頼む場合は、著述家，記者，編集者の年収・単価相場が予算を考える手がかりになります。

Notionでのスケジュール管理は、正しく組み立てれば強力な道具になります。まずは自分の予定のうち「Notionで管理したほうが得をするもの」を1つ選び、3つの項目と1つのカレンダーの表示から始めてみてください。

よくある質問

Q. NotionのカレンダービューとNotionカレンダーは何が違いますか？

カレンダービューは、Notionのデータベースに登録した予定を月のカレンダーの形で表示する機能です。Notionカレンダーは、GoogleカレンダーやiCloudのカレンダーを接続し、Notionのデータベースの予定と並べて見るための別のアプリです。締切や作業の管理はカレンダービュー、会議を含む1日の予定はNotionカレンダー、と使い分けるのが一般的です。

Q. Googleカレンダーの予定をNotionのデータベースに取り込めますか？

Notionカレンダーの公式ページによると、NotionデータベースのアイテムをGoogleカレンダーの予定と並べて表示することはできますが、Googleカレンダーの予定をNotionのデータベースに直接取り込むことはまだできません。会議はGoogleカレンダー、締切や作業はNotion、と正本を分けて管理するのが現実的です。

Q. Notionの無料プランでチームのスケジュール管理はできますか？

小規模な試用はできますが、公式の料金ページによると、フリープランを2人以上で使う場合はブロック数に制限があり、制限に達すると新しい内容を追加できなくなります。ゲストも10人までです。チームで継続して使うなら、プラスプラン（年払いの場合、1人あたり1,650円を毎月支払う計算）以上の費用を見込んでおくと安心です。