MacのToDoリストアプリの選び方と、標準のリマインダーで足りない場面

MacでToDoリストを作りたいとき、最初に試す価値があるのは、最初から入っている「リマインダー」です。リストの作成、期限と通知、タグ、条件で絞り込むスマートリスト、セクションごとのカラム表示、家族や同僚との共有まで、無料で一通りそろっています。個人のやることを管理するだけなら、別のアプリを探す前にリマインダーで十分な場面が多くあります。

一方で、仕事で使っていると、期限の重なりを一覧で見たい、Appleの端末を使っていない人とも共有したい、やりとりをタスクの隣に残したい、といった場面でリマインダーでは足りなくなることがあります。この記事では、Macのリマインダーでできることを公式ガイドに沿って整理したうえで、ほかのToDoリストアプリの選び方と、チームで使うときの候補を順に説明します。チームのタスクをボードで共有する方法の1つとして、Pinatecaにも後半で触れます。

MacでToDoリストを作る3つの方法

MacでToDoリストを作る方法は、大きく3つに分かれます。

方法	向いている人	費用
標準のアプリ（リマインダー、スティッキーズ、メモ）	個人で手軽に始めたい人、Appleの端末だけで完結する人	無料
ToDoリスト専用のアプリ（Things 3、Todoistなど）	個人の仕事の量が多く、整理の仕組みを細かく作りたい人	買い切りまたは月額・年額
チームで使うタスク管理のツール	複数の人で仕事を分け、進み具合を共有したい人	無料の範囲から有料まで

どれを選ぶかは、「誰と使うか」と「どこまで細かく管理したいか」で決まります。1人で、Appleの端末だけで使うなら標準のリマインダー、1人でも管理したい量が多いなら専用のアプリ、チームで共有するならチーム向けのツール、という順で考えると迷いにくくなります。

最初から高機能なアプリを選ぶと、設定や整理の仕組みづくりに時間を取られ、肝心のやることが進まないことがあります。まず標準のリマインダーで1か月ほど使ってみて、足りないと感じた点を書き出してから、ほかのアプリを探すのが失敗の少ない順番です。

標準のリマインダーでできること

Macのリマインダーは、Appleの公式ガイドで機能が説明されています。基本的な使い方について、ガイドは次のように案内しています。

リマインダーリストの下のスペースをクリックするか、をクリックして新しいリマインダーを追加します。をクリックすると、リマインダーにメモ、タグ、日付、位置情報を追加できます。 出典: Apple サポート Macで「リマインダー」を使い始める

公式ガイドの目次から、ToDoリストとして使うときに役立つ機能を整理すると、次のとおりです。

機能	できること
リスト	仕事、家庭、買い物など、目的ごとにリストを分ける
サブタスク	1つのリマインダーの下に細かい作業をぶら下げる
日付と場所	期限の日時や、特定の場所に着いたときに通知する
タグ	リストをまたいで、同じ種類のリマインダーに印をつける
カスタムスマートリスト	タグや日付などの条件で、自動的に集めたリストを作る
セクションとカラム表示	リストの中を区切り、区切りごとに列で並べて表示する
共有と割り当て	リストを共有し、リマインダーを特定の人に割り当てる
テンプレート	よく使うリストの形をひな形として保存する
ウィジェット	デスクトップや通知センターにリマインダーを表示する

これらの機能の多くは、iCloudのリマインダーをアップデートして使うことが前提です。公式ガイドでも、すべての機能はアップデートされたiCloudリマインダーを使うときに利用でき、ほかのアカウントを使っている場合は一部の機能が使えないと注意書きがあります。会社のメールアカウントなどでリマインダーを使っている場合は、使える機能が限られることを覚えておきます。

同じApple Accountでサインインしていれば、MacとiPhone、iPadで同じリマインダーを見られます。外出先でiPhoneに追加したやることを、Macに戻ってから処理する、という使い方が自然にできるのは、標準のアプリならではの強みです。

リマインダーをToDoリストとして使いこなすコツ

リマインダーは、使い方を少し工夫するだけで、仕事のToDoリストとして十分に機能します。

リストは3つから5つに絞る

リストを細かく分けすぎると、どのリストに入れるか迷い、見るべきリストも多くなります。「仕事」「家庭」「いつか」のように3つから5つに絞り、案件ごとの区別はタグやセクションで行うと、見通しがよくなります。

期限は「本当の締め切り」だけにつける

すべてのリマインダーに日付をつけると、毎日大量の通知が届き、やがて通知を無視するようになります。日付は、本当にその日までに終えなければならないものだけにつけ、それ以外は日付なしで並べておきます。

サブタスクで大きな仕事を分ける

「見積書を作る」のような仕事は、「前回の見積を探す」「金額を確かめる」「上司に確認する」のようにサブタスクに分けると、どこまで進んだかが分かります。公式ガイドにもサブタスクの追加方法が案内されています。

カラム表示で進み具合を見る

リストの中に「これから」「作業中」「確認待ち」のようなセクションを作り、「表示」メニューから「カラム」を選ぶと、セクションごとに列で並んだ表示になります。公式ガイドによると、リストにセクションがない場合や、セクションに入っていないリマインダーは「その他」という見出しの列にまとめて表示されます。付箋を列に貼って動かすボードに近い使い方ができるので、進み具合を目で確かめたい人には便利です。

スマートリストで「今日見るもの」を集める

タグや期限の条件でカスタムスマートリストを作ると、複数のリストに散らばったリマインダーを1か所に集められます。たとえば「今週」というタグをつけたものと、期限が今日のものを集めたスマートリストを作れば、朝はそのリストだけを見れば済みます。

カレンダーと合わせて見る

公式ガイドによると、カレンダーアプリのカレンダーリストで「日時設定ありリマインダー」を選ぶと、日時を設定したリマインダーをカレンダーの上に表示できます。予定とやることを1つの画面で見られるので、会議の合間にどの作業を入れるかを決めやすくなります。

リマインダーで仕事のリストを組む例

機能を知っていても、実際にどう組み立てるかで迷う人は多いものです。在宅で複数の依頼を受けている人を例に、リマインダーでの組み方を示します。

リスト	セクション	使い方
仕事	これから／作業中／確認待ち／請求	依頼ごとのやることを並べ、カラム表示で進み具合を見る
事務	毎月／毎年	請求書の送付、経費の整理、確定申告の準備など、決まった時期の作業
家庭	なし	家の用事、買い物、家族の予定に関わるやること
いつか	なし	期限はないが、余裕があるときにやりたいこと

仕事のリストでは、依頼ごとにタグをつけておくと、カスタムスマートリストで依頼ごとの一覧を作れます。たとえば「A社」というタグをつけたリマインダーだけを集めたスマートリストを作れば、A社との打ち合わせの前に、その依頼に関わるやることを一目で確かめられます。

事務のリストでは、繰り返しの設定が役に立ちます。毎月末の請求書の送付、毎月10日の経費の整理など、決まった日に発生する作業を繰り返しのリマインダーにしておけば、毎月入力し直す必要がありません。公式ガイドにも、繰り返しが設定されたリマインダーは、前の回を実行済みにしたときに次の回が表示されると説明があります。

「確認待ち」のセクションは、自分の作業は終わっているが、依頼者からの返事を待っているものを入れる場所です。ここに入れたリマインダーには、返事がなかったときに確かめる日付をつけておくと、催促を忘れずに済みます。

この組み方で1か月ほど使ってみると、どのセクションが役に立ち、どれが使われていないかが見えてきます。使われていないセクションは消し、足りないと感じたものだけを加えていくと、自分の仕事に合ったリストに育っていきます。

目的別のおすすめの組み合わせ

ToDoリストは、1つのアプリですべてを管理しようとすると、かえって使いにくくなることがあります。目的に合わせて道具を組み合わせると、無理なく続けられます。

目的	組み合わせの例
1人で、Appleの端末だけで管理したい	リマインダー＋スティッキーズ
1人で、整理の仕組みを細かく作りたい	Things 3などの専用アプリ＋カレンダー
WindowsやAndroidも使う	Todoistなど多くの端末に対応したアプリ
家族と買い物や家事を分けたい	リマインダーの共有リスト
チームで仕事を分けて進めたい	個人はリマインダー、チームはボード型のツール

組み合わせるときの注意は、同じやることを2か所に書かないことです。チームの仕事はボード型のツールに、個人の細かい作業はリマインダーに、と役割を決めておかないと、どちらが最新なのか分からなくなります。チームのボードで自分に割り当てられたカードのうち、今日手をつけるものだけをリマインダーに書き写す、といった一方向の流れにすると、二重管理の混乱を避けられます。

道具を選ぶときに大切なのは、機能の多さではなく、毎日迷わずに使えるかどうかです。機能が少なくても毎日開くアプリのほうが、機能が多くても開かなくなったアプリより、ずっと役に立ちます。

共有リストを家族や同僚と使う手順

リマインダーのリストは、ほかの人と共有して一緒に使えます。公式ガイドによると、共有できる相手は、同じようにiCloudのリマインダーをアップデートしたほかのiCloudの利用者です。手順の流れは次のとおりです。

1. リマインダーアプリのサイドバーで、共有したいリストを選び、共有のボタンをクリックする
2. 共有の方法として「メール」「メッセージ」「メモ」のいずれかを選ぶ
3. 共有したい人のメールアドレスや電話番号などを入力して送る
4. 相手が参加依頼を受け入れると、そのリストを表示して編集できるようになる

共有を始めたあとは、「参加者」のウインドウから人を加えたり外したりできます。初期の設定では、リストを共有された人がさらに別の人と共有できるようになっているので、仕事で使う場合は、ほかの人を追加できる人を絞っておくと安心です。

共有するときに知っておきたいのが、通知の扱いです。公式ガイドによると、時刻や場所による通知は、それを設定した本人だけが受け取り、ほかの参加者には届きません。一方、共有リストにリマインダーが追加されたときや、実行済みになったときに通知を送る設定は、「参加者」のウインドウで選べます。

共有リストの中のリマインダーは、参加している人に割り当てられます。Controlキーを押しながらリマインダーをクリックし、「割り当て」から相手を選ぶ方法などがあり、割り当てられた人には通知が届きます。家族で家事を分ける、少人数のチームで細かい作業を分ける、といった使い方なら、この割り当ての機能で十分に回せます。

スティッキーズで画面に貼るToDoリスト

Macには、付箋のようにデスクトップに貼れる「スティッキーズ」というアプリも最初から入っています。リマインダーのような通知や期限の機能はありませんが、画面にいつも見えていることが強みです。個人のブログでも、次のように紹介されています。

ToDoリストというと紙とか、スマホアプリのイメージがあると思う。でも、この「スティッキーズ」は付箋のように使えて、それらよりももっとフレキシブルだと感じている。 出典: goodone.home.blog

スティッキーズは、今日やることを3つだけ書いて画面の隅に貼る、といった使い方に向いています。リマインダーで全体を管理し、その日の分だけをスティッキーズに書き写す、という組み合わせにすると、画面を見るたびに今日の優先事項が目に入ります。

ただし、スティッキーズはMacの中だけで使うメモで、iPhoneとは同期されません。外出先でも見たい内容はリマインダーに、机の上で目に入っていればよい内容はスティッキーズに、と役割を分けて使います。使い方はAppleのスティッキーズのユーザガイドで確かめられます。

標準のリマインダーで足りなくなる場面

個人で使う分には便利なリマインダーも、仕事の使い方が広がると、足りないと感じる場面が出てきます。代表的なのは次の5つです。

場面1：Appleの端末を使っていない人と共有したい

リマインダーの共有は、iCloudの仕組みを使います。共同作業への参加は「メッセージ」や「メール」から依頼を送る形で、相手もApple Accountを使っていることが前提になります。取引先や同僚にWindowsやAndroidの利用者がいる場合、同じリストを一緒に使うのは難しくなります。

場面2：期限の重なりを期間で見たい

リマインダーは「いつまでにやるか」を管理できますが、「いつから始めて、いつ終えるか」という期間を横に並べて見る表示はありません。複数の仕事の期間が重なっていないかを確かめたい場合は、ガントチャート（期間を横の棒で並べた表）を持つツールが必要になります。

場面3：タスクごとのやりとりを残したい

リマインダーにはメモを書けますが、複数の人がコメントを重ねていく使い方には向いていません。「この件はどうなった」「先方から返事が来た」といったやりとりを、タスクの隣に残しておきたい場合は、コメントやチャットの機能を持つツールのほうが便利です。

場面4：誰がどのくらい仕事を抱えているかを見たい

共有リストのリマインダーを人に割り当てることはできますが、メンバーごとの仕事の量を一覧で比べる表示はありません。チームのリーダーが仕事の偏りを確かめたい場合は、担当者ごとに仕事を並べられるツールが向いています。

場面5：完了した仕事の記録を振り返りたい

実行済みのリマインダーは表示を切り替えれば見られますが、いつ誰が何を終えたかを振り返る用途には向いていません。案件ごとの作業の記録を残して、次の見積もりや報告に使いたい場合は、履歴が残るツールを使います。

ToDoリスト専用アプリの選び方

個人で使う量が多く、リマインダーより細かく整理したい場合は、ToDoリスト専用のアプリが選択肢になります。選ぶときは、次の5つの点で比べます。

・対応する端末。Macだけか、iPhoneやiPad、WindowsやAndroid、Webブラウザでも使えるか
・料金の形。買い切りか、月額や年額の支払いか
・整理の仕組み。プロジェクト、エリア、タグ、フィルターなど、どの単位で分けられるか
・入力のしやすさ。キーボードだけで素早く追加できるか、メールやほかのアプリから送れるか
・共有の機能。1人で使う前提か、ほかの人と共有できるか

代表的なアプリを2つ挙げます。

Things 3は、Mac、iPhone、iPadで使える個人向けのToDoリストアプリです。Mac App Storeでは、Mac版が8,000円の買い切りで販売されています。iPhone版やiPad版は別に購入する形なので、複数の端末で使う場合は合計の費用を確かめます。デザインの分かりやすさと、「今日」「予定」「いつか」といった時間の軸で整理しやすい作りが特徴で、1人で多くのやることを抱える人に選ばれています。

Todoistは、Mac、Windows、iPhone、Android、Webブラウザなど、多くの端末で使えるToDoリストアプリです。公式の料金ページによると、無料の初心者プランでは個人プロジェクト5件、フィルター画面3件、1週間分のアクティビティ履歴などが使え、有料のプロプランではプロジェクトの数が増え、カレンダーのレイアウトなどが加わります。料金は為替や地域で表示が変わるため、Todoistの料金ページで最新の金額を確かめてください。Apple以外の端末を使う人と共有したい場合や、自分自身がWindowsのパソコンも使う場合には候補になります。

どちらのアプリも、まずは無料で試せる範囲や返金の条件を確かめ、1週間ほど実際の仕事で使ってから決めるのが安全です。

チームで使うなら、ボード型のツールという選択肢

1人のToDoリストから、チームで仕事を分けて進める段階に移ると、必要なものが変わります。誰が何を担当しているか、どこで止まっているか、期限が重なっていないかを、全員が同じ画面で確かめられることが大切になります。

チームでのタスク管理によく使われるのが、列にカードを並べて動かすボード型のツールです。「これから」「作業中」「完了」の列にカードを並べ、進み具合に合わせてカードを動かします。リマインダーのカラム表示に近い見え方ですが、カードごとにコメントや添付ファイルを残せ、担当者を割り当て、期限の重なりをガントやカレンダーで確かめられるツールが多くあります。

ボード型のツールを選ぶときは、次の点を確かめます。

・無料で使える人数とボードの数
・カンバン（列にカードを並べる形）以外に、ガントやカレンダーの表示があるか、どのプランで使えるか
・カードごとのコメントやチームのチャットがあるか
・Macのブラウザだけでなく、Windowsやスマートフォンからも使えるか
・いま使っているツールからデータを移せるか

無料から試せる選択肢

Macのリマインダーで個人のやることを管理しつつ、チームの仕事はボードで共有したい場合の候補の1つが、Pinatecaです。

公式サイトによると、Pinatecaはカンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードを持つプロジェクト管理のツールで、すべてのボードを無料プランから使えます。無料プランは5人まで、ボード10個までで、期限なく無料で使え、クレジットカードの登録は要りません。ワークスペースごとのチャットとカードごとのコメントが入っているので、リマインダーでは残しにくかった「タスクごとのやりとり」をカードの隣に残せます。

リマインダーで足りなかった場面に照らすと、次のような使い方ができます。

・ガントボードやカレンダーボードで、仕事の期間の重なりを確かめる
・リソースボードで、メンバーごとの仕事の偏りを見る
・カードのコメントとチャットで、案件ごとのやりとりを残す
・Trelloを使っている場合は、エクスポートしたファイルを読み込んで移行する
・ChatGPTやClaudeから、会話でボードの内容を確かめたりカードを作ったりする

6人目、または11個目のボードからは有料のスタンダードプランになり、公式の料金ページでは1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）と案内されています。機能は無料プランと同じです。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人のやることはMacのリマインダーで、チームで分ける仕事はボードで、と使い分けると、それぞれの道具の得意なところを生かせます。

仕事でToDoリストを使うときに気をつけること

ToDoリストに仕事の内容を書くときは、書いてよい情報とそうでない情報を分けて考えることも大切です。

取引先の名前、契約の金額、個人の連絡先といった情報をタスクの名前やメモに書くと、端末の画面を他人に見られたときや、共有の設定を誤ったときに、情報が外に出てしまうおそれがあります。会社によっては、業務の情報を個人のアカウントのアプリに保存することを規則で禁じている場合もあります。仕事で使う前に、勤め先の情報の取り扱いの決まりを確かめます。

業務委託で仕事を受けている人は、契約書に秘密保持の定めがあることが多いので、依頼者の情報を外部のアプリに保存してよいかを確かめておくと安心です。取引先の名前は略称や番号に置き換える、金額や個人情報はタスクに書かない、といった工夫で、万一のときの影響を小さくできます。

共有リストを使う場合は、誰が参加しているかを定期的に確かめます。異動や退職、取引の終了でリストを見る必要がなくなった人が残っていないかを、月に1回ほど見直す習慣をつけると、情報の漏れを防げます。

士業や医療事務のように、期限の管理がそのまま仕事の質に直結する職種では、ToDoリストの使い方が業務の確かさを左右します。たとえば行政書士の仕事では、申請の期限や依頼者への連絡の期限を確実に管理する必要があります。こうした仕事では、ToDoリストの期限と通知を、担当者の記憶に頼らないための仕組みとして使うことが大切です。

アプリを乗り換えるときの進め方

リマインダーから専用のアプリへ、あるいは個人のアプリからチームのツールへと乗り換えるときは、一度に全部を移そうとしないことが大切です。乗り換えの途中でやることが漏れると、締め切りを落とすおそれがあります。

手順1：移す前に、いまのリストを整理する

乗り換える前に、いまのリストから終わったもの、もう不要になったものを削除します。古いやることをそのまま新しいアプリに移すと、新しいアプリも最初から散らかった状態になります。整理のあとに残ったものだけを移します。

手順2：期限が近いものから移す

今週と来週に期限があるものを先に移し、新しいアプリで通知が届くことを確かめます。期限のないものや、いつかやりたいことは、後からまとめて移せば十分です。

手順3：1〜2週間は両方を見る

移したばかりの時期は、新しいアプリを開く習慣がまだついていません。1週間から2週間は古いアプリも残しておき、朝に両方を確かめます。新しいアプリだけで困らないと分かったら、古いアプリのリストを片付けます。

手順4：使わなくなったアプリの解約を確かめる

月額や年額のアプリから乗り換えた場合は、解約の手続きを忘れないようにします。App Storeで購入したサブスクリプションは、Apple Accountの設定から管理する形になっています。解約しないまま支払いが続いている例は少なくないので、乗り換えが終わった時点で確かめておきます。

チームで乗り換える場合は、さらに、誰がいつまでに移すかを決め、移行の期間中はどちらのツールが正しいのかをはっきり伝えておく必要があります。移行が終わる日を決めて全員に伝えると、古いツールに書き込み続ける人が出るのを防げます。

ToDoリストを続けるための習慣

どのアプリを選んでも、ToDoリストが役に立つかどうかは、毎日の使い方で決まります。続けるための習慣を4つ挙げます。

1つ目は、思いついたらすぐ入れることです。後で入れようと思ったやることは、たいてい忘れます。Macのメニューバーやキーボードの操作で素早く追加できるようにしておき、思いついた瞬間にリストに入れます。

2つ目は、1日の始まりに今日の分を選ぶことです。リスト全体を毎日眺めるのではなく、朝に5分だけ時間をとって、今日やるものを3つから5つ選びます。選ばなかったものは、今日は見なくてよいと決めると、気持ちが軽くなります。

3つ目は、週に1回見直すことです。期限が過ぎたもの、もう不要になったもの、いつまでも手をつけていないものを整理します。やらないと決めたものを削除するのも、リストを健全に保つための大切な作業です。

4つ目は、終わったら必ず実行済みにすることです。終えた作業をリストに残したままにすると、まだ終わっていない作業と見分けがつかなくなり、リストを信用できなくなります。小さな作業でも、終えた瞬間にチェックを入れる習慣をつけると、リストがいつも実際の状態と合った状態に保たれます。実行済みにする動作そのものが、1日の中で進んだことを確かめる区切りにもなります。

ToDoリストは、やることを覚えておく負担を道具に任せるためのものです。リストの整理に毎日長い時間をかけているなら、仕組みが複雑すぎる合図です。そのときは、リストやタグの数を減らし、シンプルな形に戻します。

在宅で仕事を受ける人のタスク管理

在宅ワークや副業の仲介を長く運営してきた立場から見ると、複数の依頼者から仕事を受けている人ほど、タスク管理の仕組みが仕事の評価を左右しています。納期の管理、依頼者への途中報告、修正の依頼への対応といった細かいやることを確実にこなす人は、「この人に任せると安心」と思われ、次の依頼につながっています。

在宅で働く人のタスク管理は、自分の頭だけで抱えず、道具に任せることが基本です。Macのリマインダーで個人のやることを管理し、依頼者と共有する仕事はボード型のツールで見える形にしておくと、報告の手間も減ります。依頼者と直接やりとりする働き方では、こうした段取りの丁寧さがそのまま信頼になり、手数料0%の直接取引であれば、その信頼が手取りの厚さにもつながります。

在宅勤務の環境を整えるときには、会社の側で国の助成金を使える場合があります。テレワークのための機器やツールの導入に関わる支援の考え方は、テレワーク 助成金 2026で紹介しています。また、業務の流れを整え、道具の使い方を周りに広める力は、それ自体が仕事にもなります。業務の改善を支える仕事の全体像は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で確かめられます。

よくある質問

Q. MacのToDoリストは標準のリマインダーだけで足りますか？

個人のやることを管理するだけなら、リマインダーで足りる場面が多くあります。リストの作成、期限と通知、サブタスク、タグ、カスタムスマートリスト、セクションごとのカラム表示、共有と割り当てまで無料で使えます。期限の重なりを期間で見たい、Appleの端末を使っていない人と共有したい、といった場面が出てきたら、ほかのツールを検討してください。

Q. リマインダーをボードのように列で表示できますか？

リストの中にセクションを作り、「表示」メニューから「カラム」を選ぶと、セクションごとに列で並んだ表示になります。セクションに入っていないリマインダーは「その他」という列にまとめて表示されます。標準のスマートリストやリストのグループを表示しているときはカラム表示を選べないと、公式ガイドに案内があります。

Q. Things 3とTodoistはどう選べばよいですか？

Appleの端末だけで1人で使い、買い切りで支払いたいならThings 3が候補になります。Mac App StoreではMac版が8,000円の買い切りで、iPhone版やiPad版は別の購入です。WindowsやAndroidでも使いたい、ほかの人と共有したい場合はTodoistが候補になります。料金は公式ページで最新の金額を確かめてください。

Q. 仕事の内容をToDoリストのアプリに書いても大丈夫ですか？

勤め先や依頼者の情報の取り扱いの決まりを先に確かめてください。会社によっては、業務の情報を個人のアカウントのアプリに保存することを禁じている場合があります。取引先の名前は略称に置き換える、金額や個人情報はタスクに書かない、共有リストの参加者を定期的に見直す、といった工夫で、情報が外に出るおそれを小さくできます。