Notionでスケジュール管理をする手順と、チームで予定を共有するときの注意点

2026年9月22日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Notion（ノーション）でスケジュール管理をする手順を
✓カレンダービューの作り方
✓Notionカレンダーとの連携

Notion（ノーション）でスケジュール管理を始めようとして、「カレンダーの作り方は分かったけれど、タスクと予定をどう分ければよいのか」「チームの人に見せたら、勝手に予定を動かされて困った」とつまずく人は少なくありません。Notionは自由度が高い反面、最初に決めておくべきことを決めずに使い始めると、数週間で予定表が散らかります。

この記事では、Notionでスケジュールを管理する手順を、公式ヘルプの記載に沿って順に説明します。カレンダービューの作り方、予定とタスクを1つのデータベースで扱う設計、Notionカレンダーとの連携、リマインダーの設定、そしてチームで予定を共有するときの権限の決め方まで扱います。Notionが自分たちの使い方に合わなかったときの選択肢の1つとして、ガントやカレンダーのボードを無料から使えるPinatecaにも後半で触れます。

Notionでスケジュール管理をする人が増えている背景

スケジュールの管理は、長いあいだ「予定はカレンダーアプリ、やることはToDoアプリ、資料はクラウドのフォルダ」と道具を分けるのが普通でした。ところが在宅勤務や副業が広がり、1人が複数の案件や複数のチームを同時に抱えるようになると、道具を行き来する時間そのものが負担になります。予定の詳細を確認するためにカレンダーを開き、関連する資料を探すためにフォルダを開き、進み具合を確かめるためにタスク管理の画面を開く。この往復を減らしたい人が、ドキュメントとデータベースとカレンダーを1つの場所で扱えるNotionに集まっています。

Notionのスケジュール管理の考え方を説明している記事でも、この点が入口として挙げられています。

日々の予定管理に手帳やGoogleカレンダーを使っているけれど、タスクとスケジュールを一元的に管理したいと感じたことはありませんか？そんな悩みを解決してくれるのが、オールインワンツール「Notion」です。出典: kurojica.com

一方で、Notionは「何でもできる」道具である反面、使い方を決めるのは利用者の側です。カレンダーアプリのように、開けばすぐに予定を入れられる作りにはなっていません。データベースという表を作り、日付の列を用意し、それをカレンダーの形で表示する、という手順を踏む必要があります。この手順を知らないまま始めると、予定がページのあちこちに散らばり、結局どこを見ればよいのか分からなくなります。

もう1つの背景は、無料で始められることです。Notionの料金ページでは、フリープランが個人のプロジェクトや日々の整理向けとして案内されており、データベースやNotionカレンダーもフリープランの内容に含まれています。費用をかけずに試せるため、個人で使い始めて、そのままチームに広げるという流れがよく見られます。ただし、後で説明するとおり、2人以上で使い始めると無料プランの制限に当たりやすくなります。

Notionでスケジュールを管理する3つの方法

Notionでスケジュールを管理する方法は、大きく分けて3つあります。目的によって向いている方法が違うので、最初にどれを使うかを決めておきます。

方法	向いている使い方	主な特徴
データベースのカレンダービュー	予定とタスクをNotionの中で管理したい	日付の列をもとに月単位・週単位で表示
データベースのタイムラインビュー	期間のある作業を横に並べて見たい	開始日と終了日のある作業を横棒で表示
Notionカレンダー（別アプリ）	Googleカレンダーなどの予定と一緒に見たい	外部のカレンダーとNotionのデータベースをまとめて表示

データベースのカレンダービュー

もっとも基本になる方法です。Notionの公式ヘルプでは、カレンダーについて次のように説明されています。

カレンダーを使えば、データベース上のアイテムを日付に照らし合わせて可視化することができます。出典: notion.com

ここでいうデータベースとは、行と列のある表のことです。1つの予定やタスクが1行になり、日付や担当者、状態などが列になります。カレンダービューは、この表を日付の列に沿ってカレンダーの形に並べ替えて見せるものです。同じデータベースを、表の形でもカレンダーの形でも見られるのがNotionの特徴です。

データベースのタイムラインビュー

タイムラインビューは、開始日と終了日のある作業を横棒で並べる表示です。一般にガントチャートと呼ばれる形に近く、作業同士の期間の重なりを見たいときに向いています。Notionのヘルプでは、カレンダーを週・日・年の単位で見たいときの答えとして、タイムラインビューを使えば時間単位から年単位までの目盛りで表示できると案内されています。

Notionカレンダー

Notionカレンダーは、Notionが提供している別のカレンダーアプリです。Google、iCloud、Microsoft Outlookのカレンダーと一緒に、Notionのデータベースの日付を同じ画面に表示できます。Web、Mac、Windows、iOS、Androidで使えます。すでにGoogleカレンダーで仕事の予定を管理していて、Notionで管理している締切も同じ画面で見たい人に向いています。

カレンダービューで予定表を作る手順

ここからは、データベースのカレンダービューで予定表を作る手順を、公式ヘルプの記載に沿って説明します。

新しいページにカレンダーを作る

ワークスペースに新しいページを作成します。
ページの中で「•••」をクリックし、「カレンダー」を選択します。
ページの途中にカレンダーを埋め込みたい場合は、任意のページで「/Calendar view」と入力してEnterキーを押します。

ページの途中に埋め込んだカレンダーを、インラインデータベースと呼びます。右上の拡大の記号をクリックすると、ページ全体に広げて表示できます。

カレンダーを使うには、データベースに日付の列が少なくとも1つ必要です。新しく作ったカレンダーには最初から日付の列が用意されていますが、既存の表にカレンダーを追加するときは、日付の列があるかを先に確かめます。

既存の表にカレンダーの表示を追加する

すでにタスクの表を作っている場合は、表を作り直す必要はありません。データベース名、または現在の表示の名前の横にある「＋」をクリックし、表示の種類から「カレンダー」を選ぶと、同じデータを月の形で見られるようになります。表の形の表示とカレンダーの形の表示を切り替えながら使えるので、入力は表で、確認はカレンダーで、という使い分けができます。

週単位の表示と月曜始まりの設定

Notionのカレンダーは月単位の表示が基本です。週単位で詳しく見たいときは、データベースの右上にある設定メニューから「レイアウト」を開き、「カレンダーの表示方法」で「週」を選びます。

週の始まりは地域の設定で自動的に決まりますが、手動でも変えられます。サイドバーの「設定」から「環境設定」に進み、「言語と時間」の下にある「週の始めを月曜日にする」を切り替えます。日本の仕事の予定は月曜始まりのほうが見やすい人が多いので、最初に確かめておくと迷いません。

予定の移動と期間の変更

カレンダー上の予定は、ドラッグして別の日付へ移動できます。予定の右端か左端にカーソルを合わせて横に引き伸ばすと、複数日にわたる予定になります。日付の列を開いて手で入力し直す必要がないので、締切の変更が多い仕事ほど手間が減ります。

日付の列が2つ以上あるデータベースでは、どちらの日付をもとにカレンダーに並べるかを選べます。設定メニューの「レイアウト」から「カレンダーの表示基準」を開き、使いたい日付の列を選びます。たとえば「作業日」と「締切日」の2つの列を持たせておき、カレンダーの表示を2つ作って切り替える、という使い方ができます。

予定とタスクを1つのデータベースで管理するコツ

Notionでスケジュール管理が続かない原因の多くは、データベースの設計にあります。予定用の表、タスク用の表、会議用の表と別々に作ると、どこを見ればよいかが分からなくなります。最初は1つのデータベースにまとめ、種類の列で分けるほうが扱いやすくなります。

最初に用意しておきたい列

列の名前	種類	使い方
名前	タイトル	予定やタスクの名前
日付	日付	予定の日時、またはタスクの締切
種類	セレクト	予定、タスク、締切、休みなど
状態	ステータス	未着手、進行中、完了
担当	ユーザー	誰の予定か、誰が進めるか
案件	セレクトまたはリレーション	どの仕事に関係するか

列は後からいくらでも追加できますが、最初から多く作りすぎると入力が面倒になり、空欄だらけの表になります。最初は上の6列程度から始め、足りないと感じたものだけを追加していくのが続けやすい形です。

完了したものを見えなくする

カレンダーに完了したタスクが残り続けると、今日やるべきことが埋もれます。カレンダーの表示にフィルターをかけ、「状態が完了ではないもの」だけを表示するようにしておくと、画面がすっきりします。完了したものは表の形の表示で振り返れるので、記録が失われるわけではありません。

表示を目的ごとに分ける

同じデータベースに、目的ごとの表示を複数作っておくと便利です。

・今月の予定（カレンダー、種類が予定と締切のものだけ）
・自分のタスク（表、担当が自分で、状態が完了ではないもの）
・案件ごとの進み具合（ボード、状態ごとの列）
・期間のある作業（タイムライン）

表示を切り替えても元のデータは1つなので、どこで日付を直しても、ほかの表示にもすぐ反映されます。予定とタスクを別々に管理しているときに起きがちな「片方だけ直して、もう片方が古いまま」という食い違いが起きません。

繰り返しの予定の扱い

毎週の定例会議や毎月の請求書の発行のような繰り返しの予定は、Notionのデータベースだけで管理しようとすると手間がかかります。Notionのリマインダーのヘルプでは、「毎週月曜に通知する」のような定期的なリマインダーは現時点では設定できないと書かれています。繰り返しの会議はGoogleカレンダーなどの専用のカレンダーで管理し、Notionカレンダーで一緒に表示する、という分担にすると無理がありません。

Notionカレンダーで外部の予定とまとめて見る

Googleカレンダーで会議の予定を管理している人は、Notionのデータベースとカレンダーアプリを行き来することになります。この往復を減らすのがNotionカレンダーです。

Notionカレンダーを使い始める手順

Notionカレンダーは、Notionアカウントでサインインして使います。Notionアカウントを持っていない場合は、サインアップのときに同じメールアドレスでNotionアカウントが作られます。公式ヘルプでは、勤務先を離れる可能性を考えて、仕事用ではなく常にアクセスできる個人のメールアドレスでサインアップすることが勧められています。

サインアップが済んだら、次の順で設定します。

Googleカレンダーなど、普段使っているカレンダーを接続します。
設定から「Notionワークスペース」に進み、「Notionワークスペースを追加」を選んで、Notionへのアクセスを許可します。
左側のサイドバーの下部で、表示したいデータベースのあるワークスペースを見つけます。
カレンダーの名前の上で「•••」から「Notionデータベースを追加」を選び、データベースを検索して選択します。

Notionの側からも追加できます。データベースを開き、表示の名前をクリックして「Notionカレンダーで管理」を選びます。

知っておきたい制限

Notionカレンダーにはいくつか制限があります。公式ヘルプに書かれているものを整理します。

・Notionカレンダーに追加できるデータベースは最大20件・Notionのデータベースの予定は、Notionカレンダーでのみ表示でき、GoogleカレンダーやiCloudカレンダーには表示されない
・データベースの追加は、デスクトップかWebのNotionカレンダーでのみできる
・ワークスペースが複数ある場合は、同じメールアドレスでも1つずつ接続する必要がある
・ワークスペースの管理者が、全員分のNotionカレンダーをまとめて有効にすることはできない

特に2つ目は見落としやすい点です。Notionの締切をGoogleカレンダーの画面に表示させたいと考えている人は、Notionカレンダーに乗り換えるか、別の連携の道具を使う必要があります。

スマートフォンでできることの範囲

Notionカレンダーのモバイルアプリでは、表示できるのは1日・2日間・3日間の表示に限られ、週単位や月単位の表示には切り替えられません。イベントの検索や、一部を除くイベントの編集もできません。外出先で予定を確認するだけなら十分ですが、予定の組み直しはパソコンで行う前提で考えておきます。

リマインダーを設定して締切を落とさない

予定を入れても、当日に気づかなければ意味がありません。Notionでは、ページとデータベースの両方にリマインダーを設定できます。

ページにリマインダーを設定する

ページの中で「@リマインド」のあとに日時を入力します。たとえば「@リマインド明日」「@リマインド水曜日午後1時」のように書くと、青い文字のタグが作られます。タグをクリックすると、何分前に通知を受け取るかを変えられます。設定した日時を過ぎると、タグは赤色に変わります。

同じ行で相手の名前をメンションすると、ほかのメンバーに宛てたリマインダーも作れます。ただし公式ヘルプでは、ほかのユーザー宛てのリマインダーはページにはつくれるものの、データベースには作れないとされています。

データベースの日付にリマインダーを設定する

データベースの日付の列をクリックすると、カレンダーの小さな窓が開きます。ここでリマインダーの時期（30分前など）を選べます。締切の前日に通知を受けたいタスクには、この方法で設定しておきます。

通知の届き方

リマインダーの時刻になると、サイドバー上部の受信トレイに赤いバッジが付き、デスクトップアプリやモバイルアプリにはプッシュ通知が届きます。Notionを開いていないときは、モバイルのプッシュ通知とメールの両方が届きます。

受信トレイを別の種類で絞り込んでいると、リマインダーが表示されないことがあります。「通知が来ない」と感じたら、受信トレイの絞り込みを確かめます。

チームで予定を共有するときの注意点

Notionでスケジュール管理をする人がもっともつまずきやすいのが、チームでの共有です。個人で使っていたときは問題がなかったのに、人を招待したとたんに、予定が勝手に動かされる、見せたくない予定まで見えてしまう、といったことが起こります。原因の多くは、権限の決め方にあります。

権限の段階を理解する

Notionの共有と権限のヘルプでは、ページを共有する相手ごとに、次のような権限の段階を選べると説明されています。

権限	できること
フルアクセス	内容の編集と、ほかの人への共有ができる
編集	内容の編集はできるが、ほかの人への共有はできない
コンテンツ編集	データベースの行の追加や編集はできるが、列の設定や表示の条件は変えられない
コメント	コメントだけができる
閲覧	見ることだけができる

予定表を共有するときにおすすめなのは、コンテンツ編集の権限です。予定の追加や日付の変更はできますが、列の構成や表示の絞り込みの条件は変えられません。ほかの人が表示の設定を変えてしまい、カレンダーから自分の予定が消えたように見える、という事故を防げます。

Notionカレンダーから編集できる人

Notionカレンダーからデータベースを表示するには閲覧以上の権限、予定を編集したり追加したりするにはコンテンツ編集以上の権限が必要です。閲覧だけの権限を渡した人は、Notionカレンダー上で予定を見られても動かせません。チームの誰に何をしてもらうかを決めてから、権限を割り当てます。

社外の人をゲストとして招待する

業務委託の相手や取引先など、ワークスペースのメンバーではない人は、ゲストとして招待できます。ゲストが予定表を見るには、ゲスト自身のNotionアカウントが必要です。料金ページでは、フリープランの外部ゲストは10人までとされています。案件ごとに外部の人を招待していくと、この上限に意外と早く届きます。

無料プランで2人以上になると当たる制限

フリープランのページとブロックの数は、個人で使う場合は無制限ですが、メンバーが2人以上になると制限があります。ブロックとは、ページに追加するテキストやチェックボックスなどの1つ1つの要素のことです。チームで予定表を使い、予定ごとにメモや議事録を書き込んでいくと、ブロックの数は増えていきます。また、フリープランでは画像や添付ファイルは1つあたり5MBまでです。

予定の書き方をそろえる

権限と同じくらい大切なのが、書き方のルールです。予定の名前の付け方、種類の選び方、日付の入れ方が人によって違うと、カレンダーは読みにくくなります。最低限、次の3つはチームで決めておきます。

・予定の名前は「案件名内容」の順にする
・締切は時刻まで入れるか、日付だけにするかを統一する
・完了したら必ず状態を「完了」にする

法務の相談の現場でも、締切の行き違いから始まるトラブルは少なくありません。納品日を「15日」と書いたつもりが、相手は「15日の朝」、こちらは「15日の終わり」と受け取っていた、という食い違いです。予定表に時刻まで入れる習慣は、こうした行き違いを防ぐことにもつながります。

初心者が最初の1週間で整えておきたいこと

Notionでのスケジュール管理は、最初の1週間の進め方で続くかどうかが決まります。最初から完璧な予定表を作ろうとすると、設定に時間を取られて肝心の予定の入力が進みません。次の順で、少しずつ形を整えていくのがおすすめです。

1日目から2日目：データベースを1つだけ作る

まずは予定とタスクを入れるデータベースを1つ作り、前の節で紹介した6列程度だけを用意します。この段階では、きれいな見た目にこだわる必要はありません。今週の予定と今月の締切を、思いつく限り入力していきます。入力してみると、「この列は使わない」「この情報を入れる列が欲しい」ということが見えてきます。

3日目から4日目：表示を2つか3つ作る

入力がある程度たまったら、カレンダーの表示と、自分のタスクだけを絞り込んだ表の表示を作ります。完了したものを見えなくするフィルターもこの段階で設定します。毎朝どの表示を開くかを決めておくと、Notionを開いたときに迷いません。ブラウザやアプリでその表示をお気に入りに登録しておくと、開くまでの手間がさらに減ります。

5日目から7日目：通知とカレンダーの連携を決める

最後に、締切の前日に通知が欲しいタスクにリマインダーを設定し、Googleカレンダーなどの予定と一緒に見たい場合はNotionカレンダーを接続します。ここまでで1週間使ってみて、入力が負担になっていないか、見落とした予定がなかったかを振り返ります。

よくあるつまずきと直し方

最初の1週間で起きやすいつまずきと、その直し方を整理します。

つまずき	直し方
予定がカレンダーに出てこない	日付の列が空欄になっていないか、フィルターで除外されていないかを確かめる
同じ予定を2か所に入力してしまう	データベースを1つにまとめ、種類の列で分ける
通知が届かない	受信トレイの絞り込みと、スマートフォンの通知の許可を確かめる
入力が面倒で続かない	列を減らし、必須の情報を名前と日付だけにする

1週間使って負担が大きいと感じたら、列や表示を減らす方向で見直します。Notionは機能を追加するほど便利になるように見えますが、スケジュール管理では、毎日開いて数秒で今日の予定が分かることがいちばん大切です。

Notionの料金プランと無料でどこまで使えるか

スケジュール管理だけが目的なら、個人ではフリープランで足りる場面が多くあります。チームで使うときは、人数と使い方に応じて有料プランを検討します。Notionの料金ページの記載を整理します。金額は税抜で、日本の消費税が別に加わります。

プラン	1メンバーあたりの月額（年払い）	1メンバーあたりの月額（月払い）	主な違い
フリー	0円	0円	2人以上でブロック数に制限、ファイルは5MBまで、ゲスト10人
プラス	1,650円	2,000円	ブロック数の制限なし、ファイルのアップロードの制限なし、ゲスト無制限
ビジネス	3,150円	3,800円	AIのミーティングノート、SAML SSO、データベースの細かな権限など
エンタープライズ	個別見積もり	個別見積もり	監査ログ、高度なセキュリティ設定など

ページの履歴を戻せる期間もプランによって違い、フリーは7日、プラスは30日、ビジネスは90日です。予定を誤って消してしまったときに戻せる期間が変わるので、チームで使うなら確かめておきたい点です。

料金はメンバーの人数分かかります。たとえば5人のチームでプラスを年払いで使うと、1か月あたり8,250円（税抜）になります。予定とタスクの共有だけのためにこの費用をかけるかどうかは、Notionでほかに何をするかによって判断が変わります。社内の手順書や議事録もNotionにまとめるなら費用に見合いやすく、予定の共有だけなら別の道具のほうが安く済む場合もあります。

サブスクリプションの費用をどう見直すかは、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で、使っていない契約の洗い出し方から整理しています。

チームの予定共有でNotionが合わなかったときの候補

Notionは、文書と予定とタスクを1か所で扱いたい人にはよく合います。一方で、次のような場面では、別の道具のほうが早く済むことがあります。

・予定やタスクの共有が目的で、文書を書く機能はあまり使わない
・データベースの設計や表示の設定を、自分で組み立てる時間がない
・ガントチャートで作業の期間の重なりを見ることが中心になる
・5人前後のチームで、費用をかけずに始めたい

こうした場面の候補の1つが、プロジェクト管理の道具のPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあり、ボードを作るときに種類を選ぶだけで使い始められます。Notionのようにデータベースの列や表示を一から組み立てる必要はありません。

スケジュール管理に関係する機能を、公式サイトの記載から整理します。

・カレンダーボードで、月と週の予定を一覧できる
・ガントボードで、カードの期間を横棒で並べ、ドラッグで開始日と締切を変えられる
・リソースボードで、人やチームごとの負荷の偏りを見られる
・ワークスペースごとのチャットと、カードごとのコメントがある
・自分宛てのメンション、担当の割り当て、締切を受信箱にまとめられる

料金ページでは、フリープランは5人まで、ボード10個までで、8種類のボードとチャットはフリープランから使えると案内されています。6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円、年払いなら月額400円、いずれも税抜）になります。ChatGPTやClaudeから話しかけてボードを読んだりカードを作ったりする使い方にも対応しています。

文書を中心に情報を整理したいならNotion、予定とタスクの共有を早く始めたいならボード型の道具、という分け方で考えると選びやすくなります。両方を使い、文書はNotion、作業の進み具合はボード、と役割を分ける方法もあります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

在宅で働く人の予定共有で見てきたこと

フリーランスや在宅ワークの市場を20年運営してきた立場から見ると、予定の管理の上手な人ほど、道具の多さより「相手に見える形で予定を出しているか」を大切にしています。業務委託の仕事では、発注する側は受け手の作業の様子が直接見えません。締切の前に進み具合が共有されているだけで、発注する側の安心感は大きく変わり、次の仕事の相談につながりやすくなります。

たとえば、AIの業務活用を支援する仕事では、導入の打ち合わせ、試験運用、社内向けの説明会と、期間の決まった作業が重なりながら進みます。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、こうした仕事の流れと求められる準備をまとめています。同じように、アプリの開発の仕事も、要件の確認からテスト、公開まで工程が長く、予定表の共有が欠かせません。アプリケーション開発のお仕事では、開発の案件の種類と進め方を紹介しています。

運営者として見てきた限りでは、仲介の手数料がかからない直接の取引は、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなり、発注する側もその分だけ多くの作業を頼めるという、双方にとって得のある形になりやすいものです。ただし、間に入る人がいない以上、予定や進み具合の確認は当事者どうしで行う必要があります。Notionのような道具で予定を相手に見える形にしておくことは、直接の取引を長く続けるための土台になります。

デザインの仕事のように、修正の往復が多い仕事でも同じことが言えます。何回目の修正をいつまでに出すかを予定表で共有しておくと、行き違いが減ります。デザイナーの年収・単価相場では、デザインの仕事の単価の幅と、働き方による違いを紹介しています。予定の共有を仕組みにしておくことは、単価の交渉の前提になる信頼を積み重ねることでもあります。

よくある質問

Q. Notionでスケジュール管理をするのに有料プランは必要ですか？

個人で使うだけなら、フリープランで足りる場面が多くあります。カレンダービューやNotionカレンダーはフリープランでも使えます。ただし、メンバーが2人以上になるとブロック数に制限があり、外部のゲストは10人まで、ファイルは1つ5MBまでです。チームで日常的に使うなら、料金ページで最新の条件を確かめてからプラスなどを検討します。

Q. NotionのカレンダーとGoogleカレンダーを同期できますか？

Notionカレンダーを使えば、Googleカレンダーの予定とNotionのデータベースの日付を同じ画面に表示できます。ただし公式ヘルプでは、Notionのデータベースの予定はNotionカレンダーでのみ表示でき、Googleカレンダーの画面には表示されないとされています。Googleカレンダー側に表示させたい場合は、別の連携の方法を検討します。

Q. Notionで毎週の定例会議のような繰り返しの予定は登録できますか？

Notionのリマインダーのヘルプでは、定期的なリマインダーは現時点で設定できないと書かれています。繰り返しの会議は、Googleカレンダーなどの専用のカレンダーで管理し、Notionカレンダーで一緒に表示する分担にすると無理がありません。Notionのデータベースには、締切や作業の予定を中心に入れる使い方が向いています。