人事書類の保管期間｜労務の書類の年数一覧

人事書類の保管期間は、書類ごとに根拠の法律が違い、2年、3年、4年、5年、7年と年数がばらばらです。しかも労働基準法の書類は「5年、ただし当分の間は3年」という二重の書き方になっていて、初めて担当になった人がまず迷うところです。

この記事では、労働者名簿や賃金台帳から、社会保険・雇用保険・労災の書類、健康診断の記録、扶養控除等申告書まで、人事と労務の書類の保管期間を条文で確かめて一覧にしました。年数だけでなく「いつから数えるか」という起算日、期間が過ぎた書類の廃棄、紙とデータのどちらで保管するかまで、明日から棚を整理できる順番で解説します。Macで人事書類のフォルダを管理している場合に役立つファイル管理のアプリ、Atriensにも後半で触れます。

人事書類の保管期間が分かりにくい3つの理由

最初に、なぜ人事書類の保管期間がこれほど分かりにくいのかを整理しておきます。理由が分かると、一覧表を見たときに「なぜこの書類だけ年数が違うのか」が腑に落ち、覚える量がぐっと減ります。

理由1：書類ごとに根拠の法律が違う

人事の書類は、1つの法律でまとめて決まっているわけではありません。労働条件や賃金の記録は労働基準法、健康保険と厚生年金の書類はそれぞれの施行規則、雇用保険の書類は雇用保険法施行規則、労災の書類は労働者災害補償保険法施行規則、健康診断の記録は労働安全衛生規則、扶養控除等申告書は所得税法施行規則というように、所管も法律も分かれています。

施行規則とは、法律の細かい中身を省令で定めたもののことです。保管期間の多くは、法律の本体ではなくこの施行規則の側に書かれています。そのため、法律の名前で探しても年数が見つからず、調べるのに時間がかかります。

理由2：2020年の改正で「5年、当分の間3年」になった

2020年4月1日に施行された労働基準法の改正で、労働者名簿や賃金台帳などの保存期間は3年から5年に延びました。ところが同時に附則で「当分の間は3年」とする経過措置が設けられたため、条文の本体と実際に守る年数が食い違って見えます。古い解説記事では3年とだけ書かれ、新しい記事では5年とだけ書かれていることもあり、読む記事によって答えが違うように見えるのはこのためです。

理由3：数え始める日が書類によって違う

同じ5年でも、退職した日から数える書類、最後に記入した日から数える書類、手続きが終わった日から数える書類があります。起算日とは、保管期間を数え始める日のことです。起算日を取り違えると、まだ保管しなければならない書類を早く廃棄してしまうことになります。

人事労務の担当者にとっての負担は、民間の解説でもよく指摘されています。

人事書類の保管・保存期間について、頭を悩ませる人事労務担当者の方は多いのではないでしょうか。どの書類をいつまで保存する必要があるのか、法改正情報をキャッチアップしながら把握するのは容易ではなく、業務上の負担にもなりがちです。 出典: bod-grp.com

ここが一番のポイントです。年数を丸暗記するより、「どの法律の書類か」「いつから数えるか」の2つを書類ごとに決めておくほうが、担当が替わっても運用が崩れません。

人事書類の保管期間の一覧表

まず全体像です。下の表は、2026年10月時点の条文を e-Gov 法令検索で確かめて作りました。「当分の間3年」とあるものは、条文の本体では5年です。

書類	保管期間	起算日	根拠
労働者名簿	5年（当分の間3年）	労働者の死亡・退職・解雇の日	労働基準法109条、施行規則56条
賃金台帳	5年（当分の間3年）	最後の記入をした日（支払期日が後ならその日）	労働基準法109条、施行規則56条
雇入れ・退職に関する書類（労働条件通知書、雇用契約書、履歴書、退職届など）	5年（当分の間3年）	労働者の退職または死亡の日	労働基準法109条、施行規則56条
災害補償に関する書類（診断書、補償の支払の記録など）	5年（当分の間3年）	災害補償を終わった日	労働基準法109条、施行規則56条
出勤簿、タイムカード、残業の命令書や報告書、労使協定の協定書	5年（当分の間3年）	その完結の日（支払期日が後ならその日）	労働基準法109条、施行規則56条
年次有給休暇管理簿	有給休暇を与えた期間中と、その満了後5年（当分の間3年）	期間の満了	労働基準法施行規則24条の7、附則71条
健康保険に関する書類	2年	完結の日	健康保険法施行規則34条
厚生年金保険に関する書類	2年	完結の日	厚生年金保険法施行規則28条
雇用保険の被保険者に関する書類	4年	完結の日	雇用保険法施行規則143条
雇用保険のその他の書類	2年	完結の日	雇用保険法施行規則143条
労災保険に関する書類	3年	完結の日	労働者災害補償保険法施行規則51条
労働保険の保険料の申告などの書類	3年（雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿は4年）	完結の日	労働保険徴収法施行規則72条
健康診断個人票	5年	作成から	労働安全衛生規則51条
長時間労働者の面接指導の記録	5年	作成から	労働安全衛生規則52条の6
ストレスチェックの結果の記録（本人の同意を得て受け取った場合）	5年	作成から	労働安全衛生規則52条の13
扶養控除等申告書など給与所得者の申告書	提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年	左記のとおり	所得税法施行規則76条の3

表の読み方を1つだけ補足します。「完結の日」とは、その書類に関わる手続きや事柄が終わった日のことです。たとえば健康保険の資格を取ったことを届け出た書類なら、届出を出して手続きが済んだ日が完結の日になります。

表を眺めると、年数の短い書類と長い書類の差が大きいことに気づきます。社会保険の書類は2年でよい一方、賃金や労働時間の記録は少なくとも3年、健康診断の記録は5年、扶養控除等申告書は7年です。迷ったときは長いほうに合わせる、というのが実務でよく取られる考え方ですが、長く保管すれば保管場所と個人情報の管理の手間も増えます。後半で、長く保管しすぎる場合の考え方も扱います。

労働基準法の書類は「5年、当分の間3年」

人事書類の中心になるのが、労働基準法109条の書類です。条文は次のとおりです。

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。 出典: e-Gov法令検索 労働基準法

そして同じ法律の附則143条に、「第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中『五年間』とあるのは、『三年間』とする」と書かれています。附則とは、法律の本体の後ろに付いている、経過措置や施行日を定めた部分のことです。つまり、条文の本体は5年ですが、今のところ守らなければならない最低の年数は3年、というのが正確な読み方です。

「その他労働関係に関する重要な書類」に何が入るか

109条の書き方は抽象的で、「重要な書類」が何を指すのかが分かりにくいところです。厚生労働省の「改正労働基準法等に関するQ&A」（令和2年4月1日）では、具体例が挙げられています。

• 雇入れに関する書類：雇入決定関係書類、契約書、労働条件通知書、履歴書、身元引受書
• 解雇に関する書類：解雇決定関係書類、解雇予告除外認定関係書類、予告手当や退職手当の領収書
• 災害補償に関する書類：診断書、補償の支払や領収の書類
• 賃金に関する書類：賃金決定関係書類、昇給や減給の書類
• その他：出勤簿、タイムカードの記録、労使協定の協定書、各種許認可書、残業命令書とその報告書、労働者が自ら労働時間を記録した報告書、退職関係書類、休職や出向の書類

同じQ&Aでは、109条の書類のほかに、年次有給休暇管理簿や、裁量労働制の労働時間の状況の記録、労使委員会の議事録なども、保存期間が3年から5年に延び、経過措置で当分の間は3年になったと説明しています。詳しくは厚生労働省「改正労働基準法等に関するQ&A」で確かめられます。

3年と5年、どちらに合わせるか

法律上は3年で条件を満たしますが、実務では最初から5年で保管する会社も少なくありません。理由の1つは、賃金を請求する権利の時効です。労働基準法115条と附則143条では、賃金の請求権の時効は当分の間3年、退職手当の請求権は5年とされています。未払いの残業代をめぐる話し合いになったとき、記録が手元に無いと会社の側が説明できません。

もう1つの理由は、経過措置が「当分の間」としか書かれておらず、いつ5年に切り替わるかが決まっていないことです。3年で廃棄する運用にしていると、切り替わったときに保管の仕組みを作り直すことになります。最初から5年で回しておけば、その手間がありません。

保存を怠った場合の罰則も確かめておきます。労働基準法120条では、109条に違反した者は30万円以下の罰金とされています。金額の大小よりも、労働基準監督署の調査で記録を出せないことのほうが、実務では大きな問題になります。

起算日の数え方で迷わないために

保管期間は、年数と同じくらい起算日が大切です。労働基準法施行規則56条は、109条の書類について次のように起算日を決めています。

1. 労働者名簿：労働者の死亡、退職または解雇の日
2. 賃金台帳：最後の記入をした日
3. 雇入れまたは退職に関する書類：労働者の退職または死亡の日
4. 災害補償に関する書類：災害補償を終わった日
5. 賃金その他労働関係に関する重要な書類：その完結の日

さらに2020年の改正で、賃金台帳や賃金に関する書類は、賃金の支払期日のほうが上の日より遅いときは、その支払期日を起算日にすることがはっきり書かれました。条文はe-Gov法令検索 労働基準法施行規則で確かめられます。

具体例で数えてみる

例を使って数えてみます。月末締め、翌月25日払いの会社で、2026年3月分の残業を記録したタイムカードがあるとします。タイムカードの記録が終わるのは3月31日ですが、その残業代を支払うのは4月25日です。支払期日のほうが遅いので、起算日は4月25日になり、そこから3年（5年で運用するなら5年）を数えます。

退職者の書類はもっと長くなります。2015年に入社して2026年3月31日に退職した人の雇用契約書や履歴書は、入社した年からではなく退職した日から数えます。つまり、5年で運用するなら2031年3月31日まで保管が必要です。入社時の書類だからと入社した年で分けて箱に入れていると、在籍が長い人の書類を早く廃棄してしまうおそれがあります。

ここが間違えやすいところです。在籍中の社員の書類は、そもそも保管期間の数え始めが来ていません。退職者の書類と在籍者の書類は、最初から分けて保管するのが安全です。

起算日を書類に書いておく

数え方が分かっても、毎年1枚ずつ計算するのは大変です。実務では、書類をとじたファイルや箱、データのフォルダに「起算日」と「廃棄してよい年」を最初から書いておく方法がよく使われます。たとえば箱のラベルに「2026年3月退職者分　起算日2026年3月31日　廃棄可2031年4月以降」と書いておけば、担当が替わっても迷いません。

社会保険・雇用保険・労災の書類の保管期間

次に、保険の手続きに関する書類です。こちらは労働基準法とは別の施行規則で、年数がそれぞれ決まっています。

健康保険と厚生年金の書類は2年

健康保険法施行規則34条は「事業主は、健康保険に関する書類を、その完結の日より二年間、保存しなければならない」と定めています。厚生年金保険法施行規則28条も同じく、完結の日から2年です。条文はe-Gov法令検索 健康保険法施行規則で読めます。

対象になるのは、資格取得届や資格喪失届の控え、被扶養者異動届の控え、算定基礎届や月額変更届の控え、賞与支払届の控えなどです。電子申請で手続きした場合は、届出の控えや受付の通知のデータが該当します。

2年と短いのは、保険の資格や保険料の記録そのものは日本年金機構や健康保険組合の側にも残るからだと考えると覚えやすくなります。ただし、届出の控えは労働者名簿や賃金台帳と突き合わせて使うことが多いので、実務では賃金台帳と同じ年数で保管する会社もあります。

雇用保険の書類は4年と2年

雇用保険法施行規則143条は、雇用保険に関する書類を完結の日から2年間、ただし被保険者に関する書類は4年間保管するよう定めています。被保険者に関する書類とは、雇用保険に入っている社員一人ひとりに関わる書類のことで、資格取得届や資格喪失届の控え、離職証明書の控えなどが当てはまります。条文はe-Gov法令検索 雇用保険法施行規則で確かめられます。

同じ雇用保険でも、社員個人の書類は4年、それ以外の書類は2年と分かれている点が、ここが試験に出そうなほど間違えやすいところです。迷ったら、社員の名前が書かれている書類は4年と覚えておくと整理しやすくなります。

労災と労働保険料の書類は3年

労働者災害補償保険法施行規則51条は、労災保険に関する書類を完結の日から3年間保存するよう定めています。また、労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則72条は、労働保険料の申告などの書類を完結の日から3年間、雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿は4年間保存するよう定めています。

労働保険料の年度更新の申告書の控えや、保険料の計算に使った賃金の集計表は、この3年の対象です。労災の事故が起きたときの書類は、労働基準法109条の「災害補償に関する書類」にも当たるため、災害補償を終わった日から数えて3年（5年で運用するなら5年）と、長いほうに合わせておくと安心です。

健康診断とストレスチェックの記録の保管期間

健康に関する記録は、労働安全衛生法と労働安全衛生規則で年数が決まっています。人事部が保管する書類の中でも、特に慎重に扱うべき個人情報です。

健康診断個人票は5年

労働安全衛生規則51条は、雇入れ時の健康診断や定期健康診断などの結果に基づいて健康診断個人票を作成し、5年間保存するよう定めています。健康診断個人票とは、健康診断の結果を社員ごとに記録した書類のことで、様式第5号という決まった形があります。条文はe-Gov法令検索 労働安全衛生規則で確かめられます。

健診機関から届く結果の一覧表をそのまま保管している会社もありますが、社員ごとに必要な項目がそろっていれば、それを健康診断個人票として扱うのが一般的です。様式や項目の詳しい扱いは、所轄の労働基準監督署に確かめると確実です。

なお、有害な業務に就く人の特殊健康診断には、規則ごとにもっと長い保存期間が決められているものがあります。該当する業務がある会社は、業務に対応する規則を個別に確かめてください。

面接指導とストレスチェックの記録も5年

長時間労働をした社員に医師が面接指導をしたときの記録は、労働安全衛生規則52条の6で5年間保存するよう決められています。また、ストレスチェックの結果は、本人の同意を得て会社が受け取った場合に、会社がその記録を作成して5年間保存するよう、52条の13で決められています。

ストレスチェックの結果は、本人の同意が無いと会社は受け取れません。同意が無い結果は、実施した医師などの側で保管されます。人事部が保管する書類と、産業医や健診機関が保管する書類を分けて考えると、誰が何を何年保管するのかがはっきりします。

健康に関する記録は、見てよい人を最小限に絞ることが大切です。紙なら鍵のかかる棚、データならアクセスできる人を限ったフォルダに分け、一般の人事書類と同じ場所にまとめて保管しないようにします。

扶養控除等申告書など税務の書類の保管期間

給与の支払に関わる税務の書類は、所得税法施行規則で年数が決まっています。人事と経理のどちらが保管するかが曖昧になりやすい書類なので、担当を決めておくことが大切です。

扶養控除等申告書は7年

毎年の年末調整で社員から受け取る「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、所得税法施行規則76条の3で保存の期間が決まっています。条文の書き方は少し複雑ですが、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過するまで保存する、という意味です。

たとえば2026年分の扶養控除等申告書は、2026年の最初の給与を支払う日の前日までに出してもらうものなので、提出期限の属する年は2026年です。その翌年1月10日の翌日、つまり2027年1月11日から7年を数えるので、2034年1月10日まで保管が必要になります。年数だけを見て「7年だから2033年に廃棄」と考えると、1年短くなります。

同じ条文の対象には、基礎控除申告書や配偶者控除等申告書など、年末調整で受け取るほかの申告書も含まれます。年末調整の書類一式を年ごとに1つの箱やフォルダにまとめ、「廃棄可2034年1月11日以降」と書いておくと管理が楽になります。

法人の帳簿書類は原則7年

賃金の支払そのものは会社の経費でもあるため、法人税の帳簿書類としての保存の決まりもかかります。国税庁の案内では、法人は帳簿とその取引に関する書類を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならず、青色申告で欠損金が生じた事業年度などは10年間とされています。詳しくは国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間で確かめられます。

給与の振込の記録や、給与の計算の元になる資料をどこまで帳簿書類として扱うかは、会社の会計の仕方で変わります。税務の扱いは事情によって変わるので、顧問の税理士や所轄の税務署に確かめてください。

保存義務がない書類と、期間が過ぎた書類の扱い

保管期間を調べていると、「この書類はどの法律にも出てこない」というものに出会います。また、期間が過ぎた書類をどう処分するかも決めておかなければなりません。

保存の期間が法律で決まっていない書類

人事評価のシート、社内の研修の記録、面談の記録、社員から受け取った資格の証明書の写しなどは、保存の年数が法律で直接決まっていないことが多い書類です。ただし、内容によっては109条の「その他労働関係に関する重要な書類」に当たることがあります。たとえば昇給や降格の判断に使った評価の記録は、賃金決定関係書類として扱われる可能性があります。

判断に迷う書類は、次の順番で考えると決めやすくなります。

1. 賃金、労働時間、雇入れや退職に関係するかを考え、関係するなら109条の書類として扱う
2. 関係しないなら、社内の文書管理の規程で年数を決める
3. 規程が無いなら、この機会に作る

社内の規程で年数を決めておけば、担当者ごとの判断のばらつきが無くなります。

不採用になった応募者の書類

採用選考で受け取った履歴書や職務経歴書のうち、不採用になった人の書類は、労働基準法109条の「労働者」の記録には当たりません。この書類は個人情報として扱うことになります。個人情報保護法22条は、個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めなければならないと定めています。条文はe-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律で読めます。

実務では、募集の要項や応募の受付の画面で「不採用の場合は書類を責任をもって廃棄します」のように扱いを示し、選考が終わったら返却するか、シュレッダーや溶解処理で廃棄する会社が多くあります。データで受け取った場合は、メールの添付ファイルや採用管理の画面に残ったデータも忘れずに削除します。

期間が過ぎた書類の廃棄

保管期間が過ぎた書類は、個人情報が読めない形で廃棄します。紙ならシュレッダーにかけるか、専門の業者に溶解処理を頼み、廃棄を証明する書類を受け取っておきます。データなら、ファイルを削除したうえで、バックアップや共有のフォルダに複製が残っていないかも確かめます。

廃棄した書類の名前、年度、廃棄した日、立ち会った人を記録しておくと、あとで「あの書類はどうしたのか」と聞かれたときに答えられます。保管期間を守ることと同じくらい、期間が過ぎた個人情報を残し続けないことも大切です。

紙と電子データ、人事書類の保管の方法

保管期間が分かったら、次は保管の方法です。人事書類は紙で届くものと、最初からデータで作られるものが混ざっています。両方を同じルールで管理できる形を作るのが目標です。

電子データでの保管は認められている

厚生労働省の所管する法令の書類は、「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令」によって、多くを電子データで保管できます。この省令は、紙の保存の代わりにデータで保存する方法として、最初からデータで作ったファイルを保存する方法と、紙をスキャナで読み取って保存する方法を挙げています。そして、必要なときにすぐ画面に表示し、紙に印刷できるようにしておくことを求めています。条文はe-Gov法令検索 厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令で確かめられます。

つまり、データで保管するなら「すぐに見せられること」が条件です。労働基準監督署の調査で賃金台帳を求められたときに、どのフォルダにあるか分からなければ、保管していないのと同じことになります。

フォルダとファイル名の決め方

データで保管するときは、フォルダの分け方とファイル名を最初に決めておきます。人事書類では、次のような分け方が使いやすい形です。

• 在籍者：社員番号と氏名ごとのフォルダ
• 退職者：退職した年ごとのフォルダの下に、社員番号と氏名のフォルダ
• 賃金台帳や出勤簿：年ごとのフォルダ
• 社会保険・雇用保険・労災の届出：手続きの種類と年ごとのフォルダ
• 年末調整の書類：年ごとのフォルダ
• 健康診断の記録：見られる人を限った別のフォルダ

ファイル名は「2026-03_賃金台帳_本社.pdf」や「1023_山田_雇用契約書_2015-04.pdf」のように、日付と書類の名前と対象が分かる形にそろえます。並べ替えたときに年月の順に並ぶよう、年月は数字を先頭にするのがこつです。退職したら在籍者のフォルダから退職者のフォルダへ移すだけで、起算日の管理と保管場所が一致します。

Macで人事書類のフォルダを管理するとき

人事書類のデータは、会社の共有フォルダ、外付けのディスク、パソコンの書類フォルダのように、ばらばらの場所に分かれて保管されていることがよくあります。過去の年度は外付けのディスクに、今年の分は共有フォルダに、という状態です。

Macで管理していて、ファイルの場所は動かさずに、年度や手続きごとにまとめて見渡したいときは、Mac用のファイル管理のアプリのAtriens（アトリエンス）も選択肢の1つです。公式サイトでは、ディスクの違う場所にあるフォルダを、サイドバーの上で1つの項目の下にまとめて表示でき、ファイルそのものは元の場所から動かないと案内されています。サイドバーに出す名前はフォルダ名と別にでき、「hr_2026」のようなフォルダを「2026年度 人事書類」と表示することもできます。スペースキーで中身を確かめるクイックルックや、Enterでその場で名前を変える機能もあると案内されています。料金は、Macの中でできることは期限なく無料で、iPhoneやiPadから自宅のMacにつなぐ機能を使う場合に、月額780円、年額6,800円、買い切り14,800円の有料プランがあると公式サイトに書かれています。対応するのは macOS 14 以降です。

Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Windowsのパソコンや、会社で決められた文書管理の仕組みを使っている場合は、まずその仕組みの中で、上のフォルダの分け方とファイル名のルールをそろえることから始めてください。

保管の運用を続けるためのコツ

保管期間の一覧を作っても、運用が続かなければ意味がありません。人事書類の管理が崩れるのは、たいてい担当者が替わったときか、書類が増えすぎたときです。

年に1回の棚卸しの日を決める

保管期間の管理は、毎日やる仕事ではありません。年に1回、決まった時期に棚卸しの日を作るのが続けるこつです。たとえば年末調整が終わった1月や、年度が替わる4月に、次の作業をまとめて行います。

1. 廃棄してよい年が来た箱やフォルダを探す
2. 廃棄する書類の一覧を作り、上長の確認をもらう
3. シュレッダーや溶解処理、データの削除を行う
4. 廃棄の記録を残す
5. 新しい年度の箱やフォルダを作り、起算日と廃棄してよい年を書く

この5つを手順書にしておけば、担当が替わっても同じ作業を繰り返せます。

紙とExcelだけに頼りすぎない

保管期間の一覧や廃棄の記録を、Excelの表で管理している会社は多くあります。表で管理すること自体は役に立ちますが、更新を忘れると表と実物が食い違っていきます。

人事書類の保管期間を把握していても、実際の運用が紙やExcelに依存していると、更新漏れや確認漏れが起こりやすくなります。人事書類を適切に管理しながら、日々の労務管理を効率化したい場合は、システムの活用も検討してみましょう。 出典: onehr.jp

システムを入れるかどうかは会社の規模で変わりますが、少なくとも「誰が」「いつ」表を更新するかを決めておくことが大切です。棚卸しの日に表も一緒に見直す、という形にすれば、表だけが古くなることを防げます。

引き継ぎの資料に残すこと

人事書類の管理を引き継ぐときは、次の4つを書いた1枚の資料を作っておくと、後任の人が迷いません。

• 書類ごとの保管期間と起算日の一覧（この記事の表のような形）
• 紙の保管場所と、データの保存先のフォルダの一覧
• 健康診断の記録など、見られる人を限った書類の扱い
• 前回の棚卸しの日と、次に廃棄の予定がある書類

特に、どこに何があるかは、引き継いだ本人しか分からないことが多い情報です。退職や異動の前に、必ず書いて残しておきます。

人事書類の管理と在宅の仕事を見てきた立場から

最後に、在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきたことを書きます。

在宅や業務委託で事務や労務の仕事を受ける人が増え、人事書類の管理は、社内の担当者だけでなく外部の人が関わる仕事になってきました。給与計算の代行、書類のスキャンとデータ化、文書管理の規程づくりの手伝いなどです。運営者として見てきた限りでは、こうした仕事で長く頼まれ続ける人は、作業の速さよりも「保管期間と起算日を条文で確かめ、根拠をつけて説明できる」ことで信頼を得ています。依頼する側も、根拠が分かる形で納品されると、そのまま社内の規程に使えるからです。

また、中間の手数料が乗らない直接のやり取りでは、同じ予算でも依頼する側はより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。書類の整理のように一度で終わらない仕事ほど、この差が積み重なり、長い付き合いにつながりやすい傾向があります。

人事書類の管理は、介護や福祉の事業所でも大きな負担になっています。記録をデータにする取り組みについては、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で補助金の使い方と合わせて解説しています。テレワークの導入で書類を電子化する会社は、テレワーク 助成金 2026で助成金の要件を確かめておくと、費用の一部をまかなえる場合があります。

業務の仕組みを整える仕事に関心がある人は、AIを使った業務の効率化を支援するAIコンサル・業務活用支援のお仕事も参考になります。中小企業の経営と管理の仕組みを体系的に学ぶなら中小企業診断士、医療機関の事務で書類の扱いを身につけるなら医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の資格ガイドで、試験の内容と学び方を確かめられます。

よくある質問

Q. 労働者名簿や賃金台帳は3年と5年のどちらで保管すればよいですか？

労働基準法109条の本体は5年ですが、附則143条の経過措置で当分の間は3年とされています。法律上は3年で条件を満たしますが、賃金の請求権の時効との関係や、将来5年に切り替わったときの手間を考えて、最初から5年で保管する会社も多くあります。社内の文書管理の規程でどちらにするかを決め、全員が同じ年数で運用することが大切です。

Q. 退職した社員の書類はいつから数えますか？

労働者名簿と、雇入れや退職に関する書類は、労働者の退職または死亡の日から数えます。入社した年から数えるのではないので、在籍が長かった人の雇用契約書や履歴書も、退職した日から保管期間が始まります。賃金台帳は最後に記入した日、出勤簿などは完結の日から数え、賃金の支払期日のほうが遅ければその支払期日から数えます。

Q. 人事書類はスキャンしてデータで保管してもよいですか？

厚生労働省の所管する法令の書類の多くは、省令にもとづいて電子データで保管できます。紙をスキャナで読み取ったデータでも、最初からデータで作ったファイルでもかまいません。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、紙に印刷できるようにしておくことです。書類によって扱いが違う場合もあるので、迷うときは所轄の労働基準監督署に確かめてください。

Q. 不採用になった応募者の履歴書は何年保管すればよいですか？

不採用になった応募者の書類は、労働基準法109条の労働者の記録には当たらず、保存の年数を決めた条文は見当たりません。個人情報保護法22条では、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めることとされています。選考が終わったら返却するか、シュレッダーなどで廃棄し、メールやデータで受け取った分も削除するのが一般的な扱いです。