賞味期限の管理をエクセルで行う｜期限切れを知らせる表の作り方

店の在庫や事務所の備蓄品、家庭の食品の賞味期限を、エクセルで管理したいと考えている人は多いはずです。 エクセルで賞味期限を管理するなら、「品名」「数量」「賞味期限」「残り日数」「状態」の5つの列を作り、TODAY関数で残り日数を出して、条件付き書式で期限が近いものに色を付けるのが基本です。 この記事では、表の作り方を1列ずつ説明し、期限切れと期限が近いものをひと目で分かるようにする関数と書式、毎日の確認の手順、複数人で管理するときの決め方まで順に整理します。 期限の確認や廃棄の作業を複数人で分担して進み具合を共有したい場合は、エクセルのほか、Pinateca のようなタスク管理の道具を使う方法もあります。

賞味期限と消費期限の違いを先に押さえる

表を作る前に、管理する期限の意味を確かめておきます。 食品の期限には、賞味期限と消費期限の2種類があり、どちらを管理するかで、期限が近づいたときの扱いが変わります。 消費者庁の消費者向けの資料では、2つの期限を次のように説明しています。

消費期限　決められた保存方法どおりに保存していれば、この日までは食べても安全とされている期限のことです。 賞味期限　決められた保存方法どおりに保存していれば、この日まではおいしく食べられる状態が保たれるとされている期限のことです。 出典: 消費者庁「知っておきたい食品の表示（消費者向け）令和8年10月版」

同じ資料では、消費期限は弁当やサンドイッチ、惣菜のような傷みやすい食品に、賞味期限は菓子やカップめん、缶詰のような日持ちする食品に表示されていると説明されています。 また、どちらの期限も「決められた保存方法どおりに保存していた場合」の期限であり、開封したあとは期限の前でも早めに食べることが大切だとしています。

エクセルの表で管理するのは、多くの場合、日持ちする食品の賞味期限です。 消費期限の食品は、数日のうちに使い切るものがほとんどで、毎日の仕入れと販売の中で管理するのが一般的です。 表を作るときは、「期限の種類」の列を設けて、賞味期限と消費期限を区別しておくと、期限が近づいたときに取るべき行動を間違えません。 期限の表示のほか、原材料やアレルギーの表示など食品の表示の決まりの全体は、消費者庁の食品表示のページで確かめられます（消費者庁 食品表示）。

もう1つ押さえておきたいのは、表に入れる日付は「パッケージに表示された日付」だということです。 開封した日や、冷凍した日から数える期限は、パッケージの期限とは別のものです。 開封後の期限も管理したい場合は、「開封日」の列を別に作り、開封後の目安の日数と組み合わせて管理します。

表を作る前に決めておく4つのこと

エクセルの表は、作るのは簡単でも、使い続けるのが難しい道具です。 作ったばかりの表が数か月で更新されなくなるのは、関数の問題ではなく、使い方が決まっていないことが原因であることがほとんどです。 表を作る前に、次の4つを決めておきます。

1つ目は、管理する対象の範囲です。 店の在庫すべてを管理するのか、期限が短いものだけを管理するのか、防災の備蓄品だけを管理するのかを決めます。 最初から全部を管理しようとすると入力の量が多くなり、途中で続かなくなります。 期限切れが起きやすい品目や、金額の大きい品目から始め、慣れてから範囲を広げると、無理なく定着します。

2つ目は、表を更新する人です。 入荷したときに入力する人、使ったときに数量を減らす人、毎朝表を確認する人を、それぞれ決めます。 「気づいた人が更新する」という決まりにすると、誰も更新しないまま日が過ぎていきます。

3つ目は、確認の頻度です。 回転の早い店の在庫なら毎朝、事務所の備品なら週に1回、防災の備蓄品なら月に1回、のように、管理する物に合わせて頻度を決めます。 確認する曜日と時刻まで決めておくと、習慣として続けやすくなります。

4つ目は、ファイルの保存場所です。 個人のパソコンの中に保存すると、その人が休んだ日に誰も表を開けません。 共有のフォルダやクラウドの保存先に保存し、ファイル名を「賞味期限管理表」のように分かりやすくしておきます。 ファイルの控えを残す場所も決めておくと、誤って消してしまったときに元に戻せます。

エクセルの賞味期限管理表に入れる項目

賞味期限の管理表は、列を多くしすぎると入力が続かなくなります。 最初は次の9列で作り、運用に慣れてから必要な列を追加していくのがおすすめです。

列	項目	入れる内容	例
A	品名	商品の名前	トマト缶 400g
B	分類	保管場所や種類	缶詰
C	数量	個数	12
D	期限の種類	賞味期限か消費期限か	賞味期限
E	期限	パッケージの日付	2027/3/31
F	残り日数	関数で計算	自動で表示
G	状態	関数で判定	自動で表示
H	入荷日	受け入れた日	2026/11/1
I	メモ	ロット番号、保管場所の棚など	棚B-2

A列の品名は、同じ商品でも容量や味が違うものは別の行に分けます。 「トマト缶」とだけ書くと、400gと200gが混ざってしまい、数量を正しく数えられません。

E列の期限は、必ず日付の形で入力します。 「2027.3.31」や「27/3/31」のように入力すると、エクセルが日付として認識せず、残り日数の計算ができないことがあります。 「2027/3/31」の形で入力し、セルの表示形式が日付になっているかを確かめます。 年月だけが表示されている商品は、その月の末日を入力しておくと、残り日数の計算がずれません。

同じ品名でも、期限の違うものが入荷したら、行を分けて入力します。 1つの行に2つの期限を書くと、早いほうの期限を見落とします。 1行に1つの期限、と決めておくのが、期限管理の表を正しく保つ一番の決まりです。

H列の入荷日とI列のメモは、期限の管理そのものには使いませんが、問題が起きたときに役立ちます。 いつ入荷したものか、どの棚に保管しているかが分かれば、期限が近いものを探す時間が短くなります。

残り日数を出す関数：TODAY関数の使い方

F列の残り日数は、期限の日付から今日の日付を引いて求めます。 エクセルでは、日付は1日を1とする数値として扱われているので、日付どうしを引き算すると日数が出ます。 今日の日付を返すのが TODAY 関数です。

F2セルに、次の式を入力します。

=IF(E2="","",E2-TODAY())

この式は、「E2が空なら何も表示せず、日付が入っていれば、期限から今日を引いた日数を表示する」という意味です。 IF関数で空のセルを除いておくと、まだ入力していない行に大きなマイナスの数値が表示されるのを防げます。 F2に入力したら、セルの右下を下へ引っ張って、表の最後の行までコピーします。

計算の結果は、次のように読みます。

• 正の数：期限まであと何日あるか
• 0：今日が期限
• 負の数：期限を何日過ぎているか

TODAY 関数は、ファイルを開くたびに、その日の日付で計算し直されます。 毎朝ファイルを開けば、残り日数が自動で1日ずつ減っていくので、手で日数を書き換える必要はありません。

F列のセルの表示形式が日付になっていると、残り日数が「1900/1/12」のような日付で表示されてしまいます。 そのときは、F列を選んで表示形式を「標準」か「数値」に変えると、日数として表示されます。

製造日と賞味期限までの日数しか分からない商品の場合は、期限の列に計算式を入れて求めます。 製造日がH2、期限までの日数が30日なら、「=H2+30」で期限の日付が出ます。 月の単位で期限が決まっている商品なら、EDATE 関数を使い、「=EDATE(H2,6)」とすると製造日の6か月後の日付になります。

状態を3段階で表示する：IF関数の組み立て方

残り日数の数字だけでは、何十行もある表を見たときに、どれが危ないのかを読み取るのに時間がかかります。 G列に「余裕あり」「まもなく」「期限切れ」の3段階の状態を表示しておくと、ひと目で判断できます。

G2セルに、次の式を入力します。

=IF(F2="","",IF(F2>30,"余裕あり",IF(F2>=0,"まもなく","期限切れ")))

この式は、外側から順に次のように判定しています。

1. F2が空なら、何も表示しない
2. 残り日数が30日を超えていれば「余裕あり」
3. 残り日数が0日以上30日以下なら「まもなく」
4. それ以外（マイナスの日数）なら「期限切れ」

「まもなく」の基準を何日にするかは、管理するものによって変えます。 回転の早い店の在庫なら7日、防災の備蓄品のように年に1回入れ替えるものなら60日や90日、と使い方に合わせて決めます。 基準の日数を式の中に直接書くと、あとで変えるときにすべての行の式を書き直すことになります。 表の上の空いたセル（たとえばK1）に基準の日数を入力し、式の中の30を「$K$1」に置き換えておけば、K1の数字を変えるだけで全部の行の判定が変わります。

=IF(F2="","",IF(F2>$K$1,"余裕あり",IF(F2>=0,"まもなく","期限切れ")))

$記号は、式を下の行にコピーしても参照するセルがずれないようにするための印です。 この印が無いと、3行目では K2、4行目では K3 を見てしまい、判定が崩れます。

期限が近いものに色を付ける：条件付き書式

状態を文字で表示したら、次は色を付けて、さらに目に入りやすくします。 エクセルの条件付き書式を使うと、セルの値に応じて自動で色が変わります。

まず、期限切れの行を赤くする設定をします。

1. A2から I列の最後の行までを選ぶ
2. 「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選ぶ
3. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選ぶ
4. 式の欄に「=$G2="期限切れ"」と入力する
5. 「書式」で塗りつぶしの色を薄い赤にする

同じ手順で、「=$G2="まもなく"」の式で薄い黄色の書式を追加します。 式の中の「$G2」は、列は G に固定し、行は1行ずつずらして見る、という意味です。 この形にしておくと、G列の状態に合わせて、その行全体に色が付きます。

ルールが2つ以上あるときは、優先順位にも気をつけます。 条件付き書式の「ルールの管理」を開くと、ルールが上から順に並んでいます。 上にあるルールほど優先されるので、期限切れのルールを一番上にしておきます。

色の付け方は、表を見る人が迷わないよう、意味を決めて使います。 赤は「すぐに対応が要るもの」、黄色は「近いうちに使うか、売り切るもの」、色なしは「問題のないもの」と決めておき、表の上に凡例として書いておくと、誰が見ても同じように読めます。

件数を数えて、全体の状況をつかむ

表の行が増えてくると、色を眺めるだけでは全体の状況がつかみにくくなります。 表の上か別のシートに、状態ごとの件数を数える欄を作っておくと、毎朝の確認が早くなります。

件数を数えるには COUNTIF 関数を使います。

=COUNTIF(G:G,"期限切れ")
=COUNTIF(G:G,"まもなく")
=COUNTIF(G:G,"余裕あり")

それぞれ、G列の中で「期限切れ」「まもなく」「余裕あり」と表示されているセルの数を返します。 期限切れの件数が0でなければ、その日のうちに対応する、と決めておけば、確認の作業はこの数字を見るだけで済みます。

数量の合計も知りたい場合は、SUMIF 関数を使います。

=SUMIF(G:G,"まもなく",C:C)

この式は、状態が「まもなく」の行の数量を合計します。 期限が近い商品が何個あるかが分かれば、値引きして売り切るか、社内で使い切るかを判断しやすくなります。

分類ごとの件数を知りたいときは、COUNTIFS 関数で条件を2つ指定します。 「=COUNTIFS(B:B,"缶詰",G:G,"まもなく")」とすれば、缶詰の中で期限が近いものの件数が分かります。 保管場所ごとに担当者が違う場合は、分類の代わりに保管場所で数えると、誰が対応すればよいかがすぐに分かります。

毎日の確認と、期限が近いものの扱い方

表を作っただけでは、期限切れは防げません。 大事なのは、表を毎日見て、期限が近いものに手を打つ流れを決めておくことです。 毎日の確認は、次の手順で進めると5分ほどで終わります。

1. ファイルを開き、件数の欄で「期限切れ」と「まもなく」の数を見る
2. G列で絞り込み（フィルター）をかけ、「期限切れ」の行だけを表示する
3. 期限切れのものを棚から出し、処分の方法を決める
4. 次に「まもなく」の行を表示し、使い切るか売り切るかの方法を決める
5. 入荷や出荷で数量が変わった行を更新する

フィルターは、表の見出しの行を選び、「データ」タブの「フィルター」を押すと見出しに三角の印が付きます。 G列の印を押して、表示したい状態だけに印を入れると、その行だけが表示されます。 E列の期限で並べ替えると、期限が早い順に並ぶので、どれから手を付ければよいかが分かります。

期限が近いものの扱い方は、あらかじめ決めておきます。 店であれば値引きの基準、事務所の備蓄品であれば社内で配る、炊き出しの訓練で使う、といった方法があります。 日持ちする食品の賞味期限は、おいしく食べられる期限なので、期限を過ぎたらすぐに食べられなくなるわけではありません。 ただし、期限を過ぎた食品を人に配ったり売ったりするかどうかは、品質や保存の状態、取引先との約束によって判断が変わります。 店で扱う商品については、自社の決まりや、取引先との取り決めに従って扱います。

入荷したものを棚に並べるときは、期限の早いものを手前に、遅いものを奥に並べます。 これを先入れ先出しと呼び、古いものから順に使うことで、期限切れを減らせます。 表の上で期限の早いものが分かっていても、棚の奥に置かれていると、取り出すときに新しいものから使ってしまいます。 表と棚の並びを合わせることが、期限管理を確実にするための最後の一歩です。

入荷と使用の記録をつなげて、数量を正しく保つ

賞味期限の管理表で意外に崩れやすいのが、C列の数量です。 期限の日付は一度入力すれば変わりませんが、数量は入荷や使用、販売のたびに変わります。 数量が実際の棚と合っていないと、「まもなく」の行を見て値引きの準備をしたのに、棚にはもう無かった、ということが起きます。

数量を正しく保つには、管理表とは別のシートに「入出庫の記録」を作る方法があります。 記録のシートには、次の列を作ります。

列	内容	例
A	日付	2026/11/8
B	品名	トマト缶 400g
C	期限	2027/3/31
D	入荷数	24
E	使用・販売数	6
F	記録した人	〇〇

入荷や使用があるたびに、この記録のシートに1行ずつ追加していきます。 管理表のC列の数量は、記録のシートから SUMIFS 関数で計算します。 管理表のA2が品名、E2が期限なら、C2に次の式を入れると、同じ品名と期限の行の入荷数の合計から、使用・販売数の合計を引いた数が出ます。

=SUMIFS(記録!D:D,記録!B:B,A2,記録!C:C,E2)-SUMIFS(記録!E:E,記録!B:B,A2,記録!C:C,E2)

この形にしておくと、数量を手で書き換える必要がなくなり、いつ誰が何個使ったのかも記録に残ります。 数量が合わないときは、記録のシートを日付で並べ替えて見直せば、どこで食い違いが生じたのかを探せます。

月に1回は、棚の実物を数えて表の数量と照らし合わせる棚卸しを行います。 差があった場合は、記録のシートに「棚卸しの差」として1行を追加し、数量を実物に合わせます。 差の理由が分かれば、メモの列に書いておくと、同じ食い違いを繰り返さずに済みます。

よくある入力の誤りと、その直し方

関数と条件付き書式を設定したのに、色が付かない、残り日数がおかしい、という相談はよくあります。 原因の多くは、入力の誤りか、表の形の崩れです。 代表的なものと直し方を整理します。

1つ目は、期限が日付ではなく文字として入力されている場合です。 セルの左寄せで表示されている日付は、文字として扱われていることが多く、残り日数の計算でエラーになります。 該当の列を選び、「データ」タブの「区切り位置」を開いて、そのまま「完了」を押すと、文字の日付が日付の値に変わることがあります。 変わらない場合は、DATEVALUE 関数で日付に直した値を別の列に作り、値として貼り付けます。

2つ目は、並べ替えで式が崩れる場合です。 表の途中に空白の行があると、並べ替えの範囲がそこで途切れ、表の一部だけが並べ替わってしまいます。 表の中には空白の行を作らないようにし、並べ替えの前に表全体が選ばれているかを確かめます。

3つ目は、新しい行を追加したときに、式や書式が付いていない場合です。 表の最後に行を追加しても、上の行の式が自動でコピーされないことがあります。 これを防ぐには、表の範囲を選んで「挿入」タブの「テーブル」でテーブルに変換しておきます。 テーブルにすると、新しい行を追加したときに、上の行の式と書式が自動で引き継がれます。 見出しの行にフィルターの印も自動で付くので、毎日の絞り込みも楽になります。

4つ目は、条件付き書式のルールが増えすぎている場合です。 行のコピーや貼り付けを繰り返すと、同じルールが何十個も作られて、表の動作が重くなることがあります。 「ルールの管理」を開いて、同じ内容のルールが並んでいたら1つに整理し直し、適用先を表全体に設定し直します。

印刷して現場で使うときの工夫

賞味期限の管理表は、パソコンで見るだけでなく、印刷して倉庫や棚の前で使うこともあります。 現場でパソコンを開けない場合は、毎朝の確認のあとに、「期限切れ」と「まもなく」の行だけを絞り込んで印刷し、担当者に渡します。

印刷するときは、次の点を整えておくと、紙でも読みやすくなります。

• 印刷の範囲を、品名、数量、期限、残り日数、状態、保管場所の列に絞る
• 「ページレイアウト」で、すべての列を1ページの幅に収める設定にする
• 見出しの行を「印刷タイトル」に設定し、2ページ目以降にも見出しが出るようにする
• 印刷した日付をヘッダーに入れておく

色の付いた行は、白黒で印刷すると区別がつきにくくなります。 白黒で印刷する場合は、状態の列の文字を太字にする、期限切れの行の品名の前に印を付けるなど、色以外でも分かる工夫をしておきます。

印刷した紙に、対応した内容を手書きで書き込んでもらい、あとで表に反映する、という流れにしておくと、現場と表の情報がずれにくくなります。 紙に書き込まれた内容を表に戻す担当と、その日付を決めておくことが大切です。

防災の備蓄品を管理するときの工夫

会社や自治会、マンションの管理組合では、災害に備えた食料や水を備蓄していることが多くあります。 備蓄品は、普段は使わないため、気づいたときには期限が切れていた、ということが起きやすいものです。 エクセルの管理表は、こうした備蓄品の管理にも向いています。

備蓄品の管理表では、店の在庫の表に加えて、次の列を作っておくと便利です。

• 保管場所（倉庫、各階の防災庫など）
• 入れ替えの予定日（期限の何か月前に入れ替えるか）
• 入れ替えの担当者

備蓄品は、期限の直前に一度に入れ替えると、費用も手間も1回に集中します。 期限の数か月前を「入れ替えの予定日」として表に書き、その日が近づいたものから順に入れ替えると、作業を分けられます。 入れ替えで出た食品は、期限の前に社内で配ったり、防災の訓練で試食したりすると、無駄なく使い切れます。

入れ替えの予定日は、期限の列から計算できます。 期限の3か月前を予定日にするなら、「=EDATE(E2,-3)」と入力します。 状態の判定も、期限ではなく入れ替えの予定日を基準にしておくと、入れ替えの時期を逃しにくくなります。

備蓄品の管理は担当者が異動すると引き継ぎが途切れやすいので、ファイルの保存場所と、年に何回確認するかを決め、表の1行目に書いておきます。 ファイルを共有のフォルダに保存しておけば、担当者が変わっても、次の人がすぐに続きを始められます。

家庭の食品を管理するときの簡単な表

賞味期限の管理表は、店や事務所だけでなく、家庭の食品の管理にも使えます。 家庭で使う場合は、列を減らして、続けやすさを優先します。 品名、保管場所、期限、残り日数の4列だけでも、期限切れを大きく減らせます。

家庭の表では、すべての食品を入力する必要はありません。 冷蔵庫の中の調味料、まとめ買いした缶詰やレトルト食品、乾物、家庭で備えている非常食のように、期限が長くて存在を忘れやすいものに絞ると、入力の手間が小さく済みます。 毎日使い切る野菜や肉は、表に入れずに冷蔵庫の中で管理するほうが現実的です。

スマートフォンで見られる表計算のアプリを使えば、買い物の途中で家にある食品の期限を確かめられます。 同じ物を重ねて買ってしまうのを防げるので、食品の無駄を減らすことにもつながります。 消費者庁は、まだ食べられるのに捨てられてしまう食品を減らす取り組みを「食品ロス削減」として紹介しており、家庭で食品を使い切るための料理の例なども掲載しています（消費者庁 食品ロス削減）。 家族で共有する場合は、新しく買った物を誰が入力するかを決めておくと、表が古いままになりません。

残り日数で並べ替えて、期限が近い物から献立に使う、という使い方もできます。 週末に表を開いて、期限が近い物を使う料理を1つ決めるだけでも、期限切れで捨てる食品は少なくなります。 家庭の非常食も、同じ表の中で保管場所を「非常食」として分けておけば、年に1回の入れ替えの時期を逃しません。 入れ替えで出た非常食は、期限の前に普段の食事で食べてみると、いざというときに家族の口に合うかどうかも確かめられます。 食べた分を買い足して表に入力する、という流れを決めておくと、備えを切らさずに続けられます。

エクセルでの管理が向いている場合と、合わない場合

エクセルでの賞味期限の管理は、費用をかけずにすぐ始められるのが一番の強みです。 次のような場面では、エクセルで十分に管理できます。

• 管理する品目が数十から数百ほど
• 表を更新する人が1〜2人
• 入荷や出荷が1日に数回程度

一方、次のような場面では、エクセルだけでは手間が大きくなります。

• 品目が数千を超え、入荷と出荷が毎日たくさんある
• 複数の店舗や倉庫で、同じ表を同時に更新したい
• 商品のバーコードを読み取って入力したい

複数の人が同じファイルを同時に開いて更新すると、誰かの入力が上書きされて消えることがあります。 クラウドで共有できる表計算ソフトを使えば同時の編集はしやすくなりますが、入力の決まりを決めておかないと、表の形が少しずつ崩れていきます。 品目や拠点が多い場合は、在庫管理の専用のシステムを検討する段階です。

エクセルで続けるなら、入力の誤りを防ぐ工夫も役立ちます。 「データの入力規則」を使うと、期限の列に日付以外が入力されたときに注意を表示したり、期限の種類の列を「賞味期限」「消費期限」から選ぶだけにしたりできます。 入力の形がそろえば、関数や条件付き書式が正しく働き、表の信頼性が上がります。

期限の確認作業を複数人で分担するとき

店や事務所で賞味期限を管理していると、表を見るだけでなく、棚の確認、値引きの札の貼り替え、廃棄の記録、入れ替えの発注といった作業が発生します。 これらを1人で抱えると負担が大きいので、担当を分けて進めるのが一般的です。

分担が2〜3人で、作業が決まった曜日に回っているなら、エクセルの表に「確認の担当」と「確認した日」の列を追加するだけで足ります。 担当ごとに保管場所を分け、確認したら日付を入れる、という決まりにすれば、確認の漏れを防げます。

一方、複数の店舗や部署で作業を分け、「どの棚の確認が終わったか」「どの商品の値引きをいつまでにするか」「入れ替えの発注を誰が出すか」を、何人もの間で追いかける場合は、エクセルの1枚の表だけでは、作業の進み具合が見えにくくなります。 複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合は、Pinatecaのようなタスク管理の道具が向いています。 Pinatecaは、カンバンボードやリストボード、ガントチャートなど8種類のボードとチャットを備えたタスク管理の道具です。 公式サイトによると、5人までのチームなら無料で、ボードは10個まで、8種類のボードはすべて無料のプランから使えます。 「棚Bの期限の確認」「まもなく切れる缶詰の社内配布」「備蓄水の入れ替えの発注」といった作業を1件ずつカードにして担当と締め切りを付け、「未着手」「進行中」「完了」の列に並べると、関わる人が同じ画面で進み具合を確かめられます。 カードごとにコメントを残せるので、処分した数や、取引先と決めたことを作業と一緒に記録しておけます。 6人目、または11個目のボードからは有料のスタンダードプランになり、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）で人数とボードの上限がなくなります。 在庫の数や期限を自動で計算する道具ではないので、期限の一覧と残り日数の計算はエクセルで行い、そこから生まれる作業の割り振りと進み具合をPinatecaで追いかける、という使い分けになります。 最新の料金と機能は、Pinateca の掲載ページと公式サイトで確かめてください。 Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

エクセルの管理表づくりが活きる仕事と、運営者として見てきたこと

賞味期限の管理表のように、現場の困りごとを関数と書式で解決する力は、多くの職場で重宝されます。 表を作る技術そのものより、「誰が、いつ、何を見て、どう動くか」を考えて表を設計する力が、現場の作業を楽にします。

20年この市場を見てきた立場から言えば、在宅や業務委託で事務の仕事を長く続けている人ほど、依頼された表をただ作るのではなく、使う人が毎日迷わずに更新できる形にまで整えています。 入力の決まりを書き添える、凡例を付ける、引き継ぎのメモを残す、といった気配りがある表は、依頼する側から見て「また頼みたい」と思える仕事になります。 中間の手数料が乗らない直接のやり取りでは、こうした信頼の積み重ねが、受け手の手取りの厚さと、依頼する側の頼みやすさの両方に返ってきます。

表計算の力を伸ばして、業務の仕組みづくりに関わる仕事に広げることもできます。 アプリケーション開発のお仕事では、業務の表や手作業をアプリやシステムに置き換える仕事の内容と始め方を紹介しています。 企業の作業の流れを聞き取り、AIや道具で改善を提案する仕事に関心があれば、AIコンサル・業務活用支援のお仕事も参考になります。

よくある質問

Q. エクセルで賞味期限の残り日数を出すにはどうすればよいですか？

期限の日付から TODAY 関数で求めた今日の日付を引きます。期限がE2にあるなら、「=IF(E2="","",E2-TODAY())」と入力すると、空のセルを除いて残り日数が表示されます。TODAY 関数はファイルを開くたびに計算し直されるので、毎日自動で日数が更新されます。表示が日付になったときは、セルの表示形式を標準に変えます。

Q. 期限が近いものに自動で色を付けるにはどうすればよいですか？

条件付き書式の「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、状態の列が「期限切れ」なら赤、「まもなく」なら黄色になるよう、「=$G2="期限切れ"」のような式でルールを作ります。列の前に$を付けると、行全体に色が付きます。ルールの管理で期限切れのルールを一番上にしておきます。

Q. 「まもなく」の基準は何日にすればよいですか？

管理するものによって変えます。回転の早い店の在庫なら7日ほど、年に1回入れ替える防災の備蓄品なら60日から90日ほど、と使い方に合わせて決めます。基準の日数は表の上の空いたセルに入力し、式の中でそのセルを参照しておくと、数字を1か所変えるだけで全部の判定を変えられます。

Q. 同じ商品で期限が違うものはどう入力すればよいですか？

期限ごとに行を分けて入力します。1つの行に2つの期限を書くと、早いほうの期限を見落とします。1行に1つの期限と決めておけば、残り日数と状態の判定が正しく働き、期限の順に並べ替えたときにも、どれから使えばよいかがすぐに分かります。