Microsoft Formsを無料で使うときにできることと、向いている場面

Microsoft Forms（マイクロソフト フォームズ）は、アンケートや申し込みの受付、クイズを作れるMicrosoftのサービスです。HotmailやOutlook.comのような無料のMicrosoftアカウントがあれば、費用をかけずに使い始められます。ただし、無料の個人アカウントには回答数の上限があり、職場や学校のアカウントでしか使えない機能もあります。

この記事では、Microsoft Formsを無料で使うときにできることとできないことを、公式のヘルプに書かれている内容をもとに整理します。作り方の手順、向いている場面と向かない場面、上限に近づいたときの対処まで順番に説明します。回答が届いたあとの担当決めや返信まで1か所で済ませたい場合の選択肢として、フォームと回答の管理をまとめたHalictにも触れます。

Microsoft Formsとは：無料で使える範囲の全体像

Microsoft Formsは、Webブラウザで動くフォーム作成サービスです。アプリを入れる必要はなく、パソコンでもスマートフォンでも、フォームを作る側と答える側の両方がブラウザから使えます。

使い始めるときに必要なのはMicrosoftアカウントだけです。公式のヘルプでは、サインインに使えるアカウントを次のように説明しています。

Microsoft 365 の学校の資格情報、Microsoft 365 職場の資格情報、または Microsoft アカウント (Hotmail、Live、または Outlook.com) でサインインします。 出典: support.microsoft.com

つまり、使えるアカウントは大きく3種類あります。

アカウントの種類	主な利用者	費用の考え方
Microsoftアカウント（個人用）	個人、フリーランス、小さな団体	アカウントの作成は無料
職場のアカウント	Microsoft 365を契約している会社	会社の契約に含まれる
学校のアカウント	学校、教育機関	学校の契約に含まれる

この記事で「無料で使う」と書くときは、1つ目の個人用のMicrosoftアカウントで使う場合を指します。会社や学校のアカウントで使っている人は、その契約の範囲で使っているので、自分でお金を払っている感覚はなくても、無料の個人アカウントとはできることが少し違います。この違いは後の節で詳しく説明します。

無料で使える範囲を一言でまとめると、「社外の人も含めて誰にでも答えてもらうアンケートや受付を、回答200件までの規模で回す」用途です。質問の種類や見た目の調整、集計のグラフ、Excelへの書き出しといった基本の機能はそろっているので、小規模なアンケートであれば有料の道具を使わなくても十分に回せます。

無料のMicrosoftアカウントでできること

まずは、無料の個人アカウントでも使える機能を整理します。フォームを作る、答えてもらう、結果を見る、の3つの場面に分けて見ていきます。

フォームを作る

新しいフォームを作ると、タイトルと説明を書き、質問を追加していきます。公式のヘルプによると、追加できる質問の種類は次のとおりです。

• 選択肢（1つだけ選ぶ、複数選ぶ）
• 文字列（短い回答、長い回答）
• 評価（星や数字で評価してもらう）
• 日付
• ランク付け（選択肢に順位を付けてもらう）
• リッカート（「満足」から「不満」までの段階で、複数の項目をまとめて評価してもらう形式）
• ネット プロモーター スコア（0から10の11段階で、人に勧めたいかを聞く形式）
• ファイルのアップロード（無料の個人アカウントでは使えません。理由は次の節で説明します）

質問はセクションに分けられます。セクションとは、話題ごとに質問をまとめる区切りのことで、ページを分ける役目もあります。「参加した感想」「次回の希望」「連絡先」のように分けると、答える人が今どこを答えているかが分かりやすくなります。

回答に応じて次に表示する質問を変える「分岐」も使えます。たとえば「参加しましたか」に「いいえ」と答えた人には感想の質問を飛ばし、欠席の理由だけを聞く、という作り方ができます。分岐は、質問の「その他の設定」から「分岐の追加」を選んで設定します。

見た目は、テーマ（あらかじめ用意された色と背景の組み合わせ）を選ぶか、背景の画像や色を自分で指定して変えられます。フォームの入力中の内容は自動で保存されるので、作業の途中で画面を閉じても作り直す必要はありません。

答えてもらう

• リンクをコピーして、メールやチャット、SNSで送る
• QRコードを表示して、紙のチラシや掲示物に印刷する
• 埋め込みコードをコピーして、自分のWebサイトに表示する
• OutlookやTeamsで招待を送る

無料の個人アカウントで作ったフォームは、「誰でも回答可能」の設定で配ります。答える人はMicrosoftアカウントを持っていなくても、サインインせずに回答できます。社外の顧客やイベントの参加者に答えてもらう用途では、答える側の手間が少ないのは大きな利点です。

設定画面では、回答の受付に関する細かい調整もできます。

• 開始日と終了日を決めて、その期間だけ回答を受け付ける
• 回答の受付をいったん止め、止めている間に表示する文を変える
• 質問の順番を答える人ごとにシャッフルする
• 複数のセクションがあるフォームで進行状況バーを表示する
• 回答の送信後に表示するお礼のメッセージを書く

結果を見る

届いた回答は、フォームの「応答」の画面で見られます。回答数や、答えるのにかかった平均時間が表示され、質問ごとに円グラフや棒グラフで集計されます。1人ずつの回答を順番に見ることもできます。

細かく分析したいときは、回答をExcelに書き出せます。書き出したファイルを使えば、属性ごとの集計や、自由記述の読み込みを表計算ソフトで進められます。

また、設定の「各回答のメール通知を受け取る」をオンにすると、回答が届くたびに作った本人にメールで知らせが届きます。申し込みの受付のように、届いたらすぐ気づきたい用途では、最初にこの設定を確かめておくと見落としを防げます。

無料で使うときの上限と制限

無料の個人アカウントでいちばん気をつけたいのは、受け取れる回答数です。公式のヘルプの「フォーム、質問、解答、文字数の制限」には、個人用アカウントについてこう書かれています。

Microsoft 個人用アカウント (Hotmail、Live、Outlook.com) の場合、フォーム/テストが受け取ることができる回答の数は、無料アカウントで最大 200、有料アカウントで最大 1,000 です。 出典: support.microsoft.com

1件の回答とは、1人がフォームに記入して送信した1回のことです。質問が20問あっても、1人が送信すれば1件と数えます。無料のアカウントでは、1つのフォームで受け取れるのは200件までということになります。

同じページに載っている主な上限を表にすると、次のとおりです。

項目	上限
作れるフォームとクイズの数	400まで（ごみ箱の中のものも含む）
1つのフォームの質問の数	200問まで
1つのフォームの回答数	無料の個人アカウントは200件、有料の個人アカウントは1,000件
フォームのタイトル	90文字まで
1つの質問への回答の文字数	4,000文字まで
1件の回答の合計の文字数	200,000文字まで

フォームの数の上限には、ごみ箱に入れたフォームも数えられます。たくさん作っては捨てる使い方をしていると、気づかないうちに上限に近づくことがあるので、使い終わったフォームはごみ箱からも整理しておきます。

回答数のほかに、無料の個人アカウントでは使えない機能もあります。

回答できる人を組織の中に絞る設定

「組織内のユーザーのみが回答可能」「組織内の特定のユーザーが回答可能」の2つは、公式のヘルプで、教育機関向けと法人向けのMicrosoft 365でのみ使えると説明されています。無料の個人アカウントでは、フォームは誰でも答えられる形で配ることになります。答えた人の名前を自動で記録する、1人1回に限る、といった設定も、この組織向けの選択肢の中にあります。

ファイルのアップロード

ファイルのアップロードの質問は、回答できる人を組織の中に絞ったときにだけ使えると、公式のヘルプに書かれています。そのため、無料の個人アカウントで、社外の人から資料や写真を受け取るフォームは作れません。ファイルを受け取りたいときは、メールで送ってもらう、別の共有の方法を案内する、といった手段を組み合わせます。

URLの短縮

リンクを共有するときの「URLを短くする」は、個人用アカウントでサインインしている場合は使えないと書かれています。長いURLをそのまま貼ることになるので、チラシなどに載せるときはQRコードを使うほうが扱いやすくなります。

職場や学校のアカウントとの違い

会社や学校がMicrosoft 365を契約している場合、職場や学校のアカウントでMicrosoft Formsを使えます。無料の個人アカウントとの主な違いを整理します。

項目	無料の個人アカウント	職場・学校のアカウント
1つのフォームの回答数	200件まで	最大5,000,000件
回答できる人を組織内に絞る	できない	できる
回答者の名前の記録、1人1回の制限	できない	できる
ファイルのアップロードの質問	使えない	使える（回答者は組織内に限る）
回答のExcelファイル	書き出して使う	自分のOneDriveやSharePointに自動で保存され、開くたびに更新される
グループでの共同作成	なし	チームのメンバーと共同で作れる

職場や学校のアカウントでは、1つのフォームで受け取れる回答数の上限が5,000,000件まで広がります。社内の大きなアンケートや、学校での小テストのように、回答者が決まっていて人数の多い用途は、こちらのほうが向いています。

注意したいのは、会社のアカウントで作ったフォームは会社の管理のもとにあるという点です。副業や個人の活動のフォームを会社のアカウントで作ると、退職したときに使えなくなったり、会社の規則に触れたりするおそれがあります。個人の活動のフォームは、個人のアカウントで作るのが基本です。

反対に、会社の業務のフォームを個人のアカウントで作るのも避けます。回答に含まれる顧客の個人情報が、会社の管理の外にある個人のアカウントに保存されることになるからです。どちらのアカウントで作るかは、そのフォームが誰の仕事なのかで決めます。

無料のアカウントでフォームを作って公開する手順

ここからは、無料の個人アカウントで最初のフォームを作り、回答を集めるまでの流れを説明します。画面の名前は、公式のヘルプに載っている今日時点のものです。

手順1：サインインする

ブラウザでMicrosoft Formsを開き、Microsoftアカウントでサインインします。Office.comにサインインしてから、左側に並ぶアイコンの中から「フォーム」を選んでも同じ画面に入れます。アカウントを持っていない場合は、サインインの画面からアカウントを作れます。

手順2：新しいフォームを作る

「新しいフォーム」を選び、タイトルと説明を書きます。タイトルは90文字まで書けます。説明には、何のためのアンケートか、答えるのに何分くらいかかるか、回答をどう使うかを書いておくと、答える人が安心して進められます。

手順3：質問を追加する

「新規追加」を選び、質問の種類を選びます。選択肢や文字列などの基本の種類はすぐに選べ、ランク付けやリッカートなどは「その他の質問の種類」から選びます。必ず答えてほしい質問は「必須」をオンにします。

質問を並べるときは、答えやすい選択式の質問を先に、自由に書いてもらう質問や連絡先を後ろに並べるのが基本です。最初から名前やメールアドレスを聞くと、身構えてやめてしまう人が出やすくなります。

手順4：設定を確かめる

右上の「…」から「設定」を開き、受付の期間、お礼のメッセージ、回答ごとのメール通知を確かめます。締め切りのあるアンケートなら終了日を入れておくと、閉め忘れを防げます。

手順5：自分で答えてみる

公開する前に、プレビューで自分が答える側になって最後まで進めてみます。分岐を入れたフォームでは、選択肢を変えて何度か通し、意図したとおりに質問が飛ぶかを確かめます。スマートフォンでの見え方も、この段階で確かめておきます。

手順6：配って回答を集める

「回答の収集」を選び、リンク、QRコード、埋め込みコードのどれで配るかを選びます。答えてもらう相手が使っている連絡手段に合わせて選ぶのが近道です。

手順7：結果を確かめる

「応答」の画面で集計のグラフを見ます。細かく分析したいときはExcelに書き出します。回答数が上限の200件に近づいてきたら、次の節の対処を考えます。

公開する前に決めておく3つのこと

無料のフォームは数分で公開できますが、公開したあとに設定を変えると、すでに答えた人と、これから答える人とで条件が変わってしまいます。公開の前に、次の3つを決めておきます。

誰が回答を見るのか

フォームを作った本人だけが見るのか、ほかの人とも結果を共有するのかを決めます。結果を共有する場合、集計のグラフだけを見せればよいのか、1件ごとの回答まで見せる必要があるのかで、共有の方法が変わります。個人の連絡先が含まれる回答は、見る人を最小限にします。

いつまで受け付けるのか

締め切りのあるアンケートなら、終了日を設定に入れておきます。締め切りを決めないまま公開すると、何か月も前のフォームに回答が届き続け、気づかないまま放置されることがあります。常に受け付ける窓口として使う場合は、回答数の上限の200件に届く前に、どう切り替えるかも決めておきます。

届いた回答に誰が対応するのか

申し込みや問い合わせのように、届いた回答に返事が必要なフォームでは、誰がいつまでに返事をするかを決めておきます。回答ごとのメール通知を受け取る人が、そのまま対応する人になるのが分かりやすい形です。複数の人で対応する場合は、対応の重なりや漏れを防ぐ決まりを先に作っておきます。

用途別に見る、無料のフォームの組み立て方

同じMicrosoft Formsでも、用途によって組み立て方が変わります。無料の範囲でよく使われる3つの用途について、質問の並べ方と設定の例を紹介します。

出欠の確認

サークルや地域の集まりの出欠を取るときは、質問を3つか4つに絞ります。

1. お名前（文字列、短い回答、必須）
2. 出欠（選択肢：出席、欠席、未定）
3. 出席の場合の人数（選択肢：1名、2名、3名以上）
4. 連絡事項（文字列、長い回答、任意）

2つ目の質問に分岐を設定し、「欠席」を選んだ人は3つ目を飛ばして4つ目に進むようにすると、答える人の手間が減ります。設定では終了日を出欠の締め切りに合わせ、回答ごとのメール通知をオンにしておきます。無料の個人アカウントでは答えた人の名前が自動では記録されないので、名前の質問は必須にしておくのがポイントです。

満足度の調査

講座やサービスの満足度を聞くときは、評価の質問とリッカートの質問を中心に組み立てます。全体の満足度を評価の質問で聞き、「内容」「進め方」「資料」のように項目ごとの満足度をリッカートでまとめて聞くと、答える人は1画面で複数の項目に答えられます。最後に自由記述で「良かった点」「改善してほしい点」を聞きます。

人に勧めたいかを聞きたい場合は、ネット プロモーター スコアの質問が使えます。0から10の11段階で答えてもらい、9と10を付けた人の割合から、0から6を付けた人の割合を引いた値で、勧めたい気持ちの強さを見る方法です。Microsoft Formsでは、この形式の質問を追加すると、集計の画面で結果がまとめて表示されます。

理解度を確かめる小テスト

オンラインの講座や社内の勉強会で理解度を確かめたいときは、フォームではなくクイズとして作ります。クイズでは、選択肢の質問に正解を設定し、点数を付けられます。設定の「結果を自動的に表示」をオンにしておくと、受講者は送信したあとに各質問の正誤を確かめられます。答えの説明を表示する設定もあるので、間違えた人がその場で理由を読めるようにすると、復習の手間が減ります。

個人情報を集めるときに気をつけること

無料で手軽に作れる分、フォームで個人情報を集めるときの扱いがおろそかになりがちです。名前、メールアドレス、電話番号、住所などを集めるフォームでは、次の点を確かめてから公開します。

まず、フォームの説明に「集めた情報を何に使うか」「誰が見るか」「いつまで保存するか」を書きます。たとえば「ご記入いただいた連絡先は、今回のイベントのご案内にのみ使い、終了後3か月で削除します」のように書くと、答える人が安心して記入できます。

次に、必要のない情報は聞かないようにします。出欠を取るだけなら住所は要りませんし、満足度の調査なら名前を聞かずに無記名にする方法もあります。聞く項目が少ないほど、答えてもらいやすくなり、管理の負担も軽くなります。

そして、書き出したExcelのファイルの扱いにも注意します。フォームから書き出したファイルは、自分のパソコンやクラウドの保存先に残ります。共有のリンクを付けたまま放置したり、メールに添付して何人にも転送したりすると、個人情報が思わぬところに広がります。使い終わったファイルは、決めておいた期間が過ぎたら削除します。

会社の業務で顧客の情報を集める場合は、会社が決めている個人情報の取り扱いの規程に従います。個人のアカウントで業務のフォームを作ってよいかどうかも、会社の決まりで確かめてください。

回答が200件を超えそうなときの対処

無料の個人アカウントで200件を超える回答を集めたいときは、いくつかの方法があります。

1つ目は、回答をExcelに書き出してから、フォームの回答を消去する方法です。公式のヘルプでも、さらに回答が必要な場合は既存の回答をExcelのブックに書き出し、フォームからクリアする方法が案内されています。こうすると、同じフォームで続けて回答を受け付けられます。ただし、書き出したファイルの管理を自分で行う必要があり、消去の前に書き出しが終わっているかを必ず確かめます。消した回答は元に戻せません。

2つ目は、期間や対象でフォームを分ける方法です。たとえば「4月の受付用」「5月の受付用」のように分ければ、それぞれのフォームで200件まで受け取れます。集計のときに複数のファイルをまとめる手間は増えます。

3つ目は、有料の個人向けのMicrosoft 365を契約する方法です。有料の個人アカウントでは、1つのフォームで受け取れる回答数は1,000件までと公式のヘルプに書かれています。料金はプランや支払い方法で変わるため、契約前にMicrosoftの公式の料金ページで今日時点の金額を確かめてください。

4つ目は、もともと回答数の上限を気にしなくてよい別の道具を使う方法です。数千件の回答が見込まれる受付を、最初から無料の個人アカウントで始めるのは避けたほうが安全です。途中で上限に達すると、受付の途中で回答が送れなくなり、答えようとした人に迷惑がかかります。

どの方法を選ぶ場合も、フォームを公開する前に「最大で何件くらい届きそうか」を見積もっておくことが大切です。たとえば会員100人へのアンケートなら無料で足りますが、Webサイトに常に掲載する問い合わせの受付なら、数か月で200件を超えることがあります。

無料のMicrosoft Formsが向いている場面と向かない場面

ここまでの内容をもとに、無料で使うときのメリットとデメリットを整理します。

メリット

• 無料のMicrosoftアカウントだけで始められ、費用がかからない
• 答える人はサインインなしで回答でき、社外の人にも配りやすい
• 質問の種類が多く、分岐やセクションで答えやすいフォームを作れる
• 集計のグラフが自動で作られ、Excelにも書き出せる
• Outlookをふだん使っている人は、同じアカウントでそのまま使える

デメリット

• 1つのフォームで受け取れる回答は200件まで
• 回答できる人を絞る、1人1回に限る、といった設定ができない
• ファイルを受け取る質問が使えない
• 届いた回答への返信や、誰が対応したかの記録は、別の道具で行う必要がある

向いている場面

• サークルや地域の団体の出欠確認、少人数のイベントのアンケート
• フリーランスが取引先に送る、短い満足度の調査
• オンライン講座の受講者に配る、理解度を確かめる小テスト
• 家族や友人との日程や希望の取りまとめ

向かない場面

• Webサイトに常に掲載する問い合わせ窓口のように、回答が積み上がっていく受付
• 応募書類や写真など、ファイルを受け取る必要がある受付
• 届いた1件ごとに担当者を決め、返信して、対応の状況を残したい業務

ほかの無料のフォーム作成サービスと比べるときも、この「回答数」「ファイルの受け取り」「届いたあとの対応」の3点を軸にすると判断しやすくなります。たとえばGoogleフォームはGoogleアカウントで使えるフォームの定番で、Googleのサービスを中心に使っている人には自然な選択肢です。国内には「フォームズ（Formzu）」という名前の、メールフォームの作成サービスもあります。名前が似ていますがMicrosoft Formsとは別のサービスなので、調べるときに混ざらないよう注意してください。

届いた回答の対応まで考えるときの選択肢

アンケートの集計だけなら、Microsoft Formsの集計のグラフとExcelで十分に回ります。手間が増えてくるのは、届いた回答に1件ずつ対応する必要がある場合です。申し込み、問い合わせ、見積もりの依頼のような受付では、回答を受け取ったあと、次のような作業が発生します。

• 誰がその回答に対応するかを決める
• 対応がどこまで進んでいるかを記録する
• 回答した人にメールで返信する
• 同じ人から前に届いた回答と照らし合わせる

Microsoft Formsだけで回していると、Excelに「担当」「状況」の列を自分で追加し、返信はメールソフトから送り、その結果をまたExcelに書き戻す、という流れになりがちです。件数が少ないうちは回りますが、複数人で対応するようになると、どの回答に誰が返信したかが分かりにくくなります。

こうした使い方では、Halictのように、フォームと回答の管理を1つにした道具を使う方法もあります。Halictの公式サイトの案内では、作りたいフォームを言葉で伝えるとAIが質問の構成を組み立て、回答者には1画面に1問ずつ表示されます。届いた回答は1件ごとに担当者とステージ（対応の段階）を残して管理でき、同じ画面から返信を送れて、開封まで記録されます。フォームの数も回答の数もどのプランでも無制限で、メンバー1人で使うフリープランは0円です。Googleスプレッドシートへの連携や、Teams・Slack・Chatworkへの通知は有料のプランで使えます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Microsoft Formsを使い続けるか、別の道具に移るかは、届いた回答をどう扱っているかで決めると迷いません。集計して終わるアンケートならMicrosoft Formsで十分です。返信や担当決めに手間がかかり始めたら、受付だけを別の道具に分けるという考え方もあります。

フォームを作る力が役立つ仕事

フォームの作成は、在宅で事務や業務の改善を請け負う人にとっても、身につけておくと役立つ力です。取引先から「申し込みの受付を整えたい」「紙のアンケートをやめたい」と相談される場面は少なくありません。

在宅ワークやフリーランスの仲介に長く携わってきた運営者として見てきた限りでは、長く取引が続く人ほど、頼まれた作業をこなすだけでなく、「このフォームなら回答が何件くらい来るので、無料の範囲で足ります」「ファイルを受け取るなら別の方法が要ります」といった、道具の向き不向きまで説明できる傾向があります。道具の限界を先に伝えておくと、あとで「回答が送れない」というトラブルを防げるからです。

また、仲介手数料のかからない直接取引では、同じ予算でも依頼する側はより多くを頼め、受ける側の手取りは厚くなります。フォームの作成のような小さな改善の仕事は、こうした関係の中で継続の依頼につながりやすい分野です。

業務の改善やAIの活用を支援する仕事の内容は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事にまとめられています。フォームで受付を自動化する、回答の集計を効率化する、といった提案は、この分野の入り口になる仕事です。フォームの見た目や入力のしやすさを整える力は、デザインの仕事とも重なります。デザインの仕事の収入の目安はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

また、医療機関の受付や問診の流れを整える仕事に関心がある人は、医療事務の資格の内容を医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）で確認できます。患者さんへの事前のアンケートや予約の受付をフォームで整える場面では、医療事務の知識とフォームを作る力の両方が生きます。

まずは無料のMicrosoftアカウントで小さなアンケートを1つ作り、配って、集計するところまでを試してみてください。作る、配る、集めるの一連の流れを一度通しておくと、次に頼まれたときに、どの道具が向いているかを自信を持って提案できるようになります。

よくある質問

Q. Microsoft Formsは本当に無料で使えますか？

無料のMicrosoftアカウント（Outlook.comやHotmailなど）でサインインすれば、費用をかけずにフォームを作って回答を集められます。ただし、無料の個人アカウントでは1つのフォームで受け取れる回答は200件までです。会社や学校のアカウントで使う場合は、その組織の契約の範囲で使うことになり、回答数の上限なども変わります。

Q. 回答する人もMicrosoftアカウントが必要ですか？

無料の個人アカウントで作ったフォームは「誰でも回答可能」の設定で配るため、答える人はMicrosoftアカウントを持っていなくても、サインインせずに回答できます。回答できる人を組織の中に絞る設定は、法人向けや教育機関向けのMicrosoft 365のアカウントでのみ使えます。

Q. 無料のアカウントで200件を超えたらどうなりますか？

上限に達すると、そのフォームでは新しい回答を受け取れなくなります。続けて受け付けたい場合は、回答をExcelに書き出してからフォームの回答を消去する、期間ごとにフォームを分ける、有料の個人向けプランに切り替える、といった方法があります。消去の前には、書き出しが終わっているかを必ず確かめてください。

Q. 無料のアカウントでファイルを受け取るフォームは作れますか？

作れません。ファイルのアップロードの質問は、回答できる人を組織の中に絞ったときにだけ使える仕組みで、その設定は法人向けや教育機関向けのアカウントでしか選べません。社外の人から資料や写真を受け取りたい場合は、メールで送ってもらうなど別の方法を組み合わせるか、ファイルの受け取りに対応した別のフォームの道具を検討します。