ToDoリストを共有する方法と、家族やチームで使える道具の選び方

2026年7月30日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓ToDoリストを共有する方法を
✓iPhoneのリマインダー
✓Google ToDo リスト

ToDoリストを共有したいと思ったとき、多くの人が最初につまずくのは「どの道具を使えば、相手も無理なく続けてくれるか」という点です。自分ひとりなら紙でもアプリでも回りますが、家族や同僚と共有すると、相手が見てくれない、更新されない、誰がやったのか分からない、といった問題が出てきます。結論から言うと、ToDoリストの共有は「相手がすでに使っている道具に寄せる」「書く項目を最小限にする」「完了の確認方法を決める」の3つで、ほとんどの問題が解決します。この記事では、家族向けとチーム向けに分けて、具体的な方法と道具の選び方を解説します。

結論：共有の相手と目的で、選ぶ道具が変わる

ToDoリストの共有と一口に言っても、買い物リストを家族で見るのと、仕事のタスクをチームで分担するのとでは、必要な機能がまったく違います。最初に、自分の目的がどれに近いかを確かめてください。

共有の相手と目的	必要な機能	向いている道具の例
家族で買い物や家事を分担	すぐ書ける、チェックできる	iPhoneのリマインダー、共有できるメモ
夫婦やパートナーで予定とやることを共有	期限、通知	リマインダー、Google ToDo リスト
小さなチームで仕事を分担	担当者、期限、コメント	Todoist、チーム向けのタスク管理ツール
複数のプロジェクトを並行して管理	進み具合の一覧、ガントチャート	プロジェクト管理ツール
社外の人と一時的に共有	アカウントなしで見られる	表計算ソフトの共有リンク

この表で分かるとおり、家族向けとチーム向けでは道具の方向性が違います。家族向けは「書く手間の少なさ」、チーム向けは「誰が、いつまでに、どこまで」を残せるかが重要になります。

複数のクライアントと並行して進めるデータ分析の現場では、共有の仕組みが合わないだけで、確認の連絡が何往復も増えることがよくあります。道具の機能の多さより、相手が毎日開くかどうかのほうが、共有がうまくいくかを大きく左右します。

ToDoリストを共有したい人が増えている背景

共働きの家庭が増え、家事や育児の分担を「言った、言わない」で済ませにくくなっています。誰かの頭の中だけにあるやることを、目に見える形で共有したいというニーズは、家庭の中でも高まっています。

仕事の面では、在宅勤務や業務委託が広がり、同じ場所にいないメンバーとタスクを分担する場面が増えました。口頭で「これお願い」と頼めないため、文字で残す仕組みがないと、頼んだ側も頼まれた側も状況が分からなくなります。

スマートフォンの標準アプリや無料のサービスで共有機能が充実してきたことも、背景の1つです。以前は専用のアプリを入れないとできなかったことが、いまは多くの場合、すでに手元にある道具でできるようになっています。

一方で、道具が増えたことで選びにくくなった面もあります。家族はiPhone、自分はAndroid、職場はGoogleのサービス、取引先はMicrosoftのサービス、というように、相手ごとに使っている環境が違うことも珍しくありません。共有の道具を選ぶときは、自分の好みより、相手の環境に合わせる視点が欠かせません。

もう1つの背景として、やることの量そのものが増えていることも挙げられます。学校や保育園からの連絡、オンラインでの各種手続き、サブスクリプションの更新など、家庭の中で管理しなければならない細かな用事は年々増えています。仕事でも、チャット、メール、ビデオ会議と連絡の経路が分かれ、依頼された作業があちこちに散らばりやすくなりました。散らばったやることを1か所に集め、関係する人と同じものを見られるようにする。ToDoリストの共有は、そのための最も身近な方法です。

家族で共有する方法1：iPhoneのリマインダー

家族全員がiPhoneを使っているなら、最初に試したいのが標準のリマインダーアプリです。追加の費用もアプリのインストールも必要ありません。

Appleの公式ガイドでは、リマインダーのリストを共有する方法が次のように説明されています。

iCloudを使っている人とリストを共有したり共同作業したりできます。参加依頼を受け入れた人が項目を追加したり、編集したり、実行済みとしてマークしたりできます。すべての参加者は、すべての人の変更内容を確認できます。出典: support.apple.com

共有されたリストでは、項目を特定の人に割り当てることもできます。項目の作成中に「@」に続けて相手の名前を入力すると、その人の担当になります。自分に割り当てられた項目は「割り当てられたもの」という自動の一覧でまとめて確認できるため、家族が増えても自分のやることを見失いにくくなります。

通知の設定も細かく選べます。共有リストの管理画面で、項目が追加されたときと完了されたときのそれぞれについて、通知を受け取るかどうかを切り替えられます。買い物リストなら「追加されたとき」だけ、家事の分担なら「完了されたとき」だけ通知する、という使い分けができます。

注意点は、共有する相手もApple Accountにサインインし、iCloudの設定でリマインダーを有効にしている必要があることです。家族の中にAndroidを使っている人がいる場合は、次に紹介する方法を検討してください。

家族で使うときのリストの分け方

家族でリマインダーを使う場合、リストを細かく分けすぎないことが続けるコツです。おすすめは次の3つに絞る方法です。

買い物リスト：誰でも追加し、買った人がチェックする
家のこと：家事や手続きなど、期限のあるもの
予定の準備：行事や旅行の持ち物など、一時的なもの

リストが5つも6つもあると、どこに書けばよいか迷い、結局は口頭で伝えるようになります。

家族で共有する方法2：GoogleのサービスやAndroidと組み合わせる

家族にAndroidの利用者がいる場合や、Googleのサービスを中心に使っている場合は、GoogleのToDoリストやカレンダーとの組み合わせが候補になります。

ここで知っておきたいのは、Google ToDo リストの共有の仕組みが、リマインダーとは少し違うことです。Googleの公式ヘルプによると、共有タスクはGoogle Chatのスペースや、対象となるGoogle Workspaceのプランで使えるGoogleドキュメントの中で作成し、他の人に割り当てる形になっています。

Google Chat と Google ドキュメントのタスクを共有すると、次のことができます。他のユーザーにタスクを割り当てる。共有タスクのステータスを確認する。出典: support.google.com

同じヘルプには、共有タスクではサブタスクを作れないことや、繰り返しの設定ができないことも書かれています。毎週のゴミ出しのように繰り返す家事を共有したい場合は、この制限に注意が必要です。

家族で使うなら、Google Chatに家族用のスペースを作り、そこでタスクを割り当てる方法があります。割り当てられたタスクは、それぞれの個人用のToDoリストにも表示され、日付と時刻を設定すればGoogleカレンダーにも表示されます。

ただ、家族全員がGoogle Chatを日常的に使っているとは限りません。家族のやり取りがLINEなど別の場所で行われているなら、Chatのスペースは見られないまま放置されがちです。この場合は、全員が使える共有のメモや、家族向けの共有リストのアプリを検討するほうが現実的です。

家族で共有するときにつまずきやすい点

道具を決めても、家族での共有がうまく続かないことはよくあります。原因はたいてい、道具ではなく使い方にあります。

つまずき1：書く人が1人に偏る リストに書き込むのがいつも同じ人だと、結局はその人が家のことを管理している状態に戻ってしまいます。「気づいた人が書く」というルールを最初に話し合っておきましょう。

つまずき2：細かく書きすぎる 「牛乳（低脂肪、1リットル、2本）」のように細かく書くと、書く手間がかかり、続かなくなります。細かい条件が必要なものだけ補足し、それ以外は品名だけで十分です。

つまずき3：完了したものが残り続ける 完了した項目が表示されたままだと、まだ終わっていない項目が埋もれます。完了したら非表示になる設定にしておくと、見やすさが保てます。

つまずき4：通知が多すぎる 家族が何かを追加するたびに通知が来ると、うるさく感じて通知を切ってしまい、結果的にリストを見なくなります。通知は必要なものだけに絞りましょう。

つまずき5：相手の苦手を考えていない スマートフォンの操作が得意でない家族がいる場合、アプリでの共有にこだわらず、冷蔵庫のホワイトボードと併用するのも1つの方法です。共有の目的は、アプリを使うことではなく、家族の中でやることの抜け漏れをなくすことです。

チームで共有する方法1：個人向けのToDoアプリを共有する

仕事でToDoリストを共有する場合、最初の選択肢になるのが、個人向けのToDoアプリの共有機能です。2〜3人の小さなチームなら、これで十分なことも多くあります。

代表的なのがTodoistです。タスクの入力が速く、スマートフォンとパソコンのどちらからでも同じリストを確認できるため、仕事のタスクを少人数で共有する用途でよく使われています。公式の料金ページによると、無料の初心者プランでは個人プロジェクトを5件まで作れ、1つの個人プロジェクトには5人まで参加できます。有料のプロプランでは個人プロジェクトが300件まで、チーム向けのビジネスプランでは共有のチームワークスペース、最大500件のチームプロジェクト、チームの役割と権限の設定などが使えると案内されています。料金は為替や地域によって表示が変わるため、契約前に公式の料金ページで確認してください。

個人向けのToDoアプリでチームのタスクを共有するときのコツは、プロジェクト（リスト）を「仕事の単位」で分けることです。

分け方	例	向いている場面
案件ごと	A社のサイト制作、B社の資料作成	業務委託で複数の案件を並行する
担当範囲ごと	経理、採用、広報	小さな会社で役割が決まっている
期間ごと	今週、来週、今月中	短い期間で多くの作業を回す

担当者と期限は必ず設定するようにします。担当者のいないタスクは、全員が「誰かがやるだろう」と考えて放置されやすくなります。

チームで共有する方法2：表計算ソフトで共有する

ExcelやGoogleスプレッドシートでToDoリストを作り、共有する方法もよく使われています。新しいツールを覚える必要がなく、社外の人とも共有しやすいのが利点です。

基本の列は次の6つで十分です。

列	入れる内容
タスク名	何をするか、動詞で終える（例：見積書を送る）
担当者	1人だけを書く
期限	日付で書く
状態	未着手、進行中、確認待ち、完了のいずれか
メモ	補足や関連するファイルの場所
更新日	最後に更新した日

状態の列は、入力規則のプルダウンにしておくと、表記がそろって絞り込みやすくなります。期限を過ぎた行に色が付くように条件付き書式を設定しておくと、遅れているタスクに気づきやすくなります。

表計算ソフトの弱点は、通知が弱いことと、誰がいつ何を変えたかが追いにくいことです。担当者が自分のタスクの更新に気づかない、誤って行を削除してしまう、といった問題が起きやすくなります。人数が5人を超えたり、タスクが100行を超えたりしたら、タスク管理の専用ツールへの移行を考える目安です。

夫婦やパートナーで家事を分担するときの具体例

家族での共有の中でも、相談が多いのが夫婦やパートナーでの家事の分担です。どちらか一方に負担が偏っている状態をリストで見える化すると、話し合いのきっかけになります。具体的な進め方を紹介します。

ステップ1：家事を全部書き出す まず、1週間のうちに発生する家事を、2人で思いつく限り書き出します。料理、洗濯、掃除のような大きなものだけでなく、ゴミの分別、トイレットペーパーの補充、子どもの学校の書類の確認、保険や公共料金の手続きなど、目立たない家事まで書き出すのがポイントです。書き出してみると、名前のない家事が想像以上に多いことに気づきます。

ステップ2：毎日のもの、週ごとのもの、ときどきのものに分ける 毎日の家事は担当を固定し、週ごとの家事は曜日で分け、ときどき発生する家事は共有リストに追加して、気づいた人が引き受ける形にします。

種類	例	分担の仕方
毎日	食事の準備、食器洗い、洗濯	担当を固定する
週ごと	掃除機かけ、ゴミ出し、買い出し	曜日で分ける
ときどき	手続き、修理の手配、季節の衣替え	共有リストで引き受ける

ステップ3：1か月後に見直す 1か月ほど運用したら、共有リストの完了の記録を見ながら、偏りがないかを話し合います。完了した人が記録に残る道具を使っていれば、感覚ではなく事実で話し合えます。

このとき大切なのは、相手を責める材料としてリストを使わないことです。リストの目的は、家のことを2人で回す仕組みを作ることであって、どちらがどれだけやったかを競うことではありません。

小さなチームでの運用例：3人の制作チームの1週間

仕事でのToDoリストの共有がどう回るのかを、具体例で見てみましょう。ここでは、ディレクター1人、デザイナー1人、ライター1人の3人で、Webサイトの制作を請け負っているチームを例にします。3人とも在宅で、うち2人は業務委託です。

月曜日の朝 ディレクターが、今週のタスクを共有リストに登録します。各タスクには担当者と期限を入れ、大きな作業は1日から3日で終わる単位に分けておきます。

月曜日から木曜日 各自が作業を始めるときに状態を「進行中」に、終わったら「確認待ち」に変えます。確認待ちになったタスクは、ディレクターが当日か翌日に確認し、問題がなければ「完了」にします。修正が必要な場合は、タスクのコメントに修正点を書き、状態を「進行中」に戻します。

金曜日の夕方 3人で15分のオンライン会議を開き、リストを画面に映して見直します。期限を過ぎたタスク、担当者が決まっていないタスク、来週に持ち越すタスクを確認し、来週の予定を決めます。

この運用のよいところは、「いまどうなっていますか」という確認の連絡がほとんど要らなくなる点です。業務委託のメンバーにとっても、自分の作業がいつ確認されるのかが分かるため、次の作業の計画を立てやすくなります。

チームが3人のうちは、個人向けのToDoアプリの共有機能や表計算ソフトでも十分に回ります。案件が2つ、3つと並行するようになったら、案件ごとにリストを分けるか、プロジェクト管理ツールへの移行を考える時期です。

チームで共有するときにつまずきやすい点

仕事でのToDoリストの共有は、家族での共有以上に、ルールが決まっていないと崩れやすくなります。よくあるつまずきと、その対処法を整理します。

担当者が複数になっている 「田中、鈴木」のように担当者を2人にすると、お互いに相手がやると思って手が止まります。担当者は必ず1人にし、手伝う人はメモ欄に書きます。

タスクが大きすぎる 「新サービスの準備」のような大きなタスクは、いつまでも完了になりません。1日から3日程度で終わる単位に分けると、進み具合が見えるようになります。

完了の基準があいまい 「資料作成」が完了したのは、下書きができたときなのか、上司の確認が終わったときなのかが分からないと、認識がずれます。確認が必要なタスクは「確認待ち」の状態を通すルールにしておきます。

会話がリストから離れる タスクについてのやり取りがチャットやメールで行われ、リストには何も残らないと、あとから経緯が分からなくなります。決まったことは、タスクのコメントやメモ欄に1行で残すようにします。

見直しの時間がない リストを作っただけで見直さないと、古いタスクが溜まり、誰も見なくなります。週に1回、15分程度でよいので、全員でリストを見直す時間を設けましょう。

共有のルールを決めるときのテンプレート

家族でもチームでも、共有を始める前にルールを短く決めておくと、続けやすくなります。次の5項目を、最初に話し合って決めてください。

どの道具を使うか（全員が毎日開くものを選ぶ）
誰が書いてよいか（原則として全員が書いてよい）
1つのタスクに必ず入れる項目（担当者と期限）
完了にするのは誰か（作業した人か、確認した人か）
いつ見直すか（週に1回など）

この5項目を、リストの一番上に固定しておくか、共有するメモに書いておきます。新しく人が加わったときにも、このメモを見てもらうだけで、共有のやり方が伝わります。

家族の場合は、この5項目をすべて決める必要はありません。「全員が書いてよい」「やった人がチェックする」の2つだけでも、十分に効果があります。大事なのは、ルールを1人で決めて押し付けるのではなく、共有する相手と一緒に決めることです。

業務委託やフリーランスとToDoリストを共有するとき

在宅で働くフリーランスや業務委託の人にとって、クライアントとのタスクの共有は、仕事の評価に直結します。受ける側の立場で気をつけたい点をまとめます。

まず、共有の道具はクライアントに合わせるのが基本です。自分が使い慣れたアプリに相手を招くより、相手が普段使っている道具に参加するほうが、確認の手間が少なく済みます。

次に、状態の更新はこまめに行います。作業を始めたら「進行中」、終わったら「確認待ち」と状態を変えるだけで、クライアントは進み具合を確かめる連絡をしなくて済みます。この小さな配慮が、「連絡しなくても安心して任せられる人」という評価につながります。

複数のクライアントと並行して仕事をしている場合は、自分用の一覧も別に持っておくと安心です。各クライアントの道具には必要な情報だけを書き、自分の一覧で全体の締切を管理します。ただし、自分の一覧にクライアントの機密情報を書き写さないように注意してください。案件名と期限だけを書き、詳しい内容はクライアントの道具で確認する形にしておくと安全です。

共有するときに気をつけたい情報の扱い

ToDoリストは気軽に書き込めるため、書いてはいけない情報まで書いてしまいがちです。家族でもチームでも、次の点には注意してください。

パスワードや暗証番号を書かない 「ネットバンキングの手続き、パスワードは○○」のように、ToDoリストに認証の情報を書くのは避けましょう。共有されたリストは、端末の紛失や誤った招待によって、思わぬ人の目に触れることがあります。パスワードはパスワード管理の仕組みで扱い、リストには「手続きをする」とだけ書きます。

取引先や顧客の個人情報を書かない 仕事のリストに、顧客の名前、住所、電話番号などをそのまま書くと、個人情報を管理する範囲が広がってしまいます。リストには案件名や管理番号だけを書き、詳しい情報は決められたシステムで確認する形にしましょう。

共有リンクの範囲を確かめる 表計算ソフトや一部のアプリでは、「リンクを知っている人は誰でも閲覧できる」という設定で共有できます。便利な反面、リンクが転送されると、関係のない人にも見られる状態になります。仕事のリストは、招待した人だけが見られる設定にしておくのが基本です。

抜けた人のアクセス権を外す チームを離れたメンバーや、契約が終わった業務委託の相手のアクセス権が残ったままになっていないか、定期的に確認します。家族でも、引っ越しや独立で家を出た人がいれば、共有から外しておくと安心です。

情報の扱いに迷ったら、「このリストの内容が、関係のない人に見られても困らないか」を基準に考えてください。困る情報は、ToDoリストではなく、それに合った管理の仕組みで扱うべき情報です。

無料で始めるときに確かめておきたい上限

ToDoリストの共有は、無料の範囲で始められる道具が多くあります。ただし、無料の範囲には上限があり、使い始めてから上限に当たって慌てることも少なくありません。この記事で紹介した道具について、公式の情報で確かめられる範囲の上限と条件を整理します。

道具	共有の条件と上限	気をつけたい点
iPhoneのリマインダー	相手もApple Accountにサインインし、iCloudでリマインダーを有効にしている必要がある	Androidの利用者とは共有できない
Google ToDo リスト	共有タスクはGoogle ChatのスペースやGoogleドキュメントの中で作成し、割り当てる	共有タスクではサブタスクと繰り返しが使えない
Todoist（初心者プラン）	個人プロジェクトは5件まで、1つの個人プロジェクトに参加できるのは5人まで	案件が増えるとプロジェクト数の上限に当たりやすい
表計算ソフト	共有の方法は製品によって異なる	通知と変更履歴が弱い

上限に当たったときに、有料プランに移るか、別の道具に移るかを先に考えておくと、慌てずに済みます。有料プランの料金は改定されることがあるため、移る前には必ず公式の料金ページで最新の金額を確かめてください。

もう1つ確かめておきたいのが、データの書き出しができるかどうかです。道具を乗り換えるときに、それまでのタスクを書き出せないと、すべてを手で入力し直すことになります。使い始める前に、ヘルプページで書き出しの方法を確認しておくと安心です。

紙やホワイトボードと併用するという選択肢

ToDoリストの共有というと、アプリやクラウドのサービスを思い浮かべる人が多いですが、紙やホワイトボードとの併用も、場面によっては有効です。

家族での共有では、冷蔵庫に貼ったホワイトボードが今でも強い味方になります。スマートフォンを持っていない子どもや、アプリの操作に慣れていない家族も、ホワイトボードなら一目で分かり、すぐに書き込めます。買い物や外出先での確認が必要なものだけをアプリで共有し、家の中で完結することはホワイトボードで共有する、という使い分けもできます。

仕事でも、1日の始まりに紙に今日のタスクを3つだけ書き出し、それ以外は共有の道具で管理する、という方法を取る人がいます。共有の道具はチームのため、紙は自分の集中のため、と役割を分ける考え方です。

大切なのは、どの記録を正しいものとして扱うかを決めることです。紙とアプリの両方に同じタスクを書き、片方だけを更新すると、どちらが正しいのか分からなくなります。「共有するタスクはアプリが正しい」と決めておけば、紙はあくまで手元のメモとして気軽に使えます。

共有の道具を選ぶときのチェックリスト

ここまでの内容をふまえて、ToDoリストを共有する道具を選ぶときのチェックリストをまとめます。

確認すること	家族	チーム
相手が毎日開く道具か	必須	必須
スマートフォンですぐ書けるか	必須	あると便利
担当者を設定できるか	あると便利	必須
期限と通知を設定できるか	あると便利	必須
コメントややり取りを残せるか	なくてもよい	必須
誰が変更したか分かるか	なくてもよい	必須
社外の人を招けるか	不要	場合による
無料で使える範囲	広いほうがよい	人数の上限を確認

家族向けは「必須」が2つだけですが、チーム向けは6つあります。チームのタスクを家族向けの道具で共有しようとすると、担当者や履歴が残らず、問題が起きやすくなるのはこのためです。

チームのタスクが増えてきたときの選択肢

個人向けのToDoアプリや表計算ソフトで共有を始めたチームも、メンバーが5人を超え、案件が並行するようになると、「全体の進み具合が見えない」「誰に仕事が集中しているか分からない」という悩みが出てきます。この段階では、チーム向けのタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールが候補になります。

候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが最初から使え、人やチームごとの負荷の偏りを確認できるリソースボードも用意されています。フリープランは5人まで、ボード10個までで、ガントチャートやチャットを含む機能はフリープランから利用できます。それを超える場合のスタンダードプランは1人あたり月額500円（税抜）と案内されています。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どのツールを選ぶ場合でも、いきなりすべてのタスクを移すのではなく、新しく始まる案件から使い始めるのがおすすめです。1か月ほど使って、更新の頻度や確認の連絡の量が変わったかを振り返ってから、本格的に移行するかを決めましょう。

タスクの共有について、運営者として見てきたこと

20年にわたってフリーランスと在宅ワークの市場を見てきた立場から言えば、長く継続して依頼を受けている人ほど、タスクの状況をこまめに共有しています。成果物の品質はもちろん大切ですが、「いま何をしていて、いつ終わるか」が相手から見える人は、それだけで信頼されやすくなります。

発注する側から見ても、状況が見える相手には安心して仕事を任せられます。仲介を通さない直接取引では、この信頼がそのまま次の依頼につながります。中間マージンがかからず手数料0%で取引できる関係なら、同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側の手取りも厚くなります。タスクの共有は地味な作業ですが、取引を長く続けるための土台です。

タスクの管理や業務の仕組みづくりを仕事にする道もあります。業務の改善を支援する仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。タスク管理のアプリを作る側に興味がある人は、アプリケーション開発のお仕事やソフトウェア作成者の年収・単価相場を参考にしてください。文章や資料の作成で複数のクライアントと仕事をする人は、著述家，記者，編集者の年収・単価相場で相場を確かめておくと、引き受ける仕事の量を決めやすくなります。

よくある質問

Q. 家族でToDoリストを共有するなら、どのアプリがよいですか？

家族全員がiPhoneを使っているなら、標準のリマインダーアプリが手軽です。iCloudを使ってリストを共有でき、項目の追加や完了を全員が確認できます。Androidの利用者がいる場合は、全員が使える共有のメモや、家族向けの共有リストのアプリを検討してください。大切なのは、家族全員が毎日開く道具を選ぶことです。

Q. Google ToDo リストで家族とリストを共有できますか？

Googleの公式ヘルプによると、共有タスクはGoogle Chatのスペースや、対象となるGoogle Workspaceのプランで使えるGoogleドキュメントの中で作成し、他の人に割り当てる仕組みです。共有タスクではサブタスクや繰り返しの設定ができないため、毎週の家事のように繰り返すタスクを共有したい場合は注意が必要です。