受注残をエクセルで管理する方法｜未納品の把握

受注残をエクセルで管理しようとしたものの、分納やキャンセルが入るたびに数字が合わなくなり、どの注文がまだ納品されていないのか分からなくなっていないでしょうか。結論から言うと、受注残のエクセル管理は「注文の明細を1行ずつ記録する表」と「出荷や納品を1回ずつ記録する表」を分け、受注残は関数で計算して出す形にすると合わなくなりません。受注残の数字を手で書き換える運用にすると、どこかで必ずずれます。

この記事では、受注残の意味と呼び方、エクセルで作る3つの表の列、受注残を出す関数、分納とキャンセルの扱い、納期遅れの見つけ方、月末の締め、よくある入力ミス、帳簿と書類の保存期間までを順に説明します。出荷の確認や納期の調整を複数の人で分担していて、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaを表と組み合わせて使う方法もあります。

受注残とは：まだ納品していない注文の残り

受注残とは、取引先から注文を受けたものの、まだ納品や出荷が終わっていない分のことです。「注残（ちゅうざん）」と縮めて呼ぶ会社もあり、金額で表したものは「受注残高」と呼ばれます。

たとえば、取引先から部品を1,000個注文され、今月に600個を納品したとします。このとき受注残は400個です。単価が500円なら、受注残高は20万円になります。

受注残は、売上の手前にある数字です。多くの会社では、納品や検収（取引先が品物を確かめて受け取ること）が終わった時点で売上を計上します。そのため、受注残は「これから売上になる見込みの金額」と言い換えられます。来月以降の売上の見通しを立てるときも、生産や仕入れの量を決めるときも、受注残の数字が土台になります。

似た言葉との違い

受注残の管理では、似た言葉が混ざりやすいので、社内で意味をそろえておきます。

呼び方	意味
受注残	注文を受けて、まだ納品していない数量や金額
未出荷	倉庫からまだ出していない分（出荷済みでも未着のことがある）
未納品	取引先にまだ届いていない分
未検収	届いたが、取引先の確認がまだ終わっていない分
未請求	納品は終わったが、請求書をまだ出していない分

どこで「残り」を数えるかは、会社の売上の計上のしかたで決まります。出荷した時点で売上にする会社なら、受注残は「未出荷」の分です。検収で売上にする会社なら、出荷済みでも検収が終わるまでは受注残に含めます。この線引きを最初に決めておかないと、営業と経理で受注残の数字が食い違います。

受注残を把握できていないと起きること

受注残の数字が見えていないと、次のようなことが起きます。

• 納期を過ぎた注文に気づかず、取引先から催促されて初めて分かる
• 在庫や材料の手配が遅れ、まとめて納品できなくなる
• 来月の売上の見込みが外れ、資金繰りの計画が狂う
• 分納の残りを出し忘れ、取引先の生産が止まる

小さな会社ほど、受注残は担当者の頭の中だけにあることが多く、担当者が休んだときに誰も状況を答えられなくなります。エクセルで表にする目的は、誰が見ても同じ数字が出る状態を作ることです。

エクセルで受注残を管理するメリットとデメリット

専用の受発注管理のシステムを入れる前に、エクセルで始める会社は多くあります。向いている場面と向いていない場面を先に整理しておきます。

メリット

• すでに社内にあるソフトで始められ、追加の費用がかからない
• 列や集計のしかたを、自社の取引に合わせて自由に変えられる
• 関数とピボットテーブルで、得意先別や品目別の集計がすぐに出せる
• 取引先から届く注文書のデータを、そのまま貼り付けて使いやすい

デメリット

• 複数の人が同時に書き込むと、上書きや保存の食い違いが起きやすい
• 誰がいつ何を変えたかが追いにくい
• 行が数千を超えると、ファイルが重くなり関数の計算に時間がかかる
• 関数の範囲がずれても気づきにくく、数字の誤りが表に出ない

目安として、注文が月に数百件までで、表を更新する人が1人から2人なら、エクセルで十分に回ります。注文がそれより多く、営業と倉庫と経理がそれぞれ書き込むようになったら、表の作りを見直すか、ほかの道具と組み合わせる時期です。この記事の後半で、その切り替えの目安にも触れます。

エクセルで作る3つの表の全体像

受注残の管理では、1枚のシートにすべてを書き込まないことが大切です。次の3つに分けます。

シート	1行の単位	役割
受注明細	注文の明細1行（品目ごと）	何をいくつ、いつまでに納めるか
出荷記録	出荷や納品の1回	いつ、どの明細を、いくつ出したか
集計	得意先や品目	受注残の数量と金額、遅れの件数

受注明細のシートに「出荷済み数量」を手で打ち込む形にすると、分納のたびに数字を書き換えることになり、書き換え忘れや二重の加算が起きます。出荷を別の表に1回ずつ記録し、受注明細の側では関数で合計を引いてくるようにすると、出荷記録を足していくだけで受注残が自動で減ります。

この「記録は追加するだけ、残りは計算で出す」という考え方は、在庫の管理でも売掛金の管理でも同じです。数字を上書きする表は、過去の状態を後から確かめられません。

受注明細表に作る列と入力のルール

受注明細表は、注文書の明細1行につき1行で記録します。1枚の注文書に3つの品目があれば、3行になります。

列	項目	入れる内容
A列	明細番号	注文番号と枝番をつないだもの（例：J2611-001-1）
B列	受注日	注文を受けた日
C列	得意先	取引先の名前（得意先のシートから選ぶ）
D列	品目コード	自社の品目の番号
E列	品名	品目コードから自動で表示
F列	受注数量	注文された数量
G列	単価	税抜の単価
H列	納期	取引先と約束した納品の日
I列	出荷済み数量	出荷記録から関数で合計
J列	取消数量	キャンセルになった数量
K列	残数量	受注数量から出荷済みと取消を引いたもの
L列	受注残高	残数量に単価をかけたもの
M列	状態	未出荷、分納中、完了、遅れ
N列	担当	対応する人
O列	メモ	納期の変更の経緯など

列の作り方で、後から困らないためのルールがいくつかあります。

• 明細番号は、注文番号に枝番を付けて重ならないようにする。同じ注文番号が2行あると、出荷記録から引いてくるときに区別できない
• 得意先と品目コードは、データの入力規則で一覧から選ぶ形にする。手で打つと「株式会社」の有無や全角と半角の違いで集計がずれる
• 品名は品目コードから XLOOKUP 関数で表示する。XLOOKUP 関数は、一覧の中から指定した値を探して、同じ行の別の列の値を返す関数で、「=XLOOKUP(D2,品目!A:A,品目!B:B,"")」のように書く
• 納期は日付として入力し、「11月末」のような文字で書かない
• 表全体を「テーブル」に変換しておく。行を追加したときに、関数と書式が自動で広がる

数量や金額の列だけでなく、担当と状態とメモの列を最初から用意しておくと、表が「数字の記録」から「対応の進み具合を確かめる道具」に変わります。

出荷記録表を作り、関数で受注残を出す

出荷記録表は、出荷や納品を1回するたびに1行を追加する表です。分納で3回に分けて出したなら、3行になります。

列	項目	入れる内容
A列	出荷日	出荷または納品した日
B列	明細番号	受注明細表の明細番号
C列	出荷数量	その回に出した数量
D列	納品書番号	納品書に振った番号
E列	入力者	記録した人

出荷済み数量を SUMIFS で合計する

受注明細表のI列（出荷済み数量）には、出荷記録表から同じ明細番号の出荷数量を合計する式を入れます。

「=SUMIFS(出荷記録!C:C,出荷記録!B:B,A2)」

SUMIFS 関数は、条件に合う行の数値だけを合計する関数です。この式は「出荷記録のB列が、この行の明細番号と同じ行について、C列の数量を合計する」という意味になります。使い方の詳しい説明は、Microsoft の SUMIFS 関数の解説にあります。

残数量と受注残高を出す

K列の残数量は「=F2-I2-J2」です。受注数量から、出荷済み数量と取消数量を引きます。L列の受注残高は「=K2*G2」で、残数量に単価をかけます。

たとえば、受注数量が1,000個、出荷済みが600個、取消が100個なら、残数量は300個です。単価が500円なら、受注残高は15万円になります。

状態を関数で表示する

M列の状態は、次のような式で自動的に表示できます。

「=IF(K2=0,"完了",IF(TODAY()>H2,"遅れ",IF(I2=0,"未出荷","分納中")))」

残数量が0なら完了、残りがあって納期を過ぎていれば遅れ、まだ1つも出していなければ未出荷、一部を出していれば分納中、と表示されます。TODAY 関数は、ファイルを開いた日の日付を返す関数です。

状態を手で選ぶ形にすると、出荷を記録したのに状態を変え忘れる、ということが起きます。数字から自動で決まるようにしておけば、状態と数字が食い違いません。

分納とキャンセルと数量の変更の扱い

受注残が合わなくなる原因の多くは、分納、キャンセル、注文の変更の扱いがその都度違うことです。ルールを決めて、表のどこに何を書くかを固定します。

分納のとき

分納とは、1つの注文を何回かに分けて納めることです。出荷記録表に、出荷のたびに1行を追加します。受注明細表の側は触りません。出荷済み数量は関数で合計されるので、出荷記録を追加するだけで残数量が減ります。

一部がキャンセルになったとき

取引先から一部の取り消しの連絡があったら、受注明細表のJ列（取消数量）に数量を入れ、O列のメモに「11/12 先方の〇〇様から電話で100個取消」のように経緯を書きます。受注数量そのものは書き換えません。最初にいくつ注文を受けたかが分からなくなると、後で取引先と数字を突き合わせられなくなるためです。

数量や納期が変わったとき

数量が増えたときは、追加の分を新しい明細として1行追加する方法がおすすめです。元の明細を書き換えると、変更の前後が追えません。納期の変更は、H列を新しい日付に直し、メモに変更前の日付と変更の理由を残します。

単価が変わったとき

単価が途中で変わる場合は、変更後の分を別の明細に分けます。同じ明細の中で単価が2つあると、受注残高の計算が合わなくなります。

こうしたルールは、表の1行目の上やシートの1枚目に「入力のきまり」として書いておくと、担当が替わっても同じ扱いが続きます。

納期遅れと期限の近い注文を見つける

受注残の表で一番大事なのは、遅れている注文と、もうすぐ納期が来る注文がすぐ目に入ることです。

条件付き書式で色を付ける

条件付き書式とは、条件に合うセルや行に自動で色を付ける機能です。受注明細表の全体を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」で次の式を使います。

• 遅れ（赤）…「=AND($K2>0,TODAY()>$H2)」
• 7日以内に納期（黄）…「=AND($K2>0,$H2>=TODAY(),TODAY()+7>=$H2)」

残数量が0の行には色が付かないので、完了した注文が目立つことはありません。

遅れている日数を出す

遅れの深刻さを比べるために、P列に遅れている日数を出しておくと便利です。「=IF(AND(K2>0,TODAY()>H2),TODAY()-H2,"")」と入れると、遅れている行だけ日数が表示されます。日数の大きい順に並べ替えれば、どこから手を付けるかが決まります。

毎朝の確認の手順

表を作っても、見る習慣がなければ遅れは防げません。次のような手順を決めておきます。

1. 朝に表を開き、状態の列で「遅れ」と「7日以内」に絞り込む
2. 遅れている注文は、担当がその日のうちに取引先へ連絡し、新しい納期をメモに書く
3. 7日以内の注文は、在庫と出荷の段取りを確かめる
4. 週に1回、遅れの件数と理由を担当どうしで確かめる

遅れの理由を「材料待ち」「先方の仕様待ち」「出荷忘れ」のように分けてメモしておくと、どこに手を打てば遅れが減るかが見えてきます。

取引先へ納期の遅れを伝えるときの記録

遅れが分かったら、取引先へは早めに連絡します。連絡が遅いほど、取引先の側でも生産や販売の予定を組み直す余裕がなくなるからです。連絡のときは、遅れる数量、新しい納期の見込み、遅れの理由の3つを伝えます。

連絡した内容は、受注明細のメモの列に「11/14 先方〇〇様へ電話。300個を11/28に延期と伝え了承」のように、日付と相手と合意の内容を残します。新しい納期で合意したら、納期の列も書き換えます。元の納期はメモに残しておくと、遅れが何回あったかを後で数えられます。取引先ごとの遅れの回数は、取引を続けるうえでの信頼にも関わる数字なので、社内で共有しておく価値があります。

得意先別・品目別に受注残を集計する

受注明細表ができたら、集計のシートで得意先別と品目別の受注残を出します。

SUMIFS で得意先別の受注残高を出す

集計のシートのA列に得意先の名前を並べ、B列に次の式を入れます。

「=SUMIFS(受注明細!L:L,受注明細!C:C,A2)」

これで得意先ごとの受注残高が出ます。C列に遅れの件数を出すなら「=COUNTIFS(受注明細!C:C,A2,受注明細!M:M,"遅れ")」です。COUNTIFS 関数は、条件に合う行の数を数える関数です。

ピボットテーブルで品目別と月別を見る

品目別や納期の月別に見たいときは、ピボットテーブルを使うと式を書かずに集計できます。ピボットテーブルとは、表のデータを行と列に並べ替えて、合計や件数を自動で出す機能です。行に品目、列に納期の月、値に残数量を入れると、どの品目の残りがいつに集中しているかが一目で分かります。

担当者別に受注残を見る

集計のシートには、担当者別の受注残と遅れの件数も出しておくと、仕事の偏りが分かります。「=COUNTIFS(受注明細!N:N,A2,受注明細!M:M,"遅れ")」のように担当の列を条件にすると、担当ごとの遅れの件数が出ます。特定の人に遅れが集中しているなら、その人の受け持ちが多すぎないかを確かめ、注文の割り振りを見直します。

来月以降の売上の見込みに使う

納期の月ごとに受注残高を合計すると、来月以降に売上になる見込みの金額が出ます。これを売上の計画や資金繰りの表と並べると、仕入れや支払いの予定と合わせて資金の動きを見通せます。ただし、受注残はキャンセルや納期の延期で変わる数字なので、見込みとして扱い、確定した売上とは分けて考えます。

受注残を社内に報告する表を作る

受注残の表は、担当者が毎日使う表と、経営者や上司に見せる表とで、見せ方を変えると伝わりやすくなります。毎日使う表は明細の1行ずつが大事ですが、報告では全体の量と傾向が分かれば十分です。

週に1回の報告に入れる3つの数字

報告には、次の3つの数字を入れると、受注の状況がひと目で分かります。

• 受注残高の合計と、前の週からの増減
• 納期遅れの件数と金額、そのうち1週間以上遅れているもの
• 来月と再来月に納期が来る受注残高

受注残高が増え続けているのに出荷が追いついていなければ、生産や人手が足りていない合図です。逆に、受注残高が減り続けているなら、新しい注文が減っているかもしれません。数字を週ごとに並べて折れ線のグラフにすると、変化がつかみやすくなります。

報告用の数字は集計のシートから引く

報告の数字は、受注明細を直接見て手で数えるのではなく、集計のシートの関数から引いてきます。遅れの金額は「=SUMIFS(受注明細!L:L,受注明細!M:M,"遅れ")」、来月に納期が来る受注残高は、納期の列を月の初日と末日で区切って SUMIFS の条件に加えると出せます。毎週同じ式で出すので、担当者が替わっても同じ数字が出ます。

週ごとの数字は、報告用のシートに1行ずつ追加して残しておきます。上書きせずに残すことで、3か月前と比べて受注残がどう変わったかを後から確かめられます。

月末の締めと受注残の確かめ方

月末には、受注残の数字が正しいかを確かめます。次の式が成り立つかを見ます。

「前月末の受注残高 ＋ 当月の受注額 － 当月の出荷額 － 当月の取消額 ＝ 当月末の受注残高」

この式が合わないときは、どこかで記録が抜けているか、二重に入っています。よくある原因は次のとおりです。

• 出荷したのに出荷記録に入れ忘れている
• 同じ出荷を2回記録している
• 出荷記録の明細番号を打ち間違えていて、どの明細にも合計されていない
• 取消を受注数量の書き換えで処理してしまった

明細番号の打ち間違いは、出荷記録表に「受注明細に存在するか」を確かめる列を作ると見つけられます。「=IF(COUNTIF(受注明細!A:A,B2)=0,"番号違い","")」と入れておくと、受注明細に無い番号の行に「番号違い」と表示されます。

月末には、ファイルを「受注残_2026年11月末.xlsx」のような名前で別に保存しておくと、後から特定の月の受注残を確かめたいときに役立ちます。

よくある入力ミスと防ぎ方

受注残の表が信用されなくなる原因は、関数よりも入力のミスです。よくあるものと防ぎ方を挙げます。

同じ注文を2回入力する

注文書がメールとファクスの両方で届くと、2人がそれぞれ入力してしまうことがあります。明細番号の列に条件付き書式で重複の色付けを設定し、同じ番号が2つあれば分かるようにします。入力する人を1人に決めるのが一番確実です。

日付を文字で入力する

「11/30」と打ったつもりが文字として扱われると、納期の比較や遅れの判定が働きません。納期の列は、データの入力規則で日付だけを受け付けるように設定します。

関数の範囲がずれる

「C2:C500」のように範囲を決めて書くと、501行目以降が集計から漏れます。列全体の指定（C:C）か、テーブルの列名で書く形にします。

誰かが関数を消してしまう

関数の入った列に数字を直接打ち込まれると、その行だけ計算されなくなります。関数の列はシートの保護で書き込めないようにし、入力する列だけを開けておきます。

行を並べ替えて関係が崩れる

一部の列だけを選んで並べ替えると、行の中身がばらばらになります。表をテーブルにしておけば、並べ替えは行ごとに行われます。

受注残と在庫と発注をつなげる

受注残の数字は、在庫や仕入れの手配と組み合わせると、さらに役に立ちます。受注残があっても、在庫が足りていれば納期どおりに出せます。在庫が足りなければ、仕入れや生産の手配が必要です。

品目別に「足りない数」を出す

品目のシートに、現在の在庫数と、仕入れ先へ発注済みでまだ入っていない数（発注残）を並べます。そのうえで、品目ごとの受注残の合計を SUMIFS で引いてきます。

「=SUMIFS(受注明細!K:K,受注明細!D:D,A2)」

この式で、品目コードごとの残数量の合計が出ます。足りない数は「受注残の合計 － 在庫数 － 発注残」です。この数がプラスの品目は、今ある在庫とすでに頼んだ分だけでは注文に応えられないので、追加の手配が必要になります。

品目	受注残	在庫	発注残	足りない数
部品A	1,200	500	400	300
部品B	300	800	0	なし
部品C	650	100	600	なし

この例では、部品Aだけが300個足りません。部品Cは在庫だけでは足りませんが、発注残が入れば間に合います。ただし、発注残の入荷日が受注の納期より後なら、その分は遅れます。入荷予定日と納期を並べて見ておくと、どの注文が遅れそうかを先に知ることができます。

納期の近い順に在庫を割り当てる

在庫が足りないときは、どの注文から出すかを決める必要があります。基本は納期の早い順ですが、取引先との約束や、分納でよい注文かどうかでも変わります。受注明細表を納期の昇順に並べ、品目ごとに上から在庫を割り当てていくと、どの明細まで出せるかが分かります。

この割り当ては、毎日の出荷の段取りを決める担当と、取引先に納期を伝える営業とで、同じ表を見ながら決めるのが理想です。表がそれぞれの手元にあると、営業は出せると思って約束し、倉庫では在庫が無い、という食い違いが起きます。

小さな表で作り方を試す手順

いきなり全部の注文を入れるのではなく、10件ほどの注文で表を作り、関数と運用を確かめてから広げると失敗が少なくなります。

1. 得意先と品目の一覧のシートを作り、入力規則の元にする
2. 受注明細のシートに列を作り、表をテーブルに変換する
3. 過去の注文を10件ほど入力し、出荷記録のシートにその出荷を入力する
4. 出荷済み数量と残数量と状態の関数を入れ、手で計算した値と合うかを確かめる
5. 分納とキャンセルを1件ずつわざと入れて、残数量が正しく変わるかを確かめる
6. 集計のシートで得意先別の受注残高を出し、受注明細の合計と一致するかを確かめる
7. 条件付き書式を設定し、遅れの行に色が付くかを確かめる
8. 入力のきまりを文書にまとめ、ほかの担当者に1件入力してもらう

8番目の「ほかの人に入力してもらう」が大切です。作った本人は表のくせを知っているので、迷わずに入力できます。初めて触る人が迷った箇所は、入力のきまりか表の作りに直すべきところがあります。

古い注文の移し替え

これまで別の表や紙で管理していた受注残を移すときは、まだ残りのある注文だけを移します。完了した注文まで移すと、作業が増えるうえに、過去の数字の食い違いまで持ち込むことになります。移す時点の残数量を受注数量として入れ、メモに「11/1時点の残を移行」と書いておくと、後から経緯を追えます。

帳簿と注文書の保存期間に気をつける

受注残の表そのものは社内の管理用ですが、もとになる注文書や納品書は、税金の決まりで保存が必要な書類です。国税庁は、法人の帳簿と書類の保存について次のように説明しています。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。 出典: 国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

同じページの注記では、「書類」の例として注文書、契約書、領収書などが挙げられています。欠損金が生じた事業年度などは10年間になる場合もあるので、自社の扱いは顧問の税理士や税務署で確かめます。

注文書をメールの添付ファイルや取引先のシステムで受け取っている場合は、電子取引のデータとして保存する決まりもあります。紙に印刷して保存するだけで済ませてよいかは、国税庁の電子帳簿等保存制度の特設サイトで確かめておきます。受注明細表の明細番号と、保存した注文書のファイル名を対応させておくと、税務調査や取引先との確認のときにすぐ探せます。

エクセルで回らなくなる目安と、共有の道具

エクセルの受注残の表は、担当が1人から2人のうちはよく回ります。一方で、次のような状態になったら、表の作りか道具の組み合わせを見直す時期です。

• 営業、倉庫、経理の3者以上が同じファイルに書き込んでいる
• 「最新のファイルはどれか」をチャットで確かめることが増えた
• 遅れている注文への対応を誰がしているのか、表を見ても分からない
• 取引先への連絡や確認の作業が、メモの列に書ききれなくなった

数量と金額の記録は、エクセルで続けるのが向いています。関数で計算でき、月末の締めもしやすいからです。一方で、「遅れている注文の取引先に誰が連絡するか」「いつまでに新しい納期をもらうか」「仕入れ先への確認は済んだか」といった作業の割り当てと進み具合は、エクセルのメモの列では追いきれなくなります。

こうした場面では、数字はエクセルで管理したまま、対応の作業をカードで管理するプロジェクト管理の道具を組み合わせる方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、リスト、ガントチャートなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードには担当や期限に加えて、明細番号や得意先名のような項目を自由に追加できます。カードごとのコメントや、自分宛ての連絡を集める受信箱、チャットも使えます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例としては、「遅れ」と表示された注文を1件ずつカードにし、「連絡前」「回答待ち」「新しい納期が確定」の列で進み具合を分けます。カードには明細番号と担当と期限を入れ、エクセルの表と番号でつなげます。数字の正しさはエクセル、誰が何をいつまでにやるかはカード、と役割を分けると、どちらも複雑になりません。

受注の管理の仕組みづくりは在宅で受けられる仕事にもなる

受注残や受発注の表を整える仕事は、中小企業から業務委託でよく頼まれる分野です。社内に表を作れる人がいない、作った人が辞めて誰も直せない、という相談は珍しくありません。エクセルの関数と業務の流れの両方が分かる人は、事務の改善や表の設計の仕事を在宅で受けやすくなります。

長く続いている人ほど、表を作って終わりにせず、入力のきまりを文書にして渡したり、担当者が替わったときの引き継ぎまで手伝ったりしています。「この人に頼むと、表が回り続ける」という関係ができると、次の改善の相談も同じ人に来ます。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。

業務の改善の仕事に関心があるなら、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、生成AIや表計算を使った業務の効率化の案件の内容と求められるスキルを紹介しています。受発注のような業務の流れを、仕組みとして作り直す仕事を体系的に学びたい人には、経営の診断と助言の国家資格である中小企業診断士の試験の内容と取り方も参考になります。

よくある質問

Q. 受注残とは何ですか？

受注残とは、取引先から注文を受けたものの、まだ納品や出荷が終わっていない分の数量や金額のことです。注残と呼ぶ会社もあり、金額で表したものは受注残高と呼ばれます。どの時点で残りとみなすか（出荷か納品か検収か）は会社の売上の計上のしかたで決まるので、社内で線引きをそろえておくことが大切です。

Q. エクセルで受注残を計算するにはどの関数を使えばよいですか？

出荷を別の表に1回ずつ記録し、受注明細の側でSUMIFS関数を使って明細番号ごとの出荷数量を合計する方法が基本です。残数量は受注数量から出荷済み数量と取消数量を引いて出し、単価をかければ受注残高になります。状態の表示にはIF関数とTODAY関数を組み合わせると、遅れも自動で判定できます。

Q. 分納やキャンセルがあると数字が合わなくなるのはなぜですか？

受注数量や出荷済み数量を手で書き換える運用にしていると、書き換え忘れや二重の加算が起きるためです。分納は出荷記録に1行ずつ追加し、キャンセルは取消数量の列に入れて、受注数量そのものは書き換えないようにします。記録は追加するだけにして、残りは関数で計算する形にすると食い違いが起きにくくなります。

Q. 注文書はどれくらいの期間保存する必要がありますか？

国税庁の案内では、法人は帳簿と取引に関して作成または受け取った書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存することになっており、書類の例として注文書が挙げられています。欠損金が生じた年度などは10年間になる場合があり、メールで受け取った注文書は電子取引のデータとしての保存も関わるので、税理士や税務署で確かめてください。