受発注管理をエクセルで行う｜注文から納品までを追える表

注文を受けたのに仕入れの発注を忘れていた。 納期が過ぎているのに、まだ出荷していないことに気づかなかった。 受発注の管理でこうした抜けが起きるのは、注文の情報がメール、FAX、電話のメモ、担当者の頭の中に散らばっているからです。

この記事では、受発注管理をエクセルで行う方法を、受注管理表と発注管理表に入れる項目、表を作る手順、役に立つ関数、納期が近い注文や遅れている注文に色を付ける設定、状況の決め方、運用のルールの順に解説します。 発注書を出すときに守る法律の決まりと、エクセルで管理を続けられる条件と限界にも触れます。 注文ごとの作業を複数人で分担し、担当と期限と進み具合を共有したい場合に向けて、Pinateca のようなボード型の道具を使う方法も紹介します。

受発注管理とは

受発注管理とは、お客様から受けた注文（受注）と、仕入れ先や外注先に出した注文（発注）を記録し、注文から納品、請求、支払いまでの進み具合を追うことです。 受注と発注は、言葉は似ていますが、立場が逆です。

• 受注管理：お客様から注文を受け、商品やサービスを届け、代金を受け取るまでを管理する
• 発注管理：仕入れ先や外注先に注文を出し、商品やサービスを受け取り、代金を支払うまでを管理する

小売や卸、製造、制作の仕事では、1件の受注に対して、材料の仕入れや外注の発注が1件または複数件結び付きます。 受注と発注を別々に管理していると、どの受注のための発注なのかが分からなくなり、発注の忘れや、二重の発注が起こります。 受発注管理の表を作るときは、受注と発注を結び付ける番号を必ず持たせます。

エクセルで管理するのが向いている場面

エクセルで受発注を管理するのは、次のような場面に向いています。

• 1か月の注文の件数が数十件から数百件ほど
• 表を書き換える人が1人から数人に決まっている
• 商品の種類がそれほど多くない
• 専用のシステムを入れる予算や時間がまだない

エクセルは、多くの会社のパソコンにすでに入っていて、費用をかけずに始められます。 自社の仕事の流れに合わせて、項目や計算を自由に変えられるのも利点です。

受注管理表に入れる項目

受注管理表には、次の項目を入れます。

項目	書くこと
受注番号	J-2026-0001
受注日	2026/11/08
顧客名	株式会社〇〇
顧客の担当者	〇〇様
商品コード	A-001
商品名	商品コードから自動で表示
数量	10
単価	商品コードから自動で表示
金額	数量と単価から計算
納期	2026/11/20
出荷日	実際に出荷した日
請求日	請求書を送った日
入金日	代金が入った日
状況	受注済み、手配中、出荷済み、請求済み、入金済み
社内の担当者	営業部 〇〇
備考	特別な条件、変更の経緯

1件の注文に複数の商品が含まれる場合は、商品ごとに1行ずつ入力し、受注番号を同じにします。 1つのセルに複数の商品を書き込むと、後で商品ごとの集計ができなくなります。

発注管理表に入れる項目

発注管理表には、次の項目を入れます。

項目	書くこと
発注番号	H-2026-0001
受注番号	結び付く受注の番号（在庫の補充なら空欄）
発注日	2026/11/08
発注先	〇〇商事
商品コード	B-010
品名	商品コードから自動で表示
数量	20
単価	商品コードから自動で表示
金額	数量と単価から計算
納期	2026/11/15
納品日	実際に届いた日
検品	済み、不足あり、不良あり
支払期日	2026/12/31
支払日	実際に支払った日
状況	発注済み、納品待ち、納品済み、支払済み
社内の担当者	購買部 〇〇

受注番号の列が、受注と発注を結び付けるための列です。 受注管理表の側から、その受注に結び付く発注がすべて納品済みかを確かめられるようになります。

エクセルで受発注管理表を作る手順

表は、次の手順で作ります。

1. シートを分ける（受注、発注、商品の一覧、顧客の一覧、発注先の一覧、集計）
2. 商品の一覧のシートに、商品コード、商品名、単価、仕入れ先を入力する
3. 受注と発注のシートに、項目の見出しを1行目に入力する
4. 見出しを含む範囲を選び、「テーブルとして書式設定」でテーブルにする
5. 状況や担当者の列に、データの入力規則でプルダウンを設定する
6. 商品名と単価の列に、商品コードから呼び出す式を入れる
7. 金額の列に、数量と単価を掛ける式を入れる
8. 納期が近い行や遅れている行に、条件付き書式で色を付ける
9. 集計のシートに、月ごとや顧客ごとの合計を出す式を入れる

シートを分ける理由

商品名や単価、顧客名を、注文のたびに手で入力すると、表記の揺れや打ち間違いが起きます。 商品や顧客の一覧を別のシートにまとめておき、注文の表からはコードで呼び出すようにすれば、入力の手間が減り、間違いも少なくなります。 単価が変わったときも、一覧のシートを1か所直すだけで済みます。 ただし、一覧の単価を直すと、過去の注文の金額まで変わってしまう作りにすると困ります。 過去の注文の単価は、注文を確定した時点で値として確定させるか、単価の改定日ごとに一覧を分けるなどの工夫をします。

テーブルにする理由

範囲をテーブルにしておくと、新しい行を加えたときに、式や書式が自動で引き継がれます。 フィルターも自動で付くため、顧客や状況で絞り込むのが簡単になります。 集計の式でテーブルの名前と列の名前を使えば、行が増えても式を直す必要がありません。

受発注管理に役立つ関数

XLOOKUP関数で商品名と単価を呼び出す

商品コードを入力したら、商品名と単価が自動で表示されるようにするには、XLOOKUP関数を使います。 たとえば、商品の一覧のシートのA列に商品コード、B列に商品名があり、受注のシートのE2セルに商品コードを入力する場合、商品名の列に「=XLOOKUP(E2,商品!A:A,商品!B:B,"未登録")」と入力します。 最後の「未登録」は、商品コードが一覧に見つからなかったときに表示する文字です。 関数の詳しい使い方は、Microsoft のXLOOKUP関数の案内で確かめられます。 XLOOKUP関数が使えない古いExcelでは、VLOOKUP関数で同じことができます。

SUMIFS関数で月ごと、顧客ごとに合計する

集計のシートで、月ごとや顧客ごとの売上を出すには、SUMIFS関数を使います。 SUMIFS関数は、いくつかの条件に合う行だけの合計を出す関数です。 たとえば、顧客ごとの受注金額の合計なら「=SUMIFS(受注!I:I,受注!C:C,A2)」のように、金額の列、顧客名の列、集計したい顧客名のセルを指定します。 11月の合計を出すなら、受注日の列に「2026年11月1日以後」と「2026年12月1日より前」の2つの条件を付けます。 2つ目の条件は、「">="&DATE(2026,11,1)」のように大なりの記号を使って書き、1つ目の条件と組み合わせて「=SUMIFS(受注!I:I,受注!B:B,">="&DATE(2026,11,1))-SUMIFS(受注!I:I,受注!B:B,">="&DATE(2026,12,1))」とすると、11月1日以後の合計から12月1日以後の合計を引いた、11月の合計が出ます。 SUMIFS関数の詳しい使い方は、Microsoft のSUMIFS関数の案内で確かめられます。

COUNTIFS関数で未対応の件数を数える

状況ごとの件数を数えるには、COUNTIFS関数を使います。 たとえば「=COUNTIFS(受注!N:N,"手配中")」とすると、状況が「手配中」の受注の件数が出ます。 集計のシートの上のほうに、「手配中」「出荷済み」「請求済み」の件数を並べておくと、表を開いたときに、今どれだけの注文が動いているのかが分かります。

IF関数とTODAY関数で納期の遅れを知らせる

納期を過ぎても出荷していない注文を見つけるには、IF関数とTODAY関数を組み合わせます。 たとえば、納期がJ列、出荷日がK列にある場合、判定の列に「=IF(AND(K2="",TODAY()>J2),"遅れ","")」と入力すると、出荷日が空欄で、今日が納期を過ぎている行に「遅れ」と表示されます。 納期の3日前から知らせたい場合は「=IF(AND(K2="",TODAY()+3>=J2),"要確認","")」のようにします。

条件付き書式で行に色を付ける

判定の列の文字だけでなく、行全体に色を付けると、さらに見落としにくくなります。 Excelでは、ホームのタブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選んで、「=$O2="遅れ"」のように判定の列を見る式を入れ、赤い塗りつぶしを設定します。 「要確認」は黄色、「入金済み」は灰色のように、状況ごとに色を決めておくと、表全体の状態が一目で分かります。 ある会社の記事も、条件付き書式の使い方として次の例を挙げています。

例えば、100万円以上の高額受注を青色で強調したり、発注金額が予算を超えている場合に赤色で警告したりする設定がおすすめです。 出典: tc-nb.co.jp

注文の受け方をそろえる

受発注管理表に入力する手間と間違いを減らすには、表の作りだけでなく、注文の受け方そのものをそろえることが効きます。 注文がメール、FAX、電話、メッセージとばらばらの形で届くと、入力のたびに読み取る項目の場所が違い、読み違いや入力の漏れが起こりやすくなります。

注文書の形を決めて渡す

取引が続くお客様には、こちらで注文書の形を決めて渡し、その形で注文してもらうように頼みます。 注文書の項目を、受注管理表の列と同じ順番にしておけば、入力するときに上から順に写すだけで済みます。 商品コードを注文書に書いてもらえれば、商品名の書き方の違いで迷うこともなくなります。

電話の注文は聞き取る項目を決める

電話で注文を受ける場合は、聞き取る項目を書いた用紙を電話の横に用意し、その順番で確かめます。 顧客名、担当者、商品、数量、納期、届け先を聞き、最後に内容を読み上げて相手に確かめてもらいます。 聞き取った内容は、注文の確認としてメールで送っておくと、後で行き違いがあったときの記録になります。

受注の確認を返す

注文を受けたら、受注番号と、商品、数量、金額、納期を書いた確認のメールを返します。 お客様にとっては、注文が確かに届いたことの安心になり、こちらにとっては、注文の内容の行き違いを早く見つける機会になります。 確認のメールの文面は、受注管理表の項目から作れるように、決まった形にしておくと手間がかかりません。

状況（ステータス）の決め方

受発注管理表で最も大切なのが、状況の列です。 状況が正しく入力されていれば、表を絞り込むだけで、次にやるべき作業が分かります。

状況の段階を決める

受注の状況は、仕事の流れに合わせて、次のように段階を決めます。

1. 受注済み：注文を受け、内容を確かめた
2. 手配中：仕入れや製造、外注の発注を済ませた
3. 出荷済み：商品を出荷した、またはサービスを提供した
4. 請求済み：請求書を送った
5. 入金済み：代金が入った

段階の数は、多すぎると入力が面倒になり、少なすぎると状態が分かりません。 自社の仕事で、担当者が代わる区切りや、確認が必要な区切りを段階にすると、ちょうどよい数になります。 「キャンセル」「保留」のような、流れから外れる状況も決めておきます。

状況はプルダウンから選ぶ

状況の列は、データの入力規則でプルダウンを設定し、決めた言葉からしか選べないようにします。 「出荷済」「出荷済み」「発送済み」のように表記が揺れると、COUNTIFS関数の件数やフィルターの絞り込みが正しく働かなくなります。

日付の列と組み合わせる

状況の列に加えて、出荷日、請求日、入金日などの日付の列にも、実際の日付を入力します。 状況だけだと、いつその段階に進んだのかが分かりません。 日付があれば、受注から出荷までにかかった日数を計算でき、納期の約束の目安にもなります。

運用のルールを決める

表を作っても、入力されなければ役に立ちません。 誰が、いつ、何を入力するのかを、ルールとして決めます。 先ほどの記事は、入力のタイミングについて次のように書いています。

受注管理表は「受注確定後24時間以内に入力」、発注管理表は「発注手続き完了後すぐに入力」など、具体的なルールを決めましょう。データの入力形式も統一します。 出典: tc-nb.co.jp

ルールには、次のことを書きます。

• 受注と発注を入力する人と、入力するタイミング
• 状況を進める人と、そのタイミング（出荷した人が出荷済みにする、など）
• 番号の付け方（受注はJ、発注はHから始める、年と連番を組み合わせる、など）
• ファイルの保存場所と、ファイルの名前
• 月に1回、表と実際の注文書や請求書を突き合わせる人

番号の付け方

受注番号と発注番号は、重ならないように付けます。 手で連番を付けると、2人が同じ番号を付けてしまうことがあるため、番号を付けるのは1人に決めるか、表の最後の番号に1を加える式で自動で付けるようにします。 番号は、一度付けたら変えません。 キャンセルになった注文も、行を消さずに状況を「キャンセル」にして残します。 行を消すと、番号が抜けた理由が後で分からなくなります。

バックアップを取る

エクセルのファイルは、間違って上書きしたり、消してしまったりすることがあります。 毎日の終わりや週の終わりに、日付を付けた控えのファイルを別の場所に保存しておきます。 共有フォルダやクラウドの保存サービスに、以前の版を戻せる機能があれば、それも使います。

発注書を出すときに守る決まり

発注管理では、法律の決まりにも気をつけます。 仕事を外部に頼む会社の規模や、頼む仕事の内容によっては、発注の内容を相手に示すことや、代金の支払期日が法律で決められています。

製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法、以前の下請法）では、第4条で、委託する事業者が中小受託事業者に製造などを委託した場合は「直ちに」、給付の内容、代金の額、支払期日、支払方法などを、書面または電子の方法で示さなければならないとされています。 第3条では、代金の支払期日は、給付を受け取った日から60日の期間内で、できる限り短い期間内に定めなければならないとされています。 第7条では、給付や受領、代金の支払いなどを記録した書類やデータを作り、保存することが求められています。 この法律の対象になるかどうかは、取引の内容と、双方の資本金や従業員の数などで決まります。 自社の取引が対象になるかは、e-Govの法令検索で条文を確かめるとともに、公正取引委員会や中小企業庁の案内、専門家に確かめてください。 フリーランスの個人に仕事を頼む場合には、別の法律（フリーランス法）で、取引の条件を示すことなどが決められています。

発注管理表に発注日、納期、納品日、支払期日、支払日の列を設けておけば、支払期日を守れているかを表で確かめられます。 受け取った日から支払期日までの日数を計算する列を作り、60日を超える行に色を付ける、といった確認もできます。

請求書と領収書の保存

受注した側は請求書を発行し、発注した側は受け取った請求書を保存します。 消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として、登録を受けた事業者が発行する適格請求書（インボイス）を保存する必要があります。 記載が必要な事項や、登録番号の確かめ方は、国税庁のインボイス制度の案内で確かめられます。 発注管理表に、発注先の登録番号の列を設けておくと、請求書を受け取ったときの確認が楽になります。

在庫の数を表で追う方法

商品を仕入れて売る仕事では、受注と発注に加えて、在庫の数も気になります。 エクセルでも、簡単な形なら在庫の数を追えます。

入出庫のシートを作る

在庫を追うには、商品が入った記録と出た記録を、1つのシートに並べます。 列は、日付、商品コード、区分（入庫、出庫）、数量、関係する番号（発注番号や受注番号）の5つほどで十分です。 発注した商品が届いたら「入庫」として、受注した商品を出荷したら「出庫」として、1行ずつ入力します。

SUMIFS関数で在庫の数を出す

商品ごとの在庫の数は、入庫の合計から出庫の合計を引いて出します。 たとえば、入出庫のシートのB列が商品コード、C列が区分、D列が数量なら、商品の一覧のシートで「=SUMIFS(入出庫!D:D,入出庫!B:B,A2,入出庫!C:C,"入庫")-SUMIFS(入出庫!D:D,入出庫!B:B,A2,入出庫!C:C,"出庫")」と入力すると、A2セルの商品の在庫の数が出ます。 商品の一覧に「発注する目安の数」の列を作り、在庫の数がその目安と同じか下回ったら色を付けると、発注の忘れを防げます。

実際の数と突き合わせる

表の在庫の数は、入力の漏れや間違いがあると、実際の数とずれていきます。 月末などに、棚の商品の数を実際に数え（棚卸し）、表の数と比べます。 ずれていたら、入力の漏れがないかを確かめてから、表の数を実際の数に合わせる記録を加えます。 在庫の数を正確に、多くの商品について追う必要がある場合は、在庫管理の専用のシステムを検討します。

業種ごとの表の工夫

受発注管理表の基本の形は同じでも、業種によって、加えたい列や、気をつけたい点が違います。

ネットショップの場合

ネットショップでは、注文の件数が多く、1件あたりの金額は小さいことが多くあります。 受注の表には、注文を受けた販売の場所（自社のサイト、モールなど）、配送の方法、送り状の番号の列を加えると、問い合わせを受けたときにすぐに確かめられます。 販売の場所ごとに注文の情報を書き出せる場合は、書き出したデータを貼り付けて取り込む形にすると、手で入力する手間が減ります。

製造の仕事の場合

製造の仕事では、1件の受注に対して、材料の発注、製造、検査、出荷と、いくつもの工程が続きます。 受注の表とは別に、工程ごとの開始日と終了日を記録するシートを作ると、どの注文がどの工程で止まっているかが分かります。 材料の発注は、製造を始める日から逆算して、仕入れ先の納期を見込んで出す必要があるため、発注の表に「必要な日」の列を加えます。

制作や受託の仕事の場合

デザインやシステムの制作のように、形のない成果物を納める仕事では、受注の表に、見積もりの番号、契約の範囲、修正の回数、検収（お客様が成果物を確かめて受け取ること）の日の列を加えます。 外部のフリーランスに一部を頼む場合は、発注の表に、頼んだ作業の範囲と、納品物の確認の日を記録します。 検収の日が請求の起点になることが多いため、検収の日を記録しておくと、請求の漏れを防げます。

月末の締めの確認の手順

受発注管理表は、月末にまとめて確かめると、請求や支払いの漏れを見つけやすくなります。 次の順番で確かめます。

1. 受注の表で、状況が「出荷済み」のまま「請求済み」になっていない注文を絞り込み、請求の漏れがないかを確かめる
2. 受注の表で、請求日から支払いの期日を過ぎても「入金済み」になっていない注文を絞り込み、お客様に確認する
3. 発注の表で、状況が「納品済み」で、支払期日が来月の初めまでに来るものを絞り込み、支払いの準備をする
4. 発注の表で、納期を過ぎても「納品待ち」のままの発注を絞り込み、発注先に確認する
5. 集計のシートで、今月の受注の合計と発注の合計を確かめ、先月と比べる

絞り込みはフィルターの機能でもできますが、毎月同じ確認をするなら、FILTER関数を使って、条件に合う行だけを別のシートに表示させておくと、開くだけで確かめられます。 確認の結果、入金が遅れているお客様に連絡したことや、発注先に問い合わせたことは、表の備考の列に日付と一緒に記録します。

エクセルの受発注管理でよくあるミスと防ぎ方

入力の漏れ

電話で受けた注文を、後で入力しようとして忘れることがあります。 電話の注文は、受けたその場で表に入力するか、決まった用紙に書いて、その日のうちに入力するルールにします。

二重の入力

同じ注文がメールとFAXの両方で届いたときに、2回入力してしまうことがあります。 入力する前に、顧客名と受注日でフィルターをかけて、同じ注文がないかを確かめます。 相手の注文書の番号を入力する列を設けると、同じ番号がないかで確かめられます。 COUNTIFS関数で、同じ顧客名と同じ注文書の番号の組み合わせが2行以上ある場合に印を付ける列を作っておくと、二重の入力に早く気づけます。

式を壊してしまう

計算の式が入ったセルに、うっかり数字を上書きすると、その行だけ計算されなくなります。 式が入った列は、シートの保護の機能で書き換えられないようにしておくと防げます。 保護をかけるときは、入力してよい列のセルだけロックを外しておき、式の列はロックしたままにします。

ファイルが増えてどれが最新か分からない

複数の人がファイルを自分のパソコンにコピーして書き換えると、どれが最新のファイルなのか分からなくなります。 ファイルは共有フォルダの1か所だけに保存し、コピーを作らないルールにします。

単価の改定を反映し忘れる

仕入れ先から単価の改定の連絡を受けたのに、商品の一覧のシートを直し忘れると、発注の金額と請求書の金額が合わなくなります。 単価の改定の連絡を受けたら、改定の日と新しい単価を商品の一覧に記録し、改定の日より後の発注から新しい単価が使われるようにします。 請求書を受け取ったら、発注管理表の金額と突き合わせ、違いがあれば支払う前に発注先に確かめます。

エクセルの限界と、複数人で作業を回す方法

エクセルの受発注管理表は、件数が少なく、書き換える人が少ないうちはよく機能します。 しかし、次のような状態になると、限界が見えてきます。

• 複数の人が同時に書き換えて、変更がぶつかる
• 誰がいつ、どの行を書き換えたのかが分からない
• 注文の件数が増えて、ファイルが重くなる
• 在庫の数を正しく反映するのが難しくなる
• 外出先から確かめたり、入力したりできない

在庫の管理や、請求書の発行、会計との連携まで含めて自動にしたい場合は、受発注管理や販売管理の専用のシステムを検討する時期です。 機能や料金は製品ごとに違うため、自社の注文の件数、商品の数、使う人の数を決めてから、各社の公式の案内で比べます。

注文ごとの作業の進み具合を共有する

専用のシステムを入れるほどではないけれど、注文ごとの作業（仕入れの手配、製造、検品、出荷）を複数の担当者で分担していて、誰が今どの注文を抱えているかを共有したい、という場面もあります。 エクセルの表の状況の列だけでは、担当者どうしのやり取りや、作業の途中の経緯までは残りません。

担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合は、プロジェクト管理の道具を使う方法があります。 その選択肢の1つがPinatecaです。 公式サイトによると、Pinatecaは、カンバン（列にカードを並べて進み具合を動かす形）、ガントチャート（期間を横に並べて締切の重なりを見る形）、リスト（表で全件を並べて絞り込む形）など8種類のボードと、カードごとのコメントやチャットを備えたプロジェクト管理の道具です。 注文を1件ずつカードにして、担当者と納期を付け、「受注済み」「手配中」「出荷済み」の列の間で動かしていけば、どの注文がどの段階にあるかが1つの画面で分かります。 受注番号や顧客名のような項目は、カスタムフィールドとしてカードに加えられると案内されています。 作業の途中で気づいたことや、仕入れ先とのやり取りを、そのカードのコメントに残しておけば、担当者が代わっても経緯を追えます。

料金は、公式の料金ページによると、5人までのチームならフリープランが0円で、ボードは10個まで、8種類のボードやチャット、カスタムフィールドが使えます。 6人目または11個目のボードからはスタンダードプランで、1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）と案内されています。 最新の料金と機能は、Pinateca の掲載ページと公式サイトで確かめてください。 Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Pinatecaはプロジェクト管理の道具であり、金額の集計や在庫の数の計算、請求書の発行を行うものではありません。 金額や在庫の管理はエクセルの表や会計のソフトで行い、作業の分担と進み具合の共有に道具を使う、という組み合わせが考えられます。

受発注の仕組みを作る仕事と、運営者として見てきたこと

エクセルの受発注管理表を作る仕事や、表をもとに小さな管理の仕組みを作る仕事は、在宅でも請け負われることがあります。 関数やマクロを使った表の作成、入力の画面の作成、専用のシステムへの移行の手伝いなどです。 業務の仕組みを作るアプリの開発の仕事については、アプリケーション開発のお仕事で、どのような案件があるかを紹介しています。 事務の手間を減らすために生成AIなどの道具の使い方を提案する仕事もあり、その内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、受発注の表づくりを頼む会社とうまく進められる人は、表を作る前に、今の注文の流れを紙に書き出してもらい、どこで抜けが起きているのかを先に確かめています。 表の見た目より、流れのどこに確認の段階を作るかが、管理の質を決めるからです。 仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、依頼する側は同じ予算でより多くの改善を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。 小さな会社の業務改善は、こうした直接の取引と相性のよい仕事です。

会社の業務の流れを外から診断し、改善の助言をする国家資格として、中小企業診断士もあります。

よくある質問

Q. 受注管理表と発注管理表は1つの表にまとめてもよいですか？

件数が少なければ1つの表でも管理できますが、受注と発注では管理する相手と流れが違うため、シートを分けたほうが分かりやすくなります。分ける場合は、発注の表に結び付く受注番号の列を設け、どの受注のための発注なのかが分かるようにしておくと、発注の忘れや二重の発注を防げます。

Q. エクセルの受発注管理表に最低限必要な項目は何ですか？

受注なら、受注番号、受注日、顧客名、商品、数量、金額、納期、状況、担当者が最低限の項目です。発注なら、発注番号、発注日、発注先、品名、数量、金額、納期、納品日、支払期日、状況が必要です。1件に複数の商品があるときは商品ごとに1行ずつ入力し、番号を同じにします。

Q. 納期の遅れを見落とさないにはどうすればよいですか？

IF関数とTODAY関数を組み合わせて、出荷日が空欄で今日が納期を過ぎている行に「遅れ」と表示させ、条件付き書式で行全体に色を付けます。納期の数日前から「要確認」と表示させる式も加えておくと、遅れる前に手を打てます。毎朝、表を開いたら判定の列で絞り込む習慣をつけます。

Q. エクセルから専用のシステムに移るのはどんなときですか？

複数の人が同時に書き換えて変更がぶつかる、誰がいつ書き換えたのかを残す必要がある、注文の件数が増えてファイルが重くなる、在庫や請求まで自動でつなげたい、といった状態になったら検討する時期です。自社の注文の件数、商品の数、使う人の数を決めてから、各社の公式の案内で比べます。