チェックリストの作り方｜抜け漏れを防ぐ項目の決め方と更新の仕方

2026年9月26日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓チェックリストの作り方を
✓目的と使う場面の決め方
✓確認すべき項目の絞り方

請求書の宛名を間違えた、納品のファイルを1つ付け忘れた、打ち合わせの資料を印刷し忘れた。慣れた作業ほど、こうした小さな抜け漏れが起きます。チェックリストを作ろうと思い立っても、何を書けばよいのか、どこまで細かく書けばよいのかで迷い、結局使われないまま終わることも少なくありません。

チェックリストは、項目を全部書き出すことより、確認すべき点を絞ることのほうが大切です。この記事では、チェックリストの作り方を、目的と使う場面の決め方から、項目の絞り方、書き方と並べ方、Googleスプレッドシートでの作成手順、作ったあとの更新の仕方まで順に説明します。請求書の発行前や納品前など、場面ごとの例も示します。チームで定期的な作業を担当と期限つきで回したい場合の選択肢として、無料から使えるボード型の道具Pinatecaにも触れます。

チェックリストとは何か、やることリストとの違い

チェックリストとは、作業の中で確かめるべき点を並べ、1つずつ確かめた印を付けていくための一覧のことです。

似たものに、やることリスト（ToDoリスト）があります。両者は、どちらも項目に印を付けていく点では同じですが、役割が違います。

比べる点	やることリスト	チェックリスト
中身	これからやる作業の一覧	作業の中で確かめる点の一覧
使う回数	1回使ったら終わり	同じ作業のたびに繰り返し使う
作り方	その都度書き出す	一度作って、直しながら使い続ける
目的	やるべきことを忘れない	決まった作業の抜け漏れを防ぐ

やることリストは「今日は何をするか」を管理するもので、毎日中身が変わります。チェックリストは「この作業をするときに、何を確かめるか」を決めておくもので、同じ作業のたびに同じものを使います。

もう1つの違いは、作る人と使う人の関係です。やることリストは、たいてい自分のために自分で作ります。チェックリストは、作った人以外も使うことがよくあります。チームの誰が使っても同じように確かめられるように、項目の書き方を工夫する必要があるのはそのためです。

チェックリストが役に立つのは、繰り返し行う作業です。請求書の発行、商品の発送、記事の納品、会議の準備など、何度もやる作業ほど、慣れから確認を飛ばしてしまいがちです。チェックリストは、その飛ばしを防ぐための道具です。

チェックリストが抜け漏れを防げる理由

人はどれだけ気をつけていても、間違いを完全になくすことはできません。厚生労働省の職場のあんぜんサイトでは、人の間違い（ヒューマンエラー）を防ぐ方策を次のように整理しています。

ヒューマンエラーの防止は難しいのですが次のような方策を採ります。１）人が間違えないように人を訓練する。２）人が間違えにくい仕組み・やりかたにする。３）人が間違えてもすぐ発見できるようにする。４）人が間違えてもその影響を少なくなるようにする。出典: 厚生労働省職場のあんぜんサイト「ヒューマンエラー」

チェックリストは、このうち2つ目と3つ目に当たる道具です。確かめる点を決めておけば、その日の集中力や記憶に頼らずに済みます（間違えにくいやり方）。作業の終わりに一覧を見直せば、抜けていた点にその場で気づけます（すぐ発見できる仕組み）。

同じページには、どんなに人を訓練しても間違いは避けられない、とも書かれています。チェックリストを作るのは、自分の注意力が足りないからではありません。人は誰でも間違えるという前提に立って、間違いに早く気づくための仕組みを用意しておく、ということです。

チェックリストの2つの使い方

チェックリストには、使い方によって大きく2つの型があります。作り始める前に、どちらの型で使うのかを決めておくと、項目の書き方が決まります。

読みながら進める型

一覧を上から読み、書かれたとおりに作業を進めていく使い方です。手順そのものを一覧にしたもので、慣れていない作業や、たまにしかやらない作業に向いています。年に1回の作業や、新しく担当になった人が使う場合に役立ちます。

作業のあとに確かめる型

作業はいつもどおり進め、区切りのところで一覧を見て、確かめるべき点が全部できているかを確認する使い方です。慣れた作業で、確認だけを飛ばさないようにしたい場合に向いています。請求書の発行前の確認や、納品前の確認がこの型です。

2つの型を1枚に混ぜると、手順と確認の点が入り混じって使いにくくなります。手順書が要るなら手順書を別に作り、チェックリストには確認する点だけを並べる、と分けておくと、どちらも使いやすくなります。

手順書とチェックリストの分け方

チェックリストを作ろうとすると、作業の手順まで全部書きたくなることがあります。ただ、手順と確認の点を1枚に混ぜると、どちらの役割も中途半端になります。

手順書に書くもの

手順書には、作業のやり方を順に書きます。どの画面を開き、どのボタンを押し、どの順番で入力するか。初めてその作業をする人が、読みながら進められるように書くものです。説明の文章や画面の画像が入るので、ある程度の長さになります。

チェックリストに書くもの

チェックリストには、作業の中で間違えやすい点と、終わったあとに確かめる点だけを書きます。慣れた人が、短い時間で見直せるように作るものです。

2つをつなぐ

チェックリストの項目の補足に、手順書のどこを見ればよいかを書いておくと、2つをつなげられます。「振込先の口座が最新（変更の手順は手順書の3章）」のように書けば、迷ったときだけ手順書を開けば済みます。

新しく作業を担当する人には、まず手順書を見ながら作業してもらい、慣れてきたらチェックリストだけで確かめる形に移ってもらいます。

チェックリストの作り方：6つの手順

ここからは、チェックリストを作る手順を6つに分けて説明します。

手順1. 対象の作業と、使う場面を決める

まず、どの作業のためのチェックリストかを決めます。「請求書を発行する前」「記事を納品する前」「商品を発送する前」のように、作業と、一覧を見るタイミングをはっきりさせます。

「仕事全般のチェックリスト」のように範囲を広くすると、項目が多くなりすぎ、使われなくなります。1つの作業に1枚、と考えるのが基本です。

手順2. 作業の流れと、過去の間違いを書き出す

次に、その作業の流れを書き出します。あわせて、これまでに起きた間違いや、起きそうになった間違いも書き出します。「宛名の会社名を前の取引先のままにしていた」「添付するファイルが古い版だった」のような具体的な出来事が、チェックリストの項目の元になります。

チームで作るなら、ほかの人にも過去の間違いを聞きます。自分では起こしたことのない間違いも、ほかの人は経験していることがあります。

手順3. 確かめるべき点に絞る

書き出したもののうち、チェックリストに載せるのは、次の条件に当てはまるものだけにします。

抜けると困る（取引先に迷惑がかかる、やり直しに時間がかかる）
実際に抜けたことがある、または抜けやすい
作業の流れの中で、自然には気づきにくい

いつも必ずやっていて、抜けることがない作業は載せません。「パソコンの電源を入れる」のような当たり前のことまで並べると、一覧が長くなり、大事な項目が埋もれます。

手順4. 1項目ずつ、確かめられる形で書く

項目は、確かめた結果が「できている」か「できていない」かではっきり分かる形で書きます。書き方のこつは次の節で詳しく説明します。

手順5. 作業の順に並べる

項目は、作業の流れの順に並べます。順番がばらばらだと、一覧を行ったり来たりすることになり、見落としが起きます。作業の区切りごとに小見出しを付けて分けると、さらに見やすくなります。

手順6. 実際に使って、直す

できあがったら、実際の作業で使ってみます。使いにくい項目、分かりにくい書き方、足りない項目が見つかったら、その場でメモしておき、作業のあとに直します。最初から完璧なチェックリストはできません。3回ほど使って直すと、使いやすいものになります。

作り方の流れを例で見る：請求書のチェックリストができるまで

6つの手順を、実際の例でたどってみます。在宅で記事の作成を請け負い、毎月複数の取引先に請求書を送っている人を想定します。

対象と場面を決める

対象は「請求書をメールで送る直前の確認」に決めました。請求書を作る手順そのものは慣れているので、手順書は作らず、送る直前に確かめる点だけを一覧にします。

過去の間違いを書き出す

これまでの間違いを思い出して書き出すと、次のようなものが出てきました。

前月の請求書を複製して作ったため、宛名が別の取引先のままだった
記事の本数を1本少なく書いていた
支払期限が前月の日付のままだった
送ったメールに請求書のファイルが添付されていなかった

確かめる点に絞り、書き方を整える

書き出した間違いを、確かめられる形の項目に直します。「宛名の会社名と担当者名が、今月送る取引先と同じ」「記事の本数が、納品の記録と同じ」「請求日と支払期限が今月の日付」「メールに請求書のファイルが添付されている」の4つです。これに、振込先の口座と合計金額の確認を加え、6項目の一覧にしました。

使って直す

翌月に使ってみると、取引先によって消費税の表記の決まりが違うことに気づき、「消費税の表記が取引先の指定どおり」を加えました。一方で、振込先の口座は変わることがほとんどないので、半年に1回の見直しの項目に移しました。こうして、自分の作業に合った6項目の一覧ができあがりました。

このように、チェックリストは最初の版を使いながら直していくことで、実際の間違いを防げるものになっていきます。

項目の書き方のこつ

チェックリストの使いやすさは、項目の書き方で大きく変わります。

確かめる対象と、正しい状態を書く

「宛名を確認」では、何を確かめればよいのかがはっきりしません。「宛名の会社名と担当者名が、発注書と同じになっている」のように、確かめる対象と、正しい状態を書きます。こう書いておけば、誰が確かめても同じ基準で判断できます。

1つの項目には1つの点だけ

「金額と振込先と支払期限を確認」のように、1つの項目に複数の点を入れると、どれかを見落としても印を付けてしまいます。1つの項目には1つの点だけを書きます。

短く書く

項目は、1行で読める長さに収めます。説明が必要なときは、項目の下に小さく補足を書くか、別の手順書を参照する形にします。

直したい書き方	直した書き方
宛名を確認	宛名の会社名と担当者名が発注書と同じ
金額と日付を確認	合計金額が見積書と同じ
（同上）	請求日と支払期限が今月の日付になっている
ファイルを添付	添付ファイルが最新の版（ファイル名の日付で確認）
誤字がないか見る	本文の固有名詞（会社名、商品名、人名）を1つずつ確認

最後の例のように、「誤字がないか見る」という広い確認は、実際には何をすればよいかが分かりません。「固有名詞を1つずつ確認」のように、見る範囲を絞ると、確実に確かめられます。

項目の数はどれくらいがよいか

チェックリストの項目は、多すぎても少なすぎても役に立ちません。目安は、1回の確認で5項目から10項目程度です。

項目が多すぎると、確かめるのに時間がかかり、途中から流し読みになります。流し読みでは、チェックリストを作った意味がなくなります。15項目を超えるようなら、作業の区切りごとに分けるか、本当に必要な項目かを見直します。

逆に、2項目や3項目しかないなら、チェックリストを作るまでもない作業かもしれません。その場合は、作業の手順の中に確認を組み込むだけで十分なこともあります。

場面ごとのチェックリストの例

チェックリストは、作業ごとに中身が変わります。在宅や小さな事業でよくある作業について、例を示します。自分の作業に合わせて直して使ってください。

請求書を発行する前

宛名の会社名と担当者名が発注書と同じ
品目と数量が、納品した内容と同じ
合計金額が見積書と同じ（変更があった場合は変更後の金額）
請求日と支払期限が正しい
振込先の口座が最新
自分の名前（屋号）と連絡先が入っている

原稿や制作物を納品する前

依頼の文字数や仕様（画像の大きさ、ファイルの形式）を満たしている
依頼主から指定された表記の決まりに合っている
固有名詞と数字を、元の資料と1つずつ照らし合わせた
ファイル名が依頼主の指定どおり
納品のメールに、納品物の一覧と確認してほしい点を書いた

商品を発送する前

注文の品と数量が、注文の内容と同じ
届け先の住所と名前が、注文の内容と同じ
割れ物や水に弱いものの梱包ができている
送り状の控えを保管した
発送したことを購入者に連絡した

在宅勤務の1日の終わり

今日の作業の記録を残した
明日の最初の作業を決めた
返事が必要な連絡に、全部返事をした（または返す時期を伝えた）
作業のファイルを決まった場所に保存した
仕事用の機器の画面をロックした

オンラインの打ち合わせの前

会議の参加用のリンクを、参加者全員に送った
共有する資料のファイルを開いておいた
カメラとマイクが動くことを確かめた
画面を共有したときに、見せたくない画面が映らない状態にした

月末の経理の締め

今月の売上の請求書を全部発行した
入金の予定日を過ぎた請求に、入金があるかを確かめた
経費の領収書を全部記録した
口座の残高と帳簿の残高が合っている
来月の支払いの予定を一覧にした

Webサイトに記事を公開する前

題名と本文に誤字がない（固有名詞と数字を元の資料と照合）
本文中のリンクを全部開いて、正しいページが表示される
画像に説明の文が付いている
スマートフォンの表示で崩れていない
公開の日時の設定が正しい

Googleスプレッドシートでチェックリストを作る手順

繰り返し使うチェックリストは、Googleスプレッドシートで作ると、複製して何度でも使え、チームでも共有できます。公式ヘルプの手順に沿って説明します。

手順1. 表の形を作る

1列目に「確認」、2列目に「項目」、3列目に「補足」と見出しを書きます。2列目に、決めた項目を作業の順に1行ずつ入力します。

手順2. チェックボックスを入れる

公式ヘルプによると、チェックボックスを入れたいセルを選び、上部のメニューで「挿入」から「チェックボックス」をクリックすると、セルにチェックボックスが入ります。1列目の項目の行を全部選んでから操作すれば、まとめて入れられます。

手順3. 確かめた数を数える

一覧の下に、チェックが付いた数を数える欄を作ると、全部確かめ終わったかがひと目で分かります。チェックボックスは、印を付けると「TRUE」という値になるので、たとえばA2からA11までのチェックボックスなら、別のセルに「=COUNTIF(A2:A11,TRUE)」と入れると、印の付いた数が出ます。

手順4. 使うたびに複製する

元のチェックリストは「ひな形」として残し、作業のたびにシートを複製して使います。複製したシートの名前に日付や案件名を付けておけば、いつ、どの案件で確かめたかの記録にもなります。

公式ヘルプでは、印を付けたときと外したときのセルの値を、「はい」「いいえ」のような自分で決めた値にする方法も紹介されています。詳しくはチェックボックスの公式ヘルプで確かめられます。

紙で作るときのこつ

パソコンを使わない作業や、手元ですぐ見たい作業では、紙のチェックリストのほうが使いやすいこともあります。

印刷したものをクリアファイルに入れ、水性のペンで印を付けて、使うたびに消す
作業する場所の目に入る位置に貼っておく
紙の右上に、作った日と直した日を書いておく

紙のチェックリストを使うときも、確かめ終わったら日付と名前を書いて保管しておくと、あとで「この日に確かめたか」を振り返れます。毎回の記録を残す必要がない作業なら、繰り返し使える形で十分です。

紙のチェックリストは、直すたびに印刷し直す必要があります。古い版が残っていると、古い項目で確認してしまうので、新しい版を印刷したら古いものは捨てます。

指で差し、声に出して確かめる

チェックリストを見ながら確かめるとき、ただ目で追うだけでなく、対象を指で差し、声に出して確かめると、見落としが減ります。鉄道や工場などで行われている「指差呼称」と呼ばれる方法です。

厚生労働省の職場のあんぜんサイトの「指差呼称」の解説によると、1994年に鉄道総合技術研究所が行った実験では、指差しも声に出すこともしなかった場合の操作ボタンの押し間違いの発生率が2.38%だったのに対し、指差しと声に出す確認を両方行った場合は0.38%で、約6分の1になったと紹介されています。

事務の作業でも、請求書の金額や宛名を確かめるときに、画面や紙の該当箇所を指で差し、「金額、見積もりと同じ」と小さく声に出すだけで、流し読みを防げます。在宅で1人で作業しているなら、周りを気にせずに取り入れやすい方法です。

チェックリストを使う習慣を作る

チェックリストを作っても、使わなければ意味がありません。使う習慣を作るための工夫をまとめます。

作業の流れの中に、使うタイミングを組み込む

「請求書をメールで送る直前にチェックリストを開く」のように、作業の流れの中で、チェックリストを開くタイミングを決めておきます。タイミングが決まっていないと、忙しいときに飛ばされます。

すぐ開ける場所に保存する

チェックリストのファイルは、作業で使うファイルと同じフォルダに保存するか、ブラウザのブックマークに登録しておきます。探すのに時間がかかると、開かなくなります。

短いうちに使い始める

項目が完璧にそろうまで待たず、5項目程度の短い一覧からでも使い始めます。使いながら足りない項目を加えていくほうが、最初に長い一覧を作るより、実際の作業に合ったチェックリストになります。

チェックリストを更新する仕組み

チェックリストは、作って終わりではありません。作業のやり方が変われば、確かめるべき点も変わります。古いままのチェックリストは、かえって間違いの元になります。

間違いが起きたら、項目を加える

チェックリストを使っていても間違いが起きたら、それを防ぐ項目を加えます。ただし、加えるだけでは一覧が長くなる一方です。加えるときは、もう必要のない項目がないかも同時に見直します。

使われていない項目は外す

何か月も続けて問題なく確かめられている項目や、作業のやり方が変わって不要になった項目は、外します。一覧を短く保つことが、チェックリストを使い続けるための条件です。

更新日と、直す人を決める

チェックリストの上に、最後に直した日を書いておきます。チームで使うなら、直す人を1人決めておきます。誰でも直せる状態にすると、知らないうちに項目が変わり、何を基準に確かめているのかが分からなくなります。

直した理由も書いておく

項目を加えたり外したりしたときは、その理由も短く書いておきます。「2026年9月、宛名の間違いが起きたため追加」のように書いておくと、あとで見直すときに、その項目を残すべきかどうかを判断しやすくなります。理由の分からない項目は、外してよいのか迷ううちに残り続け、一覧が長くなる原因になります。

定期的に見直す

3か月に1回など、時期を決めて全体を見直します。作業の担当が変わったとき、使う道具が変わったときも、見直すきっかけにします。

担当を引き継ぐときのチェックリスト

担当者が変わるときは、作業のチェックリストとは別に、引き継ぎのためのチェックリストを用意しておくと、引き継ぎの漏れを防げます。

担当している作業の一覧を渡した
それぞれの作業の手順書とチェックリストの場所を伝えた
進行中の作業と、その次の一手を伝えた
取引先や関係者の連絡先と、これまでのやりとりの記録の場所を伝えた
使っている道具のアカウントや権限の切り替えを済ませた
定期的に発生する作業の時期（毎月、毎年など）を伝えた
引き継いだあとに質問できる期間と連絡方法を決めた

引き継ぎで漏れやすいのは、年に1回や半年に1回しか発生しない作業です。日々の作業は引き継ぎの話の中で出てきますが、たまにしかない作業は、話題に上らないまま引き継ぎが終わってしまいます。1年分の予定表を見返して、定期的な作業を洗い出しておくと安心です。

ほかの人に確かめてもらうときのやり方

大事な書類や、間違えると影響の大きい作業では、自分で確かめたあとに、ほかの人にも確かめてもらうことがあります。いわゆる二重の確認です。二重の確認にも、効果を上げるやり方があります。

同じチェックリストで、別々に確かめる

2人目の人も、同じチェックリストを使って確かめます。1人目が付けた印を見ながら確かめると、「もう確かめてあるはず」という思い込みで流し読みになりがちです。2人目は、1人目の印を見ずに、最初から確かめるのが基本です。

確かめる範囲を分ける

すべてを2回確かめる時間がないときは、特に間違えると困る項目だけを、2人目に確かめてもらいます。金額、宛名、日付など、間違えたときの影響が大きい項目を選びます。

確かめた人を記録する

誰が確かめたかを、チェックリストに記録しておきます。名前の欄を設けておくと、確かめた責任がはっきりし、形だけの確認を防げます。

在宅で1人で仕事をしている場合は、二重の確認を頼める相手がいないこともあります。その場合は、作業の直後ではなく、時間を置いてから自分でもう一度確かめると、作業中には気づかなかった間違いに気づきやすくなります。

チームでチェックリストを回すとき

チームでチェックリストを使う場合は、誰が、いつ、どのチェックリストで確かめるのかを決めておくことが大切です。チェックリストがあっても、確かめる担当が決まっていなければ、「誰かが確かめただろう」と思われて飛ばされます。

毎月の請求書の発行、毎週の在庫の確認、毎回の納品前の確認など、定期的に発生する作業は、作業ごとに担当者と期限を決めて、チーム全員に見える形にしておきます。表計算ソフトの一覧で管理する方法もありますが、作業が増えると、誰の作業が止まっているのかが見えにくくなります。

そうした場面の選択肢の1つが、Pinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードがあり、5人までならボードとチャットをすべて無料で使えます。たとえば「毎月の請求書の発行」をカードにして担当と締切を付け、チェックリストのファイルの場所をカードに書いておけば、担当者はカードを開くだけで確認の手順にたどり着けます。カンバンのボードで「未着手」「確認中」「完了」の列にカードを並べれば、どの作業の確認が終わっていないかがひと目で分かり、カレンダーのボードでは月の中での締切の重なりも見られます。カードには自分たちで項目を追加でき、カードの近くでチャットもできます。無料プランはボード10個まで、6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

チェックリストのよくある失敗

最後に、チェックリストを作るときと使うときによく起きる失敗をまとめます。

項目が多すぎて、流し読みになる

確かめる点を全部載せようとして、項目が30も40もある一覧になると、確かめる人は途中から流し読みになります。本当に抜けると困る点に絞ります。

印を付けることが目的になる

確かめずに印だけを付けてしまうと、チェックリストは意味をなしません。項目を「確かめる対象と正しい状態」の形で書いておくと、何を見ればよいかがはっきりし、形だけの確認を防げます。

古いまま使い続ける

作業のやり方が変わったのに、チェックリストを直していないと、古い基準で確かめることになります。更新日を書き、定期的に見直します。

施設や会社の決まりと食い違う

医療機関や介護の現場、会社の経理などでは、施設や会社が定めた手順や規程があります。自分で作ったチェックリストが、その決まりと食い違っていないかを確かめます。食い違うときは、所属先の決まりを優先し、上司や担当部署に相談します。

確認の仕組みを作れる人が、仕事を任される

チェックリストを作り、確認の仕組みを整える力は、在宅の仕事でも評価されます。経理の事務、問い合わせの対応、制作物の納品など、決まった作業を間違いなく繰り返すことが求められる仕事は多くあります。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事を任される人は、作業の速さよりも、間違いの少なさと、間違えたときの対応の早さで信頼を得ています。納品前に自分で確かめる仕組みを持ち、指摘を受けたら次から同じ間違いをしないように確認の項目を加える。この積み重ねが、依頼主の安心につながっています。依頼主と直接やりとりできる形なら、確認してほしい点や表記の決まりを直接聞けるので、チェックリストの精度も上がります。手数料0%で直接取引できる形では、受け手の手取りが厚くなり、依頼主も同じ予算でより多くの作業を頼めます。

業務の流れや確認の仕組みを整える仕事についてはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で内容と求められる力を整理しています。医療機関の事務のように、確認の正確さが特に求められる仕事に関心がある人は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の内容も参考になります。書類の作成や手続きの正確さが求められる分野としては、行政書士の資格の解説もあります。