課題一覧の作り方｜管理表で抜け漏れを防ぐ

課題一覧を作ろうとしている人は、プロジェクトやシステムの導入、部署の業務改善の途中で「誰が何を抱えているのか分からない」「会議で出た宿題がいつの間にか消えている」という状態に困っていることが多いはずです。課題を1か所に書き出し、担当と期限と状況を付けて管理するだけで、抜け漏れの多くは防げます。

この記事では、課題一覧に入れる項目、分類と状態と優先度の決め方、エクセルでの作り方、書き方の良い例と悪い例、運用のルール、抜け漏れが起きる原因と防ぎ方を順に解説します。複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場面では、Pinatecaのようなツールを使う方法にも触れます。

課題一覧とは：ToDoリストや問題点のメモとの違い

課題一覧とは、仕事を進めるうえで解決しなければならない事柄を1か所に集め、それぞれに担当・期限・状況を付けて管理する表のことです。課題管理表、課題管理票、課題リストと呼ばれることもあります。

似たものにToDoリストがありますが、役割が少し違います。ToDoリストは「やること」を並べたもので、多くは個人の作業の確認に使います。課題一覧は「解決すべきこと」を並べたもので、関係者の間で状況を共有するために使います。ToDoは担当者がやれば終わりますが、課題は原因を調べたり、関係者と相談したり、判断を仰いだりしてはじめて解決するものが多く、途中の経過を残しておく必要があります。

問題点を書き出したメモとも違います。問題点のメモは気づいたことを並べるだけですが、課題一覧は1件ごとに「誰が」「いつまでに」「どうなったら完了か」を決めます。この3つが決まっていない課題は、どれだけ書き出しても解決に向かいません。

課題一覧を作る目的は、大きく3つあります。

• 抜け漏れを防ぐ：会議やメールで出た課題を1か所に集め、忘れられる課題をなくす
• 状況を共有する：誰が何を抱えていて、どこで止まっているかを関係者全員が同じ表で確かめる
• 経緯を残す：どのような判断でどう解決したかを記録し、同じ問題が起きたときに参照できるようにする

この3つのうち、どれを一番の目的にするかで、表に入れる項目の重さが変わります。次の章で、項目の決め方を説明します。

課題一覧が必要になる場面

課題一覧は、次のような場面で特に力を発揮します。

プロジェクトを複数人で進めるとき

システムの開発やサイトの制作、新しいサービスの立ち上げのように、複数の担当者が並行して作業する場面です。仕様の確認待ち、不具合、外部とのやり取りの遅れなど、作業の途中で解決すべき事柄が次々と出てきます。課題一覧がないと、それぞれの担当者が自分のメモで管理することになり、全体の状況が誰にも分からなくなります。

業務の改善を進めるとき

部署の業務の見直しや、新しい道具の導入では、「この手順はなぜ必要なのか」「この作業を減らすと誰が困るのか」といった確認事項がたくさん出ます。1つずつ確かめて結論を出していく過程を、課題一覧で追いかけます。

定例の会議の宿題を管理するとき

会議のたびに「次回までに確認しておきます」という宿題が生まれます。議事録に書いてあっても、次の会議で誰も触れずに流れてしまうことがよくあります。会議の宿題を課題一覧に移しておき、次の会議の最初に一覧を確かめる流れにすると、宿題が消えなくなります。

外部の取引先とやり取りするとき

取引先への質問や依頼の返事を待っている課題は、自分の手を離れている分忘れやすいものです。課題一覧に「相手の返事待ち」という状態を作っておけば、返事が来ていない課題を一覧で拾い出して、催促するきっかけにできます。

課題一覧に入れる項目

課題一覧に入れる項目は、多すぎても少なすぎても運用が回りません。ここでは、多くの現場で使われている基本の項目を挙げます。

項目	書く内容	必須かどうか
番号	課題ごとの通し番号	必須
起票日	課題を登録した日	必須
起票者	課題を登録した人	必須
分類	課題の種類	あると便利
件名	課題を1行で表す見出し	必須
内容	何が起きていて、何が困るのか	必須
優先度	高・中・低	必須
担当	解決まで責任を持つ人	必須
期限	いつまでに解決するか	必須
状態	未着手・対応中・確認待ち・完了など	必須
対応の経過	調べたこと、相談したこと、決まったこと	必須
完了日	解決した日	あると便利

番号は、会議やメールで課題を指すときに使います。「課題12の件ですが」と言えば、全員が同じ行を見られます。番号は欠番が出ても振り直さないのが基本です。振り直すと、過去のメールや議事録に書いた番号と合わなくなります。

件名と内容は分けて書きます。件名は一覧で見たときに何の課題かが分かる短い文にし、詳しい状況は内容の列に書きます。件名に詳しいことまで書くと、一覧が読みにくくなります。

対応の経過は、日付を付けて追記していく形にします。上書きしてしまうと、どのような経緯で結論に至ったのかが分からなくなります。「11/5 A社に仕様を確認中」「11/8 A社から回答、画面の文言を変更することで合意」のように、短く書き足していきます。

分類と状態の決め方

分類と状態は、課題一覧の使い勝手を大きく左右する項目です。選べる値を最初に決めておかないと、人によって書き方がばらばらになり、絞り込みや集計ができなくなります。

分類の例

分類は、課題の性格で分けます。エンジニアの情報共有サイトでも、現場の分け方について次のような声が寄せられています。

分類は、「課題」、「バグ」、「確認」、「その他」という感じでしょうか。終了課題は削除せず、グレーアウトが一般的なのでしょうか。 出典: qiita.com

この例のように、分類は4つから6つ程度に絞るのが扱いやすい数です。システムの開発なら「仕様の確認」「不具合」「改善の要望」「環境」「その他」、業務の改善なら「手順」「人員」「道具」「ルール」「その他」のように、自分たちの仕事に合わせて決めます。

状態の例

状態は、課題がどこまで進んでいるかを表す項目です。よく使われるのは次の5つです。

• 未着手：登録されたが、まだ誰も手を付けていない
• 対応中：担当者が調べたり作業したりしている
• 確認待ち：担当者の作業は終わり、起票者や上司、取引先の確認を待っている
• 完了：確認が済み、解決したと関係者が合意した
• 保留：今は対応しないと決めた。いつ見直すかを経過の欄に書いておく

「確認待ち」を独立させておくのがコツです。担当者の作業が終わっただけで完了にすると、起票者が「まだ直っていない」と気づいたときに、課題がすでに閉じられていて話が混乱します。

終わった課題は削除しない

完了した課題は、行ごと削除せずに残しておきます。上の引用にもあるように、文字の色を灰色にして目立たなくする方法がよく使われます。削除してしまうと、同じ問題が再び起きたときに過去の対応を参照できず、番号の欠番の理由も分からなくなります。完了の行が増えて見づらくなったら、フィルターで状態が完了の行を隠すか、別のシートに移して保管します。

用途別の課題一覧の形

課題一覧は、使う場面によって向いている形が少しずつ違います。代表的な3つの形を紹介します。

プロジェクトの課題一覧

開発や制作のように期限が決まった仕事で使う形です。この記事で紹介した項目をすべて使い、とくに期限と優先度を重視します。プロジェクトの終わりに、完了した課題を見返して「どの分類の課題が多かったか」「解決までに時間がかかったのはどの課題か」を振り返ると、次のプロジェクトの計画に活かせます。

部署の課題一覧

日常の業務の中で見つかった改善点や困りごとを集める形です。期限が決まっていない課題が多くなりがちなので、「次に見直す日」の列を設けて、放置されないようにします。月に1回、部署の会議で一覧を確かめる流れにすると、少しずつ改善が進みます。

取引先との課題一覧

社外の取引先と共有する形です。社内の事情や、相手に見せる必要のない評価は書かず、相手と一緒に解決すべきことだけを並べます。「どちらが対応するか」の列を設け、自社と相手のどちらに次の手があるかをはっきりさせると、返事待ちのまま止まる課題が減ります。社外と共有するときは、社内用の一覧とファイルを分けるのが安全です。

3つの形に共通するのは、1つの仕事に一覧を1つと決めることです。同じ課題が2つの一覧に登録されると、片方だけが更新されて状況が食い違います。

優先度の付け方

課題の数が増えると、どれから手を付けるべきかが分からなくなります。優先度は、影響の大きさと急ぎの度合いの2つで決めると、人によるばらつきが減ります。

• 影響の大きさ：放っておくと、どれだけの人や作業に影響が出るか
• 急ぎの度合い：いつまでに解決しないと、次の作業や期日に間に合わなくなるか

2つを掛け合わせて、次のように決めます。

• 高：影響が大きく、急ぎでもある。今週中に手を付ける
• 中：影響は大きいが急ぎではない、または急ぎだが影響は小さい。期限までに計画して対応する
• 低：影響も小さく急ぎでもない。手の空いたときに対応する

優先度の「高」が全体の半分を超えるようなら、付け方を見直します。全部が高い優先度では、優先度を付けていないのと同じです。目安として、高は全体の2割程度に収まるように、関係者で付け方をそろえます。

優先度の付け方の例を挙げます。「来週の発表会で使う資料の数字が間違っている」は、影響が大きく急ぎでもあるので高です。「手順書の古い画面の写真を差し替える」は、影響は小さく急ぎでもないので低になります。「新しく入った人の研修の資料が足りない」は、入社日が先なら中、来週入社なら高に上げます。同じ課題でも、時期によって優先度が変わる例です。

優先度は一度付けたら終わりではありません。期限が近づけば急ぎの度合いが上がり、別の課題が解決すれば影響が小さくなることもあります。定例の会議で一覧を確かめるたびに、優先度も見直します。

エクセルで課題一覧を作る手順

課題一覧は、表計算ソフトで十分に作れます。ここではエクセルでの作り方を手順で説明します。

1. 1行目に表の名前と最終更新日を入れ、3行目に前の章の項目を見出しとして並べる
2. 見出しの行を含めて表の範囲を選び、挿入タブの「テーブル」でテーブルにする。行を追加すると書式と数式が自動で引き継がれ、見出しに絞り込みのボタンが付く
3. 分類・優先度・状態の列に、データの入力規則でドロップダウンの選択肢を設定する
4. 期限の列に日付の形式を設定する
5. 条件付き書式で、期限を過ぎて完了していない行に色を付け、完了の行の文字を灰色にする
6. 表示タブの「ウィンドウ枠の固定」で見出しの行を固定する

ドロップダウンで値をそろえる

3番目の手順は、課題一覧をきれいに保つうえでいちばん効く設定です。データの入力規則を使うと、セルに入力できる値を一覧の中から選ぶ形に限定できます。Microsoftのデータの入力規則の解説にあるとおり、ドロップダウンのリストを作れるほか、一覧にない値が入力されたときにエラーのメッセージを表示することもできます。状態の列の選択肢を「未着手,対応中,確認待ち,完了,保留」と設定すれば、「済」「完了済み」「done」のような表記の揺れがなくなり、絞り込みが正しく働きます。

期限切れと完了に色を付ける

期限を過ぎて完了していない課題を目立たせるには、表の範囲を選んで条件付き書式の「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、次のような数式を設定します。期限がI列、状態がJ列にある場合の例です。

=AND(NOT($J4="完了"),LEN($I4)>0,TODAY()>$I4)

書式で薄い赤の塗りつぶしを選ぶと、期限を過ぎた課題の行が赤くなります。完了した行を灰色にするには、別のルールで次の数式を設定し、文字の色を灰色にします。

=$J4="完了"

この2つの設定だけで、開いた瞬間にどの課題が危ないかが分かる一覧になります。さらに、期限が3日以内に迫った課題を薄い黄色にするルールを追加すると、期限を過ぎる前に手を打てます。色の意味は、表の上に「赤：期限切れ、黄：期限まで3日以内、灰色：完了」のように1行で書いておきます。

課題の書き方：悪い例と良い例

課題一覧が役に立たなくなる原因の多くは、書き方のあいまいさです。悪い例と、直した例を並べます。

• 悪い例：「画面がおかしい」。良い例：「件名：注文確認画面で合計金額が表示されない。内容：11/5以降、スマートフォンで注文確認画面を開くと合計金額の欄が空になる。パソコンでは表示される。注文の手続きは完了できるが、問い合わせが3件来ている」
• 悪い例：「A社の件」。良い例：「件名：A社への見積もりの提出期限の確認。内容：A社から見積もりの提出を依頼されたが、期限の記載がない。担当の営業から先方に確認し、期限を決める必要がある」
• 悪い例：「マニュアル更新」。良い例：「件名：経費精算の手順書が新しい申請画面に合っていない。内容：10月に申請画面が変わったが、手順書の画面の写真と説明が古いまま。新しく入った人が手順どおりに操作できない」

良い例に共通しているのは、何が起きているか、どこで起きているか、何が困るかの3つが書かれていることです。課題を登録した本人がいなくても、ほかの人が読んで状況が分かる書き方を心がけます。

期限の書き方にも注意が必要です。「なるべく早く」「来週中」はあいまいなので、必ず日付で書きます。期限が決められない課題は、「いつまでに期限を決めるか」を期限として書いておくと、課題が放置されなくなります。

課題一覧の記入例

項目を決めても、実際にどう書けばよいかが分からないと手が止まります。社内の経費精算の仕組みを新しくする場面を例に、記入例を5件挙げます。

番号	分類	件名	優先度	担当	期限	状態
1	手順	交通費の申請に添付する書類が部署ごとに違う	高	経理の田中	11月14日	対応中
2	道具	新しい申請画面で領収書の画像が送れない場合がある	高	情報システムの佐藤	11月10日	確認待ち
3	ルール	立て替えの上限額の決まりが手順書に書かれていない	中	総務の鈴木	11月21日	未着手
4	人員	承認する上司が不在のときの代わりの人が決まっていない	中	経理の田中	11月28日	未着手
5	その他	旧い申請書の保管期間を確認する	低	総務の鈴木	12月12日	保留

この例では、件名だけで何が困っているのかが分かるように書いています。番号2は担当の作業は終わり、起票した経理の担当が直ったかどうかを確かめている段階なので「確認待ち」になっています。番号5は今すぐ対応しなくても困らないため「保留」にし、経過の欄に「12月の定例で見直す」と書いておきます。

対応の経過の列には、たとえば番号1なら次のように書き足していきます。

• 11/4 各部署の申請書を集めて、添付書類の違いを一覧にした
• 11/6 営業部は乗車の記録の写し、管理部は領収書を求めていることが分かった
• 11/8 経理部長と相談し、乗車の記録の写しに統一する方針で合意

日付と短い文で書き足していくと、あとから読んだ人も、どのような順で何が決まったかをたどれます。

運用のルールを決める

課題一覧は、作ったあとの運用で価値が決まります。最低限、次のルールを関係者で決めておきます。

誰が登録するか

課題に気づいた人が登録するのが基本です。登録を管理者1人に任せると、その人が忙しいときに課題が登録されず、一覧が現状とずれていきます。登録の書き方の例を表の上に1行入れておくと、誰が登録しても同じ書き方になりやすくなります。

担当は1人に決める

1つの課題に担当を2人以上書くと、お互いが相手が進めると思い込み、誰も手を付けない状態になりがちです。複数人で対応する課題でも、全体の進行に責任を持つ人を1人だけ担当の欄に書きます。

いつ更新するか

担当者は、状況が変わったその日に状態と経過を更新します。それに加えて、週に1回、決まった曜日に全員が自分の担当の課題を見直す時間を作ると、更新の漏れが減ります。

いつ一覧を確かめるか

定例の会議の最初の10分を、課題一覧の確認に使う形がよく採られています。期限を過ぎた課題、確認待ちのまま止まっている課題、優先度が高い課題の3つを順に確かめると、短い時間で全体の状況をつかめます。

何をもって完了とするか

完了の条件を、課題ごとに決めておきます。「担当者が作業を終えたら完了」ではなく、「起票者が確認し、問題がないと合意したら完了」にしておくと、課題が早すぎる段階で閉じられることを防げます。

定例の会議で課題一覧を使う進め方

課題一覧がいちばん力を発揮するのは、定例の会議です。会議の進め方を決めておくと、課題一覧が「作っただけの表」になりません。

会議の前日までに担当者が更新する

会議の前日までに、担当者は自分の課題の状態と経過を最新にしておきます。会議の場で「確認します」と更新を始めると、時間が足りなくなります。前日の夕方に、司会の人が「期限を過ぎた課題」と「確認待ちの課題」を絞り込んで共有しておくと、会議で話す課題が事前に分かります。

会議では3つの順で確かめる

会議では、次の順で一覧を確かめます。

1. 期限を過ぎた課題：なぜ遅れているか、新しい期限をいつにするかを決める
2. 確認待ちの課題：確認する人がその場で結論を出すか、確認の期限を決める
3. 優先度が高い課題：進み具合と、止まっている理由があれば手助けの方法を決める

全部の課題を1件ずつ読み上げる必要はありません。この3つに当てはまる課題だけを確かめれば、短い時間で全体の状況がつかめます。

会議の最後に新しい課題を登録する

会議の中で新しく出た課題は、会議の最後にまとめて読み上げ、その場で番号を付けて登録します。担当と期限もその場で決めます。会議が終わってから誰かが登録する形にすると、登録されないまま次の会議を迎えることになりがちです。

決まったことを経過の欄に残す

会議で決まったことは、議事録とは別に、該当する課題の経過の欄にも書き残します。議事録は日付ごと、課題一覧は課題ごとに情報が並ぶので、両方に残しておくと、あとから「あの課題はいつどう決まったか」を課題の側からたどれます。

抜け漏れが起きる原因と防ぎ方

課題一覧を作っても、抜け漏れが起きることがあります。よくある原因と防ぎ方を4つ挙げます。

原因1：一覧に登録されない課題がある

会議の口頭のやり取りやチャットで出た課題が、一覧に登録されないまま流れてしまう原因です。防ぎ方は、会議の最後に「今日出た課題」を読み上げ、その場で一覧に登録することです。チャットで課題が出たら、その場で登録して番号を返信する習慣を作るのも効果があります。

原因2：一覧が複数ある

部署ごと、担当者ごとに別の課題一覧を作ってしまい、全体の状況が分からなくなる原因です。防ぎ方は、1つの仕事に対して一覧を1つに決めることです。担当者ごとに見たいときは、フィルターで担当の列を絞り込めば足ります。

原因3：古い版のファイルを更新している

ファイルをメールに添付してやり取りしているうちに、それぞれが手元の古い版を更新してしまう原因です。防ぎ方は、共有のフォルダに1つのファイルだけを保存し、全員がそのファイルを直接開いて更新することです。

原因4：確認待ちのまま止まっている

担当者は作業を終えたつもりで、起票者は確認を頼まれたことに気づいていない、という状態で課題が止まる原因です。防ぎ方は、状態を「確認待ち」に変えたときに、確認してほしい相手に必ず連絡することです。定例の会議で確認待ちの課題を必ず読み上げるのも効果があります。

課題一覧を小さく始めるコツ

課題一覧を新しく導入するときに、最初から完璧な表を作ろうとすると、項目が多すぎて誰も書かなくなる失敗が起きます。小さく始めて、使いながら育てていくのが長続きするやり方です。

最初の1か月は、番号・件名・担当・期限・状態の5つだけで始めます。この5つがあれば、誰が何をいつまでに抱えているかは分かります。運用に慣れてきたら、対応の経過・優先度・分類の順に項目を足していきます。

最初の登録は、現在進んでいる課題を全員で書き出す時間を30分ほど取って行います。メールやチャット、手帳のメモに散らばっている課題を一度に集めると、それだけで「こんなに抱えていたのか」と全体の量が見えます。

導入して2週間ほどたったら、使いにくい点を関係者に聞きます。「書く欄が多すぎる」「状態の選択肢が足りない」といった声は、表の作りを直す材料になります。直すときは、数式や入力規則の範囲がずれていないかを必ず確かめます。

Googleスプレッドシートで作る場合

社外の関係者とも課題一覧を共有したいなら、Googleスプレッドシートで作る方法もあります。この記事で紹介した項目と運用のルールは、そのまま使えます。

ドロップダウンの選択肢は、セルを選んで「データの入力規則」から設定できます。条件付き書式も「表示形式」のメニューの「条件付き書式」から、カスタム数式として同じ考え方で設定できます。

Googleスプレッドシートの利点は、URLを共有するだけで複数人が同時に書き込めることと、変更履歴から誰がいつどこを書き換えたかを確かめられることです。セルにコメントを付けて特定の人に知らせる機能もあり、確認待ちの課題の連絡に使えます。

注意したいのは、共有の範囲です。リンクを知っている人なら誰でも見られる設定にすると、社外に出してはいけない課題が見えてしまうおそれがあります。共有する相手を指定し、編集できる人と見るだけの人を分けて設定します。

表計算ソフトで管理しきれなくなったときの次の手段

課題の数が少なく、関係者が数人のうちは、エクセルやGoogleスプレッドシートの課題一覧で十分に回ります。ただ、課題が数百件に増えたり、社外の関係者を含めて複数人が同時に更新したりするようになると、表計算ソフトの限界が見えてきます。同じ行を2人が同時に書き換えてしまう、更新しても担当者に通知が届かない、経過の欄が長くなって読めない、といった問題です。

こうしたとき、既存のエクセルの一覧を取り込んで、別の仕組みに移す方法が知られています。業務用のデータベースの製品の解説では、次のように紹介されています。

すでに運用中のExcelがある場合、エクセル(Excel)を取り込んでアプリを作成可能です。今回使用するExcelは1ファイルで複数件の課題を管理するExcelのため、作成形式は「一覧」を選択します。Excelからアプリ作成することで、今までExcelで管理していたデータを初期データとして登録することも可能です。新たにアプリを作成する場合は、新規作成から項目を並べて画面をレイアウトし、アプリの作成ができます。 出典: sei-info.co.jp

複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場面のもう1つの候補が、プロジェクト管理のツールです。その1つのPinatecaでは、課題を1枚ずつのカードにして担当と期限を付け、カンバンで状態ごとに並べたり、リストで全件を表にして絞り込んだりできます。カスタムフィールドで「分類」や「優先度」の項目をカードに追加でき、カードごとのコメントに対応の経過を残せます。担当の割り当てや締め切りは受信箱に集まるので、更新を誰かが連絡する手間も減ります。公式の料金ページによると、5人までのチームならクレジットカードの登録なしで期限のない無料のフリープランを使え、ボードは10個まで作成できます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を変えても、分類と状態の値を決めること、担当を1人にすること、完了の条件を決めることの3つは変わりません。表計算ソフトで運用のルールを固めてから移ると、移行のあとも迷わずに済みます。

在宅や業務委託の仕事で課題一覧を使うとき

課題一覧は、会社の中だけでなく、在宅で仕事を受ける人にとっても役立つ道具です。業務委託の仕事では、依頼者と顔を合わせる機会が少なく、確認事項がメールやチャットに散らばりがちです。依頼者への質問や、自分の作業で詰まっていることを1つの一覧に集めておくと、打ち合わせの前に確認すべきことがすぐに分かります。

AIの活用支援や業務の効率化を手伝う仕事では、依頼者の業務の課題を一覧にして整理するところから仕事が始まることもあります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、この分野の案件で求められる作業の流れを紹介しています。アプリの開発の仕事では、不具合や仕様の確認を課題一覧で管理するのが一般的です。アプリケーション開発のお仕事では、開発の案件の進め方と必要なスキルをまとめています。

セキュリティやマーケティングの仕事でも、対策の抜けや施策の効果の確認を課題一覧で追いかけます。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、これらの分野の仕事内容と求められる準備を整理しています。

運営者として見てきた、課題を抱え込まない人の共通点

在宅ワークやフリーランスの仲介を長く続けてきた運営者の立場から見ると、取引が長く続く人は、課題を自分の中に抱え込まずに早めに相手へ見せています。分からないことを一覧にして、作業の途中で依頼者に確かめる人ほど、納品のあとの手戻りが少なく、次の依頼にもつながりやすい傾向があります。課題一覧は、自分の作業の管理であると同時に、相手との認識をそろえる道具でもあります。

直接取引の仕事では、中間の手数料が乗らない分、同じ予算で依頼者はより多くを頼め、受け手は手取りが厚くなります。その関係を続けるうえで、確認すべきことを抜けなく相手に伝えることは、品質と同じくらい大切な信頼の材料です。業務の改善や経営の課題の整理を専門に支援する仕事に関心がある人は、中小企業診断士で、試験の仕組みと、企業の課題を整理して改善を支援する仕事への活かし方を紹介しています。

よくある質問

Q. 課題一覧とToDoリストはどう使い分ければよいですか？

ToDoリストは自分がやる作業を並べる個人の確認用、課題一覧は解決すべき事柄を関係者で共有する表として使い分けます。課題は原因を調べたり関係者と相談したりして解決するものが多く、担当・期限・状態・対応の経過を残す必要があります。会議で出た宿題や取引先への確認事項は、課題一覧に入れると抜けが防げます。

Q. 課題一覧の状態はどのように分ければよいですか？

未着手・対応中・確認待ち・完了・保留の5つに分ける形がよく使われます。とくに確認待ちを独立させておくと、担当者の作業が終わっただけで課題が閉じられることを防げます。保留にした課題は、いつ見直すかを経過の欄に書いておきます。値はエクセルの入力規則でドロップダウンにすると、表記の揺れがなくなります。

Q. 完了した課題は一覧から削除してもよいですか？

削除せずに残しておくのが基本です。同じ問題が再び起きたときに過去の対応を参照でき、番号の欠番の理由も分かるからです。完了の行は文字を灰色にして目立たなくするか、フィルターで隠します。件数が増えて見づらくなったら、完了した課題だけを別のシートに移して保管する方法もあります。

Q. 課題一覧の優先度はどう決めればよいですか？

影響の大きさと急ぎの度合いの2つで決めると、人によるばらつきが減ります。両方が高いものを高、どちらか一方が高いものを中、両方が低いものを低にします。高が全体の半分を超えるようなら付け方を見直し、2割程度に収まるように関係者でそろえます。期限が近づくと急ぎの度合いが変わるので、定例の会議で見直します。