Notionでガントチャートを作る方法と、工程の依存関係を扱いにくい場面

2026年9月11日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Notionでガントチャートを作る方法を
✓データベースの設計からタイムラインビューの設定
✓依存関係と日付の自動シフトまで手順で解説します

ゼミの共同研究やサークルのイベント、クラウドソーシングで受けた複数の案件など、いくつもの作業が同時に進むと、「どの作業がいつまでに終わればいいのか」を一枚で見たくなります。そこで役立つのがガントチャートです。普段からNotionでメモや資料を管理している人なら、新しいツールを増やさず、Notionの中でガントチャートを作れると便利です。

この記事では、Notionでガントチャートを作る方法を、データベースの作り方からタイムラインビューの設定、工程どうしの依存関係の設定まで、順番に説明します。結論を先に書くと、Notionのガントチャートは「日付の入ったデータベースを、タイムラインという見え方で表示したもの」です。最初にデータベースの形を正しく作れば、10分ほどで使い始められます。一方で、工程の数が増え、依存関係が複雑に絡む案件では、運用の手間が増える場面もあります。どこまでならNotionで回せるのか、その見極め方も整理します。

ガントチャートとは何か、Notionではどう表すか

ガントチャートとは、作業を縦に並べ、それぞれの期間を横向きの棒で表した工程表のことです。横軸が日付になっているので、どの作業がいつ始まりいつ終わるのか、どの作業どうしが同じ時期に重なっているのかが一目で分かります。建設や製造の現場で古くから使われてきた表で、いまはソフトウェア開発やイベントの準備、論文の執筆計画など、幅広い場面で使われています。

Notionには「ガントチャート」という名前の機能はありません。その代わりに「タイムライン」という表示方法があり、これがガントチャートの役割を果たします。Notionのヘルプでは、タイムラインを次のように説明しています。

Notionのタイムラインは、タスクとスケジュールを把握できるデータベースで、時間や日、週、月、年など、時系列でプロジェクトを表示できます出典: Notion ヘルプ「タイムラインビュー」

ここで大事なのは、タイムラインが「データベース」だという点です。データベースとは、同じ形の情報を行として並べ、それぞれに日付や担当者などの項目（プロパティ）を持たせた表のことです。Excelの表に近いものだと考えると分かりやすいでしょう。Notionでは、同じデータベースを「表」「ボード」「カレンダー」「タイムライン」など、いくつもの見え方で表示できます。ガントチャートを作るというのは、作業を並べたデータベースを作り、それをタイムラインの見え方で表示する、ということです。

作り始める前に決めておくこと

いきなり画面を操作する前に、紙やメモで5つのことを決めておくと、あとで作り直す手間が省けます。

1つ目は、1行を何の単位にするかです。「作業1つを1行にする」のが基本ですが、作業の粒度が細かすぎると行が増えすぎて見にくくなります。目安として、1行あたりの期間が数日から2週間程度に収まる粒度にすると、タイムライン上の棒が読みやすい長さになります。

2つ目は、どんな項目を持たせるかです。ガントチャートに最低限必要なのは「作業名」と「期間（開始日と終了日）」の2つです。そのほかに、担当者、状態（未着手・作業中・完了）、所属する案件やフェーズなどを加えると、絞り込みや色分けに使えます。

3つ目は、1つのデータベースで複数の案件を管理するか、案件ごとにデータベースを分けるかです。個人で複数の案件を並行して進めるなら、1つのデータベースに「案件」という項目を作り、案件ごとに絞り込んで見るほうが、全体の重なりを把握しやすくなります。

4つ目は、最終的な締切から逆算した大まかな区切りです。いきなり細かな作業を並べ始めると、全体の期間に収まるかどうかが最後まで分かりません。先に「調査」「制作」「確認」「仕上げ」のような大きな区切りと、それぞれの終わりの日を決めておき、その中に細かな作業を入れていく順番にすると、無理のない計画になります。大きな区切りは、Notionではサブアイテムの親として作っておくと、あとから細かな作業をぶら下げられます。

5つ目は、誰が更新するかです。1人で使うなら問題になりませんが、複数人で使う場合は、全員がそれぞれ自分の作業を更新するのか、まとめ役が1人で更新するのかを決めておきます。決めないまま始めると、誰も更新しない工程表になりがちです。

Notionでガントチャートを作る手順

ここからは、実際の操作の手順です。Notionのヘルプに書かれた手順をもとに、初めての人でも迷わないように順番に説明します。

手順1：タイムラインのデータベースを作る

ワークスペースに新しいページを作成し、ページの上部に表示される選択肢から「タイムライン」を選びます。すでにあるページの途中に埋め込みたい場合は、ページの中で「/timeline」と入力すると、インラインのタイムラインを追加できます。インラインとは、ページの本文の途中に表として差し込む形のことです。

すでにタスクを管理しているデータベースがある場合は、新しく作る必要はありません。データベース名の横にある「＋」をクリックし、表示される一覧から「タイムライン」を選べば、同じデータに対してタイムラインの見え方が加わります。

手順2：日付の項目に期間を入れる

タイムラインに棒を表示するには、日付の項目が必要です。ヘルプには、データベースの中に日付の範囲を含む日付の項目が少なくとも1つないと、タイムラインには何も表示されないと書かれています。日付の項目を開き、「終了日」をオンにして、開始日と終了日の両方を入れられるようにします。

開始日と終了日を別々の項目で持たせることもできます。たとえば「作業期間」と「確認期間」のように、1つの作業に複数の期間がある場合は、設定メニューの「レイアウト」から、タイムラインに表示する日付の項目を選べます。

手順3：作業を登録する

作業名と期間を1行ずつ入力していきます。タイムラインの画面上で、空いている日付の場所をクリックして作業を追加することもできます。棒の左端か右端にカーソルを当ててドラッグすると、期間の長さを変えられます。棒全体をつかんで動かせば、期間を保ったまま日付をずらせます。

手順4：見え方を整える

画面の右側にある時間の単位の切り替えで、時間、日、週、月、年などの単位で表示を変えられます。数日単位の作業が多いなら「週」、数か月の計画なら「月」が見やすい単位です。「今日」をクリックすると、いつでも今日の日付に戻れます。

タイムラインの左側には、作業の一覧を表として表示できます。担当者や状態の列を表示しておくと、棒を見ながら作業の詳細も確かめられます。表の表示と非表示は、左側の矢印で切り替えます。

手順5：絞り込みと色分けを設定する

複数の案件を1つのデータベースで管理している場合は、案件ごとにタイムラインの見え方を作り、フィルターで絞り込みます。「案件A」「案件B」のように見え方を分けておけば、切り替えるだけでそれぞれの工程表が見られます。状態の項目で色を変えておくと、完了した作業と残っている作業の区別がつきやすくなります。

テンプレートから始める方法

一から作るのが不安な場合は、テンプレートを使う方法もあります。Notionのヘルプでは、タイムラインの使用例として「プロジェクトスケジュール」「アプリ開発」「住宅のリフォーム」「目標設定」などのテンプレートが紹介されています。テンプレートを複製すると、日付の項目や状態の項目があらかじめ設定されたデータベースが手に入るので、作業名と期間を書き換えるだけで使い始められます。

テンプレートを使うときに気をつけたいのは、自分の案件に合わない項目をそのまま残さないことです。使わない項目が並んでいると、入力のたびに「ここは何を書くのか」と迷い、更新の手間が増えます。複製したら最初に項目の一覧を見直し、使わないものは非表示にするか削除します。逆に、案件名や担当者など、自分に必要な項目が足りなければ、その場で加えておきます。

また、テンプレートの多くは英語の項目名のまま作られていることがあります。日本語の項目名に変えておくと、ほかのメンバーと共有したときにも意味が伝わりやすくなります。項目名を変えても、タイムラインの表示には影響しません。

工程の依存関係を設定する

ガントチャートで本当に知りたいのは、作業の期間だけではありません。「この作業が終わらないと、次の作業に入れない」という工程どうしのつながりです。これを依存関係と呼びます。たとえば、資料集めが終わらないと原稿は書けず、原稿が終わらないと校正はできません。前の工程が遅れると、後ろの工程もすべて遅れます。

Notionでは、データベースの設定で依存関係を有効にできます。設定メニューの「データベースの設定」から「その他の設定」を選び、「依存関係」をクリックすると、作業どうしを「ブロックしている」「ブロックされている」という関係で結べるようになります。

依存関係を有効にするとき、日付の自動シフトの方法を選びます。ヘルプでは次のように説明されています。

アイテム間の期間を維持してシフト：タスクAがタスクBをブロックしており、タスクAの期限が1週間前倒しになった場合、タスクBの期限も1週間前倒しになります。出典: Notion ヘルプ「サブアイテムと依存関係」

選べるのは、「日付が重なる場合のみシフト」「アイテム間の期間を維持してシフト」「自動的にシフトしない」の3つです。「日付が重なる場合のみシフト」は、前の作業が延びて後ろの作業と重なり始めたときだけ、後ろの作業を押し出します。「アイテム間の期間を維持してシフト」は、前の作業を動かすと、後ろの作業も同じ日数だけ動きます。あわせて、ずらした結果の開始日と終了日に週末を使わないようにするかどうかも選べます。

大きな作業を小さく分けたいときは、サブアイテムの機能も使えます。サブアイテムとは、1つの作業の下に、さらに細かい作業をぶら下げる仕組みのことです。設定メニューの「その他の設定」から「サブアイテム」をオンにすると、親の作業の中に子の作業を作れます。

使い方の場面別に見るデータベースの組み方

同じタイムラインでも、何に使うかによって、持たせる項目の組み方が変わります。代表的な3つの場面で、組み方の例を示します。

個人で複数の案件を並行するとき

クラウドソーシングで複数の案件を受けている場合は、1つのデータベースに「案件名」「工程」「期間」「状態」「納期」の5つの項目を持たせます。工程は「構成」「執筆」「修正」「納品」のように、案件をまたいで同じ言葉を使うと、全体を見たときに比べやすくなります。案件名のフィルターで絞り込めば、案件ごとの工程表と、全案件を重ねた工程表の両方が1つのデータベースから作れます。授業の課題や試験も同じデータベースに登録しておくと、締切の重なりに早く気づけます。

ゼミや研究室で共同研究を進めるとき

複数人で1つの研究を進める場合は、「担当者」の項目が欠かせません。文献調査、実験、分析、執筆、発表準備のように工程を分け、それぞれに担当者を割り当てます。依存関係を設定すれば、実験が遅れたときに分析や執筆の日程にどう響くかが見えます。共同編集する人が多い場合は、データベースの項目を変えてよい人を1人に決めておくと、表示が崩れる事故を防げます。

サークルや団体でイベントを準備するとき

イベントの準備は、会場の予約、告知、備品の手配、当日の運営と、性格の違う作業が並行して進みます。「係」の項目を作り、係ごとに色分けすると、どの係の作業が遅れているかがひと目で分かります。イベントの当日から逆算して期間を入れていくと、いつまでに何を決めなければならないかがはっきりします。終わったイベントのデータベースを複製しておけば、翌年の準備のたたき台として使い回せます。

工程の依存関係を扱いにくい場面

Notionの依存関係は、作業の数が少なく、つながりが一直線の計画なら十分に役立ちます。一方で、次のような場面では、運用の手間が増えやすくなります。導入前に、自分の案件が当てはまるかを確かめておきましょう。

1つの作業が複数の作業を待っている場合

たとえば、「デザイン」と「原稿」の両方が終わらないと「組版」に入れない、という形です。依存関係の線は結べますが、どちらの遅れが組版の開始を決めているのかを画面で読み取るのは、作業の数が増えるほど難しくなります。全体のどの道筋が最も長く、どこが遅れると最終日に響くのか（この道筋をクリティカルパスと呼びます）を自動で示す機能は、ヘルプには書かれていません。

作業の数が数十から数百に増えた場合

行が増えると、タイムラインを縦に長くスクロールしないと全体が見えなくなります。依存関係の線も増え、どの線がどの作業につながっているのかを追いにくくなります。表示する件数は「読み込み制限」で調整できますが、見える範囲が減るだけで、全体を把握しにくい問題は残ります。フェーズごとに見え方を分けるなどの工夫が必要です。

祝日や個人の休みを考えて日付をずらしたい場合

自動シフトの設定で選べるのは、週末を避けるかどうかです。ヘルプで説明されているのは週末の扱いで、日本の祝日や、担当者ごとの休みを考えて日付をずらす設定は、ヘルプには見当たりません。長期休暇をはさむ計画では、自動でずれた日付を人の目で見直す必要があります。

自動シフトが思わぬ作業を動かした場合

「アイテム間の期間を維持してシフト」を選んでいると、前の作業の日付を少し動かしただけで、後ろにつながる作業がまとめて動きます。便利な反面、誤って日付を変えたときに、どの作業が動いたのかが分かりにくくなります。ページの履歴で前の状態に戻せますが、無料プランで戻せるのは7日前までです。

複数人で編集する場合

ガントチャートを共有して複数人で編集すると、データベースの項目を誰かが変えてしまい、タイムラインの表示が崩れることがあります。データベースの形を理解していない人が編集する場面では、編集できる人を絞るか、見るだけの権限で共有する運用が必要になります。

無料プランで使うときに確かめておきたいこと

Notionのタイムラインと依存関係は、無料プランの範囲でも使えます。Notionの料金ページでは、無料プランに「サブタスク、依存関係、カスタムプロパティなどを含むデータベース」が含まれると案内されています。ただし、いくつか確かめておきたい点があります。

1つ目は、共同作業のときのブロック数の上限です。料金ページによると、個人で使う場合はページとブロックに上限がありませんが、メンバーが2人以上になると上限がかかります。ゼミやサークルの仲間と一緒に使う場合は、この点に注意が必要です。

2つ目は、ページの履歴とファイルの上限です。無料プランで前の版に戻せる履歴は7日まで、アップロードできるファイルは1つ5MBまでです。工程表に資料を添付する使い方をするなら、容量の上限を意識します。

3つ目は、外部の人を招く場合です。無料プランで招けるゲストは10人までと案内されています。発注者や協力者に工程表を見せたい場合は、ゲストとして招くか、ページをウェブに公開するかを選びます。公開すると、URLを知っている人は誰でも見られる状態になるので、個人名や金額が入った工程表は公開しないようにしましょう。

有料のプラスプランは、料金ページで1メンバーあたり月額1,650円と表示されています。履歴が30日に延び、共同作業のブロック数の上限がなくなります。

スプレッドシートのガントチャートとの違い

ガントチャートは、ExcelやGoogleスプレッドシートでも作れます。セルを塗りつぶして棒を表す方法です。Notionと比べて、どちらが向いているかを整理しておきます。

スプレッドシートの強みは、自由度の高さと、誰でも開けることです。印刷して会議で配る、取引先にファイルで渡す、といった使い方では、スプレッドシートのほうが扱いやすい場面があります。一方で、日付を変えるたびにセルの塗りつぶしをやり直す必要があり、作業が増えるほど更新の手間がかさみます。条件付き書式や数式を使えば自動化もできますが、作った人以外が仕組みを理解しにくくなります。

Notionのタイムラインは、棒をドラッグするだけで日付が変わり、依存関係を設定すれば後ろの作業も自動でずれます。作業ごとのページに資料やメモを保存できるのも、スプレッドシートにはない利点です。反面、Notionを使ったことがない人に見せるには、アカウントの作成や共有の設定が必要になります。

使い分けの目安は、「誰が更新するか」と「誰に見せるか」です。自分や仲間が日々更新し、仲間の間で見るならNotion、更新は少なく、外部の人に渡して見てもらうことが中心ならスプレッドシートが向いています。

予定表や集計とつなげて使う

タイムラインは、ほかの機能と組み合わせると、さらに使いやすくなります。ヘルプに書かれている2つの使い方を紹介します。

Notionカレンダーで授業や会議と並べて見る

工程表の作業と、授業やアルバイト、打ち合わせの予定は、本来1つの画面で見たいものです。ヘルプでは、NotionのデータベースをNotionカレンダーに接続すると、データベースの日付をほかの予定と一緒に確認でき、カレンダーの側から日付を直接更新することもできると案内されています。工程表の締切と、試験やアルバイトのシフトを同じカレンダーで見られれば、無理な日程に早く気づけます。

表の計算で残りの作業を数える

タイムラインの左側に表を表示しているときは、列ごとに計算を使えます。ヘルプによると、行の総数、空欄の数、入力済みの数、未入力の割合などを表示できます。たとえば「完了日」の列で未入力の数を表示すれば、残っている作業の数がすぐに分かります。見積もりの時間を数値の項目で持たせておけば、合計の計算で残りの作業時間の目安も出せます。毎週の更新のときにこの数字を見る習慣をつけると、計画の進み具合を数字で把握できます。

共有するときの権限の考え方

ガントチャートを仲間や取引先と共有するときは、誰がどこまで編集できるかを決めてから共有します。権限の設定を後回しにすると、データベースの項目を誤って消された、日付をまとめて動かされた、といった事故が起きやすくなります。

共有の相手は、大きく3つに分けて考えると整理しやすくなります。1つ目は、工程表を一緒に作り、更新する仲間です。この人たちには編集の権限を渡します。2つ目は、自分の担当の作業の状態だけを更新してほしい人です。データベース全体の設計を変えられると困るので、項目の追加や削除はしないように、運用のルールとして伝えておきます。3つ目は、進み具合を見るだけの人です。発注者や指導教員などがこれにあたり、閲覧だけの権限で共有します。

無料プランで外部のゲストを招けるのは10人までです。取引先ごとに別の工程表を共有する場合は、ゲストの数がこの上限に収まるかを確かめておきます。また、ページをウェブに公開する機能は、URLを知っていれば誰でも見られる状態になるため、作業の詳細や金額、個人名を含む工程表には使わないようにしましょう。

作ったガントチャートを使い続けるコツ

ガントチャートは、作った直後がいちばん正確で、更新しなければ日に日に現実とずれていきます。使い続けるためのコツを、よくある失敗とあわせて整理します。

更新の時間を決めておく

「気づいたときに直す」では、更新が後回しになりがちです。毎週月曜日の朝に10分、というように、更新の時間を決めておきます。その時間に、終わった作業の状態を完了にし、遅れている作業の期間を延ばし、新しく分かった作業を加えます。

状態の項目を必ず使う

期間だけを入れていると、棒が今日の線を越えていても、終わったのか遅れているのかが分かりません。状態の項目を作り、完了したものは色を変えておくと、遅れている作業だけが目立つようになります。

細かくしすぎない

1日で終わる作業まで1行ずつ登録すると、行が増えて更新が追いつかなくなります。細かい作業は、サブアイテムやページの中のチェックリストで管理し、タイムラインには数日以上かかる作業だけを並べるほうが、全体を見渡しやすくなります。

予定どおりに進まないことを前提にする

計画の段階で、各工程に少し余裕を持たせておきます。すべての作業を隙間なく並べると、1つの遅れが全体に響きます。依存関係の自動シフトは、遅れを反映するための機能であって、遅れを防ぐ機能ではありません。

終わった計画を振り返りに使う

計画が終わったら、工程表をそのまま削除せずに残しておきます。予定していた期間と、実際にかかった期間を比べると、自分がどの工程を短く見積もりがちなのかが分かります。たとえば「修正の工程は毎回予定の1.5倍かかっている」と分かれば、次の計画では最初から余裕を持たせられます。見積もりの精度が上がると、案件を受けるときに無理のない納期を提示できるようになります。

Notionで回せる範囲を見極める目安

ここまでの内容を踏まえて、Notionのガントチャートで十分な場合と、別の道具を考えたほうがよい場合の目安を整理します。

Notionで十分なのは、作業の数がおおむね50件以内で、依存関係が一直線に近い計画です。個人の複数案件の管理、ゼミの研究計画、サークルのイベント準備、数人で進める小さな制作などは、この範囲に収まることが多いでしょう。資料や議事録を同じ場所に保存しておけるのは、Notionならではの強みです。

一方、作業が数百件に及び、1つの作業が複数の作業を待つ形が多い計画、工程の遅れが全体の納期にどう響くかを毎日確かめる必要がある計画では、工程管理に特化した道具のほうが手間は少なくなります。また、ガントチャートのほかに、チームのやりとりや担当者ごとの仕事の量も同じ画面で見たいなら、それらが最初からそろった道具を選ぶ方法もあります。

迷ったときは、いまの計画を2週間ほどNotionで回してみて、更新にかかった時間を記録してみるのが確実です。週に30分以上かかるようなら、運用の工夫か道具の見直しを考える目安になります。道具を選ぶときに見るべきなのは、機能の数ではなく、「毎日の更新に何分かかるか」です。工程表は、更新が止まった時点で役に立たなくなります。更新の手間が少なく、関係者全員が迷わず見られることを最優先に選びましょう。

ガントチャートが最初からそろった道具という選択肢

Notionでデータベースを組み立てるのが手間に感じる場合や、工程表とチームのやりとりを同じ場所で扱いたい場合の候補の1つに、Pinatecaがあります。公式サイトによると、ボードを作るときに種類を選ぶ方式で、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、グリッド、時間割、ディスカッション、リソースの8種類のボードが用意されています。ガントチャートのボードでは、カードの開始日と締切を横棒で表示し、棒をドラッグすると日付がその場で変わります。日と週の目盛りを切り替えられ、今日の日付には線が引かれます。人やチームごとに割り当ての重なりを見るリソースボードや、ワークスペースごとのチャットもあります。

料金は、5人までのチームならボード10個まで期限なしで無料で、無料プランの段階からガントチャートやチャットを含む全機能が使えると案内されています。6人目、または11個目のボードからは、スタンダードプランで1人あたり月額500円（年払いなら月額400円、いずれも税抜）です。なお、工程どうしの依存関係を線で結び、日付を自動でずらす機能については、公式の機能一覧には記載がありません。依存関係の自動調整が欠かせない計画なら、その点を確かめてから比べてください。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

工程を管理する力は、どんな仕事にも生きる

最後に、ガントチャートを作り、使いこなす力が、学生や在宅で働く人にとってどんな意味を持つのかを整理します。

大学生がクラウドソーシングで仕事を受けるとき、つまずきやすいのが、授業や試験と案件の締切が重なる時期です。レポートの提出日、試験期間、サークルの行事、そして複数の案件の納期を1枚の工程表に並べておくと、「この週は案件を受けない」「この案件は試験の前に終わらせる」といった判断が前もってできます。締切の重なりに気づくのが早ければ、発注者に相談する余裕も生まれます。

在宅ワークの仲介サイトを長く運営してきた立場から見ると、仕事が長く続く人ほど、受けた仕事の段取りを自分で組み立て、発注者に見える形で共有しています。工程表を1枚添えて「この日に初稿、この日に修正版をお送りします」と伝えられる人は、初めての取引先からも信頼されやすくなります。仲介の手数料がかからない直接取引では、こうした信頼がそのまま次の依頼につながり、受け手の手取りも厚くなります。

工程管理やツールの導入を仕事として手伝う道もあります。業務にAIやデジタルの道具を取り入れる支援については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どんな案件があるかを確かめられます。業務の仕組みそのものを作る側に興味があるなら、アプリケーション開発のお仕事が参考になります。開発の仕事の報酬の目安は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場で、公的な統計をもとに確かめられます。

よくある質問

Q. Notionの無料プランでもガントチャートは作れますか？

作れます。Notionの料金ページでは、無料プランに依存関係やサブタスクを含むデータベースが含まれると案内されており、タイムラインの見え方も使えます。ただし、メンバーが2人以上になるとブロック数に上限がかかり、ページの履歴は7日まで、アップロードできるファイルは1つ5MBまでといった制限があります。

Q. タイムラインに棒が表示されないのはなぜですか？

日付の項目に期間が入っていないことが主な原因です。タイムラインは、日付の範囲を含む日付の項目が少なくとも1つないと、何も表示しません。日付の項目で終了日をオンにして、開始日と終了日の両方を入力しているか、設定メニューのレイアウトでタイムラインに使う日付の項目が正しく選ばれているかを確かめてください。