備品管理表の作り方|貸し出しと在庫をエクセルで記録する


この記事のポイント
- ✓わかりやすい備品管理表の作り方を
- ✓エクセルの手順で解説します
- ✓台帳と貸し出し記録と消耗品の在庫表の3つに分ける考え方
わかりやすい備品管理表を作りたいのに、作ってみると項目が多すぎて誰も更新しない、貸し出したパソコンが誰の手元にあるのか分からない、気づいたらコピー用紙が切れていた。備品の管理は、多くの職場で「担当者が1人で抱えて、いつの間にか表が古くなる」仕事の代表です。結論から言うと、わかりやすい備品管理表のこつは、1枚の表に全部を詰め込まず、長く使う備品の「台帳」、持ち出しを記録する「貸し出し記録」、使えば減る消耗品の「在庫表」の3つに分けることです。この記事では、この3つの表をエクセルで作る手順を、入れる項目、管理番号の付け方、入力の工夫、色分け、棚卸しの進め方の順に説明します。棚卸しや買い足しの段取りを担当と期限で共有する方法として、ボードで仕事を管理する Pinateca にも後半で触れます。
備品管理表がわかりにくくなる理由
最初に、なぜ備品管理表は使われなくなるのかを整理しておきます。原因が分かると、作るときに避けるべき点がはっきりします。
1枚の表に、性格の違うものが混ざっている
いちばん多い原因は、長く使うパソコンやプロジェクター、机と、毎週減っていくコピー用紙やトナーを、同じ表で管理しようとすることです。パソコンは1台ずつ「誰が使っているか」「いつ買ったか」を追う必要がありますが、コピー用紙は1枚ずつ追う必要はなく、「あと何箱残っているか」が分かれば十分です。追いかけ方が違うものを同じ表に並べると、列が増えすぎて、どの列を埋めればよいのか分からなくなります。
更新の手順が決まっていない
表を作った人だけが更新の仕方を知っていて、ほかの人は貸し出しても記録しない、という状態もよくあります。備品管理のサービスを提供する会社も、備品管理の課題について次のように書いています。
備品管理は、企業や施設の運営に欠かせない業務の一つです。しかし「どこに何があるのか分からない」「管理表はあるけれど更新されていない」といった課題を感じている方も多いのではないでしょうか。 出典: jp.beacapp-here.com
表があっても更新されなければ、実際の備品と表の中身がずれていき、やがて誰も表を信用しなくなります。わかりやすい表とは、見た目が整っている表ではなく、誰でも迷わずに更新できる表のことです。
物に印がなく、表と結び付かない
表に「ノートパソコン 3台」と書いてあっても、実物に番号が貼っていなければ、どの1台がどの行なのかが分かりません。表と実物を結び付ける管理番号のラベルがないと、棚卸しのたびに確かめ直すことになります。
わかりやすい備品管理表は3つに分ける
ここからは、3つの表の役割と、それぞれに入れる項目を説明します。エクセルなら、1つのファイルの中にシートを3枚作り、「台帳」「貸出記録」「消耗品在庫」と名前を付けておくと、どこに何を書くかで迷いません。
| 表 | 対象 | 分かること |
|---|---|---|
| 台帳 | パソコン、プロジェクター、カメラ、机、椅子など長く使う備品 | 何がいくつあり、どこにあって、誰が使っていて、いつ買ったか |
| 貸し出し記録 | 台帳の備品のうち、持ち出して使うもの | いま誰が持っていて、いつ返ってくるか |
| 消耗品の在庫表 | コピー用紙、トナー、文房具、電池など使えば減るもの | あといくつ残っていて、いつ買い足すか |
台帳に入れる項目
台帳は、長く使う備品を1点ずつ、1行に記録する表です。次の項目を入れておけば、ほとんどの職場で足ります。
- 管理番号:備品1点ごとに付ける番号。後で説明する付け方で決める
- 品名:ノートパソコン、プロジェクターなど
- メーカーと型番:同じ品名の備品を見分けるため
- 区分:パソコン関係、映像機器、家具など。絞り込みに使う
- 保管場所:会議室の棚、2階の倉庫など
- 使用者または管理部署:個人に渡しているなら個人名、共用なら部署名
- 購入日と購入金額:買い替えの時期の判断と、税金の扱いに使う
- 状態:使用中、貸し出し可、修理中、廃棄済み
- 備考:保証の期限、付属品、気づいたこと
記入の例を挙げると、次のようになります。
| 管理番号 | 品名 | 区分 | 保管場所 | 使用者 | 購入日 | 状態 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PC-001 | ノートパソコン | パソコン関係 | 営業部 | 山田 | 2025年4月1日 | 使用中 |
| PC-002 | ノートパソコン | パソコン関係 | 2階の棚 | 共用 | 2025年4月1日 | 貸出可 |
| PJ-001 | プロジェクター | 映像機器 | 会議室A | 総務部 | 2023年10月15日 | 修理中 |
同じ品名でも、管理番号が違えば別の行になります。共用の備品は、使用者の欄に「共用」と書き、貸し出しの状況は次の貸し出し記録で追います。
項目を増やしたくなったら、「その項目を見て、誰が何を判断するのか」を考えます。判断に使わない項目は、更新の手間だけが増えるので入れません。
貸し出し記録に入れる項目
貸し出し記録は、持ち出すたびに1行ずつ追加していく表です。台帳を書き換えるのではなく、記録を下に積み上げていくのがこつです。
- 貸出日
- 管理番号と品名
- 借りた人
- 使う目的や持ち出し先(社外の打ち合わせ、出張など)
- 返却予定日
- 返却日
- 返却時の状態(問題なし、傷あり、付属品の不足など)
返却日の欄が空いている行が、いま貸し出し中の備品です。返ってきたら返却日を書き込むだけなので、更新の手順がとても簡単になります。
消耗品の在庫表に入れる項目
消耗品の在庫表は、品目ごとに1行で、いまの在庫の数を管理する表です。
- 品名と規格:コピー用紙 A4、トナーの型番など
- 保管場所
- 現在の在庫数
- 発注点:この数を下回ったら買い足す、という目安の数
- 1回の発注の数
- 購入先
- 最後に買い足した日
発注点を決めておくと、在庫が減ったときに「そろそろ買わなければ」と迷わずに判断できます。発注点がないと、担当者の感覚で買い足すことになり、買いすぎて置き場所がなくなったり、反対に切らしてから慌てて買いに走ったりします。発注点は、注文してから届くまでの日数に、その間に使う量を掛けた数に、少し余裕を加えて決めます。たとえばコピー用紙を1週間に2箱使い、注文から届くまで1週間かかるなら、発注点は余裕を見て3箱から4箱です。
管理番号の付け方
管理番号は、表と実物を結び付ける大切な印です。付け方を最初に決めておくと、備品が増えても迷いません。
区分と連番を組み合わせる
おすすめは、区分を表す短いアルファベットと、連番を組み合わせる方法です。
- PC-001、PC-002:パソコン
- PJ-001:プロジェクター
- CM-001:カメラ
- FN-001:家具
区分の記号は2文字から3文字に決めて、表の別のシートに一覧を作っておきます。連番は3けたにしておくと、999点まで同じ形で付けられます。番号に購入の年を入れる方法もありますが、番号が長くなるので、年は台帳の購入日の欄で分かれば十分です。
一度付けた番号は使い回さない
廃棄した備品の番号を、新しい備品に付け直すのは避けます。過去の貸し出し記録で同じ番号が別の物を指すことになり、記録が追えなくなるからです。廃棄した備品は、台帳の状態を「廃棄済み」にして行を残し、新しい備品には新しい番号を付けます。
実物にラベルを貼る
番号を決めたら、実物にラベルを貼ります。テプラなどのラベルの機械で作った文字のラベルでも十分です。見えやすく、はがれにくい場所に貼ります。ノートパソコンなら裏面、プロジェクターなら側面が一般的です。管理番号からバーコードやQRコードを作って貼ると、スマートフォンで読み取って台帳の行を探しやすくなります。
エクセルで台帳を作る手順
ここからは、エクセルで台帳を作る具体的な手順です。
1. 見出しの行を作り、テーブルにする
1行目に、先ほどの項目の名前を並べます。並べたら、見出しを含む範囲を選び、「挿入」タブの「テーブル」を選びます。テーブルにすると、行を追加したときに書式や数式が自動で広がり、見出しの右の三角から絞り込みや並べ替えができるようになります。
2. 区分と状態を、リストから選べるようにする
区分や状態の欄に、人によって違う書き方(「PC」「パソコン」「ぱそこん」)が混ざると、絞り込みができなくなります。区分の欄を選んで、「データ」タブの「データの入力規則」から「リスト」を選び、元の値に区分の一覧の範囲を指定します。状態の欄も、「使用中,貸出可,修理中,廃棄済」のようにリストにしておきます。
3. 先頭の行と列を固定する
備品が増えると、表を下にスクロールしたときに見出しが見えなくなります。「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」で「先頭行の固定」を選ぶと、見出しが常に表示されます。管理番号の列も固定しておくと、右の列を見ているときにどの備品の行かを見失いません。
4. 状態に色を付ける
条件付き書式を使うと、状態に応じて行に色が付きます。台帳の範囲を選び、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選んで、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」で次のように入れます(状態がH列の場合)。
=$H2="修理中"
書式で薄い黄色を選ぶと、修理中の備品の行だけが黄色になります。同じ手順で「廃棄済」は灰色にすると、使える備品だけが目に入りやすくなります。色は3色ほどに絞り、表の上に凡例を書いておきます。
Microsoftの条件付き書式の説明に、ルールの作り方が画面つきで載っています。
見やすい表にするための5つの工夫
項目と関数が決まったら、最後に見た目を整えます。わかりやすさは、ちょっとした工夫で大きく変わります。
1. 左から、よく見る順に並べる
管理番号、品名、保管場所、使用者、状態のように、毎日見る項目を左に、購入日や金額、備考のようにたまにしか見ない項目を右に並べます。左の数列だけで用が足りるようにしておくと、横にスクロールする回数が減ります。
2. 1行おきに色を付ける
エクセルのテーブルにすると、1行おきに薄い色が付く書式を選べます。行が多くなっても、目で横に追うときに隣の行と取り違えにくくなります。
3. 文字の大きさと列の幅をそろえる
文字は11ポイント前後にそろえ、列の幅は中身に合わせて調整します。品名や備考のように長くなる列は、「折り返して全体を表示する」を設定しておくと、文字が隠れません。
4. 色は意味のあるところだけに使う
見出しの行に1色、状態や在庫不足を知らせる色に2色から3色、というように、色の数を絞ります。あちこちに色を付けると、知らせたいところが目立たなくなります。
5. 印刷したときの形も確かめる
棚卸しのときは、表を印刷して持ち歩くこともあります。「ページレイアウト」で印刷の向きを横にし、見出しの行を各ページに印刷する設定(印刷タイトル)をしておくと、2ページ目以降も何の列か分かります。棚卸しの確認の欄を、印刷したときに手で印を付けられる幅にしておくのも、小さな工夫です。
紙で管理する場合
パソコンを使う人が少ない職場や、備品が10点ほどしかない職場では、紙の台帳でも十分に管理できます。紙で管理する場合も、台帳、貸し出し記録、消耗品の在庫表の3つに分ける考え方は同じです。貸し出し記録は、備品の置き場所の近くにバインダーで下げておき、借りる人がその場で書けるようにします。紙の台帳は、年に1回、棚卸しのときに書き直すか、エクセルに移すかを判断するとよいでしょう。
貸し出し記録と台帳をつなぐ
貸し出し記録は、台帳と別のシートにしますが、関数でつなぐと、管理番号を入れるだけで品名が自動で表示されるようになります。
管理番号から品名を引く
貸し出し記録のB列に管理番号、C列に品名を出すとします。C2に次の数式を入れます(台帳のシート名が「台帳」、A列が管理番号、B列が品名の場合)。
=IFERROR(VLOOKUP(B2,台帳!$A:$B,2,FALSE),"")
VLOOKUP関数は、指定した値を表の左端の列から探し、同じ行の別の列の値を返す関数です。管理番号を入れると、台帳から品名を探して表示します。IFERROR関数で囲んでいるのは、管理番号が空欄のときや見つからないときに、エラーの表示を出さずに空欄にするためです。Microsoft 365 なら、XLOOKUP関数でも同じことができます。
貸し出し中を目立たせる
貸し出し記録で、返却日の欄が空いている行に色を付けると、いま貸し出し中の備品が一目で分かります。返却日がG列なら、条件付き書式に次のルールを入れます。
=AND(NOT(ISBLANK($A2)),ISBLANK($G2))
さらに、返却予定日を過ぎても返っていない行を赤くしておくと、返却の催促が必要な備品がすぐに分かります。返却予定日がF列なら、次のルールです。
=AND(NOT(ISBLANK($A2)),ISBLANK($G2),TODAY()>$F2)
TODAY関数は、今日の日付を返す関数です。ファイルを開くたびに、今日の日付で判定し直してくれます。
台帳に、いまの貸し出し先を表示する
台帳の側にも、いま誰に貸し出しているかを表示したい場合は、COUNTIFS関数で、返却日が空いている貸し出しの行があるかを数えます。台帳のJ列に「貸出中」と表示するなら、次の数式です(貸出記録のB列が管理番号、G列が返却日)。
=IF(COUNTIFS(貸出記録!$B:$B,A2,貸出記録!$G:$G,"")>0,"貸出中","")
消耗品の在庫表で、買い足しの時期を知らせる
消耗品の在庫表では、在庫の数が発注点を下回ったら色が付くようにしておくと、買い足しを忘れません。現在の在庫数がD列、発注点がE列なら、条件付き書式に次のルールを入れます。
=$E2>=$D2
入出庫の記録を残すかどうか
消耗品の数を正確に追いたい場合は、使った分と買い足した分を記録する「入出庫の記録」のシートを別に作り、在庫の数を合計で出す方法もあります。ただし、文房具やコピー用紙のように細かく使うものを毎回記録するのは、手間がかかりすぎて続きません。多くの職場では、週に1回か月に1回、決まった人が残りの数を数えて在庫表を書き直すほうが現実的です。高価なトナーやインクのように、1つの金額が大きいものだけ入出庫を記録する、という使い分けもできます。
置き場所と表の順番をそろえる
棚の上から順に、在庫表の行も同じ順に並べておくと、数えるときに表を上から下に読みながら棚を見ていくだけで済みます。棚の側にも「コピー用紙 A4 発注点 3箱」のような札を貼っておくと、担当者以外の人も残りが少ないことに気づけます。
貸し出しのルールを決める
表を作っても、貸し出しの決まりがあいまいだと、記録の付け忘れや返し忘れが続きます。表と一緒に、次のような決まりを1枚にまとめて、備品の置き場所とファイルの最初のシートに書いておきます。
貸し出しの手順
- 借りるときは、貸し出し記録に、日付、管理番号、名前、使う目的、返却予定日を書く
- 返すときは、返却日と、返したときの状態を書く。付属品(電源の線、リモコン、ケース)がそろっているかも確かめる
- 返却予定日を過ぎそうなときは、管理する担当者に先に伝える
期限と持ち出しの範囲
貸し出しの期限は、備品ごとに目安を決めておきます。たとえば、プロジェクターやカメラは原則として当日中、出張用のパソコンは出張の日程まで、といった形です。社外に持ち出してよい備品と、社内だけで使う備品も分けておきます。情報の入ったパソコンやタブレットを社外に持ち出す場合は、会社の情報の扱いの決まりにも従います。
壊したとき、なくしたときの連絡
借りた備品を壊したり、なくしたりしたときに、誰にどう連絡するかも決めておきます。責めるための決まりではなく、早く知らせてもらうための決まりにすることが大切です。知らせるのが遅れると、修理や買い替えの手配も遅れ、次に使う人が困ります。
Googleスプレッドシートで共有する場合
ここまでの手順は、Googleスプレッドシートでもほぼ同じように使えます。VLOOKUP関数、COUNTIFS関数、条件付き書式、データの入力規則は、Googleスプレッドシートにもあります。
クラウドで共有すると、ファイルを送り合わずに、全員が同じ最新の表を見られるのが利点です。一方で、全員に編集の権限を渡すと、誰がいつ書き換えたのかが分かりにくくなります。台帳と消耗品の在庫表は管理する担当者だけが編集し、貸し出し記録だけはほかの人も書き込める、というように、シートごとに権限を分けると、表が壊れにくくなります。Googleスプレッドシートには、範囲やシートを保護して、編集できる人を限る機能があります。
変更の履歴を見られるのもクラウドの利点です。数字が合わなくなったときに、いつ、誰が、どの値を変えたのかをさかのぼれるので、原因を探しやすくなります。
棚卸しの進め方
棚卸しとは、表に書かれている備品と、実際にある備品が合っているかを確かめる作業です。表が正しく保たれているかを確かめる唯一の方法なので、定期的に行います。
時期と担当を決める
台帳の備品は年に1回か2回、消耗品は月に1回が目安です。決算の前や、年度の替わり目に合わせると、ほかの事務の作業と一緒に進められます。担当者を決め、何月何日までに終えるかを決めておきます。
手順
- 台帳を印刷するか、タブレットで開き、保管場所ごとに並べ替える
- 保管場所を順に回り、実物のラベルの管理番号と台帳の行を照らし合わせる
- 実物があれば確認の欄に印を付け、状態(傷、故障)も書き込む
- 台帳にあるのに実物がないもの、実物があるのに台帳にないものを書き出す
- 見つからない備品は、貸し出し記録と、使っている人への聞き取りで行方を追う
- 結果を台帳に反映し、確認した日を記録する
台帳に「最終確認日」の列を加えておくと、しばらく確認されていない備品がすぐに分かります。
棚卸しを楽にするこつ
棚卸しは、1人で一度に全部をやろうとすると、半日から1日かかる重い作業になります。保管場所ごとに担当を分ける、2人1組で1人が読み上げてもう1人が表に印を付ける、といった分け方をすると、時間が大きく縮みます。個人に渡しているパソコンは、本人に台帳の該当の行を見せて、管理番号のラベルと照らし合わせてもらう形にすると、全員の席を回る手間が省けます。
前回の棚卸しで見つからなかった備品や、状態が「修理中」のまま長く変わっていない備品は、表の上で印を付けておき、今回の棚卸しで最初に確かめます。問題のある行から先に片付けると、最後に時間が足りなくなっても、大事なところは押さえられます。
見つからない備品が出たとき
棚卸しで行方の分からない備品が出た場合は、まず貸し出し記録と、退職した人や異動した人の返却の記録を確かめます。それでも見つからない場合は、上司に報告して、紛失として扱うか、もう少し探すかを決めます。パソコンやスマートフォンのように情報が入っている機器が見つからない場合は、情報が外に出ていないかを確かめる対応も必要になるので、すぐに情報システムの担当者に知らせます。
備品を廃棄するときの手順
使わなくなった備品を処分するときも、台帳の記録と一緒に進めます。
- 廃棄する備品を決め、上司や管理部署の承認を得る
- パソコンやスマートフォン、複合機など情報が入っている機器は、中のデータを消去する。消去の方法と、誰がいつ消去したかを記録する
- 処分の方法を決める。事業で使った機器の処分は、家庭のごみとは扱いが違うことがあるので、自治体の案内や、メーカーと回収業者の窓口で確かめる
- 台帳の状態を「廃棄済み」に変え、廃棄した日と方法を備考に書く。行は消さずに残す
- 経理の固定資産台帳に載っている備品なら、経理の担当者に廃棄したことを伝える
データの消去は、特に気をつけたい点です。ファイルを消しただけでは、専用の道具で読み出せることがあります。機器の初期化の機能を使う、消去の専門の業者に頼む、といった方法を選び、記録を残しておくと、後で問い合わせがあったときにも説明できます。
税金と会計の面で知っておきたいこと
備品管理表は、税金や会計の処理とも関わります。ここでは、知っておきたい基本だけを紹介します。個別の扱いは、会社の規模や経理の方法で変わるので、経理の担当者や税理士、税務署で確かめてください。
金額によって、経費にする時期が変わる
国税庁の案内によると、事業のために使うパソコンや家具のような資産は、一般に、時の経過で価値が減っていく減価償却資産にあたり、買った年に全額を経費にするのではなく、使える期間にわたって分けて経費にしていきます。ただし、取得価額が10万円未満のもの、または使える期間が1年未満のものは、使い始めた年に全額を経費にできます。10万円以上20万円未満のものは、3年間で均等に経費にする方法を選べます。
さらに、一定の要件を満たす中小企業や青色申告の個人事業主には、少額の減価償却資産の特例があります。国税庁の案内によると、令和8年度の改正で、令和8年4月1日以後に取得したものについては、取得価額の基準が30万円未満から40万円未満に引き上げられました。1年間に使える合計額は300万円までです。
国税庁のタックスアンサー「中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」に、対象になる会社の条件と手続きが載っています。
備品管理表は、経理の台帳の代わりにはならない
会計の上で資産として計上した備品は、経理の側で固定資産台帳という別の台帳で管理するのが一般的です。総務の備品管理表と、経理の固定資産台帳は目的が違います。備品管理表は「どこに何があり、誰が使っているか」を管理するもの、固定資産台帳は「いくらで買い、いくら償却したか」を管理するものです。両方に同じ管理番号を書いておくと、棚卸しの結果を経理に伝えるときや、廃棄したときの処理がスムーズになります。
よくある失敗と、その防ぎ方
最後に、備品管理表でよく起きる失敗を、防ぎ方と一緒に並べておきます。
- 項目を増やしすぎて誰も埋めない:判断に使わない項目は外す。項目は10個前後に絞る
- 担当者が辞めたら誰も分からなくなる:表の最初のシートに、更新の手順と、各列の書き方を短く書いておく
- 貸し出しの記録を付け忘れる:持ち出す備品の置き場所に「持ち出すときは貸出記録へ」と貼っておく。記録しやすい場所にファイルの場所を書く
- 共有フォルダに似たファイルが増える:保存先を1か所に決め、古い版は別のフォルダに移す
- 数式が消される:入力する欄だけロックを外し、シートの保護をかける
棚卸しと買い足しの段取りを共有する方法
備品管理表そのものはエクセルで作れても、その周りには、表に収まりにくい仕事が残ります。棚卸しを誰がいつまでに終えるか、発注点を下回った消耗品を誰が注文するか、修理に出したプロジェクターがいつ戻るか、新しく入る人のパソコンをいつまでに用意するか、といった仕事です。
担当者が1人なら、表の横に「今月やること」の欄を作り、期限を書いておくだけでも十分です。総務の担当者が複数いる、拠点が分かれている、といった職場で、それぞれの作業の担当と期限と進み具合をお互いに確かめたい場合は、ボードで仕事を共有できる道具が役に立ちます。その候補の1つが Pinateca です。公式サイトによると、Pinateca ではカードに担当と期限を付けて、カンバンで進み具合を、ガントチャートで締め切りの重なりを見られます。カードごとのコメントで「トナーを注文した、届くのは来週」といったやり取りをその場に記録でき、見積もりの金額や管理番号のような項目は、カスタムフィールドとしてカードに追加できます。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン(1人あたり月額500円・税抜)になります。
Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。
なお、Pinateca は備品の在庫の数や貸し出しの状況を管理する道具ではありません。備品と消耗品の数はエクセルの表で管理し、棚卸しや発注の作業を担当と期限で回すために使い分けると、担当者が1人で抱え込まずに済みます。
備品管理の改善を、仕事として受ける人の視点
ここからは、在宅ワークとフリーランスの仲介を長く続けてきた運営者の立場から、備品管理に関わる仕事の動きを整理します。
業務委託の募集を見ていると、「手書きの備品台帳をエクセルにしてほしい」「貸し出しの状況が分かる表を作ってほしい」といった、小さな事務の改善の依頼は、毎年一定の数が出ています。依頼してくるのは、総務の専任者がいない小さな会社、事務局の人数が少ない団体、診療所や学校などです。診療所の受付や事務の仕事に関心がある方は、医療事務技能審査試験(メディカルクラーク)のページで、医療事務の資格の内容と仕事の範囲を確かめられます。
備品の中でも、最近増えているのが、ソフトウエアやクラウドのサービスの契約の管理です。パソコンの台数と同じように、誰がどのサービスのアカウントを持っているか、いくらの契約を何件結んでいるかを把握していないと、使っていないサービスの料金を払い続けることになります。中小企業のSaaS費用管理術2026|サブスクコストを30%削減する方法では、クラウドのサービスの契約を洗い出して費用を見直す方法を紹介しています。備品管理表の台帳に「ソフトウエア」の区分を設けて、契約の更新日と担当者を記録しておくのも1つの方法です。
20年あまりこの市場を見てきた立場から言えば、こうした事務の改善の依頼で長く続くのは、表を作って納品して終わりにする人ではなく、「来月から別の人が使っても壊れない作り」にして、更新の手順を1枚に残す人です。依頼する側は、表を作れる人が辞めた後に誰も直せなくなることを、いちばん心配しています。契約の書類や社内の規程の整え方まで関わりたい人は、行政書士のページで、書類の作成の専門家としての仕事と試験の内容を確かめられます。
業務委託の仲介サービスによって、依頼する側と受け手の間に手数料がかかるかどうかは大きく違います。中間の手数料がかからない手数料0%の直接の取引なら、依頼する側は同じ予算で少し大きな改善まで頼め、受け手は受け取る報酬がそのまま手元に残ります。
よくある質問
Q. 備品管理表に最低限入れる項目は何ですか?
長く使う備品の台帳なら、管理番号、品名、メーカーと型番、区分、保管場所、使用者または管理部署、購入日と購入金額、状態の8つがあれば、ほとんどの職場で足ります。項目を増やす前に、その項目を見て誰が何を判断するのかを考え、判断に使わない項目は入れないのが、更新が続く表にするこつです。
Q. 備品と消耗品は同じ表で管理してもよいですか?
分けるのがおすすめです。パソコンのような備品は1点ずつ誰が使っているかを追い、コピー用紙のような消耗品は残りの数を追うので、必要な項目が違います。1つのファイルの中に、台帳、貸し出し記録、消耗品の在庫表の3つのシートを作ると、どこに何を書くかで迷いません。
Q. 棚卸しはどのくらいの頻度で行えばよいですか?
長く使う備品の台帳は年に1回か2回、消耗品は月に1回が目安です。決算の前や年度の替わり目に合わせると、ほかの事務の作業と一緒に進められます。担当者と期限を決め、台帳に最終確認日の列を設けておくと、しばらく確かめていない備品がすぐに分かります。
Q. 何円以上の備品を台帳に載せればよいですか?
決まりはありませんが、税金の扱いでは取得価額10万円未満のものは使い始めた年に全額を経費にでき、中小企業などには40万円未満の特例もあります。総務の台帳には、金額にかかわらず持ち出すものや情報が入っている機器は載せておくと安心です。会計の扱いは経理の担当者や税理士に確かめてください。
この記事について
編集部
監修:@SOHO編集部
2004年よりフリーランス・在宅ワーク向けサービスを運営。生成AIで作成した下書きを、一次情報と照らし合わせて確認したうえで公開しています。

この記事を書いた人
@SOHO編集部
フリーランス・在宅ワークの専門メディア
@SOHOは2004年から続く、日本のフリーランス・在宅ワーク向け案件サイトです。記事は生成AIで下書きを作り、数値・固有名・出典を一次情報と照らし合わせる確認の手順を経て公開しています。
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