発注の管理をエクセルで行う｜在庫切れを防ぐ発注点の決め方

在庫と発注の管理をエクセルで始めたものの、「気づいたら在庫が切れていた」「急いで発注したら同じ物を別の人も発注していた」という失敗を繰り返していないでしょうか。在庫発注管理のエクセルで最も大切なのは、表の見た目ではなく、「いくつになったら発注するか」という発注点を品目ごとに決めておくことです。発注点さえ決まっていれば、エクセルが要発注の品目を知らせてくれるので、担当者の勘や記憶に頼らずに済みます。

この記事では、発注点の考え方と計算のしかた、安全在庫と発注量の決め方を説明したうえで、エクセルで品目の一覧と発注台帳を作り、要発注の品目が自動で分かるようにする手順を紹介します。発注の作業を複数人で分担するときに、担当と期限を共有する道具の1つとして、国産のプロジェクト管理ツールPinateca（ピナテカ）にも触れます。

発注の管理で起きやすい3つの失敗

発注の管理がうまくいっていない職場では、次の3つの失敗のどれかが起きています。

1つ目は在庫切れです。気づいたときには在庫が0になっていて、急いで発注しても届くまで数日かかります。その間は出荷や作業が止まり、ネットショップなら販売の機会を逃し、工場なら製造が止まります。

2つ目は過剰在庫です。在庫切れを恐れて多めに発注するうちに、倉庫が物であふれ、保管の場所と費用がかさみます。使い切る前に型が古くなったり、使用期限が切れたりして、処分することになる品目も出てきます。

3つ目は発注の漏れと重なりです。誰が発注するのかが決まっていないと、全員が「誰かが発注しただろう」と思って発注が漏れたり、逆に複数の人がそれぞれ発注して同じ物が二重に届いたりします。

この3つの失敗には共通の原因があります。「いつ、いくつ発注するか」が品目ごとに決まっておらず、担当者がその都度、在庫を見て判断していることです。判断が人によって違えば、在庫切れと過剰在庫の両方が起きます。発注の管理をエクセルで行う目的は、この判断の基準を表に書き、誰が見ても同じ判断ができるようにすることにあります。

在庫管理表のテンプレートを公開している会社のブログでも、記録の残し方が在庫の差の原因究明を左右すると書かれています。

人力が関わる以上、ヒューマンエラーを100％無くすことは不可能です。それを理解し、ミスが発生した際に原因究明とリカバリーができる運用をすることも、正しい在庫管理に必要な要素になります。 出典: ts-base.jp

発注の基準を決めることと、入出庫の動きを記録に残すことは、在庫の管理の両輪です。

発注のしかたは大きく2つある

発注の決め方には、大きく分けて2つの方式があります。

方式	いつ発注するか	いくつ発注するか	向いている品目
発注点方式	在庫が発注点まで減ったとき	毎回決まった量	使う量が比較的安定していて、単価が低い品目
定期発注方式	毎週月曜日、毎月1日など決まった日	その都度計算した量	使う量の変動が大きい品目、単価が高い品目

発注点方式とは、在庫があらかじめ決めた数まで減ったら、決まった量を発注する方式です。コピー用紙や梱包材、ネジのような部品など、使う量が大きく変わらない品目に向いています。発注のたびに量を計算しなくてよいので、管理の手間が少なくて済みます。

定期発注方式とは、発注する日を決めておき、その日ごとに必要な量を計算して発注する方式です。季節によって売れ行きが変わる商品や、単価が高く在庫を抱えたくない品目に向いています。量を毎回計算する手間はかかりますが、在庫を必要な分に絞り込めます。

エクセルで発注を管理し始めるなら、まずは発注点方式から始めるのが分かりやすい方法です。品目ごとに発注点と発注量を決めておけば、あとはエクセルが要発注の品目を知らせてくれます。売れ行きの変動が大きい品目だけを定期発注方式に切り替える、という使い分けもできます。

発注点の決め方

発注点は、次の式で決めます。

発注点 ＝ 1日の平均使用量 × 調達期間 ＋ 安全在庫

1日の平均使用量とは、その品目が1日に平均していくつ使われるか、または売れるかの数です。調達期間とは、発注してから品物が届くまでの日数のことで、リードタイムとも呼ばれます。安全在庫とは、使う量が予想より多かったときや、届くのが遅れたときに備えて持っておく余分の在庫です。

この式の意味は、「発注してから届くまでの間に使う量」に「予想外の増加に備える分」を加えた数まで在庫が減ったら発注する、ということです。発注点で発注すれば、届くまでの間に平均どおりに使っても、安全在庫の分だけ在庫が残った状態で次の品物が届きます。

計算の例

梱包用の段ボールを例に計算してみます。

項目	値
過去90日間の使用量	1,800枚
1日の平均使用量	1,800 ÷ 90 ＝ 20枚
調達期間	5日
安全在庫	23枚（計算は次の節）
発注点	20 × 5 ＋ 23 ＝ 123枚

この場合、段ボールの在庫が123枚まで減ったら発注します。届くまでの5日間で平均100枚を使い、残りの23枚が予想外の増加への備えになります。

1日の平均使用量の取り方

1日の平均使用量は、過去の出庫や販売の記録から計算します。期間は、直近の90日程度を目安にします。期間が短すぎると、たまたま多く出た週や少なかった週の影響を強く受けます。反対に長すぎると、売れ行きが変わったことが反映されにくくなります。

営業日だけ使う品目は、カレンダーの日数ではなく営業日の数で割ります。週5日の営業で90日間なら、営業日は約64日です。土日に出荷がないネットショップで、カレンダーの日数で割ってしまうと、1日の平均使用量が実際より少なく出て、発注点が低くなりすぎます。

調達期間の確かめ方

調達期間は、仕入先が示す納期をそのまま使うのではなく、過去の発注で実際に何日かかったかを確かめて決めます。発注台帳に発注日と入荷日を記録しておけば、実際の日数を計算できます。納期が「3日から5日」のように幅がある場合は、長いほうの日数を使うと在庫切れを防ぎやすくなります。

発注を出すまでの社内の手続きにかかる日数も、調達期間に含めます。発注点を下回ったことに気づいてから、見積もりを取り、上司の承認を得て、発注を出すまでに2日かかるなら、仕入先の納期に2日を加えた日数が実際の調達期間です。

安全在庫の決め方

安全在庫の決め方には、簡単な方法と、ばらつきから計算する方法の2つがあります。

簡単な方法

最も簡単なのは、過去の最大の使用量と平均の使用量の差から決める方法です。

安全在庫 ＝ （1日の最大使用量 - 1日の平均使用量）× 調達期間

段ボールの例で、1日の最大使用量が32枚なら、（32 - 20）× 5 ＝ 60枚になります。この方法は計算が分かりやすい反面、過去に1日だけ極端に多く使った日があると、安全在庫が大きくなりすぎる傾向があります。

ばらつきから計算する方法

もう1つは、日々の使用量のばらつきを数字で表し、そこから計算する方法です。

安全在庫 ＝ 安全係数 × 1日の使用量の標準偏差 × √調達期間

標準偏差とは、数値が平均からどのくらいばらついているかを表す値です。毎日ほぼ同じ量を使う品目は標準偏差が小さく、日によって大きく変わる品目は大きくなります。エクセルでは、STDEV.S関数で計算できます。

安全係数とは、在庫切れをどのくらいの確率で防ぎたいかに合わせて決める数です。よく使われる値は次のとおりです。

在庫切れを防ぎたい確率	安全係数
90%	1.28
95%	1.65
99%	2.33

この数は、エクセルのNORM.S.INV関数に確率を入れると求められます。「=NORM.S.INV(0.95)」と入れると、約1.645が返ります。

段ボールの例で、1日の使用量の標準偏差が6枚、調達期間が5日、在庫切れを95%の確率で防ぎたいとすると、1.65 × 6 × √5 ＝ 1.65 × 6 × 2.236 で約22.1枚になり、切り上げて23枚が安全在庫です。簡単な方法の60枚と比べると、ばらつきに見合った量に抑えられているのが分かります。

確率を99%に上げれば在庫切れはさらに起きにくくなりますが、安全在庫は増え、保管の費用もかかります。すべての品目を99%にするのではなく、切れると作業が止まる品目は高く、代わりの物がある品目は低く、というように品目の重要度で使い分けるのが現実的です。

発注量の決め方

発注点方式では、毎回決まった量を発注します。発注量は、次の点を考えて決めます。

• 仕入先が決めている最小の発注単位（1箱、1ケースなど）
• 保管できる場所の広さ
• まとめて発注したときの値引きや送料
• 使用期限や型の切り替わりの時期

目安としては、1回の発注で2週間から1か月程度の使用量を発注する形から始め、運用しながら調整します。段ボールの例で1日20枚なら、2週間の営業日10日で200枚、1か月の営業日20日で400枚程度です。仕入先の単位が100枚単位なら、200枚か300枚か400枚から選ぶことになります。

発注量を決めるときは、在庫の上限もあわせて考えておきます。在庫の上限とは、保管の場所や資金の都合で、それ以上は持たないと決める数のことです。発注点方式では、発注点で発注した品物が届いた直後に在庫が最も多くなり、その数はおよそ「安全在庫 ＋ 発注量」になります。段ボールの例で安全在庫23枚、発注量400枚なら、届いた直後の在庫は423枚前後です。これが保管の場所に収まらないなら、発注量を減らして発注の回数を増やします。品目マスタに「上限」の列を作り、「安全在庫 ＋ 発注量」が上限を超えていないかを確かめておくと、倉庫があふれる事態を防げます。

定期発注方式では、発注する日ごとに次の式で発注量を計算します。

発注量 ＝ （発注の間隔 ＋ 調達期間）× 1日の平均使用量 ＋ 安全在庫 - 現在庫 - 発注残

発注残とは、すでに発注したがまだ届いていない数のことです。発注残を引き忘れると、前回の発注分が届く前に同じ量をもう一度発注してしまい、二重の発注になります。定期発注方式の安全在庫は、√調達期間ではなく√（発注の間隔 ＋ 調達期間）で計算するのが一般的です。次の発注日までの期間も含めて備える必要があるためです。

エクセルで発注の管理表を作る

ここからは、エクセルで発注の管理表を作る手順を説明します。シートは次の3枚に分けます。

シート名	役割
品目マスタ	品番、品名、単位、仕入先、発注点、発注量、現在庫、発注残、判定を並べる
入出庫記録	入庫と出庫を1件1行で記録する
発注台帳	発注した日、品番、数量、納期、状態、入荷日を記録する

入出庫記録のシートは、日付、区分（入庫か出庫か）、品番、数量の列があれば発注の管理には足ります。それぞれのシートは、範囲を選んで「挿入」タブの「テーブル」でテーブルに変換し、名前を「品目」「記録」「発注」としておきます。テーブルにすると、関数の中で「記録[数量]」のように列名で範囲を指定でき、行が増えても集計から漏れません。

品目マスタの列

品目マスタには次の列を用意します。

列	内容	入れ方
品番	品目ごとに重ならない記号	手で入力
品名	品目の名前	手で入力
単位	数える単位	手で入力
仕入先	発注先	手で入力
調達期間	発注から入荷までの日数	手で入力
1日平均	直近90日の1日の平均使用量	関数
安全在庫	計算した安全在庫	関数または手で入力
発注点	1日平均 × 調達期間 ＋ 安全在庫	関数
発注量	1回に発注する量	手で入力
現在庫	入庫の合計から出庫の合計を引いた数	関数
発注残	発注済みで未入荷の数	関数
判定	要発注かどうか	関数

1日平均を出す式

1日平均の列には、直近90日間の出庫の合計を90で割る式を入れます。

=SUMIFS(記録[数量],記録[品番],[@品番],記録[区分],"出庫",記録[日付],">="&(TODAY()-90))/90

SUMIFS関数は、条件に合う行の数値だけを合計する関数です。ここでは「品番が一致し、区分が出庫で、日付が今日から90日前以降」の行の数量を合計しています。営業日で割りたい場合は、最後の「90」を、NETWORKDAYS関数で数えた営業日の数に差し替えます。

発注点と現在庫を出す式

発注点の列は、1日平均と調達期間と安全在庫から計算します。端数は切り上げます。

=ROUNDUP([@1日平均]*[@調達期間]+[@安全在庫],0)

現在庫の列は、入庫の合計から出庫の合計を引きます。

=SUMIFS(記録[数量],記録[品番],[@品番],記録[区分],"入庫")-SUMIFS(記録[数量],記録[品番],[@品番],記録[区分],"出庫")

発注残と判定を出す式

発注残の列は、発注台帳で状態が「発注済」の行の数量を合計します。

=SUMIFS(発注[数量],発注[品番],[@品番],発注[状態],"発注済")

判定の列は、現在庫と発注残を合わせた数が発注点以下になったら「要発注」と表示します。

=IF([@発注点]>=[@現在庫]+[@発注残],"要発注","")

ここで発注残を加えているのが大切な点です。現在庫だけで判定すると、すでに発注して届くのを待っている間も「要発注」と表示され続け、二重に発注する原因になります。発注残を加えれば、発注を出した時点で判定が消えるので、同じ品目を2度発注することを防げます。

条件付き書式で目立たせる

判定の列に「要発注」と表示された行は、条件付き書式で色を付けて目立たせます。品目マスタの範囲を選び、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を開き、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」で、判定がL列なら「=$L2="要発注"」と入れて塗りつぶしの色を選びます。毎朝ファイルを開いたときに色の付いた行だけを見れば、その日に発注すべき品目が分かります。フィルターで判定の列を「要発注」に絞れば、発注する品目の一覧も作れます。

発注台帳の作り方と運用

発注台帳は、発注を出してから入荷するまでの流れを記録するシートです。次の列を用意します。

列	内容
発注番号	発注ごとに重ならない番号
発注日	発注を出した日
品番	品目マスタの品番
数量	発注した数
仕入先	発注先
納期	仕入先が回答した入荷予定日
状態	発注済、入荷済、取消のいずれか
入荷日	実際に入荷した日
担当者	発注した人

運用の流れは次のとおりです。

1. 品目マスタで「要発注」の品目を確かめる
2. 仕入先に発注を出し、発注台帳に1行加えて状態を「発注済」にする
3. 仕入先から納期の回答が来たら、納期の列に入れる
4. 入荷したら、入出庫記録に入庫の行を加え、発注台帳の状態を「入荷済」に変えて入荷日を入れる

4の手順で、入出庫記録への入庫と発注台帳の状態の変更を同時に行うことが大切です。入庫だけを記録して状態を変え忘れると、発注残が残ったままになり、現在庫と発注残が二重に数えられて、次の発注が遅れます。

納期の列には、条件付き書式で「納期を過ぎても状態が発注済のまま」の行に色を付けておくと、遅れている発注に気づけます。式は、納期がF列、状態がG列なら「=AND($G2="発注済",TODAY()>$F2)」です。

発注台帳に発注日と入荷日が残っていれば、実際の調達期間を計算できます。「=入荷日-発注日」の列を加え、仕入先ごとに平均を取れば、品目マスタの調達期間の値を実績に合わせて見直せます。

定期発注方式をエクセルで回す

売れ行きの変動が大きい品目を定期発注方式で管理する場合も、同じ品目マスタに列を加えるだけで対応できます。品目マスタに「発注間隔」と「定期発注量」の列を加えます。発注間隔とは、発注する日と次に発注する日の間の日数で、毎週月曜日に発注するなら7日です。

定期発注量の列には、前に紹介した式をそのまま関数にします。

=MAX(0,ROUNDUP(([@発注間隔]+[@調達期間])*[@1日平均]+[@安全在庫]-[@現在庫]-[@発注残],0))

MAX関数で0と比べているのは、在庫が十分にあるときに発注量がマイナスにならないようにするためです。計算の結果が0なら、その回は発注しません。仕入先の単位が決まっている場合は、CEILING関数で単位の倍数に切り上げます。100枚単位なら「=CEILING(計算した量,100)」です。

段ボールの例で、毎週月曜日に発注し、発注間隔7日、調達期間5日、1日平均20枚、安全在庫は√12で計算し直して1.65 × 6 × 3.464 で約35枚、現在庫150枚、発注残0枚とすると、（7 ＋ 5）× 20 ＋ 35 - 150 - 0 ＝ 125枚で、100枚単位なら200枚を発注します。発注点方式と違って、毎回の発注量が在庫の状況に合わせて変わるのが定期発注方式の特徴です。

定期発注方式では、発注する日を決めて守ることが何より大切です。「今週は忙しいから来週にまとめて」と発注の日をずらすと、計算の前提が崩れて在庫切れが起きます。発注の日をカレンダーに登録し、担当者が休みの日は代わりの人を決めておきます。

品目を重要度で分けて手間を絞る

品目が数百を超えると、すべての品目の発注点を細かく決めて見直すのは大変です。そこで、品目を重要度で分け、手間をかける品目を絞る方法があります。よく使われるのが、使用金額の大きい順に品目を並べて3つに分けるABC分析です。

区分	目安	管理のしかた
A	使用金額の合計の上位およそ7割を占める品目	安全在庫をばらつきから計算し、毎月見直す
B	次のおよそ2割を占める品目	簡単な方法で安全在庫を決め、四半期ごとに見直す
C	残りのおよそ1割を占める品目	発注点を多めに決め、年に1回見直す

ABC分析とは、品目ごとの使用金額（使用量 × 単価）を大きい順に並べ、累計の割合で区分を付ける方法です。エクセルでは、品目マスタに「年間使用金額」の列を作り、大きい順に並べ替えて、累計の割合の列を加えれば区分を付けられます。区分の境目の割合は職場によって変えて構いません。

一般に、少数の品目が使用金額の大半を占めることが多く、A区分の品目は全体の品目数の1割から2割程度になることがよくあります。A区分の品目に手間をかけて在庫を絞り込めば、在庫の金額の多くを適正にできます。反対に、単価の低いC区分の品目は、在庫を多めに持っても金額への影響が小さいので、発注点を高めに決めて在庫切れを防ぎ、管理の手間を減らします。

ただし、使用金額が小さくても、切れると作業が止まる品目はあります。特定の機械の部品や、出荷に欠かせない梱包材などです。こうした品目は、ABC分析の区分にかかわらず、安全在庫を高めに決めておきます。

毎日の運用の流れ

発注の管理表は、毎日決まった流れで触ることで役に立ちます。発注点方式で運用する場合の1日の流れの例を紹介します。

朝、ファイルを開いたら、まず品目マスタの判定の列を見ます。色の付いた「要発注」の行があれば、その品目の発注を出します。発注を出したら、発注台帳に1行加えて状態を「発注済」にします。この時点で発注残が増え、判定の色が消えます。

次に、発注台帳で納期を過ぎても「発注済」のままの行がないかを見ます。色の付いた行があれば、仕入先に納期を確かめます。遅れが分かったら、納期の列を新しい日付に直し、備考に理由を書いておきます。遅れが数日続きそうなら、その品目の調達期間を見直す必要があるかもしれません。

日中は、入荷と出庫のたびに入出庫記録に行を加えます。入荷したときは、発注台帳の状態を「入荷済」に変え、入荷日を入れることを忘れないようにします。

夕方、その日の出庫の記録が漏れていないかを確かめます。出荷の伝票や作業の記録と、入出庫記録の行数を比べるだけでも、記録の漏れに気づけます。

この流れを毎日続けるのにかかる時間は、品目が数十から百程度なら、朝と夕方を合わせて15分から30分程度が目安です。時間がかかりすぎる場合は、入力の列が多すぎないか、判定を目で探していないかを見直します。フィルターで「要発注」だけを表示するボタンを用意しておくと、確かめる時間を短くできます。

発注点を見直すタイミング

発注点は一度決めたら終わりではありません。次のような変化があったときは見直します。

• 季節によって売れ行きや使う量が変わった
• 新しい取引先が増え、出荷の量が増えた
• 仕入先を変えて、調達期間が変わった
• 在庫切れや過剰在庫が続いた

見直しの頻度は、月に1回、月末の棚卸しの後に行うのが目安です。1日平均の列は関数で直近90日を自動で計算しているので、発注点もそれに合わせて自動で動きます。ただ、安全在庫と発注量は手で決めた値なので、在庫切れや過剰在庫が起きた品目から順に見直します。

季節の変動が大きい品目は、90日の平均では変化に追いつかないことがあります。たとえば夏に売れる商品なら、前の年の同じ時期の使用量を参考にして、売れ始める前に発注点を上げておきます。前の年の記録が入出庫記録に残っていれば、SUMIFS関数の日付の条件を前の年の同じ期間に変えるだけで、比べる数字を出せます。

エクセルで管理するときの注意点

エクセルで発注を管理するのは手軽ですが、気をつけたい点もあります。受発注のシステムを提供する会社のブログでも、次のように書かれています。

手軽に始められるExcelでの在庫管理ですが、メリットだけではありません。運用を始めてから後悔しないために、デメリットや注意点も理解しておくことが大切です。 出典: bcart.jp

エクセルでの発注の管理で、よく起きる問題は次の3つです。

1つ目は、入力の遅れで在庫の数が実際とずれることです。出庫の記録が1日遅れれば、判定も1日遅れます。発注点に余裕を持たせているのは、こうした遅れを吸収するためでもありますが、記録が数日遅れることが続くと在庫切れが起きます。入力は「その日のうちに」と決めておきます。

2つ目は、複数の人が同時にファイルを開いて上書きしてしまうことです。共有フォルダのファイルを2人が同時に編集すると、片方の入力が消えることがあります。OneDriveやSharePointに保存して共同編集の機能を使うか、入力する人と時間帯を分けます。

3つ目は、関数の入った列を誤って消してしまうことです。品目マスタの関数の列は、シートの保護で編集できないようにしておきます。入力に使う列だけ「ロック」を外してから保護をかけます。

品目が数千を超える、拠点が複数ある、バーコードで入出庫を記録したい、といった条件になったら、在庫管理の専用システムを検討する段階です。

発注の作業を複数人で分担するとき

エクセルの発注管理表は、「何を、いくつ、いつ発注するか」を判断するための道具です。一方で、現場では「要発注の品目を誰が発注するか」「仕入先への見積もりの依頼は誰が持っているか」「納期の遅れを誰が仕入先に確かめるか」といった作業の分担と期限も管理する必要があります。これを口頭やメールで回していると、発注の漏れや重なりが起きる原因になります。

作業の分担と進み具合を複数人で共有したい場合は、カンバン形式のボードを使う方法があります。カンバンとは、作業を1枚のカードにして、「未着手」「作業中」「完了」のような列の間を動かすことで進み具合を表す方式です。たとえば、「要発注」になった品目ごとにカードを作って担当者と期限を付け、「見積依頼中」「発注済」「入荷済」の列を動かしていけば、誰がどの発注を持っているかがひと目で分かります。

その道具の候補の1つがPinatecaです。公式の料金ページによると、フリープランは5人まで、ボード10個まで期限なしで無料で、クレジットカードの登録は要りません。カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードと、チャット、コメント、受信箱、カスタムフィールドがフリープランから使えます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

在庫の数と発注点の計算はエクセルで行い、発注の作業の担当と期限はボードで共有する、という分け方にすると、それぞれの道具の得意なところを使えます。カスタムフィールドに発注番号を入れておけば、エクセルの発注台帳とカードを突き合わせるのも簡単です。

運営者の視点から見た発注の管理と外部の力

ここからは、フリーランスと在宅ワークの仲介を20年続けてきた運営者として見てきたことを書きます。

小さなネットショップや工房、事務所から外部に依頼される仕事の中には、在庫や発注の管理表を整える依頼が一定の割合で含まれています。「表はあるが、発注のタイミングが担当者の勘に頼っている」「担当者が辞めたら誰も発注の基準が分からなくなった」という相談が、表づくりの依頼のきっかけになることが多くあります。

運営者として見てきた限りでは、こうした依頼で喜ばれるのは、関数を駆使した複雑な表ではなく、発注点の考え方を依頼する側と一緒に決め、誰が見ても同じ判断ができる表です。この記事で書いた発注点と安全在庫の考え方は、まさにそのための基本です。業務の流れを聞き取って仕組みに落とし込む仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事としても広がっています。表の先に、受発注の業務用のアプリを作る段階まで進むなら、アプリケーション開発のお仕事の領域になります。

在庫の管理を経営の視点から学びたい人には、中小企業診断士の資格があります。在庫は持ちすぎれば資金を寝かせることになり、少なすぎれば販売の機会を逃します。その釣り合いを数字で考える力は、表を作る仕事の価値を高めます。

仲介手数料がかからない直接取引の場では、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手数料0%で受け取れるので手取りが厚くなります。発注の管理表を作る小さな依頼から始まり、運用の相談、業務全体の見直しへと関係が続いていく例を、これまで数多く見てきました。

よくある質問

Q. 発注点はどのくらいの頻度で見直せばよいですか？

月に1回、月末の棚卸しの後に見直すのが目安です。1日の平均使用量を直近90日の記録から関数で計算しておけば、発注点はそれに合わせて自動で動きます。手で決めた安全在庫と発注量は、在庫切れや過剰在庫が起きた品目から順に見直します。季節で売れ行きが変わる品目は、前の年の同じ時期の記録も参考にします。

Q. 安全在庫は全部の品目で同じ確率にすべきですか？

同じにする必要はありません。切れると出荷や作業が止まる品目は95%から99%程度に高め、代わりの物がある品目や単価が高く在庫を抱えたくない品目は90%程度に抑える、というように重要度で使い分けるのが現実的です。確率を上げるほど安全在庫が増え、保管の場所と費用もかかります。

Q. 発注残を判定に入れないとどうなりますか？

すでに発注して届くのを待っている間も、現在庫が発注点以下のままなので「要発注」と表示され続けます。その表示を見た別の担当者が同じ品目をもう一度発注し、二重の発注が起きる原因になります。現在庫と発注残を合わせた数で判定すれば、発注を出した時点で表示が消えます。

Q. エクセルの発注管理から専用システムに移る目安はありますか？

品目が数千を超える、拠点が複数ある、同時に何人もが入力する、バーコードで入出庫を記録したい、といった条件が重なったら検討の段階です。エクセルで発注点と発注量の決め方を固めておくと、システムを選ぶときにも必要な機能がはっきりし、移行の手間も減ります。