人事労務の年間スケジュール｜月ごとの手続きと管理表

2026年9月27日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓人事労務年間スケジュールエクセルで管理表を作る方法を整理しました
✓算定基礎届や労働保険の年度更新
✓年末調整など月ごとの手続きと期限

人事労務の仕事は、毎月の給与計算や入社と退職の手続きに加えて、年に1回の届出や申告が月ごとに決まった時期にやってきます。担当になったばかりの人や、少人数の会社で一人で人事労務を受け持つ人にとっては、どの月に何をすればよいのかを覚えるだけでも大変です。人事労務年間スケジュールエクセルを調べている人の多くは、こうした年間の予定を1枚の表にまとめ、期限の漏れを防ぎたいと考えています。

この記事では、日本年金機構、厚生労働省、国税庁の公式の情報で期限を確かめたうえで、月ごとの主な手続きを整理します。そのうえで、エクセルで年間の管理表を作るときの列の作り方、期限の色分けのしかた、担当の引き継ぎ、複数人での共有のしかたまで順番に説明します。

人事労務の年間スケジュールを作る前に押さえること

年間スケジュールを作る前に、人事労務の仕事がどのような種類に分かれるのかを押さえておきます。種類ごとに、期限の決まり方が違うためです。

毎月決まって行う仕事

給与計算、社会保険料と源泉所得税の納付、勤怠の締めなどは、毎月同じ時期に行う仕事です。源泉所得税は、原則として給与を支払った月の翌月10日までに納めます。社会保険料は、前の月の分を月末までに納めるのが原則です。これらは年間の表に毎月の行として入れるより、月次の手順書にまとめたほうが扱いやすくなります。

月次の手順書には、たとえば次のような流れを書いておきます。月末締め、翌月25日払いの会社を例にすると、月初に前の月の勤怠を締め、残業の時間や休暇の取得を確かめます。10日までに前の月に支払った給与の源泉所得税を納め、中旬に給与の計算と、計算の結果の見直しを行います。20日ごろまでに振込の手続きを終え、25日に給与を支払います。月末には、社会保険料の口座振替の額を確かめます。

手順書には、作業の順番だけでなく、使っているソフトの画面の名前や、見直しのときに確かめる点も書いておきます。前の月と比べて給与の額が大きく変わった人がいないか、入社や退職の人の日割りの計算が正しいか、といった確認の項目を決めておくと、担当者が替わっても同じ品質で作業を進められます。

年に1回、決まった時期に行う仕事

算定基礎届、労働保険の年度更新、年末調整、法定調書や給与支払報告書の提出など、年に1回の届出や申告は、期限が法令や公的機関の案内で決まっています。年間スケジュールの中心になるのは、この種類の仕事です。期限を過ぎると、追加の手続きが必要になったり、延滞金がかかったりすることがあるため、表で管理する価値が最も大きい部分です。

出来事があったときに行う仕事

入社、退職、結婚、出産、育児休業、昇給や降給による給与の大きな変動などは、出来事があったときに行う手続きです。時期は決まっていませんが、届出の期限は出来事が起きた日から何日以内と決まっているものが多くあります。年間の表とは別に、出来事ごとの手順と期限の一覧を作っておくと、担当が替わったときにも困りません。

種類	主な仕事	管理のしかた
毎月	給与計算、社会保険料と源泉所得税の納付、勤怠の締め	月次の手順書
年に1回	算定基礎届、年度更新、年末調整、法定調書	年間スケジュールの表
出来事ごと	入社、退職、育児休業、賞与の支給、給与の変動	手続きの一覧と、案件ごとの記録

月ごとの主な手続きと期限

ここからは、4月から翌年3月までの1年を、月ごとに見ていきます。会社によって決算の月や賞与の時期が違うため、自社の予定に合わせて読み替えてください。

4月から6月

4月は新入社員の入社が集中する月です。雇用保険の資格取得届は、雇い入れた日の属する月の翌月10日まで、健康保険と厚生年金保険の資格取得届は、事実が発生した日から5日以内に届け出ます。入社の手続きと並行して、4月から6月の給与は、算定基礎届で標準報酬月額を決め直すときの基準になるため、支払った報酬を正しく記録しておきます。

5月は、市区町村から住民税の特別徴収の税額の通知が届く時期です。6月の給与から翌年5月の給与まで、通知された額を毎月の給与から差し引きます。

6月は、労働保険の年度更新の受付が始まります。厚生労働省の労働保険の年度更新の案内では、2026年度の年度更新の期間は6月1日から7月10日までです。前の年度の確定の保険料と、今年度の概算の保険料を計算して申告し、納付します。

7月から9月

7月は、1年のうちで最も手続きが集中する月です。日本年金機構の算定基礎届の案内では、算定基礎届の提出の期限は毎年7月10日までで、10日が土曜日か日曜日の場合は翌営業日が期限になります。7月1日現在で使用しているすべての被保険者について、4月、5月、6月に受けた報酬を届け出ます。労働保険の年度更新の期限も同じ7月10日です。

算定基礎届とは､社会保険（健康保険･介護保険･厚生年金保険）の標準報酬月額が､実際の給与と大きくかけ離れないように､年に1回見直し（算定）をおこなうための届出です｡出典: romsearch.officestation.jp

源泉所得税の納期の特例の承認を受けている会社は、1月から6月までに源泉徴収した所得税を7月10日までに納めます。夏の賞与を支給した場合は、支給日から5日以内に賞与支払届を提出します。

算定基礎届で決め直された標準報酬月額は、9月から翌年8月までの各月に適用されます。9月の給与計算（9月分の保険料を差し引く月）で、新しい標準報酬月額にもとづく保険料に切り替えるのを忘れないようにします。

10月から12月

10月は、年末調整の準備を始める時期です。従業員に扶養控除等申告書や保険料控除申告書などの書類を配り、記入の方法を案内します。書類の様式や控除の要件は、税制の改正で毎年のように変わるため、国税庁の年末調整の案内で、その年の変更点を確かめてから配ります。

11月は、従業員から書類を集め、記入の漏れや添付書類の不足を確かめる月です。提出が遅れる人が出やすいため、締め切りを早めに設定し、催促の予定も表に入れておきます。

12月は、その年の最後の給与か賞与で年末調整を行い、所得税の過不足を精算します。冬の賞与を支給した場合は、夏と同じく支給日から5日以内に賞与支払届を提出します。

1月から3月

1月は、年末調整の後の提出物が集中します。国税庁の法定調書の案内では、源泉徴収票などの法定調書は、原則として支払の確定した日の属する年の翌年1月31日までに税務署に提出します。給与支払報告書も、同じく1月31日までに従業員の住所のある市区町村に提出します。納期の特例を受けている会社は、7月から12月に源泉徴収した所得税を、翌年1月20日までに納めます。

2月から3月は、新年度に向けた準備の時期です。健康保険の保険料率の改定、雇用保険料率の変更、4月の入社予定者の手続きの準備、就業規則や労使協定の見直しなどを進めます。保険料率は年度ごとに見直されるため、加入している健康保険の案内と、厚生労働省の雇用保険料率の案内で、新しい率と切り替えの時期を確かめます。

手続きが集中する7月と1月の進め方

年間の手続きのうち、特に負担が大きいのが7月と1月です。7月は算定基礎届と労働保険の年度更新、納期の特例の源泉所得税の納付が同じ10日に重なり、夏の賞与の支払届も加わります。1月は法定調書と給与支払報告書の提出、納期の特例の源泉所得税の納付が重なります。この2つの月は、前の月から準備を始める計画を組みます。

7月に向けた6月の準備

7月10日の期限に間に合わせるには、6月のうちに準備をほぼ終えておくのが目安です。

時期	主な作業
6月上旬	労働保険の年度更新の申告書を確かめ、前の年度の賃金の総額を集計する
6月中旬	届いた算定基礎届の用紙と、従業員の一覧を照らし合わせる
6月下旬	4月から6月の報酬を集計し、月額変更届の対象者がいないかを確かめる
7月1日から5日	算定基礎届と年度更新の申告書を仕上げ、ほかの担当者が見直す
7月6日から期限まで	提出と納付、控えの保存

算定基礎届は、6月の給与を支払った後でないと報酬の集計が終わりません。給与の支払日が月末の会社では、7月の最初の1週間に作業が集中するため、ほかの仕事の予定を入れないようにしておきます。

1月に向けた12月の準備

1月31日の期限に向けては、12月の年末調整を終えた時点で、法定調書と給与支払報告書の作成に必要な情報がそろっているかを確かめます。年の途中で退職した人の源泉徴収票や、外部の専門家に支払った報酬の支払調書も対象になるため、12月のうちに支払の一覧を作っておきます。年末年始の休みを挟むと、実際に作業できる日は少なくなるため、1月の第2週までに書類を仕上げる計画にすると余裕が生まれます。

1年分の手続きを1枚にまとめた表

月ごとの主な手続きを、1枚の表にまとめると次のようになります。自社の管理表を作るときの下書きとして使ってください。

月	主な手続き	期限や時期の目安
4月	新入社員の資格取得届、雇用保険料率の切り替え	資格取得届は事実の発生から5日以内（健康保険、厚生年金保険）
5月	住民税の特別徴収の税額の通知を受け取る	通知は5月ごろ、6月の給与から反映
6月	労働保険の年度更新の受付開始、住民税の特別徴収の開始	年度更新は6月1日から
7月	算定基礎届、労働保険の年度更新、納期の特例の源泉所得税、夏の賞与支払届	算定基礎届と年度更新は7月10日まで
8月	夏季休暇の調整、下半期の準備	会社の予定による
9月	新しい標準報酬月額の反映	9月分の保険料から
10月	年末調整の書類の配布	会社の予定による
11月	年末調整の書類の回収と確認	会社の締め切りによる
12月	年末調整、冬の賞与支払届	賞与支払届は支給日から5日以内
1月	法定調書、給与支払報告書、納期の特例の源泉所得税	法定調書と給与支払報告書は1月31日まで、源泉所得税は1月20日まで
2月	保険料率の改定の確認、新年度の準備	会社の予定による
3月	入社予定者の手続きの準備、労使協定の見直し	会社の予定による

期限が土曜日、日曜日、祝日に当たる場合は、翌営業日が期限になる手続きが多くあります。管理表には、その年のカレンダーで実際の日付を入れておくと、勘違いを防げます。

年間を通して気をつけたい手続き

時期が決まっていないものの、年間を通して気をつけておきたい手続きもあります。

給与が大きく変わったときの月額変更届

昇給や降給などで固定的な賃金が変わり、変わった月から3か月間の報酬の平均が、それまでの標準報酬月額と比べて2等級以上変わった場合は、月額変更届を提出します。日本年金機構の案内では、これを随時改定と呼んでいます。4月の昇給が多い会社では、7月に算定基礎届と月額変更届が重なることがあるため、4月の時点で対象になりそうな人を表に書き出しておきます。

労使協定の届出と更新

時間外労働や休日労働をさせる場合に結ぶ労使協定（いわゆる36協定）は、有効期間を定めて労働基準監督署に届け出ます。有効期間は1年とする会社が多く、期間が切れる前に新しい協定を結び直して届け出る必要があります。有効期間の始まりの日を、年間の表に入れておきます。

年次有給休暇の取得の管理

年に10日以上の年次有給休暇が付与される従業員には、付与された日から1年以内に5日以上を取得させる義務があります。付与の日が従業員ごとに違う会社では、誰がいつまでに何日取得する必要があるのかを、一覧で管理しておくと漏れを防げます。

健康診断とストレスチェック

常時使用する労働者に対して、年に1回の定期健康診断を行う必要があります。常時50人以上の労働者を使用する事業場では、ストレスチェックの実施と、労働基準監督署への報告も必要です。健康診断の時期を年間の表に入れ、受診していない人への案内の予定もあわせて入れておきます。

会社の規模で増える手続き

人事労務の手続きの中には、従業員の数が一定を超えると必要になるものがあります。会社が成長して従業員が増えたときに、新しく必要になった手続きを年間の表に加え忘れることがあるため、節目の人数を知っておきます。

常時10人以上になったとき

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る必要があります。就業規則を変更したときも、変更の届出が必要です。就業規則の見直しの時期を年間の表に入れておくと、法改正への対応が遅れにくくなります。

常時50人以上になったとき

常時50人以上の労働者を使用する事業場では、衛生管理者と産業医を選任し、衛生委員会を設けて毎月1回以上開く必要があります。ストレスチェックの実施と、その結果の労働基準監督署への報告も必要になります。衛生委員会の開催日やストレスチェックの実施の時期を、年間の表に毎月の予定として入れておきます。

人数の変化を表で確かめる

従業員の数は、入社と退職で月ごとに変わります。管理表とは別に、月末の従業員の数を記録する欄を作っておくと、節目の人数に近づいたときに気づけます。人数が節目を超えそうになったら、新しく必要になる手続きを洗い出し、準備の開始日を決めて年間の表に加えます。パートタイムやアルバイトの人を数に含めるかどうかは、手続きごとに決まりが違うため、厚生労働省や労働基準監督署の案内で確かめます。

エクセルで年間の管理表を作る方法

ここからは、エクセルで人事労務の年間の管理表を作る方法を説明します。市販のテンプレートを使う方法もありますが、自社の手続きに合わせて列を作ったほうが、使い続けやすくなります。

エクセルは、年間スケジュールの作成や日々のタスク管理に非常に有効なツールです。今回ご紹介したテンプレート9選を活用することで、個人・チームのどちらの運用にも対応でき、業務の効率化や計画の見える化が実現できます。出典: edraw.wondershare.jp

列の作り方

管理表には、次のような列を用意します。

列	書く内容	例
月	手続きを行う月	7月
手続きの名前	届出や申告の名前	算定基礎届
提出先	どこに出すか	日本年金機構（事務センター）
期限	その年の実際の日付	2027年7月12日
準備の開始日	準備を始める日	2027年6月15日
担当	主な担当者と、代わりの担当者	主担当、副担当の名前
状態	未着手、進行中、提出済み	進行中
提出日	実際に提出した日	2027年7月8日
控えの保存先	控えのファイルの場所	共有フォルダの名前
メモ	前の年に困ったこと、注意点	4月昇給者の月額変更届と重なる

期限の列には、「7月10日」のように毎年同じ日付を入れるのではなく、その年のカレンダーで土日や祝日を確かめた実際の日付を入れます。表の例の2027年7月12日は、7月10日が土曜日に当たるため、翌営業日を入れたものです。

期限が近いものを色で分ける

エクセルの条件付き書式を使うと、期限が近い手続きの行に自動で色を付けられます。たとえば、期限の列の日付と今日の日付を比べ、30日以内なら黄色、7日以内なら赤、状態が提出済みなら灰色、というように設定します。表を開いたときに、今どの手続きを急ぐべきかがひと目で分かります。今日の日付は、TODAY関数で自動的に入るようにしておくと、表を開くたびに色が更新されます。

設定の目安は、次のとおりです。

状態の列が「提出済み」の行は、灰色にして目立たなくする
期限まで7日以内で、提出済みでない行は赤にする
期限まで30日以内で、提出済みでない行は黄色にする
準備の開始日を過ぎて「未着手」のままの行は、文字を太くする

年ごとにシートを分ける

管理表は、年ごとにシートを分けて残しておきます。前の年のシートを複製して、期限の日付と担当を入れ替えれば、翌年の表がすぐにできます。前の年のメモの列に書いた注意点も、そのまま引き継げます。過去のシートは消さずに残しておくと、いつ何を提出したのかを後から確かめるときに役立ちます。

出来事ごとの手続きは別のシートにする

入社や退職などの出来事ごとの手続きは、年間の表とは別のシートにまとめます。シートには、出来事の種類、必要な届出、提出先、期限（出来事から何日以内か）、必要な書類を並べておきます。案件が発生したら、その都度、従業員の名前と出来事の日付、提出した日を記録する表を別に作っておくと、手続きの漏れを確かめやすくなります。

出来事	主な届出	期限の目安
入社	健康保険と厚生年金保険の資格取得届、雇用保険の資格取得届	社会保険は5日以内、雇用保険は翌月10日まで
退職	健康保険と厚生年金保険の資格喪失届、雇用保険の資格喪失届	社会保険は5日以内、雇用保険は翌日から10日以内
賞与の支給	賞与支払届	支給日から5日以内
給与の大きな変動	月額変更届	変動から4か月目に速やかに

電子申請を使って手続きの手間を減らす

人事労務の届出の多くは、電子申請で提出できます。日本年金機構の算定基礎届や賞与支払届は、電子申請、電子媒体、郵送、窓口のいずれかで提出でき、労働保険の年度更新や、国税庁への法定調書も電子で提出できます。厚生労働省の案内では、労働保険の電子申請が義務づけられている事業場には、2026年度の年度更新から申告書の送付がなくなったとされています。

電子申請を使うと、郵送の日数を見込まずに済むため、期限ぎりぎりでも提出できる場合があります。ただし、最初に使うときは、アカウントの登録や電子証明書の準備に時間がかかることがあります。初めて電子申請を使う年は、期限の1か月以上前に準備を始め、管理表の準備の開始日の列に、登録の作業も含めた日付を入れておきます。

電子申請に使うアカウントや電子証明書の管理者、更新の時期も、管理表のメモの列か、別の一覧に書いておきます。電子証明書には有効期限があるため、期限が切れて申請できなくなることがないよう、更新の予定も年間の表に入れておくと安心です。

テンプレートを選ぶときの見方

一から管理表を作る時間がない場合は、無料で配布されているエクセルのテンプレートを使う方法もあります。テンプレートを選ぶときは、次の点を確かめます。

月ごとの行と、手続きごとの列のどちらで並べる形か
担当と状態の列を追加できるか
期限の色分けなど、条件付き書式が使われているか
印刷したときに1枚に収まるか
自社の手続きに合わない行を消しても、表が崩れないか

テンプレートの手続きの一覧は、作られた時点の法令にもとづいています。期限や手続きの名前が古いままのものもあるため、使う前に日本年金機構、厚生労働省、国税庁の最新の案内と照らし合わせます。

エクセルで管理するときの注意点

エクセルは手軽に作れる一方で、使い方によっては管理の漏れにつながることもあります。

ファイルが複数できてしまう

担当者がファイルを手元に保存して書き換えると、どれが最新のファイルなのかが分からなくなります。管理表は共有のフォルダか、クラウドの保存先に1つだけ置き、そこを直接開いて書き換える決まりにします。ファイルの名前に日付を付けて保存し直すやり方は、最新がどれかを迷う原因になるため避けます。

個人情報の扱いに気をつける

年間の管理表には、手続きの名前と期限、担当を中心に書き、従業員の個人番号や給与の額などの個人情報は入れないようにします。個人情報は、給与計算のソフトや、閲覧できる人を限った別の保存先で管理します。管理表を共有する範囲と、個人情報を扱う範囲を分けておくと、表を気軽に共有できます。

法改正のたびに表を見直す

人事労務の手続きは、法改正で期限や様式が変わることがあります。年に1回、新年度の前に、日本年金機構、厚生労働省、国税庁の案内を確かめ、管理表の手続きと期限を見直す予定を入れておきます。見直した日と、変わった点をメモの列に残しておくと、翌年の担当者にも伝わります。

担当が替わるときの引き継ぎ

人事労務の担当は、異動や退職で替わることがあります。年に1回しか行わない手続きは、担当者の記憶に頼っていると、引き継ぎで抜け落ちやすくなります。

手続きごとの手順書を残す

年間の管理表に加えて、手続きごとに手順書を作っておきます。手順書には、準備する書類、計算の方法、提出の方法（電子申請か郵送か）、提出先、前の年に困ったことを書きます。電子申請を使っている場合は、使っているサービスの名前と、ログインに必要な情報の管理者も書いておきます。

1年を通して並走する

可能であれば、新しい担当者は、1年間を通して前の担当者と一緒に手続きを進めます。算定基礎届や年末調整のように年に1回しかない手続きは、一度経験すると翌年の作業がずっと楽になります。並走できない場合は、主担当と副担当の2人体制にしておき、どちらか一方が欠けても手続きが止まらないようにします。

人事・労務担当者の業務は多岐にわたり、専門的な事項も多いため「未経験には難しい」といわれることもあります。人事・労務業務は未経験でも可能な業務ではありますが、さまざまなスキルが求められるでしょう。出典: romsearch.officestation.jp

複数人で人事労務の予定を共有する方法

人事労務の仕事を、複数の担当者や、外部の社会保険労務士、税理士と分担している会社も多くあります。分担が増えるほど、誰がどの手続きをいつまでに進めるのかを共有する仕組みが大切になります。

共有のエクセルで管理する

担当が2人か3人なら、共有のフォルダに置いた年間の管理表で足ります。担当の列と状態の列を、それぞれが書き換える決まりにしておけば、進み具合を確かめられます。ただし、外部の専門家とも共有する場合は、ファイルのやり取りがメールに散らばり、どれが最新なのかが分かりにくくなります。手続きごとの相談も、メールやチャットに分かれて、後から探しにくくなりがちです。

外部の社会保険労務士や税理士に手続きの一部を頼んでいる場合は、どこまでを社内で行い、どこからを外部に任せるのかを、手続きごとに管理表に書いておきます。たとえば、算定基礎届は社内で報酬を集計して社会保険労務士が提出する、年末調整は社内で書類を回収して税理士が計算する、といった分担です。社内の作業の締め切りを、外部の専門家の作業に必要な日数から逆算して決めておくと、期限の直前に慌てずに済みます。

ボードで担当と期限と進み具合を見る

複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合は、プロジェクト管理のサービスを使う方法があります。たとえばPinatecaは、カードを「未着手」「進行中」「完了」などの列に並べて動かすカンバンボードや、期間を横に並べて締切の重なりを見るガントチャートなど、8種類のボードが無料プランから使えるサービスです。「算定基礎届」「労働保険の年度更新」「年末調整の書類の回収」といった手続きをカードにして、期限と担当を付けておけば、7月のように手続きが重なる時期の負担の偏りを1つの画面で確かめられます。カードごとにコメントを残せるので、外部の専門家とのやり取りも、その手続きのすぐ隣に書き込めます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

公式の料金ページによると、5人までのチームなら0円で、ボードは10個まで使えます。人数が多い場合は、1人あたり月額500円（税抜）のプランで人数とボードの制限がなくなります。一人で人事労務を受け持っているなら、エクセルの管理表で十分で、こうした仕組みが役に立つのは、複数の担当者や外部の専門家と予定を共有したいときです。どちらの方法でも、従業員の個人情報は管理表やボードに書き込まず、給与計算のソフトなど閲覧できる人を限った保存先で扱います。

人事労務の知識を生かせる働き方

人事労務の年間の手続きを一通り経験した人は、会社の中だけでなく、外部から人事労務を支える仕事でも力を発揮できます。少人数の会社では、人事労務の担当者を置かずに、手続きの一部を外部に頼むことも多いためです。給与計算や年末調整の書類の確認、管理表の作成と運用の支援など、資格がなくても受けられる仕事もあります。

社会保険の手続きの代行や、労務の相談を仕事にするには、社会保険労務士の資格が必要です。経営の全体を支援する立場を目指すなら、中小企業診断士の資格で、人事の制度づくりを含めた経営の相談に関わる道もあります。また、人事労務の仕事にもAIを使った効率化が広がっていて、手続きの管理や書類の作成にAIをどう取り入れるかを支援する仕事も増えています。仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事にまとめています。

テレワークの導入にあわせて、勤怠の管理や就業規則を見直す会社もあります。国の助成金の情報はテレワーク助成金 2026で整理しています。

運営者として見てきた、労務の仕事と外部の人材

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた立場から見ると、人事労務の仕事は、外部の人に頼む仕事の中でも、期限の管理を任せられるかどうかが特に重く見られる分野です。依頼する側が見ているのは、資格の名前よりも、年間のどの時期に何が必要かを分かっていて、期限から逆算して準備を進められるかどうかです。「算定基礎届と年度更新が重なる7月に向けて、6月中に準備を終える」と具体的に書ける人は、任せる範囲が分かりやすくなります。

もう1つ見えてくるのは、管理表や手順書を自分で作り、次の担当者が引き継げる形で残せる人ほど、長く頼まれ続けるということです。依頼する側と直接やり取りする形の仕事では、仲介の手数料がかからないため、依頼する側は同じ予算で多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。人事労務の年間の流れを理解し、それを表にして共有できる力は、こうした取引でそのまま信頼につながります。