消耗品の管理をエクセルで行う｜発注の漏れを防ぐ表

消耗品の管理をエクセルで始めたい人の多くは、コピー用紙やトナー、手袋や洗剤が気づいたら切れていた、同じものを2人が重ねて注文していた、という経験をきっかけに、表で管理しようと考えています。結論から言うと、消耗品の管理で一番大切なのは、品目ごとに「この数を下回ったら注文する」という数（発注点）を決め、在庫がその数を下回ったことが表を開いた瞬間に分かるようにすることです。表の作り込みより、この仕組みを先に作るほうが、発注の漏れは確実に減ります。

この記事では、消耗品の一覧、入出庫の記録、発注の記録の3つの表の作り方、在庫の数を自動で計算する関数、発注点と発注の量の決め方、条件付き書式で発注の時期を知らせる方法、持ち出しのルール、棚卸し、経費の扱いを順に説明します。発注や補充の作業を複数の人で手分けしていて、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaを表と組み合わせて使う方法もあります。

消耗品の管理で起きやすい問題

消耗品とは、使うと減っていき、比較的短い期間で買い替える物のことです。事務所ならコピー用紙、トナー、文房具、封筒、電池、店舗やサロンなら洗剤、手袋、タオル、ペーパー類、医療や介護の現場ならマスクや消毒液、使い捨ての手袋などが当たります。

消耗品は1つひとつの値段が安く、毎日のように使われるため、管理が後回しになりがちです。その結果、次のような問題が起きます。

• 在庫が切れてから気づき、急いで高い値段で買うことになる
• 複数の人が同じ物を注文し、使い切れない在庫を抱える
• 誰がどれだけ使っているのかが分からず、使いすぎに気づけない
• 保管場所が決まっておらず、あるはずの物が見つからない
• 使用期限のある物が、期限切れのまま棚に残っている

これらの問題の多くは、「今いくつあるか」「いつ注文すべきか」「誰が注文するのか」の3つが決まっていないことから起きます。エクセルの表は、この3つを見える形にするための道具です。

在庫の管理の仕組みを提供するスマートマットクラウドの記事は、表を作るときの考え方を次のように書いています。

まずは自社の業種に一番近いものを選び、「7割合っていればOK」という気持ちで使ってみてください。大切なのは、在庫管理表を実際に使ってみること。シンプルな在庫管理表から運用してみて、慣れてきたら自社に合わせてカスタマイズしていく方が、結果的にうまくいくことがほとんどなのです。 出典: smartmat.io

消耗品の管理も同じで、最初から完璧な表を目指す必要はありません。管理する品目を絞り、簡単な表で始めて、使いながら直していくほうが長続きします。

管理する品目を決める

消耗品をすべて表で管理しようとすると、記録の手間が大きくなり、続きません。最初に、表で管理する品目を絞ります。

表で管理したほうがよい品目

• 切れると仕事が止まる物（トナー、レジのロール紙、業務で使う手袋など）
• 注文してから届くまでに日数がかかる物
• 1回の注文の金額が大きい物
• 使用期限がある物

表で管理しなくてよい品目

• 近くの店ですぐに買え、切れても仕事が止まらない物
• 使う量がごくわずかで、年に1回程度しか買わない物

ボールペンやクリップのように、1つが安く、切れてもすぐに手に入る物は、「箱が空になったら補充する」という簡単なルールだけで十分なことが多いです。表で管理するのは20品目から30品目程度に絞ると、記録の手間と管理の効果のつり合いが取りやすくなります。

作る表は3つ

消耗品の管理は、次の3つの表で行います。1つのファイルに、シートを3枚作る形がおすすめです。

シート	役割	記録の単位
消耗品一覧	品目の基本の情報と、今の在庫の数を表示する	1品目1行
入出庫の記録	入荷と使用（持ち出し）を記録する	1回の入荷または使用で1行
発注の記録	注文と納品を記録する	1回の注文で1行

入荷と使用の記録を別の表に分けておくと、消耗品一覧では関数で在庫の数を自動で計算でき、記録を書き換える手間がなくなります。在庫の数を消耗品一覧に直接手で書き込む方法もありますが、書き換えを忘れたり、計算を誤ったりすると、表の数と実際の数がすぐにずれていきます。

表を作り始めるときの流れ

3つの表を一度に仕上げようとすると、途中で止まりがちです。次の流れで、少しずつ形にしていきます。

1. 保管場所を見て回り、切れると困る品目を10品目ほど書き出す
2. 新しいファイルにシートを3枚作り、「消耗品一覧」「入出庫」「発注」と名前を付ける
3. 書き出した品目を消耗品一覧に登録し、品目ごとに数える単位と保管場所を決める
4. その日の時点の在庫を数えて「期首の在庫」に記録する
5. 発注点は、最初は経験から仮の数を入れておく
6. 1か月の間、入荷と使用を記録する
7. 1か月の記録から1日あたりの使用量を計算し、発注点と1回の発注の量を決め直す

最初の1か月は、発注点が仮の数でもかまいません。大切なのは、記録を始めて、実際の使用量を知ることです。1か月の記録がたまると、「この品目は思ったより早く減る」「この品目はほとんど使われていない」といったことが数字で分かり、発注点を根拠のある数に直せます。品目の数は、記録が回り始めてから少しずつ加えていきます。

インターネット上には無料のひな形も多くありますが、列が多すぎるものをそのまま使うと、入力の手間が増えて続きません。ひな形を使う場合も、自分の職場で使わない列を削ってから使い始めます。

消耗品一覧の作り方

消耗品一覧は、品目ごとの基本の情報をまとめ、今の在庫の数と、注文が必要かどうかを表示する表です。

消耗品一覧の列

列	項目	入力の例
A	品目コード	S001
B	品目名	コピー用紙A4（500枚）
C	分類	事務用品
D	単位	束
E	保管場所	倉庫の棚2段目
F	主な購入先	〇〇（通販）
G	単価	450
H	発注点	10
I	1回の発注の量	20
J	期首の在庫	15
K	今の在庫	（関数で自動計算）
L	注文の要否	（関数で自動表示）

品目コードは、品目ごとに重ならない短い記号にします。品目名は、規格まで書いておくと、注文の際の取り違えを防げます。「コピー用紙」ではなく「コピー用紙A4（500枚）」、「手袋」ではなく「使い捨て手袋（M・100枚入り）」のように書きます。

単位は、数える単位をそろえるための列です。コピー用紙を「枚」で数える人と「束」で数える人と「箱」で数える人がいると、在庫の数が合わなくなります。品目ごとに数える単位を1つに決め、入出庫の記録も同じ単位で書きます。

保管場所の列は、物が見つからない問題を防ぐために入れます。新しく来た人でも、表を見れば保管場所が分かる状態を目指します。

品目の並べ方

消耗品一覧の行は、品目コードの順ではなく、保管場所の順に並べておくと、棚卸しのときに表を上から順に見ながら棚を回れます。保管場所が「倉庫の棚1段目」「倉庫の棚2段目」「事務所のキャビネット」のように分かれている場合は、その順番に行を並べ、分類ごとに色分けしておくと、目当ての品目を探しやすくなります。表の1行目は「表示」の「ウィンドウ枠の固定」で固定しておくと、下へ移動しても項目名が見えたままになり、入力の誤りが減ります。品目が増えたときは、同じ保管場所の行の下に加えていきます。

入出庫の記録の作り方

入出庫の記録は、消耗品が入ってきたときと、使ったとき（持ち出したとき）を、1回ごとに1行で記録する表です。

入出庫の記録の列

列	項目	入力の例
A	日付	2026/11/04
B	区分	入荷 または 使用
C	品目コード	S001
D	品目名	（関数で自動表示）
E	数量	5
F	記録した人	佐藤
G	使った部署・用途	総務
H	備考	来客用の資料の印刷

品目名の列Dには、消耗品一覧から品目名を引く関数を入れます。

=XLOOKUP(C2,消耗品一覧!A:A,消耗品一覧!B:B,"")

XLOOKUP関数は、Excel 2021以降と Microsoft 365 で使えます。古い版のエクセルでは、次のVLOOKUP関数で同じことができます。

=IFERROR(VLOOKUP(C2,消耗品一覧!A:B,2,FALSE),"")

区分の列Bは、「データ」の「データの入力規則」で「入荷」「使用」の2つから選ぶリストにしておきます。手で入力すると「入庫」「入荷済」のような表記の揺れが起き、関数が正しく数えられなくなります。

記録した人と使った部署の列は、誰がどれだけ使っているかを後から確かめるために入れます。使いすぎを責めるためではなく、部署ごとの使う量の傾向を知り、発注の量を決める材料にするためのものです。記録の目的を最初に全員に伝えておくと、記録への抵抗が減ります。

今の在庫の数を関数で計算する

消耗品一覧の「今の在庫」の列Kには、期首の在庫に入荷の合計を加え、使用の合計を差し引く式を入れます。

=J2+SUMIFS(入出庫!E:E,入出庫!C:C,A2,入出庫!B:B,"入荷")-SUMIFS(入出庫!E:E,入出庫!C:C,A2,入出庫!B:B,"使用")

SUMIFS関数は、複数の条件に合う行の数値だけを合計する関数です。この式は「入出庫の記録で、品目コードがA2と同じで、区分が入荷の行の数量を合計し、同じく区分が使用の行の数量を合計して、期首の在庫に入荷を加え、使用を差し引く」という意味です。

入出庫の記録の範囲を「挿入」の「テーブル」でテーブルに変換しておくと、行を加えたときにも範囲が自動で広がり、式を直す必要がなくなります。

使用の回数を数える

ある品目が何回使われたかを知りたい場合は、COUNTIFS関数を使います。

=COUNTIFS(入出庫!C:C,A2,入出庫!B:B,"使用")

回数と数量の両方を見ると、「1回に大量に持ち出す人がいる」「少しずつ頻繁に使われている」といった使われ方の違いが分かります。

発注点と、1回の発注の量の決め方

発注点とは、在庫がこの数を下回ったら注文する、という目安の数です。発注点を決めておくと、誰が見ても「今注文すべきか」が同じように判断できます。

発注点の決め方

発注点は、次の考え方で決めます。

発注点＝1日あたりの使用量×注文してから届くまでの日数＋予備の数

たとえば、コピー用紙を1日あたり1束使い、注文してから届くまでに3日かかる場合、届くまでの間に3束を使います。急に使う量が増えたときに備えて予備を2束加えると、発注点は5束になります。

1日あたりの使用量は、最初は分からないことが多いため、入出庫の記録を1か月ほど続けてから計算します。1か月の使用量の合計を、その月の営業日の数で割ると、1日あたりの使用量の目安が出ます。

1回の発注の量の決め方

1回の発注の量は、保管できる場所の広さ、まとめて買ったときの値引き、使用期限の3つを考えて決めます。まとめて買うと単価は下がることが多いものの、保管場所を圧迫し、使用期限のある物は期限切れの損が出ます。目安として、2週間から1か月の使用量を1回の発注の量にすると、注文の回数と在庫の量のつり合いが取りやすくなります。

発注点と1回の発注の量は、一度決めたら終わりではありません。季節や繁忙期で使う量は変わります。3か月に1回など時期を決めて、入出庫の記録から使用量を計算し直し、数を見直します。

注文が必要な品目を自動で知らせる

在庫の数と発注点が表にあれば、注文が必要な品目を自動で表示できます。

IF関数で「要注文」と表示する

消耗品一覧の「注文の要否」の列Lに、次の式を入れます。

=IF(K2>H2,"","要注文")

この式は、今の在庫の数Kが発注点Hより多ければ空欄にし、そうでなければ（発注点以下になったら）「要注文」と表示する、という意味です。

ただし、すでに注文して届くのを待っている品目にも「要注文」と表示されると、重ねて注文してしまうおそれがあります。発注の記録で「納品待ち」の注文がある品目は「注文済み」と表示するように、次のように式を広げます。

=IF(COUNTIFS(発注!C:C,A2,発注!G:G,"納品待ち")>0,"注文済み",IF(K2>H2,"","要注文"))

この式は「発注の記録に、この品目の納品待ちの注文があれば『注文済み』と表示し、なければ在庫の数と発注点を比べて『要注文』かどうかを表示する」という意味です。同じ物を2人が重ねて注文する問題は、この1列で大きく減らせます。

条件付き書式で色を付ける

「要注文」と表示された行が目に入りやすいよう、条件付き書式で色を付けます。消耗品一覧の範囲を選び、「ホーム」の「条件付き書式」から「新しいルール」を選んで、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」に次の式を入れ、塗りつぶしの色を薄い赤にします。

=$L2="要注文"

これで、注文が必要な品目の行全体が赤く表示されます。「注文済み」の行には別の色（薄い黄色など）を付けておくと、注文したことが一目で分かります。表を開くだけで、今日注文すべき品目が分かる状態になります。

なお、この記事で紹介している式の中には、半角の記号が含まれます。エクセルに入力するときは、すべて半角で入力します。全角の記号が混ざると、式として認識されません。

発注の記録の作り方

発注の記録は、注文1回ごとに1行で、いつ、誰が、何を、いくつ注文し、いつ届いたかを記録する表です。

発注の記録の列

列	項目	入力の例
A	注文日	2026/11/04
B	注文した人	佐藤
C	品目コード	S001
D	品目名	（関数で自動表示）
E	数量	20
F	金額	9,000
G	状態	納品待ち または 納品済み
H	納品日	（届いたら入力）
I	購入先	〇〇（通販）

注文したら、すぐにこの表に1行を記録し、状態を「納品待ち」にします。品物が届いたら、状態を「納品済み」に変え、納品日を入力し、同時に入出庫の記録に「入荷」の行を加えます。この順番を全員で守ると、注文の重複と記録の漏れを防げます。

発注の記録を月ごとに集計すると、消耗品にかけている金額が分かります。月ごとの金額をグラフにすると、急に増えた月や、季節による変動が見えてきます。急に増えた月があれば、その月の入出庫の記録を見て、何にどれだけ使ったのかを確かめます。

持ち出しのルールを決めて、記録の漏れを防ぐ

表をどれだけうまく作っても、使った人が記録しなければ、在庫の数はずれていきます。消耗品の管理がうまくいかない一番の原因は、表ではなく、記録のルールが守られないことです。

記録の手間を減らす

使うたびにパソコンを開いてエクセルに入力するのは手間がかかり、続きません。次のような工夫で、記録の手間を減らします。

• 保管場所に紙の記録表を貼り、持ち出したら品目と数を書いてもらう。週に1回、担当者がまとめてエクセルに入力する
• スマートフォンで答えられる簡単な入力フォームを作り、保管場所にQRコード（スマートフォンで読み取るとページが開く四角い印）を貼っておく
• 持ち出す単位を箱や束にそろえ、1枚単位では記録しない

小分けにして記録の単位を大きくする

コピー用紙を1枚ずつ記録するのは現実的ではありません。束や箱の単位で保管場所から持ち出すときだけ記録し、持ち出したあとの使い方は各自に任せます。記録の単位を大きくすると、記録の回数が減り、ルールが守られやすくなります。

2つの箱で回す方法

記録の手間をさらに減らしたい品目には、同じ物を2つの箱に分けて保管し、1つ目の箱が空になったら注文する、という方法もあります。2つ目の箱を使っている間に注文した物が届くよう、1つの箱に入れる量を発注点の考え方で決めます。この方法なら、日々の記録をしなくても、注文の時期を逃しにくくなります。表では、注文と納品の記録だけを続けます。

棚卸しで、表と実際の数のずれを直す

記録のルールを決めても、記録の漏れや数え間違いで、表の在庫の数と実際の数は少しずつずれていきます。月に1回など時期を決めて、実際の数を数える棚卸しを行います。

棚卸しの手順

1. 消耗品一覧を印刷するか、タブレットで開き、品目ごとに実際の数を数えて記録する
2. 表の「今の在庫」と、数えた数を比べる
3. ずれがある品目は、入出庫の記録に「調整」の行を加えて、表の数を実際の数に合わせる
4. ずれが大きい品目は、記録の漏れがないかを確かめ、持ち出しのルールを見直す

調整の行を加えるために、入出庫の記録の区分のリストに「調整」を加え、数量にはずれの分を入力します。実際の数が表より少なければマイナスの数、多ければプラスの数を入れます。在庫を計算する式にも、調整の分を反映させます。

=J2+SUMIFS(入出庫!E:E,入出庫!C:C,A2,入出庫!B:B,"入荷")-SUMIFS(入出庫!E:E,入出庫!C:C,A2,入出庫!B:B,"使用")+SUMIFS(入出庫!E:E,入出庫!C:C,A2,入出庫!B:B,"調整")調整の行を残しておくと、どの品目でずれが起きやすいかが後から分かります。

棚卸しのときは、使用期限のある品目の期限も合わせて確かめます。消耗品一覧に「使用期限が最も近い物の期限」の列を加え、期限が近い物から先に使うよう、保管場所での並べ方を決めておくと、期限切れの損を減らせます。

使用期限のある消耗品を管理する

消毒液、電池、インクやトナー、食品を扱う現場の使い捨ての資材など、使用期限や推奨の使用期間がある消耗品は、数だけでなく期限も管理します。

消耗品一覧に「最も近い期限」の列Mを加え、棚卸しや入荷のたびに、保管場所にある物のうち最も期限の近い物の日付を入力します。そのうえで、期限が30日以内に迫った品目に色が付くよう、条件付き書式を設定します。「数式を使用して、書式設定するセルを決定」に次の式を入れ、塗りつぶしの色を薄い橙色にします。

=AND(ISNUMBER($M2),TODAY()+30>=$M2)

この式は「列Mに日付が入力されていて（ISNUMBER関数は、セルに日付や数値が入っているかを確かめる関数です）、今日から30日後の日付が期限以降になっている（つまり期限まで30日以内）」という意味です。期限まで30日以内の品目は、先に使うよう周りの人に伝えるか、ほかの部署で使えないかを確かめます。

保管場所では、新しく届いた物を奥に、期限の近い物を手前に並べ、手前から使うルールにします。入荷したときに、箱に期限を大きく書いておくと、並べ替えのときに迷いません。期限切れで捨てる物が多い品目は、1回の発注の量が多すぎる合図です。発注の量を減らし、注文の回数を増やす方向で見直します。

部署や拠点ごとに分けて管理するとき

部署や店舗が複数あり、それぞれに保管場所がある場合は、保管場所ごとに在庫を分けて管理します。入出庫の記録の列Iに「保管場所」を加え、在庫を計算するSUMIFS関数の条件に保管場所を加えると、同じ品目でも場所ごとの在庫の数が出せます。

=SUMIFS(入出庫!E:E,入出庫!C:C,A2,入出庫!B:B,"入荷",入出庫!I:I,"本店")

この形で、「本店」「支店」のように場所の名前を変えた列を並べると、どの場所でどの品目が足りなくなりそうかが1枚の表で分かります。ある場所で余っている物を、足りない場所へ回すといった判断もしやすくなります。

ただし、場所ごとに管理すると記録の量が増えます。場所の間で物を移すときに、移した側の「使用」と受け取った側の「入荷」の両方を記録しないと、数がずれていきます。場所をまたいだ移動が多い品目は、どちらか一方の場所でまとめて管理するほうが、記録の漏れが起きにくくなります。

購入先と単価を見直す

発注の記録がたまると、品目ごとに、どこからいくらで買っているかが分かります。同じ品目を複数の購入先から買っている場合は、単価と届くまでの日数を比べ、主な購入先を決めます。

単価だけで決めると、届くまでの日数が長くなり、発注点を高くしなければならなくなることがあります。届くまでの日数が長いほど、注文してから届くまでの間に使う量が増え、多めの在庫を抱える必要が出るためです。単価と届くまでの日数、1回の最低注文の量を並べて比べると、全体として得な購入先が見えてきます。

まとめて注文すると送料がかからない購入先では、注文の時期をそろえて複数の品目を一度に注文すると、送料の負担を減らせます。消耗品一覧で「要注文」に近い品目を合わせて確かめ、同じ購入先の品目はまとめて注文するルールにしておくと効果的です。購入先の価格や送料の条件は変わることがあるため、半年に1回ほど、主な品目の単価を確かめ直します。

消耗品の経費の扱い

消耗品を買った金額は、事業の経費になります。個人事業の場合、国税庁は、使用可能期間が1年未満のもの、または取得価額が10万円未満のものは、その取得に要した金額の全額を、業務に使い始めた年の必要経費にするとしています（国税庁のタックスアンサー No.2100 減価償却のあらまし）。

ここで言う10万円未満かどうかは、通常1単位として取引される単位ごとに判定します。法人の場合の判定の考え方と例は、国税庁のタックスアンサー No.5403 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示で確かめられます。コピー用紙やトナーのような消耗品の多くはこの範囲に収まりますが、プリンターのような機器は、金額によっては減価償却資産として扱う必要があります。消耗品と備品のどちらとして扱うかは、金額や使い方によって変わるため、判断に迷う場合は税理士や税務署の相談窓口で確かめます。

発注の記録は、領収書や納品書と照らし合わせることで、経費の記録の裏付けにもなります。領収書や納品書は、発注の記録の行と結び付けられるよう、注文日と品目が分かる名前を付けて保存しておくと、決算や申告のときに探す手間が省けます。

発注や補充の作業を、複数の人で手分けするとき

消耗品の在庫の数の管理はエクセルで回せていても、発注や補充の作業の分担で困ることがあります。たとえば、「要注文」と表示された品目を誰が注文するのかが決まっていない、注文はしたが届いた物の検品と棚への補充が終わったのか分からない、部署から届いた補充の依頼がメールやチャットに散らばっている、といった状況です。エクセルの表は数の記録には向いていますが、作業の担当と期限と進み具合を複数の人で追いかけるのには向いていません。

こうした場面では、在庫の数はエクセルで管理したまま、発注や補充の作業をカードで管理するプロジェクト管理の道具を組み合わせる方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、リスト、ガントチャート、カレンダーなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードには担当や期限に加えて、品目コードや購入先のような項目を自由に追加できます。カードごとのコメント、自分宛てのメンションや担当の割り当てを集める受信箱も使えます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

たとえば「補充の依頼」「注文済み」「納品済み・検品待ち」「補充済み」の4つの列を持つボードを作り、注文1回をカード1枚にして担当を割り当てると、誰がどの注文を担当していて、どこで止まっているかが一目で分かります。在庫の数はエクセルの表に、作業の進み具合はボードに、と役割を分けると、どちらの管理も簡単なまま保てます。

備品や消耗品の管理に関わる仕事と、在宅でできる関わり方

消耗品や備品の管理表を作る、関数や条件付き書式を組む、毎月の使用量と金額を集計して報告する、といった作業は、総務の担当が少ない小さな事業所や店舗から、外部の人に頼まれることが増えています。表の整備や集計の作業は、在宅で受けられる仕事の1つです。

20年以上この市場を見てきた運営者の立場から言えば、こうした事務の仕組みづくりの仕事で長く頼まれ続ける人は、関数に詳しい人より、現場の人が無理なく記録を続けられる形を考えられる人です。複雑な表を作っても、現場で記録されなければ数か月で使われなくなります。記録の手間を減らす工夫まで一緒に提案できる人に、次の相談が届きます。仲介の手数料が乗らない直接のやりとりなら、依頼主は同じ予算で頼める範囲が広がり、受ける側も手取りが厚くなります。単発の表づくりで終わらず、ほかの業務の仕組みづくりまで任される関係になりやすいのは、この形です。

医療機関の受付や事務では、診療に使う消耗品の管理も事務の仕事に含まれることがあります。医療事務の資格の1つである医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）では、試験の内容と受験の方法を紹介しています。表の仕組みをさらに進めて、小さな業務の道具を作る仕事に関心があれば、アプリケーション開発のお仕事で仕事の内容と進め方を紹介しています。

介護や福祉の事業所で、記録や管理のデジタル化を検討している場合は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、補助金を使ったデジタル化の進め方をまとめています。生成AIを使って集計や報告の作業を効率よく進める支援は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事として広がっている分野です。

消耗品の管理は、品目を絞り、発注点を決め、在庫が発注点を下回ったことが表を開いた瞬間に分かる仕組みを作ることから始まります。まずは切れると困る10品目ほどを消耗品一覧に登録し、1か月だけ入出庫を記録してみてください。1か月の記録から使用量が分かれば、発注点が決まり、発注の漏れと重複は目に見えて減っていきます。

よくある質問

Q. 消耗品の発注点はどうやって決めればよいですか？

1日あたりの使用量に、注文してから届くまでの日数を掛け、急に使う量が増えたときに備えた予備の数を加えて決めます。1日あたりの使用量は、入出庫の記録を1か月ほど続け、使用量の合計を営業日の数で割ると目安が出ます。季節や繁忙期で使う量は変わるため、3か月に1回など時期を決めて見直します。

Q. 消耗品を使った人が記録してくれないときはどうすればよいですか？

記録の手間を減らすことが一番の対策です。保管場所に紙の記録表を貼って週に1回まとめて入力する、スマートフォンで答えられる入力フォームを用意する、記録の単位を束や箱にそろえる、といった方法があります。記録の目的が使いすぎを責めることではなく、注文の量を決めるためだと全員に伝えておくことも大切です。

Q. エクセルがないとき、Googleスプレッドシートでも同じ表を作れますか？

作れます。この記事で紹介したSUMIFS関数、COUNTIFS関数、IF関数、VLOOKUP関数、XLOOKUP関数、条件付き書式、データの入力規則は、Googleスプレッドシートにも同じ名前の機能があり、ほぼ同じ書き方で使えます。複数の人が同時に記録する場合は、ブラウザで同時に編集できるスプレッドシートのほうが扱いやすいこともあります。

Q. 消耗品と備品はどう分ければよいですか？

一般に、使うと減っていき短い期間で買い替える物を消耗品、長く繰り返し使う物を備品として分けます。個人事業の税金の扱いでは、使用可能期間が1年未満のもの、または取得価額が10万円未満のものは、買った年の必要経費にできるとされています。ただし金額や使い方で扱いが変わるため、迷う場合は税理士や税務署の窓口で確かめます。